Anställning av utlänningar i Japan: En juridisk guide till arbetsvisum och uppehållstillstånd som företag måste följa

I den alltmer konkurrensintensiva globala marknaden är det avgörande för japanska företag att säkra talangfull personal oavsett nationalitet för att uppnå hållbar tillväxt och innovation. Att anställa utländsk personal innebär dock mer än bara rekryteringsaktiviteter. Det kräver också juridiska förfaranden som innefattar en noggrann förståelse och efterlevnad av komplexa lagar, inklusive den japanska “Immigration Control and Refugee Recognition Act” (hädanefter benämnd som “Japans invandringslag”). Specifikt är det som allmänt kallas för “visum” juridiskt sett en kombination av “viseringar” utfärdade av japanska ambassader utomlands och “uppehållstillstånd” som beviljas av Japans immigrationsbyrå inom landet, och att förstå denna distinktion är det första steget. Denna artikel syftar till att ge pålitlig information som hjälper ansvariga på företag i Japan att förstå helheten av processen för att anställa utländsk personal, samt att undvika potentiella juridiska risker. Vi kommer att börja med en grundläggande klassificering av uppehållstillstånd, följt av en genomgång av ansökningsprocessen för “Certificate of Eligibility for Status of Residence” för att anställa talanger från utlandet, kraven på inlämnande av dokument som varierar beroende på företagets storlek, och de stränga straffen som ett företag kan möta om de försummar att följa dessa regler, allt baserat på japansk lagstiftning och presenterat steg för steg på ett omfattande sätt.

Grundläggande om visum och uppehållstillstånd: Den juridiska grunden för arbete i Japan

När man anställer utländska medarbetare är det första man bör förstå den juridiska skillnaden mellan “visum” och “uppehållstillstånd”. Ett visum är som ett rekommendationsbrev som utfärdas av en japansk ambassad eller ett generalkonsulat i utlandet, vilket bekräftar att den utländska personens pass är giltigt och att det inte finns några hinder för inresa till Japan. Å andra sidan är uppehållstillståndet en juridisk kvalifikation som krävs för att en utlänning ska kunna landstiga och vistas i Japan, och det definierar vilka aktiviteter som kan utföras och hur länge vistelsen kan vara. Detta uppehållstillstånd förvaltas av Immigrationsbyrån, en extern byrå till Japans justitieministerium, och utgör grunden för aktiviteter inom landet.

Ur en rekryterares perspektiv kan dessa uppehållstillstånd grovt indelas i tre grupper baserat på om de tillåter arbete eller inte.

För det första finns “uppehållstillstånd utan arbetsrestriktioner”. Dessa tillstånd, som ofta baseras på individens status eller position, inkluderar permanenta invånare, makar till japanska medborgare, makar till permanenta invånare och bosatta. Utlänningar med dessa uppehållstillstånd har inga juridiska begränsningar på sina aktiviteter och kan anställas i vilken yrkeskategori som helst, precis som japanska medborgare.

För det andra finns “uppehållstillstånd med arbete tillåtet inom specifika områden”. Detta är den mest vanliga kategorin när man anställer utländska medarbetare inom professionella och tekniska områden. Till exempel inkluderar detta “Specialist i humaniora/internationella tjänster”, som gäller för ingenjörer inom naturvetenskap och personal inom planering och marknadsföring inom humaniora, tolkar, “Företagsinterner”, som gäller för personer som överförs från ett utländskt moderbolag eller filial, och “Skicklighet”, som gäller för kockar inom utländsk matlagning. En viktig punkt för denna kategori är att det finns strikta begränsningar som endast tillåter aktiviteter inom det godkända uppehållstillståndets omfattning.

För det tredje finns “uppehållstillstånd som i princip inte tillåter arbete”. Detta inkluderar “Studier”, “Familjevistelse”, “Kulturell aktivitet” och liknande. Dock kan de som innehar dessa uppehållstillstånd, om de har erhållit “Tillstånd för aktiviteter utanför kvalifikationerna” från Immigrationsbyrån, undantagsvis tillåtas att arbeta. Enligt artikel 19.2 i Japans invandringslag kan till exempel studenter med ett “Studier”-uppehållstillstånd, genom att erhålla detta tillstånd, arbeta upp till 28 timmar per vecka. När företag anställer utlänningar i denna kategori måste de alltid kontrollera om det finns tillstånd för aktiviteter utanför kvalifikationerna på uppehållskortet och inom vilka tidsramar dessa aktiviteter är tillåtna.

