Důkladný průvodce vízovými procedurami pro zahraniční zaměstnance v Japonsku podle typu náboru

Pro moderní japonské společnosti je zajištění globálních talentů klíčovou obchodní strategií pro dosažení růstu. Nicméně, proces náboru vynikajících zahraničních talentů je definován složitými právními postupy stanovenými v Japonském “Zákoně o imigraci a uznání uprchlíků” (dále jen “Imigrační zákon”). Tento zákon je základem pro správu všech aktivit cizinců, kteří vstupují a pobývají v Japonsku, a jeho přesné pochopení a dodržování je pro společnosti nezbytnou právní povinností. Chyby v postupu mohou vést nejen k zpoždění náborových plánů, ale také k vážným právním rizikům. Tento článek má za cíl poskytnout komplexní vysvětlení postupů a upozornění pro tři typické formy náboru, se kterými se mohou setkat manažeři a pracovníci právních a personálních oddělení při zaměstnávání cizinců. Konkrétně se zaměříme na tři scénáře: nábor cizinců s vízem pro “rodinný pobyt” jako stálých zaměstnanců, nábor cizinců s “statusovým vízem” a nabídku zaměstnání cizincům, kteří jsou v Japonsku na “krátkodobém pobytu”. Správné pochopení a provádění těchto postupů není jen administrativní úkol, ale je to nesmírně důležitá činnost pro budování systému dodržování předpisů ve společnosti a pro řízení právních rizik.

Základní principy zaměstnávání cizinců a právní odpovědnost firem v Japonsku

Když firmy zaměstnávají talenty bez ohledu na národnost, jsou vázány určitými právními povinnostmi. V případě zaměstnávání cizinců však existují zvláště přísné ověřovací povinnosti podle japonského zákona o imigraci. Všechny firmy musí před uzavřením pracovní smlouvy a zahájením práce ověřit cizineckou kartu nebo pas dotyčné osoby a ujistit se, že má povolený pobytový status pro práci a že je doba pobytu platná. Pokud firma zanedbá tuto ověřovací povinnost a zaměstná cizince, který nemá povolení k práci, může být vystavena vážné právní odpovědnosti.

Článek 73-2 japonského zákona o imigraci stanoví trestný čin podpory nelegální práce. Tento zákon trestá ty, kteří umožnili nebo umístili pod svou kontrolu osoby k vykonávání nelegální práce v rámci podnikání. V případě porušení tohoto zákona může být jednotlivci uložen trest odnětí svobody až na tři roky nebo pokuta až do výše 3 miliony jenů, nebo obojí, zatímco právnické osoby mohou čelit pokutě až do výše 3 miliony jenů. Nejdůležitější aspekt tohoto zákona je, že tvrzení firmy, že “o tom nevěděla”, obvykle není přijatelné. I v případě “nedbalosti”, jako je například nedostatečná kontrola cizinecké karty, může být firma potrestána. Zákon tedy od firem vyžaduje, aby aktivně a spolehlivě zavedly systém kontroly. Proto je důležité, aby firmy dodržovaly správné postupy podle jednotlivých typů náboru, které budou následně vysvětleny, což je jediný způsob, jak se vyhnout riziku trestného činu podpory nelegální práce a prokázat, že firma splňuje své právní povinnosti.

Klíčové body pro různé formy náboru ①: Přijímání cizinců s vízem pro rodinný pobyt jako stálých zaměstnanců v Japonsku

Stav pobytu “rodinný pobyt” je udělen manželům a dětem cizinců pracujících v Japonsku a jeho hlavním účelem je umožnit rodinný pobyt v Japonsku. Tento typ pobytu tedy původně neumožňuje pracovní činnost. Nicméně, na základě článku 19 japonského zákona o imigraci je možné získat “povolení k činnosti mimo kvalifikaci”, které umožňuje pracovat jako výjimku. Toto povolení je však v zásadě omezeno na práci do 28 hodin týdně a předpokládá se, že se jedná o práci na částečný úvazek nebo brigádu. Proto není možné zaměstnat cizince s vízem pro rodinný pobyt jako stálého zaměstnance, pokud překročí rozsah povolené činnosti mimo kvalifikaci.

