Şirketin Çalışan E-postalarını İzlemenin Gizlilik İhlali Olmamasının Üç Sebebi
Birçok şirket, iç ve dış iletişim için e-posta kullanmaktadır. Peki, bir şirket çalışanlarının e-posta içeriğini izler ve araştırırsa, bu bir gizlilik ihlali olur mu?
Şirket yöneticileri için, işletmenin uyum bilincinin artması nedeniyle, çalışan e-postalarını izlemek ve araştırmak önemli bir konu olabilir.
Sonuç olarak, bu makalede açıklanan üç nedenle, bir şirketin çalışanların e-postalarını izlemesi ve araştırması yasadışı olarak kabul edilmez. Ancak, her türlü izleme ve araştırma kabul edilemez, bu yüzden dikkatli olunmalıdır.
Bu nedenle, bu makalede, şirket yöneticilerine yönelik olarak, gerçek dava örneklerini de sunarak, hangi tür izlemenin ve araştırmanın kabul edilebileceğini açıklıyoruz.
İlgili makale: Gizlilik hakkını ayrıntılı bir şekilde açıklıyoruz. Üç ihlal gerekliliği nedir?[ja]
Şirketin Çalışanların E-postalarını İzleme ve İnceleme Yetkisine Sahip Olma Nedenleri
Neden 1: İşletme Düzenini Koruma
Şirketler, yönetim için bir organizasyon olarak hareket etmek zorunda olduklarından, bu düzeni koruma hakkına sahiptirler. Şirket düzenini korumak için, çalışanların “yanlışlıkla e-posta gönderme” durumlarını önlemek ve virüs enfeksiyonlarını durdurmak gereklidir.
Özellikle, çalışanların “yanlışlıkla e-posta gönderme” durumları olduğunda, iş sırlarının sızma riski de vardır. Bu nedenle, işletme düzenini koruma hakkı olarak şirkete tanınan yetki çerçevesinde, şirketin çalışanların iş e-postalarını kontrol etme hakkı olduğu düşünülebilir.
Neden 2: Şirketin Ekipmanını Kullanıyorlar
Çalışanların şirkette kullandığı bilgisayarlar veya şirketten ödünç alınan cep telefonları genellikle şirketin malı veya ekipmanıdır. Çalışanlar kendi dizüstü bilgisayarlarını getirip işlerini yapsalar bile, iletişim hatları veya e-posta sunucuları gibi şirketin tesislerini kullanarak e-posta gönderip alacaklardır.
Yani, şirketin ekipmanı, iş amaçlı kullanılan bilgisayarlar, cep telefonları ve sistemler de dahil olmak üzere, çalışanların kullandığı tüm ekipmanları içerir. Şirketin ekipmanı olduğu için, şirketin çalışanların e-posta kullanım durumunu kontrol etme hakkı olduğu düşünülebilir.
Neden 3: Görevlerine Tamamen Odaklanma Yükümlülükleri Var
“Görevlerine Tamamen Odaklanma Yükümlülüğü”, “Çalışanların çalışma saatleri boyunca, işverenin yönetim talimatlarına uyma ve görevlerine tamamen odaklanma yükümlülüğü” anlamına gelir. Japon Kamu Görevlileri Yasası ve Yerel Kamu Görevlileri Yasası’nda, görevlerine tamamen odaklanma yükümlülüğü belirtilmiştir.
Öte yandan, özel sektör çalışanları için, görevlerine tamamen odaklanma yükümlülüğünü açıkça belirten bir yasa yoktur. Ancak, iş sözleşmesine bağlı bir yükümlülük olarak, görevlerine tamamen odaklanma yükümlülüğünün var olduğu kabul edilir.
Şirket, çalışanların dürüst bir şekilde çalışıp çalışmadığını, yani görevlerine tamamen odaklanma yükümlülüğüne uyup uymadığını, ayrıca gizlilik yükümlülüğüne uyup bilgi sızdırmadığını kontrol edebilir ve e-posta kontrolü de bu sürecin bir parçası olarak düşünülebilir.
