Τι είναι οι υποχρεώσεις διαχείρισης έργου στην ανάπτυξη συστημάτων

Η ανάπτυξη συστημάτων είναι μια διαδικασία που προχωρά μόνο όταν οι χρήστες που αναθέτουν το έργο και οι προμηθευτές που το αναλαμβάνουν συνεργάζονται αμοιβαία.

Τα έργα ανάπτυξης IT συστημάτων που χρησιμοποιούνται σε επιχειρήσεις σπάνια προχωρούν ακριβώς όπως έχουν προγραμματιστεί ή προβλεφθεί. Αντίθετα, είναι πιο συχνό να αντιμετωπίζουν μικρά ή μεγάλα προβλήματα και προκλήσεις, τα οποία υπερβαίνουν ένα προς ένα καθώς προχωρούν. Σε αυτό το πλαίσιο, είναι βέβαια σημαντική η προσπάθεια για συντονισμό μεταξύ της πλευράς των χρηστών και των προμηθευτών, αλλά εξίσου σημαντική είναι και η διαχείριση κρίσεων που λαμβάνει υπόψη τυχόν διαφορές.

Από νομικής σκοπιάς, το πρώτο βήμα στη διαχείριση κρίσεων είναι να καταστεί σαφές ποιες υποχρεώσεις έχει ο καθένας και τι δικαιώματα μπορεί να διεκδικήσει από τον άλλο. Σε αυτό το άρθρο, θα εξηγήσουμε κυρίως τις νομικές υποχρεώσεις που έχουν οι προμηθευτές σε μια σειρά από έργα, εστιάζοντας στις υποχρεώσεις διαχείρισης του έργου.

Τι περιλαμβάνουν οι υποχρεώσεις διαχείρισης έργου από την πλευρά του προμηθευτή

Ας εξετάσουμε αρχικά τι περιλαμβάνουν οι υποχρεώσεις διαχείρισης έργου από την πλευρά του προμηθευτή.

Σύμφωνα με τα δικαστικά παραδείγματα, οι υποχρεώσεις διαχείρισης έργου περιλαμβάνουν τα εξής:

– Την υποχρέωση να προχωρήσει τις εργασίες ανάπτυξης σύμφωνα με τη συμφωνία, να διαχειρίζεται συνεχώς την πρόοδο του έργου, να εντοπίζει παράγοντες που εμποδίζουν την ανάπτυξη και να αντιμετωπίζει αποτελεσματικά αυτούς τους παράγοντες.

– Την υποχρέωση να διαχειρίζεται κατάλληλα τη συμμετοχή του χρήστη στην ανάπτυξη και να επιδιώκει να αποτρέπει την εκτέλεση ενεργειών από τον χρήστη που δεν διαθέτει ειδικές γνώσεις στην ανάπτυξη συστημάτων και που θα μπορούσαν να εμποδίσουν τις εργασίες ανάπτυξης.

Αυτό σημαίνει ότι ο προμηθευτής πρέπει να παρουσιάζει τα ζητήματα και τις προθεσμίες που απαιτούν αποφάσεις ή λύσεις από τον χρήστη, να επισημαίνει τις δυσκολίες που μπορεί να προκύψουν αν οι αποφάσεις του χρήστη καθυστερήσουν, να παρέχει συμβουλές για την επίσπευση των αποφάσεων του χρήστη και, αν υπάρχουν αιτήματα που δεν μπορούν να γίνουν αποδεκτά λόγω της προόδου της ανάπτυξης, να εξηγεί επαρκώς τους λόγους και να απορρίπτει τα αιτήματα του χρήστη.

Έτσι, ο προμηθευτής έχει την υποχρέωση να προωθεί τις εργασίες ανάπτυξης και ταυτόχρονα να ενθαρρύνει τον χρήστη να προβαίνει σε αποφάσεις, εργαζόμενος σκληρά για την επιτυχία της ανάπτυξης του συστήματος.