Pro přijetí jako stálý zaměstnanec je nezbytné změnit stávající “rodinný pobyt” na pobytový status, který umožňuje pracovat v dané oblasti, například “technika, humanitní vědy, mezinárodní služby”. Tento proces je definován v článku 20 japonského zákona o imigraci jako “žádost o změnu pobytového statusu”. Tato žádost nepředstavuje pouhou aktualizaci typu pobytového statusu, ale podléhá přísnému posouzení, které je srovnatelné s žádostí o získání zcela nového pracovního víza. Imigrační úřad pečlivě posuzuje, zda žadatel splňuje požadavky pro nový pobytový status. Zvláště důležitým kritériem je souvislost mezi vzděláním a pracovními zkušenostmi žadatele a povahou práce, kterou má v podniku vykonávat. Například, pokud chce firma zaměstnat absolventa inženýrství na pozici v marketingu, musí být schopna logicky vysvětlit souvislost mezi povahou práce a jeho specializací, jinak je získání povolení obtížné. Firmy by měly být vědomé, že tento proces není pouhou formalitou, ale že se posuzuje oprávněnost samotného náboru, a měly by se na něj důkladně připravit.

Žádost o změnu pobytového statusu se podává na regionálním imigračním úřadě, který má pravomoc nad místem bydliště žadatele. Proces obvykle vyžaduje 1 až 2 měsíce pro posouzení. Pokud je žádost schválena, je třeba uhradit poplatek ve výši 6 000 jenů při platbě na úřadě nebo 5 500 jenů při online platbě.

Dokumenty potřebné pro proces musí připravit jak žadatel, tak přijímající společnost. Hlavní dokumenty jsou následující:

• Dokumenty připravované žadatelem
  • Žádost o změnu pobytového statusu
  • Fotografie (výška 4 cm x šířka 3 cm)
  • Pas a karta pobytu (k prezentaci)
  • Dokumenty prokazující vzdělání a pracovní zkušenosti (např. vysokoškolský diplom, potvrzení o zaměstnání atd.)
• Dokumenty připravované společností
  • Výpis z obchodního a společenského rejstříku společnosti
  • Kopie účetní závěrky za poslední fiskální rok
  • Souhrnný přehled o zdanění příjmů zaměstnanců za předchozí rok
  • Kopie pracovní smlouvy (s uvedením povahy práce, mzdy, doby trvání atd.)
  • Důvodová zpráva o zaměstnání (dokument vysvětlující potřebu náboru)

Je důležité zkontrolovat, do které kategorie se vaše společnost řadí, protože systém kategorií umožňuje zjednodušení požadovaných dokumentů v závislosti na velikosti společnosti (např. kotované společnosti, malé a střední podniky). Formuláře žádostí a podrobnosti o potřebných dokumentech lze najít na webových stránkách Imigračního úřadu.

Reference: Žádost o změnu pobytového statusu | Imigrační úřad

Reference: Pobytový status “Technika, humanitní vědy, mezinárodní služby” | Imigrační úřad

Klíčové body pro nábor podle typu víza【Status-based】při zaměstnávání cizinců s vízem v Japonsku

Víza založená na statusu, jako jsou “trvalí rezidenti”, “manželé/manželky Japonců atd.”, “manželé/manželky trvalých rezidentů atd.” a “osoby s trvalým pobytem”, jsou udělována na základě osobního statusu nebo postavení, nikoli konkrétních aktivit. Proto se tato víza označují jako “víza založená na statusu” nebo “status-based víza”. Cizinci s těmito vízy mohou pracovat bez jakýchkoli právních omezení, stejně jako Japonci. To znamená, že firmy mohou tyto cizince zaměstnávat stejným způsobem jako japonské zaměstnance bez ohledu na typ práce nebo pracovní dobu. Není potřeba žádné změny víza u Imigračního úřadu, takže proces náboru je velmi jednoduchý.

