【Reiwa 6 (2024) Nisan Yürürlüğe Girişi】'Japon İş Koşulları Bildirim Belgesi' ile İş Koşullarının Açıklanması Kurallarındaki Değişiklikleri Açıklıyoruz

Son yıllarda, çeşitli çalışma şekillerinin kabul gördüğüne tanık oluyoruz. Ancak, Reiwa 5 (2023) yılı Mart ayında yaşanan araştırmacıların toplu işten çıkarılması olayı, doktorların aşırı çalışma sonucu intiharı ve yabancı işçi sorunları gibi, Japonya’daki işçi sorunlarının artış eğiliminde olduğu görülmektedir.

Bu bağlamda, Reiwa 6 (2024) yılı Nisan ayında, ‘Japon İş Kanunu Uygulama Yönetmeliği’ ve ‘Belirli Süreli İş Sözleşmelerinin İmzalanması, Yenilenmesi ve İşten Çıkarma İle İlgili Standartlar (İşten Çıkarma İle İlgili Standartlar)’nda yapılan değişikliklerle, iş şartlarının açıkça belirtilmesi gereken hususlar değişecektir. Bu değişikliğin amacı, ‘Belirli süreli sözleşmeli işçilerin süresiz sözleşmeye geçiş kurallarına’ uyum sağlamak ve ‘çeşitli tam zamanlı çalışanların istihdam kurallarını’ netleştirmektir. Bu değişiklikle, işveren ve işçinin iş şartlarını karşılıklı olarak teyit etme fırsatı doğacak, iş anlaşmazlıklarının önlenmesi, kariyer gelişimi ve iş-yaşam dengesinin sağlanması kolaylaşacaktır.

Bu makalede, iş şartlarının açıkça belirtilmesi kurallarındaki değişiklik noktalarını, iş şartları bildirim belgesinin kimlere ve ne zaman verileceği ve açıklama yükümlülükleri gibi dikkat edilmesi gereken noktaları açıklıyoruz.

İş Koşulları Bildirim Belgesi Nedir?

İş Koşulları Bildirim Belgesi, Japon İş Kanunu’nun (Japanese Labor Standards Law) 15. maddesine dayanarak, işverenin işçilere iş koşullarını açıkça belirtmek için verdiği yazılı bir belgedir. İş koşulları, ücret, çalışma saatleri, mola saatleri, tatil günleri, sosyal sigorta ve refah gibi, işle ilgili çeşitli hususları içerir.

Bu “İş Koşulları Bildirim Belgesi”, yasal düzenlemeler gereği işverenin işçilere bildirmesi gereken bir belgedir ve tarafların anlaşmasıyla oluşturulan bir belge değildir. Öte yandan, iş sözleşmesi, işveren ve işçi arasında anlaşmayla yapılan bir belgedir ancak yasal olarak talep edilen bir belge değildir.

Aşağıdaki 1’den 6’ya kadar olan, işe başlarken son derece önemli olan koşullar ve hususlar “kesinlikle açıkça belirtilmesi gereken maddeler” olarak kabul edilir ve yazılı bir bildirimle açıklanmaları gerekmektedir. Bu belgeye “İş Koşulları Bildirim Belgesi” denir. İşçi isterse, belge verilmesi yerine, faks veya e-posta gibi elektronik yöntemlerle de bu koşullar açıklanabilir.

7’den 14’e kadar olan maddeler “göreceli açıkça belirtilmesi gereken maddeler” olarak kabul edilir ve sözlü olarak açıklanabilirler.

1. İş sözleşmesinin süresi
2. Süreli iş sözleşmesinin yenilenmesi durumundaki kriterler (toplam sözleşme süresi veya yenileme sayısı)
3. Çalışma yeri ve yapılacak işler (değişiklik kapsamı dahil)
4. İşe başlama ve bitiş saatleri, fazla mesai varlığı, mola saatleri, tatil günleri, izinler vb. (Vardiya sistemi, esnek çalışma saatleri, esnek sistem, takdiri çalışma sistemi, iş yerinin dışındaki kabul edilen çalışma saatleri vb.)
5. Ücret, zam
6. İşten ayrılma (işten çıkarma sebepleri dahil)
7. İşten ayrılma tazminatı
8. Olağan dışı ödenen ücretler (işten ayrılma tazminatı hariç), ikramiyeler ve asgari ücret miktarı vb.
9. İşçinin karşılaması gereken yemek masrafı, iş için gerekli malzemeler ve diğerleri
10. Güvenlik ve sağlık
11. Mesleki eğitim
12. Kaza tazminatı ve iş dışı yaralanma yardımı
13. Ödüller ve yaptırımlar
14. İşten ayrılma
15. Diğerleri (sosyal sigorta sistemleri vb.)

