Hướng dẫn chi tiết về thủ tục visa theo từng hình thức tuyển dụng nhân viên nước ngoài tại Nhật Bản

Đối với các doanh nghiệp hiện đại tại Nhật Bản, việc bảo đảm nguồn nhân lực toàn cầu là một chiến lược quản lý quan trọng để đạt được sự tăng trưởng kinh doanh. Tuy nhiên, quá trình tuyển dụng nhân tài nước ngoài xuất sắc được quy định bởi các thủ tục pháp lý phức tạp theo “Luật Quản lý Nhập cảnh và Thừa nhận Người tị nạn” của Nhật Bản (sau đây gọi là “Luật Nhập cảnh”). Đây là luật cơ bản quản lý tất cả hoạt động của người nước ngoài nhập cảnh và cư trú tại Nhật Bản, và việc hiểu rõ và tuân thủ chính xác các quy định của nó là nghĩa vụ pháp lý không thể thiếu đối với các doanh nghiệp. Những sai sót trong quy trình có thể không chỉ làm chậm kế hoạch tuyển dụng mà còn có thể gây ra rủi ro pháp lý nghiêm trọng. Bài viết này nhằm mục đích cung cấp một bản giải thích toàn diện về các thủ tục và điểm cần lưu ý cho ba hình thức tuyển dụng tiêu biểu mà ban quản lý doanh nghiệp, pháp lý và nhân sự thường gặp phải trong thực tiễn tuyển dụng người nước ngoài. Cụ thể, chúng tôi sẽ đề cập đến ba kịch bản: tuyển dụng người nước ngoài có visa “Định cư gia đình” làm nhân viên chính thức, tuyển dụng người nước ngoài có “visa dựa trên tình trạng cá nhân”, và cấp quyết định tuyển dụng cho người nước ngoài đang ở Nhật Bản với visa “Thăm viếng ngắn hạn”. Việc hiểu biết và thực hiện chính xác những thủ tục này không chỉ là công việc văn phòng thông thường mà còn là một phần công việc cực kỳ quan trọng để xây dựng hệ thống tuân thủ của doanh nghiệp và quản lý rủi ro pháp lý.

Nguyên tắc cơ bản và trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp khi tuyển dụng người nước ngoài tại Nhật Bản

Khi các doanh nghiệp tuyển dụng nhân tài không phân biệt quốc tịch, họ phải tuân thủ những nghĩa vụ pháp lý nhất định, nhưng trong trường hợp tuyển dụng người nước ngoài, có những nghĩa vụ kiểm tra đặc biệt nghiêm ngặt theo Luật Nhập cư của Nhật Bản. Tất cả các doanh nghiệp đều phải kiểm tra thẻ cư trú hoặc hộ chiếu của người nước ngoài mà họ dự định tuyển dụng trước khi ký kết hợp đồng lao động và cho họ bắt đầu công việc, để đảm bảo rằng họ có tư cách lưu trú cho phép làm việc và thời hạn lưu trú vẫn còn hiệu lực. Nếu bỏ qua nghĩa vụ kiểm tra này và tuyển dụng người nước ngoài không được phép làm việc, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với trách nhiệm pháp lý nghiêm trọng.

Điều 73-2 của Luật Nhập cư Nhật Bản quy định về “tội tiếp tay lao động bất hợp pháp”. Đây là quy định trừng phạt những người đã cho phép hoặc đặt người khác vào tình trạng lao động bất hợp pháp trong hoạt động kinh doanh của mình. Nếu vi phạm quy định này, cá nhân hành vi có thể bị phạt tù không quá ba năm hoặc phạt tiền không quá ba triệu yên, hoặc cả hai hình phạt, trong khi pháp nhân có thể bị phạt tiền không quá ba triệu yên. Điểm quan trọng nhất của luật này là lập luận “không biết” của doanh nghiệp thông thường sẽ không được chấp nhận. Ngay cả khi có “sơ suất” như là không kiểm tra thẻ cư trú, doanh nghiệp vẫn có thể bị xử phạt. Nói cách khác, luật yêu cầu doanh nghiệp phải xây dựng một hệ thống kiểm tra chủ động và chắc chắn. Do đó, việc thực hiện các thủ tục phù hợp theo từng hình thức tuyển dụng mà chúng tôi sẽ giải thích sau đây là phương tiện duy nhất để tránh rủi ro tội tiếp tay lao động bất hợp pháp và chứng minh rằng doanh nghiệp đã thực hiện đúng nghĩa vụ pháp lý của mình.

