Klíčové body při vytváření základní smlouvy o zprostředkování pracovních sil

Při zaměstnávání nových pracovníků mají firmy možnost kromě vlastních inzerátů na volná místa také využít služeb personálních agentur, které jim představí vhodné kandidáty. Když se obrátíte na personální agenturu, může lépe pochopit vaše požadavky a pomoci vám najít pracovníky, kteří budou lépe vyhovovat vaší firmě.

Vzhledem k těmto výhodám je pravděpodobné, že mnoho firem zvažovalo využití služeb personálních agentur.

Avšak při využití těchto služeb je třeba uzavřít s personální agenturou ‘Základní smlouvu o zprostředkování pracovníků’, která obsahuje některé klauzule specifické pro zprostředkování pracovníků, na které je třeba dávat pozor.

V tomto článku proto vysvětlíme, na co si dát pozor při sestavování Základní smlouvy o zprostředkování pracovníků.

Co je to podnikání v oblasti lidských zdrojů

Obecně se předpokládá, že existují následující nevýhody, pokud společnost, která potřebuje zaměstnance, vydává inzeráty na pracovní místa sama:

1. Přicházejí žádosti od kandidátů, kteří nesplňují požadavky společnosti
2. Je obtížné zvládnout situaci, pokud je příliš mnoho žádostí
3. Nelze využít, pokud chce společnost udržet tajemství, že hledá zaměstnance
4. Nelze oslovit skupinu kandidátů, kteří nevyjadřují silné přání změnit zaměstnání

Podnikání v oblasti lidských zdrojů (služby pro zprostředkování lidských zdrojů) je služba, která překonává výše uvedené nevýhody a představuje kandidáty společnostem, které hledají zaměstnance.

Obecně platí, že agentury pro zprostředkování lidských zdrojů nejprve podrobně zjišťují, jaké zaměstnance si přeje společnost, která potřebuje zaměstnance, a poté představují společnost kandidátům, kteří uvažují o zaměstnání nebo změně zaměstnání.

Je třeba poznamenat, že existují tři hlavní typy agentur pro zprostředkování lidských zdrojů, v závislosti na způsobu zprostředkování lidských zdrojů:

① Registrace

Registrace, také známá jako obecný typ, je nejběžnějším typem agentur pro zprostředkování lidských zdrojů.

Metoda spočívá v představení zaměstnanců, kteří odpovídají společnosti, z kandidátů registrovaných u agentury pro zprostředkování lidských zdrojů. Pro společnosti je výhodou, že nejsou požadovány žádné počáteční náklady, ale mohou existovat případy, kdy nelze vyhovět zaměstnancům s odbornými znalostmi nebo speciálními dovednostmi.

② Hledání

Hledání, také známé jako headhunting, je metoda hledání zaměstnanců, kteří odpovídají požadavkům společnosti, nejen mezi kandidáty registrovanými v databázi agentury pro zprostředkování lidských zdrojů, ale také pomocí všech dostupných prostředků, jako jsou sociální sítě a kontakty.

Je možné najít zaměstnance, kteří splňují přísné nebo speciální požadavky, ale úspěšné odměny jsou často vyšší než u registrace, a mohou také vzniknout počáteční náklady, jako jsou zálohy.

③ Podpora při opětovném zaměstnání

Podpora při opětovném zaměstnání, také známá jako outplacement, je metoda představení zaměstnanců společnosti, která chce provést restrukturalizaci personálu kvůli propouštění nebo zmenšení podnikání, jiným společnostem.

Tento typ je financován společností, která chce provést restrukturalizaci personálu, takže společnosti, které přijímají doporučení, mohou zaměstnávat za nízké náklady, ale počet a typy zaměstnanců jsou omezené.

