Обязательное разработка плана непрерывности бизнеса (BCP) в учреждениях по уходу | Методы составления и преимущества

BCP (Бизнес-континуитет планирование) – это план продолжения бизнеса, который предназначен для поддержания и восстановления бизнес-деятельности в случае столкновения с непредвиденными обстоятельствами, такими как стихийные бедствия или инфекционные заболевания. С апреля (2024 года) по японскому календарю Рэйва 6, для учреждений социального обслуживания стало обязательным составление BCP. Однако некоторые могут задаваться вопросами о том, как правильно его создать и есть ли преимущества от его разработки.

В этой статье мы объясним основные моменты BCP для учреждений социального обслуживания, детали плана, преимущества и методы создания. Мы также рассмотрим риски, связанные с отсутствием BCP, так что, пожалуйста, используйте эту информацию в качестве руководства.

Что такое BCP/BCM в учреждениях по уходу

BCP – это аббревиатура от Business Continuity Plan, что означает план по обеспечению непрерывности бизнеса в случае возникновения непредвиденных обстоятельств, таких как стихийные бедствия, распространение инфекционных заболеваний, террористические акты и т.д., чтобы не прерывать важные бизнес-процессы или в случае их прерывания обеспечить их быстрое восстановление.

Также BCM – это сокращение от Business Continuity Management, что в переводе на японский означает управление непрерывностью бизнеса и включает в себя управление и контроль над BCP.

В руководстве по планированию бизнеса Кабинета министров Японии (Japanese Business Planning Guidelines[ja]) о BCP и BCM говорится следующее:

План по обеспечению непрерывности бизнеса (Business Continuity Plan, BCP) – это план, который показывает политику, структуру и процедуры для того, чтобы в случае возникновения непредвиденных обстоятельств, таких как крупные землетрясения и другие стихийные бедствия, распространение инфекционных заболеваний, террористические акты, крупные аварии, прерывание цепочки поставок, внезапные изменения в управленческой среде и т.д., не прерывать важные бизнес-процессы или в случае их прерывания восстановить их в кратчайшие сроки.
Деятельность по разработке BCP, его поддержанию и обновлению, обеспечению бюджета и ресурсов для реализации непрерывности бизнеса, реализации предварительных мер, проведению обучения и тренировок для распространения инициатив, проверке и непрерывном улучшении, проводимая в обычное время, называется управлением непрерывности бизнеса (Business Continuity Management, BCM) и позиционируется как стратегическая деятельность на уровне управления.

Цитата: Информация о борьбе с бедствиями Кабинета министров｜Руководство по планированию бизнеса[ja]

Создание BCP для учреждений по уходу стало обязательным

С изменениями в системе оплаты услуг по уходу в 3-й год эры Рэйва (2021), после трехлетнего переходного периода, создание планов по обеспечению непрерывности бизнеса (BCP) и выполнение управления непрерывностью бизнеса (BCM) в учреждениях по уходу стали полностью обязательными с апреля 6-го года эры Рэйва (2024). В документе Министерства здравоохранения, труда и социального обеспечения Японии “Основные пункты изменения оплаты услуг по уходу в финансовом году 3-го года эры Рэйва[ja]” указано следующее:

С целью создания системы, которая позволит продолжать предоставлять необходимые услуги по уходу даже в случае возникновения инфекционных заболеваний или стихийных бедствий, все предприятия, предоставляющие услуги по уходу, обязаны разрабатывать планы для продолжения работы, проводить обучение и тренировки (симуляции). (※ Установлен трехлетний переходный период)

Цитата: Министерство здравоохранения, труда и социального обеспечения Японии | Основные пункты изменения оплаты услуг по уходу в финансовом году 3-го года эры Рэйва[ja]

Риски, связанные с невыполнением обязанности по созданию плана непрерывности деятельности (BCP) в учреждениях по уходу

Если учреждение по уходу не разработает план непрерывности деятельности (BCP), это может повлечь за собой следующие риски:

• Стать объектом административного руководства
• Возможность нести ответственность за ущерб
• Невозможность получения дополнительных выплат по уходу

Далее мы подробно рассмотрим каждый из этих рисков.

