Pracovní víza v Japonsku: Postupy a strategické body podle typu náboru zahraničních zaměstnanců

V dnešním globalizovaném podnikatelském prostředí se získávání talentovaných zahraničních pracovníků s různorodým pozadím stává klíčovou manažerskou strategií pro japonské společnosti, aby si udržely mezinárodní konkurenceschopnost a generovaly nové inovace. Nicméně proces zaměstnávání cizinců není omezen pouze na náborové aktivity. Japonský zákon o imigraci a uznání uprchlíků (dále jen “imigrační zákon”) a další související předpisy přísně stanovují požadavky a postupy pro zaměstnávání cizinců v Japonsku, a je nezbytné tyto právní postupy správně pochopit a dodržovat. Nedostatky v postupech nebo nedorozumění mohou vést k významnému zpoždění náborových plánů nebo v nejhorším případě k vážným rizikům v oblasti dodržování předpisů. Tento článek se zaměřuje na tři hlavní formy náboru, se kterými se společnosti mohou setkat při zaměstnávání zahraničních pracovníků v Japonsku: ‘nábor nových absolventů ze zahraničních studentů’, ‘nábor cizinců žijících v Japonsku pro změnu zaměstnání’ a ‘nábor cizinců žijících v zahraničí’. Pro každý z těchto scénářů podrobně a konkrétně vysvětlíme právní postupy, potřebné dokumenty a praktické rady na základě nejnovějších právních předpisů. Tím poskytneme vedení společností a pracovníkům v oblasti práva a lidských zdrojů směrnice pro strategické a hladké řízení jednotlivých náborových procesů.

Základní znalosti o systému pracovních víz v Japonsku

Pro pochopení procesu zaměstnávání cizinců je nezbytné nejprve se seznámit se základní strukturou systému pobytových kvalifikací v Japonsku.

Typy pobytových oprávnění umožňující zaměstnání v Japonsku

Japonský zákon o imigraci definuje “pobytová oprávnění” jako právní status cizinců pobývajících a působících v Japonsku. Aktivity, které mohou cizinci v Japonsku vykonávat, jsou přesně stanoveny pro každý typ oprávnění, a zda je povoleno vykonávat pracovní činnost s příjmem, závisí na druhu drženého pobytového oprávnění.

Pobytová oprávnění lze rozdělit do tří hlavních skupin podle toho, zda je povolena pracovní činnost. První skupinu tvoří oprávnění jako “trvalý pobyt” nebo “manžel/manželka Japonce apod.”, která nekladou žádná omezení na činnost a umožňují v zásadě zaměstnání v jakémkoli povolání. Druhou skupinu představují oprávnění s činností omezenou na konkrétní oblasti, jako je “technické dovednosti, humanitní znalosti a mezinárodní služby”, které jsou nejčastěji využívány firmami při zaměstnávání zahraničních odborníků. Cizinci s tímto oprávněním mohou vykonávat pouze povolené pracovní činnosti. Třetí skupinu tvoří oprávnění jako “studium” nebo “krátkodobý pobyt”, kde v zásadě není zaměstnání povoleno.

Tento článek se zaměřuje na pobytové oprávnění “technické dovednosti, humanitní znalosti a mezinárodní služby”, které je nejrelevantnější pro zaměstnávání bílých límečků a odborných pracovníků. Toto oprávnění zahrnuje následující tři oblasti činnosti:

• Technické dovednosti: Práce vyžadující technické znalosti nebo dovednosti v oblasti přírodních věd, jako jsou fyzika, inženýrství a další. Příklady zahrnují IT inženýry, programátory, strojní konstruktéry, výzkumné pracovníky a další.
• Humanitní znalosti: Práce vyžadující znalosti v oblasti humanitních věd, jako jsou právo, ekonomie, sociologie a další. Sem patří například marketing, finance, právní služby, management consulting a další.
• Mezinárodní služby: Práce vyžadující myšlení nebo citlivost založenou na cizí kultuře. Zahrnuje to překladatele, tlumočníky, jazykové učitele, pracovníky v oblasti zahraničního obchodu, designéry a další.

