Đàm phán tập thể trong luật lao động Nhật Bản: Giải thích nghĩa vụ pháp lý và ứng phó thực tiễn

Trong môi trường kinh doanh của Nhật Bản, các nhà quản lý doanh nghiệp có thể phải đối mặt với việc đàm phán tập thể với công đoàn. Đàm phán tập thể này không chỉ là cuộc đối thoại giữa người lao động và người sử dụng lao động, mà còn dựa trên quyền lợi và nghĩa vụ được bảo vệ theo pháp luật. Điều 28 của Hiến pháp Nhật Bản bảo đảm quyền tự do liên kết, quyền đàm phán tập thể và quyền hành động tập thể (quyền đình công) cho người lao động. Để cụ thể hóa quyền lợi này theo Hiến pháp, có Luật Công đoàn của Nhật Bản, quy định nghĩa vụ của người sử dụng lao động phải tham gia đàm phán tập thể một cách chân thành với đại diện của người lao động. Do đó, việc đối phó với đàm phán tập thể không phải là tùy ý của doanh nghiệp mà là một vấn đề quan trọng cốt lõi của tuân thủ pháp luật. Nếu người sử dụng lao động từ chối đàm phán mà không có lý do chính đáng, hành động đó có thể được coi là “hành vi lao động bất hợp pháp” và có thể phải đối mặt với các biện pháp trừng phạt theo pháp luật. Bài viết này sẽ cung cấp một cái nhìn toàn diện về khung pháp lý của đàm phán tập thể, từ các chủ thể tham gia, các vấn đề liên quan, các thủ tục cụ thể, đến các biện pháp khắc phục pháp lý khi việc đàm phán bị từ chối. Mục tiêu là hỗ trợ doanh nghiệp quản lý rủi ro pháp lý một cách thích hợp và xây dựng mối quan hệ lao động xây dựng.  

Cơ sở pháp lý của đàm phán tập thể tại Nhật Bản

Nghĩa vụ của người sử dụng lao động trong đàm phán tập thể có căn cứ sâu sắc trong hai quy phạm pháp luật của Nhật Bản là Hiến pháp và Luật Công đoàn. Đầu tiên, Điều 28 của Hiến pháp Nhật Bản quy định “Quyền tự do liên kết và quyền đàm phán tập thể cũng như các hành động tập thể khác của người lao động được bảo đảm”, đặt quyền đàm phán tập thể vào vị trí của một quyền cơ bản. Quy định này dựa trên nhận thức rằng có sự chênh lệch cấu trúc về quyền lực đàm phán giữa từng người lao động và người sử dụng lao động. Mục tiêu của pháp luật là tạo ra một tình huống mà người lao động, thông qua việc liên kết và đàm phán như một tập thể, có thể thảo luận về điều kiện lao động trên một cơ sở ngang hàng với người sử dụng lao động.

Luật Công đoàn của Nhật Bản là quy phạm pháp luật cụ thể hóa nguyên tắc trên của Hiến pháp thành nghĩa vụ cụ thể của người sử dụng lao động. Điều quan trọng nhất là hệ thống “hành vi lao động bất hợp pháp” được quy định trong Điều 7 của luật này. Hành vi lao động bất hợp pháp là những hành động cụ thể của người sử dụng lao động nhằm cản trở hoạt động của công đoàn, và được pháp luật cấm đoán. Đối với đàm phán tập thể, Điều 7, Khoản 2 của Luật Công đoàn quy định rõ ràng rằng việc người sử dụng lao động “từ chối đàm phán tập thể với đại diện của người lao động mà không có lý do chính đáng” là một hành vi lao động bất hợp pháp. Theo điều khoản này, quyền đàm phán tập thể của người lao động được cụ thể hóa thành nghĩa vụ “phải tham gia đàm phán tập thể” đối với người sử dụng lao động. Sự tồn tại của nghĩa vụ pháp lý này biến đàm phán tập thể không chỉ là một cuộc thảo luận tự nguyện mà còn là một quy trình có tính chất bắt buộc theo pháp luật.

Đối tác đàm phán

Để đàm phán tập thể có hiệu lực pháp lý, việc xác định chính xác ai là đối tác đàm phán là điều cần thiết.

