Posta İşlemlerinin Alınması Gibi Yüz Yüze Olmayan İşlemlerde Suç Gelirlerinin Transferinin Önlenmesi Yasası'nın (Japanese Suç Gelirlerinin Transferinin Önlenmesi Yasası) Düzenlemeleri Nedir?

Şirketlerin işlerini yürütürken uyumluluğa dikkat etmeleri artık bir gereklilik haline gelmiştir. Özellikle “Suç Gelirlerinin Transferinin Önlenmesi Yasası” (Japanese “Hanzai Shūeki Iten Bōshi Hō”) üzerinde durulmaktadır. Bu yasa, adından da anlaşılacağı gibi, “suç” ile elde edilen “gelirin” “transfer” edilmesini “önlemeyi” amaçlamaktadır. Bu yasa, işletmelere, para aklama gibi yüksek riskli belirli işlemler için işlem yapan kişinin kimliğini doğrulama yükümlülüğü getirir. Örneğin, bir bankada hesap açarken kimlik doğrulama belgesi sunulması talebi de Suç Gelirlerinin Transferinin Önlenmesi Yasası’na dayalı bir uygulamadır.

Bu yasa, birçok kişi için ilgisiz gibi görünebilir, ancak bu her zaman böyle değildir. Doğrudan suç eylemine katılmamış olsanız bile, hesap alıp satmak gibi eylemlerle farkında olmadan para aklamaya yardımcı olabilirsiniz. Bu nedenle, tasarruf hesapları, banka kartları vb. gibi öğelerin devri, kabulü, teslimi ve sağlanması yasaktır (Suç Gelirlerinin Transferinin Önlenmesi Yasası’nın 28. maddesi).

Para aklamanın uluslararasılaştığı ve daha karmaşık hale geldiği bir ortamda, sadece finans kuruluşlarının çalışanları değil, genel iş insanlarının da Suç Gelirlerinin Transferinin Önlenmesi Yasası’nın düzenlemelerini tam olarak anlamaları gerekmektedir.

Finansal işlemlerin yanı sıra, posta alım hizmetleri de Suç Gelirlerinin Transferinin Önlenmesi Yasası’nın uygulama alanına girer. Posta kutusu işletmeciliği, kiralık ofisler ve sanal ofisler posta alım hizmetlerine dahil olabilir.

Ayrıca, son zamanlarda çevrimiçi işlemlerin tamamlanması daha yaygın hale gelmiştir. Bu tür yüz yüze olmayan işlemlerde, Suç Gelirlerinin Transferinin Önlenmesi Yasası’na dayalı kimlik doğrulamanın nasıl yapılacağı bir sorun haline gelmiştir.

Bu nedenle, posta alım hizmetleri gibi hizmetler sunan işletmelere, Suç Gelirlerinin Transferinin Önlenmesi Yasası’nın düzenlemeleri ve yüz yüze olmayan işlemlerde kimlik doğrulama hakkında bilgi veriyoruz.

Suç Gelirlerinin Transferinin Önlenmesi Yasası (Japon Suç Gelirlerinin Transferinin Önlenmesi Yasası) ve Posta Alım Servisi

Suç Gelirlerinin Transferinin Önlenmesi Yasası (Japon Suç Gelirlerinin Transferinin Önlenmesi Yasası), para aklama ve terör finansmanının önlenmesine yönelik uluslararası talepler doğrultusunda, yasanın tanımladığı ‘belirli işletmeler’ üzerinde işlem sırasında kimlik doğrulama yükümlülüğü getirir.

Suç Gelirlerinin Transferinin Önlenmesi Yasası’na göre ‘belirli işletmeler’ arasında, posta alım hizmeti işi belirlenmiştir. Özellikle, aşağıdaki gereksinimleri karşılayan hizmet sağlayıcıları ifade eder:

• Müşterinin kendi ikametgahını veya ofisini posta alım yeri olarak kullanmasına izin verilmiştir
• Müşteri adına, müşteriye yönelik postaları alıyor
• Alınan postaları müşteriye teslim ediyor

Örneğin, kiralık ofis veya sanal ofis işinde, sözleşme sahibine yönelik postaları kişi adına almak için hizmet sunan durumlarda, posta alım hizmeti işi olarak Suç Gelirlerinin Transferinin Önlenmesi Yasası’nın uygulama kapsamına girer.

