Právní rámec roční placené dovolené v japonském pracovním právu a praktické postupy

V rámci japonského pracovního práva představuje roční placená dovolená základní právo každého zaměstnance. Tento systém je navržen tak, aby umožnil zaměstnancům regeneraci fyzického a psychického zdraví a podporoval plnohodnotný sociální život. Z pohledu podnikového managementu je správné pochopení a aplikace systému roční placené dovolené nejen otázkou zaměstnaneckých výhod, ale také klíčovou povinností v oblasti dodržování právních předpisů a řízení pracovněprávních rizik. Manažeři čelí široké škále výzev. Konkrétně se od nich vyžaduje přesné vypočítání počtu dní placené dovolené pro každého zaměstnance, správné vyvážení žádostí o dovolenou od zaměstnanců s potřebami provozu a zajištění dodržení povinnosti čerpat minimálně pět dní dovolené ročně, která byla zavedena v roce 2019. S tím souvisí také správa a finanční úvahy. Tento článek poskytuje komplexní odborný přehled právního rámce systému roční placené dovolené podle japonského zákoníku práce a souvisejících soudních rozhodnutí. Budeme systematicky řešit a vysvětlovat praktické otázky, se kterými se podniky setkávají, od požadavků na udělení dovolené, přes práva a povinnosti zaměstnavatelů a zaměstnanců, až po strategické metody řízení, jako je systém plánovaného udělování dovolené, a právní důsledky porušení předpisů.

Podmínky a počet dní pro poskytování roční placené dovolené podle japonského práva

Základ pro roční placenou dovolenou je stanoven v článku 39 Japonského zákoníku práce . Na rozdíl od dobrovolných dovolených zavedených podniky je toto povinnost uložená zaměstnavatelům zákonem. Aby mohl zaměstnanec získat právo na první roční placenou dovolenou, musí splnit obě zákonné požadavky .  

Prvním požadavkem je nepřetržitá práce. Zaměstnanec musí nepřetržitě pracovat po dobu šesti měsíců od data nástupu do zaměstnání. Druhým požadavkem je účast na práci. Během těchto šesti měsíců je vyžadována účast na práci alespoň 80 % všech pracovních dnů. Zaměstnavatel musí zaměstnancům, kteří splní tyto požadavky, poskytnout zásadně deset pracovních dnů roční placené dovolené.

Po prvním poskytnutí se počet dnů roční placené dovolené zvyšuje v závislosti na délce nepřetržité práce. U běžných zaměstnanců, po šesti měsících nepřetržité práce a poskytnutí deseti pracovních dnů, se počet dnů dovolené zvyšuje každým rokem a dosahuje maximálních dvaceti pracovních dnů po šesti a půl letech služby .  

Na druhou stranu, roční placená dovolená je poskytována i zaměstnancům na částečný úvazek a dalším pracovníkům s kratšími pracovními dny nebo hodinami. Avšak počet těchto dnů je určen proporcionálně v závislosti na počtu pracovních dnů v týdnu . Tato proporcionální poskytování se týká zaměstnanců, kteří mají méně než 30 hodin týdně a méně než čtyři pracovní dny v týdnu, nebo méně než 216 pracovních dnů v roce . Konkrétní počet poskytnutých dnů je uveden v následující tabulce.  

Pro roční placenou dovolenou existují také ustanovení o převodu a promlčení. Zaměstnanci mohou nepoužitou roční placenou dovolenou z daného roku převést pouze do následujícího roku. Nicméně podle článku 115 Japonského zákoníku práce právo na čerpání roční placené dovolené zaniká promlčením po dvou letech od jejího vzniku .  