Společné požadavky pro získání japonského pobytového oprávnění

Pro získání pobytového oprávnění “Technologie, humanitní vědy a mezinárodní služby” v Japonsku je nezbytné, aby jak cizinec žadatel, tak zaměstnavatelská společnost splňovali kritéria stanovená v nařízení Ministerstva spravedlnosti.

Nejprve jsou kladeny požadavky na samotného žadatele, který musí mít akademické vzdělání nebo pracovní zkušenosti související s povoláním, kterému se chce věnovat. Konkrétně se vyžaduje ukončení vysokoškolského studia v příslušném oboru nebo více než desetiletá pracovní zkušenost. Nicméně, pokud jde o “mezinárodní služby” kromě překladu, tlumočení a jazykového vzdělávání, stačí tříletá pracovní zkušenost v příslušném oboru. Při posuzování Úřadem pro imigraci a pobytovou správu se přísně hodnotí, zda existuje souvislost mezi oborem studia nebo pracovní historií žadatele a povoláním, kterému se bude po nástupu věnovat.

Dále mezi důležité požadavky ze strany společnosti patří výše odměny a stabilita podnikání. Co se týče odměny, je stanoveno, že mzda, kterou cizinec obdrží, musí být alespoň stejná nebo vyšší než mzda japonských zaměstnanců vykonávajících srovnatelnou práci. Toto je klíčové kritérium k prevenci zaměstnávání cizinců za nespravedlivě nízké mzdy. Japonský zákon o pracovních standardech ve svém třetím článku také zakazuje diskriminační zacházení na základě národnosti v otázkách mzdy a dalších pracovních podmínek, a tento princip je brán v úvahu i při posuzování pobytového oprávnění. Navíc musí zaměstnavatelská společnost prokázat stabilitu a kontinuitu svého podnikání, čímž ukáže, že má schopnost zaměstnávat daného cizince kontinuálně a stabilně mu vyplácet mzdu.

Systém kategorií podniků v procesu žádosti o pobytový status

V procesu žádosti o pobytový status Imigrační úřad Japonska (Japan Immigration Services Agency) zařazuje zaměstnavatele, tedy podniky, do čtyř kategorií podle jejich velikosti a důvěryhodnosti, aby urychlil proces žádosti. Množství dokumentů, které je nutné předložit při žádosti, se liší v závislosti na kategorii podniku.

• Kategorie 1: Podniky kotované na japonské burze cenných papírů, veřejně prospěšné organizace schválené státem a podobně.
• Kategorie 2: Organizace a jednotlivci, u kterých celková částka srážkové daně z příjmu ze mzdy za předchozí rok podle přehledu zákonných výkazů přesahuje 10 milionů jenů.
• Kategorie 3: Organizace a jednotlivci, kteří předložili přehled zákonných výkazů za předchozí rok (s výjimkou kategorie 2).
• Kategorie 4: Organizace a jednotlivci, kteří nespadají do žádné z výše uvedených kategorií (například nově založené společnosti).

Podniky patřící do kategorie 1 a 2 jsou považovány za společnosti s vysokou společenskou důvěryhodností a stabilním řízením, a proto je počet požadovaných dokumentů výrazně redukován. Naopak podniky v kategoriích 3 a 4, zejména nově založené společnosti, musí předložit více dokumentů (například obchodní plány, účetní závěrky) k prokázání stability svého podnikání. Tento systém kategorií není jen otázkou administrativních procedur. Porozumění tomu, do které kategorie váš podnik spadá, je nesmírně důležité pro plánování náborového harmonogramu a přípravu potřebných dokumentů. Například startupy spadající do kategorie 4 musí při plánování náboru počítat s delším časem pro posouzení pobytového statusu a podrobnější kontrolou ve srovnání s podniky kategorie 1 kotovanými na burze. To je strategický prvek, který přímo ovlivňuje rozdělení časových a lidských zdrojů v náborových aktivitách.

Podle typu náboru: Přijímání zahraničních studentů jako absolventů

Přijímání talentovaných zahraničních studentů, kteří dokončili vysoké školy nebo odborné školy v Japonsku, jako nových absolventů, představuje pro mnoho společností důležitou příležitost k získání cenných zaměstnanců.

