Japans arbetsvisum: Förfaranden och strategiska punkter för rekrytering av utländska anställda, uppdelat efter rekryteringsform

I den globaliserade affärsvärlden av idag är förvärvet av högkvalificerad internationell personal med olika bakgrunder en viktig affärsstrategi för japanska företag att bibehålla sin internationella konkurrenskraft och skapa nya innovationer. Men processen att anställa utländsk personal slutar inte bara med rekryteringsaktiviteter. Japans lag om invandringskontroll och flyktingigenkänning (nedan kallad “Invandringslagen”) och andra relaterade lagar fastställer strikta krav och procedurer för utländska arbetstagare att arbeta i Japan, och det är avgörande att förstå och följa dessa juridiska procedurer korrekt. Brister i procedurerna eller missförstånd kan leda till betydande förseningar i rekryteringsplanerna eller, i värsta fall, allvarliga risker för företagets efterlevnad. I den här artikeln fokuserar vi på de tre huvudsakliga rekryteringsformerna som företag står inför när de anställer internationell personal i Japan: “nyutexaminerade internationella studenter”, “jobbyte för utländska invånare i Japan” och “rekrytering av utländska invånare utomlands”. Vi kommer att omfattande och konkret förklara de juridiska procedurerna, nödvändiga dokument och praktiska överväganden för varje scenario, baserat på de senaste lagarna. Detta kommer att ge vägledning för företagsledare och personal inom juridik och HR för att strategiskt och smidigt driva varje rekryteringsprocess.

Grundläggande kunskaper om det japanska arbetsvisumsystemet

För att förstå processen för att anställa utländska medarbetare är det avgörande att först ha en grundläggande förståelse för strukturen av Japans system för uppehållstillstånd.

Arbetstillstånd enligt japanska visumkategorier

I Japan definierar invandringslagen ‘visumkategorier’ som den juridiska status som tillåter utlänningar att vistas och verka i landet. De aktiviteter som kan utföras i Japan är strikt reglerade beroende på visumkategori, och om man får utföra inkomstbringande arbete beror på vilken typ av visumkategori man innehar.

Visumkategorierna kan grovt indelas i tre grupper baserat på om de tillåter arbete eller inte. För det första finns det visumkategorier som ‘permanent bosatt’ och ‘make/maka till japansk medborgare’ som inte har några restriktioner och i princip tillåter arbete inom alla yrken. För det andra finns det visumkategorier som begränsar aktiviteterna till specifika områden. Dessa inkluderar ‘Specialist in Humanities/International Services’ och ‘Engineer/Specialist in Humanities/International Services’, vilka ofta används när företag anställer utländska specialister. Personer med dessa visumkategorier får endast arbeta inom de tillåtna verksamhetsområdena. För det tredje finns det visumkategorier som ‘student’ och ‘korttidsvistelse’, där arbete i princip inte är tillåtet.

I den här artikeln fokuserar vi på visumkategorin ‘Engineer/Specialist in Humanities/International Services’, som är mest relevant när man anställer vita kragspecialister. Denna visumkategori omfattar följande tre arbetsområden:

• Teknik: Arbete som kräver tekniska färdigheter eller kunskaper inom naturvetenskapliga områden som fysik, ingenjörsvetenskap och andra naturvetenskaper. Exempel på sådana yrken inkluderar IT-ingenjörer, programmerare, maskintekniker och forskare och utvecklare.
• Humanistisk kunskap: Arbete som kräver kunskaper inom humanistiska vetenskaper som juridik, ekonomi, sociologi och andra områden. Yrken som marknadsföring, finans, juridik och managementkonsultation faller under denna kategori.
• Internationella tjänster: Arbete som kräver en förståelse för eller känslighet för utländska kulturer. Detta inkluderar yrken som översättare, tolkar, språklärare, internationella affärer och designers.

Gemensamma krav för att erhålla uppehållstillstånd i Japan

För att erhålla uppehållstillståndet “Teknik, humaniora och internationella tjänster” i Japan, måste både den utländska sökanden och arbetsgivaren uppfylla de kriterier som fastställts av Justitieministeriets förordning.

