Μέθοδοι διαδικασίας opt-in για την αποστολή ενημερωτικών email

Στο email marketing, παλαιότερα το επίκεντρο ήταν τα άμεσα μηνύματα, αλλά με την εξάπλωση του διαδικτύου, η σημασία του “Ενημερωτικού Δελτίου μέσω Email” (Newsletter) έχει αυξηθεί σημαντικά.

Η ευκολία και η ταχύτητα της αποστολής ενημερωτικών δελτίων σε χρήστες σε όλο τον κόσμο με ένα απλό κλικ, καθώς και το χαμηλό κόστος, είναι μεγάλα πλεονεκτήματα του Newsletter.

Ωστόσο, αν δεν ακολουθήσετε τους σχετικούς νόμους και κανονισμούς κατά την αποστολή ενός Newsletter, υπάρχει η πιθανότητα να υποστείτε ποινές όπως φυλάκιση ή πρόστιμα.

Ειδικά, πολλοί άνθρωποι δεν γνωρίζουν καλά τον “Κανονισμό Επιλογής Συμμετοχής” (Opt-in), ο οποίος είναι ιδιαίτερα σημαντικός. Σε αυτό το άρθρο, θα εξηγήσουμε με απλό τρόπο την “Διαδικασία Επιλογής Συμμετοχής στην Αποστολή Newsletter” που είναι απαραίτητη για την ασφαλή αποστολή ενημερωτικών δελτίων.

Τι είναι ο κανονισμός Opt-in

Το “Opt-in” αναφέρεται στην πράξη όπου ο παραλήπτης ζητάει εκ των προτέρων από τον αποστολέα ενός συγκεκριμένου ηλεκτρονικού μηνύματος να του στείλει μήνυμα, ή δίνει τη “συγκατάθεσή” του για την αποστολή του μηνύματος. Αυτή η αρχή απαγόρευσης της διαφήμισης μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προς παραλήπτες που δεν έχουν εκδηλώσει τη “συγκατάθεσή” τους, ονομάζεται “κανονισμός Opt-in”.

Μέχρι την τροποποίηση του νόμου το 2008 (2008), υιοθετήθηκε μια μέθοδος που απαγόρευε την αποστολή μηνυμάτων σε παραλήπτες που είχαν εκδηλώσει την “Opt-out” προς τον αποστολέα. Ωστόσο, λόγω της αύξησης του αριθμού των μηνυμάτων, άλλαξε σε “μέθοδο Opt-in”.

Η βάση του κανονισμού Opt-in είναι το άρθρο 3, παράγραφος 1, του Ιαπωνικού Νόμου για την Κατάλληλη Αποστολή Ειδικών Ηλεκτρονικών Μηνυμάτων (Νόμος για την Κατάλληλη Αποστολή Ειδικών Ηλεκτρονικών Μηνυμάτων).

Άρθρο 3 (Περιορισμοί στην Αποστολή Ειδικών Ηλεκτρονικών Μηνυμάτων)
Ο αποστολέας δεν πρέπει να στέλνει ειδικά ηλεκτρονικά μηνύματα σε κανέναν εκτός από τα παρακάτω:
1. Όσους έχουν εκδηλώσει εκ των προτέρων την επιθυμία τους να λάβουν ειδικά ηλεκτρονικά μηνύματα από τον αποστολέα ή τον αναθέτη αποστολής (όσοι έχουν αναθέσει την αποστολή ηλεκτρονικών μηνυμάτων, περιορίζονται σε οργανισμούς που επιδιώκουν κέρδος και άτομα που επιδιώκουν επαγγελματική δραστηριότητα.)
2. Όσους, εκτός από τα παραπάνω, έχουν ειδοποιήσει τον αποστολέα ή τον αναθέτη αποστολής για τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους, σύμφωνα με τις διατάξεις του Υπουργείου Εσωτερικών και της Γραμματείας του Υπουργικού Συμβουλίου.
3. Όσους, εκτός από τα παραπάνω, βρίσκονται σε εμπορική σχέση με όσους διαφημίζουν ή προωθούν τις επιχειρήσεις τους μέσω των ειδικών ηλεκτρονικών μηνυμάτων.
4. Όσους, εκτός από τα παραπάνω, έχουν δημοσιεύσει τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους, σύμφωνα με τις διατάξεις του Υπουργείου Εσωτερικών και της Γραμματείας του Υπουργικού Συμβουλίου, περιορίζονται σε οργανισμούς ή άτομα που επιδιώκουν επαγγελματική δραστηριότητα.

