Методы процедуры подтверждения подписки на рассылку новостей

Ранее в маркетинге через электронную почту основным было прямое рассылка писем, но с распространением интернета, важность “электронных бюллетеней” (или “мерумага” на японском) увеличивается.

Простота и скорость рассылки электронных бюллетеней всего лишь одним кликом пользователям по всему миру, а также низкая стоимость – это большие преимущества мерумага.

Однако, при рассылке мерумага необходимо соблюдать соответствующие законы и правила, иначе вы можете подвергнуться наказанию, такому как тюремное заключение или штраф.

Многие люди плохо осведомлены о важном “регулировании подтверждения подписки” (или “опт-ин” на английском), поэтому в этот раз мы подробно объясним “методы подтверждения подписки при рассылке мерумага”, необходимые для безопасной рассылки.

Что такое регулирование Opt-in

“Opt-in” означает, что получатель заранее просит отправителя определенного электронного письма отправить ему письмо или дает свое “согласие” на отправку письма. Принцип запрета рекламы по электронной почте для получателей, которые не выразили своего “согласия”, называется “регулированием Opt-in”.

До изменения закона в 2008 году (Григорианский календарь) использовался метод, запрещающий отправку писем получателям, которые уведомили отправителя о своем отказе от получения писем, известный как “Opt-out”. Однако из-за увеличения количества писем метод был изменен на “Opt-in”.

Основой регулирования Opt-in является статья 3, пункт 1, Закона о специфической электронной почте (Японский ~ Закон о нормализации отправки специфической электронной почты и т.д.).

Статья 3 (Ограничения на отправку специфической электронной почты)
Отправитель не должен отправлять специфическую электронную почту кому-либо, кроме следующих лиц:
1. Лица, которые заранее уведомили отправителя или лицо, которому поручена отправка (лицо, которому поручено отправление электронной почты (ограничено организациями, действующими с целью получения прибыли, и лицами, ведущими коммерческую деятельность). Далее то же самое.) о своем желании получать специфическую электронную почту или о своем согласии на получение такой почты.
2. Лица, которые, помимо указанных в предыдущем пункте, уведомили отправителя или лицо, которому поручена отправка, о своем адресе электронной почты в соответствии с предписаниями Министерства внутренних дел и коммуникаций и Кабинета министров.
3. Лица, которые, помимо указанных в предыдущих двух пунктах, находятся в деловых отношениях с лицами, ведущими коммерческую деятельность, связанную с рекламой или пропагандой, осуществляемой с использованием указанной специфической электронной почты.
4. Организации или лица (ограничено лицами, ведущими коммерческую деятельность), которые, помимо указанных в предыдущих трех пунктах, опубликовали свой адрес электронной почты в соответствии с предписаниями Министерства внутренних дел и коммуникаций и Кабинета министров.

Специфическая электронная почта

“Специфическая электронная почта” – это электронная почта, которую отправитель (организация или частное лицо), действующий с целью получения прибыли, отправляет в рекламных или пропагандистских целях. Однако следующие виды электронной почты также относятся к “электронной почте, отправленной в рекламных или пропагандистских целях”:

• Электронная почта, целью отправки которой является привлечение веб-сайтов, которые планируют рекламировать или пропагандировать информацию о товарах или услугах в коммерческих целях
• Электронная почта, которая маскируется под приглашения в социальные сети, уведомления о выигрыше в лотерее, письма от друзей или контакты от других участников на сайтах с членством, с целью привлечения на веб-сайт с коммерческими целями

Однако следующие виды электронной почты не относятся к “специфической электронной почте”:

• Электронная почта, которая является уведомлением о деловых условиях, таким как уведомление о счете, и которая не содержит рекламы или пропаганды и не направлена на привлечение на веб-сайт с рекламой или пропагандой
• Простые сезонные приветствия, которые не содержат рекламы или пропаганды и не направлены на привлечение на веб-сайт с рекламой или пропагандой
• Электронная почта, отправленная некоммерческими организациями, такими как политические организации, религиозные организации, некоммерческие организации и профсоюзы

Наказание

В случае нарушения Закона о специфической электронной почте, министр внутренних дел и коммуникаций и премьер-министр могут выдать отправителю “приказ о соответствии”, “приказ об улучшении” или “отмену регистрации”.