Först och främst krävs det att sökanden själv har en akademisk bakgrund eller praktisk erfarenhet som är relevant för det arbete de avser att utföra. Specifikt innebär detta att ha en examen från ett universitet inom det relevanta området eller att ha mer än tio års praktisk erfarenhet som grundprincip. Dock, för arbete inom “internationella tjänster” som inte inkluderar översättning, tolkning eller språkundervisning, anses tre års relevant arbetslivserfarenhet vara tillräckligt för att uppfylla kraven. Vid granskningen av Immigration Services Agency of Japan bedöms det strikt om det finns en relevans mellan sökandens studieinriktning eller yrkeserfarenhet och de arbetsuppgifter de kommer att utföra efter anställningen.

Nästa viktiga krav för företaget är lönenivån och företagets ekonomiska stabilitet. Det är fastställt att den lön som den utländska arbetstagaren erhåller måste vara likvärdig eller högre än vad japanska anställda med motsvarande arbetsuppgifter får. Detta är en viktig standard för att förhindra att utländska arbetstagare anställs till orättvist låga löner. Artikel 3 i den japanska arbetsstandardlagen förbjuder också diskriminerande behandling i löner och andra arbetsvillkor baserat på nationalitet, och denna princip beaktas även vid granskningen av uppehållstillstånd. Dessutom måste företaget som anställer kunna bevisa sin affärsverksamhets stabilitet och kontinuitet. Detta visar att företaget har förmågan att fortsätta anställa den utländska arbetstagaren och betala en stabil lön.

Kategorisystem för företag vid ansökan om uppehållstillstånd

I processen för att ansöka om uppehållstillstånd klassificerar Japans immigrationsbyrå arbetsgivare, det vill säga företag, i fyra kategorier baserat på deras storlek och pålitlighet för att påskynda ansökningsprocessen. Antalet dokument som krävs vid ansökan varierar avsevärt beroende på vilken kategori företaget tillhör.

• Kategori 1: Företag noterade på den japanska börsen, offentliga välgörenhetsorganisationer godkända av staten, med mera.
• Kategori 2: Organisationer eller individer vars belopp av källskatt på löneinkomst för det föregående året enligt den lagstadgade sammanställningen överstiger 10 miljoner yen.
• Kategori 3: Organisationer eller individer som har lämnat in den lagstadgade sammanställningen för det föregående året, med undantag för de som ingår i kategori 2.
• Kategori 4: Organisationer eller individer som inte passar in i någon av ovanstående kategorier (till exempel nystartade företag).

Företag i kategori 1 och 2 anses ha hög social kreditvärdighet och stabilitet i ledningen, vilket innebär att de krävs att lämna in betydligt färre dokument. Å andra sidan måste företag i kategori 3 och 4, särskilt nystartade företag, lämna in fler dokument (såsom affärsplaner och finansiella rapporter) för att bevisa sin affärsstabilitet. Detta kategorisystem är inte bara en fråga om administrativa skillnader. Att förstå vilken kategori ens eget företag tillhör är av yttersta vikt för att planera rekryteringsscheman och förbereda nödvändiga dokument. Till exempel måste startups som tillhör kategori 4, jämfört med börsnoterade företag i kategori 1, förbereda sig för en längre granskningsperiod och en mer detaljerad utvärdering av deras ansökan om uppehållstillstånd. Detta är en strategisk faktor som direkt påverkar fördelningen av tids- och personalresurser i rekryteringsaktiviteter.

Rekryteringsformer: Anställning av internationella studenter som nyutexaminerade i Japan

Att anställa talangfulla internationella studenter som nyutexaminerade från universitet och yrkesskolor i Japan är en viktig möjlighet för många företag att förvärva värdefull personal.

Översikt över förfarandet: “Ansökan om ändring av uppehållsstatus”

Den uppehållsstatus som internationella studenter innehar, “Student”, är avsedd för studier och tillåter i princip inte heltidsarbete. Därför måste de ändra sin uppehållsstatus till en som tillåter arbete, vanligtvis “Teknik, humaniora/kunskap och internationella tjänster”, innan de kan börja arbeta på ett företag efter examen. Denna process kallas för “Ansökan om ändring av uppehållsstatus” och utförs av personen själv hos den lokala invandringsmyndigheten.

