Εξηγώντας τα μέτρα πρόληψης διαρροής πληροφοριών: Ποιο είναι το περιεχόμενο των εσωτερικών κανονισμών που πρέπει να εφαρμοστούν

Η διαρροή πληροφοριών μπορεί να προκαλέσει καταστροφικές ζημιές στις επιχειρηματικές δραστηριότητες. Επομένως, είναι σημαντικό να δημιουργήσετε μέτρα πρόληψης εσωτερικά.

Συγκεκριμένα, μπορείτε να σκεφτείτε να οργανώσετε εταιρικούς κανονισμούς και να τους εφαρμόσετε ανάλογα. Ποιοι εταιρικοί κανονισμοί θα πρέπει να καθοριστούν συγκεκριμένα; Σε αυτό το άρθρο, θα εξηγήσουμε πώς να οργανώσετε τους εταιρικούς κανονισμούς για να μειώσετε τον κίνδυνο διαρροής πληροφοριών, με στόχο τους νομικούς εκπροσώπους των επιχειρήσεων.

Τι είναι οι εσωτερικοί κανονισμοί σχετικά με τη διαρροή πληροφοριών

Δεν είναι δυνατόν να προβλέψουμε πότε και πώς θα συμβεί μια διαρροή πληροφοριών. Για αυτόν τον λόγο, είναι σημαντικό να δημιουργήσουμε εκ των προτέρων σταθερούς εσωτερικούς κανονισμούς και να είμαστε προετοιμασμένοι για διαρροές πληροφοριών.

Επιπλέον, ακόμη και αν συμβεί μια διαρροή πληροφοριών, μπορούμε να ελαχιστοποιήσουμε τη ζημιά που προκαλείται από τη διαρροή πληροφοριών, αντιμετωπίζοντάς την κατάλληλα σύμφωνα με τους εσωτερικούς κανονισμούς που έχουμε ορίσει εκ των προτέρων.

Καθορισμός Βασικής Πολιτικής

Καταρχάς, ως εταιρεία, μπορείτε να σκεφτείτε να καθορίσετε μια βασική πολιτική για τη διαρροή πληροφοριών, προκειμένου να διευκρινίσετε την πολιτική σας για την αντιμετώπιση τέτοιων περιστατικών.

Στη βασική πολιτική, για παράδειγμα, μπορείτε να σκεφτείτε να καθορίσετε τα εξής:

• Θέματα σχετικά με την ευθύνη της εταιρείας και των διευθυντών
• Θέματα σχετικά με την τήρηση των νόμων και άλλων κανονισμών
• Θέματα σχετικά με τη δημιουργία εσωτερικών μηχανισμών
• Θέματα σχετικά με τη διαχείριση πληροφοριών
• Θέματα σχετικά με τις προσπάθειες προς τους εργαζόμενους
• Θέματα σχετικά με την αντιμετώπιση σε περίπτωση διαρροής πληροφοριών
• Θέματα σχετικά με την τακτική αναθεώρηση της βασικής πολιτικής

Όσον αφορά τη βασική πολιτική, εκτός από την πτυχή των εταιρικών κανονισμών, μπορείτε επίσης να σκεφτείτε να την εφαρμόσετε με τρόπο που να διαφανίζει τη βασική σας πολιτική προς το κοινό, όπως μια πολιτική απορρήτου. Η διαφάνεια της βασικής σας πολιτικής προς το κοινό μπορεί να δείξει το υψηλό επίπεδο συνείδησης της εταιρείας σας σχετικά με τη διαρροή πληροφοριών και μπορεί να συμβάλει στη βελτίωση της κοινωνικής εμπιστοσύνης.

Ωστόσο, είναι προφανές ότι δεν έχει νόημα απλώς να καθορίσετε μια βασική πολιτική. Είναι απαραίτητο να καθορίσετε μια βασική πολιτική που ταιριάζει με την πραγματική κατάσταση της εταιρείας σας και επίσης είναι σημαντικό να εφαρμόσετε την πολιτική σύμφωνα με τη βασική πολιτική που έχετε καθορίσει.

Σχετικό άρθρο: Τι πρέπει να προσέξετε όταν δημιουργείτε μια πολιτική απορρήτου με βάση τον Ιαπωνικό Νόμο για την Προστασία Προσωπικών Δεδομένων;

Κανονισμοί για την Προστασία των Πληροφοριών

Στο πλαίσιο των εσωτερικών κανονισμών, μπορεί να σκεφτούμε να καθορίσουμε τις διατάξεις σχετικά με την προστασία των πληροφοριών.

