Obligatorisk BCP-utveckling för vårdinrättningar | Förklaring av hur man skapar den och dess fördelar

BCP står för affärsfortsättningsplan och syftar till en plan för att fortsätta och återställa affärsverksamheten vid oväntade händelser såsom naturkatastrofer eller smittsamma sjukdomar. Från och med april (Reiwa 6) 2024 har det blivit obligatoriskt för vårdinrättningar att skapa en BCP. Det kan dock finnas de som undrar hur man ska gå tillväga för att skapa en sådan plan eller vilka fördelar det finns med att göra det.

I den här artikeln kommer vi att förklara grunderna i BCP för vårdinrättningar, detaljer kring dess innehåll, fördelarna och hur man skapar en sådan plan. Vi kommer även att introducera de risker som finns med att inte ha en BCP, så använd detta som en referens.

Vad är BCP/BCM inom vårdinrättningar?

BCP är en förkortning för Business Continuity Plan och syftar på en affärsfortsättningsplan som säkerställer att kritiska affärsfunktioner inte avbryts, eller om de avbryts, att de återupptas så snabbt som möjligt vid oväntade händelser såsom naturkatastrofer, pandemier, terroristattacker med mera.

BCM, å andra sidan, är en förkortning för Business Continuity Management och översätts till japanska som 事業継続マネジメント. Detta innebär hantering och drift av BCP.

Enligt riktlinjerna för affärsplanering från det japanska Kabinettskontoret (Japanese Cabinet Office’s Business Planning Guidelines[ja]) beskrivs BCP och BCM på följande sätt:

En affärsfortsättningsplan (Business Continuity Plan, BCP) är en plan som innehåller riktlinjer, system och procedurer för att säkerställa att kritiska affärsfunktioner inte avbryts, eller om de avbryts, att de återställs så fort som möjligt, även vid oväntade händelser såsom stora jordbävningar, pandemier, terroristattacker, allvarliga olyckor, avbrott i försörjningskedjan eller plötsliga förändringar i affärsmiljön.
De managementaktiviteter som utförs i normala tider, såsom att utarbeta och upprätthålla BCP, säkra budget och resurser för affärsfortsättning, genomföra förebyggande åtgärder, genomföra utbildning och träning för att integrera dessa åtgärder, samt kontinuerlig förbättring och översyn, kallas för affärsfortsättningsmanagement (Business Continuity Management, BCM) och anses vara en strategisk verksamhet på ledningsnivå.

Källa: Japanese Cabinet Office’s Disaster Prevention Information | Business Planning Guidelines[ja]

Det är obligatoriskt att skapa en BCP för vårdinrättningar

I och med revideringen av vårdersättningen under det tredje året av Reiwa (2021), och efter en övergångsperiod på tre år, har det blivit helt obligatoriskt för vårdinrättningar att skapa en Business Continuity Plan (BCP) och genomföra Business Continuity Management (BCM) från och med april i det sjätte året av Reiwa (2024). I det japanska hälsoministeriets dokument “Huvudpunkterna i vårdersättningens revidering för år Reiwa 3 (2021)[ja]” står följande:

För att säkerställa en kontinuerlig tillhandahållning av nödvändiga vårdtjänster även vid utbrott av infektionssjukdomar eller katastrofer, är alla vårdtjänstleverantörer skyldiga att utarbeta planer för fortsatt drift, genomföra utbildningar och träningar (simulationer). (※En övergångsperiod på tre år kommer att tillämpas)

Källa: Hälsoministeriet | Huvudpunkterna i vårdersättningens revidering för år Reiwa 3 (2021)[ja]

Risker när vårdinrättningar försummar att skapa en BCP

Om en vårdinrättning försummar att skapa en BCP (Business Continuity Plan), kan följande risker uppstå:

• Att bli föremål för tillsyn av myndigheterna
• Att riskera att bli ansvarig för skadestånd
• Att inte kunna få tillägg till vårdersättningen

Här förklarar vi detaljerna för varje punkt.