Ansökningsprocess och nödvändiga dokument

Även om det är studenten som ansöker, är det företaget som anställer som är skyldigt att förbereda och tillhandahålla ett flertal nödvändiga dokument för ansökan. De nödvändiga dokumenten kan delas upp i de som förbereds av ansökaren (studenten) och de som företaget förbereder.

De huvudsakliga dokumenten som ansökaren (studenten) förbereder är följande:

• Ansökningsformulär för ändring av uppehållsstatus
• Passfoto (vertikalt 4 cm x horisontellt 3 cm)
• Pass och uppehållskort (presenteras vid skrivbordet)
• Examensbevis eller intyg om förväntad examen
• CV

De huvudsakliga dokumenten som det mottagande företaget förbereder är följande:

• Dokument som bevisar företagets kategori (till exempel en kopia av “Shikiho” för kategori 1, en kopia av den lagstadgade sammanställningen av källskatt på löneinkomst för föregående år för kategori 2 och 3)
• Registreringsbevis
• Material som klargör verksamhetsinnehållet (företagspresentation, broschyrer etc.)
• Kopia av den senaste årsredovisningen (särskilt för kategori 3 och 4)
• Kopia av anställningsavtal eller meddelande om arbetsvillkor (där arbetsuppgifter, lönebelopp, anställningsperiod etc. är tydligt angivna)

Det officiella formuläret för ansökan, “Ansökningsformulär för ändring av uppehållsstatus”, kan laddas ner från Invandringsverkets webbplats.

• Webbplatsnamn: Invandringsverket
• Sidtitel: Ansökan om ändring av uppehållsstatus
• URL: https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/16-2.html

Ansökningskontor, tidsram och saker att tänka på

Ansökan görs vid skrivbordet hos den lokala invandringsmyndigheten som har jurisdiktion över ansökarens bostadsort. Den standardbehandlingstid som Invandringsverket publicerar är mellan en och två månader, men under examenssäsongen från mars till april tenderar ansökningarna att öka och granskningstiden kan bli längre än vanligt. Därför är det klokt för företag att planera ett schema med två till tre månaders marginal.

Tidpunkten för ansökan är också viktig. För studenter som tar examen i mars börjar ansökningarna vanligtvis att tas emot runt december året innan (detta kan variera beroende på jurisdiktion). Så snart som ett jobberbjudande är bekräftat, är det viktigt att snabbt gå vidare med förberedelserna för att säkerställa att tillståndet erhålls före startdatumet. Det är också viktigt att vara uppmärksam på förvaltningen av uppehållstiden så att den nuvarande “Student”-statusen inte löper ut under ansökningsprocessen.

Rekrytering av utländska medarbetare bosatta i Japan: Anställning av erfarna arbetstagare

Att anställa utländska medarbetare som redan arbetar i Japan kan vara en stor tillgång eftersom de ofta kan bidra med omedelbar kompetens, vilket många företag aktivt eftersträvar. I dessa fall varierar processen beroende på den anställdas nuvarande visumstatus och hur den relaterar till de nya arbetsuppgifterna.

Grundläggande kontroll: Överensstämmelse mellan arbetsuppgifter och visumstatus

Det första och viktigaste steget vid anställning av erfarna arbetstagare är att säkerställa att kandidatens nuvarande visumstatus tillåter de arbetsuppgifter som de kommer att utföra i ditt företag. Till exempel, om en IT-ingenjör med visumstatus för “Teknik, humaniora och internationella tjänster” anställs som IT-ingenjör i ett annat företag, är det troligt att arbetsuppgifterna faller inom samma område. Men om samma IT-ingenjör anställs för en marknadsföringsposition, kan arbetsuppgifterna anses ligga utanför den tillåtna omfattningen. Att försumma denna kontroll kan leda till problem i senare skeden av processen.

Förfaranden när arbetsuppgifterna ligger inom samma område

Om de nya arbetsuppgifterna efter jobbyte ligger inom ramen för de aktiviteter som tillåts av den nuvarande visumstatusen, är det inte nödvändigt att ändra själva visumstatusen. Dock är det enligt lag ett krav att den anställde rapporterar ändring av arbetsgivare.

