Juridisk genomgång av att skapa bolagsordning vid etablering av företag i Japan

I processen att etablera ett företag i Japan är inte skapandet av bolagsordningen bara ett steg i förfarandet. Bolagsordningen är ett juridiskt dokument som fastställer företagets organisation, drift och grundläggande regler, och kan även kallas för “företagets konstitution”. Hur detta dokument utformas och skapas har ett djuptgående inflytande på företagets styrstruktur, beslutsprocesser och framtida tillväxtpotential efter etableringen. Bestämmelserna i bolagsordningen har en kraftfull bindande effekt på aktieägare, styrelseledamöter och själva företaget, och dess skapande kräver efterlevnad av strikta regler enligt den japanska bolagslagen (Companies Act). I denna artikel kommer vi att detaljerat förklara de juridiska kraven och praktiska överväganden för bolagsordningens grundläggande struktur enligt japansk bolagslag, de punkter som måste inkluderas enligt lag, de punkter som behöver inkluderas för att ge specifika effekter, samt de valfria punkter som kan reflektera företagets unika karaktär. Vi kommer särskilt att fokusera på viktiga frågor som direkt påverkar affärsbeslut, såsom tolkningen av företagets “syfte” och den komplexa regleringen kring “inkind-bidrag”, vilket är bidrag i form av egendom istället för pengar. Slutligen kommer vi att detaljerat beskriva de autentiseringsprocedurer som är nödvändiga för att bolagsordningen ska ha juridisk effekt, och därmed tillhandahålla en omfattande juridisk kunskap för att bygga grunden för företagsetablering.

Grundstrukturen för bolagsordningen: Tre typer av bestämmelser

I Japan klassificerar bolagslagen bestämmelserna i bolagsordningen i tre kategorier baserat på deras juridiska karaktär. Dessa är “obligatoriska bestämmelser”, “relativa bestämmelser” och “valfria bestämmelser”. Denna tredelade struktur speglar den lagstiftande avsikten att samtidigt säkerställa en gemensam juridisk ram för alla företag och tillåta företag att flexibelt utforma sin styrning utifrån sina egna förhållanden.

Obligatoriska bestämmelser är, som namnet antyder, de punkter som måste anges i bolagsordningen. Om även en av dessa punkter saknas eller om innehållet i en sådan bestämmelse är juridiskt ogiltigt, blir hela bolagsordningen ogiltig, och företagets bildande kan inte godkännas. Detta beror på att dessa bestämmelser innehåller nödvändig information för att identifiera företagets grundläggande identitet, såsom företagsnamn, syfte och huvudkontorets plats, vilket är avgörande för att säkra säkerheten i transaktioner.

Relativa bestämmelser påverkar inte giltigheten av bolagsordningen om de inte anges. Men om ett företag vill fastställa regler för dessa punkter, måste de anges i bolagsordningen för att ha juridisk effekt. Exempel på detta är bestämmelser som begränsar överföring av aktier eller stadgar om inrättande av en styrelse. Dessa avviker ofta från de principiella reglerna som fastställs av den japanska bolagslagen, och genom att inkludera dem i bolagsordningen, som är företagets högsta norm, blir deras effekt tydlig och binder alla aktieägare och intressenter.

Slutligen är valfria bestämmelser de som inte tillhör någon av de två ovanstående kategorierna och som företaget fritt kan bestämma över, så länge de inte strider mot japansk bolagslag eller andra tvingande lagar och god sed. Exempel på detta kan vara bestämmelser om räkenskapsår eller tidpunkt för kallelse till ordinarie bolagsstämma. Dessa punkter kan också regleras i interna företagsdokument, men genom att inkludera dem i bolagsordningen ökar deras betydelse, och ändringar kräver strikta procedurer som särskilda beslut vid bolagsstämman, vilket bidrar till att säkra företagets stabilitet. Därför är valet av vilka punkter som ska inkluderas i vilken kategori i bolagsordningen en viktig strategisk beslut som blickar mot företagets framtida drift.

Absoluta uppgifter som utgör företagets kärna enligt japansk bolagsrätt

De absoluta uppgifterna är den mest grundläggande informationen som formar ett företags juridiska personlighet. Artikel 27 i den japanska bolagslagen (Companies Act) föreskriver att följande fem punkter måste anges i stadgarna för ett aktiebolag:

1. Syfte
2. Firma
3. Huvudkontorets adress
4. Värdet av tillgångar som bidras vid bildandet eller deras minimivärde
5. Grundarnas namn eller företagsnamn och adress

Bland dessa är särskilt angivandet av “syfte” av yttersta vikt, eftersom det juridiskt definierar företagets verksamhetsområde. Ett företags syfte måste vara lagligt, lönsamt och tydligt. Dock finns det en viktig skillnad mellan juridisk teori och praktiska krav när det gäller tolkningen av “syftets omfattning”.

