Giải thích về hiệu lực pháp lý và thủ tục thay đổi của quy tắc làm việc trong luật lao động Nhật Bản

Trong quản lý doanh nghiệp tại Nhật Bản, quy tắc làm việc không chỉ đơn thuần là bộ sưu tập các quy định nội bộ mà còn đóng vai trò pháp lý quan trọng. Đây là văn kiện pháp lý cốt lõi nhằm áp dụng điều kiện lao động thống nhất và đồng nhất cho đông đảo nhân viên, và duy trì trật tự doanh nghiệp. Trái ngược với nhiều hệ thống pháp luật khác nơi hợp đồng lao động cá nhân là phương tiện chính để xác định điều kiện lao động, tại Nhật Bản, quy tắc làm việc có khả năng quy định toàn diện nội dung của từng hợp đồng lao động và thậm chí còn có chức năng mạnh mẽ trong việc thay đổi chúng. Tuy nhiên, quyền lực rộng lớn này được trao cho phía sử dụng lao động không phải là không có hạn chế. Hệ thống pháp luật của Nhật Bản, với Luật Hợp Đồng Lao Động làm trung tâm, duy trì một sự cân bằng tinh tế giữa quyền lực của người sử dụng lao động trong việc thiết lập và thay đổi quy tắc làm việc và nhu cầu bảo vệ người lao động khỏi những thay đổi đơn phương và bất lợi. Khung pháp lý này đã được hình thành qua nhiều năm tích lũy các phán quyết của tòa án và đã được hệ thống hóa dưới dạng luật viết. Bài viết này sẽ cung cấp một cái nhìn chi tiết về bản chất pháp lý của quy tắc làm việc, mối quan hệ của nó với các hợp đồng lao động cá nhân, và đặc biệt là về các yêu cầu pháp lý nghiêm ngặt khi thực hiện thay đổi có thể gây bất lợi cho nhân viên, dựa trên tiêu chí ‘hợp lý’ quan trọng trong quyết định quản lý, cùng với các quy định pháp luật cụ thể và các trường hợp phán quyết của tòa án.

Tính chất pháp lý của quy tắc làm việc và ảnh hưởng đến hợp đồng lao động

Nguyên tắc pháp lý cho phép quy tắc làm việc có sức ràng buộc đối với hợp đồng lao động của từng nhân viên cụ thể được quy định trong Điều 7 của Luật Hợp đồng Lao động Nhật Bản. Điều khoản này quy định rằng, nếu nhà sử dụng lao động đã thông báo rõ ràng các điều kiện làm việc hợp lý thông qua quy tắc làm việc, thì nội dung của hợp đồng lao động sẽ được xác định theo các điều kiện làm việc được quy định trong quy tắc làm việc đó. Điều này làm rõ “hiệu lực chuẩn mực” mà quy tắc làm việc mang lại theo pháp luật. Để hiệu lực này có thể phát sinh, cần phải đáp ứng hai yêu cầu quan trọng là “tính hợp lý” và “việc thông báo”.

Yêu cầu đầu tiên là “tính hợp lý” của nội dung quy tắc làm việc. Các quy định có nội dung không hợp lý hoặc vi phạm quyền lợi của người lao động một cách trắng trợn có thể bị coi là không hợp lý và phần đó của quy tắc làm việc có thể bị phủ nhận hiệu lực pháp lý. Ví dụ, các quy định về kỷ luật quá nghiêm ngặt hoặc các điều khoản chỉ đặt ra nghĩa vụ một chiều cho nhân viên có thể thuộc về trường hợp này.