Denna rapportering kallas “Notification of a Contracting Organization” och är en skyldighet för den utländska medarbetaren enligt artikel 19-16 i Japans immigrationslag. Specifikt måste den anställde rapportera att kontraktet med den tidigare arbetsgivaren har avslutats inom 14 dagar efter att ha slutat, och att ett nytt kontrakt har ingåtts med den nya arbetsgivaren inom 14 dagar efter anställning. Denna rapportering kan göras online via Immigration Services Agency of Japan’s elektroniska rapporteringssystem, genom att besöka en lokal immigrationsbyrå, eller genom att skicka det till Tokyo Immigration Bureau.

Även om det inte är en laglig skyldighet, finns det en starkt rekommenderad procedur ur ett riskhanteringsperspektiv för företag, vilket är att ansöka om ett “Certificate of Eligibility for Employment”. Detta certifikat är en officiell bekräftelse från Immigration Services Agency of Japan att de nya arbetsuppgifterna ligger inom ramen för den nuvarande visumstatusen. Även om detta steg är frivilligt, finns det stora fördelar med att genomföra det. Visumstatusen måste förnyas vartannat år, och vid dessa tillfällen kommer de nya arbetsuppgifterna att granskas på nytt. Om det vid förnyelsen bedöms att arbetsuppgifterna ligger utanför visumstatusens omfattning, kan förnyelsen nekas, vilket innebär en allvarlig risk att den anställde inte kan fortsätta sitt arbete. Genom att skaffa ett “Certificate of Eligibility for Employment” vid jobbyte kan du undvika denna risk i förväg. Det är alltså en mycket effektiv strategisk åtgärd för att eliminera osäkerheten vid framtida ansökningar om förnyelse och säkerställa anställningsstabilitet.

Förfaranden när arbetsuppgifterna ligger utanför området

Om de nya arbetsuppgifterna efter jobbyte ligger utanför ramen för den nuvarande visumstatusen (till exempel om någon med ett “Utbildning” visum anställs för en planeringsposition inom ett företag), är det nödvändigt att ansöka om en “Change of Status of Residence”. Den anställde får inte börja de nya arbetsuppgifterna förrän denna ansökan har godkänts. Processen och de nödvändiga dokumenten är nästan identiska med de som gäller för anställning av nyutexaminerade internationella studenter.

Viktiga överväganden vid rekrytering

Det finns viktiga saker att tänka på vid anställning av erfarna arbetstagare, särskilt om kandidaten är arbetslös. Enligt immigrationslagen kan visumstatusen återkallas om den anställde utan giltig anledning inte har fortsatt de aktiviteter som tillåts av visumstatusen i mer än tre månader. Det innebär att kandidater som har varit arbetslösa i mer än tre månader löper risk att förlora sin visumstatus. När du anställer sådana kandidater bör du vara medveten om att framtida ansökningar om förnyelse eller ändring av visumstatus kan bli striktare än vanligt.

Anställningsformer: Att anställa utländska medborgare bosatta utomlands

När man vill rekrytera specialiserad personal som bor utomlands till Japan, krävs det procedurer som skiljer sig från de som gäller för inhemska anställningar.

Översikt över förfarandet: “Ansökan om utfärdande av intyg om behörighet att vistas i landet”

I detta fall måste det japanska mottagande företaget först agera som ombud och ansöka om ett “Certificate of Eligibility (COE)” hos den lokala invandringsmyndigheten. COE är ett dokument där Japans justitieminister i förväg intygar att den sökande utländska medborgaren uppfyller villkoren för inresa och vistelse i Japan. Efter att COE har utfärdats måste den anställda utländska medborgaren lämna in det till den japanska ambassaden eller konsulatet i sitt hemland för att få ett officiellt visum utfärdat. Därefter genomgår personen en tvåstegsprocess där visumet används för att resa in i Japan.

Ansökningsprocess och nödvändiga dokument

COE kan ansökas av antingen den sökande själv eller en ombudsperson, såsom en anställd vid mottagande institution.