Điểm 1: Trường hợp tuyển dụng người nước ngoài có visa lưu trú gia đình tại Nhật Bản làm nhân viên chính thức

Trạng thái cư trú “Thân nhân đi kèm” ở Nhật Bản được cấp cho vợ hoặc con của người nước ngoài làm việc tại Nhật Bản và nhận sự bảo trợ từ họ, với mục đích chính là để cư trú tại Nhật Bản như một gia đình. Do đó, trạng thái cư trú này không phải là để cho phép hoạt động lao động. Tuy nhiên, theo Điều 19 của Luật Quản lý Nhập cư Nhật Bản, việc làm việc có thể được chấp nhận một cách ngoại lệ thông qua việc xin “Giấy phép hoạt động ngoài phạm vi trạng thái cư trú”. Tuy nhiên, giấy phép này nguyên tắc chỉ giới hạn cho việc làm việc không quá 28 giờ mỗi tuần và được dự định cho công việc bán thời gian hoặc làm thêm. Do đó, việc tuyển dụng người nước ngoài có visa “Thân nhân đi kèm” làm nhân viên chính thức vượt quá phạm vi của giấy phép hoạt động ngoài phạm vi trạng thái cư trú là không thể theo luật pháp.

Để tuyển dụng làm nhân viên chính thức, cần phải thay đổi trạng thái cư trú hiện tại từ “Thân nhân đi kèm” sang trạng thái cư trú cho phép lao động tùy thuộc vào nội dung công việc sẽ tham gia, ví dụ như “Kỹ thuật, Kiến thức Nhân văn, Kinh doanh Quốc tế” và các loại khác. Quy trình này là “Đơn xin thay đổi trạng thái cư trú” được quy định trong Điều 20 của Luật Quản lý Nhập cư Nhật Bản. Đơn xin này không chỉ là cập nhật loại trạng thái cư trú mà còn là một quá trình xét duyệt nghiêm ngặt tương đương với việc xin cấp visa lao động mới. Cơ quan Quản lý Nhập cư và Cư trú sẽ xem xét từ đầu liệu người xin có đáp ứng được yêu cầu của trạng thái cư trú mới hay không. Đặc biệt, mối liên hệ giữa bằng cấp hoặc kinh nghiệm làm việc của người xin và nội dung công việc mà công ty dự định giao cho họ là một tiêu chí xét duyệt hết sức quan trọng. Ví dụ, nếu muốn tuyển dụng một người có chuyên ngành kỹ thuật tại đại học vào vị trí làm việc về marketing, công ty cần phải giải thích một cách hợp lý mối liên hệ giữa công việc và chuyên ngành của họ, nếu không sẽ khó có thể nhận được sự chấp thuận. Do đó, công ty cần nhận thức rằng đơn xin này không chỉ là thủ tục hình thức mà còn là một quá trình xét duyệt đánh giá tính hợp lý của việc tuyển dụng và cần phải chuẩn bị một cách kỹ lưỡng.

Đơn xin thay đổi trạng thái cư trú này được nộp tại cơ quan quản lý nhập cư và cư trú địa phương có thẩm quyền tùy theo nơi cư trú của người xin. Quy trình này thường mất từ 1 đến 2 tháng để xét duyệt. Khi đơn xin được chấp thuận, người xin cần phải nộp một khoản phí là 6,000 yên nếu nộp trực tiếp tại quầy và 5,500 yên nếu nộp trực tuyến.

Các tài liệu cần thiết cho quy trình này sẽ được chuẩn bị bởi người xin và công ty tiếp nhận. Các tài liệu chính bao gồm:

• Tài liệu do người xin chuẩn bị
  • Đơn xin thay đổi trạng thái cư trú
  • Ảnh (cao 4cm x rộng 3cm)
  • Hộ chiếu và thẻ cư trú (để kiểm tra)
  • Tài liệu chứng minh bằng cấp và kinh nghiệm làm việc (chứng nhận tốt nghiệp, chứng nhận đang làm việc, v.v.)
• Tài liệu do công ty chuẩn bị
  • Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và pháp nhân của công ty
  • Bản sao tài liệu quyết toán của năm tài chính gần nhất
  • Bảng tổng hợp báo cáo thuế thu nhập từ tiền lương của nhân viên trong năm trước
  • Bản sao hợp đồng lao động (nêu rõ nội dung công việc, mức lương, thời hạn, v.v.)
  • Giấy tờ lý do tuyển dụng (tài liệu giải thích nhu cầu tuyển dụng)

