Anslutning av medlemmar i ett japanskt LLC: En fullständig genomgång av förfarandena enligt bolagslagen

Den japanska företagsformen kumiai gaisha (合同会社), som motsvarar ett Limited Liability Company (LLC) i engelskspråkiga länder, har på senare år fått ökad uppmärksamhet på grund av dess enkla etableringsprocess och flexibla drift. Attraktiviteten hos denna företagsform är inte bara begränsad till inhemska aktörer utan sträcker sig även till internationella investerare och entreprenörer. Flexibiliteten i driften av en kumiai gaisha grundar sig i de tydliga rättsliga ramarna som fastställs av den japanska bolagslagen (Companies Act). En korrekt förståelse av denna lagstiftning är avgörande för en smidig affärsverksamhet. Ett juridiskt begrepp som kräver särskild uppmärksamhet i samband med kumiai gaisha är termen “shain” (社員), vilket inte syftar på vanliga anställda utan på ägarna som har investerat i företaget, det vill säga själva företagsledarna. Att förstå denna grundläggande definition är essentiellt för att greppa strukturen hos en kumiai gaisha. I denna artikel fokuserar vi på temat “intag av nya shain”, vilket blir allt viktigare i takt med att företaget växer och strategier förändras. Vi kommer att detaljerat och omfattande förklara de rättsliga procedurerna för att välkomna nya shain, samt de processer som gäller när befintliga shain gör ytterligare investeringar, baserat på bestämmelserna i den japanska bolagslagen. Att ta in nya shain är inte bara en intern administrativ uppgift utan en viktig handling som medför grundläggande förändringar i företagets rättsliga struktur och kapitaluppbyggnad, och det krävs att man strikt följer de förfaranden som lagstiftningen föreskriver.

Grundläggande principer för medlemskap i ett japanskt Kommanditbolag (合同会社)

Enligt japansk bolagsrätt (Artikel 604, paragraf 1 i den japanska bolagslagen) är det tillåtet för ett Kommanditbolag (合同会社) att ta in nya medlemmar. Att inkludera nya medlemmar kan vara en viktig del av företagets tillväxtstrategi, införa ny expertis eller för kapitalanskaffning. Det finns huvudsakligen två sätt för en person att bli medlem i ett sådant bolag. Det första sättet är genom att den blivande medlemmen gör en ny investering i företaget. Det andra sättet är genom att en befintlig medlem överlåter en del eller hela sin andel (rättigheter som motsvarar ägande i företaget) till någon annan. I denna artikel kommer vi att fokusera på den första metoden, det vill säga processen för att bli medlem genom nya investeringar, vilket ökar företagets totala tillgångar. Valet mellan dessa två metoder kan ha stor inverkan på företagets finansiella situation och de registreringsförfaranden som krävs. När ett företag accepterar nya investeringar ökar både tillgångarna och kapitalet, vilket kan kräva specifika registreringsförfaranden enligt lag. Å andra sidan innebär överföring av andelar en transaktion mellan medlemmar och påverkar inte företagets totala kapital, vilket kan leda till olika förfaranden. Att förstå denna grundläggande skillnad är det första steget i att välja rätt förfarande.

Handläggning för nyanställda i Japan

När nya medarbetare välkomnas genom nytt kapitaltillskott kräver japansk bolagsrätt en serie stegvisa och strikta procedurer. Att följa dessa procedurer är avgörande för att säkerställa giltigheten av anslutningen och för att undvika framtida rättsliga tvister.

Samtycke från alla anställda och ändring av bolagsordningen under japansk lag

Att inkludera en ny delägare är ett viktigt beslut som berör företagets kärna. Därför måste du först ändra bolagsordningen, som är företagets grundläggande regelverk. Enligt artikel 576, paragraf 1 i den japanska bolagslagen (平成18年(2006)) måste bolagsordningen för ett kommanditbolag innehålla alla delägares namn eller företagsnamn och adresser, samt värdet på varje delägares insats. Följaktligen är det nödvändigt att genomföra en ändringsprocess för att lägga till denna information i bolagsordningen när en ny delägare ansluter sig.

