NDA (Gizlilik Anlaşması) Hazırlarken Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar

Şirketler arası işlemlerde, işlemle ilgili sözleşmeye ek olarak sıklıkla gizlilik sözleşmesi imzalanması talep edilir. IT alanında da, örneğin sistem geliştirme çalışmalarında, müşterinin ticari sırlarına sıkça maruz kalındığından dolayı genellikle gizlilik sözleşmesi imzalanır. Gizlilik sözleşmeleri, sözleşme içerikleri arasında nispeten standart bir yapıya sahip olduğu için, bir kez ana noktaları düzenlerseniz, diğer şirketlerle imzalayacağınız gizlilik sözleşmelerine de uygulanabilir. Bu nedenle, gizlilik sözleşmesinin kontrol noktalarını açıklıyoruz.

Gizlilik Anlaşması Nedir

Gizlilik Anlaşması, iş sırları veya kişisel bilgiler gibi gizlilik düzeyi yüksek bilgilerin sözleşme tarafları arasında sağlanması veya paylaşılması durumunda, bu bilgilerin korunması amacıyla yapılan bir anlaşmadır. İngilizce adı olan Non Disclosure Agreement’in kısaltması olan NDA olarak da adlandırılır. İş sırları, bir şirketin faaliyetlerinin hayati bir parçasıdır. İş sırlarının rakip şirketlere sızması, şirketin varlığını tehdit eden ciddi bir durum olabilir. Ayrıca, iş sırlarının sızması durumunda, Haksız Rekabetin Önlenmesi Yasası’nın (Japanese Unfair Competition Prevention Act) uygulanabilmesi için uygun bir gizlilik anlaşmasının yapılmış olması gereklidir. İş sırlarının çalınması ve Haksız Rekabetin Önlenmesi Yasası hakkında aşağıdaki makalede detaylı bir şekilde açıklanmıştır.

https://monolith.law/corporate/trade-secrets-unfair-competition-prevention-act[ja]

Kişisel bilgiler konusunda, Kişisel Bilgilerin Korunması Yasası’nın (Japanese Act on the Protection of Personal Information) kabul edilmesi ile toplumun ilgisi artmıştır. Bir kez kişisel bilgilerin sızması durumunda, bir şirket toplumun eleştirisinden kaçınamaz. Kişisel Bilgilerin Korunması Yasası hakkında aşağıdaki makalede detaylı bir şekilde açıklanmıştır.

https://monolith.law/corporate/act-on-the-protection-of-personal-information-privacy-issues[ja]

Yukarıdakilerden anlaşıldığı üzere, bir şirketin önemli gizli bilgilerini korumayı amaçlayan gizlilik anlaşmaları, iş faaliyetlerini yürütme açısından önemlidir. Gizlilik anlaşmasının yapıldığı tipik örnekler şunlardır:

• Sistem geliştirme sözleşmeleri gibi durumlarda, işverenin yükleniciye iş sırları veya kişisel bilgiler sağlaması gerektiği durumlar
• M&A’lar da dahil olmak üzere iş devirlerinin ve işbirliklerinin incelenmesi aşamasında yapılan due diligence sürecinde, sözleşme taraflarının iş sırlarını paylaşması gerektiği durumlar

En son olarak, kişisel bilgilerin sızmasına yönelik toplumsal eleştirinin artması nedeniyle, yukarıda belirtilen tipik durumların dışında bile, gizlilik anlaşması yapılması talep edilen durumlar artmaktadır. Gizlilik konusunda, işlemle ilgili sözleşmeden ayrı bir gizlilik anlaşması olarak yapılan anlaşmanın yanı sıra, işlemle ilgili temel sözleşme içindeki genel hükümler olarak gizlilik hükümlerinin belirlendiği durumlar da olabilir.

Gizlilik Anlaşmasının Kontrol Noktaları

Açıklamanın Amacı

Madde ○ (Açıklamanın Amacı)
A ve B, gizli bilgileri karşılıklı olarak açıklamak veya sağlamak amacıyla, ●●’nın uygulanması ve bu konuda yapılan değerlendirmeleri (bundan sonra “bu konudaki amaç” olarak anılacaktır.) hedefler.

