Ändring av anställningsavtalets innehåll enligt japansk arbetsrätt: Juridiska ramar som chefer bör känna till

I dagens ständigt föränderliga affärsmiljö måste företag kontinuerligt anpassa sig organisatoriskt och strategiskt. Dessa justeringar kräver ofta en översyn av anställningsförhållandena. I Japan regleras dock villkoren för arbetskontrakt inte enbart av de ursprungliga individuella överenskommelserna. De styrs istället av ett komplext system av normer och rättspraxis som prioriterar stabilitet och arbetarskydd. Därför är en djupgående förståelse av denna unika rättsliga ramverk avgörande för företagsledare som vill genomföra ändringar i anställningsvillkor och personalöverföringar på ett lagligt och smidigt sätt. Denna artikel erbjuder en expertanalys av den rättsliga ramen för ändringar i arbetskontrakt inom japansk arbetsrätt. Vi börjar med att undersöka de huvudsakliga källorna som bestämmer arbetsvillkor, nämligen arbetsreglementet och kollektivavtalet. Därefter beskriver vi de strikta kraven som gäller när man genomför förändringar som är till nackdel för arbetstagarna. Slutligen analyserar vi de tre huvudsakliga typerna av personalöverföringar: omplacering, utstationering och överföring, och deras rättsliga struktur och begränsningar. Syftet med denna artikel är att tillhandahålla den detaljerade kunskap som företagsledare och juridiska ansvariga behöver för att hantera dessa processer i enlighet med japanska lagar.

Normer som bestämmer innehållet i arbetsavtal

I japansk arbetsrätt är innehållet i ett arbetsavtal som ingås mellan en enskild arbetstagare och en arbetsgivare inte begränsat enbart till det skriftliga kontraktet. Istället kompletteras och ibland ersätts det av övergripande regler som gäller för hela arbetsplatsen. Bland dessa regler är “arbetsordningen” (就業規則) och “kollektivavtalet” (労働協約) särskilt viktiga.

Rollen och den juridiska kraften hos arbetsreglementet under japansk lag

Arbetsreglementet är en samling regler som arbetsgivaren fastställer enhetligt och systematiskt för arbetsvillkor och tjänstedisciplin på arbetsplatsen. Enligt artikel 7 i den japanska arbetsavtalslagen (日本の労働契約法), om en arbetsgivare skapar ett arbetsreglemente med rimliga arbetsvillkor och gör detta känt för arbetstagarna, blir de arbetsvillkor som anges i arbetsreglementet en del av arbetsavtalet. Detta gör arbetsreglementet till ett kraftfullt verktyg för att standardisera arbetsvillkoren.

En viktig förutsättning för att denna effekt ska uppstå är “kännedom”. Arbetsgivaren måste se till att arbetsreglementet är uppsatt på en synlig plats på arbetsplatsen, överlämna det i skriftlig form eller göra det tillgängligt som elektronisk data så att arbetstagarna när som helst kan kontrollera dess innehåll. Denna skyldighet att informera är inte bara en formell procedur; om den försummas, kommer arbetsreglementet inte att ha någon verkan, och arbetsgivaren kan inte binda arbetstagarna till dess bestämmelser. Detta är en ytterst viktig punkt för företagens efterlevnad av regler och förordningar.

Dessutom fungerar arbetsreglementet som en minimistandard för individuella arbetsavtal. Enligt artikel 12 i den japanska arbetsavtalslagen, om ett individuellt arbetsavtal fastställer arbetsvillkor som inte uppfyller standarderna i arbetsreglementet, blir dessa delar av avtalet ogiltiga. De ogiltiga delarna kommer istället att omfattas av standarderna som anges i arbetsreglementet. Denna bestämmelse ger, ur en arbetsgivares perspektiv, en viss enhetlighet till alla arbetstagares arbetsvillkor och förenklar hanteringen av arbetsförhållanden.

