Εξήγηση του Συστήματος των Εταιρειών με Επιτροπή Ονομαστικής Διορισμού στο Εταιρικό Δίκαιο της Ιαπωνίας

Το Ιαπωνικό Εταιρικό Δίκαιο προσφέρει πολλαπλές επιλογές για τη διακυβέρνηση των ανώνυμων εταιρειών, δηλαδή την κορπορατική διακυβέρνηση. Μεταξύ αυτών, η «εταιρεία με επιτροπές διορισμού και άλλες» αποτελεί μία από τις πιο προηγμένες οργανωτικές δομές με σκοπό την αύξηση της διαφάνειας και την ενίσχυση της εποπτικής λειτουργίας στη διοίκηση. Αυτό το σύστημα εισήχθη με την αναθεώρηση του Ειδικού Νόμου Εμπορικού Δικαίου το 2002 (Heisei 14) και συνεχίστηκε με τον Ιαπωνικό Νόμο Εταιρειών που θεσπίστηκε το 2005 (Heisei 17). Η εταιρεία με επιτροπές διορισμού διαφέρει από τις παραδοσιακές Ιαπωνικές εταιρείες με επιτροπή ελέγχου, καθώς διαχωρίζει σαφώς την εποπτική λειτουργία από την εκτελεστική. Συγκεκριμένα, το διοικητικό συμβούλιο αφιερώνεται στην καθορισμό των βασικών πολιτικών διαχείρισης και στην εποπτεία, ενώ η καθημερινή διεκπεραίωση των εργασιών ανατίθεται σε έναν ρόλο που ονομάζεται «εκτελεστικός διευθυντής». Επιπλέον, είναι υποχρεωτική η σύσταση τριών επιτροπών εντός του διοικητικού συμβουλίου: της επιτροπής διορισμού, της επιτροπής ελέγχου και της επιτροπής αμοιβών. Αυτές οι επιτροπές αναλαμβάνουν την απόφαση για ιδιαίτερα σημαντικά θέματα στην κορπορατική διακυβέρνηση, όπως ο διορισμός των διευθυντών, ο έλεγχος της εκτελεστικής λειτουργίας και η καθορισμός των αμοιβών των στελεχών, από μια ανεξάρτητη και αντικειμενική οπτική γωνία. Η απαίτηση ότι η πλειοψηφία των μελών κάθε επιτροπής πρέπει να αποτελείται από ανεξάρτητους μη εκτελεστικούς διευθυντές είναι ένα σημαντικό μηχανισμό που εγγυάται την αντικειμενικότητα του συστήματος. Σε αυτό το άρθρο, θα αναλύσουμε λεπτομερώς το σύστημα της εταιρείας με επιτροπές διορισμού, τη δομή και τον ρόλο του, βάσει των διατάξεων του Ιαπωνικού Εταιρικού Δικαίου. Θα διευκρινίσουμε συγκεκριμένα τις λειτουργίες των διευθυντών και του διοικητικού συμβουλίου σε αυτό το σύστημα, καθώς και τις εξουσίες και τις ευθύνες που έχουν οι τρεις επιτροπές: η επιτροπή διορισμού, η επιτροπή ελέγχου και η επιτροπή αμοιβών.

