Quais são os conteúdos que os gestores devem desenhar na governança familiar? Explicação detalhada dos métodos de construção e gestão operacional.

Muitos empresários que têm acompanhado a crescente discussão sobre a utilidade da “governança familiar” poderão estar a considerar seriamente a sua concepção e construção.

A governança familiar é um termo abrangente que se refere a todas as regras estabelecidas com o objetivo de prosperar a família. Para os empresários, em particular, a governança familiar é algo que pode estar intimamente ligado ao futuro da empresa, sendo, portanto, de grande importância. A eficácia da governança familiar para empresários é explicada em detalhe neste artigo.

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Se sente a necessidade de construir uma governança, o próximo passo é compreender que tipo de regras deverá desenhar especificamente.

Este artigo explica detalhadamente os passos para desenhar a governança familiar e o conteúdo das regras que devem ser criadas. Também aborda pontos de atenção durante o desenho e a gestão operacional após a construção, por isso, por favor, use-o como referência.

Visão Geral do Design de Governança Familiar

Construir uma governança familiar pode parecer uma tarefa complexa, especialmente quando não se sabe por onde começar ou o que deve ser criado. Neste artigo, explicaremos os passos fundamentais para desenhar e estabelecer uma estrutura de governança familiar eficaz.

Objetivos e Situação Atual da Governança Familiar

A construção da governança familiar visa clarificar os valores e políticas da família, promovendo a sua adoção e cumprimento por todos os seus membros.

A criação da governança em si não é um fim, mas sim um meio para proteger os ativos e almejar a prosperidade da família ao longo do tempo. O primeiro passo é definir os objetivos e metas da família de forma o mais concreta possível.

Em seguida, analisamos os sistemas de regras tácitas que já existem entre os membros da família. Ao organizar a situação atual, podemos identificar as discrepâncias entre o estado atual e os objetivos e metas desejados.

Com base nessa análise, começamos a construir a governança familiar, ampliando os pontos fortes identificados e abordando as áreas que necessitam de melhoria.

Implementação da Comunicação

Para que a governança familiar seja efetivamente adotada, é crucial criar um ambiente que facilite a comunicação fluida. Se os valores e perspectivas que deveriam ser unificados dentro da família se tornarem fragmentados, a governança familiar construída não funcionará adequadamente.

Além disso, relações que se tornam distantes pela falta de comunicação podem, por si só, representar um risco para a governança.

Para garantir que a governança construída seja utilizada de forma coesa, é importante promover um alinhamento cuidadoso das percepções desde a fase de planeamento.

Criação de Regulamentos por Escrito

Ao criar “regulamentos” que se tornarão governança familiar, preparamos os seguintes documentos escritos:

• Carta da Família
• Regras Familiares
• Contratos de Bens Matrimoniais, Acordos Pré-nupciais
• Contratos de Tutela Voluntária, Contratos de Fideicomisso, Contratos de Administração de Propriedade, etc.
• Testamentos, Contratos de Doação por Causa de Morte, etc.
• Contratos entre Acionistas

Os documentos entre membros da família são frequentemente contestados em termos de validade legal, portanto, o processo de criação deve ser realizado com cuidado. Ao criar documentos, envolva especialistas e assegure-se de que as partes contratantes compreendam corretamente o conteúdo dos documentos.

Além disso, é aconselhável autenticar documentos importantes como escrituras públicas. Isso pode reforçar a eficácia do conteúdo e também prevenir riscos de perda ou falsificação.

Aperfeiçoamento Contínuo

Na governança familiar, é crucial construir sistemas que não pressuponham a necessidade de aperfeiçoamentos frequentes. Normalmente, as regras utilizadas nos negócios são aprimoradas de acordo com o ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act), adaptando-se às circunstâncias.

Contudo, no contexto da governança familiar, muitas vezes o aperfeiçoamento baseado no ciclo PDCA não se adequa. Por exemplo, os contratos de propriedade conjugal são celebrados antes do casamento, e mesmo que se identifiquem pontos a melhorar após a entrega da declaração de casamento, raramente é possível fazer alterações.

Além disso, as relações familiares são de natureza emocional e não se limitam às relações econômicas típicas do ambiente de negócios. Alterar frequentemente e de forma imprevisível as regras já difíceis de estabelecer para a família tornará a penetração da governança ainda mais desafiadora.

Para evitar a necessidade de mudanças frequentes e imprevisíveis após a implementação, é essencial que as regras familiares sejam bem elaboradas desde o início.

