Hệ thống quản lý cư trú của Nhật Bản: Quan điểm về tuân thủ pháp luật và quản lý rủi ro của doanh nghiệp

Trong bối cảnh toàn cầu hóa phát triển và sự thay đổi về động lực dân số trong nước, việc bảo đảm nguồn nhân lực nước ngoài xuất sắc đã trở thành chiến lược quản lý kinh doanh không thể thiếu đối với nhiều công ty Nhật Bản. Tuy nhiên, để tuyển dụng và tận dụng tối đa khả năng của nhân lực nước ngoài, không chỉ cần quản lý nhân sự lao động thông thường mà còn cần có kiến thức pháp lý chuyên môn. Đặc biệt, việc hiểu sâu về hệ thống quản lý cư trú dựa trên “Luật Quản lý Nhập cảnh và Thừa nhận Người tị nạn của Nhật Bản” (sau đây gọi là “Luật Nhập cảnh”), luật cơ bản điều chỉnh hoạt động của người nước ngoài tại Nhật Bản, là một yếu tố cực kỳ quan trọng trong quản trị doanh nghiệp và quản lý rủi ro hiện đại. Hệ thống này quyết định tình trạng pháp lý của tất cả người nước ngoài cư trú tại Nhật Bản và quy định chặt chẽ phạm vi hoạt động của họ. Do đó, việc tuân thủ và vận hành đúng đắn hệ thống pháp luật này không chỉ giúp doanh nghiệp tránh khỏi trách nhiệm pháp lý mà còn tạo điều kiện cho nhân viên nước ngoài yên tâm phát huy khả năng, từ đó là nền tảng hỗ trợ sự phát triển bền vững của công ty. Bài viết này sẽ giải thích từ góc độ chuyên môn về trọng tâm của hệ thống quản lý cư trú tại Nhật Bản mà các nhà quản lý doanh nghiệp và nhân viên pháp lý cần nắm vững, cụ thể là hệ thống cấp phép cư trú, thủ tục xuất cảnh và tái nhập cảnh, cũng như các rủi ro pháp lý liên quan, kèm theo các quy định pháp luật cụ thể và điểm lưu ý trong thực tiễn.

Cơ bản về Quản lý Cư trú: Hệ thống Tư cách Lưu trú

Để người nước ngoài có thể lưu trú và hoạt động một cách hợp pháp tại Nhật Bản, việc thu được và duy trì một trong những “Tư cách Lưu trú” do Luật Quản lý Nhập cư quy định là điều kiện tiên quyết tuyệt đối. Hệ thống Tư cách Lưu trú này là nền tảng cốt lõi của quản lý cư trú tại Nhật Bản, và việc hiểu rõ cấu trúc của nó là bước đầu tiên trong việc tuân thủ pháp luật.

Nguyên tắc cơ bản của Hệ thống Tư cách Lưu trú

Hệ thống Tư cách Lưu trú của Nhật Bản dựa trên nguyên tắc “chủ nghĩa cho phép”, cho phép thực hiện các hoạt động cụ thể một cách riêng lẻ. Thay vì liệt kê các hoạt động bị cấm, luật pháp hạn chế phạm vi hoạt động được phép cho mỗi loại Tư cách Lưu trú. Dưới khuôn khổ này, các hoạt động ngoài phạm vi được phép, đặc biệt là những hoạt động có thu nhập, nguyên tắc chung là bị cấm trừ khi có sự cho phép đặc biệt khác. Cấu trúc “mặc định là không được phép” này là nguyên tắc cơ bản mà các doanh nghiệp phải luôn ý thức khi quản lý nội dung công việc của nhân viên nước ngoài.

Tư cách Lưu trú được phân loại thành hai hạng mục chính dựa trên cơ sở của chúng.

Một là “Tư cách Hoạt động”, tập trung vào nội dung hoạt động tại Nhật Bản. Ví dụ, “Kỹ thuật, Kiến thức Nhân văn, Kinh doanh Quốc tế” hay “Quản lý, Điều hành” là những loại này, chỉ cho phép tham gia vào các hoạt động chuyên môn hoặc kỹ thuật cụ thể được phép.

