En förklaring av systemet för ansvarsfrihet och ansvarsbegränsning för styrelseledamöter enligt japansk bolagsrätt

Inom japanska aktiebolag bär styrelseledamöter och revisorer ett stort ansvar gentemot företaget. Enligt artikel 423, punkt 1 i den japanska bolagslagen (日本の会社法), är dessa personer ansvariga för att ersätta skador som uppstår om de försummar sina uppgifter (任務懈怠). Detta skadeståndsansvar kan ibland bli extremt högt och utgör en betydande risk för individer som överväger att bli styrelseledamöter. Nyligen har rättsfall visat på denna risk, såsom domen där tidigare ledning i Tokyo Electric Power Company ålades att betala över 13 biljoner yen i skadestånd.

Men samtidigt som den japanska bolagslagen ställer strikta krav på styrelseledamöter, erbjuder den också ett sofistikerat och flerskiktat system för att rimligtvis undanta eller begränsa detta ansvar. Detta system är utformat för att balansera två viktiga mål. Det ena är att klargöra styrelseledamöternas ansvar och skydda företagets och dess aktieägares intressen. Det andra är att förhindra att kompetenta individer avskräcks från att bli styrelseledamöter av rädsla för överdrivet ansvar, eller att deras affärsbeslut blir alltför försiktiga. För att förena sund bolagsstyrning med djärv företagsledning är det avgörande att förstå denna ansvarslättnadsram.

I denna artikel kommer vi att ge en omfattande förklaring av de huvudsakliga systemen för undantag och begränsning av styrelseledamöters ansvar för försummelse av uppgifter, enligt den japanska bolagslagen. Vi kommer specifikt att behandla följande system:

1. Fullständigt undantag från ansvar med samtycke från alla aktieägare (bolagslagen artikel 424)
2. Delvis undantag från ansvar genom särskilt beslut av bolagsstämman (bolagslagen artikel 425)
3. Delvis undantag från ansvar genom beslut av styrelsen (bolagslagen artikel 426)
4. Ansvarsbegränsningsavtal med icke-verkställande styrelseledamöter (bolagslagen artikel 427)
5. Rättslig förlikning i aktieägarrepresentativa rättegångar (bolagslagen artikel 850)

Dessa system har olika krav, procedurer och effekter. Att förstå dessa skillnader korrekt är av yttersta vikt för styrelseledamöter, företagsledare och investerare som bedriver verksamhet i Japan, ur ett riskhanterings- och styrningsperspektiv.

Fullständig Befrielse från Ansvar med Samtycke av Samtliga Aktiägare (Japanska Bolagslagen Artikel 424)

Det mest grundläggande och kraftfulla sättet att befria en styrelseledamot från ansvar för försummelse av sina uppgifter är att erhålla samtycke från samtliga aktieägare. Japanska bolagslagen artikel 424 föreskriver att “ansvaret enligt föregående paragraf kan inte befrias utan samtycke från samtliga aktieägare.” Detta innebär att om alla aktieägare, som är företagets ägare, samtycker, kan styrelseledamotens ekonomiska ersättningsskyldighet gentemot företaget helt och hållet befrias.

Den största egenskapen hos denna metod är att den möjliggör befrielse från ansvar i sin “helhet.” Detta står i kontrast till andra system som endast tillåter delvis befrielse av ansvar. Även om styrelseledamotens handlingar har varit avsiktliga eller grovt vårdslösa, kan de omfattas av befrielsen.

Det finns dock betydande praktiska begränsningar med detta system. Det kräver samtycke från “samtliga aktieägare,” vilket bokstavligen innebär alla aktieägare. I börsnoterade företag med många aktieägare eller företag med spridd aktieägarstruktur är det i praktiken omöjligt att få samtycke från alla aktieägare. Därför är denna metod endast en realistisk möjlighet i fall där aktieägarna är specifika och få, såsom i ett enmansbolag med en enda aktieägare, ett helägt dotterbolag där moderbolaget äger 100% av aktierna, eller i familjeföretag med ett fåtal aktieägare. Dessutom gäller denna befrielse endast ansvar för redan inträffade handlingar och kan inte användas för att på förhand befria ansvar för framtida handlingar.