Den överlägsna rättsliga kraften hos arbetsavtal under japansk lag

Ett arbetsavtal är ett skriftligt avtal som sluts mellan en fackförening och en arbetsgivare om arbetsvillkor och andra relaterade frågor. Arbetsavtal har en ännu starkare juridisk kraft än arbetsordningar. Artikel 16 i den japanska lagen om fackföreningar (Japanese Trade Union Law) erkänner arbetsavtalets “normativa kraft” . Detta innebär att delar av arbetsordningar eller individuella arbetskontrakt som strider mot arbetsvillkoren eller andra standarder för arbetstagares behandling som fastställs i arbetsavtalet är ogiltiga, och de ogiltiga delarna ersätts med standarderna i arbetsavtalet .

Denna normativa kraft täcker de flesta substantiella aspekter av anställningsförhållandet, såsom löner, pensionsavgångsvederlag, arbetstider, ledigheter, säkerhet och hälsa, olycksfallskompensation, personalöverföringar och disciplinära åtgärder . Detta visar att den juridiska prioritetsordningen tydligt är “arbetsavtal > arbetsordningar > individuella arbetskontrakt”. För företag med fackföreningar är det extremt viktigt att förstå denna hierarkiska struktur. Försök att ändra arbetsvillkoren genom att ändra arbetsordningen kan bli juridiskt ogiltiga om de strider mot bestämmelserna i arbetsavtalet.

Därför, när företag med fackföreningar vill genomföra viktiga förändringar i arbetsvillkoren, är det mest säkra och juridiskt stabila sättet att inte förlita sig på ändringar i arbetsordningen, utan att förhandla fram en revidering av arbetsavtalet med fackföreningen. Denna juridiska hierarki blir en viktig faktor för att flytta strategin för arbetsförvaltning från en ensidig kontrollprocess som utformas av arbetsgivaren till en förhandling mellan två parter med fackföreningen.

Jämförelse mellan arbetsordningar och kollektivavtal under japansk arbetsrätt

Nedan följer en tabell som sammanfattar jämförelsen mellan arbetsordningar och kollektivavtal, som vi har förklarat i texten.

Ogynnsamma förändringar av anställningsvillkor: Juridiska krav och begränsningar i Japan

För att anpassa sig till förändringar i affärsmiljön kan det bli nödvändigt att ompröva lönesystem eller minska tillägg, vilket kan innebära ogynnsamma förändringar av anställningsvillkoren för arbetstagare. Dock ställer japansk arbetsrätt strikta begränsningar på sådana ogynnsamma förändringar.

Principen om ömsesidig överenskommelse

Eftersom ett arbetsavtal är en form av kontrakt, krävs det i princip att båda parterna är överens för att ändra de arbetsvillkor som avtalet innehåller. Artikel 8 i den japanska arbetsavtalslagen (2007) stipulerar att arbetstagare och arbetsgivare kan ändra arbetsvillkoren i ett arbetsavtal genom ömsesidig överenskommelse. Därför är det i princip inte tillåtet för en arbetsgivare att ensidigt ändra arbetsvillkoren till arbetstagarens nackdel.

Ändringar i anställningsregler och principen om ‘rationalitet’ enligt japansk arbetsrätt

Att dock erhålla individuellt samtycke från alla anställda är inte praktiskt, särskilt inte i stora organisationer. Därför har den japanska arbetsavtalslagen (Artikel 10) en viktig undantagsregel. Enligt denna regel kan arbetsgivaren ensidigt ändra anställningsvillkoren till arbetstagarens nackdel genom att ändra anställningsreglerna. Det finns dock två strikta krav som måste uppfyllas: för det första måste de ändrade anställningsreglerna göras kända för arbetstagarna, och för det andra måste ändringen vara ‘rationell’.

