Framåtskridande av distansarbete: Är löneskillnader mellan kontorsarbetare och hemarbetare acceptabla?

I mars 2021 offentliggjorde Tokyo, där det finns många användare av distansarbete, en “Faktisk undersökning om olika arbetssätt”. I företag med mer än 30 anställda var andelen som hade infört distansarbete 6,8% år 2017, men i december 2020 hade den ökat till 58,8%.

Faktisk undersökning om olika arbetssätt[ja]

Distansarbete har många fördelar för anställda när de vänjer sig vid det, men det finns också många företag som kämpar med svårigheter som att hantera närvaro och att få det att stämma överens med arbetsreglerna.

Dessutom har det i företag vars resultat har försämrats på grund av coronapandemin uppstått fall där lönen skiljer sig mellan distansarbetande anställda och de som kommer till kontoret.

I den här artikeln kommer vi att förklara tydligt om rättvisan i löneskillnaden mellan “att komma till kontoret” och “distansarbete” under coronapandemin, baserat på olika fall.

Tre typer av distansarbete

Även om vi generellt talar om distansarbete, kan dess former klassificeras i följande tre typer baserat på var arbetet utförs.

Hemarbete

Detta är en arbetsform där man utför sitt arbete hemifrån utan att gå till kontoret. För anställda minskar detta belastningen av pendling och risken för infektion med det nya coronaviruset, samtidigt som det ger fördelar som att kunna säkra tid för hushållsarbete, barnomsorg och äldreomsorg.

Arbete på satellitkontor

Detta är en arbetsform där man utför sitt arbete på ett separat satellitkontor utan att gå till huvudkontoret. Om det ligger nära hemmet kan pendlingstiden minskas, och du kan få en arbetsmiljö som är jämförbar med huvudkontoret.

Mobil arbete

Detta är en arbetsform där man använder bärbara datorer, surfplattor, mobiltelefoner etc., och utför sitt arbete på platser som hotell på affärsresor, inuti Shinkansen-tåg, på kaféer i staden, etc. Om det finns en internetmiljö kan du fritt välja plats och utföra ditt arbete, vilket kan bidra till att minska restiden och öka produktiviteten.

Lönesänkning vid distansarbete på företagets order

Enligt den japanska arbetsstandardslagen (Japanese Labor Standards Act) är företag skyldiga att klargöra arbetsvillkoren för anställda när de ingår ett arbetsavtal.

Artikel 15 (Klargörande av arbetsvillkor)
Arbetsgivaren måste klargöra lönen, arbetstiden och andra arbetsvillkor för arbetstagaren vid ingåendet av arbetsavtalet. I detta fall måste frågor om lön och arbetstid samt andra frågor som fastställs av arbets- och välfärdsministeriets förordning klargöras på det sätt som fastställs av arbets- och välfärdsministeriets förordning.

Innehållet i “lön, arbetstid och andra arbetsvillkor” regleras i förordningen om genomförande av arbetsstandardslagen, och följande innehåll relaterat till distansarbete måste klargöras:

• Frågor om arbetsplats och arbetsuppgifter som ska utföras
• Start- och sluttid, förekomst av arbete utöver ordinarie arbetstid, raster, lediga dagar, semester och frågor om skiftbyte när arbetstagare delas upp i två eller fler grupper
• Bestämning, beräkning och betalningsmetod för lön (exklusive avgångsersättning och tillfälligt betalda löner), löneavstämning och betalningstidpunkt samt frågor om löneökningar

För att ändra dessa “arbetsvillkor” krävs i princip individuellt samtycke från både arbetstagaren och arbetsgivaren enligt arbetsavtalslagen. Men även om ändringen görs genom samtycke, kan arbetsvillkoren inte vara lägre än de som fastställs i arbetsreglerna.

Ändringar av arbetsvillkoren kan också göras genom att ändra arbetsreglerna, men i så fall måste följande krav uppfyllas:

• Arbetstagarna måste informeras om de ändrade arbetsreglerna
• Grad av nackdelar för arbetstagarna på grund av ändringen av arbetsreglerna och nödvändigheten av ändringen måste vara rimliga

Med tanke på ovanstående, om distansarbete utförs på företagets order, kan det antas att lönesänkningar i princip inte kan göras utan arbetstagarens samtycke, förutom när “distansarbete” regleras i arbetsreglerna.

Om du vill veta mer om anställningsavtal (arbetsavtal), se följande artikel där vi beskriver det i detalj. Läs gärna denna artikel tillsammans med den nuvarande artikeln.

https://monolith.law/corporate/checkpoints-of-employment-agreement[ja]

Lönesänkning vid anställdas önskan om distansarbete

Om företaget godkänner en anställds begäran, är det möjligt att ändra arbetsvillkoren enligt artikel 8 i den japanska arbetsavtalslagen (‘Japanska arbetsavtalslagen’). Vid sådana tillfällen är det vanligt att arbetsvillkor som ‘arbetsplats’, ‘arbetsuppgifter’, ‘arbetstid’ och ‘lön’ också övervägs tillsammans.

Till exempel, om kontorsarbete är fastställt i arbetsreglerna, finns det inga problem med en lönesänkning genom samtycke eftersom anställda kan få tid för barnomsorg eller vård genom att arbeta hemifrån. Men det finns vissa fall där försiktighet krävs, som vi kommer att introducera nedan.

