Điều khoản nào nên được đưa vào hợp đồng bảo dưỡng hệ thống? Giải thích các điểm cần lưu ý

Việc áp dụng hệ thống do các công ty khác phát triển để thực hiện hoạt động kinh doanh đang trở nên phổ biến. Tuy nhiên, việc áp dụng hệ thống không chỉ dừng lại ở việc triển khai. Cần phải có sự bảo dưỡng để đối phó với các lỗi hoặc sự cố có thể xảy ra sau khi triển khai. Việc bảo dưỡng hệ thống như vậy thường được giao cho bên ngoài.

Do đó, trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích các điều khoản cần thiết và những điểm cần lưu ý trong hợp đồng bảo dưỡng hệ thống dành cho những doanh nghiệp và kỹ sư đang cân nhắc ký kết hợp đồng bảo dưỡng hệ thống.

Hợp đồng bảo dưỡng hệ thống là gì

Hợp đồng bảo dưỡng hệ thống là một loại hợp đồng liên quan đến việc bảo dưỡng hệ thống.

Bảo dưỡng hệ thống nghĩa là khi hệ thống gặp sự cố hoặc lỗi, việc sửa chữa những sự cố hoặc lỗi này để khôi phục lại trạng thái bình thường của hệ thống.

Có một thuật ngữ thường được sử dụng cùng với bảo dưỡng hệ thống, đó là vận hành hệ thống. Vận hành hệ thống nghĩa là duy trì trạng thái bình thường của hệ thống và ngăn chặn sự cố hoặc lỗi xảy ra.

Do bản chất của hệ thống, có nhiều trường hợp xảy ra lỗi hoặc sự cố, việc bảo dưỡng hệ thống là một công việc quan trọng để hệ thống hoạt động bình thường.

https://monolith.law/corporate/dataloss-risk-and-measures[ja]

https://monolith.law/corporate/laws-concerning-disputes-and-troubles-at-the-system-operation-stage[ja]

Ví dụ về công việc cụ thể của bảo dưỡng hệ thống

Công việc cụ thể của bảo dưỡng hệ thống bao gồm việc sao lưu hệ thống và sửa chữa khi xảy ra sự cố.

Công việc sao lưu hệ thống nghĩa là sao chép dữ liệu trong hệ thống để phòng ngừa hỏng hóc dữ liệu do lỗi hoặc sự cố của hệ thống, và lưu trữ dữ liệu này trên các phương tiện lưu trữ khác.

Công việc sửa chữa khi xảy ra sự cố nghĩa là khi hệ thống gặp sự cố, giải quyết sự cố và khôi phục hoạt động bình thường của hệ thống.

Điểm cần lưu ý khi soạn thảo và xem xét hợp đồng bảo dưỡng hệ thống

Nếu hệ thống ngừng hoạt động do lỗi hoặc bug, có thể gây ra trở ngại lớn cho việc vận hành doanh nghiệp, do đó việc bảo dưỡng hệ thống là một công việc rất quan trọng.

Để công việc bảo dưỡng hệ thống được thực hiện đúng cách, việc ký kết hợp đồng bảo dưỡng hệ thống với nội dung chắc chắn là rất quan trọng.

Dưới đây, chúng tôi sẽ giải thích những điểm cần lưu ý trong hợp đồng bảo dưỡng hệ thống.

Làm rõ phạm vi áp dụng

Ngay cả khi nói chung chung về hệ thống, có nhiều loại hệ thống khác nhau và phạm vi của chúng cũng rất đa dạng.

Nếu phạm vi áp dụng của hệ thống không được làm rõ, có thể xảy ra sự hiểu lầm giữa người ủy thác và người được ủy thác, có thể dẫn đến rắc rối.

Vì vậy, trong hợp đồng bảo dưỡng hệ thống, việc làm rõ phạm vi áp dụng của việc bảo dưỡng là rất quan trọng.

Về điều khoản liên quan đến phạm vi áp dụng, ví dụ, có thể xem xét việc quy định các điều khoản như sau.

