Vysvětlení klíčových bodů změněného japonského zákona o ochraně oznamovatelů veřejného zájmu: Jaké kroky by měli podnikatelé podniknout?

Zákon o ochraně oznamovatelů veřejného zájmu byl novelizován v roce 2020 (Gregoriánský kalendář) a nabyl účinnosti dne 1. června 2022. Tato novela zavádí povinnost pro podnikatele zřídit systém pro řádné řešení interních oznámení.

V tomto článku vysvětlíme klíčové body novely Japonského zákona o ochraně oznamovatelů veřejného zájmu a jaké kroky by měli podnikatelé podniknout v souvislosti s touto novelou.

Co je systém ochrany oznamovatelů ve veřejném zájmu

“Systém ochrany oznamovatelů ve veřejném zájmu” je systém, který chrání ty, kteří poskytují informace o incidentech nebo nesprávném jednání s cílem sloužit veřejnému zájmu (oznamovatelé).

Například, skandály a nesprávné jednání organizací, jako je skrývání autovraků nebo falšování potravin, jsou těžko detekovatelné z vnějšku a často jsou odhaleny díky interním oznamovatelům. Nicméně, někteří lidé se obávají, že pokud podají zprávu, mohou utrpět nepříznivé důsledky ve své firmě. Aby se tomuto zabránilo, je třeba zajistit, že interní oznamovatelé nebudou vystaveni nepříznivému zacházení, jako je například propuštění.

Interní oznamování je pro organizaci výhodné, protože umožňuje rychlé odhalení problémů a nesprávného jednání a tím i rychlou reakci. Kromě toho, ochrana oznamovatelů a řádné zacházení s jejich zprávami podporuje sebečistící funkci organizace, zvyšuje její společenskou důvěru a zlepšuje hodnotu firmy.

Systém ochrany oznamovatelů ve veřejném zájmu má za cíl podporovat dodržování zákonů podnikateli a zajišťovat bezpečnost a klid občanů tím, že se snaží chránit interní oznamovatele z těchto hledisek.

Klíčové body změny zákona o ochraně oznamovatelů veřejného zájmu

Změna z roku 2020 (rok Reiwa 2) byla provedena za účelem zlepšení efektivity interního oznamovacího systému. Tato změna zahrnuje následující body.

Povinnost podnikatelů zřídit systém

Podnikatelům bylo uloženo následující (článek 11 japonského zákona o ochraně oznamovatelů veřejného zájmu).

• Určit pracovníky odpovědné za reakci na veřejné oznámení
• Zřízení nezbytného systému pro adekvátní reakci na interní oznámení

Avšak, pro malé a střední podniky s méně než 300 zaměstnanci (včetně částečných pracovníků) je to pouze povinnost usilovat o splnění těchto požadavků.

Je-li to podle premiéra nezbytné, může požadovat zprávu od podnikatele a poskytnout mu rady, pokyny a doporučení (článek 15 stejného zákona). Pokud podnikatel nedodrží doporučení, může být tato skutečnost zveřejněna (článek 16 stejného zákona).

Dále, pracovníkům odpovědným za reakci na veřejné oznámení je uložena povinnost mlčenlivosti ohledně informací, které by mohly identifikovat oznamovatele. Pokud dojde k porušení této povinnosti, může být uložena pokuta do výše 300 000 jenů (články 12 a 21 stejného zákona).

Informace, které by mohly identifikovat oznamovatele, zahrnují jméno oznamovatele, číslo zaměstnance atd., a také obecné informace, jako je pohlaví, pokud by mohly být kombinovány s jinými informacemi k identifikaci oznamovatele.

Zjednodušení oznamování správním orgánům atd.

Pokud podnik propustí oznamovatele kvůli oznámení správnímu orgánu nebo mediálnímu orgánu, podmínky pro neplatnost takového propuštění byly uvolněny, což usnadňuje oznamování (článek 3 stejného zákona).

V případě oznamování správnímu orgánu bylo k původnímu požadavku “mít dostatečný důvod k věření” přidáno “předložení dokumentu s uvedením jména a adresy”.

Co se týče oznamování mediálním orgánům, před změnou zákona se týkalo pouze ohrožení života a tělesné integrity, ale po změně bylo přidáno “ohrožení majetku”. Bylo také přidáno “mít dostatečný důvod k věření, že podnik může prozradit informace identifikující oznamovatele”.

Rozšíření ochrany oznamovatelů veřejného zájmu

Původně byli chráněni pouze zaměstnanci, ale změnou zákona byli přidáni také bývalí zaměstnanci do jednoho roku po odchodu z práce a členové vedení (článek 2 odstavec 1 stejného zákona).

V souvislosti s přidáním členů vedení do chráněných subjektů bylo zakázáno nepříznivé zacházení s členy vedení a pokud byl člen vedení odvolán kvůli veřejnému oznámení, je nyní možné podat žalobu na náhradu škody (článek 5 odstavec 3, článek 6 stejného zákona). Dále, původně byly chráněny pouze oznámení týkající se trestných činů, ale nyní jsou chráněny také oznámení týkající se správních sankcí, což rozšiřuje rozsah ochrany (článek 2 odstavec 3 stejného zákona).

Kromě toho, kromě neplatnosti propuštění kvůli oznámení, zákazu nepříznivého zacházení, jako je degradace nebo snížení platu, bylo zakázáno podnikům podávat žalobu na náhradu škody proti oznamovatelům veřejného zájmu na základě škody způsobené veřejným oznámením (článek 7 stejného zákona).

