【Obowiązujące od kwietnia i października roku Reiwa 7 (2025)】Kluczowe punkty nowelizacji „Ustawy o urlopach wychowawczych i opiekuńczych” - wyjaśnienie

W kwietniu i październiku 2025 roku (Reiwa 7) w Japonii zostaną wprowadzone zmiany w “Ustawie o urlopach macierzyńskich i opiekuńczych (Ustawa o dobrobycie pracowników zajmujących się opieką nad dziećmi lub członkami rodziny)” oraz w “Ustawie o promowaniu środków wspierających wychowanie przyszłych pokoleń”.

Pierwotnym celem ustanowienia tych ustaw było zapobieganie rezygnacji pracowników z pracy z powodu zmian w życiu, takich jak ciąża, poród, wychowywanie dzieci czy opieka nad członkami rodziny.

Dzięki tej nowelizacji, oprócz systemu urlopów mającego na celu umożliwienie równowagi między pracą a obowiązkami rodzinnymi, kładziony jest również nacisk na “tworzenie elastycznego środowiska pracy”. Zmiany te obejmują rozszerzenie istniejących systemów, złagodzenie wymagań oraz obowiązkowe wdrożenie pracy zdalnej w przedsiębiorstwach. Firmy muszą właściwie zrozumieć te zmiany i odpowiednio dostosować wewnętrzne systemy i procedury.

W tym miejscu przedstawimy kluczowe punkty nowelizacji Ustawy o urlopach macierzyńskich i opiekuńczych, omawiając je według poszczególnych punktów.

Zasady i punkty zmian w japońskiej Ustawie o Urlopie Wychowawczym i Opiekuńczym

Ustawa o Urlopie Wychowawczym i Opiekuńczym (jap. 育児休業、介護休業等育児又は家族介護を行う労働者の福祉に関する法律) oraz częściowa nowelizacja Ustawy o Promocji Wsparcia dla Rozwoju Przyszłych Pokoleń zostały uchwalone 24 maja w roku Reiwa 6 (2024) i ogłoszone 31 maja tego samego roku (Ustawa nr 42 z roku Reiwa 6).

Nowelizacje te wejdą w życie w kwietniu i październiku roku Reiwa 7 (2025). Poprzednia nowelizacja z roku Reiwa 3 (2021) skupiała się na promowaniu korzystania z urlopu wychowawczego przez mężczyzn. Dzięki tej zmianie odsetek mężczyzn korzystających z urlopu wychowawczego znacznie wzrósł, jednak nadal istnieje znacząca różnica w porównaniu do kobiet.

Przyczyny, dla których mężczyźni nie korzystają z urlopu wychowawczego, często wiążą się z trudną atmosferą w miejscu pracy oraz niemożnością wzięcia urlopu z powodu obowiązków zawodowych. Dlatego ważne jest, aby firmy pracowały nad stworzeniem środowiska pracy, które ułatwia korzystanie z urlopu wychowawczego i promuje takie działania.

Z drugiej strony, w kwestii opieki, rezygnacja pracowników z pracy w celu sprawowania opieki jest poważnym problemem. Może to wynikać z różnych przyczyn, takich jak warunki pracy, sytuacja rodzinna czy dostępność usług opiekuńczych, ale również z niewystarczającej świadomości pracowników na temat istniejących systemów wsparcia i procedur ich wykorzystania.

W związku z tym, nowelizacja z roku Reiwa 6 wprowadza obowiązek podjęcia działań mających na celu umożliwienie zarówno mężczyznom, jak i kobietom efektywnego łączenia pracy z obowiązkami wychowawczymi i opiekuńczymi. Obejmuje to rozszerzenie środków umożliwiających elastyczne formy pracy w zależności od wieku dziecka, rozszerzenie obowiązku publikowania informacji o korzystaniu z urlopu wychowawczego przez mężczyzn oraz promocję i wzmocnienie wsparcia dla rozwoju przyszłych pokoleń i systemów wsparcia opieki nad osobami zależnymi.

Celem systemu jest stworzenie warunków wspierających rozwój kariery zawodowej poprzez dostosowanie ilości pracy i sposobu jej wykonywania, bez konieczności zmiany samej roli zawodowej pracownika.

Źródło: Ministerstwo Zdrowia, Pracy i Opieki Społecznej Japonii | O Ustawie o Urlopie Wychowawczym i Opiekuńczym[ja]

Szczegółowe informacje o zmianach w Ustawie o Urlopie Wychowawczym i Opiekuńczym oraz datach ich wejścia w życie znajdują się w poniższej tabeli.

