Förklaring av påföljder vid överträdelse av den nya lagen för frilansare baserat på tre fallstudier

Den nya lagen för frilansare, som trädde i kraft i november i Reiwa 6 (2024), har fått stor uppmärksamhet som en lagstiftning som kommer att förändra frilansares arbetssätt avsevärt. Lagen syftar till att förbjuda orättvis behandling av frilansare och skapa en mer arbetsvänlig miljö. Men vilka påföljder kan företag stå inför om de bryter mot denna nya lag?

I denna artikel kommer vi att gå igenom de huvudsakliga punkterna i den nya lagen för frilansare och, baserat på rekommendationer och exempel från Fair Trade Commission precis innan lagen trädde i kraft, förklara de specifika påföljderna. Detta är en viktig läsning för företag som anlitar frilansare.

Översikt av den nya lagen för frilansare i Japan

Den nya lagen för frilansare (Lagen om rättvis handel för specifika uppdragstagare) syftar till att skapa en trygg arbetsmiljö för frilansare genom att tydligt definiera kontraktsvillkor och handelsregler. Lagen innehåller följande bestämmelser:

Referens: Översikt av lagen om rättvis handel för specifika uppdragstagare[ja]

Parter och definitioner av transaktioner enligt den nya lagen för frilansare i Japan

Parter som omfattas av den nya lagen för frilansare definieras enligt följande:

• Specifika uppdragstagare: Företagare som inte anställer personal och tar emot uppdrag.
• Specifika uppdragsgivare: Företag med anställda som ger uppdrag till specifika uppdragstagare.

Termen “uppdrag” hänvisar här till uppdrag för tillverkning av varor, skapande av informationsprodukter, tillhandahållande av tjänster och andra affärsändamål.

Huvudsakliga regleringar i den nya lagen för frilansare i Japan

Den nya lagen för frilansare innehåller huvudsakligen följande tre punkter:

1. Obligation att tydliggöra handelsvillkor (Artikel 3)
   Företag måste i förväg tydligt ange kontraktsinnehåll, ersättning och betalningsfrister, antingen skriftligen eller elektroniskt.
2. Obligation att betala ersättning inom 60 dagar (Artikel 4)
   Ersättning ska betalas inom 60 dagar efter att arbetet är slutfört. Vid vidareuppdrag måste betalning ske inom 30 dagar från mottagandet av betalning från uppdragsgivaren.
3. Förbud mot orättvisa handlingar
   • Förbud mot att utan giltig anledning minska ersättning, vägra mottagande eller returnera arbete.
   • Reglering av orättvist låga ersättningar och orimliga ändringsförfrågningar.
   • Förbud mot trakasserier och ojusta krav.

Skyldighet att ordna arbetsmiljö för specifika uppdragstagare i Japan

Den nya lagen för frilansare i Japan ålägger även företag att ordna en arbetsmiljö för frilansare. De huvudsakliga kraven är följande:

• Förbud mot falsk reklam och skyldighet att tillhandahålla korrekt rekryteringsinformation.
• Att ta hänsyn till balansen mellan arbete och vård av barn eller anhöriga och vidta nödvändiga åtgärder.
• Obligation att inrätta konsultationstjänster och interna system för att förebygga trakasserier.
• Vid uppsägning av avtal krävs 30 dagars förvarning.

Åtgärder och sanktioner vid överträdelser av den nya lagen för frilansare i Japan

Den nya lagen för frilansare i Japan syftar till att skydda frilansares rättigheter i arbetslivet. Därför kan företag som bryter mot lagen bli föremål för olika sanktioner från relevanta myndigheter. De specifika sanktionerna är följande:

• Rådgivning, vägledning, undersökningar och rekommendationer från Japans Fair Trade Commission och Small and Medium Enterprise Agency.
• För överträdelser kan böter upp till 500 000 yen utdömas.

Relaterad artikel: 【Reiwa 6 (2024) november】 Vad är lagen om skydd för frilansare? En förklaring av de åtgärder företag bör vidta[ja]

Med införandet av den nya lagen för frilansare i Japan krävs det att företag omvärderar sina kontraktsprocesser och ledningssystem. I det följande kommer vi att diskutera de åtgärder företag bör vidta och de sanktioner som kan tillämpas vid överträdelser, med utgångspunkt i de korrigerande åtgärder som vidtagits mot Kabushiki Kaisha Monolith.

