Avansarea muncii de la distanță: Este acceptabilă discrepanța salarială între angajații care lucrează de acasă și cei care vin la birou?

În martie 2021, Tokyo, unde există mulți utilizatori de telemuncă, a publicat “Studiul privind realitatea diverselor modalități de muncă”. În companiile cu mai mult de 30 de angajați, procentul celor care au implementat telemunca a crescut de la 6,8% în 2017 la 58,8% în decembrie 2020.

Studiul privind realitatea diverselor modalități de muncă[ja]

Deși telemunca are multe avantaje pentru angajați odată ce se obișnuiesc cu ea, există multe companii care se luptă să gestioneze prezența la muncă și să alinieze regulile de muncă cu aceasta.

În plus, în companiile ale căror performanțe s-au înrăutățit din cauza pandemiei de coronavirus, au apărut cazuri în care salariile diferă între angajații care lucrează de acasă și cei care se prezintă la birou.

Prin urmare, în acest articol vom explica în mod clar, pe baza unor cazuri specifice, justiția diferenței de salariu între “prezența la birou” și “munca de la distanță” în timpul pandemiei de coronavirus.

Cele trei tipuri de telemuncă

Chiar dacă vorbim în general despre telemuncă, aceasta poate fi clasificată în trei tipuri principale, în funcție de locul în care se desfășoară activitatea.

Munca de acasă

Acest tip de muncă implică desfășurarea activităților de la domiciliu, fără a fi necesară prezența la birou. Pentru angajați, acest lucru reduce stresul navetei și riscul de infectare cu noul coronavirus, oferind în același timp avantajul de a avea timp pentru treburile casnice, îngrijirea copiilor sau a persoanelor în vârstă.

Munca de la birourile satelit

Acest tip de muncă implică desfășurarea activităților la un birou satelit, fără a fi necesară prezența la biroul principal. Dacă biroul satelit este aproape de casă, timpul de navetă poate fi redus, iar mediul de lucru poate fi la fel de eficient ca cel de la biroul principal.

Munca mobilă

Acest tip de muncă implică utilizarea unui laptop, tabletă sau telefon mobil pentru a lucra în locuri precum hoteluri, trenuri de mare viteză sau cafenele. Atâta timp cât există o conexiune la internet, se poate alege liber locul de muncă, ceea ce poate reduce timpul de deplasare și poate îmbunătăți productivitatea.

Reducerea salariului în cazul telemuncii la indicația companiei

Conform Legii muncii japoneze (Japanese Labor Standards Act), atunci când o companie încheie un contract de muncă, are obligația de a clarifica condițiile de muncă pentru angajați.

Articolul 15 (Clarificarea condițiilor de muncă)
Angajatorul trebuie să clarifice salariul, orele de muncă și alte condiții de muncă atunci când încheie un contract de muncă cu un angajat. În acest caz, aspectele legate de salariu și orele de muncă, precum și alte aspecte stabilite prin ordinul Ministerului Sănătății, Muncii și Bunăstării trebuie clarificate în modul stabilit prin același ordin.

Conținutul “salariului, orele de muncă și alte condiții de muncă” este reglementat în Regulamentul de aplicare a Legii muncii japoneze, iar următoarele aspecte legate de telemuncă trebuie neapărat clarificate:

• Aspecte legate de locul de muncă și sarcinile care trebuie îndeplinite
• Ora de început și de sfârșit a muncii, existența sau nu a muncii peste orele de muncă stabilite, pauzele, zilele libere, concediile și aspecte legate de schimbarea momentului de muncă în cazul în care angajații sunt împărțiți în două sau mai multe grupuri
• Modul de stabilire, calcul și plată a salariului (excluzând indemnizațiile de pensionare și salariile plătite temporar), termenul de plată a salariului și momentul plății, precum și aspecte legate de creșterea salarială

Pentru a schimba aceste “condiții de muncă”, Legea contractelor de muncă japoneze (Japanese Labor Contract Act) prevede ca principiu acordul individual între angajat și angajator. Cu toate acestea, chiar și în cazul unei schimbări prin acord, nu se poate submina condițiile de muncă stabilite în regulamentul de muncă.