Υποχρεώσεις Συνεργασίας του Χρήστη

Παρ’ όλα αυτά, στην ανάπτυξη συστημάτων, δεν είναι μόνο ο προμηθευτής που αναλαμβάνει μονομερώς όλες τις υποχρεώσεις. Καθώς τα IT συστήματα προορίζονται για χρήση από την εταιρεία που τα παραγγέλνει, δεν είναι δυνατόν το έργο ανάπτυξης του συστήματος να θεωρηθεί απλώς ως “υπόθεση τρίτων” για τον παραγγέλλοντα.

Ακόμη και αν επικαλεστείτε την τεχνική και οργανωτική εμπειρία εξωτερικών ειδικών για την ανάπτυξη του συστήματος, η εσωτερική διακυβέρνηση θα πρέπει να είναι παρούσα. Χωρίς την προσπάθεια να αξιοποιηθεί η εμπειρία των εξωτερικών ειδικών, είναι αδύνατον να παραδοθεί ένα απαραίτητο έργο ως αντικείμενο απλής άλλης υπόθεσης. Σε αυτό το πλαίσιο, υπάρχει επίσης μια υποχρέωση συνεργασίας στην ανάπτυξη του συστήματος από την πλευρά του χρήστη.

Οι υποχρεώσεις συνεργασίας που πρέπει να εκπληρώσει ο χρήστης περιλαμβάνουν τα εξής:

　① Ο χρήστης να πραγματοποιεί ενεργά ανάλυση κινδύνων, να συντονίζει τις εσωτερικές απόψεις κατάλληλα και να μεταφέρει ενιαία τις απαιτήσεις στον προμηθευτή

　② Να επιβεβαιώνει τα παραδοτέα

　③ Να ανταποκρίνεται στα αιτήματα για συνεργασία από τον προμηθευτή

Απαιτείται από την πλευρά του χρήστη να μεταφέρει με σαφήνεια στον προμηθευτή τις λειτουργίες που απαιτεί από το σύστημα και να συνεργάζεται ενεργά στην ανάπτυξή του.

Η διαχείριση έργων δεν είναι εύκολη

Μπορεί να μην είναι εύκολα αντιληπτό από τους χρήστες που βλέπουν μόνο την οθόνη, ότι τα IT συστήματα αποτελούνται από τον συνδυασμό πολλών λεπτομερών στοιχείων. Ωστόσο, αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό όταν σκεφτόμαστε τη δυσκολία που συνεπάγεται η διαχείριση ενός έργου ανάπτυξης συστημάτων. Επειδή τα IT συστήματα είναι τέτοια, από την πλευρά του προμηθευτή απαιτείται τόσο λεπτομερής προσοχή όσο και η ικανότητα να οργανώσει και να συνοψίσει την ευρύτερη εικόνα με σαφήνεια.

Η δυσκολία της εργασίας μπορεί να μην είναι φανερή μόνο κοιτώντας την οθόνη, και αυτό μπορεί να αποτελέσει την ίδια την αιτία για ένα έργο να “πάρει φωτιά”. Κατανοώντας αυτά τα σημεία, θα καταλάβουμε ότι “η διαχείριση ενός έργου ανάπτυξης IT συστημάτων δεν είναι καθόλου εύκολη” και αυτό αποτελεί τη βάση για την εκμάθηση της διαχείρισης κινδύνων ενός έργου.

Τι μπορεί να συμβεί σε περίπτωση παραβίασης των υποχρεώσεων διαχείρισης έργου

Τι μπορεί λοιπόν να συμβεί σε περίπτωση παραβίασης των υποχρεώσεων διαχείρισης ενός έργου;

Δεν υπάρχει κάποιο συγκεκριμένο άρθρο που να ορίζει σαφώς τι ακριβώς συνιστούν αυτές οι υποχρεώσεις και να παρέχει μια συγκεκριμένη διατύπωση για το τι είναι η διαχείριση ενός έργου.

