Thay đổi nội dung hợp đồng lao động trong luật lao động Nhật Bản: Khung pháp lý mà các nhà quản lý cần biết

Môi trường kinh doanh hiện đại được đặc trưng bởi những thay đổi không ngừng, và các doanh nghiệp luôn được yêu cầu phải thực hiện những điều chỉnh về tổ chức và chiến lược. Những điều chỉnh này, thường đòi hỏi phải xem xét lại mối quan hệ lao động. Tuy nhiên, tại Nhật Bản, điều kiện hợp đồng lao động không chỉ được quy định bởi thỏa thuận cá nhân ban đầu. Chúng còn được chi phối bởi một hệ thống quy tắc phức tạp và lý luận pháp lý từ các án lệ, nhấn mạnh đến sự ổn định và bảo vệ người lao động. Do đó, để các nhà quản lý doanh nghiệp có thể thay đổi điều kiện lao động hoặc tiến hành các biến động nhân sự một cách hợp pháp và trôi chảy, việc hiểu sâu sắc về khung pháp lý đặc thù này là điều không thể thiếu. Bài viết này cung cấp một bản phân tích chuyên nghiệp về khung pháp lý liên quan đến việc thay đổi nội dung hợp đồng lao động theo luật lao động Nhật Bản. Đầu tiên, chúng tôi sẽ đề cập đến quy tắc làm việc và hợp đồng lao động tập thể, những nguồn gốc chính trong việc xác định điều kiện lao động. Tiếp theo, chúng tôi sẽ trình bày chi tiết về những yêu cầu nghiêm ngặt khi thực hiện thay đổi điều kiện lao động có thể gây bất lợi cho người lao động. Cuối cùng, chúng tôi sẽ phân tích cấu trúc pháp lý và các hạn chế đối với ba loại biến động nhân sự chính: điều chuyển, bổ nhiệm và chuyển giao. Mục đích của bài viết này là cung cấp kiến thức chính xác và chi tiết cho các nhà quản lý doanh nghiệp và nhân viên pháp lý, giúp họ quản lý các quy trình này theo đúng pháp luật Nhật Bản.

Quy định Xác Định Nội Dung Hợp Đồng Lao Động Dưới Luật Lao Động Nhật Bản

Trong luật lao động của Nhật Bản, nội dung của hợp đồng lao động được ký kết giữa người lao động và người sử dụng lao động không chỉ dừng lại ở bản hợp đồng. Thay vào đó, nó được bổ sung và đôi khi thậm chí được thay thế bởi các quy tắc toàn diện áp dụng cho toàn bộ nơi làm việc. Trong số các quy tắc này, “Quy chế làm việc” và “Hợp đồng lao động tập thể” là đặc biệt quan trọng.

Vai trò và hiệu lực pháp lý của Quy tắc làm việc

Quy tắc làm việc là bộ quy định mà người sử dụng lao động thiết lập một cách thống nhất và hệ thống để quy định điều kiện lao động và kỷ luật công việc tại nơi làm việc. Điều 7 của Luật Hợp đồng Lao động Nhật Bản quy định rằng, khi người sử dụng lao động tạo ra quy tắc làm việc với các điều kiện lao động hợp lý và làm cho người lao động biết đến chúng, thì các điều kiện lao động được quy định trong quy tắc làm việc đó sẽ trở thành nội dung của hợp đồng lao động. Nhờ vậy, quy tắc làm việc trở thành phương tiện mạnh mẽ để chuẩn hóa điều kiện lao động.

Điều kiện quan trọng để hiệu lực này phát sinh là “sự biết đến”. Người sử dụng lao động phải đảm bảo rằng quy tắc làm việc được trưng bày tại nơi dễ thấy trong cơ sở kinh doanh, phát hành bằng văn bản, hoặc làm cho có thể xem bất cứ lúc nào dưới dạng dữ liệu điện tử, để người lao động có thể kiểm tra nội dung của nó bất cứ khi nào. Nghĩa vụ này không chỉ là thủ tục hình thức mà nếu bị bỏ qua, quy tắc làm việc sẽ không phát sinh hiệu lực, và người sử dụng lao động sẽ không thể ràng buộc người lao động dựa trên các quy định đó. Đây là điểm quan trọng về tuân thủ pháp luật mà mọi doanh nghiệp cần phải chú ý.