Đối tác đàm phán phía người lao động thường là các công đoàn đáp ứng yêu cầu của Luật Công đoàn Nhật Bản. Điều 6 của luật này quy định rằng đại diện công đoàn hoặc người được ủy quyền có quyền đàm phán với người sử dụng lao động thay mặt cho các thành viên của công đoàn. Tuy nhiên, Điều 28 của Hiến pháp không giới hạn đối tượng đàm phán chỉ trong công đoàn, do đó, các nhóm lao động tạm thời như nhóm tranh chấp cũng được hiểu là có quyền tiến hành đàm phán tập thể, nhưng để được bảo vệ bởi chế độ cứu trợ hành vi lao động bất công theo Luật Công đoàn, cần phải là công đoàn theo quy định của luật này.

Đối tác đàm phán phía người sử dụng lao động, tức là “người sử dụng lao động” có nghĩa vụ đàm phán, không giới hạn chỉ trong những người chủ sở hữu hợp đồng lao động. “Người sử dụng lao động” theo Luật Công đoàn Nhật Bản được hiểu rộng hơn và có thể bị đặt ra trách nhiệm vượt qua cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp. Một ví dụ điển hình về điều này là phán quyết của Tòa án Tối cao Nhật Bản vào ngày 28 tháng 2 năm 1995 (1995) trong vụ án Asahi Broadcasting. Trong vụ án này, một công ty truyền hình bị yêu cầu đàm phán tập thể từ công đoàn của nhân viên công ty thầu phụ mà họ không trực tiếp thuê. Tòa án Tối cao đã đưa ra tiêu chuẩn phán quyết rằng “ngay cả khi không phải là chủ sở hữu hợp đồng lao động, nếu một doanh nghiệp có vị trí có thể thực tế và cụ thể kiểm soát và quyết định các điều kiện lao động cơ bản của người lao động đến mức có thể coi là tương đương với người sử dụng lao động, thì doanh nghiệp đó được coi là “người sử dụng lao động” theo điều khoản này trong phạm vi đó.”

Phán quyết này đã thiết lập khái niệm “tính chất người sử dụng lao động một phần”. Theo đó, ví dụ, nếu công ty mẹ có quyền quyết định thực sự về hệ thống lương và thời gian làm việc của nhân viên công ty con, thì công ty mẹ có thể được coi là “người sử dụng lao động” có nghĩa vụ đàm phán tập thể với công đoàn của công ty con. Lý luận pháp lý này không cho phép các doanh nghiệp trốn tránh nghĩa vụ đàm phán dựa trên lý do hình thức như mối quan hệ vốn phức tạp hoặc mối quan hệ giao dịch trong nhóm công ty, mà đặt trách nhiệm lên những chủ thể có ảnh hưởng thực sự đến điều kiện lao động. Do đó, các doanh nghiệp cần phải cẩn trọng đánh giá mức độ mà họ tham gia vào điều kiện lao động của nhân viên công ty liên kết hoặc đối tác giao dịch.

Phạm vi Các Vấn đề Đàm phán

Khi nhận được yêu cầu đàm phán tập thể từ công đoàn, người sử dụng lao động tại Nhật Bản không có nghĩa vụ phải đàm phán về mọi vấn đề. Các vấn đề đàm phán được chia thành hai loại chính: “vấn đề đàm phán bắt buộc” mà pháp luật yêu cầu phải đàm phán và “vấn đề đàm phán tự nguyện” mà người sử dụng lao động có thể tự quyết định có đàm phán hay không. Sự phân biệt này rất quan trọng trong việc xác định liệu việc từ chối đàm phán có phải là hành vi lao động bất hợp pháp hay không.