Ωστόσο, μελετώντας παλαιότερες δικαστικές αποφάσεις, μπορούμε να καταλάβουμε σε κάποιο βαθμό τι μέτρα μπορεί να λάβει ο χρήστης ενάντια στον προμηθευτή σε περίπτωση που υπάρχει παραβίαση υποχρεώσεων από την πλευρά του.

Σε περίπτωση παραβίασης υποχρεώσεων από τον προμηθευτή, ο χρήστης μπορεί να απαιτήσει αποζημίωση ή να καταγγείλει τη σύμβαση. Ωστόσο, αν ο χρήστης έχει επίσης κάποια ευθύνη, μπορεί να κριθεί ότι ο προμηθευτής δεν φέρει την αποκλειστική ευθύνη ή μπορεί να γίνει αντιστάθμιση λόγω αμέλειας, με αποτέλεσμα τη μείωση του ποσού της αποζημίωσης.

Από την άλλη πλευρά, αν ο χρήστης έχει παραβιάσει τις υποχρεώσεις συνεργασίας, ο προμηθευτής μπορεί να απαιτήσει από τον χρήστη το αντίστοιχο ποσό της αμοιβής, επικαλούμενος τον κίνδυνο που ανέλαβε (άρθρο 536 παράγραφος 2 του Αστικού Κώδικα) ή τη μη εκπλήρωση των υποχρεώσεων.

Παραδείγματα Δικαστικών Αποφάσεων που Επιδεικνύουν τις Υποχρεώσεις Διαχείρισης Έργου

Ως παραδείγματα αντιπροσωπευτικών δικαστικών αποφάσεων που εξηγούν τις υποχρεώσεις διαχείρισης έργου, μπορούμε να αναφέρουμε τα ακόλουθα.

Η παρακάτω υπόθεση αφορά σε μια διαμάχη που κατέληξε στα δικαστήρια, λόγω καθυστερήσεων στην παράδοση ενός συστήματος ανάπτυξης και της απαίτησης του προμηθευτή για αύξηση της αρχικής εκτίμησης κόστους. Η διαφορά ανάμεσα στον χρήστη και τον προμηθευτή, σχετικά με το πώς θα έπρεπε να διαχωριστούν οι ευθύνες, οδήγησε σε μια δικαστική διαμάχη που θα μπορούσε να χαρακτηριστεί ως ένα κλασικό παράδειγμα των λεγόμενων “φλεγόμενων έργων”.

Ο κατηγορούμενος, ως ειδικός στην ανάπτυξη συστημάτων, έφερε το βάρος της υποχρέωσης να ολοκληρώσει το εν λόγω ηλεκτρονικό σύστημα ανάπτυξης σύμφωνα με τη συμφωνία και την πρόταση που παρουσιάστηκε, βασιζόμενος στις υψηλού επιπέδου ειδικές γνώσεις και εμπειρία που διαθέτει, και να κατασκευάσει το σύστημα που περιγράφεται σε αυτά, εντός της προθεσμίας παράδοσης που συμφωνήθηκε για την σταδιακή λειτουργία.
Ως εκ τούτου, ο κατηγορούμενος έπρεπε να προχωρήσει στην ανάπτυξη του έργου σύμφωνα με τις διαδικασίες, τις μεθόδους ανάπτυξης και τις διαδικασίες εργασίας που παρουσιάστηκαν στη συμφωνία και την πρόταση, να διαχειρίζεται συνεχώς την πρόοδο της κατάστασης, να επιδιώκει την ανακάλυψη παραγόντων που εμποδίζουν την ανάπτυξη και να αντιμετωπίζει κατάλληλα αυτούς τους παράγοντες. Επιπλέον, καθώς η ανάπτυξη του συστήματος πρέπει να γίνεται μετά από συνεχείς συναντήσεις με τον πελάτη και λαμβάνοντας υπόψη τις προθέσεις του, ο κατηγορούμενος έπρεπε επίσης να διαχειρίζεται κατάλληλα τη συμμετοχή του πελάτη, του προσφεύγοντος Ιαπωνικού Κράτους, στην ανάπτυξη του συστήματος και να διασφαλίζει ότι ο πελάτης, που δεν διαθέτει ειδικές γνώσεις στην ανάπτυξη συστημάτων, δεν θα εμποδίσει την ανάπτυξη του έργου (αυτές οι υποχρεώσεις αναφέρονται στο εξής ως “υποχρεώσεις διαχείρισης έργου”).

