Các Phương Pháp Giải Quyết Xung Đột Lao Động trong Luật Lao Động Nhật Bản: Tổng Quan về Hệ Thống và Ứng Dụng Chiến Lược

Trong quản lý doanh nghiệp, các tranh chấp lao động giữa nhà quản lý và người lao động, hay còn gọi là tranh chấp lao động, là một trong những rủi ro quản lý không thể tránh khỏi. Những tranh chấp này có thể liên quan đến các vấn đề từ quyền lợi và nghĩa vụ cụ thể như tiền lương chưa thanh toán hay tính hợp lệ của việc sa thải, cho đến các vấn đề về mối quan hệ tương lai như thay đổi điều kiện lao động. Khi tranh chấp tiến triển đến kiện tụng, doanh nghiệp không chỉ phải tốn nhiều thời gian và chi phí mà còn có thể gây tổn hại nghiêm trọng đến uy tín và hình ảnh thương hiệu do các phiên tòa thường được công khai. Để quản lý rủi ro này và tìm kiếm giải pháp nhanh chóng và linh hoạt hơn, hệ thống pháp luật Nhật Bản tích cực khuyến khích sử dụng các thủ tục giải quyết tranh chấp ngoài tòa án, hay còn gọi là Thủ tục Giải quyết Tranh chấp Thay thế (Alternative Dispute Resolution, ADR). ADR là quy trình mà một bên thứ ba công bằng và trung lập tham gia vào cuộc thảo luận giữa các bên liên quan để hướng tới một thỏa thuận, mang lại nhiều lợi ích chiến lược cho doanh nghiệp như tính riêng tư, tốc độ nhanh, chi phí thấp và khả năng giải quyết linh hoạt. Hệ thống ADR trong lĩnh vực lao động tại Nhật Bản chủ yếu được cung cấp bởi các cơ quan hành chính, và trung tâm của nó là ‘Cục Lao động các tỉnh’ và ‘Ủy ban Lao động’. Dịch vụ do các cơ quan này cung cấp là cơ sở hạ tầng vô cùng quan trọng giúp doanh nghiệp giải quyết hiệu quả các thách thức quản lý liên quan đến tranh chấp lao động. Bài viết này sẽ giải thích cụ thể nội dung và quy trình của các thủ tục ADR công cộng này, và từ góc độ quản lý, phân tích cách doanh nghiệp có thể sử dụng chiến lược các hệ thống này như thế nào.

Xung đột lao động và hệ thống giải quyết xung đột tại Nhật Bản

Xung đột lao động tại Nhật Bản có thể được phân loại thành “xung đột lao động cá nhân” và “xung đột lao động tập thể”. Loại đầu tiên là xung đột giữa từng người lao động và người sử dụng lao động, trong khi loại sau đề cập đến xung đột giữa công đoàn và người sử dụng lao động. Ngoài ra, tùy thuộc vào nội dung của xung đột, chúng có thể được phân loại thành “xung đột quyền lợi”, nơi các bên tranh chấp về sự tồn tại của quyền lợi theo luật định hoặc hợp đồng lao động, và “xung đột lợi ích”, nơi các bên đòi hỏi việc thiết lập hoặc thay đổi quan hệ quyền lợi trong tương lai, như tăng lương hoặc thay đổi điều kiện làm việc.

Mối quan hệ lao động trong xã hội doanh nghiệp Nhật Bản được hình thành trong bối cảnh của mối quan hệ con người liên tục dựa trên giả định về việc làm lâu dài, do đó, một khi xung đột phát sinh, mối quan hệ này có thể trở nên phức tạp. Trong tình huống như vậy, việc giải quyết xung đột thông qua tố tụng có thể để lại những vết nứt khó khắc phục trong môi trường làm việc, ngay cả khi phía doanh nghiệp thắng kiện. Ngược lại, ADR (Thủ tục giải quyết tranh chấp thay thế) nhằm mục tiêu hình thành sự đồng thuận giữa các bên, do đó có thể là lựa chọn ưu việt hơn so với tố tụng trong việc giải quyết triệt để xung đột và tái thiết mối quan hệ lao động lành mạnh sau đó.