Gizli bilgilerin açıklanma amacını belirler. Gizlilik anlaşması genellikle işlemle ilgili bir anlaşma yapılmadan önce imzalanır, bu yüzden açıklama amacının ifadesi genellikle soyuttur. Ancak, “○○ Sisteminin geliştirilmesi”, “A’nın ○○ işinin devri”, “A’nın B’ye sağladığı ○○ hizmeti” gibi olabildiğince belirli bir şekilde belirtmek önemlidir. Bu madde, gizli bilgilerin amaç dışı kullanımını caydırmak için bilginin açıklanma amacını açıkça belirtmektedir. Amaç dışı kullanım hakkında ayrıntıları daha sonra açıklayacağız. Ayrıca, gizli bilgilerin sağlanması genellikle karşılıklı olarak gerçekleşir, bu yüzden şirketinizin bilgi sağlama olasılığı varsa, “karşılıklı olarak” açıklama yapılacağını belirtmek daha güvenlidir. Ancak, bilginin açıklanması açıkça tek taraflıysa, “A’dan B’ye açıklanan gizli bilgi” gibi belirtmek yeterlidir.

Gizli Bilgilerin Kapsamı

Madde ○ (Gizli Bilgi)
1. Bu sözleşmede “Gizli Bilgi”, belge, e-posta, elektronik bellek medyası ve diğer medya türlerinden bağımsız olarak, bu sözleşmenin bir tarafından diğer tarafa açıklanan teknik bilgi, iş bilgisi ve diğer bilgileri ifade eder. Bu bilgiler, gizli olduğu veya bilginin gizli olarak saklanması gerektiği belirtilmiş ve bu belirtme yazılı veya başka bir somut biçimde açıkça belirtilmiştir. Ayrıca, sözlü olarak açıklanan bilgiler, açıklama sırasında gizli olduğu belirtilmiş ve bu açıklamadan 30 gün içinde gizli olduğu ve özeti yazılı olarak bildirilmiştir.
2. Aşağıdaki bilgiler, birinci fıkrada belirtilen gizli bilgileri içermez.
(1) Açıklama anında, bilgiyi zaten sahip olan kişi
(2) Gizlilik yükümlülüğü olmaksızın üçüncü bir taraftan meşru bir şekilde elde edilen bilgi
(3) Açıklanan bilgiye dayanmaksızın, bilgiyi kendi başına geliştiren kişi
(4) Sözleşmeye aykırı olmaksızın ve alım öncesi ve sonrası bilinen bilgi

Gizli bilgilerin kapsamına ilişkin hükümler en önemli olanlardır. Madde örneğinin birinci fıkrası, korunan bilgileri, “gizli olduğunu belirterek açıklananlar” ile sınırlar. İşlemlerde karşılıklı olarak açıklanan bilgiler çok çeşitlidir ve bu bilgilerin tümünün gizli bilgi olarak yönetilmesi gerektiği durumunda, bilgi alıcısı için büyük bir yük oluşturur. Bu nedenle, gizli olduğunu belirtme gerekliliği geneldir. Göreceli olarak sorunlu olan, sözlü olarak gizli bilgi açıklamasıdır. Çünkü, sözlü olarak gizli bilgi açıklandığında, açıklananın veya gizli olduğunun belirtildiğinin kanıtlanması zordur. Bilgiyi açıklayan taraf olarak, sözlü açıklamaları da koruma kapsamına almak istersiniz, ancak alıcı taraf olarak, kapsam belirsizleştiği için sözlü açıklamaları içermekten kaçınmak zorundasınız.

Bu nedenle, her iki tarafın uzlaşma önerisi olarak, madde örneği gibi, sözlü olarak açıklanan gizli bilgileri koruma kapsamına dahil etmek ve açıklamadan sonraki belirli bir süre içinde sözlü olarak sağlanan bilgileri yazılı hale getirmeyi koruma gerekliliği olarak belirlemek yaygın bir uygulamadır. Bilgi sağlayan tarafın gerçekten gizli bilgi sağladığında, “şirket dışı gizli” yazısını veya damgayı belgeye ekleyerek gizli bilgi olduğunu belirtir.
Madde örneğinin üçüncü fıkrası, gizli bilgi kapsamından çıkarılan bilgilerle ilgili bir hükümdür ve birçok gizlilik sözleşmesinde benzer içerik belirlenir. (1) numara zaten gizlilik eksikliği vardır ve (2) (3) (4) numaralar, bilgi alıcısına gizlilik yükümlülüğü yüklemek adil olmayan bilgilerdir.