Σχετικά με την προστασία των πληροφοριών, για παράδειγμα, μπορεί να σκεφτούμε να θέσουμε τις ακόλουθες διατάξεις.

Ανάλυση του Κινδύνου Διαρροής Πληροφοριών

Εάν η ανάλυση του κινδύνου διαρροής πληροφοριών δεν έχει γίνει επαρκώς, δεν μπορεί να γίνει κατάλληλη αντίδραση στον κίνδυνο. Επομένως, είναι σημαντικό να καθορίσουμε τις διατάξεις σχετικά με την ανάλυση του κινδύνου διαρροής πληροφοριών στους εσωτερικούς κανονισμούς για την προστασία των πληροφοριών.

Κατανόηση και Βάση Δεδομένων των Πληροφοριών που Διαθέτει η Εταιρεία

Ως εταιρεία, εάν δεν κατανοούμε πλήρως τις πληροφορίες που διαθέτουμε, είναι δύσκολο να διαχειριστούμε επαρκώς. Επιπλέον, με τη βάση δεδομένων των πληροφοριών που διαθέτει η εταιρεία, είναι δυνατή η κατάλληλη διαχείριση των πληροφοριών.

Ορισμός των Χειριστών των Πληροφοριών

Στους εσωτερικούς κανονισμούς, αν ορίσουμε τους χειριστές των πληροφοριών που διαθέτει η εταιρεία, μπορούμε να περιορίσουμε το εύρος χρήσης των πληροφοριών στο ελάχιστο και να μειώσουμε τον κίνδυνο διαρροής πληροφοριών.

Ορισμός της Διαδικασίας Αποκάλυψης και Παροχής Πληροφοριών

Στους εσωτερικούς κανονισμούς, αν καθορίσουμε σαφώς τη διαδικασία αποκάλυψης και παροχής των πληροφοριών που διαθέτει η εταιρεία, θα γίνει η λειτουργία σύμφωνα με τη διαδικασία. Επομένως, μπορεί να αποφευχθεί η κατάσταση όπου οι εργαζόμενοι χρησιμοποιούν τις πληροφορίες της εταιρείας με βάση τη δική τους κρίση, και συνεπώς, μπορεί να συμβάλει στην πρόληψη της διαρροής πληροφοριών.

Περιορισμός της Μεταφοράς Πληροφοριών Εκτός της Εταιρείας

Στους εσωτερικούς κανονισμούς, αν καθορίσουμε τις διατάξεις σχετικά με τη μεταφορά των πληροφοριών που διαθέτει η εταιρεία εκτός της εταιρείας, μπορούμε να αποτρέψουμε την ανεπιθύμητη μεταφορά πληροφοριών εκτός της εταιρείας, και αυτό μπορεί να έχει ένα ορισμένο αποτέλεσμα στην πρόληψη της διαρροής πληροφοριών.

Ορισμός της Επιθεώρησης του Συστήματος Προστασίας Πληροφοριών

Ακόμη και αν η εταιρεία έχει δημιουργήσει ένα σύστημα προστασίας πληροφοριών, δεν έχει νόημα αν δεν λειτουργεί σύμφωνα με αυτό το σύστημα.

Επομένως, στους εσωτερικούς κανονισμούς, μπορεί να σκεφτούμε να καθορίσουμε ότι ένα ανεξάρτητο όργανο από το αντικείμενο επιθεώρησης θα διεξάγει επιθεώρηση σχετικά με το σύστημα προστασίας πληροφοριών.

Κανονισμοί σχετικά με τη Διαχείριση Ανθρώπινου Δυναμικού

Υπάρχουν περιπτώσεις όπου η διαρροή πληροφοριών μπορεί να προκληθεί από λάθη των ατόμων που χειρίζονται τις πληροφορίες (ανθρώπινο λάθος). Επομένως, είναι δυνατόν να θεσπιστούν κανονισμοί στην εταιρική πολιτική σχετικά με τα άτομα που χειρίζονται τις πληροφορίες.

Επιπλέον, αυτοί οι κανονισμοί σχετικά με τη διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού μπορούν να θεσπιστούν στον κανονισμό εργασίας ή στον κανονισμό διαχείρισης εμπιστευτικών πληροφοριών.

Για παράδειγμα, μπορεί να θεσπιστούν τα εξής:

Υποχρέωση Εμπιστευτικότητας των Πληροφοριών

Στην εταιρική πολιτική, μπορεί να θεσπιστεί η υποχρέωση εμπιστευτικότητας των πληροφοριών για τους εργαζόμενους. Με τη θέσπιση της υποχρέωσης εμπιστευτικότητας, είναι δυνατόν να επιβληθεί στους εργαζόμενους η υποχρέωση εμπιστευτικότητας ως συμβατική υποχρέωση.