Τι είναι οι Εταιρείες με Επιτροπές Ονομαστικής Επιλογής στο Ιαπωνικό Δίκαιο

Οι εταιρείες με επιτροπές ονομαστικής επιλογής αποτελούν έναν τύπο οργανωτικής δομής των μετοχικών εταιρειών που ορίζεται στο άρθρο 2, παράγραφος 12 του Ιαπωνικού Εταιρικού Νόμου. Οι εταιρείες που υιοθετούν αυτό το σύστημα υποχρεούνται νομικά να συστήσουν τρεις επιτροπές: την επιτροπή ονομαστικής επιλογής, την επιτροπή ελέγχου και την επιτροπή αμοιβών. Ο βασικός σκοπός αυτού του συστήματος είναι η διαχωριστική αποστασιοποίηση της “εποπτείας” από την “εκτέλεση εργασιών” στη διοίκηση της εταιρείας. Έτσι, το διοικητικό συμβούλιο απομακρύνεται από την καθημερινή εκτέλεση εργασιών και επικεντρώνεται στον ρόλο του αντικειμενικού επόπτη της διοίκησης. Η πραγματική εκτέλεση των εργασιών ανατίθεται στους “εκτελεστικούς διευθυντές” που επιλέγονται από το διοικητικό συμβούλιο. Αυτός ο σαφής διαχωρισμός μεταξύ εποπτείας και εκτέλεσης συμβάλλει στην αύξηση της διαφάνειας των αποφάσεων διοίκησης και ενισχύει την ευθύνη απέναντι στους μετόχους και άλλους ενδιαφερόμενους. Ιδιαίτερα, από τους ξένους επενδυτές, αυτό το σύστημα διακυβέρνησης συχνά αξιολογείται ως κοντινό στα διεθνή πρότυπα. Στις εταιρείες με επιτροπές ονομαστικής επιλογής, οι προαναφερθείσες τρεις επιτροπές έχουν σημαντικές εξουσίες σε θέματα που αφορούν τον πυρήνα της διοίκησης, όπως οι προσλήψεις στελεχών, ο έλεγχος και οι αμοιβές. Επιπλέον, σύμφωνα με το άρθρο 400, παράγραφος 3 του Ιαπωνικού Εταιρικού Νόμου, η πλειοψηφία των μελών (των επιτρόπων) κάθε επιτροπής πρέπει να αποτελείται από “εξωτερικούς διευθυντές” που είναι ανεξάρτητοι από τη διοίκηση της εταιρείας. Αυτή η απαίτηση στοχεύει στην πρόληψη αποφάσεων που βασίζονται στα προσωπικά συμφέροντα της διοίκησης και στην επίτευξη μιας αντικειμενικής και δίκαιης διακυβέρνησης.

Οι Διευθύνοντες Σύμβουλοι και το Διοικητικό Συμβούλιο σε Εταιρείες με Επιτροπή Ονομαστικής Αξιολόγησης στην Ιαπωνία

Ο ρόλος του Διοικητικού Συμβουλίου σε εταιρείες με Επιτροπή Ονομαστικής Αξιολόγησης στην Ιαπωνία διαφέρει σημαντικά από αυτόν των Διοικητικών Συμβουλίων σε εταιρείες με διαφορετική οργανωτική δομή. Η πιο σημαντική διαφορά είναι ότι το Διοικητικό Συμβούλιο δεν ασχολείται απευθείας με την εκτέλεση των εργασιών της εταιρείας.

Το Άρθρο 416, Παράγραφος 1 του Ιαπωνικού Εταιρικού Νόμου (Japanese Corporate Law) καθορίζει τις εξουσίες του Διοικητικού Συμβουλίου σε αυτές τις εταιρείες. Σύμφωνα με αυτό, οι κύριες λειτουργίες του Διοικητικού Συμβουλίου συνοψίζονται στις εξής τρεις:

1. Καθορισμός των βασικών κατευθυντήριων γραμμών διαχείρισης
2. Αποφάσεις σχετικά με θέματα που απαιτούνται για την εκτέλεση των καθηκόντων της Επιτροπής Ελέγχου
3. Εποπτεία της εκτέλεσης των καθηκόντων από τους Εκτελεστικούς Διευθυντές

Αρχικά, το Διοικητικό Συμβούλιο αποφασίζει για τις βασικές κατευθυντήριες γραμμές της διαχείρισης της εταιρείας, όπως η κατάρτιση μεσοπρόθεσμων σχεδίων διαχείρισης και η λήψη αποφάσεων για μεγάλες επενδύσεις, που αφορούν τον πυρήνα της εταιρείας. Ωστόσο, η εκτέλεση των συγκεκριμένων εργασιών που βασίζονται στις αποφασισμένες κατευθυντήριες γραμμές δεν είναι αρμοδιότητα του Διοικητικού Συμβουλίου, αλλά ανατίθεται στους Εκτελεστικούς Διευθυντές.

Στη συνέχεια, το Διοικητικό Συμβούλιο φέρει την ευθύνη να δημιουργήσει το κατάλληλο σύστημα ώστε η Επιτροπή Ελέγχου, που ελέγχει την εκτέλεση των καθηκόντων των Εκτελεστικών Διευθυντών και των Διευθύνοντων Συμβούλων, να λειτουργεί αποτελεσματικά.