Ačkoli výhody a nevýhody se liší v závislosti na typu zprostředkování lidských zdrojů, obecně lze říci, že výhody využití služeb pro zprostředkování lidských zdrojů zahrnují následující:

Představují se pouze kandidáti, kteří splňují požadavky společnosti

Pokud využijete služby pro zprostředkování lidských zdrojů, agentura pro zprostředkování lidských zdrojů bude podrobně znát vaše požadavky.

Například, je lepší, pokud má kandidát málo změn zaměstnání, je lepší, pokud má kandidát speciální kvalifikaci, chci hledat někoho, kdo má zkušenosti s určitou prací, atd.

Podrobné požadavky společnosti, jako jsou tyto, mohou být obtížné napsat do inzerátu na pracovní místo, který může být prohlížen nespecifikovaným počtem lidí, ale pokud požádáte agenturu pro zprostředkování lidských zdrojů, můžete získat výhodu, že vám pomůže s detailními požadavky.

Navíc, požadavky společnosti jsou obvykle zveřejněny pouze kandidátům, takže se nemusíte obávat, že by podmínky pro zaměstnání byly viděny nezúčastněnými třetími stranami.

Není zde riziko, že by došlo k velkému počtu žádostí

Pokud využijete služby pro zprostředkování lidských zdrojů, budou vám představeni pouze kandidáti, kteří splňují požadavky společnosti, takže můžete vyřešit problém, kdy je příliš mnoho žádostí, což zatěžuje pracovníky v oblasti lidských zdrojů, což je běžný problém, když vydáváte inzeráty na pracovní místa.

Navíc, když odmítáte žádosti od kandidátů, zástupce agentury pro zprostředkování lidských zdrojů za vás odmítne tak, aby to nebylo nepříjemné, což může také snížit zátěž pro společnost.

Můžete udržet tajemství, že hledáte zaměstnance

Pokud je účelem využití služeb pro zprostředkování lidských zdrojů najít zaměstnance pro nový projekt, může se stát, že společnost nechce zveřejnit skutečnost, že hledá zaměstnance.

Čím více je projekt důležitý pro osud společnosti, tím více může zveřejnění skutečnosti, že hledáte zaměstnance, poškodit zisk společnosti, pokud to zjistí konkurenční společnosti.

Můžete oslovit ty, kteří nemají silné přání změnit zaměstnání

Velký rozdíl mezi vydáváním inzerátů na pracovní místa samotnou společností a využitím služeb pro zprostředkování lidských zdrojů spočívá v tom, že můžete přistupovat k jednotlivým kandidátům prostřednictvím zástupce agentury pro zprostředkování lidských zdrojů.

Mezi lidmi, kteří jsou registrováni u agentury pro zprostředkování lidských zdrojů, je mnoho lidí, kteří jsou spokojeni se svou současnou společností a nechtějí okamžitě změnit zaměstnání, ale jsou registrováni pro sběr informací.

Tito lidé jsou často vysoce hodnoceni ve svých současných společnostech a jsou pravděpodobně vynikajícími zaměstnanci, ale často se nepřihlásí na inzeráty na pracovní místa.

Pokud využijete služby pro zprostředkování lidských zdrojů, můžete přistupovat k těmto vynikajícím zaměstnancům, jakoby jste je “lovili na jednoho”.

Takto můžete hledat zaměstnance, kteří by se jinak na trhu práce neobjevili, což je velkou výhodou využití služeb pro zprostředkování lidských zdrojů.

Rozdíly mezi zprostředkováním pracovních sil a jejich dočasným nasazením

Při hledání lidí, kteří by pro firmu pracovali, je jednou z možností využití dočasného nasazení pracovních sil.

V případě zprostředkování pracovních sil, zprostředkovatelská firma funguje pouze jako prostředník a skutečnou pracovní smlouvu uzavírají firma a kandidát.

Na druhou stranu, v případě dočasného nasazení pracovních sil, pracovní smlouvu uzavírají dočasná pracovní agentura a pracovník.