Att bli föremål för tillsyn av myndigheterna

Om en BCP inte har utarbetats finns det för närvarande inga specifika sanktioner som har tillkännagivits. Men, det kan leda till tillsyn av myndigheterna som ett brott mot driftstandarden, så var försiktig. Om man inte följer tillsynen kan det leda till att man förlorar sin godkända status som vårdgivare.

Om man förlorar sin godkända status kan man inte få en ny godkännande på minst fem år. För en juridisk person blir inte bara företagsledaren (representanten) utan även andra styrelsemedlemmar, moderbolaget och andra verkliga kontrollanter föremål för sanktioner, och de kan inte bedriva vårdverksamhet under fem år. (Enligt artikel 70, punkterna 2.6 till 2.6.3 i den japanska lagen om vårdförsäkring)

Att riskera att bli ansvarig för skadestånd

Att inte ha en BCP innebär inte att böter kommer att utfärdas. Men, om en olycka eller skada skulle inträffa utan att en BCP har utarbetats, kan det anses vara ett brott mot skyldigheten att iaktta säkerhet och kan leda till ansvar för skadestånd genom rättsliga åtgärder.

Ett exempel där skyldigheten att iaktta säkerhet för anställda och kunder har fått stor uppmärksamhet är fallet med bussolyckan vid Hiwadaycare Center under den stora östjapanska jordbävningen.

Hiwadaycare Center hade en BCP och enligt manualen skulle “när en jordbävning av hög intensitet inträffar och en katastrof kan uppstå, alla ledas till den norra gården, lugnas ner och barnen skulle övervakas. Barnen skulle vänta på att hämtas av sina vårdnadshavare.” Men i praktiken hade inte manualen kommunicerats ordentligt, och det hade inte genomförts några evakueringsövningar för att öva på manualens rutiner.

Som ett resultat av beslutet att skicka barnen till sina vårdnadshavare fångades skolbussen av en tsunami och fem barn omkom. Förskolechefen och den juridiska personen som driver förskolan ansågs ha försummat sin skyldighet att samla in information och dömdes ansvariga för skadestånd.

Referens: Högsta domstolen | Hiwadaycare Center Bus Tsunami Disaster Case (Sendai District Court, 2013 (Heisei 25) September 17th Decision)[ja]

Att inte kunna få tillägg till vårdersättningen

I vårdersättningsreformen för år 2021 (Reiwa 3) höjdes ersättningen med 0,7%. Men om följande kriterier inte uppfylls tillämpas en minskning av ersättningen:

• Att utarbeta en BCP som tar hänsyn till utbrott av infektionssjukdomar och en BCP som tar hänsyn till naturkatastrofer
• Att vidta nödvändiga åtgärder enligt den utarbetade BCP:n

Minskningen varierar beroende på tjänsten, där “facilitetsbaserade och bostadsbaserade tjänster” minskas med 3% av den fastställda enhetsmängden, och “andra tjänster” minskas med 1% av den fastställda enhetsmängden. Det finns en övergångsperiod för detta, där minskningen inte tillämpas under ett år fram till den 31 mars 2026 (Reiwa 7).

Innehåll som måste utarbetas i en vårdinrättnings BCP

De roller som krävs av vårdtjänstleverantörer är följande tre:

• Kontinuitet i tjänsterna
• Säkerställande av användarnas säkerhet
• Säkerställande av personalens säkerhet

Japanese Labor Contract Law (労働契約法) Artikel 5

Arbetsgivaren ska, i enlighet med arbetskontraktet, visa nödvändig hänsyn så att arbetstagaren kan utföra sitt arbete samtidigt som liv, kropp och säkerhet bevaras.

Med ovanstående i åtanke måste en vårdinrättnings BCP innehålla handlingsplaner för att hantera både covid-19 och naturkatastrofer. Här förklarar vi detaljerna för varje.

