Vysvětlení změn pravidel pro vyjasnění pracovních podmínek prostřednictvím oznámení pracovních podmínek, které nabývají účinnosti v dubnu roku Reiwa 6 (2024)

V posledních letech dochází k uznávání různorodých způsobů práce. Na druhé straně však čelíme nárůstu pracovních problémů v Japonsku, jako je masové propouštění výzkumníků v březnu roku Reiwa 5 (2023), případy sebevražd lékařů z přepracování a problémy s cizinci na trhu práce.

V tomto kontextu dojde v dubnu roku Reiwa 6 (2024) k revizi ‘Japonských prováděcích předpisů k zákonu o pracovních standardech (Rōdō Kijun-hō Shikō Kisoku)’ a ‘Standardů pro uzavírání, obnovu a ukončení dočasných pracovních smluv (Koyame ni kansuru Kijun)’. Tato revize zahrnuje změny v ustanoveních týkajících se explicitního vyjádření pracovních podmínek. Cílem těchto změn je usnadnit přechod pracovníků na dobu určitou na pracovníky s neomezenou smlouvou a zpřesnit pravidla zaměstnávání různorodých stálých zaměstnanců. Očekává se, že díky těmto změnám budou zaměstnavatelé i zaměstnanci lépe potvrzovat pracovní podmínky, čímž se předejde problémům, a usnadní se kariérní rozvoj a dosažení rovnováhy mezi prací a osobním životem.

V tomto článku vysvětlíme klíčové body revize pravidel pro explicitní vyjádření pracovních podmínek, včetně toho, kdo a kdy by měl obdržet oznámení o pracovních podmínkách a jaké jsou povinnosti týkající se poskytování informací.

Co je oznámení o pracovních podmínkách

Oznámení o pracovních podmínkách je dokument, který zaměstnavatel vydává zaměstnanci na základě článku 15 Japonského zákona o pracovních standardech (労働基準法), aby jasně stanovil pracovní podmínky. Pracovní podmínky zahrnují různé aspekty práce, jako jsou mzda, pracovní doba, přestávky, volné dny, sociální pojištění a zaměstnanecké výhody.

Toto “oznámení o pracovních podmínkách” je dokument, který zaměstnavatelé musí podle zákona oznámit zaměstnancům, a není to dokument založený na dohodě. Na druhé straně pracovní smlouva je dokument uzavřený na základě dohody mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem, ale není to dokument vyžadovaný zákonem.

Následujících šest bodů, jako jsou velmi důležité podmínky a záležitosti při zahájení práce, jsou považovány za “absolutně vyžadované položky k vyjádření” a vyžadují se k jejich vyjádření prostřednictvím písemného dokumentu. Tento dokument se nazývá “oznámení o pracovních podmínkách”. Pokud si to zaměstnanec přeje, je možné tyto informace poskytnout i bez písemného dokumentu, například prostřednictvím faxu nebo e-mailu.

Položky 7 až 14 jsou považovány za “relativně vyžadované položky k vyjádření” a je možné je vyjádřit ústně.

1. Doba trvání pracovní smlouvy
2. Kritéria pro obnovení dočasné pracovní smlouvy (celková doba trvání smlouvy nebo počet obnovení)
3. Místo práce a povinnosti (včetně rozsahu změn)
4. Začátek a konec pracovní doby, přesčasy, přestávky, volné dny, dovolená atd. (směnný provoz, flexibilní pracovní doba, flexibilní pracovní systém, systém pracovní doby na základě uvážení, systém pracovní doby mimo pracoviště atd.)
5. Mzda, zvyšování mzdy
6. Odchod z práce (včetně důvodů pro propuštění)
7. Odchodné
8. Mimořádně vyplácená mzda (kromě odchodného), bonusy a minimální mzda atd.
9. Náklady na stravu, pracovní pomůcky a další, které jsou hrazeny zaměstnancem
10. Bezpečnost a hygiena
11. Odborná příprava
12. Náhrada škody a pomoc při nemoci mimo práci
13. Ocenění a sankce
14. Pracovní volno
15. Ostatní (systém sociálního pojištění atd.)

Formát pro vyjádření pracovních podmínek je volný, ale Ministerstvo zdravotnictví, práce a sociálních věcí zveřejnilo modelový formulář “oznámení o pracovních podmínkách”, který si můžete prohlédnout zde[ja].