För att ändra bolagsordningen krävs i princip samtycke från alla befintliga delägare (samtycke från alla anställda). Detta är fastställt i artikel 637 i den japanska bolagslagen, vilket återspeglar att ett kommanditbolag är en organisation baserad på personliga förtroenderelationer. Det är dock möjligt att lindra detta krav genom att införa särskilda bestämmelser i bolagsordningen. Till exempel kan beslutsprocessen påskyndas genom att i förväg inkludera en bestämmelse om “samtycke från en majoritet av alla delägare” i bolagsordningen. Men utan sådana bestämmelser kommer en ny delägares inträde inte att förverkligas om även en enda delägare motsätter sig.

Utförande av investering och dess ikraftträdande

Enbart att ändra bolagsordningen med samtliga bolagsmedlemmars samtycke räcker inte för att en ny medlem ska anses ha anslutit sig till bolaget. Japansk bolagsrätt ställer mycket viktiga krav på när en ny medlems anslutning träder i kraft. Enligt artikel 604, paragraf 3 i den japanska bolagslagen (Companies Act), blir en person som avser att bli medlem i bolaget och som inte har fullgjort sin investering vid tidpunkten för ändringen av bolagsordningen, medlem först när betalningen eller prestationen är fullgjord.

Denna bestämmelse innebär att uppkomsten av den juridiska statusen som bolagsmedlem är kopplad till den fullständiga utförandet av den utlovade investeringen. Även om det finns samtycke från alla bolagsmedlemmar och ett kontrakt har signerats, behandlas inte personen juridiskt som bolagsmedlem förrän investeringen har betalats in till bolaget. Detta system är utformat för att skydda både bolaget och dess borgenärer. Medlemmar i ett kommanditbolag har begränsat ansvar och är endast ansvariga inom ramen för sin investering för bolagets skulder. Därför utgör bolagets kapital den enda säkerheten för borgenärerna. Om medlemsrättigheter (till exempel rösträtt i driftsfrågor) skulle tilldelas innan investeringen är fullgjord, skulle en person som ännu inte har bidragit tillgångar till bolaget kunna påverka bolagets ledning och äventyra bolagets ekonomiska grund. Lagen kopplar strikt samman uppkomsten av medlemskap med utförandet av investeringen för att förhindra sådana situationer.

Ansvar för nytillträdda medlemmar i ett japanskt kommanditbolag

En av de viktigaste punkterna att beakta när man överväger att bli medlem i ett japanskt kommanditbolag är ansvarsomfånget efter inträdet. Enligt artikel 605 i den japanska bolagslagen (Companies Act) är medlemmar som ansluter sig till ett kommanditbolag efter dess bildande ansvariga för att betala bolagets skulder som uppstått före deras inträde. Dock är medlemmarnas ansvar begränsat till deras insatsbelopp enligt begränsad ansvarighet (artikel 580, stycke 2), och bolagets tillgångar används först för att täcka skulderna, med medlemmarnas ansvar som en kompletterande åtgärd (artikel 580).

Detta innebär att en medlem som ansluter sig till bolaget tar på sig ansvar för alla skulder som bolaget har ådragit sig före deras deltagande, på samma sätt som övriga medlemmar. Denna “retroaktiva ansvar” kan utgöra en oväntad och betydande risk, särskilt för investerare som är vana vid andra rättssystem. Genom denna bestämmelse blir anslutningen till ett kommanditbolag inte bara en investering i framtiden utan också ett övertagande av bolagets hela förflutna. Därför är det av yttersta vikt att genomföra en grundlig due diligence (tillgångsgranskning) innan man fattar beslutet att ansluta sig. Det är nödvändigt att noggrant undersöka målbolagets finansiella rapporter, kontraktsrelationer, rättsliga risker och eventuella kontingenta skulder som inte framgår av bokföringen för att fullständigt förstå de potentiella riskerna innan man fattar ett beslut.

Gränserna för stadgarnas autonomi enligt japansk rättspraxis

I Japan anses ett kommanditbolag kunna utforma sina interna regler flexibelt genom sina stadgar, ett koncept känt som “stadgarnas autonomi”. Dock finns det juridiska begränsningar för denna autonomi. Ett viktigt rättsfall som antyder dessa gränser är domen från Tokyo District Court den 13 oktober 1996 (Heisei 8). Ärendet gällde ett kommanditbolag och tvisten handlade om en delägares “utträde” från bolaget, men den underliggande juridiska principen är även tillämplig på medlemskap i ett kommanditbolag.