Gizlilik Yükümlülüğünün Kapsamı

Madde ○ (Gizlilik Yükümlülüğü)
1．Açıklanan taraf, açıklayan taraf tarafından açıklanan gizli bilgilerle ilgili tüm belgeleri ve medyayı (kopyalarını da içerir.) iyi bir yönetici dikkatiyle saklamalıdır.
2．Açıklanan taraf, açıklayan tarafın önceden yazılı onayı olmadıkça, gizli bilgilerle ilgili belgeleri ve diğer medyayı kopyalamamalıdır.
3．Açıklanan taraf, bu konudaki amaçlar dahilinde, gizli bilgileri kendi yöneticilerine ve çalışanlarına açıklayabilir.
4．Açıklanan taraf, önceki maddede belirtilen yöneticilere ve çalışanlara bilgi açıkladığında, bu sözleşmede belirlenen gizlilik yükümlülüğünü uygulamalıdır.

Bu madde, alınan bilgilerin gizli olarak saklanması yükümlülüğünü belirler ve önce belirtilen gizli bilgilerin kapsamı hakkındaki hükümlerle birlikte gizlilik sözleşmesinin çekirdeğini oluşturur.
Madde örneğinin 2. fıkrası, gizli bilgilerin kaydedildiği medyanın kopyalanmasını genellikle yasaklar, ancak bilgi sağlayan taraf için sağlanan bilgilerin gizliliği özellikle yüksekse, bu hüküm gereklidir. Gizli bilgilerin kaydedildiği medyanın serbestçe kopyalanabilmesi durumunda, ilgili gizli bilgilerin dışarıya sızma riski artar. Ancak, bilgi alıcı tarafından bakıldığında, örneğin, bilgilerin kaydedildiği belgeleri kopyalayarak şirket içinde bilgi paylaşma durumları sıkça olabilir ve her seferinde sağlayıcının onayını almak karmaşık olabilir. Bu tür durumlarda, 2. fıkrayı tamamen silmek veya gizlilik sözleşmesinde kopyaların oluşturulacağı durumları belirtmek ve kopyaların genel olarak kabul edileceğini belirtmek de düşünülebilir. 3. ve 4. fıkralar, gizli bilgileri alan şirketin çalışanlarının gizli bilgileri kullanmasını öngören hükümlerdir. Şirkete açıklanan gizli bilgilerin ilgili yöneticiler ve çalışanlar tarafından kullanılması doğal olarak beklenir, bu nedenle bu hükümler zorunludur. Ancak, tüm çalışanların gizli bilgileri kullanmaları genellikle gerekli olmadığından, bilgi açıklayan taraf olarak, “bu konudaki amaçlar dahilinde” gibi bir sınırlama eklemek de önemlidir.

Üçüncü Tarafa Açıklama Yasağı

Madde X (Üçüncü Tarafa Açıklama Yasağı)
1. Gizli bilgilerin açıklanmasını alan kişi, açıklayanın önceden yazılı onayı olmadan, bu gizli bilgileri üçüncü bir tarafa açıklamamalıdır. Ancak, yasal düzenlemelere dayanarak veya yetkili bir devlet dairesinden bir açıklama talebi geldiğinde bu durum geçerli olmayacaktır. Bu durumda, açıklanan kişi, durumu hemen açıklayana bildirmeli ve gizli bilgilerin gizli tutulması gereken bilgiler olduğunu belirterek devlet dairesine açıklamalıdır.
2. İlk maddenin onayına dayanarak, üçüncü bir tarafa gizli bilgileri açıklarken, açıklanan kişi, bu üçüncü taraf ile bu sözleşme ile aynı koşullarda bir gizlilik sözleşmesi yapmalıdır. Ayrıca, bu üçüncü tarafın bu gizlilik sözleşmesini ihlal etmesi durumunda, açıklanan kişi kendi sözleşmesini ihlal etmiş sayılacaktır.

Bilgi alıcı tarafı, projeye bağlı olarak dış uzmanlara (avukatlar, sertifikalı muhasebeciler, vergi danışmanları vb.) gizli bilgiler sağlayıp danışabilir. Bu tür durumlarda, açıklayandan önceden yazılı onay almanın gerekliliğini belirlemek, ilk maddenin bir örneğidir.
M&A incelemeleri gibi doğası gereği dış uzmanlara gizli bilgiler sağlama ihtiyacı olan durumlarda, başlangıçta gizlilik sözleşmesinde “avukatlara, sertifikalı muhasebecilere, vergi danışmanlarına vb. açıklama yapma” hakkını belirlemek de mümkündür. Bilgi alıcı tarafı olduğunuzda özellikle, dış üçüncü taraflara ne ölçüde sağlama olasılığınız olduğunu düşünerek maddenin uygunluğunu ve düzeltme ihtiyacını değerlendirmeniz gerekebilir.