Thực tế, hơn 1,2 triệu cuộc tư vấn đã được gửi đến các Trung tâm Tư vấn Lao động Toàn diện do Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi Nhật Bản thiết lập trên toàn quốc mỗi năm, cho thấy số lượng xung đột lao động tiềm ẩn là rất lớn. Sự thật này ngụ ý rằng việc doanh nghiệp hiểu và chuẩn bị trước các phương tiện giải quyết xung đột hiệu quả là vô cùng quan trọng. Đặc biệt, ngay cả trong các “xung đột quyền lợi” điển hình như tranh chấp về tính hợp lệ của việc sa thải, thực tế thường biểu hiện như một cuộc đàm phán về số tiền giải quyết, tức là “xung đột lợi ích”. Thực tế của những xung đột này làm nổi bật tính hữu ích của ADR, cho phép tìm kiếm giải pháp tài chính linh hoạt phù hợp với hoàn cảnh thực tế của các bên hơn là tố tụng bị ràng buộc bởi sự giải thích pháp luật nghiêm ngặt. Việc sử dụng ADR giúp doanh nghiệp có thể chuyển đổi rủi ro pháp lý không chắc chắn thành chi phí kinh doanh có thể dự đoán và quản lý được.

Dịch vụ xử lý tranh chấp lao động cá nhân tại các Sở Lao động tỉnh/thành phố ở Nhật Bản

Tại Nhật Bản, các Sở Lao động tỉnh/thành phố được thiết lập trên khắp cả nước, cung cấp dịch vụ giải quyết tranh chấp lao động cá nhân miễn phí dựa trên “Luật Thúc đẩy Giải quyết Các Tranh chấp Lao động Cá nhân”. Hệ thống này chủ yếu bao gồm ba dịch vụ theo từng giai đoạn.

Đầu tiên là “Tư vấn lao động tổng hợp”. Đây là cửa sổ cung cấp thông tin nhằm ngăn chặn tranh chấp từ trước, nơi mà các chuyên viên tư vấn cung cấp thông tin về luật lệ và các ví dụ án lệ cho các vấn đề lao động mà người lao động hay chủ doanh nghiệp đưa ra.

Thứ hai là “Tư vấn và hướng dẫn”. Khi việc giải quyết tự phát giữa các bên trở nên khó khăn, người đứng đầu Sở Lao động tỉnh/thành phố sẽ chỉ ra các vấn đề và đề xuất hướng giải quyết. Tuy nhiên, điều này không có sức mạnh pháp lý bắt buộc, mà chỉ nhằm khuyến khích giải quyết tự nguyện giữa các bên.

Và thứ ba, đóng vai trò trung tâm là “Trung gian (Mediation)”. Đây là quy trình mà “Ủy ban Điều chỉnh Tranh chấp”, bao gồm các chuyên gia về vấn đề lao động như luật sư và giáo sư đại học, tham gia vào cuộc thảo luận giữa các bên để tìm kiếm giải pháp cho vấn đề.

Quy trình cụ thể của trung gian như sau: Đầu tiên, người lao động hoặc chủ doanh nghiệp nộp đơn xin trung gian tại Sở Lao động tỉnh/thành phố có thẩm quyền để bắt đầu quy trình. Không có chi phí nào được yêu cầu. Khi đơn được chấp nhận, Sở Lao động sẽ kêu gọi bên liên quan tham gia quy trình trung gian. Tuy nhiên, việc tham gia này là tự nguyện và không thể bắt buộc bên kia tham gia. Nếu bên kia đồng ý tham gia, một ngày trung gian sẽ được ấn định, và các thành viên ủy ban trung gian sẽ thường xuyên lắng nghe từng bên một cách riêng biệt. Quy trình này được thực hiện hoàn toàn kín đáo, do đó thông tin nội bộ của công ty hoặc quyền riêng tư cá nhân sẽ không bị rò rỉ ra ngoài. Các thành viên trung gian sẽ sắp xếp các yêu cầu của cả hai bên và khuyến khích họ tiến gần hơn đến một giải pháp. Đôi khi, họ cũng có thể đưa ra một giải pháp cụ thể (đề xuất trung gian). Nếu cả hai bên đồng ý với đề xuất đó, nội dung thỏa thuận sẽ có hiệu lực như một hợp đồng hòa giải theo luật dân sự và có sức ràng buộc pháp lý đối với các bên. Nếu không đạt được thỏa thuận, quy trình trung gian sẽ kết thúc với tình trạng “đình chỉ”.