Ειδικά Ηλεκτρονικά Μηνύματα

Τα “Ειδικά Ηλεκτρονικά Μηνύματα” αναφέρονται σε ηλεκτρονικά μηνύματα που αποστέλλονται από αποστολείς (οργανισμούς ή ιδιώτες) με σκοπό το κέρδος, για διαφήμιση ή προώθηση. Ωστόσο, τα παρακάτω μηνύματα επίσης κατατάσσονται ως “ηλεκτρονικά μηνύματα που αποστέλλονται για διαφήμιση ή προώθηση”.

• Ηλεκτρονικά μηνύματα που στοχεύουν στην κατεύθυνση προς ιστοσελίδες που προωθούν ή διαφημίζουν πληροφορίες σχετικά με εμπορικές υπηρεσίες, προϊόντα κλπ.
• Ηλεκτρονικά μηνύματα που προσπαθούν να κατευθύνουν προς εμπορικές ιστοσελίδες με την παραπλάνηση ότι πρόκειται για προσκλήσεις σε κοινωνικά δίκτυα, ειδοποιήσεις για κέρδη σε διαγωνισμούς, μηνύματα από φίλους ή επικοινωνία από άλλα μέλη σε ιστοσελίδες με συνδρομή.

Ωστόσο, τα παρακάτω ηλεκτρονικά μηνύματα δεν κατατάσσονται ως “Ειδικά Ηλεκτρονικά Μηνύματα”.

• Ηλεκτρονικά μηνύματα που αποτελούν επισημάνσεις σχετικά με τους όρους των συναλλαγών, ειδοποιήσεις για χρεώσεις κλπ., που σχετίζονται με τις συναλλαγές και δεν περιλαμβάνουν διαφημιστικό ή προωθητικό περιεχόμενο, ούτε κατευθύνουν προς ιστοσελίδες διαφήμισης ή προώθησης.
• Ηλεκτρονικά μηνύματα που αποτελούν απλά χαιρετισμούς για την εποχή, δεν περιλαμβάνουν διαφημιστικό ή προωθητικό περιεχόμενο και δεν κατευθύνουν προς ιστοσελίδες διαφήμισης ή προώθησης.
• Ηλεκτρονικά μηνύματα που αποστέλλονται από μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς, όπως πολιτικές ομάδες, θρησκευτικές οργανώσεις, ΜΚΟ, συνδικάτα κλπ.

Ποινικές Κυρώσεις

Σε περίπτωση παραβίασης του Ιαπωνικού Νόμου για τα Ειδικά Ηλεκτρονικά Μηνύματα, ο Υπουργός Γενικών Υποθέσεων και ο Πρωθυπουργός της Ιαπωνίας μπορούν να επιβάλουν στον αποστολέα “διαταγές συμμόρφωσης”, “διαταγές βελτίωσης” ή “ακύρωση της εγγραφής”.

Επιπλέον, αν ο αποστολέας στέλνει μηνύματα χρησιμοποιώντας πλαστές πληροφορίες ή δεν συμμορφώνεται με τις διάφορες διαταγές, μπορεί να τιμωρηθεί με φυλάκιση έως ένα έτος ή με πρόστιμο έως 1 εκατομμύριο γιεν (στην περίπτωση των εταιρειών, εκτός από την τιμωρία του δράστη, μπορεί να επιβληθεί πρόστιμο έως 30 εκατομμύρια γιεν στην εταιρεία).