Peki, şirket veya yöneticiler, çalışanın izni olmadan, çalışan e-postalarını sınırsız bir şekilde inceleyebilir mi?
İlgili Makale: İnternet Üzerinde Kişisel Bilgilerin Yayınlanması Gizlilik İhlali midir?[ja]
【Dava Örneği ①】 Şirketin Çalışan E-posta İzlemesi ve Cinsel Taciz Davranışları
Bir şirket çalışanının, kişisel e-postalarının izinsiz olarak patronu tarafından izlendiği durumu, gizlilik ihlali olarak kabul edip, şirkete karşı tazminat talep ettiği bir durumu ele alacağız. Sonuç olarak, bu durumun bir gizlilik ihlali olmadığına karar verildi.
Dava Özeti
Plaintiff olan kadın çalışan X1, doğrudan üstü olan davalı Y (Bölüm Müdürü) tarafından gönderilen “Zaman ayırıp bölümümüzün sorunlarını vb. bana anlatmanızı istiyorum” şeklindeki e-postayı, yemeğe davet edildiği şeklinde yorumladı ve bu durumu eşi X2’ye danıştı.
X1, X2’ye “Kadınlar arasındaki ilişkilere kadar her şeye karışıyor. İşleri nasıl yürüteceğimiz önümüzdeki sorun. Bu tamamen bir içki daveti değil mi?” içerikli bir e-posta göndermeyi planladı, ancak bu e-postayı yanlışlıkla Y’ye gönderdi.
Bunun üzerine Y, X’in kendisini cinsel tacizde bulunmakla suçlamaya çalıştığını öğrendi ve şirketin IT bölümünden X1’in e-postalarını izlemeye başlamasını istedi.
Bundan sonra, X ve Y bir görüşme fırsatı buldu ancak anlaşmazlık çıktı. X, Y’den cinsel tacizde bulunulduğu ve özel e-postalarının izinsiz okunduğu gerekçesiyle, haksız eylemlere dayalı tazminat talep etmek için dava açtı.
Öte yandan Y, X’in Y’den cinsel tacizde bulunduğu iddiasının iftira olduğunu ileri sürerek karşı dava açtı.
Ana Tartışma Konuları
Bu durumda, Y’nin cinsel taciz eylemlerinin varlığı ve X’in iddialarının iftira olup olmadığı da tartışma konuları arasındaydı. Ancak aşağıda, Y’nin X’in e-postalarını izlemenin bir gizlilik ihlali olup olmadığı konusuna odaklanarak, mahkemenin kararını inceleyeceğiz.
Mahkeme Kararı
Öncelikle, mahkeme, çalışanların e-postalarını özel kullanımlarına izin verilip verilmeyeceği konusunda aşağıdaki gibi bir karar vermiştir.
Çalışanlar olarak sosyal hayatı sürdürdüğümüzde, günlük sosyal yaşamımızı sürdürmek için genellikle dış dünya ile iletişim kurmak için şirketin telefon sistemini kullanmanın kabul edilebilir olduğu açıktır. Ayrıca, bu, işlerin yerine getirilmesini engellemez ve şirketin ekonomik yükü çok hafif olduğu durumlarda, bu dış iletişimlere uygun bir şekilde yanıt vermek için gerekli ve makul bir sınırlar dahilinde, şirketin telefon sistemini kullanmanın toplum tarafından kabul edilebilir olduğunu düşünmeliyiz. Bu, şirketin ağ sistemini kullanarak özel e-postaları gönderme ve alma konusunda da temelde geçerlidir.
Tokyo Bölge Mahkemesi, 3 Aralık 2001 (Heisei 13)
Yani, gerekli ve makul bir sınırlar dahilinde, bir çalışanın şirketin e-posta sistemini özel kullanım için kullanmasına izin verilir.
Ancak, diğer yandan, mahkeme aşağıdaki gibi bir karar vererek, bu durumdaki çalışan e-postalarının izlenmesinin bir gizlilik ihlali olmadığına karar vermiştir.