Стать объектом административного руководства

В случае отсутствия BCP, на данный момент не объявлено о конкретных штрафных санкциях. Однако, это может стать причиной административного руководства из-за нарушения стандартов управления, поэтому будьте внимательны. Кроме того, если не следовать указаниям, это может привести к таким административным мерам, как отмена лицензии.

Получив отмену лицензии, учреждение не сможет получить новую лицензию в течение как минимум 5 лет. В случае юридических лиц, кроме представителя бизнеса, к ответственности могут быть привлечены и другие должностные лица, родительская компания и другие фактические контролеры, которые также не смогут заниматься бизнесом в сфере ухода в течение 5 лет. (Статья 70, пункты 6-6.3 Закона о страховании по уходу)

Возможность нести ответственность за ущерб

Отсутствие BCP не влечет за собой штрафов. Однако, если в результате несчастного случая или ущерба, произошедшего без разработанного BCP, возникнет нарушение обязанности по обеспечению безопасности, это может привести к судебной ответственности за ущерб.

Примером, когда обязанность по обеспечению безопасности была серьезно рассмотрена, является случай с автобусом детского сада “Hiyori” во время Великого землетрясения в Восточной Японии.

В детском саду “Hiyori” был разработан BCP, и в руководстве было указано: “В случае сильного землетрясения, когда есть опасность возникновения бедствия, всех необходимо направить на северную часть сада, успокоить их и следить за детьми. Дети должны ждать прихода родителей”. Однако на практике руководство не было должным образом известно, и не проводились тренировки по эвакуации.

В результате принятия решения отправить детей к родителям, школьный автобус был застигнут цунами, и пятеро детей погибли. Директор детского сада и управляющая компания были признаны ответственными за ущерб из-за неисполнения обязанности по сбору информации.

Ссылка: Верховный суд Японии | Случай с автобусом детского сада “Hiyori”, пострадавшим от цунами (решение Сендайского окружного суда от 17 сентября 2013 года)[ja]

Невозможность получения дополнительных выплат по уходу

В фискальном году 2021 (Рэйва 3) была проведена корректировка выплат по уходу, и ставки были увеличены на 0.7%. Однако, если не соответствовать следующим критериям, применяется уменьшение выплат:

• Разработка BCP с учетом возможности возникновения инфекционных заболеваний и природных катастроф
• Принятие необходимых мер в соответствии с разработанным BCP

Размер уменьшения зависит от типа услуги: для “услуг, связанных с учреждениями и проживанием”, уменьшение составляет 3% от установленной ставки, для “прочих услуг” – 1%. Предусмотрены переходные меры, согласно которым в течение 1 года до 31 марта 2026 года (Рэйва 7) уменьшение выплат не применяется.

Необходимые элементы плана непрерывности бизнеса (BCP) для учреждений по уходу

От поставщиков услуг по уходу требуется выполнение следующих трех основных ролей:

• Обеспечение непрерывности услуг
• Гарантия безопасности клиентов
• Гарантия безопасности персонала

Японский закон о трудовых договорах, статья 5

Работодатель обязан принимать необходимые меры, чтобы работники могли выполнять свою работу, обеспечивая безопасность своей жизни и здоровья.

Исходя из вышеизложенного, BCP учреждений по уходу должен включать методы реагирования на новую коронавирусную инфекцию и природные катастрофы. Далее мы подробно объясним каждый из этих аспектов.