V rámci reformy, která vstoupila v platnost 1. dubna roku Reiwa 6 (2024), byly jako povinné položky k vyjádření pracovních podmínek zavedeny tři nové položky. Tyto revidované položky jsou povinné i při náboru nových zaměstnanců.

Tři nové položky a povinnost vysvětlení přidané k záležitostem, které je nutné uvést v pracovních podmínkách

V důsledku změn v povinnosti uvádět a vysvětlovat pracovní podmínky byly přidány tři nové položky do “absolutních záležitostí, které je nutné uvést”. Pojďme je probrat jednotlivě.

Rozsah změn pracoviště a povinností

Podle revidovaného zákona je nyní povinností uvést nejenom stávající pracoviště a povinnosti, ale také rozsah jejich možných změn (revidovaný článek 5, odstavec 1, bod 1 číslo 3 Pracovního standardního nařízení).

“Pracoviště a povinnosti” označují místo a činnosti, kterým se zaměstnanec věnuje bezprostředně po nástupu do zaměstnání.

“Rozsah změn” se vztahuje na rozsah změn pracoviště a povinností, které mohou nastat během trvání pracovní smlouvy. Zahrnuje to i změny v důsledku přesunů nebo výpomoci v rámci firmy, ale dočasné změny, jako je například výpomoc v jiných odděleních, nejsou zahrnuty.

Pokud nedojde k žádným změnám oproti původnímu pracovišti a povinnostem, je nutné toto uvést v “rozsahu změn”.

Například, pokud zaměstnanec začne pracovat z domova ihned po nástupu, je nutné uvést jako “pracoviště” domov zaměstnance nebo satelitní kancelář, kde je možné pracovat na dálku. Pokud se předpokládá, že během trvání pracovní smlouvy bude zaměstnanec pracovat na dálku, je nutné tyto možnosti uvést v “rozsahu změn”.

Na druhou stranu, pokud neexistují žádná omezení pracoviště a povinností (například u manažerských pozic), je nutné uvést všechna možná pracoviště a povinnosti. Aby se předešlo problémům, je důležité co nejjasněji definovat “rozsah změn” a zajistit sdílení pochopení mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem.

Existence a obsah omezení obnovy smlouvy

“Existence a obsah omezení obnovy smlouvy” znamená, že při změně smluvních podmínek, které jsou nevýhodné pro zaměstnance na částečný úvazek nebo na smlouvu, je nutné tyto změny uvést písemně.

Při zaměstnávání pracovníků na dobu určitou (například státní zaměstnanci na dobu určitou, pracovníci na částečný úvazek, brigádníci, zaměstnanci na smlouvu, pracovníci agentur nebo zaměstnanci znovu najatí po dosažení důchodového věku), jež mají omezení obnovy smlouvy (například celková doba trvání smlouvy nebo omezení počtu obnov), je nutné tyto podmínky uvést (revidovaný článek 5, odstavec 1, bod 1 číslo 2 Pracovního standardního nařízení).

Kromě toho, pokud zaměstnavatel plánuje zavést nebo zkrátit omezení obnovy smlouvy během trvání dočasné pracovní smlouvy, je povinen předem vysvětlit zaměstnanci důvody (revidovaný článek 1 Standardů pro ukončení zaměstnání).

Naopak, pokud zaměstnavatel plánuje zrušit nebo prodloužit omezení obnovy smlouvy, není povinen vysvětlovat důvody, protože to není pro zaměstnance nevýhodné.

Příležitost k žádosti o přechod na dobu neurčitou a pracovní podmínky po přechodu

Pracovníkům na dobu určitou byla uložena povinnost uvést příležitost k žádosti o přechod na dobu neurčitou (příležitost k žádosti o přechod) a pracovní podmínky po přechodu na dobu neurčitou při obnově dočasné pracovní smlouvy, kdy vzniká právo na žádost o přechod (revidovaný článek 5, odstavce 5 a 6 Pracovního standardního nařízení; článek 18 Zákona o pracovních smlouvách; článek 15 Pracovního zákoníku; revidovaný článek 5, odstavec 1, body 1 až 11 Pracovního standardního nařízení, kromě článku 5, odstavec 1, bod 1 číslo 2).

Zaměstnavatel je také povinen vysvětlit zaměstnanci podle článku 3, odstavec 2 Zákona o pracovních smlouvách, záležitosti, které je nutné zvážit vzhledem k realitě pracovního místa, jako jsou obsah práce, míra odpovědnosti a rozsah změn (revidovaný článek 5 Standardů pro ukončení zaměstnání).