Documentos que os gestores devem criar ao desenhar a governança familiar

Ao desenhar a governança familiar, os gestores deparam-se com a necessidade de criar uma série de documentos essenciais. Neste artigo, explicaremos os documentos mais importantes que todo gestor deve assegurar que sejam elaborados.

Carta de Família

A Carta de Família é um documento que estabelece os princípios, valores, diretrizes de comportamento e critérios de decisão de uma família, constituindo a norma suprema dentro do seu contexto. Também conhecida como ensinamentos ou constituição familiar, define conteúdos como:

• Valores a serem priorizados
• Critérios de comportamento
• Responsável pela família
• Membros do conselho de gestão familiar
• Sistemas e diretrizes para a gestão empresarial
• Sistemas e diretrizes para a gestão e sucessão patrimonial
• Regras básicas para a operação da família
• Métodos de resolução de conflitos
• Educação

Uma vez estabelecida, a Carta de Família raramente sofre alterações. Deve-se definir claramente o conteúdo universal para a família e formar um entendimento comum sobre a direção a seguir.

Embora a Carta de Família não tenha força legal vinculativa, como é a norma suprema da família, influencia documentos com força legal vinculativa. Além disso, é provável que exerça uma força coerciva de facto, como a vigilância mútua. Ao desenhá-la, é crucial avançar na sua formulação enquanto se consulta e se obtém o consenso dentro da família.

Regras Familiares

As Regras Familiares são uma concretização do conteúdo da Carta Familiar. Para garantir que as regras estabelecidas na Carta Familiar sejam aceites ao longo das gerações, é recomendável incluir na sua redação a história do desenvolvimento da família e as perspetivas dos seus responsáveis.

As Regras Familiares definem de forma específica a disciplina que afeta a família, pelo que é natural que sofram algumas atualizações para se adaptarem às mudanças de circunstâncias e de tempo. Por isso, é aconselhável estabelecer momentos para revisão do conteúdo após um determinado período de tempo.

Quanto à força legal, as Regras Familiares, tal como a Carta Familiar, não possuem vinculação jurídica. No entanto, é com base no conteúdo estabelecido nas Regras Familiares e na Carta Familiar que se irá regular as relações jurídicas concretas.

Contrato de Bens Matrimoniais e Acordo Pré-nupcial

O contrato de bens matrimoniais é um acordo que casais que pretendem casar-se estabelecem antes do matrimónio. Define a divisão de tarefas domésticas e de cuidados com os filhos, a gestão de bens e a partilha de propriedade em caso de divórcio.

Para uma explicação detalhada do contrato de bens matrimoniais no contexto da governança familiar, por favor, consulte o artigo relacionado a seguir.

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Quando alguém que não é o responsável pela família decide casar-se, é necessário um julgamento particularmente cuidadoso. É importante enfatizar que o novo cônjuge não trará problemas inesperados para a família, e estabelecer um contrato com esse foco. Dependendo da posição da pessoa dentro do negócio familiar que está a casar-se, o conteúdo e os pontos de atenção a serem incluídos no contrato de bens matrimoniais podem variar.

Contratos de Tutela Voluntária, Contratos de Fideicomisso e Contratos de Gestão de Património

Para se preparar para situações em que a capacidade de julgamento possa diminuir, é importante estabelecer contratos de tutela voluntária e contratos de fideicomisso. Além disso, é necessário considerar a utilização de contratos de gestão de património para quando a liberdade física própria estiver comprometida.

Se um gestor se tornar incapaz de realizar atos legais, isso pode ter um impacto significativo nos stakeholders da empresa e na família. É essencial predefinir que medidas tomar quando a própria capacidade de julgamento diminuir.

Além disso, mesmo que não seja o responsável pela família, é benéfico para aqueles que possuem ativos consideráveis ou estão profundamente envolvidos nos negócios prepararem-se para uma possível diminuição da capacidade de julgamento, utilizando os contratos mencionados acima.

Testamento

Para prevenir problemas na sucessão patrimonial, a criação de um testamento é essencial. No caso de empresários, a sucessão empresarial também se torna uma questão, tornando o testamento ainda mais importante.

Para uma explicação concreta do papel do testamento na governança familiar, por favor, consulte o seguinte artigo relacionado:

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O testamento deve ser criado não só pelo responsável da família, mas por todos os membros da mesma. Uma vez que o testamento pode ser reescrito várias vezes, é aconselhável que todos participem na sua criação inicialmente e, posteriormente, revisitem regularmente a situação para possíveis atualizações. Dependendo da posição que cada pessoa ocupa no negócio familiar, o conteúdo e os pontos de foco a incluir no testamento podem variar.

