Η Εργασιακή Βίζα στην Ιαπωνία: Διαδικασίες και Στρατηγικά Σημεία Ανάλογα με τη Μορφή Πρόσληψης Ξένων Υπαλλήλων

Στο σύγχρονο επιχειρηματικό περιβάλλον, όπου η παγκοσμιοποίηση επιταχύνεται, η απόκτηση εξαιρετικά ταλαντούχων ξένων εργαζομένων με διάφορα υπόβαθρα έχει γίνει μια σημαντική διοικητική στρατηγική για τις ιαπωνικές εταιρείες, προκειμένου να διατηρήσουν τη διεθνή ανταγωνιστικότητά τους και να δημιουργήσουν νέες καινοτομίες. Ωστόσο, η διαδικασία πρόσληψης ξένων εργαζομένων δεν περατώνεται απλώς με την εκτέλεση των δραστηριοτήτων πρόσληψης. Ο Ιαπωνικός Νόμος για τη Διαχείριση Εισόδου και Εξόδου και την Αναγνώριση Προσφύγων (εφεξής αναφερόμενος ως “Νόμος Εισόδου και Εξόδου”) και άλλες σχετικές νομοθεσίες καθορίζουν αυστηρά τις απαιτήσεις και τις διαδικασίες για την απασχόληση ξένων στην Ιαπωνία, και είναι απαραίτητο να κατανοήσουμε και να συμμορφωθούμε με αυτές τις νομικές διαδικασίες με ακρίβεια. Οι ατέλειες στις διαδικασίες ή οι παρερμηνείες μπορεί να προκαλέσουν σημαντικές καθυστερήσεις στα σχέδια πρόσληψης ή, στη χειρότερη περίπτωση, να οδηγήσουν σε σοβαρούς κινδύνους συμμόρφωσης. Αυτό το άρθρο εστιάζει στις τρεις κύριες μορφές πρόσληψης που αντιμετωπίζουν οι εταιρείες όταν προσλαμβάνουν ξένο προσωπικό στην Ιαπωνία: την πρόσληψη νέων αποφοίτων που είναι φοιτητές, την πρόσληψη ξένων που διαμένουν στην Ιαπωνία και αλλάζουν εργασία, και την πρόσληψη ξένων που διαμένουν στο εξωτερικό. Παρουσιάζουμε εκτενώς και συγκεκριμένα τις νομικές διαδικασίες, τα απαιτούμενα έγγραφα και τα πρακτικά ζητήματα προσοχής για κάθε σενάριο, βάσει των πιο πρόσφατων νομοθεσιών. Με αυτόν τον τρόπο, παρέχουμε έναν οδηγό για τα διοικητικά στελέχη των εταιρειών και τους υπεύθυνους νομικών και ανθρωπίνων πόρων, ώστε να προωθήσουν την κάθε διαδικασία πρόσληψης με στρατηγικό και ομαλό τρόπο.

Βασικές Γνώσεις για το Σύστημα Εργασιακής Βίζας στην Ιαπωνία

Για να κατανοήσετε τη διαδικασία πρόσληψης ξένων εργαζομένων, είναι ουσιώδες να αποκτήσετε πρώτα μια θεμελιώδη κατανόηση της βασικής δομής του συστήματος παραμονής και εργασίας στην Ιαπωνία.

Κατηγορίες Διαμονής που Επιτρέπουν Εργασία στην Ιαπωνία

Ο Ιαπωνικός Νόμος Παραμονής και Εισόδου ξένων προσδιορίζει την «κατηγορία διαμονής» ως τη νομική κατάσταση που επιτρέπει στους αλλοδαπούς να παραμένουν και να δραστηριοποιούνται στην Ιαπωνία. Οι ενέργειες που επιτρέπεται να εκτελέσει κανείς στην Ιαπωνία είναι αυστηρά καθορισμένες ανάλογα με την κατηγορία διαμονής που κατέχει, και είτε επιτρέπεται είτε όχι η αμειβόμενη εργασία εξαρτάται από τον τύπο της κατηγορίας διαμονής που έχει.

Οι κατηγορίες διαμονής μπορούν να καταταχθούν σε τρεις βασικές ομάδες ανάλογα με το αν επιτρέπουν την εργασία ή όχι. Πρώτον, υπάρχουν κατηγορίες διαμονής όπως οι «μόνιμοι κάτοικοι» ή «οι σύζυγοι Ιαπώνων κ.ά.», οι οποίες δεν έχουν περιορισμούς στις δραστηριότητες και επιτρέπουν την εργασία σε οποιοδήποτε επάγγελμα αρχής γενομένης. Δεύτερον, υπάρχουν κατηγορίες διαμονής με δραστηριότητες που περιορίζονται σε συγκεκριμένους τομείς. Αυτές περιλαμβάνουν τις πιο συνηθισμένες κατηγορίες για την απασχόληση ειδικευμένων επαγγελματιών από εταιρείες, όπως «Τεχνικές Δεξιότητες, Ανθρωπιστικές Γνώσεις & Διεθνείς Επιχειρήσεις». Οι αλλοδαποί με αυτή την κατηγορία διαμονής μπορούν να εργαστούν μόνο στις εργασίες που έχουν εγκριθεί. Τρίτον, υπάρχουν κατηγορίες διαμονής όπως οι «φοιτητές» ή «βραχυπρόθεσμη διαμονή», όπου η εργασία δεν επιτρέπεται καταρχήν.