【Rok Reiwa 7 (2025) – Wprowadzenie】5 kluczowych zmian w systemie wsparcia dla osób łączących pracę z opieką

Przedstawiamy kluczowe punkty pięciu zmian w “Ustawie o urlopach macierzyńskich i opiekuńczych” w zakresie opieki, które wejdą w życie 1 kwietnia roku Reiwa 7 (2025).

Zmiana przepisów dotyczących urlopu opiekuńczego w Japonii

Wymagania dotyczące okresu zatrudnienia pracowników uprawnionych do uzyskania “urlopu opiekuńczego” zostały złagodzone. Została zniesiona klauzula wyłączająca pracowników zatrudnionych na mniej niż 6 miesięcy na podstawie porozumienia między pracodawcą a pracownikiem, a teraz do urlopu opiekuńczego kwalifikują się pracownicy, którzy pracują co najmniej 2 dni w tygodniu (bez zmian pozostaje okres ubezpieczenia zatrudnienia w ramach systemu ubezpieczeń opiekuńczych).

Firmy, które dotychczas wykluczały pracowników zatrudnionych na okres krótszy niż 6 miesięcy z możliwości korzystania z urlopu opiekuńczego, muszą zaktualizować swoje regulaminy pracy i poinformować o tym pracowników.

Indywidualne informowanie i potwierdzanie intencji w ramach systemu wsparcia dla osób łączących pracę z opieką w Japonii

W Japonii, gdy pracownik informuje pracodawcę o konieczności opieki nad członkiem rodziny, pracodawca ma obowiązek indywidualnie informować o systemie wsparcia dla osób łączących pracę z opieką oraz potwierdzać intencje pracownika. Informacje, które należy przekazać, obejmują poniższe systemy oraz procedury składania wniosków, a wszelkie działania mające na celu odwiedzenie pracownika od korzystania z systemu są zabronione.

1: System urlopu opiekuńczego

• Czas trwania urlopu: maksymalnie 93 dni (możliwość podziału na 3 części)
• Zakres członków rodziny: małżonek, rodzice, dzieci, rodzice małżonka, współmieszkający i zależni dziadkowie, rodzeństwo oraz wnuki

2: System wsparcia dla osób łączących pracę z opieką

• System urlopu opiekuńczego: 5 dni urlopu rocznie na jednego członka rodziny (maksymalnie 10 dni w przypadku wielu osób), możliwość wzięcia urlopu w półdniówkach lub godzinach
• System pracy na skrócony etat
• System elastycznego czasu pracy
• Praca w różnych godzinach
• Zwolnienie z nadgodzin

3: System zasiłków dla osób na urlopie opiekuńczym

• Pracownicy, którzy są ubezpieczeni i mają łączny okres ubezpieczenia wynoszący rok (w ciągu ostatnich dwóch lat), otrzymują “zasiłek na urlop opiekuńczy (około 67% wynagrodzenia)” podczas urlopu

Metody indywidualnego informowania i potwierdzania intencji to rozmowy (możliwe online) lub wręczenie dokumentów, jednak na życzenie pracownika można to również przeprowadzić za pomocą faksu, e-maila lub innych środków elektronicznych (wewnętrzna sieć firmowa, media społecznościowe), pod warunkiem, że są one możliwe do wydrukowania.

Co do sposobu składania wniosków, prawo nie określa konkretnej formy, więc możliwe jest to również ustnie. Nawet jeśli pracownik złoży wniosek w sposób niezgodny z wyznaczonym przez pracodawcę, pracodawca musi przeprowadzić procedurę (indywidualne informowanie i potwierdzanie intencji). Zabronione jest zwalnianie pracownika lub stosowanie wobec niego innych niekorzystnych działań z powodu złożenia wniosku lub podjęcia przez pracodawcę odpowiednich działań.

Wczesne dostarczanie informacji o systemach wsparcia dla osób łączących pracę z opieką

W Japonii obowiązkowe stało się dostarczanie informacji o systemach wsparcia dla osób łączących pracę z opieką w momencie, gdy pracownik staje się drugim ubezpieczonym w ramach ubezpieczenia pielęgnacyjnego (od roku, w którym pracownik kończy 40 lat, do roku następującego po ukończeniu 40 lat).

Poza systemem urlopu opiekuńczego, systemem wsparcia dla osób łączących pracę z opieką oraz systemem świadczeń z tytułu urlopu opiekuńczego, konieczne jest również dostarczenie informacji o miejscu składania wniosków.