Bedömningen av denna ‘rationalitet’ är en av de mest betydelsefulla och komplexa frågorna i praktiken av japansk arbetsrätt. Enligt rättspraxis bedöms rationaliteten genom en omfattande övervägning av specifika faktorer. Denna bedömningsram etablerades av Högsta domstolens beslut den 28 februari 1997 (Fjärde bankfallet). Faktorerna som beaktades i detta beslut är följande:

1. Omfattningen av nackdelarna som arbetstagarna drabbas av
2. Behovet av att ändra anställningsvillkoren
3. Angemålsenheten i innehållet i de ändrade anställningsreglerna
4. Förhandlingssituationen med fackföreningar och liknande
5. Andra relevanta omständigheter (som alternativa åtgärder eller förbättringar av andra anställningsvillkor)

Dessa faktorer är inte bara en checklista. Domstolarna väger noggrant arbetsgivarens affärsmässiga behov mot de nackdelar som arbetstagarna lider. Till exempel, när det gäller ‘behovet av ändring’, är enbart en önskan att minska kostnader otillräcklig; det krävs objektiva och betydande affärsmässiga behov, såsom flera perioder av förluster i rad eller drastiska förändringar i branschstrukturen. Dessutom, ju större ‘omfattningen av nackdelarna’ är, som i fallet med betydande minskningar av löner eller pensionsförmåner, desto större behov och mer omfattande övergångsåtgärder (som tillhandahållande av justeringstillägg) krävs av domstolarna.

Denna rättspraxis fungerar som ett praktiskt ramverk för företagsledare att hantera juridiska risker. Företag som överväger nackdelaktiga förändringar bör från planeringsstadiet förbereda sig med dessa faktorer i åtanke för att minska risken för att deras rationalitet ifrågasätts i efterhand. Konkret innebär detta att (1) dokumentera affärsmässiga behov objektivt, till exempel genom finansiella rapporter, (2) utforma ett rättvist system så att nackdelarna inte drabbar en specifik grupp anställda, (3) införa övergångsåtgärder för att mildra de drastiska förändringarna, och (4) noggrant föra en uppriktig dialog med fackföreningar och arbetarrepresentanter. Att noggrant genomföra denna process är ytterst effektivt för att grunda rationaliteten i förändringarna och säkerställa juridisk stabilitet.

Effektiviteten av “samtycke”: Från form till substans under japansk arbetsrätt

Det händer att arbetsgivare väljer att inte ensidigt ändra anställningsreglerna, utan istället inhämtar individuella samtycken till ogynnsamma förändringar från arbetstagarna. Men bara för att det finns ett undertecknat och stämplat samtyckesdokument betyder det inte nödvändigtvis att samtycket är juridiskt giltigt.

Den japanska högsta domstolens dom den 19 februari 2016 (Yamanashi Prefecture Credit Cooperative case) har presenterat viktiga riktlinjer i denna fråga. Enligt denna dom kan arbetstagarens samtycke till ogynnsamma förändringar anses vara giltigt inte bara utifrån formen av ett undertecknat samtycke, utan det måste också finnas objektivt rimliga skäl att tro att samtycket grundar sig på arbetstagarens fria vilja. Vid bedömningen beaktas arbetsgivarens information och förklaringar till arbetstagaren, samt innehållet och omfattningen av nackdelarna. Samtycke som erhållits utan tillräcklig förklaring eller under halvt tvångsmässiga omständigheter kan senare bedömas som ogiltigt.

Denna rättspraxis antyder riskerna med en formell process för att inhämta samtycke. Det finns två sätt att ändra arbetsvillkor på ett ogynnsamt sätt: genom ensidiga ändringar av anställningsreglerna (enligt japansk arbetskontraktslag artikel 10) och genom individuella överenskommelser (samma lag artikel 8). Dessa två är inte oberoende av varandra. I slutändan är det rättvisan i processen som japanska domstolar betonar. Procedurisk rättvisa, såsom tillhandahållande av tillräcklig information, uppriktiga förklaringar och garanti för möjligheten till ett fritt beslutsfattande, är inte bara en grund för “rationaliteten” i ensidiga förändringar, utan också en stöttepelare för giltigheten av individuellt “samtycke”. Oavsett vilken juridisk metod som används, är det att genomföra en transparent och rättvis process den bästa strategin för att undvika juridiska tvister.