Přehled procedury: “Žádost o změnu statusu pobytu”

Status pobytu “student”, který drží zahraniční studenti, je určen pro studijní účely a zásadně neumožňuje plnohodnotné zaměstnání. Proto je nutné, aby studenti po absolvování školy a před nástupem do společnosti změnili svůj status pobytu na takový, který umožňuje zaměstnání, obvykle na “technické dovednosti, humanitní znalosti a mezinárodní služby”. Tento proces se nazývá “žádost o změnu statusu pobytu” a provádí jej samotný student na příslušném regionálním úřadě pro imigraci a správu pobytu.

Proces podání žádosti a potřebné dokumenty

Žádost podává sám zahraniční student, ale zaměstnavatel, tedy společnost, má povinnost připravit a poskytnout studentovi mnoho potřebných dokladů pro podání žádosti. Potřebné dokumenty se obvykle dělí na ty, které připravuje žadatel (student) a ty, které připravuje společnost.

Hlavní dokumenty, které připravuje žadatel (student), jsou následující:

• Formulář žádosti o změnu statusu pobytu
• Identifikační fotografie (výška 4 cm x šířka 3 cm)
• Cestovní pas (pas) a karta pobytu (předloží se na přepážce)
• Doklad o absolvování nebo potvrzení o předpokládaném absolvování
• Životopis

Hlavní dokumenty, které připravuje přijímající společnost, jsou následující:

• Dokumenty prokazující kategorii společnosti (například kopie čtvrtletní zprávy pro kategorii 1, kopie sestavy zákonných záznamů o zdroji příjmu z předchozího roku pro kategorie 2 a 3)
• Výpis z obchodního rejstříku
• Materiály objasňující obsah podnikání (firemní brožury, letáky atd.)
• Kopie účetní závěrky za poslední fiskální rok (zejména pro kategorie 3 a 4)
• Kopie pracovní smlouvy nebo oznámení o pracovních podmínkách (s uvedením obsahu práce, výše platu, doby trvání zaměstnání atd.)

Oficiální formulář žádosti, “Formulář žádosti o změnu statusu pobytu”, lze stáhnout z webových stránek Imigračního úřadu.

• Název webové stránky: Imigrační úřad
• Název stránky: Žádost o změnu statusu pobytu
• URL: https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/16-2.html

Místo podání žádosti, doba trvání a důležité body

Žádost se podává na přepážce regionálního úřadu pro imigraci a správu pobytu, který má na starosti oblast bydliště žadatele. Standardní doba zpracování podle Imigračního úřadu je jeden až dva měsíce, ale v období hlavní sezóny absolventů, které připadá na březen a duben, se může stát, že doba zpracování bude delší než obvykle. Proto je pro společnosti rozumné naplánovat si časový harmonogram s dvou až tříměsíčním předstihem.

Důležité je také načasování podání žádosti. V případě studentů, kteří absolvovali v březnu, se obvykle začíná s přijímáním žádostí již v prosinci předchozího roku (může se lišit podle příslušného úřadu). Jakmile je rozhodnuto o nabídce práce, je třeba co nejdříve začít s přípravou, aby bylo možné získat povolení do dne nástupu do práce po absolvování. Je také nutné dbát na správu doby pobytu, aby nedošlo k vypršení současného statusu pobytu “student” během procesu žádosti.

Druhy náboru: Přijímání cizinců žijících v Japonsku do středního managementu

Přijímání cizinců, kteří již pracují v Japonsku, do středního managementu je pro mnoho společností atraktivní, neboť se od nich očekává, že budou okamžitě schopni přispět svými dovednostmi. Procedury v tomto případě závisí na současném typu víza, které cizinec drží, a na povaze nové pracovní pozice, na kterou je přijímán.

Základní předpoklady: Shoda pracovní pozice a typu víza

Prvním a nejdůležitějším krokem při středním managementu je ověření, zda rozsah činností povolených současným typem víza kandidáta odpovídá povaze práce, kterou bude ve vaší společnosti vykonávat. Například, pokud IT inženýr s vízem pro “technické, humanitní a mezinárodní služby” přechází do jiné společnosti na pozici IT inženýra, je pravděpodobné, že rozsah povolených činností zůstane stejný. Pokud by však tentýž IT inženýr byl přijat na pozici v marketingu, může být rozsah povolených činností posouzen jako odlišný. Pokud tuto kontrolu zanedbáte, může to později vést k problémům s dalšími procedurami.