Απόφαση του Δικαστηρίου του Τόκιο, 10 Μαρτίου 2004 (Heisei 16)

Από την περίληψη της παραπάνω απόφασης, δεν είναι σημαντικό να αναλύσουμε τις λεπτομέρειες της διατύπωσης ή την περίπλοκη πορεία της υπόθεσης. Το κρίσιμο σημείο είναι ότι ο όρος “υποχρεώσεις διαχείρισης έργου” χρησιμοποιείται ως έχει. Αν και δεν υπάρχει συγκεκριμένο άρθρο που να τον καθορίζει, είναι εμφανές ότι τα δικαστήρια προσπαθούν να καθιερώσουν κατευθυντήριες γραμμές για την κατανομή των νομικών ευθυνών.

Ας ανακεφαλαιώσουμε το περιεχόμενο της απόφασης σε πιο απλή μορφή και ας το οργανώσουμε σε σημεία. Οι “υποχρεώσεις διαχείρισης έργου” αναφέρονται στα εξής:

• Προχωρώντας στην πραγματική εργασία σύμφωνα με τον προγραμματισμό (διαδικασίες ανάπτυξης, μέθοδοι, διαδικασίες εργασίας κλπ.)
• Διεξαγωγή διαχείρισης προόδου για να διασφαλιστεί ότι η πραγματική εργασία προχωρά ομαλά
• Εάν υπάρχουν “παράγοντες εμπόδια” που καθιστούν την πραγματική εργασία λιγότερο ομαλή, τότε πρέπει να ανακαλύπτονται και να αντιμετωπίζονται κατάλληλα

Επιπλέον, σχετικά με τα παραπάνω τρία σημεία:

• Δεν πρόκειται για μονόπλευρη προσπάθεια από την πλευρά του προμηθευτή, αλλά πρέπει να γίνεται προσπάθεια επικοινωνίας, ζητώντας την απαραίτητη συνεργασία από την πλευρά του χρήστη όπου χρειάζεται

Αυτά μπορούν να οργανωθούν ως ένα συνολικό σύνολο υποχρεώσεων.

Σημειώνεται ότι η ανάπτυξη συστημάτων συνήθως συνάπτεται νομικά υπό τη μορφή συμβάσεων παροχής υπηρεσιών ή συμβάσεων εργολαβίας. Οι συμβάσεις παροχής υπηρεσιών, απλά ειπωμένο, αφορούν την εκτέλεση εργασίας με αντάλλαγμα αμοιβής και με την απαιτούμενη ακρίβεια, οπότε οι υποχρεώσεις διαχείρισης έργου μπορούν να ενσωματωθούν στην έννοια της “απαιτούμενης ακρίβειας”.

Παρόλο που είναι ένα θέμα προς συζήτηση, στις συμβάσεις εργολαβίας, όπου το αντικείμενο είναι η δημιουργία κάτι που έχει ζητηθεί, θεωρείται επίσης ότι μπορεί να προκύψουν υποχρεώσεις διαχείρισης έργου. Ο λόγος είναι όπως έχει ήδη αναφερθεί: η ανάπτυξη συστημάτων, είτε πρόκειται για συμβάσεις παροχής υπηρεσιών είτε για συμβάσεις εργολαβίας, απαιτεί τη διαχείριση του έργου, και ο προμηθευτής θεωρείται ότι οφείλει να αναλάβει αυτή την ευθύνη.

https://monolith.law/corporate/contract-and-timeandmaterialcontract[ja]