Tre överträdelseexempel av Cover Corporation med “kostnadsfria omarbetningar”

Den ledande VTuber-talangbyrån “Hololive Production”, som drivs av Cover Corporation, har av Japans Fair Trade Commission den 25 oktober 2024 (Reiwa 6) fått en rekommendation och vägledning för att ha tvingat underleverantörer, som skapar illustrationer och 2D/3D-modeller för VTuber-videor, att göra om arbetet utan ersättning, vilket strider mot underleverantörslagen i Japan.

Regleringen mot Cover Corporation grundar sig inte på den nya lagen för frilansare utan på underleverantörslagen. Eftersom den nya lagen för frilansare och underleverantörslagen fastställer liknande regleringar, kommer vi att förklara detta fall som ett referensexempel på de sanktioner som kan tillämpas på företag som bryter mot den nya lagen för frilansare.

Referens: Japans Fair Trade Commission “Om rekommendationer till Cover Corporation (25 oktober 2024, Reiwa 6)”[ja]

Den ifrågasatta handlingen

De handlingar som denna gång blev föremål för Japans Fair Trade Commissions (公正取引委員会) rättelseanbefallningar och vägledning mot Kabushiki Kaisha Cover är följande:

• Brott mot bestämmelserna i artikel 4, stycke 2, punkt 4 i underleverantörslagen (禁止 av orättvisa ändringar av betalningsvillkor och förbud mot orättvisa omarbetningar)
• Brott mot bestämmelserna i artikel 4, stycke 1, punkt 2 i underleverantörslagen (förbud mot förseningar i betalning av underleverantörsersättningar)

Obehöriga ändringar och upprepade ogrundade omarbetningar

Cover Aktiebolag hade anlitat frilansande underleverantörer för att skapa illustrationer, 2D-modeller för video och 3D-modeller för video som skulle användas i “VTuber-videor”.

Från april (Reiwa 4, 2022) till december (Reiwa 5, 2023) tvingade dock Cover Aktiebolag underleverantörerna att utföra omarbetningar utan ersättning, trots att det inte framgick av beställningsunderlaget att sådana ändringar var nödvändiga (totalt 24 gånger för 23 underleverantörer).

De specifika instruktionerna för omarbetningarna var följande:

Brottsexempel 1

Den 8 april (Reiwa 4, 2022) beställde Cover Aktiebolag en 2D-modell för video från en underleverantör. Efter att ha mottagit modellen den 18 samma månad, tvingade företaget underleverantören att utföra sju omarbetningar utan ersättning fram till den 15 september samma år. Av dessa sju omarbetningar utfördes tre efter det att den avtalade inspektionsperioden på sju arbetsdagar efter leverans hade passerat.

Av dessa tre omarbetningar utfördes två efter att Cover Aktiebolag den 11 juli (Reiwa 4, 2022) meddelat att produktionen var slutförd, på grund av att VTubern som skulle använda den 2D-modellen önskade ändringar. Betalningen för underleverantörsarbetet skedde först 619 dagar efter mottagandet av 2D-modellen, den 27 december (Reiwa 5, 2023).

Brottsexempel 2

Den 27 oktober (Reiwa 4, 2022) beställde Cover Aktiebolag en 2D-modell för video från en underleverantör. Efter att ha mottagit modellen den 21 november samma år, tvingade företaget underleverantören att utföra fem omarbetningar utan ersättning fram till den 23 maj (Reiwa 5, 2023).

Alla fem omarbetningar utfördes efter att den avtalade inspektionsperioden hade passerat. Cover Aktiebolag meddelade att alla interna och talangrelaterade kontroller var slutförda 277 dagar efter mottagandet av 2D-modellen, den 25 augusti (Reiwa 5, 2023).

Betalningen för underleverantörsarbetet skedde först 312 dagar efter mottagandet av 2D-modellen.

Brottsexempel 3

Den 24 januari (Reiwa 5, 2023) beställde Cover Aktiebolag en 2D-modell för video från en underleverantör. Efter att ha mottagit modellen den 8 februari samma år, tvingade företaget underleverantören att utföra tre omarbetningar utan ersättning fram till den 22 mars.

