Vad är förfarandet för att byta visitkort online? Förklaring av punkter att notera enligt 'Japanese Specific Electronic Mail Law

På grund av spridningen av det nya coronaviruset har distansarbete blivit allt vanligare, och inte bara interna möten utan även företagsmöten och affärsdiskussioner har blivit mer digitala.

Men till skillnad från ansikte mot ansikte-möten, finns det ingen utbyte av fysiska visitkort, och det kan vara lätt att missa detaljer som namn, avdelning och position, särskilt när det finns flera personer inblandade. Därför har “online visitkortsutbyte”, som kan användas även i videokonferenser, börjat få uppmärksamhet.

Men eftersom systemet fortfarande är nytt, finns det förmodligen många som inte riktigt förstår det ännu.

I den här artikeln kommer vi att gå igenom de faktiska stegen för “online visitkortsutbyte”, dess fördelar och nackdelar, samt riskerna med att använda det.

Vad är online visitkortsutbyte?

Online visitkortsutbyte innebär att digitalisera pappers-“visitkort” och utbyta dem online.

Så länge det finns en internetanslutning kan du skicka data till mottagaren från din smartphone eller dator, vilket är en mycket effektiv metod i tider med corona.

Det är fortfarande en ny metod, så det finns ingen standard, men användningen i samarbete med visitkortshanteringssystem börjar gradvis sprida sig.

Fördelarna med att byta visitkort online

Överför/registrerar mycket information

Med digitaliserade visitkort kan du registrera information som länkar till företagets hemsida, datum och anteckningar för affärsmöten, vilket gör att du kan behålla mer information jämfört med pappersvisitkort.

Enkelt att byta visitkort även med personer på avstånd

Det finns en oro att verklighetskänslan kan bli tunnare vid online-möten och affärssamtal jämfört med ansikte mot ansikte-möten. Men genom att använda online visitkortsutbyte kan du smidigt introducera dig själv även till personer du träffar för första gången, och det underlättar kommunikationen.

Ingen oro för att visitkorten tar slut

För säljare som har affärssamtal med många kunder, till skillnad från pappersvisitkort, kan du enkelt skicka visitkortsdata från din smartphone eller bärbara dator, vilket innebär att du inte behöver oroa dig för att visitkorten tar slut.

Effektiv hantering av visitkort

Dessutom, genom att databasera visitkortsdata som mottagits genom online visitkortsutbyte, behöver du inte längre en visitkortshållare. Dessutom kan du dela information med teammedlemmar och söka efter behov var som helst med din smartphone eller bärbara dator, vilket är mycket effektivt.

Nackdelar med online visitkortsutbyte

Internetanslutning krävs

Detta är inte ett problem vid videokonferenser, men om du vill byta visitkort online när du är på språng, behöver du en internetanslutning och en kommunikationsenhet som en smartphone eller dator.

Men, för affärsfolk som bär antingen en smartphone eller en dator, och med internet tillgängligt på många platser, bör detta inte vara ett stort problem.

Potentiell kostnadsökning

Om en säljare använder det på egen hand, kan de använda gratis visitkortshanteringstjänster. Men om hela företaget ska dela och använda visitkortdata, kan det bli dyrare eftersom du behöver en betald visitkortshanteringstjänst med fler funktioner.

Låg spridning av online visitkortsutbyte

Online visitkortsutbyte kräver att den andra parten också deltar, så för att dra full nytta av fördelarna är det viktigt att det sprids brett. Dessutom kan bristen på tjänsteleverantörer och begränsade valmöjligheter också vara en nackdel.

Procedurer som krävs för utbyte av visitkort online

Förbered ett visitkortshanteringssystem

Även om det är möjligt att byta visitkort online utan ett visitkortshanteringssystem, kan det vara fördelaktigt att använda ett sådant system när man tänker på att skapa egna visitkortdata och spara och använda visitkortdata som skickats från andra.

Skapa dina egna visitkortdata

Du skapar data för ditt eget visitkort genom att använda ett visitkortshanteringssystem för att skanna in ditt visitkort med en skanner eller en smartphonekamera.

Skicka dina visitkortdata

En vanlig metod för att skicka visitkortdata är att använda en URL eller QR-kod som även de som inte har ett visitkortshanteringssystem kan använda för att kontrollera visitkortdata.

Metod för att använda en URL

I textbaserade affärsdiskussioner och möten, som e-post och chatt, kan du skicka URL:en för visitkortdata som du har skapat med ditt visitkortshanteringssystem. Mottagaren kan då kontrollera visitkortdata via den URL:en.

Metod för att använda en QR-kod

I situationer där bilder kan ses, som vid videokonferenser, kan du använda en virtuell bakgrundsfunktion för att bädda in en QR-kod i bakgrunden. Mottagaren kan då använda sin smartphone för att läsa QR-koden och kontrollera visitkortdata.