Detta system innehåller också viktiga teoretiska frågor, särskilt i relation till skyddet av företagets borgenärer. Styrelseledamotens skadeståndsanspråk mot företaget utgör en del av företagets tillgångar. När aktieägarna samtycker till att avstå från detta anspråk, minskar de företagets tillgångar. I slutna företag där aktieägare och ledning är nära besläktade, kan det hända att ledningen orsakar skada på företaget genom riskfyllda transaktioner och sedan befriar sig själva från ansvar i egenskap av aktieägare, vilket resulterar i att företagets tillgångar minskar och externa borgenärer drabbas av nackdelar. Japanska bolagslagen har ingen allmän begränsningsregel för detta och prioriterar i princip aktieägarnas vilja. Dock finns det specifika situationer, såsom ansvar för olaglig utdelning av överskott, där befrielse begränsas ur ett borgenärsskyddsperspektiv, vilket visar att lagstiftaren är medveten om detta problem.

Delvis Befrielse från Ansvar genom Särskilt Beslut vid Bolagsstämma (Japanska Bolagslagen Artikel 425)

För publika bolag i Japan där det är svårt att få samtycke från alla aktieägare, används mer realistiskt systemet för delvis befrielse från ansvar genom ett särskilt beslut vid bolagsstämman. Japanska bolagslagen artikel 425 tillåter, under vissa villkor, att en del av styrelseledamöternas skadeståndsansvar befrias genom ett särskilt beslut vid bolagsstämman. Ett särskilt beslut kräver i princip att aktieägare med majoriteten av rösträtterna är närvarande och att två tredjedelar av de närvarande aktieägarna röstar för beslutet (Japanska bolagslagen artikel 309, paragraf 2, punkt 8).  

För att använda detta system måste flera strikta krav uppfyllas. För det första, som det viktigaste subjektiva kravet, måste den ansvariga styrelseledamoten ha agerat “i god tro och utan grov vårdslöshet” i utförandet av sina uppgifter. Det innebär att om det finns “ondska” där ledamoten var medveten om försummelsen, eller “grov vårdslöshet” där ledamoten lätt kunde ha upptäckt problemet med lite uppmärksamhet, beviljas inte befrielse under detta system.  

För det andra är befrielsen begränsad till “delvis”. Styrelseledamöterna måste fortfarande bära ansvar upp till det lagstadgade “minimiansvarsbeloppet”. Detta minimiansvarsbelopp varierar beroende på ledamotens position och beräknas baserat på årlig ersättning enligt beräkningsmetoden i Japanska bolagslagens tillämpningsföreskrifter artikel 113. Specifikt är det sex gånger den årliga ersättningen för verkställande direktörer, fyra gånger för operativa styrelseledamöter, och två gånger för icke-operativa styrelseledamöter och revisorer.  

För det tredje, som ett procedurkrav, måste företaget ge aktieägarna tillräcklig information när de lägger fram förslaget om ansvarsbefrielse vid bolagsstämman. Specifikt måste företaget förklara de fakta som orsakade ansvaret, skadeståndsbeloppet, den maximala befrielsegränsen och dess beräkningsgrund, samt skälen och det specifika beloppet för befrielsen vid bolagsstämman.  

Vidare finns det en mycket viktig procedurmässig barriär ur ett bolagsstyrningsperspektiv i detta system. För att styrelsen ska kunna lägga fram förslaget om ansvarsbefrielse vid bolagsstämman, måste de först få “samtycke från varje revisor” (eller revisor om det inte finns en revisionskommitté) enligt Japanska bolagslagen artikel 425, paragraf 3. Detta är en mekanism för att förhindra att ansvarsbefrielse sker lättvindigt genom samförstånd mellan styrelseledamöterna. Revisorerna har en oberoende roll att skydda företagets och aktieägarnas intressen genom att noggrant granska om den berörda styrelseledamoten verkligen agerade i god tro och utan grov vårdslöshet, och om ansvarsbefrielsen gynnar företagets intressen. Revisorernas samtycke är inte bara en formell procedur utan fungerar som en väsentlig grindvakt för att säkerställa ansvarsbefrielseprocessens integritet.  

