Regleringen av styrelseledamöters konkurrensförbud och intressekonflikter i japansk bolagsrätt

I den japanska företagsledningen har styrelseledamöter omfattande befogenheter för att driva verksamheten framåt. Dessa kraftfulla befogenheter balanseras dock av strikta skyldigheter för att skydda företagets och aktieägarnas intressen. För att förhindra att styrelseledamöter prioriterar sina egna intressen framför företagets, har den japanska bolagslagen (Companies Act) infört olika regleringar. Två särskilt viktiga regleringar som styrelseledamöter i företag som verkar i Japan alltid bör vara medvetna om är “plikten att undvika konkurrens” och reglerna kring “intressekonflikter”. Dessa regleringar syftar inte till att orättvist begränsa styrelseledamöternas legitima ekonomiska aktiviteter. Istället finns de för att förhindra att värdefulla företagsresurser som affärsmöjligheter, kundinformation och know-how, samt företagets egendom, används eller skadas på ett otillbörligt sätt av företagsledningen själva. Att korrekt förstå och följa dessa regler är avgörande för att säkerställa sund bolagsstyrning, upprätthålla förtroendet från aktieägarna och bevara företagets långsiktiga tillväxt. I denna artikel kommer vi att detaljerat förklara dessa två viktiga skyldigheter enligt japansk bolagslagstiftning, deras specifika innehåll, de procedurer som krävs för att följa dem, samt de allvarliga juridiska konsekvenserna av att inte göra det, allt detta med stöd av faktiska rättsfall och från ett expertperspektiv.

Konkurrensförbud för styrelseledamöter enligt japansk bolagsrätt

Konkurrensförbudet för styrelseledamöter är en reglering som syftar till att förhindra att styrelseledamöter engagerar sig i verksamheter som konkurrerar med företagets och därigenom orättvist skadar företagets intressen.

Grunden och innehållet i konkurrensbegränsningsplikten enligt japansk lag

Den direkta grunden för denna skyldighet finns i artikel 356, stycke 1, punkt 1 i den japanska bolagslagen (Companies Act) . Denna bestämmelse föreskriver att en styrelseledamot, när denne “avser att genomföra en transaktion som hör till samma kategori som aktiebolagets verksamhet för egen eller tredje parts räkning”, måste erhålla bolagets godkännande i förväg . Denna skyldighet gäller inte bara verkställande direktörer utan även icke-verkställande styrelseledamöter som är involverade i företagets drift .  

Med “transaktioner som hör till samma kategori som bolagets verksamhet” avses de transaktioner som konkurrerar på marknaden med den verksamhet som bolaget bedriver och som anges i bolagsordningen som dess syfte. Tolkningen härav är bred, och det finns rättsfall som tolkar detta att inkludera inte bara försäljning av produkter om bolaget är ett tillverkningsföretag, utan även inköp av råmaterial som är nödvändiga för att genomföra verksamheten .  

Dessutom skyddar denna skyldighet även bolagets framtida affärsmöjligheter. Enligt rättspraxis anses även de affärsområden som bolaget ännu inte har etablerat sig inom, men där det finns konkreta planer och förberedelser för att etablera sig, ingå i “bolagets verksamhetskategorier”. Detta syftar till att förhindra att styrelseledamöter, genom att utnyttja sin position, tar tillvara på strategiska affärsplaner som de får kännedom om och därigenom berövar bolaget de fördelar (bolagets möjligheter) som det annars skulle ha haft . Denna tankegång visar att styrelseledamöternas skyldigheter inte bara handlar om att skydda nuvarande verksamhet, utan även om att skydda bolagets framtida tillväxtpotential, vilket ger en strategisk dimension till deras ansvar.  

Godkännandeförfaranden Under Japansk Bolagsrätt

När en styrelseledamot i Japan avser att genomföra en konkurrerande transaktion, måste de följa lämpliga godkännandeförfaranden. Godkännandeorganet varierar beroende på om företaget har en styrelse eller inte. För företag med en styrelse krävs styrelsens godkännande, medan för företag utan en styrelse krävs aktieägarnas stämmas godkännande. Detta regleras av artikel 365, stycke 1 i den japanska bolagslagen (平成18年(2006)).

För att erhålla godkännande måste den berörda styrelseledamoten avslöja “väsentliga fakta” relaterade till transaktionen. Denna avslöjande har det viktiga syftet att tillhandahålla information som gör det möjligt för godkännandeorganet att göra ett rationellt beslut om huruvida den konkurrerande transaktionen bör tillåtas. Även om lagen inte ger en specifik definition av “väsentliga fakta”, tolkas det generellt som information som är avgörande för att förstå helhetsbilden av transaktionen, inklusive typ av transaktion, motpart, föremål, pris, kvantitet och varaktighet. Godkännande baserat på otillräcklig information kan senare ifrågasättas när det gäller dess giltighet.