Điều ● (Mục đích)
Người ủy thác, ủy thác cho người được ủy thác công việc bảo dưỡng hệ thống ●●●● (sau đây gọi là “hệ thống này”) được sử dụng cho khách hàng của người ủy thác (sau đây gọi là “công việc này”), và người được ủy thác chấp nhận việc này.

Làm rõ công việc áp dụng

Như đã nói ở trên, ngay cả khi nói chung chung về bảo dưỡng, nó bao gồm nhiều nội dung công việc khác nhau.

Vì vậy, trong hợp đồng bảo dưỡng hệ thống, việc làm rõ công việc áp dụng cho việc bảo dưỡng là rất quan trọng.

Về điều khoản liên quan đến công việc áp dụng, ví dụ, có thể xem xét việc quy định các điều khoản như sau.

Điều ● (Nội dung công việc)
1. Người được ủy thác sẽ thực hiện công việc này dựa trên chỉ dẫn của người ủy thác, và nội dung của công việc này sẽ được quy định như sau.
(1) Điều tra và phân tích nguyên nhân của sự cố trong hệ thống này
(2) Công việc khôi phục rắc rối do sự cố trong hệ thống này
(3) Trả lời câu hỏi về cách vận hành và sử dụng hệ thống này
(4) Hỗ trợ công việc liên quan đến các mục trên
2. Người được ủy thác và người ủy thác xác nhận rằng công việc không được quy định trong các mục trên (bao gồm nhưng không giới hạn ở các công việc sau đây. Tương tự dưới đây.) không được bao gồm trong công việc này. Người ủy thác có thể yêu cầu người được ủy thác thực hiện công việc không được quy định trong các mục trên với một khoản phí, sau khi thỏa thuận giữa hai bên.
(1) Thay đổi thông số kỹ thuật của hệ thống này và các công việc phát triển khác
(2) Công việc ●●

Làm rõ thời gian và phương pháp phản hồi cho công việc bảo dưỡng

Với hệ thống, có thể xảy ra bug hoặc lỗi ở thời điểm không ngờ tới.

Tuy nhiên, người thực hiện công việc bảo dưỡng có thể không thể thực hiện công việc bảo dưỡng do vấn đề về tuyển dụng nhân viên hoặc mối quan hệ với công việc khác.

Ngoài ra, việc khôi phục hệ thống cần được thực hiện càng sớm càng tốt, do đó việc làm rõ phương pháp phản hồi từ trước cũng rất quan trọng để có thể liên lạc một cách trôi chảy.

Về điều khoản liên quan đến thời gian và phương pháp phản hồi cho công việc bảo dưỡng, ví dụ, có thể xem xét việc quy định các điều khoản như sau.

Điều ● (Phương pháp và thời gian phản hồi)
1. Phương pháp phản hồi cho công việc này sẽ là qua điện thoại hoặc email.
2. Trong trường hợp cần thiết phải cử nhân viên của người được ủy thác để thực hiện công việc này, người ủy thác sẽ chịu chi phí mà người được ủy thác đã bỏ ra để cử nhân viên.
3. Ngoài điều trên, trong trường hợp cần cử nhân viên của người được ủy thác hoặc bên thứ ba để thực hiện công việc này hoặc người ủy thác mong muốn cử nhân viên, người ủy thác sẽ chịu chi phí mà người được ủy thác đã bỏ ra để cử nhân viên hoặc bên thứ ba.
4. Thời gian phản hồi cho công việc này sẽ là từ ● giờ sáng đến ● giờ chiều vào ngày làm việc. Tuy nhiên, trong trường hợp cần phản hồi ngoài giờ, người ủy thác có thể yêu cầu người được ủy thác thực hiện công việc này ngoài giờ bằng cách trả thêm chi phí mà người được ủy thác đã quy định trước.

Điều khoản chính và giải thích về Hợp đồng bảo dưỡng hệ thống

Trước đây, chúng tôi đã giải thích về các điều khoản quan trọng trong Hợp đồng bảo dưỡng hệ thống, nhưng dưới đây, chúng tôi sẽ giải thích về các điều khoản chính khác của Hợp đồng bảo dưỡng hệ thống.