Ansvarsbegränsning genom Styrelsebeslut (Japanska Bolagslagen Artikel 426)

Den japanska bolagslagen erbjuder en mer flexibel metod för ansvarsbegränsning genom styrelsebeslut, som ett alternativ till beslut på bolagsstämman. Enligt Japanska Bolagslagen Artikel 426 kan vissa typer av företag, genom att fastställa detta i sina bolagsordningar, delvis befria styrelseledamöter från ansvar genom ett styrelsebeslut.

För att använda detta system finns strikta förutsättningar. För det första måste företaget inkludera en bestämmelse i sina bolagsordningar som anger att “styrelsen kan befria styrelseledamöter från skadeståndsansvar inom lagens gränser.” För att ändra bolagsordningen krävs ett särskilt beslut på bolagsstämman. Vidare kan endast företag med en etablerad intern övervakningsstruktur, såsom företag med revisorer, revisionskommittéer eller nomineringskommittéer, införa detta system.

De materiella kraven för befrielse är liknande de för befrielse genom bolagsstämmans beslut enligt Japanska Bolagslagen Artikel 425. Det innebär att styrelseledamöterna måste ha agerat i god tro och utan grov vårdslöshet, och att befrielsen endast gäller den del av ansvaret som överstiger det minsta ansvarsnivån.

Det mest utmärkande draget hos detta system är dess unika mekanism för att balansera ledningens flexibilitet med aktieägarskydd. Att kalla till en bolagsstämma innebär tid och kostnader, men med ett styrelsebeslut kan beslut fattas snabbare. Detta medför dock en risk för maktmissbruk av styrelsen. Därför ger Japanska Bolagslagen Artikel 426 minoritetsaktieägare en stark vetorätt för att begränsa denna risk. Om styrelsen fattar ett beslut om ansvarsbefrielse måste företaget utan dröjsmål meddela eller offentliggöra detta för aktieägarna. Om aktieägare som innehar minst 3% av det totala röstetalet motsätter sig inom en period av minst en månad, förlorar styrelsens beslut om befrielse sin giltighet. Denna “vetorätt för minoritetsaktieägare” fungerar som en kraftfull kontrollmekanism för att säkerställa att styrelsen inte kan ignorera inflytelserika minoritetsaktieägare eller aktivistaktieägare när de fattar beslut om ansvarsbefrielse. På så sätt möjliggörs effektiva beslut av styrelsen samtidigt som aktieägarnas övervakning säkerställs i praktiken.

Ansvarsbegränsning genom Ansvarsbegränsningsavtal (Japanska Bolagslagen Artikel 427)

Till skillnad från de efterföljande ansvarsbefrielsessystemen vi tidigare har diskuterat, är “ansvarsbegränsningsavtal” ett system där man i förväg fastställer en gräns för en styrelseledamots ansvar genom avtal. Japanska Bolagslagen Artikel 427 tillåter ett aktiebolag att i sina stadgar fastställa att det kan ingå avtal med specifika styrelseledamöter för att begränsa skadeståndsansvaret vid pliktförsummelse till en viss omfattning.

Kärnan i detta system är att det strikt begränsar vilka styrelseledamöter som kan ingå sådana avtal. Ansvarsbegränsningsavtalet kan endast omfatta styrelseledamöter (dock exklusive “verkställande styrelseledamöter och liknande”), redovisningsdeltagare, revisorer och externa revisorer. Med “verkställande styrelseledamöter och liknande” avses representativa styrelseledamöter eller de som valts att utföra bolagets verksamhet genom beslut av styrelsen (Japanska Bolagslagen Artikel 2, Punkt 15, i). Det innebär att ledningen som är direkt involverad i den dagliga verksamheten och har stor befogenhet inte omfattas av detta avtal.

För att använda detta system måste man först genom ett särskilt beslut på bolagsstämman fastställa i stadgarna att ansvarsbegränsningsavtal kan ingås, och registrera detta beslut. Även om ett avtal ingås, begränsas ansvaret faktiskt endast om den berörda styrelseledamoten har agerat i god tro och utan grov vårdslöshet vid utförandet av sina uppgifter. Ansvarsbegränsningsbeloppet är det högre av antingen det minsta ansvarsbegränsningsbeloppet som fastställs i Bolagslagen Artikel 425 (för icke-verkställande styrelseledamöter och liknande är det två gånger den årliga ersättningen) eller det belopp som fastställs i stadgarna.