Кроме того, в случае подделки информации об отправителе или несоблюдения различных приказов, может быть наложен штраф в размере до одного года тюремного заключения или штраф в размере до 1 миллиона иен (в случае юридических лиц, помимо наказания лица, совершившего преступление, на юридическое лицо может быть наложен штраф в размере до 30 миллионов иен).

Исключения из правил Opt-in

В рамках регулирования Opt-in, помимо случаев, когда получатель проявляет “согласие” на отправку определенных электронных писем, разрешается отправка определенных электронных писем следующим лицам:

Тем, кто уведомил о своем адресе электронной почты в письменной форме

Если вы передали “письменный” документ, такой как визитная карточка, на которой указан ваш адрес электронной почты, то считается, что вы понимаете, что может быть отправлено электронное письмо от другой стороны. Поэтому другая сторона может отправлять определенные электронные письма без “согласия” получателя.

Кроме того, даже если это не “письменное” уведомление, но уведомление об адресе электронной почты через веб-сайт и т.д., отправка определенных электронных писем возможна в следующих случаях без “согласия” получателя:

• Если реклама размещается вместе с электронной почтой, касающейся важных вопросов, таких как “заключение контракта”, “содержание контракта”, “подтверждение заказа”
• Если реклама размещается в части электронной почты, такой как рассылка, которая отправляется с “согласием” получателя
• Если реклама размещается в качестве условия бесплатного использования в таких случаях, как бесплатная электронная почта, которую можно получить бесплатно

Обратите внимание, что обмен визитными карточками онлайн не является “письменным” уведомлением, поэтому он подпадает под регулирование Opt-in.

Те, кто находится в торговых отношениях

Например, если клиент, открывший счет в финансовом учреждении, продолжает пользоваться услугами финансового учреждения, считается, что между финансовым учреждением и клиентом существуют торговые отношения, и в этом случае это исключение из регулирования Opt-in.

Однако, если вы сделали покупку только один раз в интернет-магазине, то не считается, что между интернет-магазином и клиентом существуют постоянные торговые отношения, и это подпадает под регулирование Opt-in.

Те, кто обнародовал свой адрес электронной почты

Цель публикации адреса электронной почты – получение электронной почты от третьих лиц, поэтому считается, что допустима отправка определенных электронных писем, и это исключено из регулирования Opt-in. Однако, если указано, что отказывается от получения определенных электронных писем, это подпадает под регулирование Opt-in.

Способ проведения процедуры опт-ин

Способ получения “согласия”

Самым важным в регулировании опт-ин является получение “согласия” от получателя на отправку определенных электронных писем. Для определения наличия “согласия” необходимы следующие условия:

• Получатель осознает, что будет произведена “отправка определенных электронных писем”
• У него есть “выражение согласия” на это

Для ясного получения “согласия” необходимо получить ответное письмо с подтверждением согласия от получателя.

<Пример>
«※Это письмо отправлено тем, кто ранее участвовал в наших семинарах или обращался к нам. Если вы хотите получать нашу рассылку о наших услугах и продуктах, пожалуйста, ответьте на это письмо.

Как показать, что “согласие” получено

При получении “согласия”, получатель должен осознавать ① отправителя письма и ② что будет произведена отправка электронного письма с рекламой или объявлением. Рекомендуемые способы отображения этой информации включают следующее:

• Выделить информацию с помощью “размера” и “цвета” текста
• Разместить информацию рядом с “кнопкой подписки”
• Оставить поле для галочки “Я хочу получать рекламные письма” пустым, чтобы получатель сам поставил галочку (по умолчанию выключено)
• Если в поле для галочки “Я хочу получать рекламные письма” уже стоит галочка (по умолчанию включено), сделать так, чтобы получатель мог это заметить, например, выделить цветом или подчеркнуть
• Если рекламные или объявленческие письма будут отправляться от нескольких компаний, указать “тип бизнеса”, “название компании”, “название сайта” и т.д. каждой из них

Кроме того, чтобы предотвратить случайное “согласие” от получателя, рекомендуется отображать ① факт согласия на отправку определенных электронных писем и ② заголовок определенного электронного письма на экране подтверждения подписки и т.д.

