Den juridiska ramen för företagsordning enligt japansk arbetsrätt: Tjänstereglemente, skydd för interna visselblåsare och effektiviteten av disciplinära åtgärder

För att säkerställa smidig affärsverksamhet och hållbar tillväxt är det avgörande att upprätthålla en klar och rättvis intern ordning. I Japan är dock företagsordningen inte bara baserad på sedvänjor eller ensidiga direktiv från chefer, utan den är strikt reglerad av en rättslig ram som grundar sig på arbetsavtal. Att korrekt förstå och följa denna rättsliga ram är en av de viktigaste ledningsuppgifterna för att förebygga potentiella arbetskonflikter och bygga upp sunda arbetsgivarrelationer. Särskilt tre element är centrala för företagsordningen: ‘tjänsteföreskrifter’ som specificerar anställdas beteende, ‘skyddssystem för interna visselblåsare’ som främjar organisationens självrening, och ‘disciplinära åtgärder’ som sanktioner för brott mot ordningen. Dessa system är detaljerat reglerade av japanska lagar såsom arbetsavtalslagen och arbetsstandardlagen, samt lagen om skydd för visselblåsare, och deras tillämpning kräver stor omsorg. I denna artikel kommer vi att fokusera på dessa tre viktiga teman och förklara de rättsliga kraven och praktiska överväganden som företag bör följa, med konkreta lagar och rättsfall som exempel. Syftet är att hjälpa företagsledare och juridiska ansvariga att hantera rättsliga risker på ett lämpligt sätt och uppnå en effektiv och laglig organisationsstyrning.

Den juridiska grunden för företagsordningen i Japan

I Japan baseras rätten för företag att kräva och upprätthålla en viss ordning gentemot sina anställda på arbetsavtalet som ingås mellan arbetsgivaren och arbetstagaren. Denna relation är inte bara en fråga om kommandon och instruktioner, utan en kontraktsrelation baserad på en överenskommelse mellan juridiskt jämställda parter.

Relationen som kärnan i arbetsavtalet

Enligt artikel 6 i den japanska arbetsavtalslagen etableras ett arbetsavtal “genom att arbetstagaren och arbetsgivaren överenskommer om att arbetstagaren ska utföra arbete under arbetsgivarens ledning och att arbetsgivaren i gengäld ska betala lön”. Baserat på denna överenskommelse har arbetstagaren en skyldighet att tillhandahålla arbetskraft, och arbetsgivaren har en skyldighet att betala lön. Arbetstagarens skyldigheter sträcker sig dock längre än att bara utföra de tilldelade arbetsuppgifterna. Avtalet innefattar även bredare skyldigheter som att bevara företagets egendom, samarbeta för en smidig drift och ta hänsyn till hela företagets intressen. Skyldigheten att följa företagsordningen är en av dessa implicita skyldigheter som erkänns juridiskt inom ramen för arbetsavtalet. Med andra ord, att en anställd följer företagets regler tolkas som en grundläggande ansvarsskyldighet i uppfyllandet av avtalsinnehållet.

Principerna om ‘god tro och ärlighet’ och ‘förbud mot missbruk av rättigheter’

De grundläggande principerna som ytterligare reglerar denna kontraktsrelation är fastställda i artikel 3 i den japanska arbetsavtalslagen. Paragraf 4 i samma artikel fastställer principen om ‘god tro och ärlighet’, som stipulerar att “arbetstagare och arbetsgivare måste följa arbetsavtalet och utöva sina rättigheter och fullgöra sina skyldigheter med ärlighet och i god tro”. En överträdelse av företagsordningen av en anställd kan bedömas som ett brott mot denna princip om god tro och ärlighet.

Å andra sidan fastställer paragraf 5 i samma artikel principen om ‘förbud mot missbruk av rättigheter’, som föreskriver att “arbetstagare och arbetsgivare inte får missbruka de rättigheter som följer av arbetsavtalet”. Denna princip utgör en viktig juridisk begränsning av arbetsgivarens utövande av makt. Om till exempel disciplinära åtgärder som vidtas för att upprätthålla företagsordningen bedöms vara orimliga i syfte eller medel, kan de juridiskt förklaras ogiltiga som ett missbruk av rättigheter.

Således är företagsordningen i japansk arbetsrätt baserad på en bilateral relation grundad i arbetsavtalet, där arbetstagarens skyldighet att följa ordningen grundas på principen om god tro och ärlighet, samtidigt som arbetsgivarens utövande av makt strikt begränsas av principen om förbud mot missbruk av rättigheter. Att förstå dessa ömsesidiga juridiska skyldigheter är det första steget i att överväga frågor relaterade till företagsordningen.