Av dessa tre omarbetningar utfördes två efter att den avtalade inspektionsperioden hade passerat. Cover Aktiebolag meddelade att leveransen var slutförd 230 dagar efter mottagandet av 2D-modellen, den 26 september (Reiwa 5, 2023).

Trots att Cover Aktiebolag började använda den skapade 2D-modellen för videostreaming runt april (Reiwa 5, 2023), skedde betalningen för underleverantörsarbetet först 266 dagar efter mottagandet av 2D-modellen, den 31 oktober (Reiwa 5, 2023).

Innehållet i rättelseanvisningarna från Japans Fair Trade Commission

Mot överträdelsehandlingarna av Kabur K.K., har Japans Fair Trade Commission utfärdat följande anvisningar.

Betalning för kostnader vid omarbetning utan ersättning

Den japanska Fair Trade Commission (公正取引委員会) har ålagt Cover Inc. (カバー株式会社) att snabbt betala en summa motsvarande de kostnader som uppstått efter att ha tvingat en underleverantör att korrigera produkter utan ersättning, efter att dessa produkter mottagits.

Dessutom måste summan motsvarande kostnaderna bekräftas av den japanska Fair Trade Commission.

Styrelsens bekräftelse av laglydnad enligt japansk lag  

Den japanska Fair Trade Commission har begärt att styrelsen för Kabur Corporation genom ett styrelsebeslut ska bekräfta följande punkter:

• Att handlingar av att utföra arbete utan ersättning strider mot artikel 4, paragraf 2, punkt 4 i Subcontract Act (下請法).
• Att i framtiden säkerställa att man inte orättmässigt skadar underleverantörers intressen genom att tvinga dem att utföra arbete på nytt utan att det föreligger något ansvar för detta.

Genom denna procedur förväntas Kabur Corporation bli medveten om lagöverträdelser på en organisatorisk nivå och bygga ett system för att förebygga framtida problem innan de uppstår.

Grundlig granskning av tidigare transaktioner

Den japanska Fair Trade Commission har också begärt att Cover Inc. ska genomföra en grundlig granskning av alla underleverantörstransaktioner som ägt rum från den 1 april 2022 (Reiwa 4) till den 25 oktober 2024 (Reiwa 6) för att säkerställa att de inte inkluderar något arbete som utförts utan ersättning. Om olagliga handlingar upptäcks, har kommissionen rekommenderat att nödvändiga åtgärder vidtas för att skydda underleverantörernas intressen.

Stärkning av företagsstrukturen och genomförande av utbildningar  

Den japanska Fair Trade Commission kräver att Kabur Corporation stärker sitt interna system för att säkerställa fullständig efterlevnad av lagar och förordningar. Som en del av detta har företaget fått rekommendationen att vidta nödvändiga åtgärder, såsom att genomföra utbildningar i underleverantörslagen för de anställda som hanterar beställningar.

Kabur Corporation förväntas av den japanska Fair Trade Commission att alla anställda ska ha en djup förståelse för lagens innehåll och korrekta handelspraxis.

Grundlig information till affärspartners och anställda

Den japanska Fair Trade Commission har krävt att Cover Inc. (カバー株式会社) ska sprida information om förbättringsåtgärder både internt och externt. Specifikt innebär detta följande åtgärder:

• Att informera företagets styrelsemedlemmar och anställda om de förbättringsåtgärder som rekommenderats i samband med den mottagna anmärkningen.
• Att även meddela underleverantörer som är affärspartners om innehållet i dessa förbättringar.

Genom detta syftar man till att säkra förtroendet hos affärspartners och anställda samt att höja medvetenheten om förebyggande av framtida problem.

Rapportering av förbättringsåtgärder till Japans Fair Trade Commission (公正取引委員会)

Kaburaktiebolaget var skyldigt att vidta ovan nämnda åtgärder och därefter rapportera resultaten till Japans Fair Trade Commission (公正取引委員会).

Dessa rekommendationer för korrigeringar från Japans Fair Trade Commission (公正取引委員会) har belyst de olagliga handlingar som Kaburaktiebolaget har utfört och återbekräftat vikten av att skydda underleverantörer.