Και το πιο σημαντικό καθήκον είναι η εποπτεία των Εκτελεστικών Διευθυντών. Το Διοικητικό Συμβούλιο παρακολουθεί αν οι Εκτελεστικοί Διευθυντές εκτελούν τα καθήκοντά τους σύμφωνα με τις βασικές κατευθυντήριες γραμμές και αξιολογεί την απόδοσή τους. Για να καταστεί αποτελεσματική αυτή η λειτουργία εποπτείας, το Διοικητικό Συμβούλιο έχει επίσης την εξουσία να επιλέγει και να απομακρύνει τους Εκτελεστικούς Διευθυντές και τους Διευθύνοντες Συμβούλους (Άρθρο 416, Παράγραφος 1 του Ιαπωνικού Εταιρικού Νόμου). Ωστόσο, όσον αφορά τις προτάσεις για την επιλογή ή την απομάκρυνση των Διευθύνοντων Συμβούλων που υποβάλλονται στη Γενική Συνέλευση των Μετόχων, η Επιτροπή Ονομαστικής Αξιολόγησης αποφασίζει για το περιεχόμενό τους.

Έτσι, οι Διευθύνοντες Σύμβουλοι σε εταιρείες με Επιτροπή Ονομαστικής Αξιολόγησης στην Ιαπωνία αναλαμβάνουν τον ρόλο του επόπτη της διαχείρισης και όχι του εκτελεστή των εργασιών. Αυτή η διαφορά είναι καθοριστική σε σύγκριση με τους Διευθύνοντες Συμβούλους σε άλλες εταιρείες, όπου συχνά αναλαμβάνουν και την εκτέλεση των εργασιών. Επιπλέον, βάσει του Άρθρου 415 του Ιαπωνικού Εταιρικού Νόμου, το Διοικητικό Συμβούλιο μπορεί να αναθέσει σημαντικά την απόφαση για την εκτέλεση των εργασιών στους Εκτελεστικούς Διευθυντές, εκτός από τα θέματα που ο νόμος ή οι καταστατικές διατάξεις ορίζουν ως αρμοδιότητες του Διοικητικού Συμβουλίου. Με αυτόν τον τρόπο, η νομοθεσία εγγυάται σαφώς τον διαχωρισμό μεταξύ της εποπτείας και της εκτέλεσης της διαχείρισης.

Τρία Επιτροπές και οι Κοινές Οργανωτικές Απαιτήσεις τους στο Ιαπωνικό Δίκαιο

Ο πυρήνας της διακυβέρνησης των εταιρειών με εγκατεστημένες επιτροπές όπως η Επιτροπή Ονομαστικής, η Επιτροπή Ελέγχου και η Επιτροπή Αμοιβών, αποτελείται από τρεις κύριες επιτροπές. Αυτές οι επιτροπές είναι οργανισμοί που έχουν συσταθεί εντός του Διοικητικού Συμβουλίου και κάθε μία ασκεί ανεξάρτητα σημαντικές εξουσίες.

Για τις τρεις επιτροπές υπάρχουν κοινές οργανωτικές απαιτήσεις που ορίζονται από το Άρθρο 400 του Ιαπωνικού Εταιρικού Νόμου. Πρώτον, κάθε επιτροπή πρέπει να αποτελείται από τουλάχιστον τρεις διευθυντές (παράγραφος 1 του ίδιου άρθρου). Δεύτερον, και το πιο σημαντικό, η πλειοψηφία των μελών κάθε επιτροπής πρέπει να αποτελείται από εξωτερικούς διευθυντές (παράγραφος 3 του ίδιου άρθρου). Οι εξωτερικοί διευθυντές είναι εκείνοι που δεν είναι αξιωματούχοι ή υπάλληλοι που εκτελούν τη διοίκηση της εταιρείας ή των θυγατρικών της και βρίσκονται σε ανεξάρτητη θέση από τη διοικητική ομάδα (Άρθρο 2, Παράγραφος 15 του Ιαπωνικού Εταιρικού Νόμου). Αυτή η απαίτηση εγγυάται την αντικειμενικότητα και τη δικαιοσύνη των συζητήσεων και των αποφάσεων σε κάθε επιτροπή.

