Japans system för uppehållsstatus: Den rättsliga ramen för uppehållstillstånd baserade på aktiviteter eller status och dess påverkan på företagspraxis

I Japan är det att anställa personal med utländskt medborgarskap en oumbärlig del av affärsstrategin för företag som bedriver verksamhet inom landet. Men för att utländska medborgare ska kunna stanna i Japan och utföra någon form av aktivitet krävs alltid ett juridiskt tillstånd som kallas “uppehållstillstånd”. Det är ‘Immigrationskontroll- och flyktingigenkänningslagen’ (nedan kallad ‘Immigrationslagen’) som reglerar hela detta system i Japan. Denna lag ställer upp ett strikt ramverk för att juridiskt hantera alla utländska medborgares inresa och vistelse i Japan, baserat på deras aktiviteter och vistelsens längd. Att förstå detta system korrekt är därför inte bara en fråga om administrativa förfaranden, utan en avgörande del av företagets efterlevnad av regelverk och kärnan i personalstrategin. Särskilt viktigt är att Immigrationslagen klassificerar alla uppehållstillstånd i två stora kategorier baserade på en bilaga till lagen. Den ena är ‘Bilaga 1-uppehållstillstånd’, som beviljas för att utföra specifika aktiviteter, och den andra är ‘Bilaga 2-uppehållstillstånd’, som beviljas baserat på individens status eller position. Denna indelning är avgörande för att bestämma omfattningen av de aktiviteter som är tillåtna, så det är extremt viktigt för företagsledare och juridiska ansvariga att klart förstå skillnaderna. I denna artikel kommer vi att förklara de juridiska grunderna och det specifika innehållet i dessa två kategorier av uppehållstillstånd, samt de juridiska skyldigheter som företag har, baserat på lagar och rättsfall.

Den rättsliga grunden för Japans system för uppehållstillstånd

Japans system för uppehållstillstånd är helt och hållet baserat på landets invandringslagstiftning. Artikel 1 i den japanska invandringslagen (Immigration Control and Refugee Recognition Act) fastställer att syftet är att “säkerställa en rättvis förvaltning av in- och utresa samt vistelse för alla personer som anländer till eller avreser från Japan och för alla utlänningar som vistas i landet”. Det centrala konceptet för att uppnå denna “rättvisa förvaltning” är “uppehållstillstånd”. Enligt artikel 2.2, stycke 1 i den japanska invandringslagen definieras “uppehållstillstånd” som en klassificering av de aktiviteter som en utlänning kan utföra under sin vistelse i Japan. Utan ett uppehållstillstånd som definieras i denna lag kan utlänningar i princip inte vistas i Japan.

Den mest grundläggande strukturen i detta system är att uppehållstillstånden är indelade i två huvudkategorier enligt invandringslagens bilagor. Den första kategorin, “Bilaga 1”, omfattar uppehållstillstånd som beviljas baserat på specifika yrkes- eller akademiska aktiviteter som utförs i Japan. Den andra kategorin, “Bilaga 2”, omfattar uppehållstillstånd som beviljas baserat på personens “status eller ställning”, såsom äktenskap med en japansk medborgare eller permanent bosättning. Denna indelning skapar avgörande skillnader i vilka aktiviteter, särskilt arbetsaktiviteter, en utlänning kan utföra i Japan. När företag anställer utlänningar eller välkomnar dem som styrelsemedlemmar är det första steget i all juridisk riskhantering att fastställa vilken kategori av uppehållstillstånd personen innehar eller förväntas erhålla. Hanteringen av dessa uppehållstillstånd innefattar en rad administrativa förfaranden, såsom ansökan om “Certificate of Eligibility for Status of Residence” vid ny inresa, ansökan om “Change of Status of Residence” vid ändring av aktiviteter och ansökan om “Extension of Period of Stay” för att förlänga vistelsen. Företag måste kontinuerligt hantera dessa processer.