Hơn nữa, quy tắc làm việc còn đóng vai trò như một tiêu chuẩn tối thiểu đối với các hợp đồng lao động cá nhân. Theo Điều 12 của Luật Hợp đồng Lao động Nhật Bản, bất kỳ hợp đồng lao động cá nhân nào quy định điều kiện lao động không đạt đến tiêu chuẩn được quy định trong quy tắc làm việc sẽ bị coi là vô hiệu đối với phần đó. Và phần bị coi là vô hiệu đó sẽ được áp dụng theo tiêu chuẩn quy định trong quy tắc làm việc. Quy định này, từ góc độ của người quản lý, mang lại hiệu quả trong việc đem lại sự thống nhất cho điều kiện lao động của toàn thể người lao động và đơn giản hóa quản lý lao động.

Sức mạnh ưu việt của Hợp đồng lao động tập thể

Hợp đồng lao động tập thể là thỏa thuận bằng văn bản được ký kết giữa công đoàn và người sử dụng lao động, liên quan đến điều kiện làm việc và các vấn đề khác. Hợp đồng lao động tập thể có hiệu lực pháp lý mạnh mẽ hơn cả quy định nội quy lao động. Điều 16 của Luật Công đoàn Nhật Bản (Japanese Trade Union Law) công nhận “hiệu lực chuẩn mực” của hợp đồng lao động tập thể. Điều này có nghĩa là bất kỳ phần nào của nội quy lao động hay hợp đồng lao động cá nhân nào mà trái với tiêu chuẩn về điều kiện làm việc và các quyền lợi khác của người lao động được quy định trong hợp đồng lao động tập thể sẽ trở nên vô hiệu, và những phần vô hiệu đó sẽ được thay thế bằng tiêu chuẩn của hợp đồng lao động tập thể.

Hiệu lực chuẩn mực này bao gồm hầu hết các khía cạnh thực chất của mối quan hệ lao động như tiền lương, tiền trợ cấp sau khi nghỉ việc, giờ làm việc, ngày nghỉ, an toàn sức khỏe, bồi thường tai nạn, điều chuyển nhân sự, kỷ luật, v.v. Điều này cho thấy thứ tự ưu tiên pháp lý rõ ràng là “Hợp đồng lao động tập thể > Nội quy lao động > Hợp đồng lao động cá nhân”. Đối với các công ty có công đoàn, việc hiểu rõ cấu trúc phân cấp này là vô cùng quan trọng. Bất kỳ sự thay đổi nào về điều kiện lao động thông qua việc sửa đổi nội quy lao động, nếu trái với quy định của hợp đồng lao động tập thể, sẽ bị coi là vô hiệu theo pháp luật.

Do đó, khi một công ty có công đoàn muốn thực hiện những thay đổi quan trọng liên quan đến điều kiện lao động, phương pháp chắc chắn và pháp lý ổn định nhất không phải là dựa vào việc thay đổi nội quy lao động mà là thông qua đàm phán với công đoàn để sửa đổi hợp đồng lao động tập thể. Cấu trúc pháp lý này trở thành yếu tố quan trọng chuyển đổi chiến lược quản lý lao động từ quá trình quản lý đơn phương do người sử dụng lao động thiết lập sang quá trình đàm phán song phương với công đoàn.

So sánh Quy định Làm việc và Hợp đồng Lao động dưới Luật Lao động Nhật Bản

Dưới đây là bảng so sánh giữa Quy định Làm việc và Hợp đồng Lao động mà chúng tôi đã giải thích qua các bài viết trước.

Điều chỉnh Điều kiện Lao động Có Bất lợi: Yêu cầu Pháp lý và Giới hạn của nó theo Luật Lao động Nhật Bản

Để thích ứng với sự thay đổi của môi trường kinh doanh, đôi khi cần thiết phải xem xét lại hệ thống tiền lương hoặc cắt giảm các khoản phụ cấp, điều này có thể gây bất lợi cho người lao động. Tuy nhiên, luật lao động Nhật Bản đặt ra những hạn chế nghiêm ngặt đối với việc thay đổi điều kiện lao động có bất lợi như vậy.