Etablering av regler: Tjänsteföreskrifter och arbetsordningar

För att på ett konkret och tydligt sätt visa företagets ordning för anställda och kräva deras efterlevnad är “arbetsordningen” det mest väsentliga juridiska dokumentet. Inom detta finns “tjänsteföreskrifterna”, som är specialiserade på anställdas beteendenormer.

Arbetsordningens centrala roll

Enligt artikel 89 i den japanska arbetsstandardlagen (Japanese Labor Standards Act) är arbetsgivare som kontinuerligt anställer tio eller fler arbetstagare skyldiga att upprätta en arbetsordning och rapportera detta till den lokala arbetsstandardinspektionen. Arbetsordningen måste innehålla “absolut nödvändiga uppgifter” såsom arbetstider och löner, samt “relativa nödvändiga uppgifter” som måste anges om de fastställs. Bestämmelser om sanktioner mot anställda, det vill säga disciplinära åtgärder, ingår i dessa relativa nödvändiga uppgifter, och för att ett företag ska kunna genomföra disciplinära åtgärder måste grunden och typen av åtgärderna vara tydligt angivna i arbetsordningen som en juridisk förutsättning.

Tjänsteföreskrifternas ställning

Tjänsteföreskrifterna specificerar konkret de regler som anställda måste följa i sitt arbete, såsom plikten att ägna sig åt sitt jobb, sekretessplikten, korrekt användning av företagets faciliteter och tillgångar, samt förbud mot trakasserier. Juridiskt sett behandlas dessa tjänsteföreskrifter som en del av arbetsordningen. Företag kan antingen införa ett kapitel med namnet “tjänsteföreskrifter” i arbetsordningen eller skapa ett separat dokument med namnet “tjänsteföreskrifter”. I det senare fallet betraktas föreskrifterna juridiskt som en integrerad del av arbetsordningen, vilket innebär att samma juridiska procedurer måste följas vid upprättande eller ändring som för arbetsordningen.

Obligatoriska förfaranden vid upprättande och ändring

Vid upprättande eller ändring av en arbetsordning (inklusive tjänsteföreskrifter) måste arbetsgivaren följa de strikta förfaranden som fastställs av den japanska arbetsstandardlagen. Arbetsgivaren måste först inhämta åsikter från en fackförening som representerar en majoritet av arbetstagarna, eller, om en sådan inte finns, från en representant för majoriteten av arbetstagarna, och dokumentera dessa åsikter i ett skriftligt yttrande. Lagen kräver endast att åsikterna “inhämtas”, inte att representantens “samtycke” erhålls. Men detta förfarande för att inhämta åsikter är obligatoriskt, och om det bedöms att förfarandet inte har följts genom korrespondens med arbetsinspektionen, är det troligt att anmälan av arbetsordningen inte kommer att accepteras.

När arbetsordningen har upprättats eller ändrats måste den, tillsammans med yttrandet, rapporteras till den lokala arbetsstandardinspektionen och därefter göras känd för alla anställda genom att anslås på en synlig plats inom företaget, genom att dela ut skriftliga kopior eller genom att publiceras på intranätet. Om företaget försummar denna skyldighet att informera kan det, även om arbetsordningen juridiskt har trätt i kraft, bli omöjligt för företaget att göra anspråk på rättigheter gentemot anställda baserat på innehållet i arbetsordningen (till exempel genomföra disciplinära åtgärder). Dessa förfaranden är inte bara formella krav utan är grundläggande förutsättningar för att arbetsordningen ska ha juridisk effektivitet.

Skydd av integritet: Systemet för skydd av visselblåsare i Japan

Att upprätthålla företagsordningen innebär inte bara att se till att interna regler följs, utan också att ha förmågan att själv upptäcka och korrigera oegentligheter inom organisationen. Det är en bredare koncept som juridiskt stöds av den japanska “Lagen om skydd av visselblåsare”.

Översikt av den japanska lagen om skydd av visselblåsare

Lagen syftar till att skydda arbetstagare och andra som rapporterar om oegentligheter, såsom brott mot lagar och förordningar på arbetsplatsen, till utvalda rapporteringsinstanser utan ett orättfärdigt syfte. Specifikt förbjuder lagen arbetsgivare att utsätta arbetstagare som rapporterat för degradering, lönesänkning eller någon annan form av ogynnsam behandling på grund av deras rapportering. Sådana vedergällningsåtgärder är ogiltiga enligt lag.