Hạng mục khác là “Tư cách Cư trú”, tập trung vào tình trạng cá nhân hoặc địa vị. Trong đó có “Người cư trú vĩnh viễn” hoặc “Vợ/chồng người Nhật Bản, v.v.”, và những người có Tư cách Lưu trú này thì nguyên tắc chung là không bị hạn chế về nội dung hoạt động và có thể tự do làm việc.

Xét từ góc độ tuân thủ pháp luật và quản lý rủi ro của doanh nghiệp, có những khác biệt quan trọng giữa hai hạng mục này. Khi tuyển dụng nhân viên có Tư cách Hoạt động, doanh nghiệp có trách nhiệm liên tục quản lý để đảm bảo rằng nội dung công việc của nhân viên không vượt ra ngoài phạm vi được phép của Tư cách Lưu trú. Ngược lại, đối với nhân viên có Tư cách Cư trú, không có hạn chế nào về hoạt động làm việc theo Luật Quản lý Nhập cư, do đó gánh nặng quản lý của phía doanh nghiệp được giảm bớt đáng kể. Sự khác biệt này có thể trở thành yếu tố quan trọng cần xem xét khi lập kế hoạch chiến lược tuyển dụng nhân sự.

Thẻ Cư trú: Chứng minh Tình trạng và Quyền Làm việc

Người nước ngoài lưu trú trung và dài hạn tại Nhật Bản sẽ được Bộ trưởng Bộ Tư pháp cấp “Thẻ Cư trú”. Thẻ này không chỉ là giấy tờ chứng minh danh tính mà còn là tài liệu công chứng quan trọng chứa đựng thông tin cần thiết cho quản lý cư trú. Trên mặt thẻ, ngoài thông tin cơ bản như họ tên, quốc tịch, ngày tháng năm sinh, còn có loại Tư cách Lưu trú, ngày hết hạn thời gian lưu trú và điều quan trọng nhất là “có hay không có hạn chế về việc làm”.

Theo Điều 23 của Luật Quản lý Nhập cư, người lưu trú trung và dài hạn có nghĩa vụ luôn mang theo Thẻ Cư trú. Đối với doanh nghiệp, Thẻ Cư trú là nguồn thông tin duy nhất và tuyệt đối để xác minh quyền làm việc của người nước ngoài mà họ dự định tuyển dụng. Việc chỉ dựa vào lời khai hoặc tự quảng cáo của ứng viên là không đủ, trước khi ký kết hợp đồng lao động, doanh nghiệp cần phải kiểm tra bản gốc của Thẻ Cư trú để chính xác nắm được liệu người đó có được phép làm việc hay không, và nếu có thì phạm vi cho phép là gì. Nếu bỏ qua công việc kiểm tra này, doanh nghiệp có thể bị coi là đã tiếp tay cho việc làm việc bất hợp pháp và có thể bị truy cứu trách nhiệm về sơ suất, điều này tạo ra lỗi lầm nghiêm trọng trong việc tuân thủ pháp luật.

Các Loại Tư Cách Lưu Trú Chính Trong Kinh Doanh tại Nhật Bản

Có nhiều loại tư cách lưu trú trực tiếp liên quan đến hoạt động kinh doanh, nhưng hai loại tư cách lưu trú đặc biệt quan trọng đối với cấp quản lý và chuyên gia là cần phải hiểu rõ về yêu cầu và cách thức áp dụng của chúng.

Quản lý Kinh doanh

Tư cách lưu trú “Quản lý Kinh doanh” dành cho người nước ngoài tham gia vào việc quản lý và điều hành doanh nghiệp tại Nhật Bản. Điều này bao gồm các vị trí như đại diện pháp luật của công ty cổ phần, thành viên hội đồng quản trị, trưởng chi nhánh. Trong quá trình xét duyệt tư cách lưu trú này, không chỉ hồ sơ cá nhân của người nộp đơn mà còn cả tính thực tế, ổn định và khả năng duy trì của doanh nghiệp cũng được đánh giá nghiêm ngặt.