Základním právním principem je, že roční placená dovolená je poskytována na základě data nástupu každého zaměstnance, což znamená, že ‘základní datum’ pro poskytnutí se liší pro každého zaměstnance . To může být zvláště pro firmy s velkým počtem zaměstnanců velmi složité pro správu. Je nutné sledovat základní datum každého zaměstnance, vypočítat počet dnů dovolené a spravovat povinné období čerpání pěti dnů dovolené, což vede ke zvýšení nákladů na správu a riziku chyb ve výpočtech. Aby se tyto problémy řešily, některé společnosti zavádějí metodu zvanou ‘jednotné zacházení’. To znamená, že základní datum pro roční placenou dovolenou všech zaměstnanců je sjednoceno na konkrétní datum, například 1. dubna každého roku . Tímto způsobem lze práci spojenou se správou roční placené dovolené soustředit do jedné roční operace, což umožňuje efektivnější správu a snížení chyb. Při zavádění tohoto systému je však nezbytné zohlednit, aby nedošlo ke znevýhodnění zaměstnanců. Například zaměstnancům, kteří nastoupili ve druhé polovině roku, by měla být dovolená poskytnuta před stanoveným zákonným datem, aby systém nespadal pod zákonné minimum. Takto by sjednocení základního data mělo být zvažováno nejen jako změna administrativního postupu, ale jako strategická součást správy pracovních záležitostí s přihlédnutím k dodržování zákonů.  

Právo zaměstnanců na určení doby dovolené a právo zaměstnavatelů na změnu této doby podle japonského práva

V Japonsku se právo na určení doby výkonu roční placené dovolené zaměstnanců a potřeby zaměstnavatelů v oblasti řízení podnikání často protínají. Japonský zákon o pracovních normách (Labor Standards Act) zavádí mechanismy pro dosažení rovnováhy mezi těmito dvěma aspekty.

Za prvé, jako základní princip mají zaměstnanci právo vzít si roční placenou dovolenou v době, kterou si přejí. Toto právo se nazývá “právo na určení doby dovolené”. Zaměstnanci nejsou povinni vysvětlovat důvody pro čerpání dovolené zaměstnavateli a zaměstnavatel v zásadě nemůže jejich žádost odmítnout.

Avšak existuje výjimka z tohoto práva zaměstnanců, a to je “právo zaměstnavatele na změnu doby dovolené”. Podle odstavce 5 článku 39 japonského zákona o pracovních normách může zaměstnavatel změnit dobu dovolené na jinou dobu, pokud by poskytnutí dovolené v požadované době “narušilo normální provoz podniku”.

Požadavek “narušení normálního provozu podniku” je interpretován velmi striktně. Důvody jako je vysoká pracovní zátěž nebo obtíže se zajištěním náhradního personálu samy o sobě neoprávní zaměstnavatele k využití práva na změnu doby dovolené. Soudní rozhodnutí ukazují, že by se měly objektivně zohlednit různé okolnosti, jako je povaha práce zaměstnance, sezónní výkyvy v pracovní zátěži, obtíže se zajištěním náhradníka a počet dalších zaměstnanců, kteří si žádají o dovolenou ve stejný den. Důležité je, že zaměstnavatel má povinnost před využitím práva na změnu doby dovolené učinit veškeré možné úsilí, aby zaměstnanci mohli čerpat dovolenou podle svých přání, například tím, že zajistí náhradní pracovníky nebo upraví pracovní rozvrhy.

Japonský nejvyšší soud v minulosti stanovil vysoké požadavky na využití práva na změnu doby dovolené, jak ukazují případy jako je událost v telekomunikačním úřadu Konoike (rozhodnutí Nejvyššího soudu z 18. března 1982) nebo událost v telekomunikačním úřadu Hirosaki (rozhodnutí Nejvyššího soudu z 10. července 1987), kde bylo stanoveno, že zaměstnavatel může využít právo na změnu doby dovolené pouze v extrémně omezených situacích, jako je objektivní obtížnost zajištění náhradního personálu.

Zajímavým nedávným případem je událost společnosti East Japan Railway (rozhodnutí Tokijského vrchního soudu z 28. února 2024), kde bylo rozhodnuto, že využití práva na změnu doby dovolené společností bylo zákonné. Důvodem byla vysoká specializace a důležitost zajištění bezpečnosti práce strojvedoucích rychlovlaků Shinkansen, extrémní obtíže se zajištěním náhradníků a skutečnost, že společnost měla zavedený spravedlivý systém pro řízení dovolených a snažila se o plánování personálních potřeb. Tento případ naznačuje, že využití práva na změnu doby dovolené může být přijatelné v případě, že zaměstnavatel má dobře zavedený a spravedlivý systém řízení pracovních sil, zejména v odvětvích, kde je náhrada pracovníků obtížná a kde jsou na hře zájmy veřejné infrastruktury.