Metoder för att hantera covid-19

På vårdinrättningar och arbetsplatser krävs det att man skapar en BCP (Business Continuity Plan) för att hantera covid-19. Innehållet i en BCP vid utbrott av en infektionssjukdom kan inkludera följande:

Referens: Japanese Ministry of Health, Labour and Welfare | Guidelines for Business Continuity at Nursing Care Facilities and Workplaces during the Outbreak of COVID-19[ja]

Beroende på typen av anläggning, såsom dagvård, boendevård eller hemtjänst, kan situationen och åtgärderna efter ett utbrott av en infektionssjukdom variera, och därmed också innehållet i den BCP som ska utarbetas. Enligt Japanese Ministry of Health, Labour and Welfare’s “Guidelines for Business Continuity Plans for Disability Welfare Service Providers during the Outbreak of COVID-19[ja]“, är det viktigt att förbereda BCP innan en epidemi bryter ut. Det är avgörande att utveckla en BCP som möjliggör en smidig hantering vid ett utbrott, samt att regelbundet genomföra träning och utbildning och säkerställa tillgången på nödvändiga förnödenheter.

Metoder för att hantera naturkatastrofer

På vårdinrättningar och arbetsplatser måste man även utarbeta en BCP (Business Continuity Plan) för att hantera naturkatastrofer såsom jordbävningar och översvämningar. Innehållet i en BCP vid naturkatastrofer inkluderar följande punkter:

Referens: Japanese Ministry of Health, Labour and Welfare | Guidelines for Business Continuity at Care Facilities and Workplaces During Natural Disasters[ja]

En BCP för naturkatastrofer måste inte bara omfatta rutiner för normala och nödsituationer, utan även samarbete med andra anläggningar och lokalsamhället, vilket gör innehållet mer omfattande jämfört med en BCP för smittsamma sjukdomar.

Fördelarna med att en vårdinrättning skapar en BCP

Att skapa en BCP (Business Continuity Plan) kräver tid och ansträngning. Men det är också sant att det finns fördelar såsom säkerställande av säkerheten för både boende och personal, samt möjligheten att få skattemässiga förmåner. Här förklarar vi fördelarna med att utarbeta en BCP.

Säkerheten för boende och personal kan säkras

Om det finns en etablerad handlingsplan vid utbrott av infektionssjukdomar eller vid naturkatastrofer, kan både boende och personal hantera nödsituationer på ett smidigt sätt. Även om en nödsituation kan leda till förvirring och göra det svårt att utföra arbetsuppgifter, kan en väl förberedd kontinuitetsplan (BCP) säkerställa att de mest kritiska arbetsuppgifterna prioriteras, vilket möjliggör en snabb återhämtning. Dessutom kan det leda till ökat förtroende från användare, deras familjer och samhället i stort.

Skattemässiga förmåner

När en “Plan för förstärkning av affärskontinuitet” som inkluderar innehåll (såsom uppbyggnad av system och förebyggande åtgärder) bestämt av den japanska minister för ekonomi, handel och industri godkänns, kan företag få en speciell avskrivning på 18 % för investeringar i utrustning för katastrofförebyggande och skadereduktion för att förstärka åtgärder mot katastrofer (från och med den 1 april (Reiwa 9) 2025 är denna siffra 16 %).

Exempel på sådan utrustning inkluderar:

• Maskiner och utrustning (över 1 miljon yen): såsom egna generatorer och dräneringspumpar
• Verktyg och utrustning (över 300 000 yen): såsom seismiska isoleringsrack och satellittelefoner
• Byggnadsrelaterad utrustning (över 600 000 yen): såsom vattentäta barriärer och branddörrar

Bidrag och finansiellt stöd

Om du utarbetar en BCP (Business Continuity Plan) och erhåller godkännande för en förstärkningsplan för affärskontinuitet, kommer du att få fördelar vid urvalet av bidrag. Det finns olika typer av stöd som kan erhållas, såsom:

Innehållet i BCP-bidragen varierar beroende på kommunen. Dessutom erbjuder en del privata finansinstitut lånesystem speciellt för företag som skapar en BCP. Om du ska skapa en BCP, kan det vara en god idé att kontakta den kommun där anläggningen ligger eller de finansinstitut du har affärsrelationer med.