Yêu cầu cụ thể bao gồm việc phải có văn phòng kinh doanh tại Nhật Bản, quy mô doanh nghiệp đáp ứng các tiêu chuẩn nhất định (ví dụ, có ít nhất hai nhân viên toàn thời gian hoặc vốn điều lệ hoặc tổng số vốn góp từ 5 triệu yên trở lên), và kế hoạch kinh doanh cụ thể và khả thi. Đặc biệt, về khả năng duy trì doanh nghiệp, tình hình tài chính sẽ được xem xét kỹ lưỡng, ví dụ như trong trường hợp doanh nghiệp đang nợ nần vượt quá tài sản trong báo cáo tài chính gần nhất.

Xu hướng gần đây cho thấy yêu cầu đối với tư cách lưu trú này ngày càng trở nên nghiêm ngặt hơn. Ví dụ, có hướng điều chỉnh để yêu cầu người nộp đơn hoặc nhân viên toàn thời gian phải có trình độ tiếng Nhật nhất định, điều này cho thấy cơ quan chức năng không chỉ chú trọng đến việc đáp ứng các yêu cầu hình thức mà còn đánh giá cao khả năng và ý chí thực sự điều hành doanh nghiệp tại Nhật Bản. Khi doanh nghiệp mời gọi người nước ngoài theo tư cách lưu trú này, họ cần phải chứng minh rằng doanh nghiệp không chỉ được thành lập mà còn có bản chất thực sự và khả năng duy trì thông qua các tài liệu khách quan.

Kỹ thuật, Kiến thức Nhân văn & Kinh doanh Quốc tế

“Kỹ thuật, Kiến thức Nhân văn & Kinh doanh Quốc tế” là một trong những loại tư cách lưu trú dành cho mục đích làm việc phổ biến nhất. Đối tượng của loại tư cách này bao gồm các hoạt động liên quan đến công việc đòi hỏi kỹ thuật và kiến thức trong lĩnh vực khoa học tự nhiên như vật lý, kỹ thuật (Kỹ thuật), hoặc kiến thức trong lĩnh vực khoa học xã hội như luật học, kinh tế học, xã hội học (Kiến thức Nhân văn), hoặc công việc đòi hỏi sự suy nghĩ hoặc cảm nhận dựa trên nền tảng văn hóa nước ngoài (Kinh doanh Quốc tế). Các ví dụ cụ thể bao gồm kỹ sư IT, nhà thiết kế máy móc, nhân viên kế toán/tài chính, tư vấn viên, phiên dịch/viên dịch, giáo viên ngôn ngữ, nhà thiết kế, v.v.

Yêu cầu quan trọng nhất để được cấp tư cách lưu trú này là sự liên quan trực tiếp và hợp lý giữa trình độ học vấn hoặc kinh nghiệm làm việc của người nộp đơn và nội dung công việc sẽ thực hiện tại Nhật Bản. Ví dụ, trong lĩnh vực “Kỹ thuật” hoặc “Kiến thức Nhân văn”, nguyên tắc chung là phải tốt nghiệp đại học với chuyên ngành liên quan đến công việc sẽ tham gia hoặc có ít nhất 10 năm kinh nghiệm làm việc. Trong lĩnh vực “Kinh doanh Quốc tế”, ngoại trừ phiên dịch/viên dịch và giảng dạy ngôn ngữ, nguyên tắc chung là cần có ít nhất 3 năm kinh nghiệm làm việc.

Điểm quan trọng cần lưu ý là tư cách lưu trú này không cho phép tham gia vào các hoạt động được coi là lao động đơn giản không đòi hỏi kiến thức chuyên môn hoặc kỹ thuật. Sự không phù hợp giữa học vấn/kinh nghiệm làm việc và nội dung công việc là một trong những lý do phổ biến nhất dẫn đến việc từ chối cấp tư cách lưu trú. Do đó, khi tuyển dụng, doanh nghiệp cần phải cẩn thận xác minh sự phù hợp giữa chuyên môn của ứng viên và nội dung công việc được giao, và mô tả rõ ràng mối liên hệ này trong hồ sơ nộp đơn. Ngoài ra, sau khi tuyển dụng, việc quản lý liên tục để đảm bảo rằng nội dung công việc của nhân viên không lệch khỏi phạm vi công việc được nêu trong đơn xin tư cách lưu trú và không bị coi là lao động đơn giản là điều cần thiết về mặt tuân thủ pháp luật.