Σε αυτό το άρθρο, θα επικεντρωθούμε κυρίως στην κατηγορία διαμονής «Τεχνικές Δεξιότητες, Ανθρωπιστικές Γνώσεις & Διεθνείς Επιχειρήσεις», η οποία είναι ιδιαίτερα σχετική όταν πρόκειται για την απασχόληση ειδικευμένων λευκοκολάρων. Αυτή η κατηγορία διαμονής περιλαμβάνει τους ακόλουθους τρεις τομείς εργασίας:

• Τεχνικές Δεξιότητες: Εργασίες που απαιτούν τεχνικές ή γνώσεις σε τομείς όπως η φυσική επιστήμη, η μηχανική ή άλλες φυσικές επιστήμες. Παραδείγματα περιλαμβάνουν IT μηχανικούς, προγραμματιστές, μηχανικούς σχεδίασης, ερευνητές και αναπτυξιακούς.
• Ανθρωπιστικές Γνώσεις: Εργασίες που απαιτούν γνώσεις σε τομείς όπως η νομική, η οικονομική, η κοινωνιολογία ή άλλες ανθρωπιστικές επιστήμες. Επαγγέλματα όπως το μάρκετινγκ, οικονομικά, νομικά, διοικητικές συμβουλές και άλλα ανήκουν σε αυτή την κατηγορία.
• Διεθνείς Επιχειρήσεις: Εργασίες που απαιτούν σκέψη ή ευαισθησία που βασίζεται σε ξένο πολιτισμό. Σε αυτή την κατηγορία περιλαμβάνονται διερμηνείς, μεταφραστές, δάσκαλοι γλωσσών, επαγγελματίες σε διεθνείς συναλλαγές, σχεδιαστές και άλλοι.

Κοινές Απαιτήσεις για την Απόκτηση Πιστοποιητικού Διαμονής στην Ιαπωνία

Για να αποκτήσει κάποιος το πιστοποιητικό διαμονής για “Τεχνολογία, Ανθρωπιστικές Γνώσεις & Διεθνείς Επιχειρήσεις” στην Ιαπωνία, και ο ξένος αιτών και η εργοδοτική εταιρεία πρέπει να πληρούν τα κριτήρια που ορίζονται από τον Κανονισμό του Ιαπωνικού Υπουργείου Δικαιοσύνης.

Αρχικά, ως προϋπόθεση για τον αιτούντα, απαιτείται ακαδημαϊκό υπόβαθρο ή εμπειρία στην πράξη που σχετίζεται με τον τομέα εργασίας στον οποίο επιθυμεί να ασχοληθεί. Συγκεκριμένα, πρέπει να έχει αποφοιτήσει από πανεπιστήμιο σε σχετικό τομέα ή να έχει πάνω από δέκα χρόνια σχετικής εργασιακής εμπειρίας. Ωστόσο, για τις “Διεθνείς Επιχειρήσεις” εκτός από τη μετάφραση, τη διερμηνεία και τη διδασκαλία γλωσσών, η εμπειρία τριών ετών σε σχετικό τομέα είναι αρκετή για να πληροί τα κριτήρια. Η Ιαπωνική Υπηρεσία Διαχείρισης Εισόδου και Διαμονής κρίνει αυστηρά τη σχέση μεταξύ του ακαδημαϊκού πεδίου και της εργασιακής ιστορίας του αιτούντα και των καθηκόντων που θα αναλάβει μετά την πρόσληψη.