Rozšíření rozsahu skutečností, které jsou předmětem chráněného oznámení

Tato změna rozšířila rozsah skutečností, které jsou předmětem chráněného oznámení (článek 2 odstavec 3 stejného zákona).

Je definováno jako “skutečnost trestného činu stanoveného v tomto zákoně a zákonech uvedených v příloze (včetně nařízení na základě těchto zákonů) nebo skutečnost, která je důvodem pro pokutu stanovenou v tomto zákoně a zákonech uvedených v příloze (včetně nařízení na základě těchto zákonů)”.

Tento “zákony uvedené v příloze” jsou stanoveny v “nařízení o stanovení zákonů uvedených v článku 8 přílohy zákona o ochraně oznamovatelů veřejného zájmu (nařízení č. 146 z roku Heisei 17)”. Seznam zákonů je zveřejněn jako “Seznam zákonů, které jsou předmětem oznámení (474) (k 1. únoru roku Reiwa 3)” na webových stránkách Úřadu pro ochranu spotřebitelů.

Opatření, která by měli podnikatelé přijmout pro řádné reagování na interní hlášení

Podnikatelé s více než 300 zaměstnanci musí pochopit obsah, který byl povinně stanoven v tomto novém předpisu, a řádně na něj reagovat. Zde vysvětlíme, jaká opatření by měli podnikatelé přijmout.

Vytvoření systému pro řádné reagování na interní hlášení

Zákon o ochraně oznamovatelů veřejného zájmu (japonský Zákon o ochraně oznamovatelů veřejného zájmu) neobsahuje žádné ustanovení o způsobu zřízení interního hlášení, a tak je skutečná forma zřízení hlášení ponechána na uvážení podnikatele. Může se jednat o případy, kdy je hlášení zřízeno uvnitř organizace, jako je personální oddělení, případy, kdy je hlášení svěřeno mimo organizaci, jako je právnická kancelář, nebo případy, kdy je hlášení zřízeno v obou.

Bez ohledu na formu, kterou si zvolíte, je nezbytné dodržovat následující body:

• Zřízení interního hlášení veřejného zájmu: jasně určit oddělení nebo osobu, která provede vyšetření a nápravná opatření
• Opatření pro zajištění nezávislosti od vedoucích pracovníků a jiných vedoucích pracovníků: zajištění nezávislosti od vedoucích pracovníků a jiných vedoucích pracovníků v případě, že se jedná o případ týkající se vedoucích pracovníků a jiných vedoucích pracovníků
• Opatření pro provádění úkolů týkajících se reakce na veřejné hlášení: provádění interního vyšetření a nápravných opatření
• Opatření pro odstranění konfliktu zájmů v úkolech týkajících se reakce na veřejné hlášení: zabránit zapojení osob týkajících se případu do úkolů týkajících se reakce na veřejné hlášení

Podnikatelé musí určit pracovníky, kteří se budou zabývat úkoly týkajícími se reakce na veřejné hlášení, přijmout veřejné hlášení, provést interní vyšetření a pokud je to nutné, provést nápravná opatření.

Vytvoření systému pro ochranu oznamovatelů veřejného zájmu

Pokud není zajištěna ochrana oznamovatelů, i když je zřízeno místo pro interní hlášení, systém ochrany oznamovatelů veřejného zájmu nebude fungovat správně. Proto musí podnikatelé přijmout následující opatření:

• Opatření pro předcházení nepříznivému zacházení: předcházet nepříznivému zacházení a poskytnout nápravu v případě, že je nepříznivé zacházení zjištěno / provést sankce proti osobám, které se dopustily nepříznivého zacházení atd.
• Opatření pro předcházení sdílení mimo rozsah: předcházet sdílení mimo rozsah a poskytnout nápravu v případě, že je sdílení mimo rozsah zjištěno atd.

Nepříznivé zacházení s oznamovateli veřejného zájmu zahrnuje nejen propuštění, ale také snížení platu, degradaci, nucené odchody atd.

Opatření, která by měli podnikatelé přijmout, jsou podrobně shrnuta v Směrnice potřebné pro řádné a účinné provádění opatření, která by měli podnikatelé přijmout na základě ustanovení odstavců 1 a 2 článku 11 Zákona o ochraně oznamovatelů veřejného zájmu[ja] (Vyhláška kabinetu č. 118 ze dne 20. srpna 2021 (Roku 3 Reiwa)).

Shrnutí: Pro opatření vůči Zákonu o ochraně oznamovatelů veřejného zájmu se obraťte na právníka

Zákon o ochraně oznamovatelů veřejného zájmu (japonský Zákon o ochraně oznamovatelů veřejného zájmu) byl novelizován a pro podnikatele přibyly povinnosti, jako je například povinnost vytvořit systém pro řádné reagování na interní oznamování. Kromě toho, pokud dojde k oznamování, je třeba mít předem připravený systém pro řádné reagování na takové oznamování.

Řádná ochrana oznamovatelů a upřímné reagování na oznamování je důležité jak pro podnikatele, tak pro společnost. Pokud máte otázky týkající se systému ochrany oznamovatelů veřejného zájmu, obraťte se na právníka.

Úvod do opatření naší kanceláře

Právní kancelář Monolith je právní kancelář s bohatými zkušenostmi v oblasti IT, zejména internetu a práva. Japonský zákon o ochraně oznamovatelů veřejného zájmu se těší rostoucí pozornosti a potřeba právní kontroly se stále zvyšuje. Naše kancelář poskytuje řešení pro všeobecné právní záležitosti IT a startupových společností. Podrobnosti naleznete v následujícím článku.

Právní oblasti, kterými se zabývá právní kancelář Monolith: Právní záležitosti IT a startupových společností[ja]