Các Thủ Tục Cần Thiết Khi Lưu Trú Tại Nhật Bản

Khi người nước ngoài lưu trú tại Nhật Bản, họ cần thực hiện nhiều thủ tục pháp lý khác nhau tùy thuộc vào sự thay đổi trong tình hình của họ. Việc thực hiện đúng các thủ tục này là cơ sở cần thiết để duy trì một tình trạng lưu trú ổn định.

Giấy phép thay đổi tư cách lưu trú tại Nhật Bản

Khi người nước ngoài có tư cách lưu trú muốn thực hiện hoạt động nằm ngoài phạm vi cho phép của tư cách lưu trú hiện tại và phù hợp với một tư cách lưu trú khác, họ cần phải nộp đơn xin “Giấy phép thay đổi tư cách lưu trú” và nhận được sự chấp thuận trước khi thay đổi. Quy trình này được quy định trong Điều 20 của Luật Quản lý Nhập cư Nhật Bản. Ví dụ, sinh viên có tư cách lưu trú “Du học” sau khi tốt nghiệp và muốn làm việc tại một công ty Nhật Bản với tư cách là chuyên gia, họ cần phải thay đổi tư cách lưu trú của mình sang “Kỹ thuật, Kiến thức Nhân văn, Kinh doanh Quốc tế” hoặc tương tự.

Việc nộp đơn xin thay đổi tư cách lưu trú không chỉ là thủ tục cập nhật thông tin đăng ký thông thường. Đây là một quy trình đánh giá nghiêm ngặt tương đương với việc nộp đơn xin tư cách lưu trú mới, nhằm xác định liệu người nộp đơn có đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của tư cách lưu trú mới hay không. Cơ quan xét duyệt sẽ dựa trên các tài liệu mà người nộp đơn cung cấp để đánh giá tính hợp lý của hoạt động mới, khả năng đáp ứng của người nộp đơn, cũng như hành vi trong thời gian lưu trú tại Nhật Bản, bao gồm cả việc xem xét tổng thể tình hình lưu trú trước đó.

Giấy phép gia hạn thời gian cư trú tại Nhật Bản

Mỗi loại tư cách lưu trú tại Nhật Bản đều có thời hạn cư trú được quy định theo lệnh của Bộ Tư pháp. Nếu bạn muốn tiếp tục cư trú tại Nhật Bản sau ngày hết hạn thời gian cư trú ghi trên thẻ cư trú, bạn phải nộp đơn xin “Giấy phép gia hạn thời gian cư trú” trước ngày hết hạn. Quy trình này dựa trên Điều 21 của Luật Quản lý Nhập cư. Nguyên tắc chung là bạn có thể nộp đơn từ khoảng 3 tháng trước ngày hết hạn thời gian cư trú.

Đơn xin gia hạn này cũng được xem như một cuộc kiểm toán tuân thủ định kỳ liên quan đến tình trạng cư trú. Cơ quan xét duyệt sẽ đánh giá lại xem người nộp đơn có tiếp tục thực hiện các hoạt động phù hợp với tư cách lưu trú được cấp phép một cách chân thành hay không, cũng như xem xét liệu có vấn đề gì về hạnh kiểm hay không. Ví dụ, đối với người có tư cách lưu trú “Quản lý & Điều hành”, sẽ được kiểm tra xem tình hình quản lý doanh nghiệp có được duy trì một cách lành mạnh hay không, còn đối với “Kỹ thuật, Kiến thức Nhân văn & Kinh doanh Quốc tế”, sẽ được xem xét liệu họ có tiếp tục tham gia vào công việc chuyên môn hay không.