Theo thống kê của Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi, các vấn đề tư vấn về tranh chấp lao động cá nhân trong lĩnh vực dân sự thường gặp nhất là “bắt nạt và quấy rối”, tiếp theo là “sa thải” và “giảm điều kiện lao động”. Dữ liệu này cho thấy mối quan hệ giữa con người tại nơi làm việc ở Nhật Bản là nguồn gốc chính của các tranh chấp, và doanh nghiệp không chỉ cần tuân thủ pháp luật mà còn cần chính sách nhân sự tích cực để xây dựng môi trường làm việc tốt.

Ngoài ra, điều đáng chú ý là trong số các lý do kết thúc quy trình trung gian, việc đạt được thỏa thuận chỉ chiếm khoảng 30%, và khoảng 65% không đạt được thỏa thuận và kết thúc với tình trạng “đình chỉ”. Tỷ lệ đình chỉ cao này có thể trông như là giới hạn của hệ thống. Tuy nhiên, từ góc độ chiến lược kinh doanh, có thể có một cách giải thích khác. Giá trị của việc tham gia quy trình trung gian đối với doanh nghiệp không chỉ nằm ở việc đạt được thỏa thuận. Ngay cả khi không đạt được thỏa thuận, việc tham gia có thể là bằng chứng tốt cho thấy doanh nghiệp đã thực sự nghiêm túc trong việc giải quyết vấn đề thông qua đàm phán trong các phiên tòa lao động hoặc kiện tụng sau này. Hơn nữa, việc có thể hiểu rõ lập luận và bằng chứng của đối phương mà không tốn kém trong môi trường kín đáo này là cơ hội thu thập thông tin cực kỳ có giá trị cho việc xây dựng chiến lược đối phó với tranh chấp sau này. Do đó, việc từ chối tham gia khi được đề nghị trung gian từ phía người lao động có thể trông như là tránh được tranh chấp trong ngắn hạn, nhưng về lâu dài có thể đẩy đối phương vào các thủ tục công khai và đối đầu hơn, cuối cùng có thể gây bất lợi cho doanh nghiệp. Việc tham gia trung gian nên được xem là một quá trình chiến lược không chỉ để giải quyết tranh chấp mà còn để đánh giá và quản lý rủi ro.

Quy trình giải quyết và điều chỉnh tranh chấp lao động tại Ủy ban Lao động Nhật Bản

Trong khi các Sở Lao động tỉnh chủ yếu giải quyết các tranh chấp lao động cá nhân, Ủy ban Lao động được thiết lập tại mỗi tỉnh và cấp quốc gia (Ủy ban Lao động Trung ương) lại có thẩm quyền rộng lớn hơn, không chỉ xử lý các tranh chấp lao động tập thể (đình công) mà còn cả tranh chấp cá nhân. Các thủ tục điều chỉnh tranh chấp do Ủy ban Lao động cung cấp bao gồm ba loại: “hòa giải,” “điều đình,” và “trọng tài.”

“Hòa giải (Mediation)” tương tự như thủ tục hòa giải của Sở Lao động tỉnh, nhưng điểm khác biệt lớn nằm ở thành phần tham gia. Các hòa giải viên của Ủy ban Lao động thường bao gồm đại diện cho lợi ích công cộng, đại diện cho người lao động, và đại diện cho người sử dụng lao động. Sự tham gia của ba bên này có nghĩa là người đại diện cho mỗi bên sẽ tham gia vào cuộc thảo luận, đặc biệt là sự có mặt của đại diện người sử dụng lao động giúp tìm kiếm giải pháp thực tiễn dựa trên thực tế kinh doanh và thói quen ngành nghề. Thủ tục bắt đầu theo yêu cầu của các bên liên quan, và hòa giải viên sẽ lắng nghe quan điểm của cả hai bên, đưa ra lời khuyên và đôi khi là đề xuất giải pháp hòa giải. Tuy nhiên, việc chấp nhận giải pháp này là tự nguyện.