Förstärkning av företagens skyldigheter genom ändringar 2022

Den reviderade lagen om skydd av visselblåsare, som trädde i kraft den 1 juni 2022, har avsevärt stärkt de åtgärder som företagen måste vidta. Särskilt för företag som regelbundet anställer fler än 300 arbetstagare har det blivit en laglig “skyldighet” att inrätta ett system för att på lämpligt sätt hantera interna rapporter om oegentligheter (för företag med färre än 300 anställda är det en “strävan”).

Denna skyldighet att inrätta ett system inkluderar specifikt att upprätta en mottagningspunkt för interna rapporter och att utse “personal som hanterar visselblåsarrapporter” som ansvarar för att ta emot rapporter, genomföra utredningar och vidta korrigerande åtgärder. Dessutom åläggs denna personal en strikt sekretessplikt gällande information som kan identifiera rapportören. Om denna information läcks utan giltig anledning kan den anställda personen bli föremål för straffrättsliga sanktioner, inklusive böter på upp till 300 000 yen. Denna ändring har omvandlat det interna rapporteringssystemet från att vara en rekommendation till en obligatorisk compliance-funktion med konkreta juridiska ansvar.

Judiciell ogiltighet av vedergällningsåtgärder

Domstolarna tillämpar strikt förbudet mot ogynnsam behandling av visselblåsare. Ett exempel är domen från Yokohama-distriktsdomstolen den 14 april 2022. I detta fall hade ett företag som drev pachinko-hallar begått handlingar som strider mot Japans lagar om nöjesverksamhet. När företagets anställda rapporterade detta till polisen, svarade företaget med att degradera dem och genomföra kraftiga lönesänkningar. Domstolen fastställde att anmälan till polisen utgjorde en rapport som skyddas av lagen om skydd av visselblåsare och att degraderingen och lönesänkningen som genomfördes på grund av detta var i strid med lagen och därmed ogiltiga. Detta rättsfall visar tydligt att även om ett företag utövar vedergällningsåtgärder mot rapportörer, kan domstolen förneka dessa åtgärders rättskraft.

Regelverkets genomförande: Effektiva krav för disciplinära åtgärder under japansk lag

För att upprätthålla ordningen inom ett företag kan arbetsgivaren, enligt arbetsreglementet, vidta disciplinära åtgärder mot anställda som bryter mot reglerna. Dock är inte rätten att vidta sådana åtgärder obegränsad; den är strikt reglerad av japanska arbetsrättsliga krav.

Typer av disciplinära åtgärder under japansk arbetsrätt

Det finns flera typer av disciplinära åtgärder i Japan, beroende på graden av allvar. Generellt sett ordnas de från lindrigast till strängast enligt följande:

• Varningar och tillrättavisningar: En muntlig eller skriftlig sträng åtvarning för att förmana om framtida beteende. I fallet med tillrättavisningar är det vanligt att begära in en skriftlig redogörelse.
• Löneavdrag: En sanktion där en viss summa dras av från den lön som normalt skulle betalas ut.
• Arbetsavstängning: En åtgärd som innebär att arbetstagaren under en viss period förbjuds att utföra sitt arbete, samtidigt som arbetskontraktet upprätthålls. Lön betalas inte ut under denna period.
• Degradering: En åtgärd som innebär att en anställds position eller rang sänks.

Strikta lagliga begränsningar för löneavdrag i Japan

I synnerhet när det gäller löneavdrag, är det från ett perspektiv av att skydda arbetstagarnas livsvillkor, enligt artikel 91 i den japanska arbetsstandardlagen (Japanese Labor Standards Act), fastställt att det finns strikta begränsningar för hur mycket som får dras av. Specifikt får ett löneavdrag för en enskild händelse inte överstiga hälften av arbetstagarens genomsnittliga dagliga lön. Dessutom, även om det finns flera disciplinära överträdelser under en löneperiod, får det totala beloppet av löneavdrag inte överstiga en tiondel av den totala lönesumman för den löneperioden. Dessa begränsningar tillämpas på löneavdrag som en disciplinär åtgärd och gäller inte direkt för utebliven lön på grund av avstängning från arbetet eller utebliven betalning av tjänstetillägg på grund av degradering.  

Missbruk av disciplinär makt enligt japansk rätt

En av de viktigaste juridiska principerna vid utövandet av disciplinär makt är “missbruk av disciplinär makt-principen”, som är kodifierad i artikel 15 i Japans arbetsavtalslag. Den stadgar att “om en arbetsgivare disciplinerar en arbetstagare och disciplineringen, med hänsyn till arbetstagarens handlingar och omständigheter, saknar objektivt rimliga skäl och inte anses lämplig enligt samhällets normer, ska sådan rätt anses missbrukad och disciplineringen ogiltig”.