Εξαιρέσεις της Ρύθμισης Οργάνωσης

Στη ρύθμιση οργάνωσης, εκτός από την περίπτωση που ο παραλήπτης εκφράζει την “συγκατάθεσή” του για την αποστολή συγκεκριμένου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επιτρέπεται η αποστολή συγκεκριμένου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα πρόσωπα που ορίζονται παρακάτω.

Άτομα που έχουν ενημερώσει για την ηλεκτρονική τους διεύθυνση μέσω γραπτού

Στην περίπτωση που παραδίδεται “γραπτό” με την ηλεκτρονική διεύθυνση του ατόμου, όπως μια επαγγελματική κάρτα, κατανοείται ότι υπάρχει η πιθανότητα αποστολής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τον παραλήπτη, επομένως, η αποστολή συγκεκριμένου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι δυνατή ακόμη και χωρίς τη “συγκατάθεση” του παραλήπτη.

Επιπλέον, ακόμη και αν δεν είναι “γραπτό”, η αποστολή συγκεκριμένου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι δυνατή στις παρακάτω περιπτώσεις, ακόμη και χωρίς τη “συγκατάθεση” του παραλήπτη, μέσω ενημέρωσης της ηλεκτρονικής διεύθυνσης μέσω ιστοσελίδας κ.λπ.

• Στην περίπτωση που δημοσιεύονται διαφημίσεις σε ηλεκτρονικά ταχυδρομεία που αφορούν σημαντικά θέματα όπως “σύναψη συμβολαίου”, “περιεχόμενο συμβολαίου”, “επιβεβαίωση παραγγελίας”
• Στην περίπτωση που δημοσιεύονται διαφημίσεις σε μέρος των ηλεκτρονικών ταχυδρομείων, όπως newsletters, που αποστέλλονται με τη “συγκατάθεση” του παραλήπτη
• Στην περίπτωση που δημοσιεύονται διαφημίσεις ως όρος για τη δωρεάν χρήση των δωρεάν ηλεκτρονικών ταχυδρομείων που μπορούν να ληφθούν δωρεάν

Σημειώστε ότι η ανταλλαγή ηλεκτρονικών καρτών δεν θεωρείται “γραπτό”, επομένως εμπίπτει στη ρύθμιση οργάνωσης.

Άτομα με εμπορικές σχέσεις

Για παράδειγμα, στην περίπτωση που ένας πελάτης που έχει ανοίξει λογαριασμό σε ένα χρηματοπιστωτικό ίδρυμα συνεχίζει να χρησιμοποιεί το χρηματοπιστωτικό ίδρυμα, θεωρείται ότι υπάρχει εμπορική σχέση μεταξύ του χρηματοπιστωτικού ιδρύματος και του πελάτη, και σε αυτήν την περίπτωση, αποτελεί εξαίρεση στη ρύθμιση οργάνωσης.

Ωστόσο, στην περίπτωση που έχει γίνει μόνο μία αγορά από ένα διαδικτυακό κατάστημα, δεν θεωρείται ότι υπάρχει συνεχής εμπορική σχέση μεταξύ του διαδικτυακού καταστήματος και του πελάτη, και επομένως εμπίπτει στη ρύθμιση οργάνωσης.

Άτομα που έχουν δημοσιεύσει την ηλεκτρονική τους διεύθυνση

Ο σκοπός της δημοσίευσης της ηλεκτρονικής διεύθυνσης είναι να λαμβάνεται ηλεκτρονικό ταχυδρομείο από τρίτους, επομένως, θεωρείται ότι επιτρέπεται η αποστολή συγκεκριμένου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και εξαιρείται από τη ρύθμιση οργάνωσης. Ωστόσο, εάν εμφανίζεται η ένδειξη ότι αρνείται την παραλαβή συγκεκριμένου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τότε εμπίπτει στη ρύθμιση οργάνωσης.