Proto lze říci, že dočasné nasazení pracovních sil a zprostředkování pracovních sil se z právního hlediska velmi liší. Podrobnosti o klíčových bodech při vytváření základní smlouvy o dočasném nasazení pracovníků jsou vysvětleny v následujícím článku.

https://monolith.law/corporate/worker-dispatch-contract[ja]

Klíčové body při kontrole základní smlouvy o zprostředkování pracovních sil

Při využití služeb zprostředkování pracovních sil je běžné uzavřít základní smlouvu o zprostředkování pracovních sil. V této smlouvě jsou některé klauzule, na které je třeba si dát pozor, specifické pro zprostředkování pracovních sil.

Níže představujeme klíčové body při kontrole základní smlouvy o zprostředkování pracovních sil, včetně konkrétních příkladů klauzulí.

Je třeba poznamenat, že pro provozování služeb zprostředkování pracovních sil je v zásadě nutné získat povolení pro placené zprostředkování zaměstnání (Japanese Paid Employment Introduction Business).

Je tedy důležité ověřit, zda bylo toto povolení získáno před tím, než požádáte agenturu pro zprostředkování pracovních sil.

Podrobnosti o povolení pro placené zprostředkování zaměstnání jsou vysvětleny v následujícím článku.

https://monolith.law/corporate/paid-site-job-permission[ja]

Bod 1. Obsah smluvních prací

Článek 〇 (Obsah smluvních prací)
Strana A pověřuje stranu B, aby jí představila kandidáty, kteří splňují požadavky na zaměstnání, které strana A určí samostatně (dále jen “tato práce”), a strana B toto pověření přijímá.

※ ‘Strana A’ označuje společnost, která hledá zaměstnance, ‘Strana B’ označuje agenturu pro zprostředkování zaměstnání (dále stejně).

Základní smlouva o zprostředkování zaměstnání je smlouva o pověření, ve které společnost, která hledá zaměstnance, pověřuje agenturu pro zprostředkování zaměstnání ‘zprostředkováním zaměstnání’.

Je tedy nezbytné, aby byl obsah pověřených prací vždy stanoven v smlouvě. Nicméně, základní smlouva o zprostředkování zaměstnání je v konečném důsledku ‘základní smlouva’, takže obsahem práce, který je stanoven, je obvykle abstraktní formulace, jako je příklad článku.

Proto se konkrétní detaily, jako je typ zaměstnance, kterého si přejete, určují pokaždé, když společnost zadá požadavek agentuře pro zprostředkování zaměstnání.

V příkladu článku, ‘Strana A určí samostatně’, odkazuje na tuto individuální konkrétní specifikaci.

Bod 2. Odměna za zprostředkování pracovních sil

Je nutné stanovit odměnu (protihodnotu za služby zprostředkování pracovních sil), kterou firma hledající zaměstnance zaplatí za využití služeb zprostředkování pracovních sil, v základní smlouvě o zprostředkování pracovních sil.

Článek X (Odměna)
1. Pokud firma uzavře pracovní smlouvu s kandidátem, kterého představil zprostředkovatel, a tento kandidát začne pracovat ve firmě, firma zaplatí zprostředkovateli odměnu za tuto službu.
2. Odměna uvedená v předchozím odstavci je X% (bez daně z přidané hodnoty) z teoretického ročního příjmu kandidáta, kterého představil zprostředkovatel.
3. Teoretický roční příjem uvedený v předchozím odstavci je částka odpovídající 12 měsíčním platům (základní plat, bonusy, různé příplatky, fixní příplatek za přesčasy), které se očekává, že kandidát, kterého představil zprostředkovatel, obdrží v roce jeho přijetí.

Důležité body v článku o odměně za zprostředkování služeb jsou následující dva:

• Podmínky pro vznik nároku na odměnu
• Metoda výpočtu odměny

Běžná odměna za zprostředkování pracovních sil je “30-35% z teoretického ročního příjmu, na kterém se dohodli náborová firma a vybraný kandidát”. V případě specializovaných profesí nebo exekutivních pozic může být nastavena vyšší odměna, například “40% z teoretického ročního příjmu”.