Övertidskostnadsminskning på grund av ‘utanför arbetsplatsen arbete’

När anställda arbetar utanför kontoret genom distansarbete, tillämpas ‘utanför arbetsplatsen arbete’ som definieras i den japanska arbetsstandardlagen (‘Japanska arbetsstandardlagen’), förutsatt att vissa villkor uppfylls, och det antas att de har arbetat de fastställda arbetstimmarna som fastställts i arbetsreglerna och liknande.

Artikel 38, paragraf 2, punkt 1
När en arbetstagare utför arbete utanför arbetsplatsen under hela eller delar av arbetstiden, och det är svårt att beräkna arbetstiden, antas det att den fastställda arbetstiden har arbetats. Dock, i fall där det är nödvändigt att arbeta över den fastställda arbetstiden för att utföra det aktuella arbetet, antas det, enligt bestämmelserna i arbetsministeriets förordning, att den tid som normalt krävs för att utföra det aktuella arbetet har arbetats.

När ‘utanför arbetsplatsen arbete’ tillämpas, uppstår ingen övertidsersättning, förutom i speciella fall där det alltid krävs arbete över den fastställda arbetstiden.

Men var försiktig, eftersom ‘utanför arbetsplatsen arbete’ inte tillämpas om följande två krav inte uppfylls.

• Information och kommunikationsteknik är inte alltid tillgänglig för kommunikation på företagets begäran.
• Arbetet utförs inte alltid enligt arbetsgivarens specifika instruktioner.

Med andra ord, om 1. anställda tillåts att fritt koppla från kommunikationen eller lämna information och kommunikationsteknik, 2. det inte finns någon skyldighet att omedelbart svara på företagets instruktioner, och 3. arbetet utförs utan att följa företagets specifika instruktioner, anses det inte vara svårt att beräkna arbetstiden.

Lönesänkning på grund av ‘mellanliggande tid’

I distansarbete, som hemarbete, kallas den tid då anställda är borta från arbetet för ‘mellanliggande tid’.

Efter att ‘ändringen av arbetsmiljö- och säkerhetslagen’ (‘Japanska arbetsmiljö- och säkerhetslagen’) trädde i kraft den 1 april 2019 (Heisei 31), är företag skyldiga att ‘objektivt förstå arbetstiden’. Företag måste nu bekräfta start- och sluttiderna för varje arbetsdag och korrekt registrera arbetstiden.

Om de normala arbetstiderna börjar kl. 9:00, slutar kl. 18:00, med en timmes paus, och det finns ‘mellanliggande tid’, kan arbetstiden bli kortare, så 1. sänkning av arbetstiden, 2. årlig betald ledighet per timme, 3. lönesänkning kan övervägas.

Men i fall 1 och 2 krävs ändringar i arbetsreglerna eller ingående av arbetsgivar- och arbetstagaravtal, och i fall 3 krävs individuellt samtycke mellan företaget och den anställde, eller ändringar i arbetsreglerna och liknande.

I fall där undvikande av coronavirusinfektion är skälet

Om en anställd begär tillstånd att arbeta på distans för samma lön för att undvika infektion med det nya coronaviruset, kommer följande punkter att beaktas för att bedöma om det finns rimlighet.

• Det är objektivt klart att risken för att bli smittad med det nya coronaviruset är hög om man går till kontoret, eftersom företagets infektionsskyddsåtgärder är otillräckliga.
• En säkerhetsmiljö som motsvarar kontoret kan erhållas även utanför företaget, och det finns inga hinder för att utföra arbetet.

Om företaget inte uppfyller ovanstående villkor, till exempel genom att vidta normala infektionsskyddsåtgärder, är det möjligt att beordra anställda att gå till kontoret, och om de vägrar, kan åtgärder som disciplinära åtgärder inklusive lönesänkning och uppsägning enligt arbetsreglerna övervägas.

Men under nödsituationer, även om villkoren för distansarbete inte är helt uppfyllda, prioriteras säkerheten för liv och hälsa, och disciplinära åtgärder och uppsägning av anställda som har valt att arbeta på distans kan anses vara ogiltiga, så var försiktig.

Sammanfattning

Vi har hittills diskuterat möjliga scenarier och relevanta lagar och förordningar angående löneskillnader mellan att arbeta på kontoret och att arbeta hemifrån under coronapandemin.

Om arbetstider och andra arbetsförhållanden skiljer sig mellan kontorsarbete och hemarbete, är det nödvändigt att lägga till bestämmelser om hemarbete i arbetsreglerna.

Dessutom, när du inför hemarbete och överväger att införa system som “flexibel arbetstid” eller “förutsatt arbetstid utanför arbetsplatsen”, finns det fall där det inte bara är nödvändigt att ändra arbetsreglerna, utan också att ingå arbetsgivar- och arbetstagaravtal. Därför rekommenderar vi att du konsulterar en advokat med expertkunskaper och omfattande erfarenhet av arbetsstandardlagar och förordningar i förväg, snarare än att göra egna bedömningar.

Information om åtgärder från vår byrå

Monolis Juridiska Byrå är en advokatbyrå med hög expertis inom IT, särskilt internet och juridik. Med pandemin kommer fördelarna med distansarbete sannolikt att bli ännu mer uppmärksammade. Samtidigt är det många företag som fortfarande håller på att utveckla arbetsmiljön för distansarbete och ordna upp kontraktsrelationer. Vår byrå analyserar juridiska risker för affärsverksamhet som redan har startat eller planeras startas, med hänsyn till olika lagregleringar, och strävar efter att legalisera verksamheten så mycket som möjligt utan att stoppa den. Mer detaljer finns i artikeln nedan.

https://monolith.law/practices/corporate[ja]