Juridiska aspekter av personalomplaceringar i Japan: Skillnader och begränsningar mellan omplacering, utstationering och överföring

Att ändra anställdas placeringar för att omstrukturera verksamheten, utveckla talanger och vitalisera organisationen är en nödvändig åtgärd inom företagsledning. Under japansk arbetsrätt klassificeras personalomplaceringar huvudsakligen i tre kategorier: ‘omplacering’ (配転), ‘utstationering’ (出向) och ‘överföring’ (転籍), var och en med sina egna juridiska strukturer och begränsningar.

Omplaceringsrättigheter och -skyldigheter enligt japansk arbetsrätt

Omplacering inom ett företag i Japan avser ändringar i arbetsuppgifter eller arbetsplats. Arbetsgivaren, som är part i anställningsavtalet, förblir densamma. Om det finns en grundläggande bestämmelse i arbetsavtalet eller arbetsordningen som tillåter omplacering, har arbetsgivaren i princip en omfattande rättighet att beordra omplacering (omplaceringsbefogenhet) utan att behöva den anställdes individuella samtycke.

Men denna omplaceringsbefogenhet är inte obegränsad. Den begränsas av principen om “missbruk av rättigheter”. Ett ledande fall i detta avseende är Högsta domstolens beslut från den 14 juli 1986 (Toa Paint-fallet), som identifierade följande tre situationer där en omplaceringsorder kan anses vara ett missbruk av rättigheter:

1. När det inte finns något affärsmässigt behov för omplaceringen
2. När omplaceringen görs av orättvisa motiv eller syften (till exempel för att trakassera eller tvinga fram en uppsägning)
3. När omplaceringen orsakar en anställd betydande nackdelar som överstiger vad som normalt kan förväntas tolereras

Ur en företagsledares perspektiv tolkas “affärsmässigt behov” relativt brett i Japan, och det anses tillräckligt om det bidrar till företagets rationella drift. Dock är graden av “anställdas nackdelar” i det tredje scenariot av stor vikt. Till exempel kan en omplacering som innebär flytt till en avlägsen plats, utan alternativa lösningar, för en anställd som har en familjemedlem i behov av vård, anses vara ett missbruk av rättigheter och därmed ogiltig.

Utsändning av personal i Japan

Utsändning av personal innebär att en arbetstagare, samtidigt som anställningsförhållandet med det ursprungliga företaget (utsändande företag) bibehålls, utför arbete under ledning och instruktioner från ett annat företag (mottagande företag). Till skillnad från en omplacering innebär utsändning att den som har befogenhet att ge instruktioner ändras.

När ett företag beordrar en utsändning är det inte alltid nödvändigt att få den enskilda arbetstagarens individuella samtycke. Om det finns omfattande bestämmelser i arbetsordningen eller kollektivavtalet som tillåter utsändning, perioden för utsändningen, och villkoren för arbete och ställning hos det mottagande företaget, kan arbetsgivaren beordra utsändning baserat på dessa bestämmelser.

Emellertid är även beordring av utsändning begränsad av principen mot missbruk av rättigheter. I ett avgörande från Japans högsta domstol den 18 april 2003 (Nippon Steel-fallet) framgick det att en mer detaljerad granskning krävs vid bedömningen av missbruk av rätten att beordra utsändning jämfört med omplacering. Specifikt beaktas (1) den affärsmässiga nödvändigheten av utsändningen, (2) rationaliteten i valet av berörd arbetstagare, (3) graden av ekonomisk och livsmässig nackdel som arbetstagaren lider av på grund av utsändningen, och (4) lämpligheten i förfarandet som ledde till beslutet om utsändning. Detta klargör att arbetsgivarens diskretion inte är obegränsad och att utsändning måste ske för legitima affärssyften såsom teknisk eller ledningsmässig vägledning, eller som en del av anpassning av sysselsättningen, och att det krävs en noggrann hänsyn till arbetstagarens nackdelar.