Teoretický roční příjem je podrobněji vysvětlen v následující části “Metoda výpočtu odměny”.

Podmínky pro vznik nároku na odměnu

Většina agentur pro zprostředkování pracovních sil pracuje na základě odměny za výsledek, takže počáteční náklady jsou obvykle nulové.

Podmínky pro vznik nároku na odměnu jsou stanoveny v prvním odstavci vzorového článku. Podle vzorového článku je pro vznik nároku na odměnu nutné nejen uzavření pracovní smlouvy s kandidátem, ale také skutečné zahájení práce.

Toto je důležité, protože mezi uzavřením pracovní smlouvy a zahájením práce může kandidát, který původně projevil zájem o přijetí nabídky, změnit svůj názor kvůli silnému tlaku ze strany své současné firmy a rozhodnout se nezměnit zaměstnání.

Pokud by bylo nutné zaplatit odměnu již při uzavření pracovní smlouvy s kandidátem, mohlo by se stát, že platba odměny by byla zbytečná kvůli okolnostem, o kterých firma, která zaměstnala kandidáta, nevěděla, což by firmu postavilo do velmi nestabilní pozice. Tento článek je proto velmi důležitý.

Metoda výpočtu odměny

Metoda výpočtu odměny je stanovena v druhém a třetím odstavci vzorového článku.

V smlouvách o zprostředkování pracovních sil se často používá koncept “teoretického ročního příjmu” jako metoda výpočtu odměny. Teoretický roční příjem je předpokládaný roční příjem, který by kandidát získal, pokud by byl zaměstnán v náborové firmě od začátku do konce fiskálního roku.

Teoretický roční příjem obvykle zahrnuje základní plat, různé příplatky a bonusy.

Co se týče přesčasové práce, existují různé názory, někteří zahrnují průměrný přesčasový plat, zatímco jiní zahrnují pouze fixní přesčasový plat. Je důležité to předem pečlivě zkontrolovat.

Pokud jde o nastavení ročního příjmu, je to první rok po nástupu do práce a pokud je variabilní plat, který se mění v závislosti na obsahu a množství práce, jako jsou noční směny nebo přesčasové platy, vysoký, použije se průměrný roční příjem firmy pro výpočet.

Například, pokud je měsíční plat 300 000 Kč a bonus je 2 měsíce, teoretický roční příjem je [měsíční plat 300 000 Kč x 14 měsíců = roční příjem 4 200 000 Kč], ale skutečný roční příjem se mění v závislosti na datu nástupu do práce, protože firmy mají požadavky na délku služby pro hodnocení a vyplácení bonusů.

Teoretický roční příjem však není koncept definovaný zákonem, takže pokud se teoretický roční příjem používá jako základ pro výpočet odměny, je důležité vždy konkrétně stanovit metodu výpočtu teoretického ročního příjmu, jak je uvedeno v třetím odstavci vzorového článku.

Kromě toho, některé agentury pro zprostředkování pracovních sil mohou stanovit poplatky za další volitelné služby mimo zprostředkování pracovních sil.

Bez ohledu na to, odměna za zprostředkování pracovních sil je často vysoká, takže je důležité pečlivě zvážit, zda je odměna a poplatky, které je možné zaplatit, v souladu s finanční situací vaší firmy.

Bod 3. Vrácení odměny v případě odchodu během určité doby

Článek X (Vrácení odměny)
Pokud osoba, kterou B představil, nastoupí do společnosti A a poté odejde během doby stanovené níže, bez ohledu na zodpovědnost společnosti A, B vrátí část již přijaté odměny společnosti A podle následujících bodů:
1. Pokud osoba odejde do jednoho měsíce po nástupu do práce, B vrátí 70% přijaté odměny.
2. Pokud osoba odejde po jednom měsíci, ale do tří měsíců, B vrátí 30% přijaté odměny.