Prioriterad vaccination

Enligt artikel 28 i lagen om särskilda åtgärder mot nya influensavirus (新型インフルエンザ等対策特別措置法) kan företag som har utarbetat en affärskontinuitetsplan (BCP) vid en pandemi och är registrerade hos staten erbjudas möjligheten att genomföra särskild vaccination. Särskild vaccination syftar på förebyggande vaccination som ges i förväg till anställda hos registrerade företag.

För att kunna bli ett registrerat företag som är berättigat till prioriterad vaccination måste företaget först ansöka om registrering hos staten.

Hur man skapar en BCP för vårdinrättningar

Det kan vara svårt att veta hur man ska gå tillväga för att skapa en BCP. Här förklarar vi hur du skapar en BCP för vårdinrättningar.

Starta en kommitté för BCP-utveckling

För att kunna ta itu med utvecklingen av en BCP börjar du med att sätta upp en kommitté. I kommittén väljer du personer från olika platser och tjänster, såsom förvaltare och ansvariga, samt de som kan samla in synpunkter från fältet. När kommittén är etablerad, börja med att utvärdera nuläget för vårdinrättningen och identifiera eventuella problemområden.

Användning av riktlinjer och mallar

Det japanska hälsoministeriet (Japanese Ministry of Health, Labour and Welfare) tillhandahåller riktlinjer och mallar för att skapa en BCP. Om du är osäker på var du ska börja eller hur du ska gå tillväga, kan du följa hälsoministeriets riktlinjer och använda de tillgängliga mallarna för att skapa din BCP.

Mallarna är förberedda för olika typer av faciliteter, som dagvård och boendevård, så du kan skapa en BCP som passar den tjänst du erbjuder.

Riktlinjer och mallar finns tillgängliga på följande webbplats, så ta en titt för mer information:

Hälsoministeriet｜Utbildning för stöd vid skapande av affärsfortsättningsplaner (BCP) för vårdinrättningar och företag[ja]

Sammanfattning: Skyldigheten att skapa en BCP för vårdinrättningar kräver omedelbar åtgärd

Från och med april 2024 (Reiwa 6) har det blivit obligatoriskt för vårdinrättningar att skapa en Business Continuity Plan (BCP). För vårdinrättningar är utarbetandet av en BCP avgörande för att kunna hantera smittspridning och naturkatastrofer på ett smidigt sätt och för att kunna återhämta sig snabbt. Det finns även fördelar såsom skattelättnader, subventioner och finansiellt stöd, samt möjligheten att få förtur till vaccinationer. För att kunna hantera oförutsedda nödsituationer som kan uppstå när som helst, bör ni skapa en BCP.

Om ni har svårigheter med att skapa en BCP eller är osäkra på hur ni ska gå tillväga, rekommenderas det att ni rådgör med en advokat.

Monolith Law Office är en juridisk byrå som kombinerar omfattande erfarenhet inom IT, särskilt interneträtt, och juridik. Om ni har några bekymmer gällande BCP, tveka inte att kontakta oss för rådgivning.

Information om åtgärder från vår byrå

Vården och omsorgsbranschen är ett område som är omgärdat av en mängd olika lagar, såsom Lagen om vård och omsorgsförsäkring (Japanese Long-Term Care Insurance Act), Äldreomsorgslagen (Japanese Elderly Welfare Act) och Bolagslagen (Japanese Companies Act). Monolith Law Office fungerar som rådgivande advokater för Allmänna föreningen för vård- och omsorgsföretagare på nationell nivå och för vård- och omsorgsföretag i varje prefektur i hela landet, och besitter omfattande kunskap och erfarenhet när det gäller lagstiftning relaterad till vård- och omsorgsverksamhet.

Monolith Law Offices verksamhetsområden: Företagsjuridik för IT och startups[ja]