Aktivitetsbaserade uppehållstillstånd: Bilaga 1

Bilaga 1 definierar de uppehållstillstånd som beviljas för att tillåta utlänningar att utföra specifika professionella, tekniska eller affärsrelaterade aktiviteter i Japan. Den mest framträdande egenskapen hos denna kategori är att de aktiviteter som den utländska personen kan utföra strikt begränsas till de som är tillåtna inom ramen för det beviljade uppehållstillståndet. Detta speglar en ekonomisk politisk aspekt av Japan, där man noggrant välkomnar talanger med specifika professionella färdigheter inom vissa områden. När företag anställer utländska medborgare med uppehållstillstånd i denna kategori, bär de ansvaret för att bevisa att individens expertis och de arbetsuppgifter som företaget tillhandahåller överensstämmer med de specifika kategorier som juridiskt definierats. Nedan följer en genomgång av de viktigaste uppehållstillstånden som är särskilt relevanta för företagsledning.

Ledning och förvaltning

Denna visumkategori är avsedd för aktiviteter som innebär att man driver handel eller annan verksamhet i Japan, eller att man är engagerad i förvaltningen av sådan verksamhet. Specifikt inkluderar detta positioner som verkställande direktör eller styrelseledamot i ett aktiebolag, eller som filialchef eller fabrikschef. Kraven för att erhålla denna visumkategori är strikta. Först och främst måste ett kontor fysiskt säkras inom Japans territorium för att bedriva verksamheten. På senare år har virtuella kontor i princip inte accepterats. Vidare krävs att verksamhetens storlek antingen har ett kapital eller en total investering på över 5 miljoner yen, eller att man anställer minst två heltidsanställda som är bosatta i Japan. Om man är engagerad som en ledare, krävs det att man har mer än tre års erfarenhet av att hantera eller leda en verksamhet, samt att man erhåller en ersättning som är likvärdig med eller högre än vad en japansk medborgare skulle få för samma arbete. Särskilt vid förnyelse av visumet tenderar granskningen av verksamhetens kontinuitet och stabilitet att vara strikt. Till exempel, om finansiella rapporter visar pågående förluster eller överdriven skuldsättning, kan ytterligare dokumentation såsom affärsplaner eller finansieringsbevis krävas. Det är inte bara en fråga om att uppfylla formella krav, utan även verksamhetens faktiska solvens bedöms av Japans immigrationsmyndighet.

Teknik, humaniora och internationella affärer

Denna visumstatus riktar sig till ett mycket brett spektrum av professionella yrken och är en av de mest använda arbetsvisumkategorierna i Japan. Den är indelad i tre huvudområden. För det första området ‘teknik’, som omfattar arbete som kräver tekniska färdigheter eller kunskaper inom naturvetenskapliga områden som fysik, ingenjörsvetenskap och andra naturvetenskaper, med typiska exempel som IT-ingenjörer och maskinkonstruktörer. För det andra området ‘humaniora’, som innefattar arbete som kräver kunskaper inom humaniora som juridik, ekonomi, sociologi och andra liknande områden, inklusive planering, marknadsföring och redovisning. För det tredje området ‘internationella affärer’, som avser arbete som kräver en förståelse för utländska kulturer eller sensibilitet, inklusive översättning, tolkning, språkundervisning och utrikeshandel. Det mest kritiska i bedömningen av denna visumstatus är att det finns en direkt och rimlig koppling mellan sökandens utbildningsbakgrund eller yrkeserfarenhet och den verksamhet som personen avser att utföra i Japan. Som en allmän regel krävs det att man har avslutat universitet eller erhållit en yrkesexamen från en japansk yrkesskola. Även om man inte uppfyller dessa utbildningskrav, kan man anses uppfylla yrkeserfarenhetskraven om man har mer än 10 års erfarenhet inom ‘teknik’ eller ‘humaniora’, eller mer än 3 års erfarenhet inom ‘internationella affärer’. En lagändring 2015 innebar att de tidigare separata visumkategorierna för ‘teknik’ och ‘humaniora & internationella affärer’ slogs samman, vilket möjliggjorde en mer flexibel anpassning till moderna karriärvägar där kunskaper inom både naturvetenskap och humaniora kombineras, som till exempel när en ingenjör befordras till en ledande position inom försäljning.