Tùy thuộc vào quy mô của công ty (công ty niêm yết, doanh nghiệp vừa và nhỏ, v.v.), có hệ thống phân loại giúp đơn giản hóa các tài liệu cần nộp, do đó việc xác định công ty của bạn thuộc loại nào là rất quan trọng. Mẫu đơn xin và chi tiết về các tài liệu cần thiết có thể được kiểm tra trên trang web của Cơ quan Quản lý Nhập cư và Cư trú.

Tham khảo: Đơn xin thay đổi trạng thái cư trú | Cơ quan Quản lý Nhập cư và Cư trú

Tham khảo: Trạng thái cư trú “Kỹ thuật, Kiến thức Nhân văn, Kinh doanh Quốc tế” | Cơ quan Quản lý Nhập cư và Cư trú

Điểm 2: Trường hợp tuyển dụng người nước ngoài có visa lưu trú dựa trên thân phận hoặc địa vị tại Nhật Bản

Trạng thái cư trú như “Người định cư vĩnh viễn”, “Vợ/chồng người Nhật Bản”, “Vợ/chồng người định cư vĩnh viễn”, “Người định cư” được cấp dựa trên tình trạng cá nhân hoặc địa vị chứ không phải dựa trên nội dung hoạt động cụ thể, do đó chúng được gọi là “visa dựa trên tình trạng cá nhân” hoặc “visa theo tình trạng cá nhân”. Người nước ngoài sở hữu các trạng thái cư trú này không hề có bất kỳ hạn chế pháp lý nào liên quan đến hoạt động lao động giống như công dân Nhật Bản. Do đó, các công ty có thể tuyển dụng họ theo cùng một quy trình như đối với nhân viên người Nhật, không phân biệt loại công việc hay thời gian làm việc. Không cần thủ tục thay đổi trạng thái cư trú tại Cục Quản lý Nhập cư, quy trình tuyển dụng trở nên rất đơn giản.

Tuy nhiên, sự đơn giản của quy trình này có thể dẫn đến việc bỏ qua các nghĩa vụ pháp lý, do đó cần phải hết sức chú ý. Ngay cả khi tuyển dụng người nước ngoài có visa theo tình trạng cá nhân, công ty vẫn phải tuân thủ nghĩa vụ thông báo cho Hello Work (Trung tâm Dịch vụ Việc làm Công cộng) theo Điều 28 của “Luật Tổng hợp Các Chính sách Lao động và Ổn định Việc làm cũng như Cải thiện Đời sống Nghề nghiệp của Người lao động” của Nhật Bản. Thông báo này được gọi là “Thông báo Tình hình Việc làm của Người nước ngoài” và là nghĩa vụ bắt buộc đối với tất cả các chủ doanh nghiệp. Nếu bỏ qua thông báo này hoặc nếu thông báo không chính xác, có thể bị phạt tiền lên đến 300.000 yên.

Do không cần nộp đơn xin thay đổi trạng thái cư trú tại Cục Quản lý Nhập cư, có nguy cơ bỏ sót việc thông báo cho Hello Work trong quy trình tuyển dụng chuẩn của công ty. Để ngăn chặn vi phạm tuân thủ pháp luật như vậy, việc tích hợp một cơ chế kiểm tra vào quy trình định hướng khi tuyển dụng, kiểm tra quốc tịch và tự động bắt đầu quy trình thông báo cho Hello Work nếu người đó có quốc tịch nước ngoài (trừ người định cư vĩnh viễn đặc biệt) là cực kỳ hiệu quả.

Phương thức thông báo phụ thuộc vào việc người nước ngoài đó có trở thành người được bảo hiểm việc làm hay không.