Bunun yanı sıra, süpermarketler veya marketlerin içinde kiralık kutular kurarak, alışveriş yapanların kendilerine gelen paketleri alabilmeleri için hizmetler bulunmaktadır. Bu tür hizmetler de posta alım hizmeti işi olarak kabul edilebilir.

Bu şekilde, Suç Gelirlerinin Transferinin Önlenmesi Yasası’nın uygulama kapsamı oldukça geniştir. Bu nedenle, şirketinizin hizmetinin Suç Gelirlerinin Transferinin Önlenmesi Yasası’nın uygulama kapsamına girip girmediğini doğru bir şekilde belirlemek önemlidir.

Suç Gelirlerinin Transferinin Önlenmesi Yasası’nda Kimlik Doğrulamanın Anlamı

Suç Gelirlerinin Transferinin Önlenmesi Yasası’nın (Japon Suç Gelirlerinin Transferinin Önlenmesi Yasası) uygulama alanına giren belirli işletmeler, işlem sırasında kimlik doğrulama yapma zorunluluğuna tabidir. Belirli işletmelerin müşterilerle işlem yaparken doğrulamaları gereken konular aşağıdaki gibidir:

• Kişinin belirlenmesi (isim, ana ofis veya ana iş yeri adresi)
• Temsilcilerin kişisel bilgileri (isim, adres, doğum tarihi)
• Temsilcilerin işlem yetkisi
• İşlem amacı
• İş faaliyeti (bireyler için meslek)
• Gerçek kontrol sahibi varsa, gerçek kontrol sahibinin kişisel bilgileri
• Yüksek riskli işlemler söz konusu olduğunda, varlık ve gelir

Burada “temsilciler” terimi, bir şirketin temsilcisi, işlem sorumlusu, vekil vb. kişileri ifade eder.

Ayrıca, “yüksek riskli işlem” aşağıdaki işlemleri ifade eder:

• Geçmişteki sözleşmeler sırasında doğrulanan müşteriler vb.
• Temsilcilerin yerine geçmeye çalışan şüpheli işlemler
• Geçmişteki sözleşme sırasında yanıltıcı olduğu şüphelenilen müşteriler vb. ile işlemler
• İran veya Kuzey Kore’de yaşayan veya bulunan kişilerle işlemler
• Yabancı PEP’lerle (yabancı önemli kişiler, aileleri, bu önemli kişiler veya ailelerinin gerçekte kontrol ettiği şirketler) işlemler

Kişisel Doğrulamanın Hafifletildiği Durumlar

İşlem yaptığınız müşteri ‘devlet vb.’ kategorisine giriyorsa, kişisel doğrulama yükümlülüğü hafifletilir. ‘Devlet vb.’ kategorisine girenler aşağıdaki gibidir (Japon Suç Geliri Transferi Önleme Yasası’nın 4. maddesinin 5. fıkrası).

• Devlet
• Yerel kamu kuruluşları
• Kişiliği olmayan dernekler veya organizasyonlar
• Halka açık şirketler vb.

Halka açık şirketler gibi kuruluşlar, ‘devlet’ ifadesinin yasal anlamı itibariyle dahil edilmiş gibi görünmeyebilir, bu nedenle dikkatli olunmalıdır. Yukarıdaki tüzel kişilikler veya organizasyonlarla işlem yaparken, aşağıdaki kişisel doğrulamalar yeterli olacaktır.

Yüz Yüze Olmayan İşlemlerde Doğrulama Yöntemleri

Yüz yüze olmayan işlemlerde, özellikle online olarak tamamlanan sözleşmelerde, suç gelirlerinin aklanmasının önlenmesi hukuku çerçevesinde kimlik doğrulamanın nasıl yapılacağı önemli bir sorundur.