Den japanska högsta domstolen har konsekvent visat en ståndpunkt i domar som den kända Yawata Steel-fallet (Högsta domstolens beslut den 24 juni 1970) att ett företags rättighetskapacitet är begränsad till de syften som anges i stadgarna, men att dessa syften bör tolkas brett. Enligt rättspraxis omfattar ett företags handlingar inte bara de syften som uttryckligen anges i stadgarna, utan även “alla handlingar som är direkt eller indirekt nödvändiga” för att uppfylla dessa syften. Denna tolkning syftar främst till att skydda tredje parter som gör affärer med företaget och säkerställa säkerheten i transaktioner. Om ett företags handlingar strikt begränsades till syftet i stadgarna, skulle motparten i varje transaktion tvingas kontrollera om affären ligger inom ramen för motpartens stadgar, vilket skulle hindra smidig ekonomisk aktivitet.

Men denna juridiskt breda tolkning är inte alltid tillämplig i praktiken. Till exempel kan det bli svårt att få lån från finansinstitut om det affärsområde som lån ska användas för inte är uttryckligen angivet i stadgarnas syfte. Dessutom, i verksamheter som byggbranschen eller bemanningsföretag, där särskilda tillstånd krävs från myndigheterna för att bedriva verksamheten, blir det nödvändigt att dessa verksamhetsområden är angivna i stadgarnas syfte. Under skattekontroller kan det också uppstå tvivel om kostnader från verksamheter som inte är angivna i stadgarna kommer att godkännas som företagets utgifter.

Så även om det juridiskt sett är tillåtet för ett företag att ha ett brett verksamhetsområde, är det för att förebygga praktiska hinder och säkerställa en smidig affärsdrift klokt att i stadgarnas syfte specificera inte bara de verksamheter som för närvarande bedrivs, utan även de som kan komma att utvecklas i framtiden, så konkret och omfattande som möjligt.

Krav på relativt angivna omständigheter för att uppnå rättslig verkan

Relativt angivna omständigheter är sådana som kräver att de anges i bolagsordningen för att uppnå rättslig verkan, samtidigt som de respekterar företagets autonomi och kan ha en betydande inverkan på intressenter som aktieägare och borgenärer. Om dessa inte anges i bolagsordningen, kommer de att vara juridiskt ogiltiga även om de har beslutats vid en bolagsstämma.

Exempel på vanliga relativt angivna omständigheter inkluderar bestämmelser om överföringsbegränsningar av aktier, inrättandet av styrelser och revisorer, samt inrättandet av en aktiebokförare. Dessa bestämmelser gör det möjligt för företag att anpassa de enhetliga reglerna i den japanska bolagslagen med sina egna arrangemang, men på grund av deras betydelse krävs att de anges i bolagsordningen, som är de grundläggande reglerna.

Bland de relativt angivna omständigheterna är de som är särskilt strikt reglerade de “ovanliga etableringsomständigheterna” som anges i artikel 28 i den japanska bolagslagen. Namnet betyder att det handlar om omständigheter relaterade till en etablering som skiljer sig från den vanliga etableringen genom monetära insatser. De fyra följande omständigheterna ingår i de ovanliga etableringsomständigheterna:

• Sakinsatser: Insatser med egendom annan än pengar
• Övertagande av egendom: Avtal där en grundare åtar sig att överta viss egendom efter bolagets bildande
• Grundarnas ersättning och andra särskilda förmåner: Ekonomiska fördelar som grundarna får som belöning för deras insatser vid bildandet av bolaget
• Kostnader som bolaget bär för dess etablering

Det gemensamma för dessa omständigheter är risken att bolagets ekonomiska grund kan skadas av grundarnas beslut under en sårbar fas där det ännu inte finns någon oberoende beslutsfattande organ. Till exempel, om en grundare bidrar med tillgångar som är övervärderade eller tar emot orimligt hög ersättning, kan det nybildade bolagets kapital bli endast nominellt och inte åtföljas av verkligt värde, vilket kan leda till skapandet av ett “tomt bolag”.

För att förhindra sådana situationer och säkerställa bolagets ekonomiska grund, kräver den japanska bolagslagen att dessa ovanliga etableringsomständigheter anges i bolagsordningen. Dessutom krävs det i princip att en inspektör utsedd av domstolen genomför en undersökning, vilket lägger till en flernivåkontrollfunktion.