Överföring av anställning under japansk arbetsrätt

Överföring av anställning innebär att avsluta ett arbetsavtal med den ursprungliga arbetsgivaren och ingå ett nytt arbetsavtal med en annan arbetsgivare. Detta är en personalöverföring som innebär den mest grundläggande förändringen, där själva arbetsgivaren byts ut.

På grund av sin natur, som innebär avslutandet av ett arbetsavtal, är det avgörande att överföringen av anställning sker med arbetstagarens tydliga och individuella samtycke. Även om man vid anställningstillfället har fått ett generellt samtycke om att i framtiden följa företagets anvisningar om överföring till ett associerat företag, anses detta i sig vara otillräckligt som grund för att beordra en överföring. Samtycket måste återigen inhämtas vid tidpunkten för själva överföringen, där det nya företaget och de arbetsvillkor som kommer att gälla tydligt specificeras.

Dessa tre typer av personalöverföringar skiljer sig tydligt åt i juridisk natur och i nivån av samtycke som krävs. Omplacering har den lägsta graden av ingripande, tjänstgöring på annan ort ligger i mitten, och överföring av anställning har den högsta graden av ingripande. Och nivån av samtycke som krävs blir allt striktare i enlighet med graden av ingripande, från fall där ett generellt samtycke är tillräckligt till fall där ett individuellt och specifikt samtycke är nödvändigt. Att förstå detta ‘samtyckesspektrum’ är en viktig vägledning för företag när de väljer vilken metod för personalöverföring som är lämplig vid genomförandet av strategier som omorganisation eller försäljning av verksamhet, och för att planera nödvändiga juridiska och personalrelaterade procedurer.

Jämförelse av de tre typerna av personalomplaceringar under japansk arbetsrätt

Nedan följer en tabell som sammanfattar jämförelsen mellan omplacering, utstationering och överföring av anställning, som vi tidigare har förklarat i texten.

Sammanfattning

Som denna artikel har visat är det en juridiskt komplex uppgift att ändra anställningsförhållanden i Japan. Processen styrs inte av ett enskilt kontrakt utan av en hierarki av normer som inkluderar kollektivavtal och arbetsregler, vilka spelar en avgörande roll. Arbetsgivare har visserligen befogenhet att ensidigt ändra anställningsvillkor eller beordra personalomplaceringar, men dessa befogenheter är kraftigt begränsade av rättsprinciper som “skälighet” och “missbruk av rättigheter”. Ett genomgående tema är vikten av procedurriktighet. Oavsett vilken typ av förändring som genomförs är transparent kommunikation, en rättvis process och uppriktiga förhandlingar nyckeln till att undvika rättsliga tvister och upprätthålla en sund arbetsrelation.

Monolith Law Office har en gedigen erfarenhet av att erbjuda omfattande och praktiska råd om dessa komplexa frågor som rör japansk arbetsrätt till en mångfald av klienter, både inom och utanför landets gränser. Vår byrå har flera engelsktalande medlemmar med juridiska kvalifikationer från andra länder, vilket gör oss till en bro mellan globala affärspraxis och de unika kraven i det japanska rättssystemet. Vi erbjuder strategisk rådgivning för att hjälpa våra klienter att navigera genom de komplexa processerna för att ändra anställningsvillkor och personalomplaceringar, samtidigt som de uppnår sina affärsmål och säkerställer efterlevnad. Vi kan erbjuda omfattande stöd för alla de frågor som diskuteras i denna artikel.