Παραδείγματα δικαστικών αποφάσεων που δείχνουν την υποχρέωση διαχείρισης έργου πριν από τη σύναψη συμβάσεων

Επιπλέον, θεωρείται ότι η υποχρέωση διαχείρισης έργου μπορεί να επιβληθεί ακόμη και πριν από τη φάση σύναψης της συμβάσεως. Το ακόλουθο δικαστικό παράδειγμα δείχνει ότι η υποχρέωση διαχείρισης έργου υφίσταται για την πλευρά του προμηθευτή ακόμη και στο στάδιο πριν από τη σύναψη της συμβάσεως, δηλαδή κατά τη διάρκεια της προετοιμασίας διαφόρων προτάσεων και σχεδίων.

Η παρακάτω υπόθεση αφορά ένα έργο που διακόπηκε στη μέση, και η διαφωνία εστίασε στο αν ήταν δυνατόν να αναγνωριστεί η υποχρέωση διαχείρισης έργου λόγω ελλείψεων στον προγραμματισμό, στις προτάσεις και στις εκτιμήσεις καθώς και στην επεξήγηση προς τους χρήστες πριν από τη σύναψη της συμβάσεως. Γενικά, δεδομένου ότι οι δραστηριότητες σχεδιασμού και πρότασης είναι προπαρασκευαστικές πριν από τη σύναψη συμβάσεων, τέθηκε το ερώτημα αν είναι νομικά δυνατή η αναγνώριση τέτοιων υποχρεώσεων, και το δικαστήριο τελικά τις αναγνώρισε.

Η ανάλυση της υποχρέωσης διαχείρισης έργου στην παραπάνω δικαστική απόφαση επεκτείνεται στο στάδιο πριν από την ολοκλήρωση της συμβάσεως, κάτι που γίνεται σαφές από την ανάγνωση των παρακάτω.

Στο στάδιο του σχεδιασμού και της πρότασης, καθορίζονται οι βασικές πτυχές που αφορούν την ιδέα και την εφικτότητα του έργου, όπως ο στόχος του έργου, το κόστος ανάπτυξης, η εμβέλεια και η προβλεπόμενη διάρκεια ανάπτυξης. Επιπλέον, ανάλογα με αυτά, καθορίζονται και οι συνοδευτικοί κίνδυνοι του έργου. Επομένως, η διαμόρφωση και η ανάλυση κινδύνων που απαιτείται από τον προμηθευτή σε αυτό το στάδιο είναι απαραίτητη για την εκτέλεση της ανάπτυξης του συστήματος. Κατά συνέπεια, ο προμηθευτής οφείλει, ακόμη και στο στάδιο του σχεδιασμού και της πρότασης, να εξετάσει και να επαληθεύσει τις λειτουργίες του προτεινόμενου συστήματος, τον βαθμό ικανοποίησης των αναγκών των χρηστών, τη μεθοδολογία ανάπτυξης του συστήματος και τη διαδικασία ανάπτυξης μετά την ανάθεση, και να ενημερώσει τον χρήστη για τους πιθανούς κινδύνους. Αυτή η υποχρέωση του προμηθευτή για επαλήθευση και ενημέρωση θεωρείται ως νομική υποχρέωση βάσει της αρχής της καλής πίστης κατά τη διαδικασία διαπραγμάτευσης για τη σύναψη συμβολαίου, και ο ενάγων ως προμηθευτής φέρει τέτοιες υποχρεώσεις (υποχρεώσεις σχετικά με τη διαχείριση του έργου σε αυτό το στάδιο).

Απόφαση Ανώτατου Δικαστηρίου Τόκιο, 26η Σεπτεμβρίου του 2013 (Έτος Χέισει 25)

Επιπρόσθετα, η ιδέα ότι υπάρχουν ορισμένες νομικές υποχρεώσεις απέναντι στον αντισυμβαλλόμενο ακόμα και πριν από τη σύναψη της σύμβασης δεν περιορίζεται μόνο στα έργα πληροφορικής, αλλά είναι μια γενική αρχή που ισχύει σε όλες τις εμπορικές συναλλαγές και τις νομικές διαπραγματεύσεις.