Procedury v případě, že pracovní pozice spadá do stejného rozsahu činností

Pokud je nová pracovní pozice po změně zaměstnání v rozsahu činností povolených současným typem víza, není nutné měnit samotné vízum. Nicméně, cizinec má zákonnou povinnost oznámit změnu zaměstnavatele.

Tento postup se nazývá “oznámení o změně smluvního orgánu” a je stanoven v článku 19-16 japonského zákona o imigraci. Konkrétně je třeba do 14 dnů od ukončení pracovního poměru u předchozí společnosti podat oznámení o ukončení smlouvy a do 14 dnů od nástupu do nové společnosti podat oznámení o uzavření nové smlouvy. Toto oznámení lze podat online prostřednictvím elektronického systému imigračního úřadu, osobně na místním imigračním úřadu nebo poštou na tokijský imigrační úřad.

Kromě toho, i když to není právní povinnost, z hlediska řízení rizik společnosti se silně doporučuje další postup, a to podání žádosti o vystavení “Certifikátu oprávnění k práci”. Tento certifikát oficiálně potvrzuje, že nová pracovní pozice ve společnosti spadá do rozsahu činností povolených současným typem víza. Tento postup je dobrovolný, ale má velké výhody. Obnova víza probíhá každé několik let a při této kontrole bude znovu posuzován obsah práce v nové společnosti po změně zaměstnání. Pokud by při obnově bylo posouzeno, že pracovní pozice nespadá do rozsahu povolených činností, může být obnova zamítnuta a zaměstnanec by nemohl pokračovat v práci, což představuje vážné riziko. Získáním “Certifikátu oprávnění k práci” při změně zaměstnání můžete tomuto riziku předcházet. Jinými slovy, je to velmi účinný strategický nástroj pro eliminaci nejistoty při budoucích žádostech o obnovu a pro zajištění stability zaměstnání.

Procedury v případě, že pracovní pozice spadá do odlišného rozsahu činností

Pokud je nová pracovní pozice po změně zaměstnání mimo rozsah činností povolených současným typem víza (například přijetí osoby s vízem pro “vzdělávání” na pozici v podnikovém plánování), je nutné podat “žádost o změnu typu víza”. Nová práce nemůže být vykonávána, dokud není tato žádost schválena. Proces a potřebné dokumenty jsou téměř totožné s přijímáním absolventů z řad zahraničních studentů.

Upozornění při náboru

Při středním managementu, zejména pokud je kandidát momentálně nezaměstnaný, je třeba dbát na určité aspekty. Japonský imigrační zákon stanoví, že pokud cizinec nepokračuje v činnostech povolených jeho typem víza bez oprávněného důvodu po dobu delší než tři měsíce, může být jeho vízum zrušeno. To znamená, že kandidáti, jejichž období nezaměstnanosti při hledání nové práce přesahuje tři měsíce, nesou riziko zrušení svého víza. Při přijímání takových kandidátů je třeba si být vědom možnosti, že při budoucích žádostech o obnovu nebo změnu víza může být kontrola přísnější než obvykle.

Podle typu náboru: Přijímání cizinců žijících v zahraničí do práce v Japonsku

Při zaměstnávání odborníků žijících v zahraničí v Japonsku je nutné postupovat odlišně od běžného náboru v rámci země.

Přehled postupu: “Žádost o vydání Potvrzení o způsobilosti k pobytu”

V tomto případě nejprve japonská přijímající společnost vystupuje jako zástupce a podává žádost na místní imigrační úřad o vydání “Potvrzení o způsobilosti k pobytu (Certificate of Eligibility, COE)”. COE je dokument, kterým ministr spravedlnosti Japonska předem potvrzuje, že cizinec splňuje podmínky pro vstup a pobyt v Japonsku. Po vydání COE musí zaměstnávaný cizinec předložit COE na japonském velvyslanectví nebo konzulátu ve své zemi a obdržet oficiální vízum. Poté s tímto vízem vstoupí do Japonska v rámci dvoufázového procesu.

Proces podání žádosti a potřebné dokumenty

COE může podat buď samotný žadatel nebo zástupce přijímající organizace.