Artikel 427 i Bolagslagen ses inte bara som en enkel ansvarslättnad, utan som ett viktigt politiskt verktyg för att stärka japansk bolagsstyrning. Särskilt syftar det till att säkerställa högkvalitativa, oberoende externa styrelseledamöter. En av de största hindren för erfarna experter och företagsledare att bli externa styrelseledamöter är risken att personligen stå för stora skadeståndsansvar i ett företag där de inte är direkt involverade i ledningen. Ansvarsbegränsningsavtal sätter ett tak på denna ekonomiska risk, vilket ger incitament för kvalificerade individer att tryggt ta på sig roller som externa styrelseledamöter eller revisorer. Att verkställande styrelseledamöter tydligt exkluderas från detta avtal återspeglar detta politiska syfte. Genom att ålägga dem som har befogenhet och ansvar för verksamheten ett tyngre ansvar, och ge lämpligt skydd till dem som övervakar och ger råd, syftar man till att främja en separation mellan ledning och övervakning och därigenom öka styrningens effektivitet.

Ett viktigt rättsfall som visar hur detta ansvarsbegränsningsavtal fungerar i praktiken är Osaka Högsta Domstolens dom den 21 maj 2015 (känd som Seikrest-fallet). I detta fall ifrågasattes ansvaret för en extern revisor för att inte ha förhindrat oegentligheter av företagets representativa styrelseledamot. Ett ansvarsbegränsningsavtal hade ingåtts mellan företaget och den berörda revisorn. Domstolen fastställde att revisorn hade försummat sin plikt (vårdslöshet) genom att inte rekommendera upprättandet av ett internt kontrollsystem. Men domstolen ansåg att denna vårdslöshet inte utgjorde “grov vårdslöshet” och erkände giltigheten av ansvarsbegränsningsavtalet. Som ett resultat begränsades revisorns skadeståndsansvar till två års ersättning enligt avtalet. Detta rättsfall visar att domstolen respekterar ansvarsbegränsningsavtal, men också att den noggrant granskar om styrelseledamöternas handlingar utgör “grov vårdslöshet”, vilket klargör att styrelseledamöternas omsorgsplikt inte minskar även om ett avtal har ingåtts.

Jämförelse av olika japanska undantags- och begränsningssystem

De fyra huvudsakliga ansvarsbefrielse- och begränsningssystemen under den japanska bolagslagen som vi har förklarat hittills, har var och en olika syften och funktioner. Genom att jämföra dessa system kan varje aktiebolag strategiskt bedöma vilket system som bör användas beroende på företagets situation och styrningspolicy.

Samtycke från alla aktieägare (bolagslagen artikel 424) är den enda metoden som kan befria från ansvar i sin helhet, men dess tillämpningsområde är i praktiken begränsat till slutna företag med ett mycket litet antal aktieägare. Särskilt beslut vid bolagsstämma (bolagslagen artikel 425) är en mer allmänt tillgänglig efterhandslösning, men det finns en väsentlig tröskel i form av subjektiva krav på god tro och avsaknad av grov vårdslöshet, samt behovet av samtycke från revisorer. Styrelsebeslut (bolagslagen artikel 426) erbjuder en flexibel process utan att gå via bolagsstämman, men det kräver en bestämmelse i bolagsordningen och inkluderar en stark kontrollfunktion i form av en invändningsrätt för minoritetsaktieägare på 3%. Slutligen är ansvarsförsäkringsavtal (bolagslagen artikel 427) den enda metoden för att hantera risker i förväg, särskilt avsedd för att säkra externa styrelseledamöter och andra icke-verkställande direktörer, men verkställande direktörer är undantagna.

Huvuddragen i dessa system sammanfattas i tabellen nedan.