Μέθοδος διαδικασίας επιλογής συμμετοχής (Opt-in)

Τρόπος Λήψης της “Συγκατάθεσης”

Το πιο σημαντικό στον κανονισμό opt-in είναι να λάβετε την “συγκατάθεση” του παραλήπτη για την αποστολή συγκεκριμένου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά για να κρίνετε αν υπάρχει “συγκατάθεση” ή όχι, χρειάζονται τα εξής στοιχεία:

• Ο παραλήπτης είναι ενήμερος ότι θα γίνει “αποστολή συγκεκριμένου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου”
• Υπάρχει “έκφραση συμφωνίας” για αυτό

Για να καταστήσετε σαφή τη λήψη της “συγκατάθεσης”, θα πρέπει να ζητήσετε από τον παραλήπτη να απαντήσει σε ένα email συγκατάθεσης ή επιβεβαίωσης.

<Παράδειγμα>
“Αυτό το email αποστέλλεται σε όσους έχουν συμμετάσχει σε σεμινάρια μας στο παρελθόν, έχουν επικοινωνήσει με εμάς κλπ. Αν επιθυμείτε να λαμβάνετε το newsletter μας σχετικά με τις υπηρεσίες μας και τα προϊόντα που διαθέτουμε, παρακαλούμε απαντήστε σε αυτό το email.”

Πώς να Λάβετε τη “Συγκατάθεση”

Όταν λαμβάνετε τη “συγκατάθεση”, ο παραλήπτης πρέπει να είναι ενήμερος για ① τον αποστολέα του email και ② ότι θα γίνει αποστολή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με διαφημίσεις. Οι συνιστώμενες μέθοδοι εμφάνισης είναι οι εξής:

• Να τονίζετε με το “μέγεθος” και το “χρώμα” των γραμμάτων
• Να τοποθετείτε τις πληροφορίες κοντά στο “κουμπί εγγραφής”
• Το κουτί επιλογής “Θέλω να λαμβάνω διαφημιστικά emails” πρέπει να είναι κενό, ώστε ο παραλήπτης να το επιλέγει αυτός (default off)
• Αν το κουτί επιλογής “Θέλω να λαμβάνω διαφημιστικά emails” είναι προεπιλεγμένο (default on), πρέπει να τονίζετε με χρώμα ή υπογράμμιση ώστε ο παραλήπτης να το αντιλαμβάνεται
• Αν το διαφημιστικό email αποστέλλεται από πολλούς επιχειρηματίες, πρέπει να αναφέρετε τον “κλάδο”, το “όνομα της εταιρείας”, το “όνομα του ιστότοπου” κλπ. για κάθε έναν από αυτούς

Επιπλέον, σας συνιστούμε να εμφανίζετε την ① συγκατάθεση για την αποστολή συγκεκριμένου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ② τον τίτλο του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια οθόνη επιβεβαίωσης εγγραφής, για να αποτρέψετε τον παραλήπτη από το να δώσει “συγκατάθεση” κατά λάθος.

Συνιστάται το Double Opt-In

Το double opt-in είναι μια διαδικασία όπου στέλνετε ένα email επιβεβαίωσης χωρίς διαφημιστικό περιεχόμενο στη διεύθυνση email του παραλήπτη που έχει δώσει τη “συγκατάθεση” για την αποστολή email, και επιβεβαιώνετε τη “συγκατάθεση” μέσω της απάντησης του παραλήπτη.

Αυτό συνιστάται ως μια αποτελεσματική μέθοδος για την πρόληψη της “παραπλάνησης” με τη χρήση της διεύθυνσης email κάποιου άλλου χωρίς άδεια και για την απόδειξη της “συγκατάθεσης” του παραλήπτη.