Nguyên tắc Cơ bản về Sự Thoả Thuận

Vì hợp đồng lao động cũng là một loại hợp đồng, nên việc thay đổi các điều kiện lao động trong đó cần phải dựa trên sự thoả thuận của cả hai bên liên quan. Điều 8 của Luật Hợp Đồng Lao Động Nhật Bản (Heisei (1988)) quy định rằng người lao động và người sử dụng lao động có thể thay đổi các điều kiện lao động trong hợp đồng lao động dựa trên sự thoả thuận của họ. Do đó, việc người sử dụng lao động một phía thay đổi các điều kiện lao động mà không có sự đồng ý của người lao động, làm cho điều kiện trở nên bất lợi hơn cho người lao động, theo nguyên tắc cơ bản, không được phép.

Sự thay đổi quy tắc làm việc một cách đơn phương và nguyên tắc “hợp lý” theo luật lao động Nhật Bản

Tuy nhiên, việc thu thập sự đồng ý từ từng người lao động một cách riêng lẻ, đặc biệt trong các tổ chức quy mô lớn, không phải lúc nào cũng khả thi. Do đó, Điều 10 của Luật Hợp đồng Lao động Nhật Bản đã thiết lập một ngoại lệ quan trọng. Theo quy định này, người sử dụng lao động có thể thay đổi điều kiện lao động một cách đơn phương thông qua việc sửa đổi quy tắc làm việc, gây bất lợi cho người lao động. Tuy nhiên, để làm được điều này, cần phải đáp ứng hai yêu cầu nghiêm ngặt. Thứ nhất, phải thông báo cho người lao động về quy tắc làm việc sau khi thay đổi, và thứ hai, sự thay đổi đó phải là “hợp lý”.

Việc đánh giá “hợp lý” là một trong những vấn đề phức tạp và quan trọng nhất trong thực tiễn luật lao động Nhật Bản. Theo lý thuyết án lệ, sự hợp lý được xác định dựa trên việc cân nhắc tổng hợp các yếu tố cụ thể. Khung đánh giá này được thiết lập bởi phán quyết của Tòa án Tối cao Nhật Bản vào ngày 28 tháng 2 năm 1997 (vụ án Ngân hàng thứ Tư). Các yếu tố cần xem xét theo phán quyết này bao gồm:

1. Mức độ bất lợi mà người lao động phải chịu
2. Sự cần thiết của việc thay đổi điều kiện lao động
3. Sự phù hợp của nội dung quy tắc làm việc sau khi thay đổi
4. Tình hình đàm phán với công đoàn và các tổ chức tương tự
5. Các tình huống liên quan khác (các biện pháp thay thế, cải thiện các điều kiện lao động khác, v.v.)

Những yếu tố này không chỉ đơn thuần là một danh sách kiểm tra. Tòa án sẽ cân nhắc kỹ lưỡng giữa nhu cầu quản lý kinh doanh của người sử dụng lao động và mức độ bất lợi mà người lao động phải gánh chịu. Ví dụ, đối với “sự cần thiết của việc thay đổi”, mong muốn cắt giảm chi phí đơn thuần là không đủ, mà cần có nhu cầu quản lý kinh doanh cao cấp và khách quan, như việc liên tục thua lỗ qua nhiều kỳ hoặc sự thay đổi cấu trúc ngành nghề mạnh mẽ. Ngoài ra, càng lớn mức độ bất lợi, như trong trường hợp giảm lương hoặc tiền lương hưu đáng kể, tòa án sẽ yêu cầu một nhu cầu cần thiết cao hơn hoặc các biện pháp chuyển tiếp mạnh mẽ để giảm nhẹ bất lợi (như việc cung cấp phụ cấp điều chỉnh).

Nguyên tắc án lệ này hoạt động như một khung cảnh thực tiễn giúp các nhà quản lý giảm thiểu rủi ro pháp lý. Các công ty xem xét thay đổi bất lợi nên chuẩn bị từ giai đoạn kế hoạch, ý thức về các yếu tố này để giảm thiểu rủi ro bị tranh cãi về sự hợp lý sau này. Cụ thể, các bước bao gồm: (1) tài liệu hóa nhu cầu quản lý kinh doanh một cách khách quan thông qua báo cáo tài chính, (2) thiết kế hệ thống công bằng để không gây bất lợi cho một nhóm nhân viên cụ thể, (3) thiết lập các biện pháp chuyển tiếp để giảm nhẹ sự thay đổi đột ngột, và (4) thảo luận nghiêm túc với công đoàn và đại diện người lao động. Quá trình này rất hiệu quả trong việc củng cố tính hợp lý của sự thay đổi và đảm bảo sự ổn định pháp lý.