Ayrıca, ilk maddenin istisnası, devlet dairesinden gelen bir açıklama talebi üzerine gizli bilgilerin açıklanmasına izin verir. Özellikle düşünülen durumlar arasında, bilgi alıcının mahkemeden gizli bilgilerin belirtildiği belgeler hakkında belge sunma emri alması gibi durumlar bulunmaktadır. Belge sunma emrine uymazsanız, para cezası yaptırımı alacağınız için üçüncü taraf sağlama yasağını kaldırmanız gerekmektedir. Ancak, gizli bilgilerin teknik veya mesleki sırlarla ilgili konuları mahkeme tarafından belge sunma emrinin konusu olmayacağından, gerçekte tüm gizli bilgiler hakkında belge sunma emrine uyma zorunluluğunuz yoktur. Belge sunma zorunluluğunuz olmadığı halde düşüncesizce sağladığınızda, gizlilik yükümlülüğü sözleşmesi ihlali olarak değerlendirilebileceğinden dikkatli olmanız gerekmektedir. İkinci maddeye gelirsek, üçüncü bir tarafa gizli bilgileri açıklarken, bu üçüncü tarafa da eşit gizlilik yükümlülükleri koymak genellikle bir koşuldur.

Amaç Dışı Kullanımın Yasaklanması

Madde X (Amaç Dışı Kullanımın Yasaklanması)
Bilgiyi alan taraf, gizli bilgileri sadece bu konuyla ilgili amaç için kullanmalı ve hiçbir şekilde bu konu dışındaki amaçlar için kullanmamalıdır.

Gizli bilgilerin alıcısı tarafından amaç gözetmeksizin kullanılabilmesi durumunda, bu durum gizli bilginin sızma riskini artırır. Bu nedenle, amaç dışı kullanımın yasaklanması adeta bir zorunluluktur. Amaç dışı kullanımı yasaklayan hükümlerin anlam ifade edebilmesi için, daha önce belirttiğimiz gibi gizli bilginin açıklanma amacını açıkça belirlemiş olmamız gerekmektedir. Açıklama amacına ilişkin hükümler genellikle gözden kaçabilen bir noktadır, bu yüzden dikkatlice kontrol etmek gereklidir.

Hakların Devredilemezliği ve Garantinin Reddi

Madde ○ (Hakların Devredilemezliği ve Garantinin Reddi)
1．A ve B, bu sözleşmeye dayalı olarak gizli bilgilerin ifşa edilmesinin, söz konusu gizli bilgilerin doğruluğu, eksiksizliği veya başka herhangi bir konuyu garanti etmediğini karşılıklı olarak teyit eder.
2．A ve B, bu sözleşmeye dayalı olarak gizli bilgilerin ifşa edilmesinin, ifşa edilen tarafa, ifşa edenin herhangi bir hakkını devretmediğini veya uygulama hakkı oluşturmadığını ve bu hakların ifşa eden tarafından saklı tutulduğunu karşılıklı olarak teyit eder.

İlk fıkra, gizli bilgilerin ifşa edilmesinin, söz konusu bilgilerin doğruluğunu garanti etmediğini belirtmek için düzenlenmiştir. Gizlilik sözleşmesinin amacı, gizli bilgilerin ifşa edilme yöntemi ve yönetimine ilişkin hükümleri belirlemektir. Bilginin doğruluğunu garanti etmek gerektiğinde, bu genellikle işlemle ilgili sözleşmede belirtilir. Ayrıca, gizli bilgiler arasında fikri mülkiyet hakları da bulunabilir. Bu durumda, gizli bilgi olarak ifşa edilmesi, fikri mülkiyet haklarına ilişkin kullanım izni verildiği anlamına gelmez. Eğer fikri mülkiyet haklarına ilişkin kullanım izni verilecekse, ayrı bir lisans sözleşmesi yapılmalıdır. İkinci fıkra, bu konuyu dikkatlice belirtir.

Gizli Bilgilerin İadesi

Madde ○ (Gizli Bilgilerin İadesi vb.)
Bilgiyi alan taraf, bilgiyi veren tarafın talimatı olduğunda, gizli bilgiye ihtiyaç duyulmadığında veya bu sözleşme sona erdiğinde, hemen, bilgiyi veren tarafın talimatlarına uygun olarak, gizli bilgiye ilişkin tüm belgeler ve medya (kopyaları da dahil.) bilgiyi veren tarafa iade edilmeli veya gerektiğinde imha edilmeli veya diğer gerekli önlemler alınmalıdır.