Επιπλέον, μπορεί να αναμένεται να ευαισθητοποιήσει τους εργαζόμενους σχετικά με την υποχρέωση εμπιστευτικότητας των πληροφοριών.

Απαγόρευση της Χρήσης των Πληροφοριών για Άλλους Σκοπούς

Η υποχρέωση εμπιστευτικότητας των πληροφοριών πρωτίστως σημαίνει να μην διαρρέει πληροφορίες. Ωστόσο, επιπρόσθετα, μπορεί να θεσπιστεί η απαγόρευση της χρήσης των πληροφοριών για άλλους σκοπούς, το οποίο μπορεί να είναι αποτελεσματικό για την πρόληψη της διαρροής πληροφοριών.

Δήλωση Εμπιστευτικότητας κατά την Είσοδο στην Εταιρεία

Μπορεί να θεσπιστεί η υποβολή δήλωσης εμπιστευτικότητας που περιλαμβάνει την υποχρέωση εμπιστευτικότητας και την απαγόρευση της χρήσης των πληροφοριών για άλλους σκοπούς από τους εργαζόμενους κατά την είσοδό τους στην εταιρεία.

Η δήλωση κατά την είσοδο στην εταιρεία έχει τόσο την έννοια της επιβολής συμβατικής ευθύνης όσο και την ευαισθητοποίηση των εργαζομένων σχετικά με την πρόληψη της διαρροής πληροφοριών.

Δήλωση Εμπιστευτικότητας κατά την Αποχώρηση από την Εταιρεία

Για τους εργαζόμενους, είναι σημαντικό να μην διαρρέει πληροφορίες κατά τη διάρκεια της εργασίας τους, αλλά είναι επίσης απαραίτητο να μην διαρρέει πληροφορίες και μετά την αποχώρησή τους.

Επομένως, μπορεί να ζητηθεί η υποβολή δήλωσης κατά την αποχώρηση, η οποία θα περιλαμβάνει την υποχρέωση να μην διαρρέει πληροφορίες που γνώριζαν κατά τη διάρκεια της εργασίας τους και μετά την αποχώρησή τους. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι οι εταιρικοί κανονισμοί έχουν αρχικά αποτελέσματα μόνο για τους εργαζόμενους και δεν έχουν αποτελέσματα μετά την αποχώρησή τους.

Εκπαίδευση των Εργαζομένων σχετικά με τη Διαρροή Πληροφοριών

Με τη λήψη δήλωσης από τους εργαζόμενους, μπορεί να γίνει κάποια ευαισθητοποίηση σχετικά με τη διαρροή πληροφοριών, αλλά μόνο με τη δήλωση, δεν είναι πάντα επαρκές για να κάνει τους εργαζόμενους να αναγνωρίσουν τη σοβαρότητα της πρόκλησης διαρροής πληροφοριών.

Επομένως, μπορεί να είναι χρήσιμο να θεσπιστεί στην εταιρική πολιτική η διεξαγωγή εταιρικής εκπαίδευσης σε τακτά διαστήματα, για να παρέχει εκπαίδευση στους εργαζόμενους για την πρόληψη της διαρροής πληροφοριών.

Κανονισμοί σχετικά με τη φυσική διαχείριση

Για να αποτρέψουμε τη διαρροή πληροφοριών, πρέπει να δημιουργήσουμε ένα περιβάλλον που δυσκολεύει τη φυσική διαρροή πληροφοριών.

Για παράδειγμα, στους εταιρικούς κανονισμούς, μπορεί να θεσπιστούν τα εξής σχετικά με τη διαχείριση των πληροφοριών:

Διαχείριση εισόδου και εξόδου στο δωμάτιο αποθήκευσης πληροφοριών

Μπορεί να θεωρηθεί ότι με την καθορισμένη ασφάλεια στον εργασιακό χώρο ανάλογα με τις πληροφορίες που χειρίζεται, και τη διαχείριση της εισόδου και εξόδου και της κλειδώματος σε κάθε τμήμα, μπορεί να μειωθεί η φυσική πρόσβαση στις πληροφορίες.

Με τη μείωση της φυσικής πρόσβασης στις πληροφορίες, μπορεί να αναμένεται ότι θα μειωθεί ο κίνδυνος διαρροής πληροφοριών.

Πρόσβαση στον διακομιστή

Αν οι πληροφορίες αποθηκεύονται σε διακομιστή, μπορεί να θεωρηθεί ότι οι εταιρικοί κανονισμοί περιορίζουν τα δικαιώματα πρόσβασης στον διακομιστή.