Att förstå dessa klassificeringar är grundläggande för att avgöra om en potentiell anställd lagligt kan arbeta eller inte. Nedan följer en jämförelsetabell som illustrerar dessa koncept.

Anställning av talanger från utlandet: Förfarandet för att ansöka om utfärdande av Certificate of Eligibility i Japan

När man anställer en utländsk person som bor utomlands för arbete i Japan, är det standardförfarandet att ansöka om ett “Certificate of Eligibility”. Detta certifikat är fastställt i artikel 7-2 i den japanska invandringslagen och innebär att justitieministern i förväg intygar att den utländska personens planerade aktiviteter överensstämmer med kraven för en specifik uppehållsstatus. Systemet syftar till att förenkla visumansökningar vid japanska utlandsmyndigheter och landningskontroller vid japanska flygplatser och liknande.

Förfarandet följer dessa fem steg:

1. Ansökan inom Japan: Först ansöker det mottagande företaget som ombud hos den regionala invandringsmyndigheten som har jurisdiktion över företagets plats, för utfärdande av Certificate of Eligibility. Det är vanligt att ansökan görs av en företagsrepresentant eller en advokat eller administrativ jurist som företaget har anlitat, snarare än av den utländska personen själv.
2. Granskning av invandringsmyndigheten: När ansökan har accepterats granskar invandringsmyndighetens inspektörer de inlämnade dokumenten för att bedöma företagets stabilitet och kontinuitet, personens utbildning och arbetslivserfarenhet, samt om den planerade arbetsuppgiften överensstämmer med kriterierna för uppehållsstatus. Granskningstiden varierar beroende på ansökningens innehåll och tidpunkt, men tar vanligtvis mellan en och tre månader.
3. Utfärdande och sändning av certifikatet: Om det bedöms att kraven är uppfyllda utfärdas Certificate of Eligibility (via e-post om ansökan gjordes online eller om användaren är registrerad online). Företaget skickar sedan originalet av certifikatet till den utländska personen utomlands via internationell post, eller vid elektronisk utfärdande, vidarebefordrar de e-postmeddelandet till den utländska personen.
4. Visumansökan vid utlandsmyndigheten: Den utländska personen som har mottagit Certificate of Eligibility ansöker om visum vid den japanska ambassaden eller konsulatet i sitt hemland. Genom att presentera certifikatet eller visa det e-postmeddelande som företaget har vidarebefordrat, anses den väsentliga granskningen redan vara klar i Japan, vilket innebär att visumet vanligtvis utfärdas snabbt, inom cirka fem arbetsdagar.
5. Inresa i Japan och utfärdande av uppehållskort: Efter att visumet har utfärdats reser den utländska personen till Japan. Det är viktigt att notera att Certificate of Eligibility endast är giltigt i tre månader från utfärdandedatumet och att inresa i Japan måste ske inom denna period. Vid landningskontrollen på en japansk flygplats, där man presenterar sitt pass, visum och Certificate of Eligibility, utfärdas ett “uppehållskort” på plats om man anländer via Haneda, Narita International, Chubu Centrair International, Kansai International, New Chitose, Hiroshima eller Fukuoka flygplats. På andra flygplatser eller hamnar skickas uppehållskortet senare till den adress där personen är bosatt. Detta uppehållskort fungerar som en officiell identitetshandling i Japan.

Denna tvåstegsprocess baseras på en rationell design som centraliserar den väsentliga granskningen till den specialiserade myndigheten för invandring och uppehåll i Japan, vilket minskar belastningen på utlandsmyndigheterna och ökar förutsägbarheten för både arbetsgivare och utländska arbetstagare. Detta förhindrar situationer där en utländsk person har spenderat mycket tid och pengar på att resa, bara för att bli nekad inresa vid Japans portar.

Fyra kategorier av företagsstorlek och deras definitioner enligt japansk lag

I samband med ansökan om arbetsrelaterade uppehållstillstånd klassificerar Japans immigrationsbyrå mottagande företag (tillhörande organisationer) i fyra kategorier baserat på deras storlek och tillförlitlighet. Denna klassificering är en administrativ mekanism som bestämmer graden av förenkling i ansökningsprocessen, och beroende på vilken kategori ett företag tillhör, varierar mängden dokument som krävs för inlämning avsevärt. För företag är det avgörande att korrekt förstå vilken kategori de tillhör för att förbereda en smidig ansökan.