İş koşullarını açıkça belirtme formatı serbesttir ancak, Japon Sağlık, İş ve Refah Bakanlığı (Japanese Ministry of Health, Labour and Welfare), “İş Koşulları Bildirim Belgesi[ja]” için bir model form yayınlamıştır, lütfen başvurunuz.

Reiwa 6 (2024) yılının 1 Nisan’ında yürürlüğe giren değişiklikle, iş koşullarının açıkça belirtilmesi gereken maddeler arasına yeni olarak üç madde daha eklenmiştir. Değişiklikle getirilen iş koşullarının açıkça belirtilmesi gereken maddeler, işe alım yapılırken de aynı şekilde zorunlu kılınmıştır.

İş Koşullarının Açıkça Belirtilmesi Gereken Üç Yeni Madde ve Açıklama Yükümlülüğü

İş koşullarının açıkça belirtilmesi gereken maddeler ve açıklama yükümlülüğüne ilişkin yapılan düzenlemeyle, üç madde ‘kesin olarak açıkça belirtilmesi gereken maddeler’ arasına eklendi. Bunları tek tek açıklayalım.

İş Yerinin ve Görevlerin Değişiklik Kapsamı

Yapılan yasal düzenlemeyle, mevcut iş yerleri ve yürütülmesi gereken görevlerin yanı sıra, değişiklik kapsamının da açıkça belirtilmesi zorunlu hale getirilmiştir (Japon İş Kanunu Yönetmeliği değişikliği Madde 5, Fıkra 1, Madde 1’in 3’ü).

‘İş yeri ve görevler’, işçinin işe başladıktan hemen sonra görev yapacağı iş yerini ve görevleri ifade eder.

‘Değişiklik kapsamı’, iş sözleşmesi süresi boyunca, değişikliğin öngörüldüğü iş yerleri ve görevlerin kapsamını belirtir. Yer değişikliği veya kadrolu dış görevlendirme gibi durumlar açıkça belirtilmesi gereken hususlara dahil olmakla birlikte, geçici olarak diğer bölümlerde destek görevi gibi geçici değişiklikler bu kapsamda değildir.

İşe başladıktan sonra iş yerinde veya görevlerde bir değişiklik olmaması durumunda, ‘değişiklik kapsamı’nda bunun açıkça belirtilmesi gerekmektedir.

Örneğin, işçi işe başladığı andan itibaren uzaktan çalışma yapıyorsa, ‘iş yeri’ olarak, işçinin evi veya uydu ofis gibi uzaktan çalışmanın mümkün olduğu yerler açıkça belirtilmelidir. İş sözleşmesi süresi boyunca uzaktan çalışmanın öngörülmesi durumunda, ‘değişiklik kapsamı’nda bunların açıkça belirtilmesi gerekmektedir.

Diğer yandan, iş yerinde veya görevlerde sınırlama olmaması durumunda (genel yönetici pozisyonları gibi), tüm iş yerleri ve görevler açıkça belirtilmelidir; ancak, sorunları önlemek için mümkün olduğunca ‘değişiklik kapsamını’ netleştirmek ve işveren ile işçi arasında ortak bir anlayışın paylaşılması önemlidir.

Yenileme Sınırının Varlığı ve İçeriği

‘Yenileme sınırının varlığı ve içeriği’, basitçe ifade etmek gerekirse, part-time veya sözleşmeli çalışanlara, aleyhlerine olan sözleşme değişikliklerinin yazılı olarak açıkça belirtilmesi gerektiği anlamına gelir.