Trong trường hợp không có quyết định nào được đưa ra đối với đơn xin gia hạn trước ngày hết hạn, nếu đơn đã được tiếp nhận trước ngày hết hạn, sẽ có một “kỳ ngoại lệ” cho phép cư trú hợp pháp tiếp tục tối đa 2 tháng kể từ ngày hết hạn thời gian cư trú ban đầu. Đây là một hệ thống quan trọng nhằm ngăn chặn việc rơi vào tình trạng cư trú bất hợp pháp do chậm trễ trong quá trình xét duyệt.

Giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú tại Nhật Bản

Người nước ngoài có tư cách lưu trú tại Nhật Bản cần phải nhận được “Giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú” trước khi tham gia vào các hoạt động có thu nhập mà không được phép theo tư cách lưu trú hiện tại của họ, miễn là những hoạt động đó không cản trở hoạt động chính của họ. Giấy phép này được cấp dựa trên Điều 19, Khoản 2 của Luật Quản lý Nhập cư Nhật Bản.

Có hai loại giấy phép chính. Loại đầu tiên là “Giấy phép tổng hợp,” chủ yếu dành cho những người có tư cách lưu trú “Du học” hoặc “Thăm thân.” Loại giấy phép này cho phép làm việc tối đa 28 giờ mỗi tuần mà không cần xác định cụ thể công việc, trừ một số ngành nghề như kinh doanh dịch vụ giải trí. Loại thứ hai là “Giấy phép cá nhân,” dành cho các chuyên gia có tư cách làm việc, cho phép họ tham gia vào các hoạt động phụ như giảng dạy hoặc tư vấn dựa trên chuyên môn của họ, với việc chỉ định cụ thể nội dung hoạt động và đối tác hợp đồng.

Khi một công ty tại Nhật Bản muốn tuyển dụng sinh viên du học làm việc bán thời gian, việc kiểm tra giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú trên thẻ lưu trú không đủ. Giới hạn 28 giờ làm việc mỗi tuần cần được tính toán cộng dồn với thời gian làm việc tại các nhà tuyển dụng khác. Do đó, công ty cần thiết lập một hệ thống đảm bảo tổng thời gian làm việc không vượt quá 28 giờ mỗi tuần (dựa trên tự báo cáo, cam kết, và quy trình đăng ký làm việc cùng lúc), và cần phải điều chỉnh nếu có dấu hiệu vượt quá giới hạn. Nếu quản lý lỏng lẻo dẫn đến việc nhân viên làm việc quá giới hạn, công ty có thể phải đối mặt với rủi ro bị coi là khuyến khích lao động bất hợp pháp.

Giấy phép thường trú tại Nhật Bản

“Giấy phép thường trú” là sự cho phép thay đổi tình trạng lưu trú sang “người thường trú” theo điều 22 của Luật Quản lý Nhập cư Nhật Bản. Tình trạng lưu trú của người thường trú không bị hạn chế về hoạt động lưu trú và thời gian lưu trú là không giới hạn, do đó, khác biệt so với các tình trạng lưu trú khác, việc quản lý lưu trú được nới lỏng đáng kể. Điều này giúp nền tảng cuộc sống tại Nhật Bản trở nên vô cùng ổn định.

Để có được giấy phép thường trú, cần phải đáp ứng ba yêu cầu nghiêm ngặt được quy định tại khoản 2, điều 22 của Luật Quản lý Nhập cư. Thứ nhất là “có hạnh kiểm tốt” (yêu cầu hạnh kiểm tốt), thứ hai là “có tài sản hoặc kỹ năng đủ để tự lập cuộc sống” (yêu cầu tự lập cuộc sống), và thứ ba là “việc người đó thường trú được coi là phù hợp với lợi ích của Nhật Bản” (yêu cầu phù hợp với lợi ích quốc gia). Yêu cầu phù hợp với lợi ích quốc gia bao gồm, theo nguyên tắc, việc liên tục cư trú tại Nhật Bản trong hơn 10 năm, thực hiện đúng các nghĩa vụ công cộng như nộp thuế và đóng bảo hiểm xã hội.