Dessutom har styrelseledamöter i företag med en styrelse en skyldighet att, efter att ha genomfört en godkänd konkurrerande transaktion, utan dröjsmål rapportera de väsentliga fakta om transaktionen till styrelsen (enligt artikel 365, stycke 2 i den japanska bolagslagen). Detta gör det möjligt för styrelsen att övervaka genomförandet av transaktionen och kontinuerligt övervaka att företagets intressen inte skadas.

Effekterna av brott mot skyldigheter

Om en styrelseledamot utför konkurrerande affärer utan godkännande, bär denne ett allvarligt ansvar gentemot bolaget. Först och främst, om bolaget lider skada på grund av konkurrerande affärer, är styrelseledamoten ansvarig för att ha försummat sina uppgifter och kan bli skyldig att ersätta bolaget för skadan enligt den japanska bolagslagen (Companies Act of Japan) artikel 423, paragraf 1.  

Särskilt viktigt är bestämmelsen i artikel 423, paragraf 2 i den japanska bolagslagen. Denna paragraf stadgar att den vinst som styrelseledamoten eller en tredje part har erhållit genom konkurrerande affärer “presumeras” motsvara den skada som bolaget har lidit. Vanligtvis är det mycket svårt för ett bolag att konkret bevisa storleken på den skada som uppstått, men tack vare denna presumtionsregel behöver bolaget endast hävda den vinst som den felande styrelseledamoten har erhållit. Bördan att bevisa att bolagets skada är mindre än denna vinst överförs till styrelseledamoten. Denna bestämmelse underlättar bolagets möjligheter att utkräva ansvar och fungerar som en kraftfull avskräckande faktor mot konkurrerande handlingar. Presumtionsregeln för skadestånd ersatte den tidigare “interventionsrätten” i den japanska handelslagen (Commercial Code of Japan), vilken tillät ett bolag att betrakta en styrelseledamots affärer som sina egna, och anses vara en mer praktisk och effektiv rättsmedel.  

Å andra sidan, när det gäller giltigheten av själva de konkurrerande affärerna som utförts utan godkännande, anses dessa i princip vara giltiga i förhållande till tredje part, det vill säga affärspartnern. Detta beror på att skyldigheten att undvika konkurrens primärt är en intern reglering mellan bolaget och styrelseledamoten, och det anses inte lämpligt att ogiltigförklara externa affärer till den grad att det skadar säkerheten i transaktioner.  

Konkurrensförbud efter avgång enligt japansk rätt

När en styrelseledamot avgår upphör i princip det lagstadgade konkurrensförbudet enligt japansk bolagsrätt. Detta innebär dock inte att den avgående styrelseledamoten helt utan restriktioner kan engagera sig i konkurrerande verksamhet.

Ett företag kan ingå ett avtal med en styrelseledamot som innebär att denne, även efter sin avgång, under en viss tid inte får bedriva konkurrerande verksamhet (ett konkurrensförbud). Sådana avtal begränsar dock den frihet att välja yrke som garanteras i artikel 22.1 i den japanska konstitutionen, och deras giltighet prövas därför noggrant av domstolarna. I rättspraxis beaktas följande faktorer när man bedömer ett avtals giltighet:

• Längden på den period då konkurrens är förbjuden (vanligtvis anses perioder längre än två år vara ogiltiga)
• Den geografiska omfattningen och omfattningen av de yrken som förbjuds
• Företagets legitima intressen som behöver skyddas (till exempel närvaron av affärshemligheter som bör skyddas)
• Om det finns tillräckliga kompensationsåtgärder för begränsningen (till exempel en ökning av avgångsvederlaget)

Även om det inte finns något konkurrensförbud kan en styrelseledamot som har missbrukat sin ställning under sin tid i tjänst för att förbereda konkurrerande verksamhet efter avgången bli ansvarig för brott mot sin lojalitetsplikt. Till exempel kan en styrelseledamot som under sin tjänstetid systematiskt rekryterar underordnade för att förbereda bildandet av ett nytt företag, orsaka skadeståndsskyldighet gentemot företaget även om handlingarna utförs efter avgången, eftersom förberedelserna gjordes under tjänstetiden. I ett fall som prövades av Tokyo District Court den 27 april 2007 (Realgate-fallet) dömdes en styrelseledamot som rekryterat underordnade och bildat ett nytt företag till skadestånd på grund av brott mot sin lojalitetsplikt.