Birkaç yöntem bulunmaktadır, ancak aşağıda özellikle IT şirketlerine önerilen online doğrulama yöntemlerini tanıtacağız.

Kurumsal Kimlik Doğrulama Yöntemleri

Genel müşteri işlemlerinde doğrulanması gereken konulardan biri kurumsal kimlik doğrulamasıdır. Kurumsal kimlik doğrulamasını online olarak tamamlamanın bir yolu, elektronik imza kanununa dayalı elektronik sertifikaları kullanmaktır.

Özellikle, müşteri olan kuruluşun temsilcisi tarafından, elektronik sertifika ve bu elektronik sertifika ile doğrulanan elektronik imza ile belirli bir işlemle ilgili bilgilerin gönderilmesi yöntemi bulunmaktadır. Ticari kayıtlara dayalı elektronik doğrulama sistemi sertifikaları, kayıt ofisinde bir kayıt memuru tarafından oluşturulur.

Referans: Japon Adalet Bakanlığı | Elektronik Sertifika Alımı Rehberi[ja]

Temsilci Kimlik Doğrulama Yöntemleri

Müşteri işlemlerinde doğrulanması gereken konulardan biri olan temsilci kimlik doğrulamasını online olarak yapmak için iki yöntem bulunmaktadır:

• Elektronik imza kanununa dayalı sertifikalı doğrulama hizmet sağlayıcı tarafından verilen elektronik sertifikaları kullanma
• Uygulama alıcı tipi (yüz fotoğrafı çekme + kimlik doğrulama belgesi fotoğrafı gönderme)

Genellikle, müşterinin bir birey olduğu durumlarda, uygulama alıcı tipi doğrulama yöntemi daha kullanışlı olacaktır. Özellikle, aşağıdaki gibi bir prosedürle doğrulama yapılır:

1. Müşterinin belirli bir işletme tarafından sağlanan yazılımı kullanmasını sağlama
2. Müşterinin hem kendi fotoğrafını hem de fotoğraflı kimlik belgesinin fotoğrafını çekmesini sağlama
3. Bu görüntü bilgilerini hemen kendi şirketinize veya taşeronunuza göndermesini sağlama
4. Kendi şirketinizde veya taşeronunuzda, kimlik doğrulama belgesinin gerçek olduğunu ve alınan fotoğrafın geçmişte çekilmiş bir fotoğraf veya kimlik doğrulama belgesinin fotoğrafı olmadığını doğrulama

Dikkat edilmesi gereken nokta, uygulama alıcı tipi doğrulama yönteminde belirli bir işletme tarafından sağlanan yazılımı kullanarak fotoğraf göndermenin gerekliliğidir. Yani, müşterinin çektiği fotoğrafı e-posta vb. ile gönderme yöntemi kabul edilemez.

Ayrıca, kimlik doğrulama belgesinin gerçek olduğunu doğrularken, kimlik doğrulama belgesinin görüntüsünden tespit edilebilecek dış görünüşte herhangi bir anormallik olup olmadığını kontrol etmek gerekmektedir.

Alınan fotoğrafın geçmişte çekilmiş bir fotoğraf veya kimlik doğrulama belgesinin fotoğrafı olmadığını doğrulamak için, örneğin, kimlik doğrulama sırasında rastgele bir sayı vb. müşteriye gösterilir ve belirli bir süre içinde müşterinin bu sayıyı bir kağıda yazıp yüzünün ve kimlik doğrulama belgesinin fotoğrafını çekmesi ve hemen göndermesi sağlanır.

Online olarak kimlik doğrulama belgelerini alıp saklarken, bilgi sızıntısına karşı dikkatli olunmalıdır. Gerçekten bilgi sızıntısı yaşandığı durumlar ve bu durumlara nasıl yanıt verileceği aşağıdaki makalede ayrıntılı olarak açıklanmıştır.