Det förväntas att bolagets snabba och lämpliga åtgärder inte bara kommer att återställa förtroendet utan också bidra till att skapa en mer rättvis handelsmiljö i ljuset av den kommande implementeringen av den nya lagen för frilansare i Japan.

Betalningsförseningar för underentreprenörers arvoden i Japan

Kaba Aktiebolag, som anlitar underentreprenörer för att skapa 2D-modeller och liknande, har inte betalat underentreprenörernas arvoden i tid, trots att de har mottagit 2D-modeller och liknande från underentreprenörerna mellan juli (Reiwa 4) 2022 och februari (Reiwa 6) 2024, enligt de förutbestämda betalningsfristerna.

Den totala summan av förseningsräntan som Kaba Aktiebolag är skyldigt på grund av betalningsförseningarna uppgår till 1 152 642 yen för 29 underentreprenörer.

Det bör dock noteras att Kaba Aktiebolag har betalat den totala summan av förseningsräntan som uppstått på grund av betalningsförseningarna senast den 17 september (Reiwa 6) 2024.

Vägledning från Japans Fair Trade Commission

Mot överträdelserna av Cover Aktiebolag har Japans Fair Trade Commission utfärdat följande vägledning:

1. Att vidta nödvändiga förbättringsåtgärder för överträdelsen.
2. Om problem enligt underleverantörslagens (Subcontract Act) artikel 4, stycke 1, punkt 2 upptäcks under en undersökning baserad på en rekommendation, ska åtgärder vidtas för att skydda underleverantörernas intressen.
3. Att i framtiden inte begå liknande överträdelser.
4. Cover Aktiebolag ska snabbt rapportera till Japans Fair Trade Commission om de åtgärder som vidtagits baserat på ovanstående punkt 2.

Effekterna av rättelseanvisningar och vägledning

Cover Corporation har, efter att ha mottagit rekommendationer och vägledning från Japans Fair Trade Commission, publicerat en kommentar på sin officiella webbplats.

Cover Corporation: Om rekommendationer baserade på lagen mot försenade betalningar till underleverantörer från Japans Fair Trade Commission[ja]

Att bryta mot regleringen av underleverantörslagen innebär inte bara att man måste vidta de nödvändiga åtgärderna i enlighet med rekommendationer och vägledning, utan det kan också innebära risker som påverkar den normala verksamheten, såsom krav på styrelseåtgärder och hantering av mediekontakter.

I dagens situation, där åsikter på internet kan påverka företagsvärderingar, måste företag även överväga risken för reputationsförlust när de får rättelseanvisningar på grund av överträdelser och dessa blir offentliggjorda i media.

Sammanfattning: Framtida åtgärder inklusive regleringar enligt den nya lagen för frilansare i Japan

I denna artikel har vi utifrån fallet med Cover Inc., som fick en uppmaning om rättelse från Japans Fair Trade Commission på grund av brott mot underleverantörslagen, förklarat de påföljder som kan följa vid överträdelser.

Även om detta fall rörde regleringar enligt underleverantörslagen, kommer den nya lagen för frilansare, som träder i kraft i november i Reiwa 6 (2024), att införa ännu strängare regleringar för att skydda frilansares rättigheter. Det är nödvändigt för företag att sprida kunskap om den nya lagen bland sina anställda.

Sådana fall ökar behovet för andra företag att omvärdera sina affärspraxis. Vi hoppas att denna artikel kan tjäna som en tankeställare om hur viktigt det är att bygga upp lämpliga relationer med underleverantörer för en hållbar företagsledning.

Välkommen till våra åtgärder hos Monolith Law Office

Monolith Law Office är en juridisk byrå med hög expertis inom IT och juridik, särskilt när det gäller internet och lagstiftning. När det gäller att följa den nya lagen för frilansare i Japan kan det ibland bli nödvändigt att upprätta avtal. Vår byrå hanterar skapande och granskning av avtal för en mängd olika klienter, från företag noterade på Tokyo Stock Exchange Prime till nystartade företag. Om du har problem med avtal, vänligen se artikeln nedan.

Monolith Law Offices expertisområden: Skapande och granskning av avtal med mera[ja]