Vấn đề đàm phán bắt buộc được định nghĩa là những vấn đề liên quan đến điều kiện làm việc và các phúc lợi khác của công nhân là thành viên công đoàn, cũng như vận hành của mối quan hệ lao động tập thể, mà người sử dụng lao động có quyền quyết định. Cụ thể, điều này bao gồm các vấn đề liên quan đến điều kiện lao động như lương, thưởng, tiền trợ cấp sau khi nghỉ việc, giờ làm việc, ngày nghỉ, an toàn sức khỏe, và bồi thường tai nạn. Ngoài ra, các tiêu chuẩn và quy trình liên quan đến việc sa thải, kỷ luật, và điều chuyển công tác của từng thành viên công đoàn cũng là vấn đề đàm phán bắt buộc vì chúng trực tiếp liên quan đến phúc lợi của người lao động. Hơn nữa, các quy tắc quản lý mối quan hệ giữa công đoàn và người sử dụng lao động như thỏa thuận về cửa hàng liên minh hoặc cung cấp tiện ích cho văn phòng công đoàn cũng thuộc loại này.

Ngược lại, vấn đề đàm phán tự nguyện chủ yếu liên quan đến các vấn đề thuần túy về quản lý và sản xuất, hay còn gọi là “vấn đề quyền quản lý độc lập”. Ví dụ, các quyết định về việc áp dụng công nghệ mới, di dời nhà máy, bổ nhiệm giám đốc, hoặc tái cấu trúc tổ chức công ty nói chung không thuộc vấn đề đàm phán bắt buộc. Tương tự, yêu cầu sửa đổi pháp luật hoặc các vấn đề chính trị mà người sử dụng lao động không có quyền quyết định hoặc xử lý cũng nằm trong loại này.

Tuy nhiên, ranh giới giữa hai loại vấn đề này không phải lúc nào cũng rõ ràng. Có những quyết định quản lý thuộc về quyền quản lý độc lập nhưng lại có ảnh hưởng trực tiếp đến việc làm và điều kiện lao động của người lao động. Ví dụ, quyết định đóng cửa nhà máy là một vấn đề đàm phán tự nguyện, nhưng kết quả đi kèm như việc sa thải hoặc điều chuyển công tác của nhân viên lại là sự thay đổi điều kiện lao động và trở thành vấn đề đàm phán bắt buộc. Do đó, người sử dụng lao động có nghĩa vụ phải đàm phán với công đoàn về ảnh hưởng mà quyết định quản lý của họ gây ra cho người lao động. Việc nhận thức về nghĩa vụ đàm phán liên quan đến “ảnh hưởng” này là một phần không thể thiếu trong quản lý rủi ro pháp lý khi tiến hành tái cấu trúc doanh nghiệp quy mô lớn.

Quy trình Đàm phán Tập thể: Hướng dẫn Thủ tục

Khi nhận được yêu cầu đàm phán tập thể từ công đoàn, người sử dụng lao động cần phải đáp ứng một cách có hệ thống và chiến lược, giữ vững nghĩa vụ pháp lý. Toàn bộ quá trình sẽ được đánh giá dựa trên việc có tuân thủ “nghĩa vụ đàm phán thành thật” được nêu sau đây hay không, do đó, mỗi bước cần được tiếp cận một cách cẩn trọng.

Đầu tiên, công đoàn thường gửi đến người sử dụng lao động một văn bản như “Đơn yêu cầu đàm phán tập thể” để bắt đầu quá trình đàm phán. Khi nhận được đơn này, bạn không được phép bỏ qua nó. Việc cần làm ngay lập tức là phân tích tính chất của công đoàn yêu cầu (công đoàn nội bộ hay liên hiệp công đoàn bên ngoài), xác định nhân viên tham gia công đoàn (đang làm việc hay đã nghỉ việc), và nội dung các vấn đề đàm phán được yêu cầu.

Tiếp theo, trước khi tiến hành đàm phán chính thức, cả hai bên sẽ thực hiện “đàm phán sơ bộ” để thiết lập các quy tắc hành chính. Tại đây, ngày giờ, địa điểm, số lượng người tham dự, và thời gian đàm phán sẽ được thống nhất. Một cách chiến lược là đặt địa điểm đàm phán tại một phòng họp bên ngoài để tránh ảnh hưởng đến nhân viên khác, và đặt giới hạn thời gian khoảng 2 giờ để ngăn chặn việc đàm phán kéo dài làm mất khả năng phán đoán một cách bình tĩnh.