Avšak právě tato jednoduchost může vést k přehlížení právních povinností, což vyžaduje zvýšenou pozornost. I když zaměstnáváte cizince s vízem založeným na statusu, firmy jsou povinny podle článku 28 japonského “Zákona o komplexním podporování pracovních politik a stabilizaci zaměstnání a obohacení pracovního života” hlásit zaměstnání cizinců na Úřadu práce (Hello Work). Toto hlášení se nazývá “Oznámení o zaměstnání cizinců” a je povinné pro všechny zaměstnavatele. Pokud zaměstnavatel toto hlášení opomene nebo podá nepravdivé informace, může být uložena pokuta až do výše 300 000 jenů.

Vzhledem k tomu, že není potřeba žádná aplikace u Imigračního úřadu, může být snadné přehlédnout toto hlášení v běžném náborovém procesu firmy. Aby se předešlo takovým porušením pravidel, je velmi účinné zahrnout do procesu onboarding při náboru mechanismus, který automaticky spustí proces hlášení na Úřadu práce, jakmile se zjistí, že nový zaměstnanec je cizinec (s výjimkou speciálních trvalých rezidentů).

Metoda hlášení se liší podle toho, zda se cizinec stane pojištěncem zaměstnaneckého pojištění.

1. Pokud se cizinec stane pojištěncem zaměstnaneckého pojištění
   • Postup: Při podávání běžného “Oznámení o získání kvalifikace pojištěnce zaměstnaneckého pojištění” (Formulář č. 2) stačí přidat informace o vízu, délce pobytu a národnosti cizince, čímž se hlášení dokončí.
   • Místo podání: Úřad práce, který má jurisdikci nad místem podnikání.
   • Termín podání: Do 10. dne měsíce následujícího po měsíci náboru.
2. Pokud se cizinec nestane pojištěncem zaměstnaneckého pojištění
   • Postup: Je nutné podat samostatné “Oznámení o zaměstnání cizinců” (Formulář č. 3).
   • Místo podání: Úřad práce, který má jurisdikci nad místem, kde cizinec pracuje.
   • Termín podání: Do konce měsíce následujícího po měsíci náboru.

Při ukončení pracovního poměru je také povinné podat oznámení o ztrátě kvalifikace pojištěnce zaměstnaneckého pojištění nebo oznámení o zaměstnání cizinců (při odchodu). Formuláře pro hlášení lze stáhnout z webových stránek Ministerstva zdravotnictví, práce a sociálních věcí.

Reference: O hlášení zaměstnání cizinců | Ministerstvo zdravotnictví, práce a sociálních věcí

Klíčové body pro nábor podle typu víza ③: Přijetí a zaměstnání cizince s vízem pro 【krátkodobý pobyt】

Vízum pro “krátkodobý pobyt” je určeno pro dočasné pobyty, jako je turistika, návštěva příbuzných nebo krátkodobé obchodní účely (jako jsou konference a obchodní jednání), které nezahrnují činnosti spojené s odměnou. Proto je cizincům s tímto typem víza přísně zakázáno pracovat v Japonsku. I když společnost provede pohovor s vynikajícím talentem, který je v Japonsku na “krátkodobém pobytu”, a nabídne mu pracovní místo, není možné tohoto člověka okamžitě zaměstnat v Japonsku a změnit jeho vízum na pracovní vízum, protože to obecně není povoleno.

Podle odstavce 3 článku 20 japonského zákona o imigraci a pobytu cizinců (Immigration Control Act) je změna víza z “krátkodobého pobytu” povolena pouze v případě “neodvratných zvláštních okolností”. Tyto “neodvratné zvláštní okolnosti” zahrnují případy, kdy je nutné zohlednit humanitární aspekty (například když dojde k uzavření manželství s Japoncem nebo když je osoba vážně nemocná a nemůže se vrátit do své země), ale důvod “obdržení pracovní nabídky od japonské společnosti” sem nepatří. Tento přísný postup je určen k prevenci podkopávání základů systému, kdy by osoby mohly obejít přísné vízové kontroly, které by se měly provádět na zahraničních japonských ambasádách a konzulátech, a získat pracovní oprávnění v Japonsku po snadném vstupu do země.