Företagsinterna överföringar i Japan

Denna visumkategori är avsedd för anställda som överförs från en utländsk arbetsplats till en arbetsplats i Japan för en bestämd tidsperiod. De aktiviteter som omfattas av denna visumkategori motsvarar de som faller under visumkategorin för ‘teknik, humaniora och internationella tjänster’ i Japan. Överföringar kan innefatta förflyttningar mellan huvudkontor och filialer inom samma företag, såväl som mellan moderbolag, dotterbolag och associerade företag. Det mest avgörande kravet för denna visumkategori är att sökanden, direkt innan överföringen till Japan, har varit anställd kontinuerligt i mer än ett år vid huvudkontoret, en filial eller annan arbetsplats utomlands. En strategisk fördel med denna visumkategori är att den inte ställer några krav på akademisk utbildning. Till exempel kan en utmärkt chef eller tekniker som har lång praktisk erfarenhet men saknar universitetsexamen, tillåtas att tjänstgöra i Japan om de uppfyller kravet på mer än ett års anställning, även om de inte skulle uppfylla utbildningskraven för visumkategorin ‘teknik, humaniora och internationella tjänster’. Det bör dock noteras att denna visumkategori strikt sett är avsedd för överföringar inom samma företagsgrupp, och det är inte möjligt att byta arbete och fortsätta arbeta för ett annat företag i Japan med samma visumstatus. Vid ett jobbyte krävs en ny ansökan om tillstånd att ändra visumkategorin till exempelvis ‘teknik, humaniora och internationella tjänster’.

Högspecialiserade yrkesroller under japansk lag

“Högspecialiserade yrkesroller” är inte en specifik visumkategori, utan ett förmånssystem skapat för att locka till sig utländska experter med hög kompetens. Systemet använder en poängbaserad metod där sökandens utbildningsnivå, arbetslivserfarenhet, årsinkomst och forskningsmeriter omvandlas till poäng. Om den totala poängsumman når 70 eller högre, beviljas visumstatusen “Högspecialiserad yrkesperson 1”. Denna visumstatus delas in i kategorier baserat på den grundläggande verksamheten: “Högspecialiserad yrkesperson 1, typ i (forskningsaktiviteter etc.)”, “Högspecialiserad yrkesperson 1, typ ro (specialiserade/tekniska aktiviteter)” och “Högspecialiserad yrkesperson 1, typ ha (lednings- och förvaltningsaktiviteter)”. Innehavare av denna visumstatus får flera förmåner, såsom tillstånd att utföra aktiviteter som sträcker sig över flera visumkategorier, en enhetlig vistelsetid på fem år och en betydande förkortning av den tid som krävs för att ansöka om permanent uppehållstillstånd (från de vanliga 10 åren till så kort som 1 till 3 år). Dessutom kan utländska experter som har varit aktiva under “Högspecialiserad yrkesperson 1” i mer än tre år ansöka om att ändra sin status till “Högspecialiserad yrkesperson 2”, vilket ger dem en obegränsad vistelsetid och nästan helt eliminerar restriktioner på deras aktiviteter. Detta system speglar Japans tydliga politiska avsikt att locka till sig och behålla särskilt kvalificerad personal i den internationella konkurrensen om talanger och kan vara ett kraftfullt verktyg för företag att säkra och långsiktigt engagera högkvalificerad personal med utländsk bakgrund.

Uppehållstillstånd baserade på status eller position: Bilaga 2

Medan uppehållstillstånden i Bilaga 1 grundas på tillåtelse att utföra specifika “aktiviteter”, beviljas uppehållstillstånden som definieras i Bilaga 2 baserat på sökandens egen “status eller position”. Exempelvis kan grunden vara att man är gift med en japansk medborgare eller att man är permanent bosatt. Den mest avgörande och viktiga egenskapen hos denna kategori av uppehållstillstånd är att de i princip inte har några begränsningar för aktiviteter inom Japan. Detta gäller även för arbetsaktiviteter, där det inom lagens ramar är juridiskt möjligt att arbeta inom vilket yrke som helst, från specialiserade tjänster till enkla arbeten.