Çalışanların şirket ağı sistemini kullanarak e-postalarını özel olarak kullanmaları durumunda, beklenen gizlilik korumasının kapsamı, normal bir telefon sistemindeki durumdan çok daha düşük olmalıdır. İzleme yapan kişi, çalışanın özel e-posta kullanımını izleme gibi bir sorumluluğa sahip olmayan bir kişi veya tamamen kişisel merak gibi nedenlerle izleme yapan sorumlu bir kişi veya izleme gerçeğini şirketin yönetim bölümü veya diğer şirket içi üçüncü taraflardan gizleyen ve izlemeyi kişisel keyfi bir yöntemle yapan bir kişi olduğunda, izleme amacı, yöntemi ve durumu gibi faktörlerin tümünü dikkate alarak, izlenen tarafın maruz kaldığı zararla karşılaştırıldığında, toplumun kabul edilebilir sınırlarını aşan bir izleme yapıldığında, bu bir gizlilik hakkı ihlali olarak kabul edilir.
Aynı
Yani, “davalının izleme eylemi, toplumun kabul edilebilir sınırlarını aştığı söylenemez ve davacının, bu derece izleme eylemini kabullenmesi gerektiği” şeklinde karar verildi diyebiliriz.
Karar Metninin Önemli Noktaları: Yönetici Olarak Gözetim Mümkündür
Karar metninde, aşağıdaki türden gözetimlerin “toplum normlarına göre kabul edilebilir sınırları aşan gözetim” olduğu belirtilmiştir.
- Çalışanların elektronik postalarının kişisel kullanımını gözetleyecek konumda olmayan (yönetici kademesinde olmayan) kişinin gözetim yapması durumu
- Sorumlu bir konumda olan kişinin, mantıklı bir sebep olmaksızın gözetim yapması durumu (kişisel meraktan dolayı gözetim yapılması durumu)
- Bir üçüncü tarafa gözetimin gerçekleştiğini gizleyerek, kişisel keyfiyetlere dayanarak gözetim yapılması durumu
Bu durumda, yukarıdaki 1. maddeye göre, davalının bir iş birimi müdürü olduğu ve bir süre sonra gözetimi ilgili birime devrettiği, tamamen kişisel olarak gözetim yapmaya devam etmediği söylenebilir.
Ek olarak, bu şirkette o zamanlar, e-postaların kişisel kullanımının yasaklanması tam olarak uygulanmamıştı ve ayrıca, şirketin e-postaları inceleyebileceği konusunda çalışanları önceden bilgilendirmemişti.
Böyle bir durumda bile, toplum normlarına göre kabul edilebilir sınırları aşmıyorsa, şirketin veya üst düzey yöneticinin çalışanların e-postalarını gözetlemesi kabul edilebilir hale gelir.
【Dava Örneği②】Şirket İçinde İftira ve Hakaret Şüphesi Olan Bir Çalışanın E-posta İncelemesi
Bir şirketin, bir çalışanına yönelik olarak şirket içinde iftira ve hakaret içeren bir e-posta gönderildiği olayını araştırırken bulunan kişisel e-postalar hakkında, gönderen olabileceği şüphesiyle bir çalışana yönelik olarak gerçekleştirdiği durum dinlemesini açıklıyoruz.
Bu örnekte, söz konusu araştırma için onur ve gizlilik gibi kişilik haklarının ihlalini kabul etmedik. Ayrıca, daha önce belirttiğimiz “şirket düzeninin korunması” ve “görevlere tam bağlılık yükümlülüğü” konuları gündeme geldi.
Olayın Özeti
Çalışan A’ya hakaret ve iftira içeren e-postalar, yönetim müdürüne birkaç kez gönderildi ve A’dan gelen şikayet üzerine şirket tarafından yapılan araştırmada, bu e-postaların, satış departmanının paylaştığı bir bilgisayardan, ücretsiz bir e-posta hizmeti kullanılarak, A’nın şirket içi e-posta adresine gönderildiği anlaşıldı.
E-postada belirtilen durumu bilen kişilerin sayısı sınırlı olduğu için, A ile kadın çalışan B’nin yakınlaşmasını engellemek amacıyla hareket ettiği düşünülen davacı X şüpheli hale geldi ve ilk sorgulama yapıldı.