Belirli süreli sözleşmeyle çalışanları (geçici memurlar, part-time çalışanlar, yarı zamanlı çalışanlar, sözleşmeli çalışanlar, geçici personel, emeklilik sonrası yeniden işe alınanlar gibi belirli süreli iş sözleşmelerini yenileyenler) işe alırken, yenileme sınırı (toplam sözleşme süresi ve yenileme sayısının üst sınırı) varsa, bunun açıkça belirtilmesi zorunlu hale getirilmiştir (Japon İş Kanunu Yönetmeliği değişikliği Madde 5, Fıkra 1, Madde 1’in 2’si).

Ayrıca, belirli süreli iş sözleşmesi süresince, yenileme sınırını yeni kurmak veya kısaltmak istenirse, önceden bunun nedenini işçiye açıklamak da zorunlu hale getirilmiştir (Japon İşe Son Verme İle İlgili Standartlar değişikliği Madde 1).

Öte yandan, yenileme sınırını kaldırmak veya uzatmak söz konusu olduğunda, dezavantaj oluşturmadığı için, bunun nedenini açıklama yükümlülüğü getirilmemiştir.

Süresiz Dönüşüm Başvuru Fırsatı ve Süresiz Dönüşüm Sonrası İş Koşulları

Belirli süreli sözleşmeyle çalışanların ‘süresiz dönüşüm başvuru hakkı’ doğduğunda, süresiz dönüşümü başvurabilecekleri (süresiz dönüşüm başvuru fırsatı) ve süresiz dönüşüm sonrası iş koşullarının açıkça belirtilmesi zorunlu hale getirilmiştir (Japon İş Kanunu Yönetmeliği değişikliği Madde 5, Fıkra 5,6; İş Sözleşmesi Kanunu Madde 18; İş Kanunu Madde 15; Japon İş Kanunu Yönetmelikleri değişikliği Madde 5, Fıkra 1, Madde 1’den 11’e kadar (Madde 5, Fıkra 1, Madde 1’in 2’si hariç)).

Bu durumda, işverenin, İş Sözleşmesi Kanunu Madde 3, Fıkra 2’nin amacını göz önünde bulundurarak, işin gerçek durumuna uygun olarak dengeli bir şekilde (görevin içeriği, sorumluluk derecesi, değişiklik kapsamı vb.) açıklama yapması da zorunlu kılınmıştır (Japon İşe Son Verme İle İlgili Standartlar değişikliği Madde 5).

Referans: Sağlık, Çalışma ve Refah Bakanlığı｜2024 Nisan’dan itibaren iş koşullarının açıkça belirtilmesi kurallarında değişiklik – Hazırlıklarınız yeterli mi?[ja]

İş Koşullarının Açıklanması Kurallarındaki Değişikliklerin Kapsamı

İş Koşullarının Açıklanması Kurallarındaki değişiklikler, tüm çalışanlara ve belirli süreli iş sözleşmesiyle çalışanlara uygulanacak şekilde düzenlenmiştir.

Tüm Çalışanlar

Tüm çalışanlar, iş türüne (bazı kamu görevlileri hariç) veya istihdam şekline bakılmaksızın, işletme veya ofiste çalıştırılan kişileri (birlikte yaşayan aile üyeleri bile olsa, bağımlı çalışma ilişkisi ve ücret karşılığı çalışma söz konusuysa uygulanır) ve ücret ödenen kişileri ifade eder.

Yukarıda değiştirilen iş koşullarının açıklanması maddelerinden “çalışma yeri ve işin değişiklik kapsamı” tüm çalışanlara uygulanır.

Belirli Süreli İş Sözleşmesiyle Çalışanlar

Yukarıda değiştirilen iş koşullarının açıklanması maddelerinden “yenileme sınırının olup olmadığı ve içeriği” ile “süresiz sözleşmeye geçiş başvuru fırsatı ve süresiz sözleşmeye geçiş sonrası iş koşulları” belirli süreli iş sözleşmesiyle çalışanlara uygulanır.

Belirli süreli iş sözleşmesi, sözleşme süresinin belirlendiği (süre sınırlı) iş sözleşmesini ifade eder. Tek seferlik sözleşme süresi, prensip olarak en fazla 3 yıl olarak belirlenmiştir. Yüksek dereceli uzman pozisyonları ve 60 yaşını doldurmuş çalışanlarla yapılan iş sözleşmeleri için bu üst sınır 5 yıldır (Japon İş Kanunu’nun 14. maddesi 1. fıkrası).