1. Nếu trở thành người được bảo hiểm việc làm
   • Thủ tục: Khi nộp “Thông báo Đạt Được Tư cách Bảo hiểm Việc làm” (Mẫu số 2), chỉ cần thêm thông tin liên quan đến người nước ngoài như trạng thái cư trú, thời hạn cư trú, quốc tịch, v.v. để hoàn thành thông báo.
   • Nơi nộp: Hello Work quản lý khu vực nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
   • Hạn nộp: Trước ngày 10 của tháng sau tháng tiến hành tuyển dụng.
2. Nếu không trở thành người được bảo hiểm việc làm
   • Thủ tục: Cần nộp “Bản Thông báo Tình hình Việc làm của Người nước ngoài” (Mẫu số 3) riêng biệt.
   • Nơi nộp: Hello Work quản lý khu vực nơi người nước ngoài làm việc.
   • Hạn nộp: Trước ngày cuối cùng của tháng sau tháng tiến hành tuyển dụng.

Khi người lao động nghỉ việc, cũng cần phải nộp “Thông báo Mất Tư cách Bảo hiểm Việc làm” hoặc “Bản Thông báo Tình hình Việc làm của Người nước ngoài (nghỉ việc)” tương ứng. Mẫu thông báo có thể tải về từ trang web của Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi Nhật Bản.

Tham khảo: Thông tin về Thông báo Tình hình Việc làm của Người nước ngoài | Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi Nhật Bản

Điểm 3: Trường hợp tuyển dụng người nước ngoài đang lưu trú ngắn hạn tại Nhật Bản

Tư cách lưu trú “Ngắn hạn” tại Nhật Bản được dành cho các mục đích như du lịch, thăm thân, hoặc công tác ngắn hạn (hội nghị, đàm phán kinh doanh, v.v.) mà không kèm theo hoạt động kiếm thu nhập. Do đó, việc người nước ngoài có tư cách lưu trú “Ngắn hạn” làm việc tại Nhật Bản bị nghiêm cấm. Ngay cả khi doanh nghiệp đã phỏng vấn và cấp quyết định tuyển dụng cho nhân tài nước ngoài đang ở Nhật Bản với tư cách “Ngắn hạn”, việc ngay lập tức tuyển dụng và thay đổi tư cách lưu trú sang visa làm việc không được chấp nhận theo nguyên tắc chung.

Theo điều 20, khoản 3 của Luật Quản lý Nhập cư và Xuất cư Nhật Bản, việc thay đổi tư cách lưu trú từ “Ngắn hạn” chỉ được phép trong “những trường hợp đặc biệt không thể tránh khỏi”. Những trường hợp này bao gồm các tình huống cần xem xét về mặt nhân đạo (ví dụ: đã kết hôn với người Nhật Bản, bệnh nặng không thể về nước, v.v.), và lý do “đã nhận được quyết định tuyển dụng từ doanh nghiệp Nhật Bản” không nằm trong số đó. Quy định nghiêm ngặt này nhằm ngăn chặn hành vi làm lung lay nền tảng của hệ thống, đó là việc tránh qua kiểm tra visa nghiêm ngặt tại các đại sứ quán/ lãnh sự quán Nhật Bản ở nước ngoài và sau đó nhập cảnh bằng thủ tục đơn giản để có được quyền làm việc trong nước.

Do đó, khi doanh nghiệp muốn tuyển dụng người nước ngoài với tư cách “Ngắn hạn”, cần phải thực hiện đúng theo hai bước thủ tục chính thức sau đây. Đây là trình tự được quy định chặt chẽ theo luật pháp, và việc bắt đầu làm việc mà không tuân theo có thể dẫn đến vi phạm pháp luật nghiêm trọng.

Bước 1: Nộp đơn xin cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện lưu trú

Đầu tiên, doanh nghiệp tiếp nhận tại Nhật Bản sẽ nộp đơn thay mặt người nước ngoài để xin cấp “Giấy Chứng Nhận Đủ Điều Kiện Lưu Trú (COE)”. Đây là thủ tục dựa trên Điều 7-2 của Luật Quản lý Nhập cư và Xuất cư Nhật Bản, nơi Bộ trưởng Tư pháp sẽ xem xét trước và chứng nhận rằng hoạt động dự kiến của người nước ngoài phù hợp với tiêu chuẩn của tư cách lưu trú trước khi họ nhập cảnh vào Nhật Bản. Giấy chứng nhận này giúp việc cấp visa sau này được tiến hành nhanh chóng. Nơi nộp đơn là Văn phòng Quản lý Nhập cư và Xuất cư khu vực có trụ sở của doanh nghiệp. Quá trình xem xét thường mất từ 1 đến 3 tháng, do đó doanh nghiệp cần phải tính toán khoảng thời gian này trong kế hoạch tuyển dụng của mình.