Kärnan i ovanliga företagsbildningsfrågor: In-kind bidrag och dess juridiska reglering i Japan

I frågor om ovanliga företagsbildningar är in-kind bidrag det som används mest frekvent i praktiken och som har den mest detaljerade regleringen. In-kind bidrag innebär att man bidrar med tillgångar såsom fastigheter, fordon eller immateriella rättigheter istället för pengar och i gengäld erhåller aktier i bolaget. Detta system har fördelen att även om man har begränsat med likvida medel kan man använda sina tillgångar för att stärka bolagets kapital.

Men för att säkerställa objektiviteten i värderingen och förhindra att kapitalets värde orättmätigt överdrivs, inför den japanska bolagslagen strikta regler för in-kind bidrag. Dessa regler grundar sig på den grundläggande principen om kapitalförstärkning, som syftar till att säkra bolagets ekonomiska grund och skydda dess borgenärer.

För det första, när man genomför ett in-kind bidrag, måste man enligt japansk bolagslag (artikel 28, punkt 1) specificera detaljerna i bolagsordningen. Detta innebär att man måste ange bidragsgivarens namn, de tillgångar som bidras och deras värde, samt antalet aktier som ska tilldelas bidragsgivaren.

För det andra, som huvudregel måste man efter att bolagsordningen har godkänts ansöka om utnämning av en inspektör hos domstolen och underkasta sig en värdering av tillgångarnas värde av denna inspektör (enligt japansk bolagslag artikel 33). Denna process är tidskrävande och kostsam, vilket innebär en stor praktisk belastning.

Därför har den japanska bolagslagen undantag som gör det möjligt att undvika den strikta inspektörsundersökningen. I praktiken genomförs de flesta in-kind bidrag med hjälp av dessa undantagsregler. Undantagen tillämpas främst i följande tre fall:

• När det totala värdet av de tillgångar som anges i bolagsordningen för in-kind bidrag är 5 miljoner yen eller mindre.
• När de bidragna tillgångarna är värdepapper med ett marknadsvärde och det värde som anges i bolagsordningen inte överstiger detta marknadsvärde.
• När värdet som anges i bolagsordningen anses vara rimligt och har verifierats av en expert såsom en advokat, certifierad revisor eller skatterådgivare (dock, om tillgången är fast egendom, krävs dessutom en värdering av en fastighetsvärderare).

För det tredje har den japanska bolagslagen ett system för efterföljande ansvarsutkrävande. Enligt japansk bolagslag artikel 52, om det faktiska värdet av in-kind bidrag vid bolagets bildande är “betydligt lägre” än det värde som anges i bolagsordningen, är grundarna och de ursprungliga styrelsemedlemmarna solidariskt skyldiga att betala bolaget skillnaden (ansvar för värdejustering). Detta ansvar är i princip ett ansvar utan skuld och är därför mycket strängt. Även experter som har verifierat värdet bär samma solidariska ansvar om de inte kan bevisa att de inte varit oaktsamma. Ett domslut från Osaka High Court den 19 februari 2016 (2016) rörde en advokats ansvar för värdering av in-kind bidrag och är ett uppmärksammat fall som visar på tyngden av det ansvar som experter bär.

På detta sätt säkerställer den japanska bolagslagen genom en tredubbel reglering bestående av bolagsordningens innehåll, förhandsinspektion och efterföljande ansvar att missbruk av in-kind bidrag förhindras och att principen om kapitalförstärkning substantiellt upprätthålls.

Frivilliga bestämmelser som speglar företagets karaktär

Frivilliga bestämmelser är regler som ett företag kan välja att inkludera i sina bolagsordningar för att underlätta sin verksamhet, utöver de obligatoriska och de relativa bestämmelserna. Dessa bestämmelser blir inte ogiltiga om de inte finns med i bolagsordningen och kan även fastställas i underordnade regelverk som styrelsestadgar. Men det finns en viktig anledning till att medvetet inkludera dem i bolagsordningen, som är företagets högsta norm.

För att ändra bestämmelserna i bolagsordningen krävs i princip ett särskilt beslut på bolagsstämman, det vill säga att en majoritet av aktieägarna är närvarande och att minst två tredjedelar av de röster som avges av de närvarande aktieägarna är för ändringen. Detta är en betydligt striktare krav än för företagsinterna regler som kan ändras genom enkla styrelsebeslut.