“Điều đình (Conciliation)” là thủ tục hình thức hơn hòa giải. Tương tự như hòa giải, một ủy ban điều đình ba bên cũng được thành lập, không chỉ lắng nghe quan điểm của các bên mà còn tiến hành điều tra sự kiện khi cần thiết. Dựa trên đó, ủy ban sẽ soạn thảo một đề xuất điều đình chính thức và khuyến nghị các bên chấp nhận. Mặc dù đề xuất này không có tính chất bắt buộc, nhưng vì nó dựa trên điều tra sự kiện chi tiết của cơ quan công quyền, nó có một trọng lượng nhất định đối với các bên liên quan. Nếu cả hai bên đều chấp nhận, nội dung sẽ có hiệu lực như một hợp đồng.

Thủ tục “trọng tài (Arbitration)” là đặc biệt và mạnh mẽ nhất. Trọng tài chỉ được bắt đầu khi cả hai bên đồng ý với thủ tục hoặc khi có quy định trong hợp đồng lao động. Ủy ban trọng tài thường chỉ bao gồm đại diện công cộng, xem xét quan điểm của cả hai bên và đưa ra “phán quyết trọng tài” cuối cùng. Điểm nổi bật nhất của phán quyết trọng tài là tính ràng buộc pháp lý của nó. Phán quyết có hiệu lực tương đương với hợp đồng lao động và các bên liên quan phải tuân theo nội dung của nó theo luật định. Không thể khiếu nại đối với phán quyết này.

Do tính chất cuối cùng và ràng buộc của nó, thủ tục trọng tài có thể được coi là một con dao hai lưỡi đối với doanh nghiệp. Nó có thể là một lựa chọn hiệu quả khi sự kéo dài của tranh chấp có ảnh hưởng lớn đến quản lý doanh nghiệp hoặc khi doanh nghiệp tự tin vào lập trường của mình và mong muốn một giải quyết cuối cùng nhanh chóng. Tuy nhiên, một khi đã đưa ra trọng tài, doanh nghiệp sẽ hoàn toàn mất quyền kiểm soát kết quả của tranh chấp. Rủi ro của một phán quyết không thể dự đoán hoặc khó chấp nhận là điều cần xem xét, vì vậy việc sử dụng trọng tài nên dựa trên sự cân nhắc cẩn thận giữa lợi ích pháp lý và kinh doanh, và đó là một quyết định quản lý cấp cao.

So Sánh Chiến Lược Các Phương Thức Giải Quyết

Như chúng ta đã thấy, luật lao động của Nhật Bản cung cấp nhiều lựa chọn ADR (Alternative Dispute Resolution – Giải quyết tranh chấp thay thế) thông qua hai cơ quan công cộng là Sở Lao Động của các tỉnh và Ủy Ban Lao Động. Việc lựa chọn phương thức giải quyết nào hoặc cách phản ứng với thủ tục được đề xuất bởi bên đối diện, tùy thuộc vào bản chất và hoàn cảnh của tranh chấp mà doanh nghiệp đang đối mặt, là một chiến lược quan trọng trong việc giải quyết tranh chấp.

Đầu tiên, nếu phân loại theo loại tranh chấp, thì sự can thiệp của Sở Lao Động của các tỉnh chuyên biệt cho các tranh chấp với từng người lao động, trong khi Ủy Ban Lao Động có thể giải quyết từ tranh chấp tập thể với các công đoàn cho đến các tranh chấp cá nhân.