Hiệu lực của ‘Sự đồng ý’: Từ hình thức đến thực chất

Đôi khi, người sử dụng lao động tại Nhật Bản có thể chọn không áp dụng sự thay đổi đơn phương của quy tắc làm việc mà thay vào đó, họ thu thập sự đồng ý cá nhân từ người lao động cho những thay đổi bất lợi. Tuy nhiên, sự tồn tại của một bản đồng ý có chữ ký và con dấu không đồng nghĩa với việc sự đồng ý đó hợp pháp và có hiệu lực.

Tòa án Tối cao Nhật Bản trong phán quyết ngày 19 tháng 2 năm 2016 (vụ án Yamanashi Prefecture Credit Union) đã đưa ra tiêu chuẩn quan trọng về vấn đề này. Theo phán quyết này, để xác định sự đồng ý của người lao động đối với sự thay đổi bất lợi có hiệu lực hay không, không chỉ dựa vào hình thức ký kết trên bản đồng ý mà còn phải dựa vào việc liệu có lý do hợp lý, dựa trên sự tự do ý chí của người lao động, được xác nhận một cách khách quan hay không. Trong quá trình đó, cần xem xét đến nội dung thông tin và giải thích mà người sử dụng lao động cung cấp cho người lao động, cũng như nội dung và mức độ của sự bất lợi. Sự đồng ý được thu thập mà không có đủ giải thích hoặc trong tình huống gần như cưỡng bức có thể bị xem là vô hiệu sau này.

Phán quyết này ám chỉ sự không chắc chắn của quy trình thu thập sự đồng ý một cách hình thức. Trong việc thay đổi điều kiện lao động bất lợi, có hai con đường: thay đổi đơn phương thông qua sửa đổi quy tắc làm việc (theo Điều 10 của Luật Hợp đồng Lao động Nhật Bản) và thay đổi thông qua sự đồng ý cá nhân (theo Điều 8 của cùng luật), nhưng cả hai không phải là không liên quan. Cuối cùng, điều mà tòa án Nhật Bản coi trọng là sự công bằng trong quy trình. Sự công bằng trong quy trình, bao gồm việc cung cấp thông tin đầy đủ, giải thích nghiêm túc và đảm bảo cơ hội quyết định tự do, không chỉ là yếu tố cơ bản cho ‘tính hợp lý’ của sự thay đổi đơn phương mà còn là yếu tố hỗ trợ hiệu lực của sự ‘đồng ý’ cá nhân. Bất kể lựa chọn phương tiện pháp lý nào, việc thực hiện một quy trình công bằng và minh bạch là chiến lược tốt nhất để tránh xung đột pháp lý.

Cấu trúc pháp lý của việc điều chuyển nhân sự: Sự khác biệt và hạn chế giữa việc phân công, cử đi và chuyển giao dưới Luật Lao động Nhật Bản

Việc thay đổi vị trí của nhân viên với mục đích tái cấu trúc doanh nghiệp, phát triển nhân lực, và kích hoạt tổ chức là hoạt động không thể thiếu trong quản lý doanh nghiệp. Dưới luật lao động Nhật Bản, việc điều chuyển nhân sự chủ yếu được phân loại thành ba hình thức: “phân công”, “cử đi”, và “chuyển giao”, mỗi hình thức đều có cấu trúc pháp lý và hạn chế riêng biệt.

Phân công công việc

Phân công công việc là việc thay đổi nội dung công việc hoặc địa điểm làm việc trong cùng một công ty. Người sử dụng lao động, tức là bên ký kết hợp đồng lao động, không thay đổi. Trong trường hợp có quy định cơ sở trong hợp đồng lao động hoặc quy tắc làm việc cho phép phân công công việc, người sử dụng lao động được hiểu là có quyền lực rộng lớn để ra lệnh phân công công việc (quyền lệnh phân công) mà không cần sự đồng ý riêng lẻ của người lao động theo nguyên tắc.