Využití práva na změnu doby dovolené také vzbuzuje otázky v případech, kdy zaměstnanci plánující odchod z práce požadují dlouhodobé čerpání dovolené najednou. Obvykle není možné stanovit náhradní termín pro tyto zaměstnance, a proto není využití práva na změnu doby dovolené povoleno. Nicméně v případu společnosti R (rozhodnutí Tokijského okresního soudu z 19. ledna 2009) byla tato výjimka uznána. V tomto případě byl zaměstnanec zodpovědný za důležitý projekt a předání práce nebylo dokončeno, jeho nepřítomnost by měla vážný dopad na podnikání. Tento případ ukazuje, že využití práva na změnu doby dovolené není absolutně nemožné i pro zaměstnance plánující odchod, ale je omezeno na situace, kde je předání práce nezbytné a kde by práci nemohl vykonat nikdo jiný.

Z těchto případů vyplývá, že využití práva na změnu doby dovolené není jen právem zaměstnavatele, ale spíše zkouškou jeho schopnosti řízení pracovních sil. Jednoduché tvrzení “je to vytížené období” právně neobstojí. Soudy se ptají, jaké konkrétní úsilí zaměstnavatel vyvinul, aby umožnil zaměstnancům čerpat dovolenou podle jejich přání. Stálý nedostatek personálu není považován za oprávněný důvod pro využití práva na změnu doby dovolené, ale spíše za výzvu pro řízení společnosti. Proto při zvažování využití práva na změnu doby dovolené musí zaměstnavatelé zvážit, zda jejich rozhodnutí obstojí před soudním přezkumem, tedy zda mají dobře zavedený systém pro zajištění náhradníků a vyrovnání pracovní zátěže.

Povinnost čerpat pět dnů roční placené dovolené

Velké změny v systému roční placené dovolené přinesla novela Japonského zákoníku práce, která vstoupila v platnost 1. dubna 2019 (Heisei 31). Tato novela ukládá všem zaměstnavatelům povinnost zajistit, aby zaměstnanci, na které se vztahuje, čerpali minimálně pět dnů roční placené dovolené.

Povinnost se vztahuje na všechny zaměstnance, kteří mají v daném roce nárok na deset a více dnů roční placené dovolené. To zahrnuje vedoucí pracovníky, pracovníky na dobu určitou i částečný úvazek, kteří dosáhli deseti dnů dovolené na základě proporcionálního přiznání.

Zaměstnavatelé jsou povinni splnit tuto povinnost během jednoho roku od data přiznání dovolené (tento den se nazývá “základní datum”). Během tohoto jednoho roku musí zaměstnavatel zajistit, že zaměstnanec čerpá alespoň pět dnů roční placené dovolené.

Stěžejním prvkem tohoto systému je aktivní zapojení zaměstnavatele, konkrétně “povinnost určení doby čerpání”. Zaměstnavatel by měl nejprve podporovat zaměstnance, aby si dovolenou vzali ve své preferované době, ale pokud zaměstnanec sám nevyčerpá alespoň pět dnů dovolené do konce jednoho roku od základního data, zaměstnavatel má povinnost určit zbývající dny pro čerpání. Při tomto určení však nemůže zaměstnavatel jednostranně stanovit data, ale musí nejprve vyslechnout názory zaměstnance a co nejvíce respektovat jeho přání.

S touto povinností přichází pro zaměstnavatele nové administrativní úkoly. Konkrétně musí vytvořit “evidenční knihu roční placené dovolené” pro každého zaměstnance, kde zaznamená základní datum, data čerpání a zbývající počet dnů, a tuto evidenci musí uchovávat po dobu tří let (i když novela vyžaduje uchování po dobu pěti let, prozatím platí přechodné období s pětiletou aplikací).

Je důležité si uvědomit, že při výpočtu povinných pěti dnů dovolené lze započítat půldenní dovolené jako 0,5 dne, ale dovolené čerpané po hodinách se do výpočtu nezahrnují.

Pokud zaměstnavatel tuto povinnost nesplní, může být potrestán. Za každého zaměstnance, který nesplnil povinnost, může být uložena pokuta až do výše 300 000 jenů.