I detta fall ifrågasattes giltigheten av en stadgarbestämmelse som sade att “en delägare kan lämna bolaget genom beslut av en majoritet av de andra delägarna”. Domstolen fann att denna bestämmelse i stadgarna var ogiltig eftersom den kringgick de strikta förfaranden för uteslutning av delägare som lagen kräver (vilket innebär inblandning av domstolen). Domstolen motiverade sitt beslut med att lagens bestämmelser är tvingande regler som syftar till att balansera bolagets autonomi med skyddet av delägarnas rättigheter, och att en förenkling av förfarandena som strider mot lagens syfte inte är tillåten.

Den princip som detta rättsfall illustrerar, nämligen att “stadgarnas autonomi inte kan upphäva lagens tvingande regler”, är också tillämplig på förfaranden för att bli delägare. Till exempel, även om stadgarna skulle föreskriva att “nya delägare kan accepteras enbart genom beslut av de verkställande delägarna”, utan att beakta bestämmelsen i den japanska bolagslagen (artikel 637) som kräver samtycke från alla delägare för ändring av stadgarna, är det troligt att sådana stadgarbestämmelser skulle anses ogiltiga. När det gäller handlingar som ändrar bolagets grundläggande struktur, såsom medlemskap, har lagens föreskrifter företräde framför stadgarnas bestämmelser.

Tilläggsinvesteringar av befintliga medarbetare under japansk företagslagstiftning

En annan metod för att stärka ett företags kapital är att befintliga medarbetare gör tilläggsinvesteringar. Även denna process måste följa de procedurer som fastställts i den japanska företagslagen.

Översikt av förfarandet

När befintliga medarbetare gör tilläggsinvesteringar är kärnprocessen densamma som vid införandet av nya medarbetare. Tilläggsinvesteringar innebär en ändring av den berörda medarbetarens investeringsbelopp, vilket kräver en uppdatering av “medarbetarnas investeringsbelopp” som är en del av bolagsordningen. Därför är en ändring av bolagsordningen obligatorisk även i detta fall, och i princip krävs samtycke från samtliga medarbetare. Efter att samtycke erhållits skapas en ny bolagsordning, och när den berörda medarbetaren har genomfört den ytterligare investeringen är processen slutförd.

Val mellan aktiekapital och överkursfond

Vid tilläggsinvesteringar står företaget inför ett mycket viktigt strategiskt beslut: att räkna det investerade kapitalet som “aktiekapital” eller som “överkursfond”. Enligt japansk företagslagstiftning är det tillåtet att inte räkna hela investeringsbeloppet som aktiekapital, utan istället behandla en del eller hela beloppet som överkursfond. Detta val har direkt påverkan på registreringsförfaranden, kostnader och framtida finansiella strategier.

Om investeringskapitalet räknas som “aktiekapital” blir beloppet av aktiekapitalet en offentlig uppgift som anges i företagets registreringsbevis (registreringsbok), vilket juridiskt kräver en ändringsregistrering för att reflektera ökningen. Denna registreringsansökan medför en skatt som kallas registreringslicensavgift, och beloppet är 7/1000 av det ökade aktiekapitalet (om detta beräknade belopp är mindre än 30 000 yen, är avgiften 30 000 yen).

Å andra sidan, om hela investeringskapitalet räknas som “överkursfond”, förändras inte beloppet av aktiekapitalet. Eftersom överkursfonden inte är en registreringspost, är en ändringsregistrering av aktiekapitalets belopp inte nödvändig om detta val görs. Som ett resultat uppstår ingen registreringslicensavgift.

Denna mekanism blir ett viktigt finansiellt strategiskt verktyg för företaget. Att öka aktiekapitalet kan förväntas höja företagets externa kreditvärdighet, men processen är komplicerad och kostsam. I kontrast till detta erbjuder metoden att räkna kapitalet som överkursfond en förenkling av processen och en kostnadsminskning, samt ökar flexibiliteten för framtida användning av dessa medel, till exempel för utdelning.

Handelsregistrering vid anslutning av nya delägare i Japan

Efter att interna förfaranden relaterade till anslutning av nya delägare eller ytterligare kapitalinsatser har slutförts, kan det bli nödvändigt att genomföra en handelsregistrering för att offentligt tillkännage dessa förändringar. I ett japanskt kommanditbolag (Godo Kaisha) är det dock inte alltid nödvändigt att registrera varje ny delägares inträde.