Quá trình xét duyệt giấy phép thường trú được tiến hành vô cùng cẩn trọng, và thời gian xử lý tiêu chuẩn là 4 tháng, tuy nhiên, thực tế có thể mất từ 6 đến 10 tháng, hoặc thậm chí lâu hơn. Tình hình tuân thủ pháp luật của người nộp đơn trong suốt thời gian lưu trú tại Nhật Bản sẽ được xem xét kỹ lưỡng, do đó, những vi phạm nhỏ trong quá khứ hoặc không nhất quán có thể trở thành nguyên nhân dẫn đến việc không được chấp thuận.

Tạm thời ra nước ngoài và tái nhập cảnh

Người nước ngoài đang cư trú tại Nhật Bản cần thực hiện các thủ tục cần thiết trước khi tạm thời rời khỏi Nhật Bản vì công việc hoặc việc riêng, để sau đó có thể nhập cảnh lại với cùng tư cách lưu trú. Nếu bỏ qua các thủ tục này, tư cách lưu trú mà bạn đang có sẽ bị mất hiệu lực, và bạn sẽ phải bắt đầu lại từ đầu quá trình xin cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện lưu trú khi quay trở lại Nhật Bản.

Tổng quan về hệ thống tái nhập cảnh

Để tái nhập cảnh sau khi rời khỏi Nhật Bản một cách thuận lợi, có hai hệ thống là “Giấy phép tái nhập cảnh” và “Giấy phép tái nhập cảnh mặc định”. Việc lựa chọn hệ thống nào phụ thuộc vào thời gian và mục đích của chuyến đi ra nước ngoài, và cần được cân nhắc kỹ lưỡng.

“Giấy phép tái nhập cảnh” dựa trên Điều 26 của Luật Quản lý Nhập cư và Cư trú (Japanese Immigration Control and Refugee Recognition Act), yêu cầu phải nộp đơn và được cấp phép trước khi rời khỏi Nhật Bản. Loại giấy phép này thường được sử dụng khi dự kiến sẽ ra nước ngoài trong thời gian dài hơn một năm. Có hai loại giấy phép: một lần và nhiều lần, với thời hạn có hiệu lực tối đa là 5 năm, trong phạm vi thời hạn lưu trú hiện tại.

Trong khi đó, “Giấy phép tái nhập cảnh mặc định” dựa trên Điều 26-2 của cùng luật, là một hệ thống đơn giản hơn. Người cư trú trung và dài hạn có hộ chiếu hợp lệ và thẻ lưu trú có thể tái nhập cảnh vào Nhật Bản trong vòng một năm sau khi rời khỏi nước này mà không cần xin phép trước, bằng cách bày tỏ ý định của mình với viên chức nhập cảnh tại sân bay thông qua thẻ ghi chép xuất cảnh (ED Card) khi rời khỏi Nhật Bản.

Lựa chọn hệ thống từ góc độ quản lý rủi ro

“Giấy phép tái nhập cảnh mặc định” được sử dụng rộng rãi cho các chuyến công tác hoặc du lịch ngắn hạn vì thủ tục đơn giản và không cần phí tổn. Tuy nhiên, hệ thống này tiềm ẩn rủi ro lớn. Điểm yếu lớn nhất là không thể gia hạn thời hạn có hiệu lực là một năm (hoặc ngày hết hạn lưu trú, tùy theo cái nào đến trước) từ bên ngoài Nhật Bản. Dù vì lý do gì, như bệnh tật không lường trước, tình hình chính trị bất ổn tại địa phương, hoặc việc gia hạn công việc, nếu không thể tái nhập cảnh vào Nhật Bản trong vòng một năm, tư cách lưu trú sẽ tự động mất hiệu lực. Khi tư cách lưu trú mất hiệu lực, thời gian lưu trú liên tục tích lũy cho việc xin cấp phép cư trú vĩnh viễn cũng sẽ bị thiết lập lại từ đầu.

Từ góc độ quản lý khủng hoảng của doanh nghiệp, nếu có khả năng chuyến đi công tác ra nước ngoài của nhân viên có thể kéo dài hơn dự kiến, hoặc kéo dài gần một năm, thì việc hướng dẫn nhân viên xin “Giấy phép tái nhập cảnh” thông thường trước khi rời khỏi Nhật Bản, dù có tốn thời gian và chi phí, là chính sách thông minh nhất. Đây là biện pháp bảo hiểm quan trọng để duy trì tư cách lưu trú ổn định cho nhân viên và ngăn chặn sự gián đoạn công việc do các tình huống không lường trước.