Στη συνέχεια, ως σημαντική προϋπόθεση για την εταιρεία, αναφέρονται το ποσό της αμοιβής και η σταθερότητα της διοίκησης. Όσον αφορά την αμοιβή, ορίζεται ότι το μισθό που λαμβάνει ο ξένος εργαζόμενος πρέπει να είναι ίσος ή μεγαλύτερος από το ποσό που λαμβάνει ένας Ιάπωνας εργαζόμενος σε αντίστοιχη θέση. Αυτό αποτελεί ένα σημαντικό κριτήριο για την πρόληψη της ανάθεσης εργασίας σε ξένους εργαζόμενους με άδικα χαμηλό μισθό. Το Άρθρο 3 του Ιαπωνικού Νόμου Εργατικών Προτύπων απαγορεύει επίσης τη διακριτική μεταχείριση στον μισθό και άλλες εργασιακές συνθήκες με βάση την εθνικότητα, και αυτή η αρχή λαμβάνεται υπόψη και στην αξιολόγηση του πιστοποιητικού διαμονής. Επιπλέον, η εργοδοτική εταιρεία πρέπει να αποδείξει τη σταθερότητα και τη συνέχεια της επιχείρησης. Αυτό δείχνει ότι η εταιρεία έχει την ικανότητα να απασχολεί συνεχώς τον ξένο εργαζόμενο και να πληρώνει σταθερά τον μισθό του.

Το Σύστημα Κατηγοριοποίησης Εταιρειών στις Αιτήσεις Διαμονής

Στη διαδικασία αίτησης για άδεια παραμονής, η Ιαπωνική Υπηρεσία Εισόδου και Διαμονής κατατάσσει τις εταιρείες-εργοδότες σε τέσσερις κατηγορίες ανάλογα με το μέγεθος και την αξιοπιστία τους, προκειμένου να επιταχύνει τις αιτήσεις. Η κατηγορία στην οποία ανήκει μια εταιρεία καθορίζει τον όγκο των εγγράφων που πρέπει να υποβληθούν κατά την αίτηση.

• Κατηγορία 1: Εταιρείες που είναι εισηγμένες στο Χρηματιστήριο της Ιαπωνίας, νομικά πρόσωπα δημοσίου συμφέροντος που έχουν λάβει έγκριση από το κράτος κ.ά.
• Κατηγορία 2: Οργανισμοί ή άτομα με ποσό φόρου που παρακρατήθηκε από τον μισθό του προηγούμενου έτους πάνω από 10 εκατομμύρια γιεν σύμφωνα με τον πίνακα συνολικής δήλωσης των νόμιμων εγγράφων.
• Κατηγορία 3: Οργανισμοί ή άτομα που υπέβαλαν τον πίνακα συνολικής δήλωσης των νόμιμων εγγράφων του προηγούμενου έτους (εκτός από την Κατηγορία 2).
• Κατηγορία 4: Οργανισμοί ή άτομα που δεν ανήκουν σε καμία από τις παραπάνω κατηγορίες (όπως νεοσύστατες εταιρείες).

Οι εταιρείες της Κατηγορίας 1 και 2 θεωρούνται υψηλής κοινωνικής αξιοπιστίας και σταθερότητας διοίκησης, επομένως τα απαιτούμενα έγγραφα για την υποβολή είναι σημαντικά λιγότερα. Αντίθετα, οι εταιρείες της Κατηγορίας 3 και 4, και ιδιαίτερα οι νεοσύστατες εταιρείες, απαιτούνται να υποβάλουν περισσότερα έγγραφα (όπως επιχειρηματικά σχέδια, οικονομικές καταστάσεις) για να αποδείξουν τη σταθερότητα της επιχείρησής τους. Αυτό το σύστημα κατηγοριοποίησης δεν είναι απλώς μια διαφορά στις διοικητικές διαδικασίες. Η κατανόηση της κατηγορίας στην οποία ανήκει η εταιρεία είναι ζωτικής σημασίας για τον προγραμματισμό του χρονοδιαγράμματος πρόσληψης και την προετοιμασία των απαραίτητων εγγράφων. Για παράδειγμα, μια startup που ανήκει στην Κατηγορία 4 πρέπει να σχεδιάσει το πρόγραμμα πρόσληψης λαμβάνοντας υπόψη ότι θα χρειαστεί περισσότερο χρόνο για την έγκριση της άδειας παραμονής και θα υποβληθεί σε πιο λεπτομερή έλεγχο σε σύγκριση με μια εισηγμένη εταιρεία της Κατηγορίας 1. Αυτό αποτελεί ένα στρατηγικό στοιχείο που επηρεάζει άμεσα την κατανομή των χρονικών και ανθρώπινων πόρων στη δραστηριότητα πρόσληψης.

Ανά Μορφή Πρόσληψης: Πρόσληψη Φοιτητών Που Σπουδάζουν Στο Εξωτερικό Ως Νέων Αποφοίτων στην Ιαπωνία

Η πρόσληψη αριστούχων ξένων φοιτητών που αποφοιτούν από πανεπιστήμια ή ειδικά εκπαιδευτικά ιδρύματα στην Ιαπωνία ως νέων αποφοίτων αποτελεί μια σημαντική ευκαιρία απόκτησης ταλέντων για πολλές εταιρείες.