Metod för att använda funktioner i visitkortshanteringssystemet

Om mottagaren också använder samma visitkortshanteringssystem kan du enkelt byta visitkort genom att använda visitkortutbytesfunktionen i systemet.

Rättsliga frågor vid sändning av specifika elektroniska e-postmeddelanden

Är det lagligt att skicka e-postmeddelanden med reklam för dina egna tjänster och produkter till e-postadresser som du har fått genom online visitkortsutbyte? Detta blir ett problem i samband med den japanska lagen om specifika elektroniska e-postmeddelanden (Specified Electronic Mail Law).

Vad är specifika elektroniska e-postmeddelanden?

Specifika elektroniska e-postmeddelanden är e-postmeddelanden som skickas för reklamändamål, inklusive de som syftar till att leda mottagaren till en webbplats för reklam för tjänster, produkter etc.

Till exempel, det är inte ovanligt att använda affärsmail för reklamändamål, som att skicka ett tackmail för ett online möte med en länk till företagets reklamwebbplats för dess produkter.

Sändningsbegränsningar enligt lagen om specifika elektroniska e-postmeddelanden (Opt-in-reglering)

Enligt lagen om specifika elektroniska e-postmeddelanden är det i princip förbjudet att skicka specifika elektroniska e-postmeddelanden om inte mottagaren har uttryckt sitt “samtycke” till att ta emot sådana meddelanden.

Men enligt artikel 3.2 i samma lag, finns det ett undantag för fall där “man har meddelat sin egen e-postadress”. I dessa fall anses det finnas en viss förutsägbarhet att mottagaren kan förvänta sig att få e-postmeddelanden, även utan samtycke.

Om du vill veta mer om opt-in-reglering, se detaljerna nedan tillsammans med denna artikel.

https://monolith.law/corporate/e-mail-newsletter-opt-in-procedure[ja]

Är det olagligt att skicka specifika elektroniska e-postmeddelanden till personer du har utbytt visitkort med online?

I online visitkortsutbyte, eftersom du meddelar ditt visitkortdata inklusive din e-postadress till den andra parten, verkar det som om det inte skulle vara olagligt att skicka specifika elektroniska e-postmeddelanden, eftersom det faller under “fall där man har meddelat sin egen e-postadress”.

Men enligt artikel 2.1 i förordningen om genomförande av lagen om specifika elektroniska e-postmeddelanden, definieras “metoden för att meddela sin egen e-postadress” som “metoden för att meddela skriftligen”, vilket inte inkluderar digitala visitkortdata.

Enligt den japanska ministeriet för inrikesfrågor och kommunikationer, kan elektroniska visitkort för närvarande inte anses vara inkluderade i “skriftlig” form, och det verkar inte finnas något klart beslut ännu om denna nya metod för online visitkortsutbyte.

Slutsats

Om du skickar specifika elektroniska e-postmeddelanden till e-postadresser du har fått genom online visitkortsutbyte, kan det strikt sett vara en överträdelse av artikel 3 i lagen om specifika elektroniska e-postmeddelanden, eftersom det inte är ett skriftligt samtycke.

Men även om det är en online anmälan, eftersom syftet med undantaget i lagen om specifika elektroniska e-postmeddelanden är “när man har meddelat sin egen e-postadress, finns det en viss förutsägbarhet att mottagaren kan förvänta sig att få e-postmeddelanden”, olagligheten anses inte vara stor.

Även om det bedöms vara en överträdelse, kommer inte straff att tillämpas omedelbart, utan först kommer det att finnas en “order om åtgärder” för att förbättra metoden för att skicka e-postmeddelanden. Om du vidtar åtgärder vid det stadiet, kan du undvika straff.

Sammanfattning: Online visitkortsutbyte och den japanska lagen om specifika elektroniska meddelanden

Den här gången har vi diskuterat “online visitkortsutbyte” baserat på relevanta lagar och förordningar, inklusive ① fördelar och nackdelar, ② nödvändiga förfaranden, och ③ juridiska problem.

“Online visitkortsutbyte” är fortfarande en ny metod, och det finns områden där lagen inte har hunnit ikapp. Om du överväger att skicka specifika elektroniska meddelanden till någon du har utbytt visitkort med online, rekommenderar vi att du inte gör det på egen hand. Istället bör du rådfråga en advokat med omfattande kunskap och erfarenhet i förväg och ta emot råd.

Information om åtgärder från vår byrå

Monolis juridiska byrå är en advokatbyrå med hög expertis inom IT, särskilt internet och juridik. På senare tid har online visitkortsutbyte fått mycket uppmärksamhet, men det krävs en juridisk kontroll innan det införs. Vår byrå utför juridiska kontroller för många företag. Detaljer finns i artikeln nedan.

https://monolith.law/practices/corporate[ja]