Đồng thời với đàm phán sơ bộ, việc chuẩn bị nội bộ là hết sức quan trọng. Cần phải điều tra kỹ lưỡng các sự kiện khách quan liên quan đến yêu cầu của công đoàn và sắp xếp các tài liệu chứng cứ (ví dụ, nếu là yêu cầu về tiền lương làm thêm giờ chưa thanh toán thì cần có thẻ giờ và bảng lương). Sau đó, phân tích vị thế pháp lý của công ty, xác định điểm đến cuối cùng và phạm vi có thể nhượng bộ trong đàm phán, và thống nhất chính sách giữa các nhà đàm phán. Trong cuộc đàm phán, sự hiện diện của những người có quyền quyết định là rất quan trọng. Chỉ có sự tham gia của những người không có quyền lực và tránh đưa ra câu trả lời cụ thể có thể được coi là đàm phán không thành thật.

Trong ngày đàm phán, việc giữ một thái độ bình tĩnh và hợp lý là rất quan trọng. Tránh phản ứng dựa trên cảm xúc hoặc giải thích không chính xác, và kiên trì giải thích lập trường của công ty dựa trên sự thật và cơ sở pháp lý. Để ghi chép chính xác diễn biến và nội dung của cuộc đàm phán, việc tạo biên bản chi tiết là cần thiết, và nếu có thể, ghi âm cuộc họp với sự đồng ý của cả hai bên cũng là một phương pháp hiệu quả.

Kết quả của cuộc đàm phán, nếu cả hai bên đạt được thỏa thuận (đạt được sự đồng thuận), nội dung sẽ được ghi lại rõ ràng trong “Hợp đồng lao động” hoặc “Biên bản thỏa thuận”. Trong trường hợp này, việc bao gồm “điều khoản thanh lý” để xác nhận rằng không có bất kỳ quyền lợi hay nghĩa vụ nào tồn tại ngoài các điều khoản đã thỏa thuận là cực kỳ quan trọng để phòng ngừa tranh chấp trong tương lai. Nếu không đạt được thỏa thuận và đàm phán đổ vỡ, công đoàn có thể chuyển sang các biện pháp tiếp theo như đình công hoặc các hành động tranh chấp khác, nộp đơn lên Ủy ban Lao động hoặc khởi kiện, do đó người sử dụng lao động cũng cần chuẩn bị cho những tình huống này.

Từ chối đàm phán tập thể và hậu quả của nó theo Luật Lao động Nhật Bản

Khi người sử dụng lao động từ chối đề nghị đàm phán tập thể hoặc tham gia đàm phán với thái độ không chân thành, họ có thể đối mặt với rủi ro pháp lý nghiêm trọng. Rủi ro này có thể hiện hữu thông qua hai con đường khác nhau: thủ tục hành chính và kiện tụng dân sự.

Đầu tiên, nghĩa vụ của người sử dụng lao động không chỉ là tham gia vào bàn đàm phán. Luật pháp yêu cầu họ phải thực hiện “nghĩa vụ đàm phán chân thành” nhằm mục tiêu hình thành sự đồng thuận. Cụ thể, họ phải lắng nghe quan điểm của công đoàn, giải thích lập trường của công ty bằng lý do và tài liệu, và khi cần thiết, đưa ra các phương án thay thế. Thái độ chỉ đơn thuần lặp lại quan điểm của công ty có thể bị đánh giá là vi phạm nghĩa vụ đàm phán chân thành, hay còn gọi là hành vi lao động bất hợp pháp. Về vấn đề này, Tòa án Tối cao Nhật Bản đã phán quyết trong vụ án Đại học Yamagata vào ngày 18 tháng 3 năm 2022 (Reiwa 4), rằng ngay cả khi không có triển vọng đạt được thỏa thuận trong các vấn đề đàm phán, nghĩa vụ đàm phán chân thành của người sử dụng lao động vẫn tồn tại và Ủy ban Lao động có thể ra lệnh đàm phán chân thành.