Além disso, no que diz respeito aos filhos, é possível criar um testamento a partir dos 15 anos de idade. Como o testamento deve ser feito obrigatoriamente pela própria pessoa, é aconselhável prepará-lo assim que atingirem os 15 anos.

Acordos entre Acionistas, Ações de Categoria Específica e Estipulações Personalistas

Quando se gere um negócio familiar, é comum utilizar acordos entre acionistas para definir o tratamento das ações. O papel desses acordos é prevenir a dispersão das ações e a gestão descontrolada quando várias pessoas estão envolvidas como acionistas no negócio familiar.

Estes acordos podem estabelecer regras para a aquisição compulsória de ações, restrições à transferência, e limitações ao direito de voto, permitindo assim que os acionistas gerenciem e disponham das ações de forma concertada.

Não apenas através de acordos entre acionistas, mas também pode-se recorrer a ações de categoria específica e estipulações personalistas nos estatutos da empresa para impor disciplina.

Características e Pontos de Atenção nos Acordos de Acionistas no Âmbito da Governança Familiar

Nos negócios familiares, é comum que os membros da família e parentes detenham ações, e quando se visa a proteção desses ativos, o desenho de acordos de acionistas torna-se um ponto crucial. Por isso, é importante que os gestores aprofundem o seu entendimento sobre acordos de acionistas ao projetar a governança familiar.

Aqui, explicaremos as características dos acordos de acionistas e os pontos de atenção na sua elaboração.

Principais Cláusulas a Definir num Acordo de Acionistas

Ao desenhar um acordo de acionistas no contexto de governança familiar, estabelecemos regras para as seguintes matérias:

• Proibição de transferência
• Fornecimento de informações
• Definição de matérias de deliberação do conselho de administração
• Direito de veto
• Direitos de nomeação e destituição de dirigentes
• Política de dividendos
• Compra obrigatória
• Proibição de emprego
• Estipulação de montantes indemnizatórios
• Disposições em caso de sucessão
• Motivos de rescisão

Quando se gere um negócio familiar, a sucessão e o tratamento das ações envolvem riscos mais complexos do que o habitual. Por isso, é essencial antecipar todos os problemas possíveis e estabelecer regras adequadas à sua família.

Características de Design e Operação

Entre as características de um contrato de acionistas, destaca-se a flexibilidade no conteúdo e nos procedimentos de alteração, em comparação com ações de categorias específicas ou estipulações personalistas. Por exemplo, as ações de categorias específicas só podem ser emitidas de acordo com o conteúdo estatutário. Quanto às estipulações personalistas nos estatutos, os assuntos que podem ser regulados são limitados.

Por outro lado, os contratos de relação entre acionistas são o resultado de negociações livres entre partes em pé de igualdade. Desde que o conteúdo não viole leis imperativas ou seja extremamente injusto, a sua validade é reconhecida.

Além disso, alterações ao conteúdo dos estatutos ou das ações de categorias específicas requerem procedimentos conforme a lei das sociedades. Em contraste, as alterações em um contrato de acionistas podem ser feitas sem procedimentos especiais, desde que haja acordo entre as partes contratantes.

Assim, pode-se dizer que o contrato de acionistas é um sistema conveniente em termos de flexibilidade de design e operação.

Características da Eficácia em Caso de Violação

Um dos desvantagens dos acordos entre acionistas é que, em caso de violação dos termos acordados, a força coercitiva para exigir responsabilidade é mais fraca em comparação com ações preferenciais ou estipulações personalizadas.

Atos da empresa realizados em violação dos estatutos ou dos procedimentos da assembleia de acionistas preferenciais podem levantar dúvidas sobre a sua validade. Os diretores que violarem esses procedimentos podem ser responsabilizados por falha no dever de diligência e, em alguns casos, é possível obter uma injunção para impedir tais atos.

Por outro lado, como um acordo entre acionistas é meramente um contrato, não é possível questionar a validade ou responsabilidade dos atos da empresa em relação a ele. Embora seja possível exigir responsabilidade por danos devido ao inadimplemento contratual entre as partes, não é possível reivindicar responsabilidades adicionais ou medidas cautelares. Portanto, do ponto de vista do alívio para a parte que sofreu a violação ou da prevenção de danos, um design que utilize estatutos ou ações preferenciais pode ser mais eficaz.

Contudo, é possível buscar remédio para violações estabelecendo previamente penalidades contratuais para tais infrações.