Schimbarea condițiilor de muncă poate fi realizată și prin modificarea regulamentului de muncă, dar în acest caz trebuie îndeplinite următoarele condiții:

• Angajații trebuie să fie informați despre regulamentul de muncă modificat
• Gradul de dezavantaj pe care îl suferă angajații prin modificarea regulamentului de muncă și necesitatea schimbării trebuie să fie rezonabile

Luând în considerare cele de mai sus, în cazul în care telemunca este efectuată la indicația companiei, se consideră că, cu excepția cazului în care regulamentul de muncă prevede “munca de la distanță”, în principiu, nu se poate reduce salariul fără acordul angajaților.

Dacă doriți să aflați mai multe despre contractele de muncă (contractele de muncă), vă rugăm să consultați articolul de mai jos împreună cu acest articol.

https://monolith.law/corporate/checkpoints-of-employment-agreement[ja]

Reducerea salariului în cazul în care angajații își doresc să lucreze de acasă

Dacă compania aprobă solicitarea angajatului, este posibilă modificarea condițiilor de muncă în conformitate cu articolul 8 din Legea japoneză a contractului de muncă. Cu toate acestea, în astfel de cazuri, pe lângă “locul de muncă”, se iau în considerare și alte condiții de muncă, cum ar fi “conținutul muncii”, “orele de muncă” și “salariul”.

De exemplu, dacă regulamentul de muncă prevede munca la birou, nu există nicio problemă dacă salariul este redus prin acord, deoarece angajații pot obține timp pentru îngrijirea copiilor sau a persoanelor în vârstă prin munca de acasă. Cu toate acestea, este necesară precauție în cazurile pe care le vom prezenta mai jos.

Tăierea orelor suplimentare pe motivul “muncii în afara locului de muncă”

Atunci când angajații lucrează în afara biroului prin telemuncă, dacă se îndeplinesc anumite condiții, se aplică “sistemul de ore de muncă presupuse pentru munca în afara locului de muncă” stabilit de Legea japoneză a standardelor muncii, și se consideră că au lucrat orele de muncă stabilite în regulamentul de muncă sau în alte documente similare.

Articolul 38, alineatul 2, paragraful 1
În cazul în care angajatul a lucrat în afara locului de muncă pentru toate sau o parte din orele de muncă, dacă este dificil de calculat orele de muncă, se consideră că a lucrat orele de muncă stabilite. Cu toate acestea, în cazul în care este necesar să se lucreze peste orele de muncă stabilite pentru a îndeplini această sarcină, se consideră că a lucrat timpul necesar pentru a îndeplini această sarcină, conform prevederilor Ministerului Sănătății, Muncii și Bunăstării.

Când se aplică “sistemul de ore de muncă presupuse pentru munca în afara locului de muncă”, nu se plătesc ore suplimentare, cu excepția cazurilor speciale în care este necesar să se lucreze peste orele de muncă stabilite.

Cu toate acestea, este important să se țină cont de faptul că “sistemul de ore de muncă presupuse pentru munca în afara locului de muncă” nu se aplică dacă nu sunt îndeplinite următoarele două condiții:

• Echipamentul de comunicații nu este setat să fie întotdeauna capabil să comunice la indicația companiei.
• Nu se lucrează în funcție de instrucțiunile specifice ale angajatorului în orice moment.

Prin urmare, dacă 1. angajații sunt liberi să deconecteze comunicațiile sau să se îndepărteze de echipamentul de comunicații, 2. nu sunt obligați să răspundă imediat la instrucțiunile companiei și 3. nu lucrează în funcție de instrucțiunile specifice ale companiei, nu se consideră că este dificil de calculat orele de muncă.

Reducerea salariului pe motivul timpului de absență

În cazul telemuncii, cum ar fi munca de acasă, timpul în care angajații se îndepărtează de muncă pentru o anumită perioadă de timp este numit “timp de absență”.