Tiếp theo, xét về khía cạnh cưỡng chế của thủ tục, có một hệ thống rõ ràng. Sự can thiệp của Sở Lao Động của các tỉnh và sự can thiệp cũng như hòa giải của Ủy Ban Lao Động đều hoàn toàn tự nguyện, cả việc tham gia lẫn chấp nhận giải pháp được đề xuất. Các thủ tục này chỉ hỗ trợ việc hình thành sự đồng thuận tự nguyện giữa các bên. Ngược lại, trọng tài của Ủy Ban Lao Động yêu cầu sự đồng ý của cả hai bên để bắt đầu, nhưng một khi đã bắt đầu, quy trình và kết quả (phán quyết trọng tài) có tính ràng buộc pháp lý đối với các bên và không cho phép khiếu nại. Đây là đặc điểm nổi bật nhất của trọng tài: “bắt đầu tự nguyện và kết thúc cưỡng chế”.

Ngoài ra, cấu trúc của cơ quan trung gian trung lập cũng là một khác biệt quan trọng. Ủy Ban Điều Phối Tranh Chấp của Sở Lao Động của các tỉnh chủ yếu bao gồm các chuyên gia pháp luật, trong khi sự can thiệp và hòa giải của Ủy Ban Lao Động được cấu thành từ đại diện của công chúng, người lao động và người sử dụng lao động. Cấu trúc ba bên này cho phép xem xét từ nhiều quan điểm khác nhau và đặc biệt phản ánh quan điểm của người sử dụng lao động, có thể dẫn đến một giải pháp hài lòng cho doanh nghiệp.

Tất cả các thủ tục này đều có lợi thế chung là không tốn chi phí và được tiến hành một cách kín đáo. Điều này là một lợi thế lớn của ADR so với việc kiện tụng, mà thường tốn kém về thời gian và chi phí và nội dung được công khai.

Bảng dưới đây so sánh các đặc điểm chính của các thủ tục này.

Tổng kết

Như đã được phân tích trong bài viết này, hệ thống pháp luật lao động của Nhật Bản đã thiết lập một khuôn khổ đa dạng và phức tạp cho các thủ tục giải quyết tranh chấp ngoài tòa án (ADR) thông qua các Sở Lao động tỉnh và Ủy ban Lao động. Các hệ thống này có những ưu điểm chung như tính riêng tư, tốc độ nhanh chóng và chi phí thấp, trở thành công cụ mạnh mẽ giúp các doanh nghiệp quản lý linh hoạt và chiến lược các rủi ro quản trị không thể tránh khỏi như tranh chấp lao động mà không cần phụ thuộc vào các thủ tục tố tụng công cộng và cứng nhắc. Từ các thủ tục dựa trên sự đồng thuận như hòa giải và điều đình, đến trọng tài – một quyết định cuối cùng có tính ràng buộc, các doanh nghiệp có thể lựa chọn phương thức phù hợp nhất tùy thuộc vào tình hình cụ thể của tranh chấp và mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Việc hiểu biết đúng đắn và sử dụng hiệu quả các hệ thống này không chỉ giải quyết từng tranh chấp cụ thể mà còn thiết yếu trong việc bảo vệ uy tín doanh nghiệp và duy trì, xây dựng mối quan hệ lao động lành mạnh.

Tuy nhiên, để vượt qua thành công các thủ tục này, việc chỉ có kiến thức pháp luật là không đủ. Sự hiểu biết sâu sắc về thực tiễn vận hành của từng cơ quan, động lực của quá trình đàm phán, và đôi khi là những quy ước không được ghi chép lại, là điều cần thiết. Văn phòng luật sư Monolith, với kinh nghiệm phong phú trong việc đại diện cho nhiều doanh nghiệp khách hàng tại Nhật Bản, từ việc hòa giải tại Sở Lao động tỉnh đến thủ tục điều chỉnh tại Ủy ban Lao động, chúng tôi tự hào về những thành tựu đã đạt được liên quan đến các chủ đề được giải thích trong bài viết này. Văn phòng chúng tôi có nhiều luật sư nói tiếng Anh với bằng cấp luật sư nước ngoài, có khả năng cung cấp hỗ trợ pháp lý dựa trên giao tiếp trôi chảy và hiểu biết sâu sắc cho các doanh nghiệp triển khai hoạt động quốc tế và đối mặt với những thách thức đặc thù. Nếu bạn đang gặp vấn đề liên quan đến tranh chấp lao động, xin đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để được tư vấn.