Reference: Ministerstvo zdravotnictví, práce a sociálních věcí | Změny pravidel pro uvádění pracovních podmínek od dubna 2024. Jste připraveni?[ja]

Cílová skupina pro změnu pravidel o vyjádření pracovních podmínek

Změna pravidel o vyjádření pracovních podmínek se vztahuje na všechny pracovníky a také na pracovníky s pracovní smlouvou na dobu určitou.

Všichni pracovníci

Pod pojmem všichni pracovníci se rozumí osoby zaměstnané v jakémkoliv druhu práce (s výjimkou některých veřejných zaměstnanců) a bez ohledu na formu zaměstnání, které jsou využívány podnikem nebo kanceláří (včetně spolubydlících příbuzných, pokud existuje závislá pracovní vztah a jsou za práci odměňováni).

Z výše uvedených změněných pravidel o vyjádření pracovních podmínek se na všechny pracovníky vztahuje “rozsah změn pracoviště a povinností”.

Pracovníci s pracovní smlouvou na dobu určitou

Z výše uvedených změněných pravidel o vyjádření pracovních podmínek se na pracovníky s pracovní smlouvou na dobu určitou vztahuje “existence a obsah omezení obnovy” a “příležitosti k žádosti o přechod na dobu neurčitou a pracovní podmínky po přechodu na dobu neurčitou”.

Pracovní smlouva na dobu určitou je taková smlouva, která má stanovenou dobu trvání (termín). Zásadně je maximální doba jedné smlouvy omezena na 3 roky. U vysoce kvalifikovaných profesí a pracovníků starších 60 let je horní hranice stanovena na 5 let (zákon o pracovních standardech článek 14 odstavec 1).

Na druhou stranu, pracovní smlouva na dobu neurčitou je taková smlouva, která nemá stanovenou dobu trvání.

Obvykle je stanovena důchodová hranice (zakázáno je do 60 let), což znamená, že zaměstnání pokračuje až do dosažení tohoto věku (zákon o stabilizaci zaměstnání starších osob stanovuje povinnost zaměstnávat zájemce až do 65 let a úsilí až do 70 let).

Níže vysvětlujeme časování vydání oznámení o pracovních podmínkách pro obě skupiny.

Okamžik vydání oznámení o pracovních podmínkách

Existují tři případy, kdy je třeba vydat oznámení o pracovních podmínkách:

Při uzavírání všech pracovních smluv a při obnově pracovních smluv na dobu určitou

V souladu se změněnými podmínkami, které je nutné uvést, je nutné vystavit oznámení o pracovních podmínkách týkající se ‘rozsahu změn pracoviště a povahy práce’ vždy při uzavírání jakékoliv (bez ohledu na dobu trvání) pracovní smlouvy a při obnově pracovních smluv na dobu určitou.

Uzavření a obnovení dočasných pracovních smluv

Čas na vydání oznámení o pracovních podmínkách, které zahrnuje “existence a obsah limitu obnovení”, upravených podmínek pracovní smlouvy, nastává při uzavření a obnovení dočasné pracovní smlouvy.

Obnovení smlouvy, při kterém vzniká právo na přeměnu na dobu neurčitou

Mezi upravenými podmínkami pracovní smlouvy, které je nutné vyjasnit, je vydání oznámení o pracovních podmínkách týkajících se “příležitosti k přeměně na dobu neurčitou a pracovních podmínkách po přeměně” v době obnovení dočasné pracovní smlouvy, kdy vzniká právo na přeměnu na dobu neurčitou.

V dubnu roku 2013 (Heisei 25) byl zaveden nový systém přeměny na dobu neurčitou v důsledku změny Zákona o pracovních smlouvách (Japanese Labor Contract Act).

Systém přeměny na dobu neurčitou umožňuje zaměstnancům, kteří splňují určité podmínky, přeměnit svou dočasnou pracovní smlouvu na smlouvu na dobu neurčitou na základě jejich žádosti. Cílem je “omezit zneužívání dočasných pracovních smluv zaměstnavateli (například předčasné ukončení zaměstnání) a zajistit stabilitu zaměstnání”.