De la intrarea în vigoare a “Legii japoneze de revizuire a securității și sănătății în muncă” la 1 aprilie 2019 (anul 31 al erei Heisei), companiile sunt obligate să “înțeleagă obiectiv orele de muncă” și trebuie să înregistreze corect orele de început și de sfârșit ale zilei de muncă.

Prin urmare, dacă orele normale de muncă încep la 9:00, se termină la 18:00, cu o pauză de o oră, și există “timp de absență”, se poate lua în considerare 1. reducerea orelor de muncă, 2. luarea concediului anual plătit pe oră, 3. reducerea salariului.

Cu toate acestea, în cazul 1 și 2, este necesară modificarea regulamentului de muncă sau încheierea unui acord de muncă, iar în cazul 3, este necesar un acord individual între companie și angajat sau modificarea regulamentului de muncă.

În cazul în care se evită infecția cu noul coronavirus

Dacă un angajat solicită permisiunea de a lucra de acasă la același salariu pentru a evita infecția cu noul coronavirus, se va evalua dacă există raționalitate, luând în considerare următoarele puncte:

• Este evident obiectiv că există un risc mare de infectare cu noul coronavirus dacă se merge la birou, deoarece măsurile de prevenire a infecțiilor ale companiei sunt insuficiente.
• Se poate obține un mediu de securitate echivalent cu cel al biroului și nu există nicio problemă în îndeplinirea sarcinilor de muncă.

Dacă nu sunt îndeplinite condițiile de mai sus, cum ar fi faptul că compania a luat măsuri de prevenire a infecțiilor care sunt considerate normale, este posibil să se ordone angajaților să se prezinte la birou, iar dacă refuză, este posibil să se ia măsuri, cum ar fi sancțiuni disciplinare, inclusiv reducerea salariului, sau concedierea, în conformitate cu regulamentul de muncă.

Cu toate acestea, în timpul stării de urgență, chiar dacă nu sunt îndeplinite complet condițiile pentru telemuncă, siguranța vieții și a corpului este prioritară, și este posibil ca sancțiunile disciplinare sau concedierea împotriva angajaților care au ales să lucreze de acasă să fie considerate nevalide, deci este necesară precauție.

Rezumat

Până acum, am explicat despre posibilele cazuri și legile relevante în legătură cu diferența de salarizare în timpul pandemiei de coronavirus, între muncitorii care lucrează la birou și cei care lucrează de acasă.

Dacă există diferențe în orele de muncă și alte condiții de muncă între munca la birou și munca de acasă, este necesar să adăugați o prevedere referitoare la munca de acasă în regulamentul de muncă.

De asemenea, atunci când introduceți “sistemul de timp flexibil” sau “sistemul de ore de muncă presupuse în afara locului de muncă” în legătură cu introducerea muncii de acasă, nu numai că este necesară modificarea regulamentului de muncă, dar în unele cazuri este necesar și un acord între angajator și angajați. Prin urmare, vă recomandăm să consultați în prealabil un avocat cu cunoștințe și experiență bogată în legile și reglementările privind standardele de muncă, în loc să judecați singur.

Orientări privind măsurile luate de către firma noastră

Cabinetul nostru de avocatură, Monolis, este specializat în IT, în special în aspectele legale ale internetului. În contextul pandemiei de coronavirus, utilitatea muncii la distanță va continua să fie sub lumina reflectoarelor. Pe de altă parte, multe companii sunt încă în procesul de a-și organiza mediul de lucru și relațiile contractuale asociate cu munca la distanță. Cabinetul nostru analizează riscurile legale asociate cu afacerile pe care le-ați început sau pe care intenționați să le începeți, luând în considerare diversele reglementări legale. Ne străduim să legalizăm afacerea dvs. fără a o opri, pe cât posibil. Detalii suplimentare sunt furnizate în articolul de mai jos.

https://monolith.law/practices/corporate[ja]