Tuy nhiên, quyền lệnh phân công này không phải không có hạn chế. Nó được giới hạn bởi lý luận pháp lý về “lạm dụng quyền lực”. Trong trường hợp tiêu biểu liên quan đến vấn đề này, phán quyết của Tòa án Tối cao ngày 14 tháng 7 năm 1986 (vụ án Toa Paint) đã chỉ ra ba loại trường hợp mà lệnh phân công công việc có thể được coi là lạm dụng quyền lực:

1. Trường hợp không có nhu cầu cần thiết về mặt công việc
2. Trường hợp được thực hiện với động cơ hoặc mục đích không chính đáng (ví dụ: quấy rối, mục đích buộc người lao động phải từ chức)
3. Trường hợp gây ra bất lợi đáng kể vượt quá mức độ mà người lao động thông thường có thể chấp nhận

Từ quan điểm của người quản lý, “nhu cầu cần thiết về mặt công việc” thường được hiểu một cách rộng rãi, và chỉ cần có điểm đóng góp cho việc quản lý hợp lý của công ty là đủ. Tuy nhiên, loại trường hợp thứ ba, “mức độ bất lợi đối với người lao động”, lại rất quan trọng. Ví dụ, trong trường hợp người lao động có người nhà cần chăm sóc y tế mà không có phương án thay thế nào khác, việc ra lệnh phân công công việc đến một địa điểm xa cùng với việc phải chuyển nhà có thể được coi là lạm dụng quyền lực và có khả năng cao sẽ bị xem là vô hiệu.

Chuyển công tác dưới hệ thống pháp luật Nhật Bản

Chuyển công tác là quá trình mà người lao động vẫn duy trì mối quan hệ hợp đồng lao động với công ty gốc (công ty chuyển công tác) nhưng lại làm việc dưới sự chỉ đạo và mệnh lệnh của một công ty khác (công ty nhận chuyển công tác). Điểm khác biệt so với việc điều chuyển là quyền chỉ huy và mệnh lệnh sẽ thay đổi.

Khi ra lệnh chuyển công tác, không nhất thiết phải có sự đồng ý riêng lẻ của người lao động. Nếu quy tắc làm việc hoặc hợp đồng lao động đã có những quy định toàn diện về việc có thể ra lệnh chuyển công tác, thời gian chuyển công tác, vị trí và điều kiện lao động tại công ty nhận chuyển công tác, thì người sử dụng lao động có thể ra lệnh chuyển công tác dựa trên những cơ sở đó.

Tuy nhiên, lệnh chuyển công tác cũng chịu sự hạn chế theo lý thuyết lạm dụng quyền lực. Phán quyết của Tòa án Tối cao Nhật Bản ngày 18 tháng 4 năm 2003 (vụ án Shin Nihon Seitetsu) đã chỉ ra rằng, khi xem xét tính lạm dụng quyền lực của lệnh chuyển công tác, cần phải tiến hành một cuộc xem xét chi tiết hơn so với trường hợp điều chuyển. Cụ thể, các yếu tố như (1) sự cần thiết về mặt công việc của việc chuyển công tác, (2) tính hợp lý trong việc lựa chọn người lao động bị ảnh hưởng, (3) mức độ bất lợi về kinh tế và cuộc sống mà người lao động phải chịu do chuyển công tác, và (4) tính hợp lý của quy trình dẫn đến lệnh chuyển công tác, sẽ được xem xét một cách tổng thể. Điều này làm rõ rằng quyền lực của người sử dụng lao động không phải là không giới hạn, và việc chuyển công tác cần được thực hiện với mục đích kinh doanh chính đáng như hướng dẫn kỹ thuật, hướng dẫn quản lý, hoặc điều chỉnh việc làm, đồng thời cần phải có sự quan tâm đầy đủ đến những bất lợi mà người lao động có thể phải đối mặt.

Chuyển Nghiệp Dưới Luật Lao Động Nhật Bản

Chuyển nghiệp là quá trình kết thúc hợp đồng lao động với người sử dụng lao động hiện tại và sau đó ký kết hợp đồng mới với một người sử dụng lao động khác. Đây là sự thay đổi nhân sự cơ bản nhất, vì nó liên quan đến việc thay đổi chính người sử dụng lao động – bên trong hợp đồng lao động.