Hantering av intressekonflikter hos styrelseledamöter enligt japansk bolagsrätt

Regleringen av intressekonflikter är ett system som hanterar transaktioner där styrelseledamöternas intressen kan kollidera med företagets, och syftar till att förhindra att styrelseledamöter offrar företagets intressen för sina egna vinningar.

Typer av intressekonflikter i transaktioner enligt japansk bolagsrätt

Intressekonflikter i transaktioner regleras av artikel 356, punkt 1, nummer 2 och 3 i den japanska bolagslagen och kan huvudsakligen delas in i två kategorier.  

Den första kategorin är “direkta transaktioner” (samma paragraf, nummer 2). Detta avser när en styrelseledamot genomför en transaktion direkt med bolaget, antingen för sin egen räkning eller för en tredje parts räkning. Typiska exempel inkluderar när en styrelseledamot säljer fast egendom som de äger till bolaget eller när bolaget lånar pengar från en styrelseledamot. Det inkluderar också fall där en styrelseledamot, som representant för ett annat bolag, genomför transaktioner med det bolag där de själva är styrelseledamot.  

Den andra kategorin är “indirekta transaktioner” (samma paragraf, nummer 3). Detta avser transaktioner mellan bolaget och en tredje part som inte är styrelseledamot, men där transaktionen i realiteten innebär en intressekonflikt mellan bolaget och styrelseledamoten. Det mest uppenbara exemplet är när ett bolag ställer säkerhet för en styrelseledamots personliga banklån. I detta fall tar bolaget på sig en risk som borgenär, medan styrelseledamoten får fördelen av att lättare få ett lån, vilket skapar en intressekonflikt mellan de två parterna.  

Godkännandeprocessen och undantagen

När man genomför transaktioner som innebär intressekonflikter krävs, precis som vid konkurrerande transaktioner, förhandsapprobation från styrelsen i bolag med en styrelse och från bolagsstämman i bolag utan styrelse.  

En viktig aspekt av detta godkännandebeslut är att direktörer med ett “särskilt intresse” i transaktionen inte får delta i beslutsfattandet (enligt artikel 369, paragraf 2 i den japanska bolagslagen). Detta förhindrar att direktörer som är parter i en intressekonfliktsaffär godkänner transaktioner som är fördelaktiga för dem själva.  

Det finns dock undantag för transaktioner som formellt kan ses som intressekonflikter men som i realiteten inte skadar bolagets intressen. Eftersom syftet med denna reglering är att skydda bolagets intressen, vore det orimligt att kräva godkännandeprocesser i situationer där ingen skada föreligger. Till exempel anses en transaktion där en direktör lånar ut pengar till bolaget utan ränta och säkerhet inte skada bolagets intressen och kräver därför inget godkännande (enligt en dom från Japans högsta domstol den 6 december 1963). Transaktioner mellan ett bolag och dess enda aktieägare som också är direktör, eller mellan ett helägt dotterbolag och dess moderbolag, anses också inte skada aktieägarnas intressen och kräver därför i princip inget godkännande.  

Effekterna av brott mot skyldigheter under japansk rätt

När en intressekonfliktstransaktion genomförs utan godkännande, skiljer sig dess juridiska effekter markant från de vid konkurrerande transaktioner.

Först och främst, när det gäller själva transaktionens giltighet, har Japans högsta domstol intagit en ståndpunkt som kallas “relativ ogiltighetsteori” (Högsta domstolens beslut den 13 oktober 1971 (1971)). Detta innebär att en intressekonfliktstransaktion utan godkännande är ogiltig mellan bolaget och den styrelseledamot som är part i transaktionen, men om en tredje part i god tro inte kände till att bolaget saknade godkännande, kan bolaget inte göra gällande att transaktionen är ogiltig gentemot denne. Denna teori syftar till att balansera skyddet av bolagets intressen samtidigt som den skyddar förtroendet för tredje parter som har handlat med bolaget utan kännedom om omständigheterna, och därigenom säkerställa säkerheten i transaktioner.

Nästa punkt är styrelseledamotens ansvar gentemot bolaget, där det även här finns särskilda bestämmelser som skiljer sig från de vid konkurrerande transaktioner. Artikel 423, paragraf 3 i den japanska bolagslagen fastställer att det ska “presumeras” att en styrelseledamot som deltagit i en intressekonfliktstransaktion har försummat sina skyldigheter (försummelse av skyldigheter). De som omfattas av denna presumtion inkluderar 1) styrelseledamöter som direkt har genomfört transaktioner för egen räkning, 2) styrelseledamöter vars intressen är i konflikt med bolaget genom indirekta transaktioner, och 3) styrelseledamöter som har röstat för godkännande av transaktionen.