Рекомендуется использовать двойной опт-ин

Двойной опт-ин – это метод, при котором после получения “согласия” на отправку электронных писем от получателя, отправляется подтверждающее электронное письмо без рекламного содержания, и “согласие” на отправку определенных электронных писем подтверждается ответом получателя.

Этот метод рекомендуется как эффективный способ предотвратить подделку согласия, используя чужой электронный адрес, и доказать “согласие” получателя.

Возможно ли получить “согласие” по телефону

Согласно закону, способ получения согласия не ограничен, поэтому получение согласия по телефону также действительно. Однако, поскольку требуется “сохранение записей, подтверждающих согласие”, необходимо сохранять записи, показывающие “время” и “метод” получения согласия.

Обязанности отправителя рассылки

Отправители специфических электронных писем, таких как рассылки, имеют несколько обязанностей, помимо получения “согласия” от получателей.

Индикация отказа от подписки (опт-аут)

В соответствии с Законом о специфической электронной почте (Японский ~) и его исполнительными правилами, специфические электронные письма должны содержать следующую информацию:

• Имя или название лица, ответственного за отправку специфической электронной почты
• Адрес отправителя
• Указание на возможность отказа от подписки (опт-аут)
• Электронный адрес или адрес веб-сайта, используемый для отказа от подписки
• Номер телефона, электронный адрес или адрес веб-сайта для жалоб и запросов

<Пример указания на возможность отказа от подписки>
“Вы можете отказаться от подписки в любое время, перейдя по ссылке внизу письма.”

<Пример метода отказа от подписки>
“Если вы хотите отказаться от подписки, пожалуйста, перейдите по следующей ссылке.”
“Для изменения или отмены подписки на нашу рассылку нажмите здесь”

Важно, чтобы получатель мог легко заметить информацию об отказе от подписки, учитывая такие аспекты, как “размер” текста, “цвет” и “расположение”.

Рекомендуется добавить положения о конфиденциальности

Рекомендуется добавить положения о конфиденциальности, касающиеся “раскрытия”, “корректировки”, “прекращения использования” и т.д. персональной информации получателя, перед отображением контактной информации на вашем веб-сайте.

＜Пример＞
“Наша компания, в случае получения запроса на раскрытие, корректировку, добавление, удаление, прекращение использования, удаление и т.д. (далее “раскрытие и т.д.”) персональной информации, которой мы владеем, после подтверждения, что запросивший является субъектом персональной информации, будет реагировать без задержек в соответствии с Законом о защите персональных данных (Японский ~).”

Если вы хотите узнать больше о “ключевых моментах при создании политики конфиденциальности, учитывая Закон о защите персональных данных (Японский ~)”, пожалуйста, ознакомьтесь с подробной информацией ниже вместе с этой статьей.

Сохранение “записей, подтверждающих согласие”

В регулировании опт-ин, для определения законности, важно наличие предварительного “согласия” получателя, поэтому Закон о специфической электронной почте (Японский ~) обязывает сохранять “записи, подтверждающие согласие”.

Содержание сохранения

Содержание “записей, подтверждающих согласие”, включает в себя следующее:

• Записи, показывающие обстоятельства, такие как “электронный адрес”, “время” и “метод” получения согласия
• Если “согласие” было получено через письменную форму, электронную почту, веб-сайт и т.д., записи стандартных частей текста или структуры экрана, представленных получателю при получении “согласия”

Срок хранения

Срок хранения установлен как правило до дня, следующего за днем, когда прошел месяц с даты прекращения отправки специфической электронной почты. Однако, если вы нарушили соответствующие законы и получили приказ о принятии мер, срок хранения может измениться в зависимости от последней даты отправки, поэтому будьте внимательны.

Заключение

В этот раз мы подробно рассмотрели следующие вопросы: ① что такое регулирование по принципу “опт-ин”, ② исключения из регулирования “опт-ин”, ③ способы проведения процедуры “опт-ин”, ④ обязанности отправителя рассылки, основываясь на “Японском законе о специфической электронной почте” и других связанных законах и постановлениях.

В реальной бизнес-среде могут возникнуть случаи, которые не описаны в этой статье.

В таких ситуациях мы рекомендуем вам не принимать решения самостоятельно, а заранее проконсультироваться с адвокатом, обладающим профессиональными знаниями и богатым опытом.