Gizli bilgiye ihtiyaç duyulmadığında, gizli bilginin iade edilmesi veya imha edilmesi gerekmektedir. Kağıt medya gibi belgeler veya kitapçıklar şeklinde sağlanan gizli bilgiler, kağıt medyanın parçalanması veya eritilmesi ve işlem tamamlandığını kanıtlayan belgelerin bilgiyi açıklayan tarafa verilmesi yeterlidir. Gizli bilgi dijital veri olarak sağlanıyorsa, CD-ROM gibi kayıt medyasında saklanıyorsa, bu medya bilgiyi açıklayan tarafa iade edilmeli veya alıcı tarafından imha edildikten sonra imha belgesi verilmelidir. Bu yöntem sıklıkla kullanılır.

Gizlilik Süresi

Madde ○ (Gizlilik Süresi)
A ve B, bu konunun sona ermesinin ardından da ● yıl boyunca bu sözleşmede belirtilen yükümlülükleri üstlenirler.

Gizlilik yükümlülüğünün süresi genellikle belirli bir süreyle sınırlıdır ve açıklama amacı tamamlandıktan sonra bile devam eder. Süre sınırlaması olmaması teorik olarak mümkün olsa da, gizli bilgiler genellikle belirli bir süre geçtikten sonra bilginin kendisi eskidiği için sıkı bir yönetim gerektirmez. Bu nedenle, özellikle bilgi alıcıları için belirli bir süre belirlemek arzu edilir. Ancak, bilgi sağlayıcı için son derece önemli bilgiler söz konusu olduğunda, süresiz olarak belirlemek veya süre belirlemek olsa bile oldukça uzun bir süre belirlemek de düşünülmesi gereken bir durumdur. Sonuç olarak, bilgi sağlayıcı veya alıcı olup olmadığınız ve sağladığınız bilginin değeri gibi faktörlere bağlı olarak uygun düzenleme içeriği değişebilir. Bu noktada dikkatli olmanız gerekmektedir.

Zarar Tazmini

Madde ○ (Zarar Tazmini)
Eğer A veya B bu sözleşmeyi ihlal ederse, karşı tarafa ● bin TL’yi sözleşme ihlali cezası olarak ödemeyi kabul eder.

Gizlilik sözleşmeleri, ticari sırların ve kişisel bilgilerin korunması açısından şirketler için önemlidir. Ancak, gizli bilgilerin sızdırılması durumunda, sızıntının nasıl olduğu ve sızıntıdan kaynaklanan zararın hesaplanması ve kanıtlanması genellikle zordur. Bu nedenle, sızıntı yapan tarafın zarar tazminatı ödemesi genellikle zordur. Bu nedenle, özellikle önemli gizli bilgilerin açıklanması durumunda, sözleşme ihlali cezası belirlemek de mümkündür, ancak bu çok yaygın bir durum değildir. Sözleşme ihlali cezası belirlendiğinde, karşı tarafın yükümlülük ihlalini kanıtlamanız yeterlidir, zararın kanıtlanması gerekmez. Ancak, gizlilik yükümlülüğünün ihlali sonucu gerçekleşebilecek miktarla büyük ölçüde uyuşmayan bir sözleşme ihlali cezası miktarı belirlenirse, bu miktarın geçersiz sayılma riski vardır. Bu nedenle, belirlenen miktarın belirli bir ölçüde mantıklı olması gerekmektedir.

Özet

Gizlilik anlaşmaları, işletmeler arası işlemlerde sıkça karşılaşılan anlaşmalardır. Standart bir anlaşma olduğu için, içeriğini yeterince kontrol etmeden imzalarsanız, beklenmedik yükümlülükler üstlenme durumuyla karşılaşabilirsiniz. Aksine, şirketinizin önemli bilgilerinin dışarıya sızma riski de vardır. Özellikle, şirketiniz için hayati öneme sahip iş sırlarını veya içeriden bilgi, kredi bilgileri gibi yüksek gizlilik gerektiren bilgileri sağlarken, bir avukat gibi uzmanlara danışarak gizlilik anlaşmasının içeriğini dikkatlice incelemek önemlidir.

Bizim Büro Tarafından Sözleşme Hazırlama ve İnceleme Hizmetlerimiz

Monolith Hukuk Bürosu olarak, IT, İnternet ve İş Dünyası konularında uzman bir hukuk firması olarak, gizlilik sözleşmeleri dışında, çeşitli sözleşmelerin hazırlanması ve incelenmesi gibi hizmetleri danışmanlık yaptığımız şirketlere ve müşteri şirketlerimize sunmaktayız. İlgilenenler, lütfen aşağıdaki detayları inceleyiniz.

https://monolith.law/contractcreation[ja]