Davacının gönderimini reddetmesi üzerine, şirket, sahip olduğu ve yönettiği dosya sunucusundaki davacıya ait e-posta iletişim kayıtlarını yaklaşık bir yıl boyunca inceledi, ancak hakaret ve iftira içeren e-postalarla ilgili davacının dahil olduğunu gösteren bir kanıt bulunamadı.
Ancak, araştırma sürecinde, X’in birçok iş dışı kişisel e-postasının varlığı ortaya çıktı.
Daha sonra, şirket, X’e karşı, hakaret ve iftira içeren e-postalar ve kişisel e-postalar hakkında iki kez sorgulama yaptı ve ardından kişisel e-postaların iş kurallarına aykırı olduğu gerekçesiyle kınama cezası (uyarı mektubu sunma) uyguladı.
Bunun üzerine X, şirketin sorgulama yönteminin onur ve diğer kişilik haklarını ihlal ettiğini, ayrıca e-postaları inceleyip bunları ilgili kişilere gösterdiğini ve bunları kişiye iade etmediğini, bu durumun özel yaşamındaki kişisel bilgilere yönelik mülkiyet ve gizlilik haklarını ihlal ettiğini ileri sürerek tazminat talep etti.
Ana Tartışma Konuları
Bu durumda, mülakat soruşturmasının kişilik haklarını ihlal edip etmediği tartışma konusu olmuştur. Ancak aşağıda, şirket içi sorunları çözmek için yapılan e-posta incelemesinin gizlilik haklarını ihlal edip etmediği konusuna odaklanarak mahkemenin kararını inceleyelim.
Mahkeme Kararı
Mahkeme, e-posta incelemesi hakkında aşağıdaki şekilde hüküm vermiş ve bu durumda e-posta incelemesinin bir gizlilik hakkı ihlali olmadığına karar vermiştir.
İftira ve hakaret içeren e-posta olayında, davacının bu e-postaların göndericisi olduğundan makul bir şekilde şüphelenilecek durumlar vardı ve durumları dinledikten sonra, davacı kendisinin gönderici olmadığını reddederken, bu şüpheleri gideremedi. Bu nedenle, daha fazla araştırma yapılması gerekiyordu. Olayın şirket içinde e-posta kullanılarak gerçekleştirildiği göz önüne alındığında, suçlunun kimliğini belirlemeye yardımcı olabilecek bilgilerin davacının e-posta dosyalarında yazılı olabileceği ve bu içeriğin kontrol edilmesi gerektiği. Ayrıca, özel e-posta olayı hakkında, çok sayıda iş dışı özel e-postanın varlığı ortaya çıktığından, bu konuda davacı hakkında yeni bir araştırma yapılması gerekiyordu. Ve iş dışı özel bir e-posta olup olmadığı, sadece başlığından doğru bir şekilde belirlenemez, içeriğinden belirlenmesi gerekiyordu. Her iki araştırma da, toplumun kabul edebileceği sınırları aşarak davacının zihinsel özgürlüğünü ihlal eden yasadışı bir eylem olduğunu söyleyemeyiz.
Tokyo District Court, Heisei 14 (2002) 26 Şubat
İnce ayrıntılar farklı olsa da, bu dava örneğinde de, “toplumun kabul edebileceği sınırları aşıyor mu” (toplum normlarına göre kabul edilebilir bir aralığı aşıyor mu) bakış açısından karar verildiği söylenebilir.
Kararın Önemli Noktaları: Görevine Sadakat Yükümlülüğü ve İş Düzeninin Korunması
Ayrıca, görevine sadakat yükümlülüğü ve iş düzeninin korunması hakkında aşağıdaki gibi bir karar verildi.