De nödvändiga dokumenten varierar beroende på företagets kategori, men precis som vid ansökan om ändring av uppehållstillstånd krävs dokument både relaterade till den sökande och till det mottagande företaget.

De huvudsakliga dokumenten som det mottagande företaget måste förbereda inkluderar:

• Ansökningsformulär för utfärdande av intyg om behörighet att vistas i landet
• Passfoto (av den sökande)
• Kuvert för svarsbrev
• Dokument som skickats av den sökande (exempelvis examensbevis, CV, arbetslivserfarenheter, certifikat)
• Dokument som bevisar företagets kategori, registreringsbevis, kopia av senaste bokslut, kopia av anställningsavtal etc.

Det officiella formuläret “Ansökningsformulär för utfärdande av intyg om behörighet att vistas i landet” kan laddas ner från Invandringsverkets webbplats.

• Webbplatsnamn: Invandringsverket
• Sidtitel: Ansökan om utfärdande av intyg om behörighet att vistas i landet
• URL: https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/16-1.html

Ansökningskontor, behandlingstid och saker att tänka på

Ansökan görs vid den lokala invandringsmyndigheten som har jurisdiktion över det mottagande företagets plats. Den standardiserade behandlingstiden är mellan en och tre månader, vilket är den längsta ledtiden bland de tre anställningsformerna. Därför är det viktigt att ta hänsyn till denna granskningstid när man planerar rekrytering från utlandet och att schemalägga projektet därefter.

Det är särskilt viktigt att notera giltighetstiden för det utfärdade COE. COE blir ogiltigt om innehavaren inte har rest in i Japan inom tre månader från utfärdandedatumet. Inom denna period måste personen ha skaffat visum i sitt hemland och slutfört resan till Japan.

Att jämföra den tid som olika procedurer tar är mycket viktigt när man utformar en rekryteringsstrategi. Till exempel, om det finns ett brådskande behov av att säkra personal inom två månader, är rekrytering från utlandet, som kan ta mellan en och tre månader för att få COE, inte realistiskt. I dessa fall är det snabbare att anställa någon som redan bor i landet. Men även då krävs snabba administrativa processer eftersom det finns en skyldighet att rapportera inom 14 dagar efter anställning. Att förstå de juridiska kraven och tidslinjerna för varje procedur och att välja den rekryteringskanal som bäst passar företagets behov är nyckeln till framgång.

Jämförelse och sammanfattning av olika förfaranden

Nedan sammanfattar vi de huvudsakliga skillnaderna i visumstatusförfaranden för de tre anställningsformerna som vi har förklarat hittills. Denna tabell är avsedd att hjälpa företagsansvariga att snabbt förstå nyckelpunkterna i varje scenario och utarbeta lämpliga rekryteringsplaner.

Sammanfattning

Japan välkomnar aktivt utländska talanger med specialiserade tekniska färdigheter och kunskaper, men det rättsliga systemet som reglerar deras anställning är mycket detaljerat och tolererar inte misstag i förfarandena. För att lyckas med rekryteringen av utländsk personal är det avgörande att korrekt förstå dessa komplexa juridiska processer och hantera dem på ett planerat sätt. Att proaktivt gå vidare med dessa processer med hjälp av experter är inte bara en kostnad utan en strategisk investering för att säkra viktiga affärsresurser och undvika juridiska risker.

Monolith Law Office har en omfattande erfarenhet av att tillhandahålla juridiska tjänster relaterade till detta ämne till en mångfald av klientföretag i Japan. Vår styrka ligger i vår djupa expertkunskap om förfaranden för anställning av utländsk personal, förstärkt av att vi har flera advokater som talar engelska och har juridiska kvalifikationer från andra länder. Detta gör det möjligt för oss att erbjuda detaljerad och smidig support som övervinner språkliga och juridiska kulturskillnader, även för företag som bedriver verksamhet globalt. Om ni stöter på problem med ansökningsförfaranden för uppehållstillstånd, som beskrivits i denna artikel, tveka inte att kontakta oss. Vi är här för att kraftfullt stödja en smidig integration av era värdefulla utländska anställda från ett juridiskt perspektiv.