Điều khoản liên quan đến phí ủy thác

Điều khoản liên quan đến tiền tệ có khả năng gây rối, do đó, quan trọng là phải xác định rõ ràng các điều khoản liên quan đến phí ủy thác.

Về các điều khoản liên quan đến phí ủy thác, không chỉ cần xác định số tiền và phương pháp tính toán cụ thể của phí ủy thác, mà còn cần xác định thời gian thanh toán phí ủy thác.

Điều khoản về bảo mật

Khi thực hiện công việc bảo dưỡng hệ thống, có thể dự đoán rằng người được ủy thác sẽ tiếp xúc với thông tin bí mật của người ủy thác trong quá trình thực hiện công việc.

Vì vậy, có thể xem xét việc xác định các điều khoản về bảo mật để bảo vệ thông tin bí mật của người ủy thác.

Điều khoản về bảo vệ thông tin cá nhân

Khi thực hiện công việc bảo dưỡng hệ thống, nếu hệ thống liên quan đến quản lý khách hàng, có thể dự đoán rằng người được ủy thác sẽ tiếp xúc với thông tin cá nhân của khách hàng mà người ủy thác đang giữ trong quá trình thực hiện công việc.

Vì vậy, có thể xem xét việc xác định các điều khoản về bảo vệ thông tin cá nhân để bảo vệ thông tin cá nhân của khách hàng mà người ủy thác đang giữ.

Điều khoản về nơi làm việc

Tùy thuộc vào nội dung công việc bảo dưỡng hệ thống, có thể dự đoán rằng người được ủy nhiệm sẽ thực hiện công việc tại văn phòng của người ủy nhiệm.

Vì vậy, để người được ủy nhiệm có thể thực hiện công việc bảo dưỡng một cách trôi chảy, cần xác định các điều khoản liên quan đến nơi làm việc.

Điều khoản về bồi thường thiệt hại

Với công việc bảo dưỡng hệ thống, có thể dự đoán rằng sẽ có trường hợp người được ủy nhiệm không thể thực hiện công việc bảo dưỡng thành công, dẫn đến người ủy nhiệm phải chịu thiệt hại.

Trong trường hợp liên quan đến hệ thống, thiệt hại có thể mở rộng lớn, do đó, có thể xem xét việc xác định rõ ràng phạm vi thiệt hại trong các điều khoản về bồi thường thiệt hại.

Ngoài ra, cũng có thể xem xét việc giới hạn số tiền bồi thường thiệt hại, ví dụ như giới hạn trong phạm vi phí ủy thác.

Tổng kết

Đến đây, chúng tôi đã giải thích những điểm cần lưu ý trong hợp đồng bảo dưỡng hệ thống dành cho các doanh nghiệp và kỹ sư đang cân nhắc ký kết hợp đồng bảo dưỡng hệ thống.

Trong hợp đồng bảo dưỡng hệ thống, việc hiểu rõ công việc bảo dưỡng hệ thống nói chung và nắm bắt các điểm cần xác nhận trong hợp đồng bảo dưỡng hệ thống trước khi tạo và ký kết hợp đồng là rất quan trọng.

Đối với những người đang cân nhắc tạo hợp đồng bảo dưỡng hệ thống hoặc ký kết hợp đồng bảo dưỡng hệ thống, chúng tôi khuyến nghị bạn nên thảo luận với luật sư có kiến thức chuyên môn.

Giới thiệu về các biện pháp của văn phòng luật sư của chúng tôi

Văn phòng luật sư Monolis, chuyên về IT, đặc biệt là Internet và luật, là một văn phòng luật sư có chuyên môn cao về cả hai mặt. Khi sử dụng dịch vụ đại lý hỗ trợ tài chính một cách an toàn, việc tạo hợp đồng là cần thiết. Tại văn phòng luật sư của chúng tôi, chúng tôi tạo và xem xét hợp đồng cho các vụ việc khác nhau, từ các công ty niêm yết trên Tokyo Stock Exchange Prime đến các công ty khởi nghiệp. Nếu bạn gặp khó khăn với hợp đồng, vui lòng tham khảo bài viết dưới đây.

https://monolith.law/contractcreation[ja]