Särskilt ansvarigt är en styrelseledamot som direkt har genomfört en transaktion för egen räkning, och denne kan inte undgå ansvar även om det kan bevisas att det inte förelåg något fel (ansvar utan fel). Å andra sidan kan en styrelseledamot som endast har röstat för godkännande undgå ansvar om det kan bevisas att det inte fanns något eget fel. På detta sätt varierar ansvarsreglerna för intressekonfliktstransaktioner beroende på graden av inblandning, vilket utgör en mer detaljerad systemdesign för ansvar.

Jämförelse mellan konkurrensförbud och intressekonflikttransaktioner enligt japansk bolagsrätt

De regleringar som japansk bolagsrätt fastställer gällande styrelseledamöters konkurrensförbud och intressekonflikttransaktioner är båda viktiga system för att förhindra att styrelseledamöter missbrukar sin ställning och skadar företagets intressen. Dock finns det betydande skillnader i de intressen som skyddas, de handlingar som omfattas och de juridiska konsekvenserna vid överträdelser.

Konkurrensförbudet syftar främst till att skydda företagets “affärsmöjligheter” samt immateriella tillgångar som kundinformation och know-how. Om en styrelseledamot startar en verksamhet som konkurrerar med företagets, kan det leda till att företaget förlorar framtida vinster, vilket detta förbud syftar till att reglera. Å andra sidan är syftet med regleringen av intressekonflikttransaktioner att mer direkt skydda företagets “egendom”. Om en styrelseledamot prioriterar sina egna intressen i en affärstransaktion med företaget, kan det resultera i ett avtal på ogynnsamma villkor för företaget och en orättvis förlust av företagets tillgångar.

Skillnaden i syfte återspeglas även i mekanismerna för att utkräva ansvar vid överträdelser. Vid brott mot konkurrensförbudet kan det ofta vara svårt att bevisa storleken på den skada företaget lidit, varför japansk bolagsrätt i artikel 423, paragraf 2, “presumerar” att den vinst som styrelseledamoten erhållit motsvarar företagets skada. Detta minskar företagets bevisbörda. Å andra sidan, vid brott mot regleringen av intressekonflikttransaktioner, “presumerar” artikel 423, paragraf 3 i japansk bolagsrätt att den inblandade styrelseledamoten har varit försumlig i sina uppgifter. Speciellt de styrelseledamöter som direkt har genomfört transaktioner för egen vinning bär ett strängare ansvar och kan inte undgå ansvar även om de kan bevisa att de inte varit försumliga.

Effekten av transaktioner som genomförts utan godkännande skiljer sig också åt. Konkurrenstransaktioner är i princip giltiga i förhållande till tredje part, transaktionens motpart. Regleringen ses som en intern fråga mellan företaget och styrelseledamoten. Men vid intressekonflikttransaktioner kan företaget hävda att transaktionen är ogiltig om den inte har godkänts av företaget. Dock, för att skydda transaktionens säkerhet, kan ogiltighet inte hävdas mot en tredje part som i god tro inte kände till att företagets godkännande saknades. Detta kallas för “relativ ogiltighet” och är ett koncept som har etablerats genom prejudikat från Japans högsta domstol.

Sammanfattning

Regleringen av styrelseledamöters konkurrensförbud och intressekonflikter utgör grunden för japansk företagsstyrning (corporate governance). Dessa regler ålägger styrelseledamöter en tydlig skyldighet att prioritera företagets intressen och medför mycket allvarliga personliga och juridiska risker vid överträdelser. En djup förståelse för dessa reglers innehåll, förfarandet för att erhålla godkännande, samt tolkningen som formats genom rättsfall, är avgörande inte bara för att följa lagstiftningen utan också för effektiv riskhantering och för att säkerställa hållbar tillväxt för företag som bedriver verksamhet i Japan.

Monolith Law Office har en gedigen erfarenhet av att tillhandahålla juridisk rådgivning till ett stort antal inhemska och internationella klienter om de komplexa frågorna kring styrelseledamöters skyldigheter enligt japansk bolagslagstiftning. Vår byrå har flera experter som är engelsktalande och kvalificerade utländska advokater, vilket gör det möjligt för oss att erbjuda träffsäker och praktiskt inriktad support för konkurrens- och intressekonfliktsfrågor som uppstår i en internationell affärsmiljö. Tveka inte att kontakta oss för rådgivning kring dessa teman eller för att bygga upp och revidera ert företags styrningsstruktur.