Do bản chất của chuyển nghiệp là kết thúc một hợp đồng lao động, sự đồng ý rõ ràng và cụ thể từ người lao động là điều không thể thiếu . Ngay cả khi có được sự đồng ý toàn diện từ người lao động tại thời điểm nhập công ty, như “đồng ý chuyển nghiệp đến công ty liên kết theo chỉ đạo của công ty trong tương lai”, điều này vẫn không đủ theo nguyên tắc và không thể coi là cơ sở để ra lệnh chuyển nghiệp . Sự đồng ý phải được thu thập lại một cách cụ thể khi chuyển nghiệp thực sự diễn ra, với việc làm rõ công ty đến nơi chuyển nghiệp và các điều kiện lao động áp dụng tại đó.

Ba loại biến động nhân sự này được phân biệt rõ ràng dựa trên tính chất pháp lý và mức độ đồng ý yêu cầu. Phân công có mức độ can thiệp thấp nhất, cử nhân viên đi công tác ở mức độ trung gian, và chuyển nghiệp có mức độ can thiệp cao nhất. Tương ứng, mức độ đồng ý yêu cầu cũng trở nên nghiêm ngặt hơn theo mức độ can thiệp, từ việc chỉ cần sự đồng ý toàn diện cho đến việc cần có sự đồng ý cụ thể và chi tiết. Việc hiểu rõ “quang phổ sự đồng ý” này là hướng dẫn quan trọng giúp các doanh nghiệp lựa chọn phương pháp biến động nhân sự phù hợp khi thực hiện các chiến lược như tái cấu trúc tổ chức hay bán doanh nghiệp, và lên kế hoạch cho các thủ tục cần thiết về mặt pháp lý và nhân sự.

So Sánh Ba Loại Hình Điều Chuyển Nhân Sự Dưới Luật Lao Động Nhật Bản

Dưới đây là bảng so sánh giữa ba loại hình điều chuyển nhân sự mà chúng tôi đã giải thích trong các bài viết trước: điều chuyển, bổ nhiệm và chuyển giao.

Tổng kết

Như bài viết đã chỉ ra, việc thay đổi quan hệ lao động tại Nhật Bản là một công việc pháp lý phức tạp. Quá trình này không chỉ được quyết định bởi một hợp đồng đơn lẻ mà còn phụ thuộc vào hệ thống quy định phân cấp bao gồm các thoả thuận lao động và quy tắc làm việc, đóng vai trò quyết định. Mặc dù người sử dụng lao động có quyền thay đổi điều kiện lao động một cách đơn phương hoặc ra lệnh điều chuyển nhân sự, những quyền này bị hạn chế đáng kể bởi các nguyên tắc pháp lý như “tính hợp lý” và “lạm dụng quyền lực” từ các phán quyết của tòa án. Chủ đề xuyên suốt là tầm quan trọng của công bằng trong thủ tục. Bất kể loại thay đổi nào được thực hiện, sự giao tiếp minh bạch, quy trình công bằng và thảo luận chân thành là chìa khóa để tránh xung đột pháp lý và duy trì mối quan hệ lao động lành mạnh.

Văn phòng luật sư Monolith có kinh nghiệm cung cấp lời khuyên phong phú và thực tiễn cho khách hàng đa dạng trong và ngoài nước về các vấn đề phức tạp liên quan đến luật lao động của Nhật Bản. Văn phòng chúng tôi có nhiều thành viên là luật sư nước ngoài có trình độ tiếng Anh, có khả năng làm cầu nối giữa thực tiễn kinh doanh toàn cầu và các yêu cầu đặc thù của hệ thống pháp luật Nhật Bản. Chúng tôi cung cấp tư vấn chiến lược để giúp khách hàng vượt qua quá trình phức tạp của việc thay đổi điều kiện lao động và điều chuyển nhân sự, đồng thời đảm bảo tuân thủ pháp luật trong khi đạt được mục tiêu kinh doanh. Chúng tôi có thể cung cấp hỗ trợ toàn diện cho tất cả các vấn đề được thảo luận trong bài viết này.