När registrering är nödvändig

Handelsregistrering är juridiskt obligatorisk endast när det finns förändringar i informationen som anges i registreringsbeviset. Enligt japansk bolagslag måste förändringar i registrerade uppgifter anmälas till den juridiska byrån i företagets huvudkontors distrikt inom i princip två veckor från ändringsdatumet (Aktiebolag enligt artikel 915, paragraf 1, och kommanditbolag och andra bolag med variabelt kapital enligt artikel 919, paragraf 1).

De huvudsakliga fallen där registrering blir nödvändig i samband med anslutning av nya delägare är följande två:

1. När beloppet av aktiekapitalet ökar: Om de nyligen insatta pengarna räknas som “aktiekapital” och det registrerade “beloppet av aktiekapitalet” förändras, är det nödvändigt att genomföra en ändringsregistrering.
2. När det sker förändringar i de delägare som utför företagsledning eller är representativa delägare: I ett japanskt kommanditbolags registreringsuppgifter ingår namn och adresser för “delägare som utför företagsledning” med befogenhet att leda verksamheten, samt “representativa delägare” med befogenhet att representera företaget. Om en ny delägare tar en sådan position, blir det nödvändigt att genomföra en ändringsregistrering för att inkludera deras namn och andra relevanta uppgifter i registret.

En viktig slutsats som kan dras från dessa regler är att det finns fall där inga registreringsåtgärder behövs trots att en ny delägare ansluter sig, under vissa förutsättningar. Specifikt, om (1) den nya delägaren inte tar en position som utför företagsledning eller som representativ delägare och förblir en vanlig delägare utan exekutiva befogenheter, och (2) hela beloppet av den nya delägarens kapitalinsats räknas som “överskottskapital” och inte påverkar beloppet av aktiekapitalet, då uppstår ingen skyldighet att genomföra en registreringsansökan. Att förstå denna punkt är mycket fördelaktigt för att förenkla förfaranden och minska kostnader.

Översikt av registreringsförfarandet

När registrering är nödvändig måste en ansökan lämnas in till den juridiska byrån i företagets huvudkontors distrikt inom två veckor från den dag då förändringen inträffade. Om denna tidsfrist inte följs kan en administrativ sanktionsavgift på upp till en miljon yen påföras den representativa delägaren personligen (detta är en administrativ sanktion och inte en straffrättslig påföljd).

Vid ansökan krävs vanligtvis dokument som ändringsregistreringsansökan, ett samtyckesdokument från alla delägare som godkänner ändringen av bolagsordningen, samt dokumentation som bevisar att kapitalinsatser har betalats in (betalningsbevis). Mallar och exempel på dessa dokument finns tillgängliga på den juridiska byråns webbplats. Förfarandet kan vara komplicerat, så det kan vara en god idé att konsultera en expert.

Sammanfattning

I denna artikel har vi detaljerat förklarat processen för att välkomna nya medlemmar i en japansk “Godo Kaisha” (合同会社), en form av företag, baserat på Japans bolagslag. Processen för att ta emot nya medlemmar kräver att man följer strikta juridiska steg, inklusive ändring av bolagsordningen med samtycke från alla medlemmar, fullständig genomförande av kapitalinsatsen av den nya medlemmen, och vid behov, nödvändig handelsregistrering. Speciellt viktigt är bestämmelsen om att nya medlemmar tar ansvar för företagets befintliga skulder och det strategiska valet om huruvida insatskapitalet ska bokföras som aktiekapital eller som överskottskapital, vilket kan ha stor inverkan på företagets framtid. En korrekt förståelse av dessa juridiska krav och strategiska alternativ, samt en planerad genomförande av processen, är nyckeln till en sund tillväxt och stabil drift av en “Godo Kaisha”.

Monolith Law Office har en omfattande erfarenhet av att hantera juridiska frågor relaterade till medlemskap i “Godo Kaisha”, som diskuterats i denna artikel, och betjänar ett stort antal klienter inom Japan. Vår byrå har flera specialister, inklusive engelsktalande med juridiska kvalifikationer från andra länder, vilket gör det möjligt för oss att erbjuda omfattande stöd för våra klienters mångsidiga behov i den japanska affärsmiljön. Om ni önskar specialiserad rådgivning anpassad till er situation, tveka inte att kontakta oss på Monolith Law Office.