Rättslig Förlikning i Aktieägarrepresentativa Rättegångar (Japanska Bolagslagen Artikel 850)

En typisk situation där ansvaret för en styrelseledamot faktiskt utkrävs är i en aktieägarrepresentativ rättegång. Detta är en rättegång som aktieägare väcker för att utkräva ansvar från styrelseledamöter å företagets vägnar. Under denna rättegångsprocess kan aktieägaren och styrelseledamoten, som är parter i målet, nå en “rättslig förlikning”. Denna förlikning har en kraftfull funktion att i praktiken begränsa eller befria styrelseledamoten från ansvar.  

Den rättsliga grunden för denna förlikning är Japanska Bolagslagen Artikel 850. Den viktigaste punkten i denna artikel är att den utgör ett betydande undantag från principen om “samtycke från alla aktieägare” som krävs enligt Japanska Bolagslagen Artikel 424. Om en förlikning i en aktieägarrepresentativ rättegång träder i kraft, begränsas styrelseledamotens ansvar till förlikningens omfattning, även utan samtycke från alla aktieägare, och tvisten avslutas.  

Detta system återspeglar lagstiftarens praktiska bedömning att undvika kostnader och osäkerhet på grund av långvariga rättegångar och möjliggöra en realistisk och flexibel tvistlösning för parterna. Det är inte ovanligt att det gynnar företagets totala intresse att genom förhandlingar nå en förlikning där företaget kan återvinna en viss ekonomisk kompensation och snabbt återställa stabiliteten i verksamheten, snarare än att kämpa alla rättegångar till dom.  

För att förhindra att en lättvindig förlikning mellan kärande aktieägare och svarande styrelseledamot skadar företagets intressen, har Japanska Bolagslagen Artikel 850 infört procedurmässiga skyddsåtgärder. Om företaget inte deltar direkt i förlikningsförhandlingarna måste domstolen meddela företaget om förlikningens innehåll och ge företaget möjlighet att framföra invändningar. Företaget kan framföra invändningar skriftligen inom principen två veckor efter att ha mottagit meddelandet. Om företaget inte framställer invändningar inom denna period anses det ha godkänt förlikningens innehåll. Genom denna mekanism säkerställs under domstolens övervakning att företagets intressen inte skadas orättvist. Som det har setts i fall som Daiwa Bank, Duskin och Sumitomo Electric Industries, spelar rättsliga förlikningar en viktig roll i den japanska företagsstyrningspraxisen.  

Sammanfattning

Som vi har sett i denna artikel, bygger den japanska bolagslagen (Japan) på en noggrant avvägd balans mellan möjligheten till sträng ansvarsskyldighet för styrelseledamöters pliktförsummelse och olika mekanismer för undantag och begränsning. Metoderna sträcker sig från fullständigt undantag genom samtycke från alla aktieägare, delvis undantag av bolagsstämman eller styrelsen, förhandsavtal om ansvarsbegränsning, till förlikning i rättstvister. Dessa system är inte enbart till för att skydda styrelseledamöter. Snarare syftar de till att främja företagsledning med sund risktagning, attrahera högkvalitativa talanger till ledningen och tillsynsorganen, och i slutändan stödja företagens konkurrenskraft och hållbara tillväxt.

Att förstå dessa komplexa system korrekt och tillämpa dem lämpligt i enlighet med företagets situation är avgörande, särskilt för företag som bedriver internationell verksamhet. Monolith Law Office har omfattande erfarenhet och djup expertis inom detta område, och har stöttat ett stort antal klienter både inom och utanför Japan. Vår byrå har inte bara japanska advokater som är väl insatta i den japanska bolagslagen, utan även flera professionella med utländska advokatlicenser och flytande engelska. Tack vare denna unika struktur kan vi erbjuda sömlösa och högkvalitativa juridiska tjänster, från att förklara de subtila aspekterna av det japanska rättssystemet för utländska styrelseledamöter och moderbolag, till att utarbeta och granska bolagsordningar och ansvarsbegränsningsavtal, ge vägledning vid bolagsstämmor, strategisk rådgivning vid tvister, och agera som ombud i rättsprocesser. Om ni står inför utmaningar relaterade till japansk bolagsstyrning och styrelseansvar, tveka inte att kontakta vår byrå.