Öte yandan, süresiz iş sözleşmesi, sözleşme süresinin belirlenmediği iş sözleşmesini ifade eder.

Genellikle, emeklilik yaşı (60 yaş altı yasaktır) belirlenmiş olup, bu yaşa ulaşana kadar istihdamın devam ettiği anlamına gelir (Yaşlı Çalışanların İstihdamının Güvence Altına Alınması Yasası’na göre, isteyenlerin 65 yaşına kadar, 70 yaşına kadar ise çaba gösterme yükümlülüğü bulunmaktadır).

Aşağıda, her bir durum için iş koşulları bildirim belgesinin ne zaman verileceğine dair açıklamalar yer almaktadır.

İş Koşulları Bildirim Belgesi’nin Verilme Zamanlaması

İş Koşulları Bildirim Belgesi’nin verilme zamanlaması için aşağıdaki üç durum söz konusudur:

Tüm İş Sözleşmelerinin İmzalanma ve Belirli Süreli İş Sözleşmelerinin Yenilenme Zamanları

Yenilenen Japon İş Koşullarının Açıklanması Yasası’na göre, “İş Yeri ve Görev Değişikliği Kapsamı” hakkındaki iş koşulları bildirim belgesinin verilme zamanı, tüm iş sözleşmelerinin (sözleşme süresine bakılmaksızın) imzalanma ve belirli süreli iş sözleşmelerinin yenilenme zamanlarıdır.

Belirli Süreli İş Sözleşmesinin İmzalanma ve Yenilenme Zamanları

Yenilenen Japon İş Koşullarının Açıklanması Yasası’na göre, “Yenileme sınırının varlığı ve içeriği” ile ilgili iş koşulları bildirim belgesinin verilme zamanı, belirli süreli iş sözleşmesinin imzalanma ve yenilenme zamanlarıdır.

Süresiz Dönüşüm Başvuru Hakkının Doğduğu Sözleşmenin Yenilenme Zamanı

Yenilenen iş koşullarının açıklandığı maddeler arasında, “süresiz dönüşüm başvuru fırsatı ve süresiz dönüşüm sonrası iş koşulları” hakkındaki iş koşulları bildirim belgesinin verilme zamanı, süresiz dönüşüm başvuru hakkının doğduğu süreli iş sözleşmesinin yenilenme zamanıdır.

Heisei 25 (2013) yılı Nisan ayında yapılan İş Sözleşmesi Kanunu’nda yapılan değişiklikle yeni olarak getirilen süresiz dönüşüm sistemidir.

Süresiz dönüşüm sistemi, belirli şartları sağladığında, işçinin isteği üzerine süreli iş sözleşmesinden süresiz iş sözleşmesine geçişi sağlayan bir sistem olup, “işverenin süreli iş sözleşmesini kötüye kullanımını (işten çıkarmalar veya soğutma) engellemek ve istihdamın istikrarını sağlamak” amacını taşımaktadır.

Özellikle, aynı işverenle yapılan süreli iş sözleşmesinin “bir kez veya daha fazla yenilenmiş olması” ve “sözleşme süresinin toplamda 5 yılı aşmış olması” gibi iki şartı sağlayan süreli sözleşmeli işçiler başvuruda bulunduğunda, sözleşmeleri süresiz iş sözleşmesine dönüştürülür (İş Sözleşmesi Kanunu Madde 18).

Süresiz dönüşüm başvuru hakkını kullanabileceğiniz geçerli süre, bu hakkın doğduğu süreli sözleşmenin süresi içinde (1 yıl) olduğundan, dikkatli olunması gerekmektedir.

Süresiz iş sözleşmesine geçiş zamanı, başvuruda bulunulan süreli iş sözleşmesinin bitiş tarihinden (6. yıl) itibaren ertesi gün (7. yıl) başlar. Ayrıca, işveren bu işçinin başvurusunu reddedemez.

Süresiz dönüşüm sonrası iş koşulları hakkında, sözleşme süresi hariç, “ayrıca belirlenmiş (değiştirilmiş) bir düzenleme” olmadıkça, aynı iş koşulları geçerli olacaktır.