Dưới đây là bảng so sánh chính giữa hai hệ thống:

Trách nhiệm doanh nghiệp và rủi ro pháp lý: Quan điểm của người quản lý

Việc quản lý cư trú của nhân viên nước ngoài một cách thích hợp không chỉ là trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp mà còn là thách thức quản lý để tránh những rủi ro pháp lý nghiêm trọng. Đặc biệt, vấn đề liên quan đến lao động bất hợp pháp có thể gây tổn hại nghiêm trọng đến uy tín của doanh nghiệp và có thể dẫn đến những hình phạt hình sự nghiêm khắc.

Tội phạm hỗ trợ lao động bất hợp pháp

Điều 73-2 của Luật Quản lý Nhập cư Nhật Bản (Japan’s Immigration Control Act) quy định về “tội phạm hỗ trợ lao động bất hợp pháp”. Tội phạm này trừng phạt hành vi tuyển dụng người nước ngoài không có tư cách lao động hoặc cho phép họ hoạt động vượt quá phạm vi được cấp phép theo tư cách cư trú. Ngoài ra, việc đặt người nước ngoài dưới quyền kiểm soát của mình để họ tham gia vào hoạt động lao động bất hợp pháp hoặc môi giới hành vi đó như một nghề cũng bị coi là đối tượng của hình phạt. Hình phạt theo luật định có thể lên đến ba năm tù giam hoặc phạt tiền không quá 3 triệu yên, hoặc cả hai hình phạt.

Điểm đáng chú ý nhất của tội phạm này là quy định tại khoản 2 của cùng điều luật. Khoản 2 quy định rằng, ngay cả khi người sử dụng lao động “không biết” rằng người nước ngoài là lao động bất hợp pháp, nếu có “sơ suất” thì cũng sẽ bị trừng phạt. Điều này thực tế áp đặt nghĩa vụ kiểm tra nghiêm ngặt đối với người sử dụng lao động về tình trạng cư trú và tư cách lao động của nhân viên nước ngoài. Nếu như việc kiểm tra thẻ cư trú bị lơ là hoặc không thực hiện đầy đủ nghĩa vụ cơ bản, thì lý do “không biết” sẽ không được chấp nhận. Thực tế, các công ty trong nhiều ngành nghề khác nhau như công ty nhân sự, công ty xây dựng, nhà hàng, trường học tiếng Nhật, đã bị xử lý về tội phạm này, cho thấy cơ quan chức năng đang tích cực thực thi pháp luật.

Từ hình phạt hình sự đến trách nhiệm dân sự: Phán quyết của Tòa án Cấp cao Hiroshima ngày 26 tháng 3 năm 2021

Rủi ro từ việc quản lý cư trú không chặt chẽ không chỉ dừng lại ở hình phạt hình sự hay xử phạt hành chính. Gần đây, đã có những phán quyết tư pháp công nhận trách nhiệm bồi thường dân sự trực tiếp đối với doanh nghiệp, và xu hướng này là điều mà các nhà quản lý cần phải xem xét nghiêm túc.

Một ví dụ điển hình là phán quyết của Tòa án Cấp cao Hiroshima vào ngày 26 tháng 3 năm 2021. Trong vụ việc này, một thực tập sinh nước ngoài được tuyển dụng với tư cách là “thực tập sinh kỹ năng sản xuất bánh” đã bị buộc phải làm việc rửa chén và phục vụ tại nhà hàng, nằm ngoài kế hoạch thực tập kỹ năng. Kết quả là, thực tập sinh này đã bị bắt giữ và tạm giam vì nghi ngờ hoạt động ngoài phạm vi tư cách.

Trong vụ việc này, tòa án đã ra lệnh cho công ty và đại diện pháp luật của họ phải bồi thường thiệt hại cho thực tập sinh. Cơ sở của quyết định này rất đáng chú ý trong quản lý rủi ro của doanh nghiệp.