Konkrétně, pokud dočasný zaměstnanec, který má smlouvu se stejným zaměstnavatelem, splňuje dva požadavky: “smlouva byla obnovena alespoň jednou” a “celková doba smlouvy přesahuje pět let”, může požádat o přeměnu na dobu neurčitou (článek 18 Zákona o pracovních smlouvách).

Platnost práva na žádost o přeměnu na dobu neurčitou je omezena na dobu platnosti dočasné smlouvy, ve které toto právo vzniklo (jeden rok), a proto je nutná opatrnost.

Okamžik přeměny na dobu neurčitou nastává následující den po skončení dočasné pracovní smlouvy, na kterou byla podána žádost (začátek sedmého roku). Zaměstnavatel nemůže tuto žádost zaměstnance odmítnout.

Co se týče pracovních podmínek po přeměně na dobu neurčitou, tyto zůstávají stejné jako předtím, s výjimkou doby trvání smlouvy, pokud není stanoveno jinak (“jiné ustanovení”).

Systém přeměny na dobu neurčitou obsahuje následující tři výjimky:

• Výzkumníci a učitelé na univerzitách a ve výzkumných a vývojových institucích
• Specialisté s vysokou kvalifikací
• Starší zaměstnanci s prodlouženým zaměstnáním

Níže vysvětlíme požadavky pro každou z těchto výjimek.

Výjimka pro výzkumníky a učitele na univerzitách a ve výzkumných a vývojových institucích

Pro výzkumníky a učitele na univerzitách a ve výzkumných a vývojových institucích platí výjimka, že požadavek číslo 2 systému přeměny na dobu neurčitou, “celková doba smlouvy”, musí přesáhnout deset let (článek 7 Zákona o termínech).

Celková doba smlouvy začíná běžet od 1. dubna 2013, ale před vznikem práva na žádost o přeměnu na dobu neurčitou v dubnu 2023 se masové ukončování zaměstnání výzkumníků stalo společenským problémem.

Výjimka pro specialisty s vysokou kvalifikací (s ročním příjmem a určeným rozsahem)

Výjimka pro specialisty s vysokou kvalifikací se týká situace, kdy po pěti letech práce na určitém dočasném projektu (který se liší podle projektu) u zaměstnavatele, který je uznán jako typ první, se požadavek číslo 2 systému přeměny na dobu neurčitou, “celková doba smlouvy”, rovná době trvání projektu a během této doby nevzniká právo na žádost o přeměnu na dobu neurčitou. Tato zvláštní opatření mají horní limit deset let (článek 8 odstavec 1 Zákona o speciálních opatřeních).

Výjimka pro starší zaměstnance s prodlouženým zaměstnáním

Systém přeměny na dobu neurčitou neobsahuje horní věkový limit. To znamená, že se na starší zaměstnance nad 65 let vztahuje, s výjimkou některých speciálních případů.

Výjimka pro starší zaměstnance s prodlouženým zaměstnáním znamená, že pokud jsou zaměstnáni na dobu určitou po dosažení důchodového věku pod zaměstnavatelem, který je uznán jako typ druhý, nebo v rámci skupiny společností, právo na žádost o přeměnu na dobu neurčitou nevzniká po celou dobu zaměstnání (článek 8 odstavec 2 Zákona o speciálních opatřeních).

Shrnutí: Konzultujte s advokátem ohledně oznámení pracovních podmínek

V tomto článku jsme vysvětlili změny v pravidlech pro vyjasnění pracovních podmínek v oznámeních pracovních podmínek, které byly zavedeny v dubnu roku Reiwa 6 (2024). Diskutovali jsme o pozadí těchto změn a na co byste měli dát pozor.

Při uzavírání nebo obnově pracovní smlouvy je důležité, aby zaměstnavatelé poskytli zaměstnancům jasné informace o jejich pracovních podmínkách prostřednictvím oznámení pracovních podmínek, což je také klíčové pro předcházení problémům. Pro řízení rizik spojených s pracovněprávními spory doporučujeme konzultace s advokátem specializujícím se na firemní právo.

Představení opatření naší kanceláře

Advokátní kancelář Monolith se specializuje na IT, zejména na kombinaci internetu a práva. V posledních letech se v důsledku diverzifikace pracovních stylů stále více zaměřujeme na pracovněprávní legislativu. Naše kancelář nabízí řešení pro řízení rizik spojených s “digitálním tetováním”. Podrobnosti naleznete v následujícím článku.

Oblasti práce advokátní kanceláře Monolith: Právní služby pro IT a startupové firmy[ja]