Методы реагирования на новую коронавирусную инфекцию

Учреждениям социального обслуживания и предприятиям требуется разработка плана бизнес-продолжительности (BCP) для реагирования на новую коронавирусную инфекцию. Содержание BCP в случае возникновения инфекционного заболевания включает следующее:

Источник: Министерство здравоохранения, труда и благосостояния Японии | Руководство по продолжению работы учреждений социального обслуживания и предприятий в случае возникновения новой коронавирусной инфекции[ja]

В зависимости от типа учреждения, будь то дневное посещение, проживание или выездное обслуживание, ситуация и меры реагирования после возникновения инфекционного заболевания могут отличаться, поэтому важно учитывать это при разработке BCP. В руководстве Министерства здравоохранения, труда и благосостояния Японии «Руководство по плану бизнес-продолжительности для поставщиков услуг социального обслуживания в случае возникновения новой коронавирусной инфекции[ja]» говорится, что важно заранее планировать до начала распространения инфекционного заболевания. Важно разрабатывать BCP, который позволит быстро реагировать в случае возникновения инфекционного заболевания, регулярно проводить тренинги и учения, а также обеспечивать наличие необходимых запасов.

Методы реагирования на стихийные бедствия

Учреждениям социального обслуживания и предприятиям необходимо разрабатывать планы бизнес-непрерывности (BCP) для реагирования на такие стихийные бедствия, как землетрясения и наводнения. Содержание BCP в случае стихийных бедствий включает следующее:

Ссылка: Министерство здравоохранения, труда и благосостояния Японии | Руководство по продолжению работы учреждений социального обслуживания и предприятий в случае стихийных бедствий[ja]

BCP для стихийных бедствий должен включать не только планы действий в обычное и чрезвычайное время, но и планы взаимодействия с другими учреждениями и местным сообществом, поэтому он содержит больше элементов, чем BCP для инфекционных заболеваний.

Преимущества разработки BCP для учреждений по уходу

Разработка BCP требует времени и усилий. Однако несомненно, что создание BCP позволяет обеспечить безопасность жителей и персонала, а также получить налоговые льготы. В этой статье мы рассмотрим преимущества разработки BCP.

Обеспечение безопасности жителей и персонала

Если методы реагирования на распространение инфекционных заболеваний или природные катастрофы установлены заранее, то в чрезвычайных ситуациях можно будет обеспечить бесперебойную работу не только для жителей, но и для персонала. Хотя в случае возникновения чрезвычайной ситуации существует риск того, что из-за путаницы работа может быть парализована, разработка плана по обеспечению непрерывности бизнеса (BCP) позволит приоритетно выполнять важные задачи и быстро восстанавливать работу. Кроме того, это также способствует укреплению доверия со стороны пользователей, их семей и местного сообщества.

Льготы в налогообложении

Если ваш бизнес включает в свой план по обеспечению непрерывности деятельности (BCP) меры, утвержденные Министерством экономики, торговли и промышленности Японии (например, создание системы или предварительные меры), и получает одобрение в качестве “Плана по укреплению способности к продолжению бизнеса”, то компания может воспользоваться особыми налоговыми льготами. Это включает в себя специальное амортизационное отчисление в размере 18% на инвестиции в оборудование для предотвращения и снижения ущерба от стихийных бедствий (после 1 апреля (Рэйва 7) 2023 года – 16%).

Конкретные примеры оборудования следующие:

• Машины и оборудование (стоимостью более 1 миллиона иен): например, собственные генераторы, насосы для откачки воды и т.д.
• Инструменты и принадлежности (стоимостью более 300 тысяч иен): например, системы защиты от сейсмической активности, спутниковые телефоны и т.д.
• Оборудование для зданий (стоимостью более 600 тысяч иен): например, водонепроницаемые панели, противопожарные шторы и т.д.

Субсидии и финансовая поддержка

Если вы разработаете план бизнес-непрерывности (BCP) и получите сертификацию плана укрепления способности к бизнес-непрерывности, вы будете иметь преимущества при получении субсидий. Возможные виды поддержки включают следующее:

Содержание субсидий BCP варьируется в зависимости от муниципалитета. Кроме того, некоторые частные финансовые учреждения предлагают кредитные программы для компаний, разрабатывающих BCP. При создании BCP стоит обратиться в местные органы власти или финансовые учреждения, с которыми у вас есть деловые отношения.