Tato legislativní změna znamená paradigmatický posun v systému roční placené dovolené v Japonsku. Dříve byla nízká míra čerpání roční placené dovolené často vnímána jako problém individuálního postoje zaměstnanců nebo pracovní kultury. Nicméně, novela z roku 2019 (Heisei 31) přesunula čerpání dovolené z “práva zaměstnance” na “povinnost zaměstnavatele”. Zaměstnavatelé již nejsou pouze subjekty, které poskytují dovolenou, ale nesou odpovědnost za to, aby byla dovolená skutečně využita. Tím se správa roční placené dovolené stala nejen součástí řízení lidských zdrojů, ale také důležitou otázkou dodržování předpisů a součástí firemního řízení.

Systém plánovaného přidělování roční placené dovolené podle japonského práva

Pro podporu využívání roční placené dovolené a zároveň zvýšení plánovatelnosti provozu slouží v Japonsku systém plánovaného přidělování dovolené, který je zakotven v japonském zákoně o pracovních standardech. Tento systém umožňuje zaměstnavatelům a zástupcům zaměstnanců uzavřít kolektivní smlouvu, která umožňuje předem naplánovat dny pro využití části roční placené dovolené.

Právní základ tohoto systému je obsažen v § 39 odst. 6 japonského zákona o pracovních standardech. Nejdůležitějším požadavkem při zavádění systému plánovaného přidělování je zajistit, aby zaměstnanci měli zajištěný dostatečný počet dnů, které mohou využít podle vlastní potřeby, například v případě nemoci nebo osobních naléhavých záležitostí. Proto musí být z celkového počtu dnů roční placené dovolené, které má zaměstnanec k dispozici, alespoň 5 dnů ponecháno tak, aby si zaměstnanec mohl sám určit, kdy je využije. Plánované přidělování se týká pouze dnů nad rámec těchto 5 dnů.

Proces zavedení systému se skládá ze dvou kroků. Nejprve je nutné zahrnout do pracovního řádu ustanovení, že roční placená dovolená může být přidělena plánovaně na základě kolektivní smlouvy. Poté je třeba uzavřít písemnou kolektivní smlouvu s odborovou organizací zastupující většinu zaměstnanců, nebo pokud taková neexistuje, s osobou zastupující většinu zaměstnanců, která stanoví konkrétní metody přidělování. Tato kolektivní smlouva nepodléhá povinnosti oznámení příslušnému inspektorátu práce.

Existují tři hlavní modely provozování systému plánovaného přidělování. Prvním je “systém hromadného přidělování”, kdy všechny zaměstnance ve firmě mají dovolenou ve stejný den. Tento model se často používá v průmyslových podnicích, jako jsou továrny, kde se dovolená přiděluje v souladu s obdobím letních prázdnin nebo novoročních svátků, aby se vytvořily delší volné dny. Druhým modelem je “systém střídavého přidělování”, kde se dovolená přiděluje střídavě mezi různé oddělení nebo týmy. Tento model je vhodný pro obchodní a služební sektory, kde není možné úplně zastavit provoz. Třetím modelem je “individuální přidělovací systém”, kde se pro každého zaměstnance vytvoří plán využití dovolené na celý rok a dovolená se přiděluje podle tohoto plánu. Tento model umožňuje flexibilní přístup, jako je například zahrnutí osobních výročí (narozeniny, výročí svatby atd.) do plánu předem.

Zavedení povinnosti využít minimálně 5 dnů dovolené ročně zvýšilo strategický význam systému plánovaného přidělování. Dříve byl tento systém považován za jedno z volitelných opatření ke zvýšení míry využívání dovolené, ale nyní se stal klíčovým nástrojem pro efektivní a plánované splnění právní povinnosti využít 5 dnů dovolené. Například, pokud firma stanoví tři dny celofiremní dovolené, automaticky tím splní povinnost tří dnů z pěti pro většinu zaměstnanců. To výrazně snižuje administrativní zátěž spojenou s dohledem nad využíváním dovolené jednotlivých zaměstnanců a podporuje jejich využívání. Díky předem stanoveným dnům dovolené je také snazší plánovat práci a zvyšuje se předvídatelnost provozu firmy. Povinnost využít 5 dnů dovolené a systém plánovaného přidělování tak nejsou oddělené systémy, ale vzájemně se doplňují. Pro manažery je klíčové chápat tyto dva systémy jako jeden celek a aktivně využívat systém plánovaného přidělování jako nástroj pro dosažení souladu s právními předpisy a efektivního řízení pracovních zdrojů.