Ur ett företagsledningsperspektiv kan utländska medborgare som innehar uppehållstillstånd enligt Bilaga 2 betraktas som de mest flexibla och juridiskt riskfria kandidaterna att anställa. Företaget behöver inte agera som sponsor för att erhålla uppehållstillståndet och behöver inte ständigt övervaka att personens arbetsuppgifter faller inom ramen för ett specifikt uppehållstillstånd. Eftersom uppehållstillståndets bevarande inte är beroende av anställningsförhållandet, kan rekryteringsprocessen genomföras nästan likadant som när man anställer en japansk medborgare. Därför blir innehavare av uppehållstillstånd enligt Bilaga 2 mycket attraktiva kandidater för företag, på grund av enkelheten i anställningsförfarandet och den juridiska stabiliteten, speciellt när det finns flera kandidater med jämförbara kvalifikationer.

Nedan följer några av de huvudsakliga uppehållstillstånden i Bilaga 2.

• Permanent bosatt: Uppehållstiden är obegränsad och det finns inga restriktioner för aktiviteter. Kraven för tillstånd inkluderar i princip att ha varit bosatt i Japan kontinuerligt i över 10 år, att ha ett gott uppförande och att kunna försörja sig självständigt.
• Make/maka till japansk medborgare etc.: Omfattar makar till japanska medborgare, personer födda som barn till japanska medborgare, eller speciella adoptivbarn till japanska medborgare. Det finns inga restriktioner för arbetsaktiviteter.
• Make/maka till permanent bosatt etc.: Omfattar makar till “permanent bosatta” eller “speciella permanent bosatta” och barn födda i Japan. Det finns inga restriktioner för arbetsaktiviteter för detta uppehållstillstånd heller.
• Fast bosatt: Ett uppehållstillstånd som huvudsakligen riktar sig till personer av japansk härkomst eller de som av andra speciella skäl beviljas rätten att bo i Japan. Justitieministern beviljar detta tillstånd med hänsyn till individuella omständigheter, och det finns inga restriktioner för arbetsaktiviteter.

Skillnaderna mellan Anhang 1 och Anhang 2

Som vi har beskrivit i detalj, är det japanska systemet för uppehållstillstånd uppdelat i två grundläggande kategorier: Anhang 1 och Anhang 2. Denna uppdelning avgör graden av frihet för utländska medborgares aktiviteter i Japan och har en direkt inverkan på de juridiska skyldigheterna för företag som anställer och hanterar utländsk arbetskraft. Uppehållstillstånd enligt Anhang 1 beviljas med förutsättningen att innehavaren utför specifika professionella aktiviteter, och därför är omfattningen av tillåtna aktiviteter strikt definierad. Arbetsgivaren har ansvar för att säkerställa att den utländska medarbetaren endast engagerar sig i arbete inom de tillåtna gränserna. Å andra sidan, baseras uppehållstillstånd enligt Anhang 2 på individens personliga status och innebär inga begränsningar i aktiviteter. Därför kan arbetsgivaren fritt bestämma arbetsuppgifterna och bördan av att upprätthålla uppehållstillståndet minskas avsevärt. Att tydligt förstå denna grundläggande skillnad är avgörande för att utforma en lämplig personalstrategi och undvika juridiska risker.

Sammanfattningsvis kan skillnaderna mellan de två kategorierna beskrivas enligt följande tabell:

Hantering av uppehållstillstånd och företags juridiska ansvar i Japan

När företag anställer utländska medarbetare i Japan är de juridiskt skyldiga att se till att dessa personer följer de aktiviteter som är tillåtna enligt deras uppehållstillstånd. Att låta dem engagera sig i arbete som inte är tillåtet enligt deras visum, särskilt arbete, motsvarar “aktiviteter utanför kvalifikationerna” och utgör ett brott mot den japanska invandringslagen. Om ett företag bryter mot dessa regler kan det ställas inför allvarligt juridiskt ansvar.