Kategori 1 omfattar organisationer som anses ha högst tillförlitlighet. Detta inkluderar företag noterade på japanska börsen, ömsesidiga försäkringsbolag, statliga och lokala offentliga organ samt andra offentliga juridiska personer som liknar dessa. Dessa institutioner anses ha hög social kreditvärdighet och en stabil grund för företagsledning, vilket resulterar i att de är undantagna från att lämna in en stor del av dokumentationen vid ansökan.

Kategori 2 gäller främst stora och stabila onoterade företag. Kriterierna för denna kategori är att den totala mängden källskatt som rapporterats på föregående års “sammanställning av lagstadgade rapporter för inkomstskatt” överstiger 10 miljoner yen. Även om källskatten inte uppfyller denna tröskel, behandlas organisationer som har godkänts för att använda “Online Residence Application System” av immigrationsbyrån som kategori 2.

Kategori 3 består huvudsakligen av små och medelstora företag. Specifikt är det organisationer och individer som har lämnat in föregående års sammanställning av lagstadgade rapporter till skattemyndigheten och vars källskatt är mindre än 10 miljoner yen. Majoriteten av japanska företag klassificeras i denna kategori.

Kategori 4 inkluderar organisationer och individer som inte tillhör någon av de ovanstående kategorierna. Det mest typiska exemplet är nystartade företag. Dessa företag har ännu inte avslutat ett räkenskapsår och har inte lämnat in någon sammanställning av lagstadgade rapporter, vilket innebär att de måste bevisa sin affärsstabilitet och kontinuitet genom andra dokument.

Denna kategoriseringssystem syftar till att effektivisera granskningsprocessen. Företag i kategori 1 och 2, vars affärsstabilitet redan har bevisats genom offentliga eller objektiva indikatorer, genomgår en granskning som främst fokuserar på den utländska individens lämplighet. Å andra sidan, för företag i kategori 3, och särskilt kategori 4, blir inte bara den utländska individens lämplighet utan även det mottagande företagets affärsinnehåll och finansiella situation föremål för granskning, vilket kräver att fler bevisande dokument lämnas in.

Nedan följer en tabell som sammanfattar definitionerna och specifika exempel för varje kategori.

Dokument som företag bör förbereda efter kategori

När man ansöker om ett intyg för behörighet att vistas i Japan varierar de dokument som ett företag behöver förbereda beroende på de fyra kategorierna som nämnts tidigare. Här förklarar vi specifikt vilka dokument som krävs, med exempel på den ofta använda visumkategorin “Teknik, humaniora och internationella tjänster”.

Först och främst finns det dokument som är gemensamma för alla kategorier och som måste lämnas in. Dessa utgör grunden för ansökan.

• Ansökningsformulär för intyg om behörighet att vistas: Använd det senaste formuläret som kan laddas ner från Immigration Services Agency of Japan’s webbplats. (Immigration Services Agency of Japan “Visumkategori ‘Teknik, humaniora och internationella tjänster'” https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/gijinkoku.html)
• Fotografi: Ett passfoto av sökanden som uppfyller de angivna specifikationerna och som ska fästas på ansökningsformuläret.
• Svarskuvert: Används för att meddela resultatet av granskningen och måste ha adressen tydligt angiven samt vara försedd med frimärken för rekommenderad post.
• Kopia av anmälan om arbetsvillkor eller anställningsavtal: Ett dokument som tydligt anger specifika arbetsvillkor såsom arbetsuppgifter, lön och arbetstider.
• Dokument som bevisar sökandens utbildningsbakgrund och arbetslivserfarenhet: Detta inkluderar exempelvis examensbevis från universitet och CV som beskriver tidigare arbetslivserfarenhet.

Därefter lämnar man in följande dokument för att bevisa företagets kategori, utöver de gemensamma dokumenten ovan.

Företag i kategori 1 lämnar in något av följande dokument för att bevisa sin ställning.

• Kopia av “Yuka Shoken Hokokusho” (företagsrapport för varje säsong) eller dokument som bevisar att företaget är noterat på en japansk börs.
• Kopia av dokument som bevisar att företaget har fått tillstånd att etablera sig från den ansvariga myndigheten.

Företag i kategori 2 och 3 lämnar in följande dokument för att visa företagets storlek.

• Kopia av den sammanlagda lagstadgade rapporten om föregående års löneinkomst för anställda (med mottagningsstämpel från skattemyndigheten).