Yêu cầu thứ hai và cực kỳ quan trọng về mặt thủ tục là “việc thông báo” cho nhân viên. Quy tắc làm việc không phát sinh hiệu lực chỉ vì được tạo ra, mà cần phải được truyền đạt một cách thích hợp đến nhân viên mới có sức ràng buộc pháp lý. Điều 106, khoản 1 của Luật Tiêu chuẩn Lao động Nhật Bản và các quy định thi hành liên quan yêu cầu phải thông báo bằng cách treo thông báo tại nơi dễ thấy trong cơ sở kinh doanh, cung cấp văn bản cho người lao động, hoặc lắp đặt thiết bị cho phép người lao động kiểm tra nội dung bất cứ lúc nào dưới dạng dữ liệu điện tử. Trong các trường hợp pháp lý, ngay cả khi các phương thức hình thức này không được tuân thủ hoàn toàn, nếu nhân viên có thể biết được nội dung quy tắc làm việc bất cứ lúc nào, “việc thông báo thực chất” có thể được coi là đã diễn ra và hiệu lực của nó được công nhận.

Các yêu cầu này không chỉ là thủ tục quản lý đơn thuần. Chúng là cơ sở pháp lý bảo đảm tính chính đáng của quyền quản lý lao động của nhà sử dụng. Nếu việc thông báo bị lơ là, quy tắc làm việc đó có thể bị coi là không có hiệu lực. Kết quả là, khi tính hợp lệ của các chỉ thị công việc hoặc kỷ luật dựa trên quy tắc làm việc bị tranh chấp, lập luận của phía nhà sử dụng có thể không được chấp nhận. Do đó, việc thông báo kỹ lưỡng quy tắc làm việc là một trách nhiệm không thể thiếu trong quản lý doanh nghiệp từ góc độ duy trì trật tự và quản lý rủi ro pháp lý.

Quan hệ ưu tiên giữa Quy tắc làm việc và Thỏa thuận cá nhân

Trong luật lao động của Nhật Bản, tiêu chuẩn quyết định điều kiện lao động có cấu trúc phân tầng đa cấp. Thứ tự ưu tiên của chúng thường là: luật định (quy định cưỡng chế), hợp đồng lao động tập thể, quy tắc làm việc và cuối cùng là hợp đồng lao động cá nhân. Trong cấu trúc này, mối quan hệ giữa quy tắc làm việc, áp dụng đồng nhất cho tất cả nhân viên, và thỏa thuận lao động cá nhân với nhân viên cụ thể, đặc biệt quan trọng trong quản lý doanh nghiệp. Khi nội dung của cả hai có sự khác biệt, luật Hợp đồng lao động của Nhật Bản đã đặt ra quy tắc rõ ràng về việc cái nào sẽ được ưu tiên.

Đầu tiên, quy tắc làm việc đóng vai trò như “tiêu chuẩn tối thiểu” cho điều kiện lao động. Điều 12 của luật Hợp đồng lao động Nhật Bản quy định rằng bất kỳ hợp đồng lao động nào đặt ra điều kiện lao động không đạt tiêu chuẩn do quy tắc làm việc quy định sẽ bị vô hiệu hóa trong phần đó. Trong trường hợp này, phần bị vô hiệu hóa sẽ được áp dụng theo tiêu chuẩn của quy tắc làm việc. Đây là một khía cạnh của “nguyên tắc ưu tiên điều kiện có lợi hơn”, chức năng bảo vệ người lao động ngăn chặn việc nhà sử dụng lao động thuê nhân viên dưới tiêu chuẩn đã định trong quy tắc làm việc. Ví dụ, ngay cả khi mức lương cơ bản theo quy tắc làm việc là 300.000 yên mỗi tháng, nhưng lại có thỏa thuận cá nhân với một nhân viên với mức lương 280.000 yên, thỏa thuận đó sẽ bị vô hiệu và theo pháp luật, nghĩa vụ thanh toán sẽ là 300.000 yên.

Mặt khác, hợp đồng lao động cá nhân có thể đặt ra điều kiện lao động “cao hơn” tiêu chuẩn của quy tắc làm việc. Phần ghi chú của Điều 7 trong luật Hợp đồng lao động Nhật Bản cho phép ưu tiên thỏa thuận cá nhân nếu hợp đồng lao động giữa người lao động và nhà sử dụng lao động có điều kiện lao động khác với nội dung của quy tắc làm việc. Nhờ đó, các công ty có thể đề xuất mức lương và điều kiện làm việc vượt qua tiêu chuẩn của quy tắc làm việc cho nhân viên có chuyên môn đặc biệt hoặc những người giữ vị trí quan trọng, từ đó tạo điều kiện cho việc sử dụng nhân sự linh hoạt. Ví dụ, ngay cả khi quy tắc làm việc quy định số ngày nghỉ hàng năm là 120 ngày, thỏa thuận cá nhân với một nhân viên cho 125 ngày nghỉ trong năm là hợp lệ và nhân viên đó sẽ được áp dụng 125 ngày nghỉ.