Người sử dụng lao động có thể từ chối đàm phán với “lý do chính đáng” được luật pháp giải thích một cách hết sức hạn chế. Ví dụ, nếu công đoàn sử dụng bạo lực hoặc đe dọa tạo ra tình trạng không thể thảo luận bình thường, hoặc sau một thời gian dài đàm phán, cả hai bên đều đã trình bày hết quan điểm của mình và rơi vào bế tắc hoàn toàn (impasse) được công nhận một cách khách quan. Tuy nhiên, lý do như “vì công đoàn không thuộc tổ chức bên ngoài công ty”, “vì yêu cầu quá cao” hoặc “vì vấn đề đang được giải quyết tại tòa án” thì nguyên tắc không được coi là lý do chính đáng.

Nếu công đoàn quyết định rằng người sử dụng lao động đã từ chối đàm phán mà không có lý do chính đáng, hoặc đã thực hiện đàm phán không chân thành, công đoàn có thể thực hiện hai biện pháp khắc phục chính.

Một là, nộp đơn xin giải quyết hành chính tới Ủy ban Lao động cấp tỉnh. Ủy ban Lao động, sau khi nhận đơn, sẽ tiến hành điều tra và xét xử (thẩm vấn các bên liên quan và nhân chứng), và nếu thấy có sự thật về hành vi lao động bất hợp pháp, sẽ ra “lệnh khắc phục” đối với người sử dụng lao động. Lệnh này có thể yêu cầu hành động cụ thể như “phải tham gia đàm phán tập thể”, và đây là sự can thiệp trực tiếp vào hoạt động doanh nghiệp từ phía chính quyền. Nếu người sử dụng lao động không đồng ý với lệnh này, họ có thể nộp đơn xin xem xét lại tới Ủy ban Lao động Trung ương hoặc khởi kiện tại tòa án để hủy bỏ lệnh.

Thứ hai là khởi kiện tại tòa án dân sự. Việc xâm phạm quyền đàm phán tập thể được coi là hành vi phạm pháp theo Bộ luật Dân sự Nhật Bản, và công đoàn có thể yêu cầu người sử dụng lao động bồi thường thiệt hại. Thực tế, Tòa án Quận Nagoya đã ra phán quyết vào ngày 25 tháng 1 năm 2012, buộc một công ty phải bồi thường 2 triệu yên vì từ chối đàm phán tập thể. Tòa án Quận Kyoto cũng đã ra phán quyết vào ngày 8 tháng 12 năm 2023 (Reiwa 5), buộc một thành phố phải thanh toán 300 nghìn yên vì lý do tương tự.

Điều quan trọng là hai thủ tục này độc lập với nhau. Công đoàn có thể yêu cầu Ủy ban Lao động ra lệnh khắc phục đồng thời khởi kiện tại tòa án để đòi bồi thường thiệt hại. Rủi ro kép này cho thấy mức độ nghiêm trọng của tác động pháp lý và kinh tế mà thái độ không phù hợp trong đàm phán tập thể có thể gây ra cho doanh nghiệp.

Tóm lược

Trong luật lao động của Nhật Bản, đàm phán tập thể là một nghĩa vụ pháp lý không thể tránh khỏi đối với người sử dụng lao động, có nguồn gốc từ quyền lợi được quy định trong hiến pháp. Khi nhận được yêu cầu đàm phán từ công đoàn, việc hiểu rõ chủ thể và nội dung đàm phán, cũng như tuân thủ nghiêm ngặt các thủ tục pháp lý và đối ứng một cách chân thành là điều cần thiết để quản lý rủi ro pháp lý. Việc từ chối đàm phán hoặc không đối ứng một cách chân thành có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng như lệnh cứu trợ từ Ủy ban Lao động hoặc lệnh bồi thường thiệt hại từ tòa án.

Văn phòng luật sư Monolith có kinh nghiệm phong phú trong việc đại diện cho nhiều khách hàng trong nước trong lĩnh vực pháp lý lao động của Nhật Bản, đặc biệt là trong việc đối phó với đàm phán tập thể. Văn phòng chúng tôi có nhiều luật sư nói tiếng Anh với bằng cấp luật sư nước ngoài, có khả năng cung cấp hỗ trợ pháp lý chính xác và chiến lược cho các vấn đề lao động phức tạp mà các công ty quốc tế phải đối mặt.