Företag i kategori 4, som ännu inte har någon skattebetalningshistorik, måste objektivt visa verksamhetens stabilitet och kontinuitet. Därför krävs fler dokument än för företag i kategorierna upp till 3. Vanligtvis lämnar man in följande dokument.

• Affärsplan: Ett dokument som rationellt förklarar den specifika affärsverksamheten, inkomstprognoser och varför det är nödvändigt att anställa den utländska medarbetaren.
• Registreringsbevis för företaget: Ett officiellt dokument utfärdat av Legal Affairs Bureau som bevisar företagets grundläggande information.
• Kopia av de senaste årsredovisningsdokumenten: Lämnas in om företaget har avslutat minst en räkenskapsperiod efter etableringen. Om det är ett nystartat företag utan årsredovisning måste detta förklaras.

Denna skillnad i dokumentkrav speglar logiken bakom Immigration Services Agency of Japans riskbedömning. För företag i kategori 1 och 2 anses företagets tillförlitlighet redan vara säkerställd, så granskningen fokuserar främst på sökandens personliga kvalifikationer. Men för företag i kategori 3, och särskilt för kategori 4, bedömer granskaren inte bara sökanden utan också om företaget har förmågan att fortsätta anställa utländska medarbetare på ett stabilt sätt och om verksamheten i sig är laglig och har en faktisk verksamhet. Därför är ansökan om visum för företag i kategori 4, som är nystartade företag, inte bara en anställningsprocedur utan också ett tillfälle att bevisa företagets legitimitet och framtidsutsikter för myndigheterna.

Risk för påföljder för företag: Brottet att främja olagligt arbete i Japan

Företag som anställer utländska medborgare i Japan har inte bara ansvar för att korrekt förstå och följa procedurerna för uppehållstillstånd, utan de måste också kontinuerligt följa lagar och förordningar under anställningsperioden. Om de misslyckas med detta kan företaget stå inför en allvarlig juridisk risk i form av brottet att främja olagligt arbete. Detta brott är reglerat i artikel 73-2 i den japanska invandringslagen och innebär stränga påföljder för de som tillåter olaglig arbetskraft.

Handlingar som typiskt leder till brottet att främja olagligt arbete kan delas in i tre kategorier. För det första, att anställa utländska medborgare som olagligt vistas i Japan eller som har uppehållstillstånd som inte tillåter arbete (till exempel korttidsvistelse). För det andra, att låta utländska medborgare arbeta utöver de aktiviteter som är tillåtna enligt deras uppehållstillstånd. Ett exempel är att låta en ingenjör med uppehållstillstånd för “teknik, humaniora och internationella tjänster” utföra enkla fabriksarbeten som inte kräver specialkunskaper som huvudsaklig sysselsättning. För det tredje, att låta utländska medborgare arbeta mer än de timmar som tillåts enligt tillstånd för aktiviteter utanför deras kvalifikationer. Ett exempel är att låta en utbytesstudent arbeta 40 timmar i veckan när det finns en gräns på 28 timmar.

Om dessa överträdelser begås kan arbetsgivaren riskera “upp till tre års fängelse eller böter på upp till tre miljoner yen, eller båda”. Dessutom, enligt japansk lag, kan inte bara den person som direkt är ansvarig för överträdelsen utan även företaget i sig bli bötfällt, eftersom många lagar har bestämmelser om dubbelbestraffning, vilket innebär att hela företaget kan hållas ansvarigt.

Särskilt bör företag vara uppmärksamma på behandlingen av “försummelse” enligt den japanska invandringslagen. Enligt lagen är påståendet “jag visste inte att det var en olaglig arbetsaktivitet” i princip inte en giltig ursäkt för att undgå straff. Men om det kan bevisas att det inte fanns någon försummelse i att inte veta detta, kan straff undvikas. Detta innebär att företag har en aktiv skyldighet att noggrant kontrollera uppehållstillstånd och arbetsrättigheter för de utländska medborgare de avser att anställa, till exempel genom att verifiera originalen av uppehållskorten. Om ett företag endast kontrollerar en kopia av uppehållskortet eller tar anställdas muntliga påståenden för givna och detta leder till olagligt arbete, kan företaget anses ha försummat sin kontrollplikt och därmed bli föremål för straff.