Denna lagtext visar att för att en disciplinär åtgärd ska anses giltig måste den uppfylla följande två krav:

1. Objektiv rimlighet: Att arbetstagarens handlingar objektivt motsvarar de disciplinära skälen enligt arbetsreglerna. Det krävs att det finns tillräckliga bevis för att stödja detta.
2. Samhällets normer för lämplighet: Att straffets svårighetsgrad är balanserad i förhållande till handlingens natur, sätt, resultat, arbetstagarens avsikt, omfattningen av den orsakade skadan, tidigare arbetsattityd och disciplinhistorik, samt graden av ånger.

Juridiska bedömningar och rättsfall under japansk lag

Japans domstolar tillämpar disciplinära missbruksprinciper strikt och bedömer giltigheten av åtgärder baserat på objektiva kriterier snarare än arbetsgivarens subjektiva bedömning.  

Till exempel, i ett fall där en biträdande professor vid ett universitet fick en sex månaders avstängning från arbete på grund av trakasserier (dom av Kanazawa distriktsdomstol den 25 januari 2011 (Heisei 23)), erkände domstolen att vissa av den biträdande professorns olämpliga kommentarer var fakta, men ansåg inte att innehållet var tillräckligt allvarligt för att motivera en sex månaders avstängning. Dessutom, med tanke på att den biträdande professorn inte hade någon tidigare disciplinhistorik och visade tecken på ånger, bedömde domstolen att åtgärden var oproportionerlig och saknade “samhällelig rimlighet”, vilket gjorde den ogiltig som ett missbruk av disciplinära befogenheter.  

När det gäller disciplinära åtgärder för anställdas privatliv, tenderar de att erkännas som giltiga endast om handlingen “objektivt bedöms ha en betydande negativ inverkan på företagets sociala anseende”. Till exempel, i fall där en vanlig anställd begår ett mindre privat brott som inte rapporteras och är okänt för företaget, är det troligt att en allvarlig disciplinär åtgärd anses sakna rimlighet. Å andra sidan, om en person i en ledande position i företaget begår ett allvarligt brott som rapporteras i stor utsträckning socialt, kan en allvarlig åtgärd anses vara berättigad på grund av att den avsevärt skadar företagets rykte. I slutändan bedöms giltigheten av en disciplinär åtgärd genom att omfattande överväga de specifika omständigheterna i varje enskilt fall.  

För att förstå giltigheten av disciplinära åtgärder är det extremt viktigt att känna till de olika typernas egenskaper och juridiska begränsningar. Nedan visas en jämförelsetabell över de viktigaste disciplinära åtgärderna.

Exportera till Google Kalkylark

Sammanfattning

Upprätthållandet av företagsordningen i Japan bygger på en flerskiktad rättslig ram som omfattar arbetsgivares och arbetstagares skyldigheter enligt arbetskontraktslagen, de strikta procedurerna för arbetsregler som fastställs av arbetsstandardlagen, samt den stränga övervakningen av missbruk av disciplinära befogenheter genom rättsväsendet. För att uppnå en effektiv och laglig företagsdrift är det avgörande att korrekt förstå dessa tre pelare. För det första, att ordentligt etablera och kommunicera arbetsreglerna i enlighet med lagliga förfaranden till anställda. För det andra, att bygga upp ett compliance-system som krävs av den reviderade lagen om skydd för visselblåsare och säkerställa skyddet av visselblåsare från vedergällning. För det tredje, när disciplinära åtgärder vidtas, att noggrant överväga om de kan uppfylla de strikta kriterierna för “objektiv rimlighet” och “samhällelig lämplighet” som tillämpas av japanska domstolar. Att följa dessa rättsliga krav skyddar företaget från onödiga rättsliga risker och utgör en stark grund för hållbar tillväxt.

Monolith Law Office har en omfattande erfarenhet av att hantera komplexa frågor relaterade till japansk arbetsrätt för ett stort antal klienter, både inom och utanför Japan. Vår byrå har flera advokater med olika specialiteter, inklusive engelsktalande advokater med utländsk juridisk behörighet, som kan erbjuda omfattande juridiskt stöd i de ämnen som behandlas i denna artikel. Detta inkluderar skapande och granskning av arbetsregler, uppbyggnad av compliance-system och bedömning och rådgivning avseende juridiska risker i enskilda disciplinära fall. Vi är här för att kraftfullt stödja er i strävan att upprätthålla företagsordningen och hantera juridiska risker med vår expertis och erfarenhet.