Συνήθως, όσο μεγαλύτερη είναι μια συναλλαγή, τόσο πιο μακροχρόνια είναι η διαδικασία της “προσέγγισης” προς τον τελικό στόχο της σύναψης της σύμβασης. Ακόμη και κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας, η αρχή ότι πρέπει να είμαστε ειλικρινείς απέναντι στον αντισυμβαλλόμενο είναι κάτι που κατανοούμε ως τουλάχιστον ηθική υποχρέωση. Απλούστερα, αυτή η αρχή δεν περιορίζεται μόνο σε ένα αίσθημα ηθικής, αλλά έχει και νομική σημασία. (Ακολουθεί αναφορά σε νομικό κείμενο, με υπογράμμιση που πρόσθεσε ο συγγραφέας.)

Άρθρο 1, Παράγραφος 2 του Ιαπωνικού Αστικού Κώδικα (民法第1条2項)
Η άσκηση δικαιωμάτων και η εκπλήρωση υποχρεώσεων πρέπει να γίνεται με ειλικρίνεια και σύμφωνα με τις αρχές της καλής πίστης.

Το παραπάνω απόσπασμα αποτυπώνεται συνοπτικά στην έννοια του “κανόνα καλής πίστης” που συχνά συναντάμε στα κείμενα των δικαστικών αποφάσεων.

Επιπλέον, οι δικαστικές αποφάσεις που παρουσιάστηκαν σε αυτό το άρθρο, από μία οπτική γωνία, αποτελούν κατευθυντήριες γραμμές για τον καθορισμό των ορίων μεταξύ της υποχρέωσης συνεργασίας του χρήστη και της υποχρέωσης διαχείρισης του έργου από την πλευρά του προμηθευτή. Για τις υποχρεώσεις συνεργασίας του χρήστη στην ανάπτυξη ΙΤ συστημάτων, παρακαλούμε ανατρέξτε στο παρακάτω άρθρο.

https://monolith.law/corporate/user-obligatory-cooperation[ja]

Συνοπτικά: Σε περίπτωση προβλημάτων λόγω παραβίασης των υποχρεώσεων διαχείρισης έργου, συμβουλευτείτε έναν δικηγόρο

Στο παρόν άρθρο, προσπαθήσαμε να κάνουμε μια γενική ταξινόμηση σχετικά με τις υποχρεώσεις διαχείρισης έργου στην ανάπτυξη συστημάτων. Η ανάπτυξη συστημάτων συνοδεύεται από διάφορες προκλήσεις και προβλήματα, αλλά όταν αντιμετωπίζουμε τέτοιες καταστάσεις, φαίνεται ότι αυτό που γίνεται σημαντικό είναι η “βάση” που διαπερνά κάθε διαφορά. Ασφαλώς, υπάρχει ένα απεριόριστο πλήθος παραλλαγών στη φύση κάθε ατυπικής κατάστασης.

Ωστόσο, η σημασία του να ρωτήσουμε “ποιος είχε αναλάβει ποιες νομικές υποχρεώσεις και σε ποιο βαθμό;” μπροστά σε τέτοιες καταστάσεις, φέρει μια κάποια καθολικότητα που υπερβαίνει την ατομικότητα της κάθε υπόθεσης.

Αντί να περιοριστούμε σε πρόχειρο επιδιόρθωση προβλημάτων, φαίνεται ότι τα στοιχεία για μια κατασκευαστική διαχωρισμό και επίλυση των ζητημάτων βρίσκονται επίσης μέσα στο νόμο και στα παρελθόντα δικαστικά προηγούμενα.

Εάν προκύψουν προβλήματα σχετικά με παραβίαση των υποχρεώσεων διαχείρισης έργου, μην διστάσετε να συμβουλευτείτε άμεσα έναν δικηγόρο.