Επιτροπή Ονομαστικών

Η Επιτροπή Ονομαστικών έχει την εξουσία να καθορίζει το περιεχόμενο των προτάσεων για την εκλογή και την αποπομπή των διευθυντών που υποβάλλονται στη Γενική Συνέλευση των Μετόχων (Άρθρο 404, Παράγραφος 1 του Ιαπωνικού Εταιρικού Νόμου). Δηλαδή, η απόφαση για το ποιος θα προταθεί ως υποψήφιος διευθυντής ή ποιος διευθυντής πρέπει να αποπεμφθεί δεν λαμβάνεται από τον εκτελεστικό διευθυντή ή τον πρόεδρο, αλλά από αυτήν την επιτροπή. Η κατοχή αυτής της εξουσίας από μια επιτροπή ονομαστικών, η οποία αποτελείται κατά πλειοψηφία από εξωτερικούς διευθυντές, αποτρέπει την επιλογή διευθυντών που εξυπηρετούν τα προσωπικά συμφέροντα της διοίκησης, μια πρακτική γνωστή ως “προσωπική επιλογή προσωπικού”. Αυτό εξασφαλίζει την αντικειμενικότητα και την ποικιλομορφία στη σύνθεση του Διοικητικού Συμβουλίου και συμβάλλει στην ενίσχυση της εποπτικής του λειτουργίας.

Επιτροπή Ελέγχου

Η Επιτροπή Ελέγχου έχει την εξουσία να ελέγχει την εκτέλεση των καθηκόντων των εκτελεστικών διευθυντών και των μελών του Διοικητικού Συμβουλίου και να δημιουργεί εκθέσεις ελέγχου (Άρθρο 404, Παράγραφος 2, Εδάφιο 1 του Ιαπωνικού Εταιρικού Νόμου). Αυτό περιλαμβάνει εκτεταμένες εξουσίες για την έρευνα της κατάστασης των επιχειρήσεων και της περιουσίας της εταιρείας. Η Επιτροπή Ελέγχου μπορεί ανά πάσα στιγμή να ζητήσει από τους εκτελεστικούς διευθυντές και τους υπαλλήλους να αναφέρουν την πορεία των επιχειρήσεων και να ερευνήσουν την κατάσταση των επιχειρήσεων και της περιουσίας της εταιρείας (Άρθρο 405, Παράγραφος 1 του Ιαπωνικού Εταιρικού Νόμου). Επιπλέον, έχει την υποχρέωση να αναφέρει στο Διοικητικό Συμβούλιο εάν ανακαλύψει παράνομες πράξεις ή σοβαρά ανάρμοστα γεγονότα (εν λόγω άρθρο, Παράγραφος 2). Επιπρόσθετα, η Επιτροπή Ελέγχου έχει επίσης την εξουσία να αποφασίζει για το περιεχόμενο των προτάσεων σχετικά με την επιλογή, την απόλυση ή την μη επανεκλογή των λογιστών που διενεργούν τον λογιστικό έλεγχο της εταιρείας (Άρθρο 404, Παράγραφος 2, Εδάφιο 2 του Ιαπωνικού Εταιρικού Νόμου). Αυτό εξασφαλίζει επίσης την ανεξαρτησία του λογιστικού ελέγχου. Σε σύγκριση με τους ελεγκτές σε εταιρείες με Επιτροπή Ελεγκτών, οι εξουσίες της Επιτροπής Ελέγχου είναι πιο ισχυρές και χαρακτηρίζεται από την πιο άμεση συμμετοχή της στην εποπτεία της διοίκησης ως εσωτερικό όργανο του Διοικητικού Συμβουλίου.

Επιτροπή Αμοιβών

Η Επιτροπή Αμοιβών έχει την εξουσία να καθορίζει το περιεχόμενο των ατομικών αμοιβών και άλλων σχετικών παροχών των εκτελεστικών και των μελών του Διοικητικού Συμβουλίου, σύμφωνα με το Άρθρο 404, Παράγραφος 3 του Ιαπωνικού Εταιρικού Νόμου (Νόμος των Εταιρειών της Ιαπωνίας). Στον Ιαπωνικό Εταιρικό Νόμο, οι αμοιβές και άλλες παροχές αναφέρονται στα οικονομικά οφέλη που λαμβάνει κάποιος από την εταιρεία ως αντάλλαγμα για την εκτέλεση των καθηκόντων του. Η Επιτροπή Αμοιβών καθορίζει το ποσό των αμοιβών για το κάθε μέλος της διοίκησης, βάσει αντικειμενικών κριτηρίων που συνδέονται με την απόδοση της εταιρείας και την προσφορά του κάθε μέλους. Η σύνθεση της Επιτροπής Αμοιβών από πλειοψηφία μη εκτελεστικών μελών εξασφαλίζει ότι οι αμοιβές των μελών της διοίκησης δεν θα είναι αδικαιολόγητα υψηλές και ότι η διαδικασία καθορισμού τους θα είναι διαφανής. Η διαφάνεια και η δικαιοσύνη στη διαδικασία καθορισμού των αμοιβών των μελών της διοίκησης είναι ζωτικής σημασίας για την κερδίζοντας την εμπιστοσύνη των μετόχων, και η Επιτροπή Αμοιβών διαδραματίζει έναν θεσμικό ρόλο στην εγγύηση αυτής της διαδικασίας.