Proto, pokud chce společnost zaměstnat cizince na “krátkodobý pobyt”, musí dodržet následující dvoustupňový oficiální postup. Tento postup je právně přesně stanoven a jeho ignorování a zahájení práce je vážným porušením zákona.

První fáze: Žádost o vydání osvědčení o způsobilosti k pobytu

Nejprve musí přijímající společnost v Japonsku podat žádost o vydání “Osvědčení o způsobilosti k pobytu (COE)” jménem cizince. Jedná se o postup podle článku 7-2 japonského zákona o imigraci a pobytu cizinců, který umožňuje ministru spravedlnosti předem posoudit, zda plánované aktivity cizince odpovídají kritériím pro pobytové oprávnění, a toto posouzení potvrdit. Toto osvědčení usnadňuje rychlé vydání víza. Žádost se podává na regionálním úřadě pro imigraci a pobyt cizinců, který má jurisdikci nad místem podnikání společnosti. Posouzení obvykle trvá od jednoho do tří měsíců, takže společnost musí tento časový rámec zohlednit ve svém plánu náboru.

Druhá fáze: Žádost o vízum a vstup do Japonska

Po vydání osvědčení o způsobilosti k pobytu společnost toto osvědčení zašle dotyčné osobě, která se nachází v zahraničí. V tomto okamžiku by měla být tato osoba v zásadě mimo Japonsko. Poté předloží osvědčení na japonské velvyslanectví nebo generální konzulát ve své zemi a obdrží oficiální pracovní vízum (vízum). S tímto novým vízem pak může vstoupit do Japonska, kde na letišti obdrží pobytovou kartu a může začít legálně pracovat. Celý tento proces by měl být realisticky plánován na období nejméně tří až čtyř měsíců od nabídky práce až po skutečný nástup do zaměstnání.

Dokumenty potřebné pro žádost o vydání osvědčení o způsobilosti k pobytu jsou podobné těm, které jsou vyžadovány pro žádost o změnu pobytového oprávnění, a při posuzování se přísně zkoumá obsah a stabilita podnikání společnosti, stejně jako vztah mezi vzděláním a pracovními zkušenostmi osoby a obsahem její práce.

Reference: Žádost o vydání osvědčení o způsobilosti k pobytu | Imigrační a pobytová správa

Porovnání jednotlivých postupů

Tři formy náboru, které jsme dosud vysvětlili, jsou všechny zákonné cesty k zaměstnání cizinců, ale právní přístupy, subjekty provádějící procedury, potřebný čas a body, na které by měly společnosti dávat pozor, se výrazně liší. Klíčem k hladkému náboru a dodržování předpisů je správné pochopení typu víza, které má váš kandidát na začátku, a výběr správného právního postupu, který tomu odpovídá. Následující tabulka shrnuje hlavní rozdíly v postupech pro tři scénáře.

Shrnutí

Pro japonské společnosti je naprosto zásadní, aby jejich náborový proces cizích pracovních sil byl v souladu s právními předpisy. Jak jsme podrobně rozebrali v tomto článku, právní postupy, které by společnosti měly podniknout, se zásadně liší v závislosti na typu víza, které drží potenciální zaměstnanci. Přesné určení právního statusu kandidátů a následné provedení příslušných postupů bez chyb je jedinou cestou, jak japonské společnosti mohou spravovat svá právní rizika a úspěšně získávat nové talenty. Chybný výběr postupů může vést nejen k zpoždění náborových plánů, ale také k vážnému porušení compliance v podobě podpory nelegálního zaměstnávání.

Právní kancelář Monolith má bohaté zkušenosti s poskytováním právních služeb v oblasti žádostí o pracovní víza a složitých imigračních procedur pro mnoho klientů v Japonsku. V naší kanceláři působí několik anglicky mluvících právníků s kvalifikací z cizích zemí, což nám umožňuje poskytovat podporu při řešení právních výzev prostřednictvím jasné a efektivní komunikace jak pro mezinárodní management, tak pro zahraniční stakeholdery. Pokud potřebujete pomoc s právními postupy souvisejícími s zaměstnáváním cizích pracovních sil, neváhejte se obrátit na naši kancelář.