Süresiz dönüşüm sistemine, aşağıdaki üç tür istisna getirilmiştir:

• Üniversiteler veya araştırma ve geliştirme kuruluşları gibi yerlerdeki araştırmacılar ve öğretim üyeleri
• Yüksek nitelikli uzman meslekler
• Sürekli istihdam edilen yaşlı çalışanlar

Aşağıda, her bir istisnanın gereklilikleri hakkında açıklama yapılacaktır.

Üniversiteler veya Araştırma ve Geliştirme Kuruluşları Gibi Yerlerdeki Araştırmacılar ve Öğretim Üyeleri İçin İstisna

Üniversiteler veya araştırma ve geliştirme kuruluşları gibi yerlerdeki araştırmacılar ve öğretim üyeleri için, süresiz dönüşüm kurallarının 2. şartı olan “toplam sözleşme süresi” “10 yılı aşmış olması” şeklinde özel bir istisna getirilmiştir (Görev Süresi Kanunu Madde 7).

Toplam sözleşme süresinin başlangıç tarihi 2013 yılının 1 Nisan’ından itibaren başlamış olup, süresiz dönüşüm başvuru hakkının doğacağı 2023 Nisan’ı öncesinde, araştırmacıların kitlesel olarak işten çıkarılması toplumsal bir sorun haline gelmiştir.

Yüksek Nitelikli Uzman Meslekler İçin İstisna (Yıllık Gelir Şartı ve Kapsam Belirlenmiştir)

Yüksek nitelikli uzman mesleklerle ilgili istisna, birinci sınıf onaylı işverenin 5 yılı aşan belirli süreli işlerinde (proje) çalışanlar için, süresiz dönüşüm kurallarının 2. şartı olan “toplam sözleşme süresi”, projenin süresine (projeye göre değişir) göre belirlenmiş ve bu süre zarfında süresiz dönüşüm başvuru hakkı doğmayacak şekilde özel bir düzenleme getirilmiştir. Bu süre için üst sınır 10 yıldır (Süreli Özel Tedbirler Kanunu Madde 8 Fıkra 1).

Sürekli İstihdam Edilen Yaşlı Çalışanlar İçin İstisna

Süresiz dönüşüm kurallarında yaş sınırı belirlenmemiştir. Bu nedenle, bazı istisnalar hariç, 65 yaş ve üzeri yaşlı işçiler de bu kuralın kapsamına girer.

Sürekli istihdam edilen yaşlı çalışanlar için getirilen istisna, ikinci sınıf onaylı işveren altında, emeklilik sonrası süreli istihdam edilen işçiler için, aynı işveren veya grup şirketleriyle olan istihdam süresi boyunca süresiz dönüşüm başvuru hakkının doğmayacağı şekilde özel bir düzenleme getirilmiştir (Süreli Özel Tedbirler Kanunu Madde 8 Fıkra 2).

Özet: İş Koşulları Bildirim Belgesi Hakkında Avukata Danışın

Burada, Reiwa 6 (2024) yılının Nisan ayında yürürlüğe giren İş Koşulları Bildirim Belgesindeki iş koşullarının açıkça belirtilmesi kurallarındaki değişiklikler hakkında, değişikliğin arka planını ve dikkat edilmesi gereken noktaları açıkladık.

İş sözleşmesi imzalanırken veya yenilenirken, işçilere iş koşullarını açıkça belirten bir İş Koşulları Bildirim Belgesi vermek, olası sorunların önlenmesi açısından da önemlidir. İş sözleşmesi ile ilgili işveren ve işçi arasındaki anlaşmazlıkların risk yönetimi konusunda, şirket hukuku konusunda uzmanlaşmış bir avukata danışmanızı tavsiye ederiz.

Hukuk Büromuzun Önlemlerine İlişkin Bilgilendirme

Monolith Hukuk Bürosu, IT ve özellikle internet ile hukukun her iki alanında da yüksek uzmanlığa sahip bir hukuk firmasıdır. Son yıllarda, çalışma şekillerinin çeşitlenmesiyle birlikte, iş hukuku konularına olan ilgi artmaktadır. Büromuz, ‘Dijital Dövme’ önlemleri kapsamında çözümler sunmaktadır. Ayrıntılar aşağıdaki makalede yer almaktadır.

Monolith Hukuk Bürosu’nun Uzmanlık Alanları: IT ve Girişim Şirketleri İçin Şirket Hukuku[ja]