Sự tương tác giữa hai điều khoản này tạo ra mối quan hệ nơi quy tắc làm việc đặt ra “đường lối tối thiểu (sàn)” mà không thể hạ thấp hơn, trong khi thỏa thuận cá nhân có thể thiết lập “điều kiện có lợi hơn (trần)” mà không bị cản trở. Hiểu rõ mối quan hệ này là cần thiết để đạt được sự cân bằng giữa quản lý lao động thống nhất và xử lý nhân sự cá nhân một cách chiến lược.

Nguyên tắc và Ngoại lệ trong Việc Thay Đổi Quy Tắc Làm Việc Có Bất Lợi: Theo Luật Lao Động Nhật Bản

Điều kiện lao động là nội dung của hợp đồng giữa người sử dụng lao động và người lao động, do đó, việc thay đổi chúng cơ bản phải dựa trên sự đồng thuận của cả hai bên. Điều 8 của Luật Hợp Đồng Lao Động Nhật Bản quy định rằng người lao động và người sử dụng lao động có thể thay đổi điều kiện lao động, là nội dung của hợp đồng lao động, thông qua sự đồng thuận, làm rõ nguyên tắc này.

Theo nguyên tắc này, Điều 9 của Luật Hợp Đồng Lao Động Nhật Bản quy định rằng người sử dụng lao động không thể thay đổi điều kiện lao động có bất lợi cho người lao động mà không có sự đồng thuận của họ, thông qua việc thay đổi quy tắc làm việc. Điều này cơ bản cấm người sử dụng lao động thực hiện những thay đổi có bất lợi cho người lao động, như giảm lương hay cắt giảm ngày nghỉ, chỉ bằng một phía quyết định. Đây là nguyên tắc chung trong việc thay đổi quy tắc làm việc có bất lợi.

Tuy nhiên, việc quản lý doanh nghiệp luôn cần phải thích ứng với môi trường thay đổi liên tục và đôi khi việc xem xét lại điều kiện lao động trở nên không thể tránh khỏi. Để đáp ứng nhu cầu quản lý doanh nghiệp này, Luật Hợp Đồng Lao Động Nhật Bản đã cho phép một số ngoại lệ dưới những yêu cầu nghiêm ngặt. Đó là Điều 10 của Luật Hợp Đồng Lao Động Nhật Bản. Điều này mở ra con đường pháp lý cho việc thay đổi điều kiện lao động một cách có bất lợi thông qua việc thay đổi quy tắc làm việc, ngay cả khi không có sự đồng thuận, nếu hai điều kiện được đáp ứng. Điều kiện đầu tiên là phải thông báo cho người lao động về quy tắc làm việc sau khi thay đổi. Điều kiện thứ hai, và quan trọng nhất, là việc thay đổi quy tắc làm việc đó phải là “hợp lý”.

Việc Điều 9 của Luật Hợp Đồng Lao Động Nhật Bản quy định “nguyên tắc cấm” và Điều 10 quy định “ngoại lệ” là cực kỳ quan trọng. Điều này định vị pháp lý rằng việc thay đổi quy tắc làm việc có bất lợi không phải là quyền tự nhiên của người sử dụng lao động, mà chỉ là biện pháp ngoại lệ. Do đó, nếu tính hợp lệ của việc thay đổi có bất lợi được tranh cãi tại tòa án, trách nhiệm chứng minh rằng thay đổi đó là “hợp lý” hoàn toàn thuộc về phía người sử dụng lao động. Tòa án sẽ bắt đầu từ nguyên tắc (thay đổi là không hợp lệ) và nghiêm ngặt xem xét liệu lập luận và bằng chứng mà phía người sử dụng lao động đưa ra có đủ sức thuyết phục để áp dụng ngoại lệ quy định tại Điều 10 hay không. Vì vậy, đối với người quản lý, khi xem xét việc thay đổi có bất lợi, không chỉ cần nhận thức về nhu cầu của nó, mà còn cần có sự chuẩn bị chiến lược về mặt pháp lý để xây dựng và chứng minh “tính hợp lý” của việc thay đổi.

Tiêu chuẩn Đánh Giá ‘Tính Hợp Lý’ của Sự Thay Đổi Bất Lợi Trong Quy Định Lao Động Dưới Luật Lao Động Nhật Bản

Để sự thay đổi bất lợi trong quy định lao động trở nên hợp lệ, việc đánh giá ‘tính hợp lý’ không phải là quyết định cứng nhắc dựa trên một tiêu chuẩn đơn lẻ, mà là kết quả của việc xem xét tổng hợp nhiều yếu tố. Khung đánh giá này, được quy định trong Điều 10 của Luật Hợp Đồng Lao Động Nhật Bản, đã được hình thành qua nhiều năm tích lũy các phán quyết tòa án. Đặc biệt, phán quyết của Tòa án Tối cao năm 1968 trong vụ việc Akita Kita Bus đã thiết lập nguyên tắc cơ bản rằng sự thay đổi hợp lý trong quy định lao động có tính ràng buộc ngay cả khi không có sự đồng ý của từng người lao động. Và các yếu tố cụ thể để đánh giá tính hợp lý đã được làm rõ trong phán quyết của Tòa án Tối cao năm 1997 trong vụ việc Daiyon Bank, điều này đã ảnh hưởng sâu sắc đến nội dung của Điều 10 Luật Hợp Đồng Lao Động hiện nay.

Điều 10 của Luật Hợp Đồng Lao Động Nhật Bản liệt kê các yếu tố cần xem xét khi đánh giá tính hợp lý như sau:

1. Mức độ bất lợi mà người lao động phải chịu: Điều này liên quan đến mức độ nghiêm trọng của bất lợi mà nhân viên phải đối mặt do sự thay đổi. Càng ảnh hưởng lớn đến cuộc sống của nhân viên, như việc cắt giảm lương hay lương hưu đáng kể, thì rào cản để công nhận tính hợp lý càng cao.
2. Tính cần thiết của việc thay đổi điều kiện lao động: Đây là mức độ cần thiết về mặt quản lý mà người sử dụng lao động phải thực hiện sự thay đổi. Không chỉ vì mục đích mở rộng lợi nhuận mà còn phải đối phó với khủng hoảng quản lý nghiêm trọng hoặc các biện pháp không thể tránh khỏi do thay đổi cấu trúc kinh doanh, yêu cầu một mức độ cần thiết cao.
3. Tính phù hợp của nội dung quy định lao động sau khi thay đổi: Điều này liên quan đến việc liệu hệ thống điều kiện lao động mới sau khi thay đổi có hợp lý hay không, và liệu nó có phù hợp với quan niệm xã hội hay không. Cũng cần xem xét liệu nó có thấp hơn đáng kể so với tiêu chuẩn của các công ty cùng ngành hay không.
4. Tình hình đàm phán với công đoàn và các tổ chức tương tự: Đây là quá trình đàm phán giữa người sử dụng lao động và công đoàn hoặc đại diện của đa số người lao động về sự thay đổi. Nếu sau quá trình đàm phán nghiêm túc, có sự đồng thuận với công đoàn, thì sự thay đổi đó có xu hướng được coi là hợp lý.
5. Các tình huống khác liên quan đến sự thay đổi quy định lao động: Bao gồm mọi tình huống liên quan khác. Ví dụ, việc có biện pháp giảm nhẹ sự thay đổi đột ngột (biện pháp giảm nhẹ tác động) hoặc có biện pháp bồi thường cho bất lợi là những yếu tố quan trọng.

Vụ việc Daiyon Bank mà chúng tôi đã đề cập trước đây là một ví dụ điển hình cho thấy các yếu tố này được đánh giá tổng hợp như thế nào. Trong vụ việc này, ngân hàng đã thực hiện thay đổi quy định lao động bằng cách kéo dài tuổi nghỉ hưu từ 55 lên 60 tuổi nhưng đồng thời giảm mức lương sau 55 tuổi. Tòa án Tối cao đã xem xét rằng, mặc dù bất lợi về việc giảm lương là lớn, nhưng việc cung cấp lợi ích (biện pháp bồi thường) thông qua việc kéo dài tuổi nghỉ hưu, cùng với nhu cầu bảo đảm việc làm trong xã hội già hóa, và quan trọng hơn hết, sau khi đã đàm phán kỹ lưỡng với công đoàn mà khoảng 90% nhân viên là thành viên, tòa án đã quyết định rằng sự thay đổi này là hợp lý và hợp lệ.

Như vụ việc trên đã chỉ ra, khi đánh giá tính hợp lý của sự thay đổi bất lợi, tòa án không chỉ so sánh điều kiện trước và sau khi thay đổi mà còn đặc biệt chú trọng đến ‘quá trình’ dẫn đến sự thay đổi. Việc người sử dụng lao động có thực hiện giải thích cẩn thận cho nhân viên, đàm phán nghiêm túc và nỗ lực giảm nhẹ bất lợi đến mức có thể hay không sẽ có ảnh hưởng lớn đến phán quyết pháp lý cuối cùng. Do đó, để sự thay đổi bất lợi thành công, không chỉ cần đảm bảo tính hợp lý của nội dung mà còn cần đảm bảo tính minh bạch và công bằng của quá trình thay đổi, điều này là cần thiết trong việc quản lý rủi ro pháp lý.

Tóm lược

Trong hệ thống luật lao động của Nhật Bản, quy tắc làm việc là công cụ pháp lý mạnh mẽ giúp các công ty thiết lập điều kiện lao động thống nhất và quản lý tổ chức một cách trôi chảy. Sức mạnh này cho phép điều chỉnh toàn diện nội dung của từng hợp đồng lao động và thậm chí có thể thay đổi một cách đơn phương dưới một số điều kiện nhất định. Tuy nhiên, quyền lực mạnh mẽ này được đặt dưới sự kiểm soát chặt chẽ của pháp luật. Đặc biệt, khi thực hiện những thay đổi bất lợi cho người lao động, người sử dụng lao động phải chứng minh rằng những thay đổi đó là “hợp lý”, và rào cản này không hề nhỏ. Việc đánh giá tính hợp lý không chỉ dựa trên các khía cạnh thực chất như sự cần thiết của thay đổi hay mức độ bất lợi, mà còn bao gồm sự công bằng trong quá trình thương lượng với các tổ chức như công đoàn và việc có áp dụng các biện pháp giảm nhẹ bất lợi hay không. Do đó, đối với các nhà quản lý và nhân viên pháp lý, việc tạo lập và thay đổi quy tắc làm việc, đặc biệt là khi xem xét những thay đổi bất lợi, đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về yêu cầu pháp lý và quản lý quy trình một cách cẩn trọng và chiến lược, nhằm ngăn chặn tranh chấp lao động trong tương lai và thực hiện quản lý doanh nghiệp ổn định. Văn phòng luật sư Monolith của chúng tôi có kinh nghiệm tư vấn phong phú liên quan đến các vấn đề pháp lý về quy tắc làm việc mà bài viết này đã giải thích, phục vụ cho nhiều khách hàng trong nước Nhật Bản. Văn phòng chúng tôi cũng có nhiều luật sư nói tiếng Anh với bằng cấp luật sư nước ngoài, có khả năng đáp ứng nhu cầu đặc thù của các công ty với tầm nhìn quốc tế. Từ việc tạo mới quy tắc làm việc, đánh giá quy tắc hiện hành, đối phó với sự thay đổi luật pháp, cho đến việc thực hiện những thay đổi bất lợi đòi hỏi sự cẩn trọng nhất, chúng tôi cung cấp hỗ trợ pháp lý tối ưu phù hợp với chiến lược kinh doanh của quý công ty.