Výpočet mzdy během období roční placené dovolené podle japonského práva

Roční placená dovolená je, jak název napovídá, dovolená s nárokem na mzdu, a zaměstnavatel má povinnost platit mzdu i za dny, kdy si zaměstnanec dovolenou vezme. Článek 39 odstavec 9 Japonského zákoníku práce stanoví tři metody výpočtu mzdy, z nichž si zaměstnavatel musí vybrat jednu a zaznamenat ji do pracovního řádu.

První metodou je platba “obvyklé mzdy”. Jedná se o mzdu, kterou by zaměstnanec obdržel, kdyby v daný den odpracoval standardní pracovní dobu, což je nejběžnější a nejsrozumitelnější metoda. U zaměstnanců s měsíčním platem obvykle nedochází ke změnám výše měsíční mzdy. U zaměstnanců s hodinovou sazbou se platí částka odpovídající počtu hodin standardní pracovní doby vynásobené hodinovou sazbou.

Druhou metodou je platba “průměrné mzdy”. Tato metoda spočívá v tom, že se celková částka mzdy vyplacená zaměstnanci za poslední tři měsíce před nástupem dovolené dělí počtem dnů v tomto období (kalendářní dny) a výsledná denní mzda se vyplatí zaměstnanci. Tato metoda se používá například u zaměstnanců s proměnlivou mzdou, ale výpočet může být poněkud složitější. Je zde také stanovena minimální záruční částka, aby se zabránilo příliš nízké výši mzdy v důsledku počtu odpracovaných dnů.

Třetí metodou je platba “standardní denní odměny”. Jedná se o metodu, kdy se standardní měsíční odměna stanovená zákonem o zdravotním pojištění dělí třiceti a výsledná částka se vyplatí. Tato metoda má výhodu jednoduchého výpočtu, ale její použití vyžaduje předem uzavřenou dohodu mezi zaměstnavatelem a zaměstnanci.

Tyto tři metody mají každá své specifika a výsledná výše mzdy se může lišit. Následující tabulka porovnává jednotlivé metody.

Výběr metody výpočtu není jen administrativní rozhodnutí. Jedná se o manažerské rozhodnutí, které zohledňuje tři faktory: náklady na pracovní sílu, náklady na správu a vztahy se zaměstnanci. “Obvyklá mzda” je pro zaměstnance nejsrozumitelnější a nejtransparentnější, ale pro firmu může být nejnákladnější. “Průměrná mzda” může pomoci snížit náklady na pracovní sílu, ale je spojena s komplikovaným výpočtem a zvýšeným rizikem chyb ve správě. “Standardní denní odměna” nabízí vyváženost mezi jednoduchostí správy a snížením nákladů, ale vyžaduje dodatečný proces uzavření dohody mezi zaměstnavatelem a zaměstnanci. Proto je důležité strategicky vybrat nejvhodnější metodu, která odpovídá skutečné situaci v systému odměňování a správě pracovních sil vaší společnosti.

Zákaz nepříznivého zacházení z důvodu čerpání roční placené dovolené podle japonského práva

Japonský zákon o pracovních normách (Japanese Labor Standards Act) zajišťuje, aby zaměstnanci mohli skutečně uplatňovat své právo na čerpání roční placené dovolené, a zakazuje zaměstnavatelům jakékoli jednání, které by tomuto právu bránilo. Klíčovým ustanovením je článek 136 přílohy k japonskému zákonu o pracovních normách. Tento článek stanoví, že zaměstnavatel nesmí snižovat mzdu nebo jinak nepříznivě zacházet s zaměstnancem z důvodu čerpání roční placené dovolené.

Termín “nepříznivé zacházení” je široce interpretován. Zahrnuje nejen přímé snížení mzdy, ale také nepříznivé hodnocení při posuzování bonusů nebo zvyšování platů, nevyplácení příplatků za docházku, negativní hodnocení v personálních hodnoceních nebo nepříznivé změny pracovní pozice. Například, pokud zaměstnavatel považuje den čerpání roční placené dovolené za absenci a na základě toho nevyplácí příplatek za docházku nebo snižuje bonus, může to v principu porušovat toto ustanovení.