Potřebné dokumenty se liší podle kategorie podniku, ale stejně jako u žádosti o změnu pobytového statusu, jsou vyžadovány dokumenty týkající se jak samotného žadatele, tak přijímající společnosti.

Hlavní dokumenty, které musí připravit přijímající společnost, jsou následující:

• Žádost o vydání Potvrzení o způsobilosti k pobytu
• Identifikační fotografie (žadatele)
• Odpovědní obálka
• Dokumenty zaslané od žadatele (diplom, životopis, pracovní historie, osvědčení o kvalifikaci atd.)
• Dokumenty prokazující kategorii podniku, výpis z obchodního rejstříku, kopie nejnovější účetní závěrky, kopie pracovní smlouvy atd.

Oficiální formulář žádosti “Žádost o vydání Potvrzení o způsobilosti k pobytu” lze stáhnout z webových stránek Imigračního úřadu.

• Název webové stránky: Imigrační úřad
• Název stránky: Žádost o vydání Potvrzení o způsobilosti k pobytu
• URL: https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/16-1.html

Místo podání žádosti, doba zpracování a důležité upozornění

Žádost se podává na imigračním úřadě, který má v kompetenci místo sídla přijímající společnosti. Standardní doba zpracování je od jednoho do tří měsíců, což je nejdelší doba zpracování ze všech tří typů náboru. Proto je při plánování náboru z ciziny nutné tuto dobu zpracování zohlednit a naplánovat projektový harmonogram.

Zvláštní pozornost je třeba věnovat platnosti vystaveného COE. COE se stává neplatným, pokud žadatel nevstoupí do Japonska do tří měsíců od data vydání. Během této doby musí žadatel získat vízum ve své zemi a dokončit cestu do Japonska.

Porovnání času potřebného pro různé náborové postupy je klíčové pro stanovení náborové strategie. Například pro naléhavé pozice, kde je potřeba zajistit personál do dvou měsíců, není nábor z ciziny, který vyžaduje získání COE v rozmezí jednoho až tří měsíců, realistický. V takovém případě je rychlejší zaměstnat někoho, kdo již žije v zemi. I v tomto případě však po nástupu do zaměstnání vzniká povinnost oznámení do čtrnácti dnů, což vyžaduje rychlý administrativní proces. Porozumění právním požadavkům a časovým rámecům jednotlivých postupů a výběr nejvhodnějšího náborového kanálu pro potřeby společnosti je klíčem k úspěchu.

Porovnání a shrnutí jednotlivých postupů

Níže shrnujeme hlavní rozdíly v postupech pro získání pobytového oprávnění pro tři typy zaměstnání, které jsme dosud vysvětlovali. Tato tabulka pomůže zástupcům společností rychle pochopit klíčové body každého scénáře a naplánovat vhodnou strategii náboru.

Shrnutí

Japonsko aktivně přijímá zahraniční odborníky s specializovanými dovednostmi a znalostmi, avšak právní systém, který reguluje jejich zaměstnání, je velmi komplexní a nepřipouští chyby v procedurách. Aby bylo možné úspěšně zaměstnávat zahraniční talenty, je nezbytné tyto složité právní postupy správně pochopit a plánovat jejich řízení. Získání podpory odborníků a proaktivní postup v těchto procesech by se nemělo považovat za pouhý náklad, ale za strategickou investici, která zajišťuje důležité podnikové zdroje a pomáhá vyhnout se právním rizikům.

Právní kancelář Monolith má bohaté zkušenosti s poskytováním právních služeb týkajících se tématu tohoto článku pro různorodé klienty v Japonsku. Naše síla spočívá nejen v hlubokých znalostech procedur zaměstnávání cizinců, ale také v tom, že mezi našimi právníky jsou i ti, kteří hovoří anglicky a mají zahraniční právnické kvalifikace. To nám umožňuje poskytovat detailní a plynulou podporu i pro společnosti, které působí globálně, překonávající jazykové a právní bariéry. Pokud máte potíže s postupy žádosti o povolení k pobytu, jak jsme vysvětlili v tomto článku, neváhejte se obrátit na naši kancelář. Budeme silně podporovat hladké přijetí vašich cenných zahraničních zaměstnanců z právního hlediska.