Pontos de Atenção ao Nomear um Menor como Herdeiro

Ao nomear um menor como herdeiro e permitir que este menor se torne parte de um contrato de acionistas, é necessário ter atenção ao direito de anulação de contratos por menores, conforme o Artigo 5 do Código Civil Japonês (民法5条).

Transferir ações para um menor não é um problema em si. No entanto, ao celebrar um contrato de acionistas, surgem obrigações legais, e se o contrato for celebrado de forma independente, o direito de anulação pode ser exercido.

Claro, se o contrato for realizado por um representante legal, como um detentor do poder parental, o contrato será eficaz e não poderá ser anulado em relação ao menor. No entanto, se o detentor do poder parental for parte do contrato de acionistas, ele pode acabar agindo sem autoridade. Nesse caso, é necessário obter a nomeação de um representante especial pelo tribunal de família.

Aspectos a Considerar Relacionados com o Cônjuge

Ao transferir ações para o cônjuge, é crucial assegurar que o direito de anulação aplicável aos contratos entre cônjuges (Artigo 754 do Código Civil Japonês) não seja exercido em relação ao contrato de acionistas estabelecido.

Se for prevista a participação no negócio familiar antes do casamento, os detalhes dessa participação devem ser definidos num contrato de propriedade conjugal (acordo pré-nupcial). Se o acordo for estabelecido após o casamento, é essencial clarificar que o contrato de ações em questão não é um contrato entre cônjuges.

Métodos de Gestão Operacional da Governança Familiar para Empresários

Para manter a eficácia da governança familiar que foi estabelecida, é necessária uma gestão operacional eficiente. Aqui, explicaremos brevemente os métodos de gestão operacional da governança familiar.

Gestão de Órgãos de Deliberação

Para que a governança familiar estabelecida se dissemine, é essencial a comunicação entre os membros da família. Uma forma eficaz de promover a comunicação intencional é através da criação e gestão de órgãos de deliberação. Dependendo do tamanho da família e da existência de um negócio familiar, deve-se considerar a forma que esses órgãos de deliberação irão tomar:

• Se os membros constituintes serão selecionados ou não
• Se será um órgão de deliberação decisório
• Se será um órgão de deliberação consultivo, sem poder decisório vinculativo

Para começar, pode ser suficiente utilizar eventos como encontros de Ano Novo como reuniões de governança familiar. Depois, é aconselhável adicionar gradualmente elementos que transmitam a importância e a seriedade da reunião.

Family Office

Para tornar a governança familiar e os órgãos de deliberação estabelecidos em mecanismos eficazes, é útil organizar um Family Office. Espera-se que um Family Office desempenhe as seguintes funções:

• Gestão, operação e sucessão de ativos
• Estratégias fiscais
• Estratégias de investimento
• Prevenção e resolução de conflitos

Incluindo profissionais especializados nestas áreas, é possível resolver de forma abrangente e centralizada todos os problemas que cercam o empresário. Como método para assegurar a gestão operacional da governança familiar, é uma abordagem extremamente eficaz.

Conclusão: Consulte um advogado para questões de governança familiar

A conceção da governança familiar começa por estabelecer os objetivos da família e, em seguida, construir o conteúdo específico para realizar esses ideais. Se forem feitas alterações frequentes após a construção, será difícil fazer com que a governança seja assimilada pela família. Por isso, é crucial que, durante a fase de conceção, se construa cuidadosamente enquanto se promove a comunicação.

Contudo, o desenho da governança familiar exige a definição de acordos específicos em várias áreas, prevendo o desenvolvimento futuro e simulando possíveis cenários. Além disso, é necessário que as disposições sejam estabelecidas de forma a serem completamente compreendidas e eficazes no contexto documental.

Para assegurar que a governança familiar seja efetivamente implementada e funcional, recomendamos que procure o aconselhamento de um advogado com conhecimento abrangente em diversas áreas do direito.

Apresentação das Medidas da Nossa Firma

A Monolith Law Office é uma firma de advocacia especializada em TI, com particular ênfase na Internet e no direito. No avanço da governança familiar, por vezes é necessário criar contratos. A nossa firma trabalha com a criação e revisão de contratos para uma ampla gama de casos, desde empresas listadas no Prime Market da Bolsa de Valores de Tóquio até startups em fase inicial. Se tiver dificuldades com contratos, por favor, consulte o artigo abaixo.

Áreas de atuação da Monolith Law Office: Criação e Revisão de Contratos, entre outros[ja]