V základní smlouvě o zprostředkování pracovních sil je často stanoveno, že pokud osoba najatá prostřednictvím zprostředkování odejde během určité doby po nástupu do práce, vrátí se část odměny.

Odměna za zprostředkování pracovních sil je často vysoká, takže pokud osoba najatá prostřednictvím zprostředkování odejde před tím, než prokáže své schopnosti ve společnosti, i přes zaplacení odměny, pro společnost, která ji najala, to představuje velkou ekonomickou ztrátu.

Proto je vrácení odměny v případě odchodu během určité doby klauzulí, kterou by společnosti hledající pracovní sílu měly vždy stanovit ve smlouvě.

Doba, která je předmětem vrácení, a poměr vrácené odměny se mohou mírně lišit v závislosti na agentuře pro zprostředkování pracovních sil, takže je důležité to pečlivě zkontrolovat.

Bod 4. Zákaz přímých obchodů

Článek X (Zákaz přímých obchodů)
1. Strana A nesmí bez předchozího souhlasu strany B navázat přímý kontakt s odborníkem, kterého strana B představila. Toto však neplatí, pokud uplynul rok od doby, kdy strana B představila daného odborníka straně A.
2. Pokud strana A poruší ustanovení předchozího odstavce, strana B může požadovat od strany A, kromě odměny, kterou by měla strana B obdržet v případě, že strana A zaměstná daného odborníka, také smluvní pokutu ve výši 10% z této odměny.

Služby pro zprostředkování pracovních sil spočívají v propojování firem hledajících zaměstnance a uchazečů o práci.

Pro agentury zprostředkující pracovní síly je tedy velkým problémem, pokud firma přímo obchoduje s odborníkem, kterého agentura představila, a agentura tak nepřijme odměnu. Toto ohrožuje základy jejich podnikání.

Aby se předešlo takovým situacím, je běžné, že smlouvy o zprostředkování pracovních sil stanoví, že firma a uchazeč o práci nemohou navázat přímý kontakt, dokud neuzavřou pracovní smlouvu. Existují také ustanovení, která vyžadují “předchozí souhlas”, jako je uvedeno v příkladu výše.

Aby byl zákaz přímých obchodů účinný, je běžné stanovit sankce, jako je uvedeno v druhém odstavci výše.

Pokud by sankce spočívala pouze v povinnosti zaplatit odměnu, kterou by měla obdržet agentura zprostředkující pracovní síly, firmy by mohly uvažovat, že “pokud se provalí přímý obchod, stačí zaplatit odměnu”, což by nemělo dostatečný odstrašující účinek.

Proto je běžné, že jako sankci za přímý obchod se stanoví nejen odměna pro agenturu zprostředkující pracovní síly, ale také smluvní pokuta, jak je uvedeno v příkladu výše.

Shrnutí: Nechte právníka provést právní kontrolu smlouvy o zprostředkování pracovních sil

Pokud využijete služby zprostředkování pracovních sil správně, můžete efektivně najmout kvalitní pracovníky.

Získání dobrých pracovníků je důležité pro růst firmy, a proto se očekává, že obchod se zprostředkováním pracovních sil bude v budoucnu stále více prosperovat.

Je důležité, aby jak poskytovatelé služeb zprostředkování pracovních sil, tak ti, kteří tyto služby využívají, provedli předem právní kontrolu smlouvy, aby se vyhnuli problémům.

Doporučujeme konzultovat obsah smlouvy a způsob vyjednávání s právníkem, který je dobře obeznámen s firemním právem.

Informace o tvorbě a revizi smluv naší kanceláří

Advokátní kancelář Monolis, která se specializuje na IT, internet a obchod, nabízí svým klientům a poradenským společnostem širokou škálu služeb, včetně tvorby a revize různých smluv, nejen základních smluv o zprostředkování pracovních sil.

Podrobnosti naleznete níže.