Därför är det ett strategiskt beslut att överväga vilka bestämmelser som ska inkluderas som frivilliga i bolagsordningen, med tanke på balansen mellan ‘flexibilitet’ och ‘stabilitet’ i ledningen. Vanligtvis kan följande punkter fastställas som frivilliga bestämmelser:

• Tidpunkt för kallelse till ordinarie bolagsstämma
• Antal styrelseledamöter och revisorer
• Metod för att bestämma ersättning till ledamöter
• Räkenskapsår

Särskilt i joint ventures med flera aktieägare eller företag som har fått investeringar från externa investerare, kan det vara effektivt att ‘fixera’ vissa driftsregler som frivilliga bestämmelser i bolagsordningen för att skydda minoritetsaktieägares rättigheter och säkerställa efterlevnaden av överenskommelser mellan grundarna. Genom att till exempel specificera antalet styrelseledamöter i bolagsordningen kan man förhindra att majoritetsaktieägare ensidigt ändrar styrelsens sammansättning. På detta sätt fungerar frivilliga bestämmelser som ett styrverktyg som reflekterar företagets karaktär och dynamiken mellan intressenterna, och förebygger framtida konflikter.

Det sista steget i att skapa bolagsordning: Autentiseringsförfarandet

I etableringen av ett aktiebolag i Japan krävs det enligt artikel 30, paragraf 1 i den japanska bolagslagen att de bolagsordningar (ursprungliga bolagsordningar) som grundarna har skapat måste autentiseras av en notarius publicus för att vara giltiga. Detta autentiseringsförfarande är en viktig process som säkerställer klarheten i bolagsordningen, förebygger framtida tvister och offentligt bevisar att bolagsordningen har skapats enligt korrekta förfaranden.

Det finns två metoder för autentisering: den traditionella “autentisering på papper” och den moderna “autentisering av elektroniska bolagsordningar”. Den största skillnaden mellan de två är kostnaden, särskilt när det gäller stämpelskatt. Bolagsordningar som skapas på papper klassificeras som skattepliktiga dokument enligt den japanska stämpelskattelagen och kräver därför en inkomststämpel på 40 000 yen. Å andra sidan är elektroniska bolagsordningar elektroniska data och betraktas inte som “dokument”, så ingen stämpelskatt tas ut.

Men för att skapa och få en elektronisk bolagsordning autentiserad krävs särskild utrustning som programvara för elektronisk signatur och IC-kortläsare, samt ett elektroniskt certifikat lagrat på exempelvis ett My Number-kort. Om dessa miljöer förbereds individuellt från grunden kan den initiala investeringen överstiga besparingen i stämpelskatt. Därför kan det ofta vara det mest kostnadseffektiva och tidsbesparande valet att anlita en specialist som en juridisk skrivare eller advokat som redan har en elektronisk autentiseringsmiljö, särskilt vid en engångsgrundande av ett företag.

Tabellen nedan sammanfattar de viktigaste skillnaderna mellan pappersautentisering och elektronisk autentisering.

Som tabellen visar har elektronisk autentisering en klar fördel i att ingen stämpelskatt krävs, men för att dra nytta av denna fördel krävs teknisk förberedelse. Det är viktigt att välja den metod som bäst passar ditt företags situation.

Sammanfattning

Som vi har beskrivit i detalj i denna artikel är bolagsordningen inte bara ett av flera grundläggande dokument vid bildandet av ett företag, utan det är det mest kritiska dokumentet som definierar företagets juridiska identitet, styrning och kärnan i dess affärsverksamhet. På den obligatoriska strukturen av absoluta bestämmelser bygger man upp företagets strategiska institutionella design genom relativa bestämmelser och väver in unika driftsregler genom valfria bestämmelser, vilket resulterar i en skräddarsydd ‘konstitution’ för varje enskilt företag. Speciellt balansen mellan juridisk tolkning och praktiska krav vid formuleringen av företagets ‘syfte’, som definierar dess verksamhetsområde, och de komplexa reglerna kring ‘apportegendom’ som förkroppsligar principen om kapitaltäckning, är svåra att hantera korrekt utan specialiserad kunskap. Att korrekt förstå dessa bestämmelser och reflektera dem i bolagsordningen är avgörande för att bygga en stark grund som minimerar framtida juridiska risker och möjliggör hållbar tillväxt.

Monolith Law Office har en omfattande erfarenhet av att arbeta med ett stort antal klienter inom Japan och erbjuder expertis relaterad till de teman som diskuteras i denna artikel. Vår byrå har flerspråkiga advokater med japanska juristexamina samt engelsktalande advokater med utländska juristexamina, vilket gör det möjligt för oss att erbjuda detaljerad juridisk support anpassad till de unika behoven hos klienter som bedriver internationell verksamhet. Från skapandet av bolagsordningar till autentisering och uppbyggnad av styrelsestrukturer efter etableringen, erbjuder vi optimala lösningar baserade på vår specialistkompetens vid varje steg.