Kişisel e-postalar, gönderenin bir belgeyi düşünüp oluşturup göndermesiyle, gönderenin bu süre zarfında görevine sadakat yükümlülüğünü ihlal ettiği ve ayrıca kişisel amaçlarla şirket tesislerini kullandığı için iş düzenini ihlal ettiği anlamına gelir. Bu, tabii ki, e-postayı okuyan kişinin işini engelleyecektir. Ayrıca, bu durumda durum sadece bu kadarla sınırlı kalmamış, kanıtlar (kanıtların kısaltması) göstermiştir ki, alıcıdan yanıt isteyen içerikler ve buna karşılık olarak gerçekten kişisel e-posta olarak yanıt verilenler oldukça fazladır. Bu, sadece kendi görevine sadakat yükümlülüğünü ihlal etmekle kalmaz, aynı zamanda alıcıdan bir belgeyi düşünüp oluşturup göndermesini sağlar, bu da gönderenin bu süre zarfında görevine sadakat yükümlülüğünü ihlal etmesine ve kişisel amaçlarla şirket tesislerini kullanmasına neden olur, bu da iş düzenini ihlal eder.
Aynı Kaynak
Yani, görevine sadakat yükümlülüğünün ihlal edildiği (makul bir şekilde) kabul edildiği durumlarda, iş düzeninin korunması için, bu durumdaki gibi bir e-posta incelemesi yapmanın gerekliliği ve uygunluğu kabul edilmiştir.
Ancak diğer yandan, gizlilik hakkının ihlal edilmediği durumlarda bile, yöntem vb. nedeniyle başka bir kişilik hakkı olan itibarın ihlal edilme olasılığı vardır, bu nedenle dikkatli olunmalıdır.
İlgili Makale: Gizlilik İhlalinin Tazminatı Ne Kadar? Bir Avukatın Uygulamadaki Fiyatları Açıklaması[ja]
Çalışan E-postaları İle İlgili İş Kurallarını Belirginleştirin
Şirketlerin, e-posta kontrolünü uygun bir şekilde gerçekleştirebilmek için, çalışan e-postaları ile ilgili kuralları önceden belirginleştirmesi ve bu kuralları çalışanlarla paylaşması önemlidir.
Ayrıca, çalışan e-postaları ile ilgili kuralların tüm çalışanlara uygulanması gerektiği için, bu kuralları iş kuralları şeklinde belirlemek daha iyi olacaktır.
Çalışan e-postaları ile ilgili kurallar, iş kuralları olarak belirginleştirildiğinde, “iş kurallarına aykırı bir durum var mı?” diye çalışan e-postalarını incelemek, çalışanlarla sorun yaşama olasılığını azaltır.
Özet: Çalışan E-postalarının İzlenmesi Konusunda Sorun Yaşıyorsanız Bir Avukata Danışın
İşle ilgili olarak, belirli bir ölçüde kişisel e-postaların kabul edildiği şirketler olduğunu düşünüyorum. Ancak, bu sınırı aşan durumlar kabul edilemez.
Ayrıca, bir şirketin e-postaları koşulsuz olarak izlemesi veya incelemesi mümkün değildir. Bu, sadece kurumsal düzenin korunması, işe adanmışlık yükümlülüğü ve şirket tesislerinin kullanımı nedeniyle kabul edilebilir.
Çalışan e-postalarının izlenmesinin gizlilik haklarını ihlal edip etmediğinin belirlenmesi veya iş kurallarının oluşturulması gibi konular, yüksek derecede uzmanlık bilgisi gerektirir. Durum değerlendirmesi veya iş kurallarının oluşturulması ve değiştirilmesi gibi konularda sorun yaşıyorsanız, mutlaka bir avukata danışın.
Büromuz Tarafından Alınan Önlemler Hakkında Bilgi
Monolis Hukuk Bürosu, özellikle IT ve hukuk alanlarında yüksek uzmanlığa sahip bir hukuk firmasıdır. Part-time çalışanlar veya işe alınan çalışanlar gibi geniş anlamda çalışanlara yönelik el kitapları, çalışanların internet ve SNS kullanımı hakkında yönergelerin oluşturulması ve bu konuda destek sağlamaktayız. Hukuki iflası önlemek ve şirketinizin çekirdek personelinin yükünü olabildiğince hafifletmek, önemli noktalarımızdan biridir. Aşağıda detayları belirtmiş bulunmaktayız.