Det mest direkta risken som företag står inför är brottet “främjande av olagligt arbete” enligt artikel 73-2 i den japanska invandringslagen. Denna bestämmelse föreskriver att den som låter en utlänning utföra olagligt arbete eller förmedlar sådant arbete kan straffas med upp till tre års fängelse, en böter på upp till tre miljoner yen, eller båda. Det är viktigt att notera att detta ansvar inte bara gäller den direkta arbetsgivaren utan också kan sträcka sig till företag som tar emot utstationerade arbetstagare. Det har funnits fall där företag som tagit emot utländska arbetstagare från bemanningsföretag har blivit föremål för utredning för brottet “främjande av olagligt arbete” när dessa arbetstagare har engagerat sig i arbete som inte var tillåtet enligt deras uppehållstillstånd. Detta indikerar att företag måste säkerställa att alla utländska arbetstagare som arbetar på deras anläggningar har uppehållstillstånd som överensstämmer med det arbete de faktiskt utför.

Företagets ansvar slutar inte vid straffrättsliga påföljder. Det finns också en risk att bli ansvarig för civilrättslig skadestånd. Ett viktigt rättsfall som visar detta är en dom från Hiroshima High Court den 26 mars 2021 (Reiwa 3). I detta fall hade en utländsk medarbetare som vistades i Japan med ett “teknikpraktik”-uppehållstillstånd tvingats utföra arbete som låg utanför den tillåtna praktikplanen och blev som ett resultat arresterad för att ha utfört aktiviteter utanför kvalifikationerna. Domstolen fann att inte bara den direkta arbetsgivaren, praktikorganisationen, utan även den övervakande organisationen hade underlåtit att uppfylla sin skyldighet att förhindra aktiviteter utanför kvalifikationerna och därmed var ansvariga för skadestånd baserat på olagliga handlingar. Detta rättsfall klargör att även om ett företag har delegerat mottagandet av utländsk arbetskraft till en extern organisation, kan det inte undkomma det slutliga ansvaret för efterlevnad. Mottagande företag har en skyldighet att övervaka att de utländska arbetstagarnas aktiviteter under deras förvaltning är lagliga, även om det inte finns något direkt anställningsförhållande, och att försumma detta kan leda till civilrättsligt ansvar.

Sammanfattning

Det japanska systemet för uppehållstillstånd reglerar strikt den juridiska statusen för utlänningar baserat på typen av aktiviteter de utför i Japan. Kärnan i detta system är den grundläggande distinktionen mellan “Tabell 1-uppehållstillstånd”, som beviljas baserat på specifika aktiviteter, och “Tabell 2-uppehållstillstånd”, som beviljas baserat på individens status och inte begränsar aktiviteterna. För företagsledare och juridiska ansvariga är det avgörande att korrekt förstå skillnaden mellan dessa två kategorier för att strategiskt utnyttja utländsk arbetskraft, bygga upp ett compliance-system och undvika allvarliga juridiska risker såsom brottet att främja olagligt arbete. Hantering av uppehållstillstånd är inte en engångsåtgärd utan en ledningsfråga som kräver kontinuerlig uppmärksamhet och specialistkunskap.

Monolith Law Office har en omfattande erfarenhet av att hantera komplexa juridiska frågor relaterade till Japans immigrationslagstiftning för ett stort antal inhemska klienter. Vår byrå har japanska advokater som är flytande i både japanska och engelska, samt experter med advokatbehörighet från andra länder, vilket gör att vi kan erbjuda kraftfullt stöd till företag som bedriver verksamhet globalt. Vi kan tillhandahålla optimala juridiska tjänster baserade på specialistkunskap, från ansökan om nya uppehållstillstånd, uppbyggnad av compliance-system, till hantering av eventuella problem som uppstår. Om ni har några frågor gällande detta ämne, tveka inte att kontakta oss på Monolith Law Office.