Είναι Δυνατή η “Συγκατάθεση” μέσω Τηλεφώνου;

Από νομικής άποψης, δεν υπάρχει περιορισμός στον τρόπο λήψης της συγκατάθεσης, οπότε η λήψη συγκατάθεσης μέσω τηλεφώνου είναι επίσης έγκυρη. Ωστόσο, επειδή είναι υποχρεωτικό να “αποθηκεύετε τα αρχεία που αποδεικνύουν τη συγκατάθεση”, πρέπει να αποθηκεύσετε αρχεία που δείχνουν την “περίοδο” και τον “τρόπο” λήψης της συγκατάθεσης.

Υποχρεώσεις του αποστολέα ενημερωτικών email

Οι αποστολείς συγκεκριμένων ηλεκτρονικών μηνυμάτων, όπως τα ενημερωτικά email, έχουν ορισμένες υποχρεώσεις, πέρα από την απόκτηση της “συγκατάθεσης” από τους παραλήπτες.

Ενδείξεις Απενεργοποίησης (Opt-out) και άλλες

Σύμφωνα με τον Ιαπωνικό Νόμο για τα Ειδικά Ηλεκτρονικά Μηνύματα (Japanese Specific Electronic Mail Law) και τους εκτελεστικούς κανονισμούς του, τα ειδικά ηλεκτρονικά μηνύματα πρέπει να περιλαμβάνουν τις παρακάτω ενδείξεις:

• Το όνομα ή την επωνυμία του υπεύθυνου αποστολής του ειδικού ηλεκτρονικού μηνύματος
• Τη διεύθυνση του υπεύθυνου αποστολής
• Μια δήλωση που επιτρέπει την απενεργοποίηση (opt-out)
• Η ηλεκτρονική διεύθυνση ή η διεύθυνση ιστοσελίδας που θα χρησιμοποιηθεί για την απενεργοποίηση
• Ένα τηλεφωνικό νούμερο, ηλεκτρονική διεύθυνση ή διεύθυνση ιστοσελίδας για παράπονα ή ερωτήσεις

<Παράδειγμα δήλωσης απενεργοποίησης>
“Μπορείτε να διακόψετε την λήψη μηνυμάτων ανά πάσα στιγμή από τον σύνδεσμο στο κάτω μέρος του email.”

<Παράδειγμα μεθόδου απενεργοποίησης>
“Αν επιθυμείτε να διακόψετε την λήψη μηνυμάτων, παρακαλούμε χρησιμοποιήστε τον παρακάτω σύνδεσμο.”
“Για αλλαγές ή ακύρωση της υπηρεσίας ενημερωτικού δελτίου, πατήστε εδώ”

Σχετικά με την απενεργοποίηση, είναι σημαντικό να διασφαλίσετε ότι οι παραλήπτες μπορούν εύκολα να αναγνωρίσουν την επιλογή αυτή, μέσω της “μεγέθους”, “χρώματος” και “τοποθέτησης” του κειμένου.

Προτείνεται η προσθήκη Πολιτικής Απορρήτου

Προτείνουμε να προσθέσετε στην “Ενότητα Επικοινωνίας” της ιστοσελίδας σας, πριν από την ενότητα “Επικοινωνία”, τις διατάξεις της Πολιτικής Απορρήτου σχετικά με την “αποκάλυψη”, “διόρθωση”, “διακοπή χρήσης” και άλλες πτυχές της επεξεργασίας των προσωπικών δεδομένων των παραληπτών.

＜Παράδειγμα＞
“Η εταιρεία μας, σε σχέση με τα προσωπικά δεδομένα που διαθέτει, θα ανταποκριθεί άμεσα σε αιτήματα για “αποκάλυψη”, “διόρθωση”, “προσθήκη”, “διαγραφή”, “διακοπή χρήσης”, “διαγραφή” κλπ. (εφεξής, “αποκάλυψη κλπ.”), σύμφωνα με τον Ιαπωνικό Νόμο για την Προστασία Προσωπικών Δεδομένων (Japanese Personal Information Protection Law), μετά την επιβεβαίωση ότι ο αιτών είναι ο ίδιος ο άνθρωπος.”