Avšak je důležité si uvědomit právní povahu článku 136. V právní interpretaci je tento článek považován za “ustanovení o povinnosti vyvíjet úsilí”, což znamená, že jeho porušení nepřináší přímé sankce. Navíc, opatření podniku, která jsou v rozporu s tímto ustanovením, nejsou automaticky neplatná podle soukromého práva.

Jaké opatření podniku tedy může být považováno za nezákonné? Soudy stanovily kritérium, že opatření je neplatné, pokud je v rozporu s veřejným pořádkem a dobrými mravy a pokud zásadně narušuje účel systému roční placené dovolené.

Konkrétní kritéria poskytl případ Numazu Kotsu (rozhodnutí Nejvyššího soudu z 25. června 1993). V tomto případě bylo zpochybněno ustanovení pracovního řádu, které neumožňovalo vyplácení příplatku za docházku v případě čerpání roční placené dovolené. Nejvyšší soud zdůraznil, že je třeba zvážit míru nepříznivého zacházení a skutečnou odstrašující sílu, kterou má na zaměstnance při čerpání jejich dovolené. Vzhledem k tomu, že částka příplatku za docházku byla relativně malá a její nevyplácení výrazně neodrazovalo zaměstnance od čerpání dovolené, soud uznal toto ustanovení za platné.

Z tohoto případu vyplývá, že zákonnost nepříznivého zacházení se posuzuje na základě “míry” a “rovnováhy” daného opatření. I když se zdá, že mezi zněním zákona a skutečnými soudními rozhodnutími existuje rozpor, je to projevem právního přístupu, který neklade jednotné standardy, ale hodnotí skutečný dopad na jednotlivé případy. Pokud je ekonomická nevýhoda způsobená systémem podniku považována za nepatrnou a nebrání významně v uplatňování práva na dovolenou, může být považována za zákonnou. Naopak, pokud je míra nepříznivého zacházení vysoká a zaměstnanci jsou nuceni váhat s čerpáním dovolené, i když je to jen nepřímý důsledek, je pravděpodobné, že takový systém bude považován za nezákonný a neplatný.

Proto by měli manažeři a personalisté nejen zvažovat formální otázku “Je tento systém povolen?”, ale také “Je nepříznivý dopad tohoto systému dostatečně silný, aby zaměstnance odrazoval od čerpání dovolené?” Při stanovování kritérií pro bonusy a příplatky, které zahrnují prvek docházky, je nezbytné pečlivě posoudit, zda takové opatření neznehodnocuje právo na dovolenou a zda je vyvážené, aby se předešlo právním rizikům.

Shrnutí

Roceční placená dovolená je komplexní a zásadní systém stanovený japonským pracovním právem. Pro manažery existuje řada právních povinností, od přesného výpočtu a poskytování počtu dní dovolené pro každého zaměstnance, přes zajištění povinného využití minimálně pěti dnů dovolené ročně, až po zákaz jakéhokoli znevýhodnění zaměstnanců z důvodu čerpání dovolené. Pro dodržení těchto povinností je nezbytné nejen hluboké porozumění předpisům, ale také vytvoření strategického a plánovaného systému řízení pracovních zdrojů, včetně využití systému plánovaného poskytování dovolené.

Právní kancelář Monolith má bohaté zkušenosti s poskytováním komplexních rad týkajících se japonského pracovního práva pro různorodé klienty z domova i ze zahraničí. Naše kancelář nabízí veškerou právní podporu související s roční placenou dovolenou, včetně tvorby a revize pracovních řádů, podpory při zavádění systému plánovaného poskytování dovolené a zastupování v pracovněprávních sporech, aby zajistila, že HR praxe našich klientů jsou v souladu s nejnovějšími zákony a soudními rozhodnutími. V naší kanceláři působí také právníci hovořící anglicky, včetně těch s kvalifikací zahraničních právníků. Díky této jedinečné struktuře jsme schopni poskytovat jasné a přesné právní služby zahraničním společnostem působícím v Japonsku, překonávající rozdíly v právních systémech a obchodních kulturách. Pokud máte dotazy týkající se provozování systému roční placené dovolené nebo jiných aspektů japonského pracovního práva, neváhejte se na nás obrátit.