Zaleca się również szerokie informowanie o systemie ubezpieczenia pielęgnacyjnego (systemie korzystania z usług przez osoby wymagające opieki).

Chociaż dostarczanie tych informacji nie musi odbywać się indywidualnie, jest to obowiązek, który nie zależy od wniosków ze strony pracowników, dlatego ważne jest, aby pracodawca był świadomy wieku swoich pracowników.

Metody dostarczania informacji mogą być dowolnie wybrane przez pracodawcę i obejmują rozmowy (możliwe online), wręczanie dokumentów, faks, e-mail itp. (w tym SNS i intranet firmowy), przy czym w przypadku e-maila itp. nie wymaga się wydruku dokumentów.

Tworzenie środowiska pracy ułatwiającego korzystanie z systemów wsparcia równoważenia opieki i pracy

Pracodawcy w Japonii są zobowiązani do podjęcia co najmniej jednego z poniższych działań, aby ułatwić pracownikom korzystanie z urlopu opiekuńczego i systemów wsparcia równoważenia opieki i pracy (selektywne działania obowiązkowe).

Zaleca się, aby w miarę możliwości podejmować działania bez ograniczeń.

• Przeprowadzanie szkoleń dotyczących urlopu opiekuńczego i systemów wsparcia równoważenia opieki i pracy
• Tworzenie systemu konsultacji w zakresie powyższych (ustanowienie punktów konsultacyjnych)
• Zbieranie i udostępnianie przykładów korzystania z powyższych systemów
• Informowanie o polityce promującej korzystanie z powyższych systemów

Wprowadzenie telepracy z powodu opieki nad osobami zależnymi

W Japonii pracodawcy mają obowiązek dokładania starań, aby umożliwić pracownikom opiekującym się osobami zależnymi wybór telepracy.

Konkretny projekt systemu telepracy (częstotliwość wykorzystania, zakres itp.) może być swobodnie ustalany przez pracodawcę.

Wprowadzając telepracę, nie wymaga się od pracodawców, aby przenosili pracowników wykonujących zadania, które trudno jest realizować zdalnie, do innych stanowisk umożliwiających telepracę, ani aby tworzyli nowe stanowiska przystosowane do telepracy.

Kluczowe punkty zmian w systemie urlopu wychowawczego, które wejdą w życie w kwietniu 2025 roku (Reiwa 7 (2025))

Przedstawiamy kluczowe punkty pięciu zmian w “związanych z opieką nad dziećmi” przepisach Ustawy o Urlopie Wychowawczym i Opiekuńczym, które wejdą w życie 1 kwietnia roku Reiwa 7 (2025). Szczegóły zmian, które zostaną wprowadzone 1 października, zostaną omówione później.

Rozszerzenie urlopu na opiekę nad dzieckiem

W Japonii przyczyny uprawniające do skorzystania z “urlopu na opiekę nad dzieckiem” zostały rozszerzone.

Do dotychczasowych przyczyn, takich jak 1: choroba lub uraz oraz 2: szczepienia ochronne i badania zdrowotne, dodano 3: zamknięcie klasy z powodu chorób zakaźnych oraz 4: uroczystości związane z rozpoczęciem lub zakończeniem edukacji przedszkolnej lub szkolnej, co skutkowało zmianą nazwy na “urlop na opiekę i inne potrzeby dziecka”.

Zakres dzieci, które kwalifikują się do tego urlopu, został rozszerzony do uczniów trzeciej klasy szkoły podstawowej (dotychczas przed rozpoczęciem szkoły podstawowej), a także zniesiono przepis wyłączający z tego prawa pracowników zatrudnionych na mniej niż sześć miesięcy na podstawie umowy o pracę. Teraz prawo do urlopu przysługuje pracownikom, którzy pracują co najmniej dwa dni w tygodniu.

Liczba dni urlopu, na które można się kwalifikować, pozostaje niezmieniona w stosunku do obecnych przepisów (do 5 dni w roku na jedno dziecko, do 10 dni na dwoje lub więcej dzieci, z możliwością wykorzystania urlopu w półdniówkach), a urlop ten nadal jest niepłatny.

Rozszerzenie zakresu pracowników wyłączonych z pracy poza ustalonymi godzinami (zwolnienie z nadgodzin) w Japonii

Zakres pracowników, którzy podlegają wyłączeniu z pracy poza ustalonymi godzinami (zwolnienie z nadgodzin), został rozszerzony w Japonii i obejmuje teraz pracowników wychowujących dzieci przed rozpoczęciem nauki w szkole podstawowej (dotychczas poniżej 3 lat).