Bước 2: Nộp đơn xin visa và nhập cảnh vào Nhật Bản

Sau khi Giấy Chứng Nhận Đủ Điều Kiện Lưu Trú được cấp, doanh nghiệp sẽ gửi nó cho người đó ở nước ngoài. Lúc này, người đó cần phải đã rời khỏi Nhật Bản theo nguyên tắc. Họ sẽ nộp giấy chứng nhận này tại đại sứ quán hoặc lãnh sự quán Nhật Bản ở quốc gia của mình để nhận cấp visa làm việc chính thức. Sau đó, họ sẽ nhập cảnh vào Nhật Bản với visa mới và bắt đầu làm việc hợp pháp sau khi nhận được thẻ lưu trú tại sân bay. Quá trình này thực tế cần ít nhất từ 3 đến 4 tháng từ khi nhận quyết định tuyển dụng đến khi bắt đầu làm việc.

Các tài liệu cần thiết cho việc nộp đơn xin cấp Giấy Chứng Nhận Đủ Điều Kiện Lưu Trú tương tự như khi xin thay đổi tư cách lưu trú, bao gồm việc xem xét kỹ lưỡng về nội dung kinh doanh và sự ổn định của doanh nghiệp, cũng như mối liên quan giữa trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc của người đó và nội dung công việc được đề xuất.

Tham khảo: Nộp Đơn Xin Cấp Giấy Chứng Nhận Đủ Điều Kiện Lưu Trú | Quản lý Nhập cư và Xuất cư

So sánh các thủ tục

Ba hình thức tuyển dụng mà chúng tôi đã giải thích cho đến nay đều là những con đường hợp pháp để tuyển dụng người nước ngoài, nhưng cách tiếp cận pháp lý, chủ thể thực hiện thủ tục, thời gian cần thiết, và những điểm cần lưu ý mà doanh nghiệp phải gánh chịu đều có những khác biệt lớn. Việc nắm bắt chính xác loại tư cách lưu trú mà ứng viên có từ ban đầu và chọn lựa thủ tục pháp lý phù hợp là chìa khóa cho việc tuyển dụng suôn sẻ và tuân thủ quy định. Bảng dưới đây tổng hợp những điểm khác biệt chính trong các thủ tục của ba kịch bản.

Tóm lược

Đối với các công ty Nhật Bản trong việc bảo đảm nguồn nhân lực nước ngoài, việc quy trình tuyển dụng tuân thủ pháp luật là điều kiện tiên quyết tuyệt đối. Như đã chi tiết trong bài viết này, các thủ tục pháp lý mà công ty cần thực hiện cơ bản khác nhau tùy thuộc vào loại tư cách lưu trú mà ứng viên sở hữu. Việc xác định chính xác tình trạng pháp lý của ứng viên và thực hiện đầy đủ các thủ tục quy định là con đường duy nhất để quản lý rủi ro pháp lý của công ty và thực hiện việc thu hút nhân tài một cách trôi chảy. Lựa chọn sai lầm trong thủ tục có thể dẫn đến không chỉ sự chậm trễ trong kế hoạch tuyển dụng mà còn có thể gây ra vi phạm nghiêm trọng về tuân thủ pháp luật liên quan đến việc hỗ trợ lao động bất hợp pháp.

Văn phòng luật sư Monolith có kinh nghiệm phong phú trong việc cung cấp dịch vụ pháp lý liên quan đến việc xin visa làm việc và các thủ tục nhập cư phức tạp cho nhiều khách hàng trong nước tại Nhật Bản, như đã được đề cập trong bài viết này. Văn phòng chúng tôi có nhiều luật sư nói tiếng Anh với bằng cấp luật sư nước ngoài, có khả năng cung cấp hỗ trợ giải quyết các vấn đề pháp lý thông qua giao tiếp rõ ràng và hiệu quả với ban quản lý quốc tế và các bên liên quan ở nước ngoài. Nếu bạn gặp khó khăn trong các thủ tục pháp lý liên quan đến việc tuyển dụng nguồn nhân lực nước ngoài, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn.