Xử lý pháp lý đối với hành vi thực hiện bởi người sáng lập dưới tên của 'công ty đang trong quá trình thành lập' theo luật công ty Nhật Bản

Việc thành lập doanh nghiệp không chỉ là chuỗi các thủ tục hành chính đơn giản. Theo pháp luật Nhật Bản, từ khi tạo lập điều lệ cho đến khi hoàn tất đăng ký thành lập công ty, tổ chức này được xem là “công ty đang trong quá trình thành lập”. Giai đoạn này rất quan trọng để xây dựng nền tảng cho các hoạt động kinh doanh trong tương lai, nhưng cũng là thời kỳ đầy rủi ro và pháp lý không rõ ràng. Công ty đang trong quá trình thành lập chưa có tư cách pháp nhân hoàn chỉnh. Tuy nhiên, có những tình huống cần phải ký kết các hợp đồng khác nhau, như thuê văn phòng hay tuyển dụng nhân viên cho công ty tương lai. Điều này đặt ra một câu hỏi cơ bản: Liệu các hành động do người sáng lập thực hiện thay mặt công ty đang trong quá trình thành lập có được công ty sau khi thành lập chính thức chấp nhận về mặt pháp lý hay không? Và ai sẽ chịu trách nhiệm cuối cùng cho những hành động đó? Ví dụ, nếu một hợp đồng thuê mướn đắt đỏ được ký kết trước khi thành lập không phù hợp với kế hoạch kinh doanh của công ty sau khi thành lập, liệu hợp đồng đó có thể bị vô hiệu hay người sáng lập cá nhân phải chịu trách nhiệm?

Bài viết này sẽ tập trung vào vị thế pháp lý phức tạp của “công ty đang trong quá trình thành lập” dưới luật công ty Nhật Bản và các trường hợp liên quan đã được xét xử. Cụ thể, chúng tôi sẽ giải thích chi tiết về phạm vi các hành động mà công ty đang trong quá trình thành lập có thể thực hiện và cách mà các hiệu lực pháp lý của chúng được xử lý. Ngoài ra, chúng tôi cũng sẽ đi sâu vào trách nhiệm pháp lý mà người sáng lập và các bên liên quan phải chịu, trong trường hợp công ty thành lập thành công hoặc không may thất bại. Điều này bao gồm trách nhiệm đối với chính công ty, trách nhiệm đối với bên thứ ba là đối tác giao dịch, và cả trách nhiệm của những “người sáng lập giả định” – những người không phải là người sáng lập nhưng có sự liên quan sâu rộng trong quá trình thành lập. Hiểu rõ những vấn đề này là cần thiết để quá trình thành lập công ty diễn ra suôn sẻ và ngăn chặn các tranh chấp pháp lý trong tương lai.

Công ty đang trong quá trình thành lập và các hoạt động của nó

Trong quá trình thành lập công ty tại Nhật Bản, từ khi người sáng lập soạn thảo điều lệ và bắt đầu hoạt động hướng tới mục tiêu chung là thành lập công ty cho đến khi công ty được thành lập một cách hợp pháp thông qua đăng ký thành lập, tổ chức này được gọi là “công ty đang trong quá trình thành lập”. Do công ty này chưa có tư cách pháp nhân theo Luật Công ty của Nhật Bản, tính chất pháp lý của nó được hiểu tương tự như “tổ chức không có năng lực pháp lý”. Tổ chức không có năng lực pháp lý là một tổ chức có cơ cấu tổ chức, áp dụng nguyên tắc đa số trong quyết định, tồn tại độc lập với sự thay đổi thành viên, và có các quy định cụ thể về phương thức đại diện, hoạt động của hội nghị, quản lý tài sản và các vấn đề chính khác của tổ chức.

Là cơ quan của công ty đang trong quá trình thành lập, người sáng lập hành động trong phạm vi cần thiết như là người đại diện cho việc thành lập công ty. Việc xác định các hành động do người sáng lập thực hiện có hiệu lực pháp lý thuộc về công ty sau khi thành lập hay không phụ thuộc vào bản chất của hành động đó. Cụ thể, cần xem xét liệu hành động đó có nằm trong phạm vi mục tiêu của công ty đang trong quá trình thành lập hay không. Các hành động của công ty đang trong quá trình thành lập có thể được phân loại thành hai nhóm lớn: “các hành động cần thiết cho chính việc thành lập công ty” và “các hành động liên quan đến chuẩn bị kinh doanh của công ty”, nhóm sau có thể được chia nhỏ hơn thành “các hành động chuẩn bị khai trương” và “các hành động kinh doanh”. Ngoài ra, còn có hành động “nhận chuyển giao tài sản” được điều chỉnh đặc biệt theo Luật Công ty của Nhật Bản.

Những Hành Động Thiết Yếu Cho Việc Thành Lập Công Ty Dưới Luật Doanh Nghiệp Nhật Bản

Đầu tiên, để đạt được mục tiêu thành lập công ty, có những hành động được coi là thiết yếu cả về mặt pháp lý lẫn thực tế. Điều này bao gồm việc soạn thảo điều lệ công ty, hợp đồng mà các nhà sáng lập đồng ý nhận cổ phần, việc tuyển mộ người nhận cổ phần phát hành lúc thành lập, và tổ chức cuộc họp sáng lập viên. Những hành động này trực tiếp phục vụ mục đích của công ty đang trong quá trình thành lập. Do đó, các quyền lợi và nghĩa vụ phát sinh từ những hành động này tự nhiên sẽ thuộc về công ty sau khi nó được thành lập. Ví dụ, phí mà nhà sáng lập trả cho công chứng viên để xác nhận điều lệ, hoặc chi phí quảng cáo để tuyển mộ người nhận cổ phần, có thể được công ty gánh chịu sau khi nó được thành lập. Rất hiếm khi có tranh chấp pháp lý xảy ra liên quan đến việc những hành động này thuộc về công ty.

Các Hoạt Động Chuẩn Bị Khởi Nghiệp

Tiếp theo, có những hoạt động chuẩn bị cần thiết để khởi đầu kinh doanh một cách thuận lợi sau khi thành lập công ty, được gọi là các hoạt động chuẩn bị khởi nghiệp. Những hoạt động này được phân biệt với các hoạt động kinh doanh thực sự. Cụ thể, các hoạt động chuẩn bị khởi nghiệp bao gồm việc ký kết hợp đồng thuê mặt bằng kinh doanh, mua sắm thiết bị văn phòng và dụng cụ, cũng như ký kết hợp đồng lao động với nhân viên.

Liệu các hoạt động chuẩn bị khởi nghiệp này có pháp lý hiệu lực thuộc về công ty sau khi thành lập hay không không phải lúc nào cũng được quyết định một cách thống nhất. Theo các phán quyết, chỉ khi nào hoạt động đó “khách quan mà xem là cần thiết cho việc chuẩn bị khởi nghiệp” và được thực hiện trong phạm vi quyền hạn của người sáng lập, thì mới thuộc về công ty sau khi thành lập. Ví dụ, trong một phán quyết của Tòa án quận Oita (phán quyết ngày 24 tháng 3 năm 1986), việc ký kết hợp đồng lao động với nhân viên bởi công ty đang trong quá trình thành lập đã được công nhận là cần thiết và không thể thiếu cho việc bắt đầu kinh doanh, và do đó, công ty sau khi thành lập đã tiếp nhận vị thế hợp đồng đó.

Tuy nhiên, việc đánh giá tính cần thiết này là rất nghiêm ngặt. Ví dụ, việc mua bất động sản với giá cao không tương xứng với quy mô kinh doanh, hoặc việc tuyển dụng số lượng lớn nhân viên không rõ ràng cần thiết cho việc bắt đầu kinh doanh, có thể được coi là hành vi vượt quá quyền hạn của người sáng lập và nguyên tắc chung là không thuộc về công ty sau khi thành lập. Trong trường hợp đó, người sáng lập đã thực hiện hành vi đó sẽ phải chịu trách nhiệm cá nhân.

Hoạt Động Kinh Doanh Dưới Luật Pháp Nhật Bản

Hoạt động kinh doanh, theo ngữ cảnh pháp lý Nhật Bản, là việc bắt đầu hoạt động kinh doanh của một công ty ngay trong quá trình thành lập. Ví dụ, một công ty sản xuất bắt đầu sản xuất và bán sản phẩm hoặc một công ty tư vấn ký kết hợp đồng tư vấn với khách hàng và cung cấp dịch vụ ngay khi đang trong quá trình thành lập.

Một công ty đang trong quá trình thành lập chưa có tư cách pháp nhân và không có khả năng làm chủ thể của hoạt động kinh doanh. Do đó, các hoạt động kinh doanh do công ty chưa thành lập thực hiện thường được coi là hành vi không có thẩm quyền, vượt quá quyền hạn của người sáng lập và không thuộc về công ty sau khi thành lập. Ngay cả khi hoạt động kinh doanh đó mang lại lợi nhuận, quyền và nghĩa vụ liên quan thường thuộc về cá nhân người sáng lập đã thực hiện hành vi đó.

Tuy nhiên, công ty sau khi thành lập có thể chấp nhận các hoạt động kinh doanh đó. Chấp nhận ở đây có nghĩa là biểu hiện ý chí nhằm làm cho các hành vi pháp lý ban đầu không thuộc về mình trở nên có hiệu lực và thuộc về mình. Nếu sau khi công ty được thành lập, hội đồng quản trị hoặc cơ quan có thẩm quyền khác quyết định chấp nhận hiệu lực của hoạt động kinh doanh đó cho công ty, thì ngoại lệ, công ty có thể sở hữu hoạt động đó. Tuy nhiên, đây chỉ là biện pháp ngoại lệ và việc bắt đầu hoạt động kinh doanh trong giai đoạn thành lập đi kèm với rủi ro pháp lý lớn.

Nhận Chuyển Giao Tài Sản Dưới Luật Công Ty Nhật Bản

Cuối cùng, một hành vi có quy định đặc biệt theo Luật Công ty Nhật Bản là “nhận chuyển giao tài sản”. Theo Điều 28, Khoản 2 của Luật Công ty Nhật Bản, nhận chuyển giao tài sản được định nghĩa là “tài sản mà công ty cổ phần đã hứa sẽ nhận chuyển giao sau khi thành lập và giá trị của tài sản đó cùng với tên hoặc tên gọi của người chuyển giao”. Cụ thể, đây là hợp đồng mà người sáng lập công ty hứa sẽ mua lại tài sản cụ thể (ví dụ như bất động sản hoặc thiết bị máy móc) với một giá cụ thể sau khi công ty được thành lập từ chủ sở hữu của tài sản đó.

Nhận chuyển giao tài sản tuy có vẻ giống với các hoạt động chuẩn bị kinh doanh, nhưng lại có cách xử lý pháp lý hoàn toàn khác biệt. Nhận chuyển giao tài sản không phải là việc mà người sáng lập có thể tự do quyết định mà không cần ghi vào điều lệ công ty; nếu không ghi vào điều lệ, hợp đồng này sẽ không được công nhận hiệu lực. Điều này được gọi là “điều khoản thành lập công ty biến thái”. Việc ghi vào điều lệ nhằm mục đích thông báo trước cho các cổ đông khác và chủ nợ về việc công ty sẽ nhận chuyển giao tài sản gì và trả bao nhiêu tiền ngay sau khi thành lập, nhằm ngăn chặn việc tài sản bị đánh giá quá cao dẫn đến tổn hại tài sản của công ty.

Nếu hợp đồng nhận chuyển giao tài sản được ký kết mà không ghi vào điều lệ, thì nguyên tắc chung là hợp đồng đó sẽ bị vô hiệu. Ngay cả khi hội đồng quản trị công ty sau khi thành lập có xác nhận lại hợp đồng đó, việc biến một hành vi vô hiệu thành có hiệu lực là không thể. Về điểm này, phán quyết của Tòa án Tối cao Nhật Bản ngày 24 tháng 12 năm 1968 (1968) đã rõ ràng xác định rằng nhận chuyển giao tài sản không ghi trong điều lệ là vô hiệu và không thể trở nên có hiệu lực thông qua xác nhận sau này. Do đó, nếu đã quyết định sẽ nhận chuyển giao tài sản cụ thể sau khi thành lập, thì việc ghi rõ trong điều lệ là bước không thể thiếu.

Trách nhiệm liên quan đến việc thành lập công ty

Trong quá trình thành lập công ty, có thể phát sinh nhiều trách nhiệm pháp lý khác nhau. Những trách nhiệm này chủ yếu do người sáng lập công ty gánh vác, nhưng chúng bao gồm nhiều lĩnh vực và nội dung khác nhau. Dưới đây, chúng tôi sẽ giải thích về trách nhiệm đối với công ty cổ phần sau khi thành lập, trách nhiệm đối với bên thứ ba là đối tác giao dịch, và trách nhiệm của “người sáng lập giả định”.

Trách nhiệm đối với công ty cổ phần sau khi thành lập

Người sáng lập phải thực hiện nhiệm vụ thành lập công ty với sự chú ý của một người quản lý tốt. Nếu vi phạm nghĩa vụ này, người sáng lập có thể phải chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại cho công ty đã được thành lập.

Điều 52, khoản 1 của Luật Công ty Nhật Bản (Heisei (1989)) quy định rằng, nếu người sáng lập đã lơ là nhiệm vụ của mình trong việc thành lập công ty, họ phải chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại phát sinh cho công ty cổ phần. Ví dụ, trường hợp chi trả chi phí thành lập không cần thiết hoặc gây thiệt hại cho công ty thông qua các hoạt động chuẩn bị kinh doanh không phù hợp. Trách nhiệm này không thể được miễn trừ nếu không có sự đồng ý của tổng số cổ đông (Điều 54, khoản 1 của Luật Công ty Nhật Bản).

Ngoài ra, trong trường hợp góp vốn bằng tài sản (không phải tiền mặt) hoặc nhận tài sản như đã nêu trên, nếu giá trị tài sản được ghi trong điều lệ thấp hơn đáng kể so với giá trị thực tế, người sáng lập cũng phải chịu trách nhiệm đặc biệt. Điều 52-2, khoản 1 của Luật Công ty Nhật Bản quy định rằng, trong trường hợp như vậy, người sáng lập phải chịu trách nhiệm liên đới bồi thường cho công ty số tiền thiếu hụt. Đây là trách nhiệm nghiêm ngặt nhằm đảm bảo tài sản của công ty được bảo vệ, và người sáng lập không thể miễn trừ ngay cả khi họ chứng minh rằng đã không lơ là trong việc thực hiện nhiệm vụ của mình.

Trách nhiệm đối với bên thứ ba

Người sáng lập cũng có thể phải chịu trách nhiệm đối với bên thứ ba là đối tác giao dịch liên quan đến các hành động trong quá trình thành lập công ty.

Đầu tiên, nếu người sáng lập có hành vi xấu hoặc sai lầm nghiêm trọng trong việc thực hiện nhiệm vụ của mình khi thành lập công ty, họ phải chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại cho bên thứ ba (Điều 53, khoản 1 của Luật Công ty Nhật Bản). Ví dụ, có thể xem xét trường hợp người sáng lập trình bày kế hoạch kinh doanh giả mạo để vay vốn từ bên thứ ba.

Quan trọng hơn, là trách nhiệm trong trường hợp công ty không được thành lập. Nếu quá trình thành lập công ty bị đình trệ và công ty không được thành lập, người sáng lập phải chịu trách nhiệm liên đới về các hành động đã thực hiện liên quan đến việc thành lập công ty (Điều 56 của Luật Công ty Nhật Bản). Ví dụ, nếu công ty không được thành lập, tất cả người sáng lập sẽ trở thành các bên trong hợp đồng thuê văn phòng đã ký kết dựa trên việc thành lập công ty. Ngoài ra, chi phí đã chi ra cho những hành động đó cũng phải được tất cả người sáng lập chia sẻ và chịu trách nhiệm liên đới. Đây là quy định nhằm bảo vệ bên thứ ba và thể hiện trách nhiệm nặng nề của người sáng lập.

Trách nhiệm của người sáng lập giả định

Cuối cùng, có trường hợp những người không phải là người sáng lập theo hình thức nhưng thực chất đã tham gia vào việc thành lập công ty phải chịu trách nhiệm. Đây được gọi là trách nhiệm của “người sáng lập giả định”.

Điều 55 của Luật Công ty Nhật Bản đề cập đến hai trường hợp sau. Trường hợp đầu tiên là người đã đồng ý ghi hoặc ghi lại tên hoặc tên công ty của mình và ủng hộ việc thành lập công ty cổ phần trong quảng cáo mời gọi cổ phần hoặc các tài liệu hoặc bản ghi điện tử khác liên quan đến việc mời gọi đó. Ví dụ, một doanh nhân nổi tiếng cho phép sử dụng uy tín của mình cho việc thành lập công ty. Trường hợp thứ hai là người không ký tên hoặc đóng dấu trong điều lệ như một người sáng lập khi thành lập công ty cổ phần.

Những người này được coi là người sáng lập và phải chịu trách nhiệm giống như người sáng lập đã được giải thích trước đây (trách nhiệm đối với công ty, trách nhiệm đối với bên thứ ba). Điều này dựa trên quan điểm rằng, nếu họ đã tạo ra uy tín từ bên ngoài cho việc thành lập công ty thông qua tên hoặc hành động của mình, họ nên chịu trách nhiệm tương xứng với uy tín đó. Khi tham gia vào việc thành lập công ty, cần nhận thức được rằng, ngay cả khi không chính thức là người sáng lập, bạn cũng có thể phải chịu trách nhiệm pháp lý nặng nề tùy thuộc vào cách thức tham gia của mình.

Tóm Lược

Việc thành lập công ty là bước khởi đầu đầy hy vọng cho một doanh nghiệp mới, nhưng quá trình này đi kèm với những vấn đề pháp lý phức tạp như đã được giải thích trong bài viết này. Đặc biệt, việc xác định hiệu lực và trách nhiệm của các hành động trong giai đoạn “công ty đang được thành lập” là một thách thức mà không có kiến thức chuyên môn thì khó có thể đánh giá một cách chính xác. Các hành động vượt quá quyền hạn của người sáng lập không chỉ gây ra gánh nặng không mong muốn cho công ty sau khi thành lập mà còn tiềm ẩn rủi ro người sáng lập phải chịu trách nhiệm không giới hạn. Nếu bỏ qua các thủ tục nghiêm ngặt như việc nhận chuyển giao tài sản, thì ngay cả nền tảng của kế hoạch kinh doanh mà bạn đã dự định cũng có thể bị đảo lộn. Việc xác định và quản lý đúng đắn những rủi ro này từ trước là bước đầu tiên quan trọng để thực hiện việc thành lập công ty một cách suôn sẻ và đảm bảo quản lý kinh doanh lành mạnh trong tương lai.

Văn phòng luật sư Monolith có kinh nghiệm phong phú trong việc hỗ trợ khách hàng với nhiều vấn đề pháp lý liên quan đến doanh nghiệp, đặc biệt là các vấn đề pháp lý phát sinh trước và sau khi công ty được thành lập. Chúng tôi, dựa trên hiểu biết sâu rộng về Luật Công ty của Nhật Bản (Japanese Corporate Law), phân tích các rủi ro tiềm ẩn liên quan đến hành động và trách nhiệm của công ty đang trong quá trình thành lập và đề xuất giải pháp tối ưu nhất cho khách hàng. Ngoài ra, văn phòng chúng tôi còn có các chuyên gia nói tiếng Anh với bằng cấp luật sư nước ngoài, có khả năng cung cấp hỗ trợ pháp lý chính xác và tận tâm mà không gặp rào cản ngôn ngữ, ngay cả đối với khách hàng muốn mở rộng kinh doanh quốc tế. Nếu bạn đang lo lắng về vấn đề pháp lý trong giai đoạn quan trọng của việc thành lập công ty, xin đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để được tư vấn.