Gdy taki pracownik wystąpi z wnioskiem, pracodawca nie może zmuszać go do pracy poza ustalonymi godzinami, chyba że normalne funkcjonowanie przedsiębiorstwa byłoby zagrożone (wymagane jest podjęcie normalnie rozważanych odpowiednich wysiłków).

Dodanie telepracy jako alternatywnej opcji do systemu pracy na skrócony etat (dla opiekunów dzieci poniżej 3 lat)

W przypadkach, gdy zastosowanie systemu pracy na skrócony etat dla pracowników, którzy złożyli wniosek, jest trudne ze względu na charakter pracy, pracodawcy są zobowiązani do zawarcia porozumienia ze związkami zawodowymi i ustanowienia wyjątków, a następnie do wprowadzenia alternatywnych rozwiązań.

Do dotychczasowych opcji, takich jak 1: środki zgodne z systemem urlopu wychowawczego (indywidualne systemy ustalone przez firmę), 2: elastyczne godziny rozpoczęcia pracy, 3: system pracy elastycznej, 4: utworzenie żłobka w miejscu pracy, teraz dodaje się 5: możliwość wyboru telepracy jako obowiązkowego środka, który muszą zapewnić pracodawcy.

Wprowadzenie telepracy dla opieki nad dziećmi poniżej 3 lat (w Japonii)

W Japonii pracodawcy mają obowiązek dołożyć starań, aby umożliwić pracownikom wychowującym dzieci poniżej 3 roku życia, nawet tym pracującym w skróconym wymiarze godzin, wybór telepracy.

Konkretny projekt systemu telepracy (częstotliwość i zakres dostępności) może być swobodnie ustalany przez pracodawcę.

Przy wprowadzaniu telepracy nie wymaga się od pracodawców, aby przenosili pracowników z zajmujących się zadaniami, które trudno jest wykonywać zdalnie, do innych stanowisk, na których telepraca jest możliwa, ani aby tworzyli nowe stanowiska umożliwiające telepracę.

Rozszerzenie obowiązku publikacji danych o korzystaniu z urlopu rodzicielskiego

Na mocy “Ustawy o Promocji Środków Wsparcia Rozwoju Następnego Pokolenia” (Next Generation Nurturance Support Measures Promotion Act) obowiązek publikacji danych dotyczących korzystania z urlopu rodzicielskiego przez mężczyzn został rozszerzony na pracodawców zatrudniających stałe co najmniej 300 pracowników (obecnie powyżej 1000 pracowników). Okres ważności “Ustawy o Promocji Środków Wsparcia Rozwoju Następnego Pokolenia” został przedłużony o 10 lat (obecnie do 31 marca 2025 roku).

Od kwietnia 2025 roku zostanie wprowadzony nowy system “świadczeń rodzicielskich”, który obejmie “wsparcie finansowe po narodzinach dziecka (13% dziennego wynagrodzenia w chwili rozpoczęcia urlopu, do maksymalnie 80% w połączeniu ze świadczeniem z tytułu urlopu rodzicielskiego)” oraz “dodatek do wynagrodzenia za pracę w skróconym wymiarze godzin z powodu opieki nad dzieckiem (10% dziennego wynagrodzenia podczas pracy w skróconym wymiarze godzin)” (zgodnie z artykułem 61 Ustawy o Ubezpieczeniach Społecznych). W związku z tym można oczekiwać wzrostu liczby mężczyzn korzystających z urlopu rodzicielskiego i pracy w skróconym wymiarze godzin, co może prowadzić do pogłębienia problemu niedoboru pracowników.

Aby sprostać tym wyzwaniom, konieczne będzie zlikwidowanie personalizacji pracy, rozproszenie zadań oraz stworzenie środowiska, w którym możliwe będzie wykonywanie pracy przez zastępstwa. Ponadto, eliminacja zbędnych zadań i cyfryzacja (DX) mogą przyczynić się do zwiększenia efektywności pracy, co umożliwi maksymalne wykorzystanie ograniczonych zasobów ludzkich.

【Punkty zmian w systemie urlopu wychowawczego, które wejdą w życie 1 października 2025 roku (Reiwa 7)】

Wyjaśniamy kluczowe punkty trzech zmian w “przepisach dotyczących opieki nad dziećmi” w “Ustawie o urlopie wychowawczym i opiekuńczym”, które wejdą w życie 1 października 2025 roku (Reiwa 7).

Środki umożliwiające elastyczne formy pracy w okresie wychowywania dziecka (od 3 roku życia do rozpoczęcia nauki w szkole podstawowej)

Pracodawcy są zobowiązani do podjęcia co najmniej dwóch z poniższych środków (wybór obowiązkowych środków), po zrozumieniu potrzeb miejsca pracy, dla pracowników wychowujących dzieci w wieku od 3 lat do rozpoczęcia nauki w szkole podstawowej. Pracownicy mogą wybrać jeden z systemów.

• Elastyczny czas pracy lub system pracy z ruchomymi godzinami
• Założenie i prowadzenie placówek opieki nad dziećmi
• System pracy na skrócony etat (z zasadą skrócenia standardowego czasu pracy do 6 godzin dziennie)
• Praca zdalna (co najmniej 10 dni w miesiącu)
• Udzielanie urlopu na wsparcie równowagi między pracą a wychowaniem dziecka (co najmniej 10 dni w roku | bezpłatnie)

W kwestii zarządzania czasem pracy, kluczowe staje się cyfryzacja. Zarządzanie czasem pracy staje się bardziej efektywne, umożliwiając dokładne zbieranie danych i łatwe zrozumienie sytuacji w czasie rzeczywistym, co pozwala na szybką reakcję.

Indywidualne informowanie i potwierdzanie intencji dotyczące środków umożliwiających elastyczne formy pracy

Pracodawcy są zobowiązani do indywidualnego informowania pracowników i potwierdzania ich intencji w odniesieniu do powyższych środków.

Indywidualne wysłuchanie intencji i uwzględnienie ich w przypadku zgłoszenia ciąży, porodu itp. oraz przed ukończeniem przez dziecko 3 lat

Pracodawcy są zobowiązani do indywidualnego wysłuchania intencji pracowników i uwzględnienia ich w dwóch przypadkach: 1) w momencie zgłoszenia ciąży, porodu itp. oraz 2) w ciągu roku przed miesiącem poprzedzającym trzecie urodziny dziecka, w odniesieniu do poniższych kwestii:

Pracodawcy muszą indywidualnie wysłuchać intencji pracowników dotyczących następujących kwestii, aby umożliwić równowagę między pracą a wychowaniem dziecka, dostosowaną do sytuacji dziecka i poszczególnych rodzin:

• Godziny pracy
• Miejsce pracy
• Regulacja obciążenia pracą
• Okres korzystania z systemów wsparcia równowagi
• Warunki pracy

Uwzględnienie intencji pracowników wymaga przemyślanej analizy w kontekście sytuacji firmy. Należy zwrócić uwagę, że zgłoszenie ciąży, porodu itp. jest inicjowane przez pracownika, natomiast w ciągu roku przed miesiącem poprzedzającym trzecie urodziny dziecka, pracodawca jest zobowiązany do działania bez inicjatywy pracownika.

Zabronione jest zwalnianie pracowników lub inne niekorzystne traktowanie z powodu zgłoszenia lub podjęcia środków, o których mowa powyżej.

Podsumowanie: W sprawie środków wynikających z nowelizacji “Ustawy o urlopach wychowawczych i opiekuńczych” należy skonsultować się z adwokatem

Przedstawiliśmy kluczowe punkty nowelizacji “Ustawy o urlopach wychowawczych i opiekuńczych” oraz środki, które pracodawcy w Japonii powinni podjąć. Dla pracodawców zakres obowiązków jest szeroki i obejmuje przegląd regulaminu pracy, renegocjacje umów zbiorowych, informowanie pracowników o systemie oraz zarządzanie wnioskami i aplikacjami.

Aby przygotować się na takie zmiany, ważne jest, aby wcześnie zacząć zbierać niezbędne informacje i stworzyć system, który umożliwi płynne wprowadzenie nowych przepisów. W przypadku wątpliwości dotyczących środków wynikających z nowelizacji “Ustawy o urlopach wychowawczych i opiekuńczych” lub innych problemów pracowniczych, zalecamy konsultację z adwokatem specjalizującym się w prawie pracy w Japonii.

Zapoznaj się z działaniami naszej kancelarii

Kancelaria prawna Monolith specjalizuje się w dziedzinie IT, a w szczególności w prawie internetowym i prawie ogólnym. Oferujemy wsparcie w zarządzaniu zasobami ludzkimi i pracą, a także tworzenie i przeglądanie umów dla różnorodnych spraw, począwszy od firm notowanych na Tokyo Stock Exchange Prime aż po przedsiębiorstwa typu startup. Szczegółowe informacje znajdą Państwo w poniższym artykule.

Zakres usług kancelarii Monolith: Prawo korporacyjne dla IT i startupów[ja]