Σύγκριση με Άλλες Οργανωτικές Δομές

Για να κατανοήσουμε καλύτερα τις εταιρείες με επιτροπές διορισμών και άλλες αντίστοιχες δομές στην Ιαπωνία, θα τις συγκρίνουμε με την πιο συνηθισμένη οργανωτική δομή στις Ιαπωνικές εταιρείες, την «εταιρεία με συμβούλιο ελεγκτών». Ο παρακάτω πίνακας συνοψίζει τις κύριες διαφορές μεταξύ των δύο.

Όπως δείχνει ο πίνακας, οι εταιρείες με επιτροπές διορισμών και άλλες αντίστοιχες δομές στην Ιαπωνία οργανώνουν την εποπτική και την εκτελεστική λειτουργία τους ξεχωριστά, ενώ στις αποφάσεις για σημαντικά θέματα όπως το προσωπικό και οι αμοιβές, οι εξωτερικοί διευθυντές έχουν ισχυρή εμπλοκή. Αυτό στοχεύει στην επίτευξη πιο αντικειμενικής και διαφανούς διακυβέρνησης, και αποτελεί την ουσιαστική διαφορά από τις εταιρείες με συμβούλιο ελεγκτών.

Συνοπτική Παρουσίαση

Στο παρόν άρθρο, αναλύσαμε το σύστημα των εταιρειών με επιτροπές διορισμού και άλλες επιτροπές, όπως ορίζεται από τον Ιαπωνικό Νόμο Εταιρειών (Japanese Companies Act), εξετάζοντας το θεσμικό πλαίσιο, τους ρόλους των διάφορων οργάνων και τη σύγκριση με άλλα συστήματα. Οι εταιρείες αυτές στοχεύουν στην αυστηρή διαχωριστική λειτουργία μεταξύ της εποπτικής λειτουργίας του διοικητικού συμβουλίου και της εκτελεστικής λειτουργίας των διευθυντών, μέσω της δημιουργίας τριών επιτροπών – διορισμού, ελέγχου και αμοιβών – εντός του διοικητικού συμβουλίου, με σκοπό την αύξηση της αντικειμενικότητας και διαφάνειας στη διοίκηση. Ειδικά η υποχρέωση ότι η πλειοψηφία των μελών κάθε επιτροπής πρέπει να αποτελείται από εξωτερικούς διευθυντές είναι ένα σημαντικό στοιχείο για την κατάκτηση της εμπιστοσύνης διεθνών επενδυτών. Για τις επιχειρήσεις που δραστηριοποιούνται στην Ιαπωνία ή εξετάζουν συναλλαγές ή επενδύσεις με Ιαπωνικές εταιρείες, είναι απαραίτητο να κατανοούν το σύστημα διακυβέρνησης της αντίστοιχης εταιρείας.

Το Νομικό Φιρμά Μονόλιθος διαθέτει εκτεταμένη εμπειρία και επιτυχίες σε όλο το φάσμα του επιχειρηματικού δικαίου, συμπεριλαμβανομένου του Ιαπωνικού Νόμου Εταιρειών. Στο φιρμά μας υπάρχουν ειδικοί με δικηγορικές ιδιότητες τόσο από την Ιαπωνία όσο και από το εξωτερικό, οι οποίοι είναι επιδέξιοι τόσο στην Ιαπωνική όσο και στην Αγγλική γλώσσα. Έχουμε παράσχει πρακτικές και συγκεκριμένες νομικές συμβουλές σε εγχώριους και διεθνείς πελάτες σχετικά με τη μετάβαση σε εταιρείες με επιτροπές διορισμού, την επιλογή εξωτερικών διευθυντών, τη λειτουργία των επιτροπών και άλλα περίπλοκα ζητήματα που αφορούν τον Ιαπωνικό Νόμο Εταιρειών. Όταν χρειάζεστε να δημιουργήσετε ένα ισχυρό σύστημα διακυβέρνησης στην Ιαπωνία ή να αντιμετωπίσετε σχετικά νομικά ζητήματα, μη διστάσετε να επικοινωνήσετε με το φιρμά μας.