Αν οποιοσδήποτε εργαζόμενος μπορεί να έχει εύκολη πρόσβαση στις πληροφορίες, τότε ο κίνδυνος διαρροής πληροφοριών αυξάνεται ανάλογα, οπότε το να περιορίζεται η πρόσβαση στον διακομιστή που αποθηκεύει τις πληροφορίες μπορεί να θεωρηθεί αποτελεσματικό για την πρόληψη της διαρροής πληροφοριών.

Χειρισμός εγγράφων και άλλων μέσων

Στους εταιρικούς κανονισμούς, είναι σημαντικό να καθορίζεται συγκεκριμένα το περιεχόμενο σχετικά με τον χειρισμό και την αποθήκευση όταν χειρίζεστε πραγματικά τις πληροφορίες.

Για παράδειγμα, αν οι πληροφορίες είναι σε χαρτί, μπορεί να θεωρηθεί ότι θα αποθηκεύονται σε κλειδωμένο ντουλάπι, ή ότι θα ορίζεται ένα δωμάτιο για την προβολή πληροφοριών και δεν θα μπορεί να μεταφερθεί σε άλλο δωμάτιο.

Κανονισμοί σχετικά με τη χρήση των Συσκευών Πληροφορικής

Πρόσφατα, λόγω της ανάπτυξης του διαδικτύου και της αύξησης της εφαρμογής της εργασίας από απόσταση, οι ευκαιρίες για ανταλλαγή πληροφοριών μέσω των συσκευών πληροφορικής αυξάνονται.

Ως εκ τούτου, στους εσωτερικούς κανονισμούς, μπορεί να σκεφτούμε να καθορίσουμε τα εξής σχετικά με τη χρήση των συσκευών πληροφορικής.

Διαδικασία όταν λαμβάνετε δανεικές συσκευές πληροφορικής από την εταιρεία

Πρώτα απ’ όλα, όταν λαμβάνετε δανεικές συσκευές πληροφορικής, όπως έναν υπολογιστή, από την εταιρεία, είναι σημαντικό να διαχειριζόμαστε ποιος και πότε το δανείστηκε.

Επίσης, είναι σημαντικό να κατανοούμε την κατάσταση χρήσης κάθε τακτικής περιόδου, για να επιβεβαιώσουμε ότι οι άνθρωποι που έχουν λάβει δανεικές συσκευές πληροφορικής από την εταιρεία δεν τις χρησιμοποιούν σε περιβάλλοντα όπου είναι πιθανή η διαρροή πληροφοριών.

Διαδικασία χρήσης προσωπικών συσκευών (BYOD)

Με την αύξηση της εργασίας από το σπίτι, οι περιπτώσεις χρήσης προσωπικών συσκευών πληροφορικής των εργαζομένων για εργασία αυξάνονται επίσης. Στην περίπτωση προσωπικών συσκευών, όπως οι υπολογιστές και τα USB flash drives, είναι πιθανό να μην έχουν ληφθεί επαρκείς μέτρα ασφαλείας.

Επιπλέον, επειδή είναι συσκευές πληροφορικής που χρησιμοποιούνται κανονικά, οι εργαζόμενοι μπορεί να χάσουν την αίσθηση κρίσης ότι χειρίζονται πληροφορίες σχετικά με την εργασία, και η διαχείριση μπορεί να γίνει ανεπαρκής.

Ως εκ τούτου, στους εσωτερικούς κανονισμούς, μπορεί να σκεφτούμε να καθορίσουμε τη διαδικασία και τις απαγορεύσεις για τη χρήση προσωπικών συσκευών (BYOD) όταν η εταιρεία επιτρέπει στους εργαζόμενους να τις χρησιμοποιούν.

Κανονισμοί σχετικά με άλλες διαρροές πληροφοριών

Εκτός από αυτά, μπορεί να σκεφτείτε να καθορίσετε τα εξής στους εσωτερικούς κανονισμούς σχετικά με τις διαρροές πληροφοριών.

Κανονισμοί σχετικά με την προσωπική χρήση των κοινωνικών δικτύων

Υπάρχουν κοινωνικά δίκτυα που χρησιμοποιούνται με πραγματικά ονόματα και ανώνυμα. Στην περίπτωση της ανωνυμίας, υπάρχει η πιθανότητα να δημοσιεύσετε εύκολα στα κοινωνικά δίκτυα λόγω της ανωνυμίας. Επίσης, υπάρχουν περιπτώσεις όπου δημοσιεύετε με ελαφριά καρδιά, πιστεύοντας ότι δεν θα το δουν πολλοί άνθρωποι, και αυτό προκαλεί έναν αναπάντεχο αντίκτυπο, καθιστώντας το ορατό σε πολλούς ανθρώπους.