En fällande dom för brottet att främja olagligt arbete innebär inte bara direkta straff som böter eller fängelse, utan kan också ha allvarliga konsekvenser för företagets affärsverksamhet. Till exempel kan företag som dömts för detta brott bli diskvalificerade från att använda system som teknikpraktikprogrammet eller det specifika färdighetsprogrammet, vilka är viktiga arbetskraftskällor inom vissa industrisektorer, och därmed inte längre kunna ta emot utländska arbetstagare genom dessa program. Detta visar att överträdelser av efterlevnadsregler kan utvecklas från att vara enbart en juridisk fråga till att bli en affärsrisk som hotar själva fortsättningen av verksamheten.

Efteranställningsförfaranden: Anmälan om Anställningsförhållanden för Utländska Arbetstagare i Japan

Anställningsförfarandet för utländska arbetstagare är inte över bara för att de har fått tillstånd att stanna och deras anställning har bekräftats. Även efter att anställningen har påbörjats finns det juridiska skyldigheter som företaget måste uppfylla. En av dessa är inlämning av “Anmälan om Anställningsförhållanden för Utländska Arbetstagare”, baserat på den japanska lagen “Lagen om omfattande främjande av arbetspolitik samt stabilitet i anställning och förbättring av yrkeslivet för arbetstagare”. Detta är en procedur som alla arbetsgivare är skyldiga att följa.

Denna anmälan ska göras till den lokala offentliga arbetsförmedlingen (Hello Work) när en utländsk arbetstagare nyanställs eller när en utländsk arbetstagare lämnar sin anställning. Syftet med detta system är att den japanska regeringen ska kunna få en korrekt bild av anställningssituationen för utländska arbetstagare och främja lämplig anställningsförvaltning samt stödja återanställning.

Metoden för att lämna in anmälan varierar beroende på om den utländska arbetstagaren är försäkrad i arbetsförsäkringen eller inte. Om den utländska arbetstagaren är försäkrad i arbetsförsäkringen, kommer inlämningen av “Anmälan om Förvärv av Försäkringskvalifikation för Arbetsförsäkring” att inkludera anmälan om anställningsförhållanden för utländska arbetstagare, så inga ytterligare dokument behöver lämnas in.

Å andra sidan, om den utländska arbetstagaren inte är försäkrad i arbetsförsäkringen på grund av arbetsvillkor som arbetstid, måste “Anmälan om Anställningsförhållanden för Utländska Arbetstagare (Formulär nummer 3)” lämnas in. Detta formulär kan laddas ner från Japans hälsoministeriums webbplats. (Hälsoministeriet, “Om anmälan av anställningsförhållanden för utländska arbetstagare” https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/koyou/gaikokujin/todokede/index.html).

Sista dagen för att lämna in anmälan är den sista dagen i månaden efter den månad då anställningen påbörjades eller avslutades. Om denna anmälan försummas eller om en falsk anmälan görs, kan en böter på upp till 300 000 yen bli aktuell, så det är viktigt att vara uppmärksam. Denna procedur sker under olika administrativa syften: förvaltningen av arbetsmarknaden som övervakas av hälsoministeriet, skiljer sig från förvaltningen av uppehållstillstånd som hanteras av justitieministeriet (Immigrationsbyrån), och företag måste följa båda regelverken.

Sammanfattning

Att anställa utländsk specialistkompetens är en kraftfull strategi för att öka global konkurrenskraft för japanska företag. Men för att detta ska bli verklighet är det absolut nödvändigt att följa de komplexa och strikta regleringarna som utgörs av Japans invandringslagstiftning. Som vi har beskrivit i denna artikel, är en korrekt förståelse av uppehållstillstånd, förberedelse av lämpliga dokument anpassade efter företagets storlek, och undvikande av allvarliga juridiska risker som främjande av olagligt arbete, ett ansvar som åligger alla företag. Dessa förfaranden kräver specialistkunskap och stor noggrannhet, och försummelse kan leda till oväntade tidsförluster och juridiska sanktioner.

Vår byrå, Monolith Law Office, har en omfattande erfarenhet av att tillhandahålla juridiska tjänster relaterade till arbetsvisum och uppehållstillstånd i Japan, som beskrivits i denna artikel, till ett stort antal klienter inom landet. Vår styrka ligger i en djupgående förståelse av det japanska rättssystemet, kompletterat med att vi har flera advokater som talar engelska och har juridiska kvalifikationer från andra länder. Detta gör det möjligt för oss att effektivt stödja juridiska förfaranden över landsgränserna, inte bara för företags juridiska och personalansvariga, utan även för de utländska kandidaterna själva. Om ni stöter på komplexa förfaranden eller behöver bygga upp ett compliance-system för anställning av utländsk personal, tveka inte att kontakta oss för rådgivning.