İlgili Makale: Capcom Bilgi Sızıntısından Kriz Yönetimi ve Avukatın Rolünü Öğrenme[ja]

Temsilci İşlem Yetkisi

Geleneksel olarak, temsilci işlem yetkisinin doğrulanması için, ilgili temsilcinin, ilgili müşteriyi temsil etme yetkisine sahip bir yönetici olarak kaydedildiğinin kayıt belgesi ile doğrulanması yaygın bir yöntemdi.

Ancak, son zamanlarda, şirketler arası işlemlerde bile online sözleşmelerin yapılması artmıştır. Yazılı belge alışverişini gerektirmeyen ve temsilci işlem yetkisini doğrulayan bir yöntem olarak, müşterinin merkezi veya işyerine telefon, faks, e-posta vb. ile temsilcinin müşteri adına işlemle ilgili görevde olduğunu doğrulama yöntemi bulunmaktadır.

İşlem Amacı

İşlem amacı hakkında, telefon veya e-posta vb. ile sorgulama yaparak doğrulama yapabilirsiniz.

İşletme İçeriği

İşletme içeriği hakkında, telefon veya e-posta vb. ile doğrulama yöntemi kabul edilmez. Genellikle, müşterinin kayıt belgesini talep ederek işletme içeriğini doğrularsınız.

Gerçek Kontrol Sahibi Kimlik Doğrulama

Gerçek kontrol sahibi, müşteri olan kuruluşu gerçekte kontrol eden kişiyi ifade eder. Örneğin, müşteri bir şirket ise, oylama hakkının toplamının %25’inden fazlasını elinde bulunduran kişi, genellikle gerçek kontrol sahibi olarak kabul edilir.

Gerçek bir kontrol sahibi varsa, gerçek kontrol sahibinin kimlik doğrulama bilgileri olan ad, adres ve doğum tarihini temsilciden bildirim alarak doğrularsınız.

Not: Yüksek riskli işlemlere dahil olmadıkça, gerçek kontrol sahibinin kimlik doğrulama bilgilerini gerçek kontrol sahibinin kendi kimlik doğrulama belgesi ile doğrulamanız gerekmez, temsilciden alınan bildirim yeterlidir.

Özet: Yüz Yüze Olmayan İşlemlerde Japon Suç Geliri Transferini Önleme Yasası’nın Düzenlemeleri

Japon Suç Geliri Transferini Önleme Yasası, sık sık yasal düzenlemelere tabi tutulmakta ve düzenlemeye tabi olan konular da artmaktadır. Japon Suç Geliri Transferini Önleme Yasası, suçları caydırmak amacıyla oluşturulmuştur ve bu nedenle Japon Polis Teşkilatı tarafından yönetilmektedir, bu da çok sıkı bir uygulama gerektirir.

Öte yandan, Japon Suç Geliri Transferini Önleme Yasası’nın kimlik doğrulama yükümlülüğü, duruma bağlı olarak karmaşıktır ve doğru bir şekilde anlamak zor olabilir. Yasal yorumları yanlış anlarsanız ve gereken kimlik doğrulamasını yapamazsanız, bu durum şirketiniz için büyük bir skandal riski oluşturabilir.

Dolayısıyla, Japon Suç Geliri Transferini Önleme Yasası’na dayalı kimlik doğrulaması gerektiğinde, hangi tür bir sistem kurmanız gerektiği konusunda IT alanında deneyimli bir avukata danışmanızı öneririz.

Büromuz Tarafından Sunulan Çözümler

Monolith Hukuk Bürosu, özellikle IT ve hukuk alanlarında yüksek uzmanlığa sahip bir hukuk firmasıdır. Son yıllarda, ‘Japon Suç Gelirlerinin Transferinin Önlenmesi Yasası’na olan ilgi artmış ve hukuki denetim ihtiyacı giderek artmaktadır. Büromuz, ‘Japon Suç Gelirlerinin Transferinin Önlenmesi Yasası’ ile ilgili çözümler sunmaktadır. Ayrıntılar aşağıdaki makalede belirtilmiştir.

https://monolith.law/practices/corporate[ja]