Τα κοινωνικά δίκτυα έχουν τη δυνατότητα διάδοσης, οπότε αν προκύψει διαρροή πληροφοριών, υπάρχει ο κίνδυνος να διαδοθεί στιγμιαία.

Για αυτόν τον λόγο, μπορεί να σκεφτείτε να καθορίσετε το περιεχόμενο σχετικά με τη χρήση των κοινωνικών δικτύων από τους εργαζόμενους στους εσωτερικούς κανονισμούς.

Για παράδειγμα, μπορείτε να χωρίσετε τους σκοπούς χρήσης των κοινωνικών δικτύων σε “επαγγελματικούς σκοπούς” και “εκτός επαγγελματικών σκοπών (ιδιωτικούς)” και να απαιτήσετε αίτηση και έγκριση για επαγγελματικούς σκοπούς, καθώς και αναφορά σε περίπτωση αναπάντεχου αντίκτυπου. Ακόμη και για σκοπούς εκτός επαγγελματικών, μπορείτε να απαγορεύσετε την καταγραφή πληροφοριών που είναι εμπιστευτικές για την εταιρεία ή παραβιάζουν τον νόμο, και να απαιτήσετε αναφορά σε περίπτωση που υπάρχει πιθανότητα διαρροής πληροφοριών ή αναπάντεχου αντίκτυπου.

Οι μέτρα για τη διαρροή πληροφοριών πρέπει να ληφθούν από όλη την ομάδα της εταιρείας

Σε μεγάλες εταιρείες, μπορεί να υπάρχουν πολλές θυγατρικές εταιρείες. Υπάρχει η πιθανότητα ανταλλαγής εμπιστευτικών πληροφοριών μεταξύ των εταιρειών της ομάδας, αλλά δεν είναι απαραίτητο ότι όλη η ομάδα έχει το ίδιο επίπεδο ασφάλειας.

Για αυτόν τον λόγο, για παράδειγμα, υπάρχουν άνθρωποι που σκέφτονται να πραγματοποιήσουν παράνομη πρόσβαση σε θυγατρικές εταιρείες που έχουν πιο αδύναμη ασφάλεια από τη μητρική εταιρεία και να αποκτήσουν πληροφορίες παράνομα.

Για να αντιμετωπίσετε αυτές τις καταστάσεις, είναι σημαντικό όχι μόνο για τις εταιρείες της ομάδας να λαμβάνουν μέτρα για τη διαρροή πληροφοριών ξεχωριστά, αλλά και για τις εταιρείες της ομάδας να λαμβάνουν μέτρα για τη διαρροή πληροφοριών ως ένα σύνολο.

Συμπέρασμα: Συμβουλευτείτε δικηγόρο για τους εσωτερικούς κανονισμούς σχετικά με τη διαρροή πληροφοριών

Παραπάνω, εξηγήσαμε την ανάπτυξη εσωτερικών κανονισμών για τη μείωση του κινδύνου διαρροής πληροφοριών, με στόχο τους υπεύθυνους νομικών θεμάτων των επιχειρήσεων. Για την πρόληψη της διαρροής πληροφοριών, είναι σημαντικό να εφαρμόζονται μέτρα από διάφορες γωνίες.

Υπάρχει ανάγκη για προσεκτική εξέταση των εσωτερικών κανονισμών σχετικά με αυτά τα μέτρα, λαμβάνοντας υπόψη ειδικές απόψεις. Σας συνιστούμε να συμβουλευτείτε δικηγόρο με ειδικές γνώσεις κατά την ανάπτυξη των εσωτερικών κανονισμών.

Σχετικό άρθρο: Ο κίνδυνος διαρροής προσωπικών δεδομένων από επιχειρήσεις και η αποζημίωση για ζημίες

Εισαγωγή στις στρατηγικές του γραφείου μας

Το δικηγορικό γραφείο Monolis είναι ένα γραφείο με υψηλή εξειδίκευση στην τεχνολογία πληροφορικής, ειδικά στο διαδίκτυο και στο δίκαιο. Η ειδική γνώση είναι απαραίτητη για την κατάρτιση των εσωτερικών κανονισμών της εταιρείας. Στο γραφείο μας, διεξάγουμε επανεξετάσεις για διάφορα θέματα, από εταιρείες που είναι καταχωρημένες στο Χρηματιστήριο του Τόκιο έως εταιρείες startup. Αν αντιμετωπίζετε προβλήματα με τους εσωτερικούς κανονισμούς, παρακαλούμε ανατρέξτε στο παρακάτω άρθρο.