Thứ nhất, tòa án đã xác định rằng việc ra lệnh thực hiện công việc ngoài kế hoạch là vi phạm nghĩa vụ theo hợp đồng lao động. Thứ hai, và quan trọng hơn, tòa án đã kết luận rằng công ty có nghĩa vụ pháp lý không được ra lệnh cho nhân viên thực hiện các công việc vi phạm Luật Quản lý Nhập cư, và công ty đã vi phạm nghĩa vụ này. Phía công ty đã tuyên bố rằng họ đã tham khảo ý kiến của tổ chức quản lý, nhưng tòa án đã bác bỏ lập luận này, khẳng định rằng trách nhiệm cuối cùng tuân thủ pháp luật thuộc về chính công ty là người sử dụng lao động. Hơn nữa, tòa án cũng nhận định rằng việc nhân viên nước ngoài tin tưởng vào chỉ thị của công ty là điều không thể tránh khỏi và không đặt trách nhiệm lên họ.

Ý nghĩa của phán quyết này là rất quan trọng. Điều đó cho thấy vấn đề vi phạm Luật Quản lý Nhập cư, một vấn đề của luật công, có thể trực tiếp dẫn đến vấn đề của luật tư, nơi mà nhân viên có thể yêu cầu bồi thường thiệt hại từ doanh nghiệp. Nói cách khác, nếu doanh nghiệp quản lý không đúng cách tư cách cư trú của nhân viên và ra lệnh cho họ thực hiện công việc vượt quá phạm vi hoạt động được phép, họ không chỉ đối mặt với rủi ro bị xử phạt từ cơ quan hành chính mà còn phải đối mặt với rủi ro mới: bị nhân viên yêu cầu bồi thường dân sự cho những tổn thất hoặc đau khổ họ phải chịu. Điều này đã làm tăng tính quan trọng của việc quản lý cư trú từ một vấn đề tuân thủ quy định thông thường thành một thách thức quản lý cốt lõi liên quan đến quan hệ lao động, trách nhiệm bồi thường của doanh nghiệp, bảo hiểm trách nhiệm doanh nghiệp và quản trị doanh nghiệp tổng thể.

Tóm lược

Hệ thống quản lý cư trú của Nhật Bản được xây dựng dựa trên một khuôn khổ nghiêm ngặt dựa trên sự cho phép cá nhân và việc vận hành nó rất phức tạp. Đối với các doanh nghiệp, việc hiểu đúng đắn và tuân thủ hệ thống này không chỉ là một phần của công tác quản lý. Đó là hoạt động tuân thủ cốt lõi nhằm bảo vệ nguồn nhân lực nước ngoài quý giá và hỗ trợ sự phát triển của doanh nghiệp. Rủi ro từ việc không kiểm tra cẩn thận tư cách cư trú, không quản lý liên tục phạm vi công việc, và không thực hiện đúng các thủ tục cần thiết có thể rất lớn, từ hình phạt hình sự đến trách nhiệm bồi thường thiệt hại dân sự.

Để điều hướng đúng đắn trong lĩnh vực pháp lý phức tạp và chuyên nghiệp này, kiến thức chuyên môn sâu rộng và kinh nghiệm thực tiễn dồi dào là điều không thể thiếu. Văn phòng luật sư Monolith có bề dày thành tích trong việc cung cấp dịch vụ pháp lý liên quan đến luật nhập cư của Nhật Bản cho nhiều khách hàng trong và ngoài nước qua nhiều năm. Chúng tôi có đội ngũ chuyên gia nói tiếng Anh, bao gồm cả những người có bằng cấp luật sư nước ngoài, có khả năng đáp ứng chính xác nhu cầu đa dạng trong môi trường kinh doanh quốc tế. Chúng tôi cung cấp hỗ trợ toàn diện để đảm bảo rằng các doanh nghiệp khách hàng có thể giảm thiểu rủi ro pháp lý một cách chắc chắn và sử dụng nguồn nhân lực toàn cầu một cách ổn định và tuân thủ quy định.