Αν θέλετε να μάθετε περισσότερα για τα “Σημεία προσοχής κατά τη δημιουργία Πολιτικής Απορρήτου με βάση τον Ιαπωνικό Νόμο για την Προστασία Προσωπικών Δεδομένων”, παρακαλούμε διαβάστε το παρακάτω άρθρο μαζί με αυτό το άρθρο.

https://monolith.law/corporate/checkpoint-privacy-policy[ja]

Αποθήκευση “Εγγράφων που Πιστοποιούν τη Συγκατάθεση”

Στη ρύθμιση του opt-in, για να καθοριστεί αν είναι νόμιμη ή όχι, είναι σημαντική η προηγούμενη “συγκατάθεση” του παραλήπτη. Επομένως, η αποθήκευση “εγγράφων που πιστοποιούν τη συγκατάθεση” είναι υποχρεωτική σύμφωνα με το άρθρο 3, παράγραφος 2, του Ιαπωνικού Νόμου για τα Ειδικά Ηλεκτρονικά Μηνύματα.

Περιεχόμενο Αποθήκευσης

Το περιεχόμενο της αποθήκευσης σχετικά με τα “έγγραφα που πιστοποιούν τη συγκατάθεση” μπορεί να είναι ένα από τα εξής:

• Έγγραφα που δείχνουν τις συνθήκες, όπως “ηλεκτρονική διεύθυνση”, “χρονική περίοδος”, “μέθοδος” κλπ., υπό τις οποίες έχει ληφθεί η συγκατάθεση
• Σε περίπτωση που η “συγκατάθεση” έχει ληφθεί μέσω γραπτού, ηλεκτρονικού μηνύματος, ιστοσελίδας κλπ., έγγραφα των τυπικών στοιχείων, όπως οι φράσεις ή η δομή της οθόνης που παρουσιάζονται στον παραλήπτη κατά τη λήψη της “συγκατάθεσης”

Διάρκεια Αποθήκευσης

Η διάρκεια αποθήκευσης καθορίζεται, καταρχήν, από την ημέρα που σταματά η αποστολή του ειδικού ηλεκτρονικού μηνύματος μέχρι την ημέρα που περνάει ένας μήνας. Ωστόσο, πρέπει να προσέξετε ότι η διάρκεια αποθήκευσης μπορεί να αλλάξει ανάλογα με την τελευταία ημέρα αποστολής, αν έχετε παραβιάσει τους σχετικούς νόμους και κανονισμούς και έχετε λάβει εντολή για μέτρα.

Σύνοψη

Σε αυτό το άρθρο, αναλύσαμε λεπτομερώς τον κανονισμό Οpt-in, βασιζόμενοι στον “Ιαπωνικό Νόμο για τα Ειδικά Ηλεκτρονικά Μηνύματα” και σχετικές νομοθεσίες, συμπεριλαμβανομένων ① τι είναι ο κανονισμός Οpt-in, ② εξαιρέσεις του κανονισμού Οpt-in, ③ τη διαδικασία του Οpt-in, και ④ τις υποχρεώσεις των αποστολέων ενημερωτικών δελτίων.

Στην πραγματική επιχειρηματική σκηνή, πιστεύουμε ότι θα εμφανιστούν περιπτώσεις που δεν καλύπτονται από το περιεχόμενο που παρουσιάστηκε σε αυτό το άρθρο.

Σε τέτοιες περιπτώσεις, σας συνιστούμε να μην κάνετε αυτόνομες αποφάσεις, αλλά να συμβουλευτείτε εκ των προτέρων με δικηγόρο που διαθέτει ειδικές γνώσεις και εμπειρία.