Приоритетная вакцинация

На основании статьи 28 Закона о специальных мерах противодействия новому типу гриппа и прочих инфекционных заболеваний (Закон о специальных мерах противодействия новому типу гриппа и прочих инфекционных заболеваний), зарегистрированные предприятия, разработавшие планы по бизнес-непрерывности (BCP) во время распространения инфекционных заболеваний, могут проводить приоритетную вакцинацию. Приоритетная вакцинация предполагает проведение профилактической вакцинации сотрудников и других лиц, связанных с зарегистрированными предприятиями.

Чтобы стать предприятием, имеющим право на приоритетную вакцинацию, необходимо заранее подать заявку на регистрацию в соответствующие государственные органы.

Создание плана продолжения деятельности (BCP) для учреждений по уходу

Многие не знают, как правильно создать план продолжения деятельности (BCP). В этой статье мы объясним, как разработать BCP для учреждений по уходу.

Создание комитета по разработке BCP

Для начала работы над BCP необходимо создать комитет. В состав комитета следует включить руководителей и ответственных лиц различных подразделений и услуг, а также людей, способных собирать мнения сотрудников. После создания комитета необходимо проанализировать текущее состояние учреждения и выявить проблемы.

Использование руководств и шаблонов

Министерство здравоохранения, труда и социального обеспечения предоставляет руководства и шаблоны для создания BCP. Если вы не знаете, с чего начать или как разработать план, можно использовать шаблоны, следуя руководствам министерства.

Шаблоны разработаны для различных типов учреждений, таких как дневные и стационарные, поэтому создайте BCP, соответствующий шаблону предоставляемой услуги.

Руководства и шаблоны доступны на следующем сайте, который может служить вам в качестве ресурса.

Министерство здравоохранения, труда и социального обеспечения | Обучение по поддержке создания плана продолжения деятельности (BCP) в учреждениях и организациях по уходу[ja]

Заключение: Необходимо незамедлительно приступить к разработке BCP для учреждений по уходу

С апреля (Рэйва 6 (2024) года) для учреждений по уходу стало обязательным создание плана продолжения деятельности (BCP). Для учреждений по уходу разработка BCP крайне важна для обеспечения оперативного реагирования в случае распространения инфекционных заболеваний или природных катастроф, а также для скорейшего восстановления работы. Кроме того, есть и другие преимущества, такие как налоговые льготы, получение субсидий и финансовой поддержки, а также приоритетная вакцинация. Создайте BCP, чтобы быть готовыми к любым чрезвычайным ситуациям, которые могут возникнуть в будущем.

Если у вас возникают трудности с созданием BCP или вы не знаете, как правильно его разработать, рекомендуем проконсультироваться с адвокатом.

Юридическая фирма “Монолит” обладает богатым опытом в области IT, особенно в вопросах, связанных с интернетом и правом. Если у вас есть вопросы, связанные с BCP, не стесняйтесь обращаться к нам за консультацией.

Информация о мерах, предпринимаемых нашей юридической фирмой

Сфера ухода за пожилыми людьми регулируется множеством законов, таких как Японский закон о страховании по уходу, Японский закон о благосостоянии пожилых людей, Японский корпоративный закон и другие. Юридическая фирма Монолит является консультантом Общественной организации Всеяпонской федерации предприятий по уходу за пожилыми и предоставляет юридические услуги многим предприятиям ухода за пожилыми в различных префектурах страны. Мы обладаем обширными знаниями и опытом в области законодательства, связанного с уходом за пожилыми.

Сферы деятельности юридической фирмы Монолит: Корпоративное право IT и стартапов[ja]