Σύνοψη Διαδικασίας: Αίτηση για Άλλαγή Κατηγορίας Άδειας Διαμονής

Η κατηγορία άδειας διαμονής «Φοιτητής» που κατέχουν οι φοιτητές προορίζεται για σπουδαστικούς σκοπούς και δεν επιτρέπει κατ’ αρχήν την πλήρη απασχόληση. Επομένως, για να ξεκινήσουν επίσημα την εργασία σε μια εταιρεία μετά την αποφοίτηση, πρέπει να έχουν αλλάξει την κατηγορία της άδειας διαμονής τους σε μία που επιτρέπει την εργασία, συνήθως σε «Τεχνικές Υπηρεσίες, Ανθρωπιστικές Γνώσεις ή Διεθνείς Επιχειρήσεις» πριν από την ημέρα πρόσληψης. Αυτή η διαδικασία είναι γνωστή ως «Αίτηση για Άλλαγή Κατηγορίας Άδειας Διαμονής» και την υποβάλλει ο ίδιος ο φοιτητής στο τοπικό Γραφείο Διαχείρισης Εισόδου και Διαμονής.

Διαδικασία Αίτησης και Απαιτούμενα Έγγραφα

Η αίτηση υποβάλλεται από τον φοιτητή, αλλά ο εργοδότης, δηλαδή η εταιρεία, έχει την υποχρέωση να προετοιμάσει και να παρέχει στον φοιτητή πολλά από τα απαιτούμενα επιβεβαιωτικά έγγραφα. Τα απαιτούμενα έγγραφα χωρίζονται κυρίως σε εκείνα που πρέπει να προετοιμάσει ο αιτών (φοιτητής) και εκείνα που πρέπει να προετοιμάσει η εταιρεία.

Τα κύρια έγγραφα που πρέπει να προετοιμάσει ο αιτών (φοιτητής) είναι τα εξής:

• Αίτηση για Άλλαγή Κατηγορίας Άδειας Διαμονής
• Πιστοποιητική Φωτογραφία (4cm x 3cm)
• Διαβατήριο και Κάρτα Διαμονής (προσκομίζονται στο γραφείο)
• Πιστοποιητικό Αποφοίτησης ή Πιστοποιητικό Προβλεπόμενης Αποφοίτησης
• Βιογραφικό Σημείωμα

Τα κύρια έγγραφα που πρέπει να προετοιμάσει η εταιρεία είναι τα εξής:

• Έγγραφα που αποδεικνύουν την κατηγορία της εταιρείας (π.χ. αντίγραφο του ετήσιου εκθέσεως για την κατηγορία 1, αντίγραφο του πιστοποιητικού φορολογικής κράτησης του προηγούμενου έτους για τις κατηγορίες 2 και 3 κ.λπ.)
• Πιστοποιητικό Εγγραφής Εταιρείας
• Υλικό που καθιστά σαφή το περιεχόμενο της επιχείρησης (π.χ. εταιρικό προφίλ, φυλλάδια κ.λπ.)
• Αντίγραφο των εγγράφων του τελευταίου έτους λογιστικής κατάστασης (ιδιαίτερα για τις κατηγορίες 3 και 4)
• Αντίγραφο της σύμβασης εργασίας ή του εγγράφου ειδοποίησης των όρων εργασίας (που περιλαμβάνει λεπτομέρειες για το περιεχόμενο της εργασίας, το ποσό του μισθού, τη διάρκεια της απασχόλησης κ.λπ.)

Το επίσημο έντυπο της αίτησης, γνωστό ως «Αίτηση για Άλλαγή Κατηγορίας Άδειας Διαμονής», μπορεί να ληφθεί από την ιστοσελίδα της Υπηρεσίας Διαχείρισης Εισόδου και Διαμονής.

• Όνομα Ιστοσελίδας: Υπηρεσία Διαχείρισης Εισόδου και Διαμονής
• Τίτλος Σελίδας: Αίτηση για Άλλαγή Κατηγορίας Άδειας Διαμονής
• URL: https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/16-2.html

Γραφείο Αιτήσεων, Χρονική Περίοδος και Σημεία Προσοχής

Η αίτηση υποβάλλεται στο γραφείο της τοπικής Υπηρεσίας Διαχείρισης Εισόδου και Διαμονής που έχει την ευθύνη για την περιοχή κατοικίας του αιτούντος. Η τυπική περίοδος επεξεργασίας που ανακοινώνει η υπηρεσία κυμαίνεται από έναν έως δύο μήνες, αλλά κατά τη διάρκεια της περιόδου αποφοίτησης από τον Μάρτιο έως τον Απρίλιο, όταν οι αιτήσεις συγκεντρώνονται, η περίοδος αξιολόγησης μπορεί να είναι μεγαλύτερη από το κανονικό. Επομένως, είναι σοφό για την εταιρεία να οργανώσει ένα χρονοδιάγραμμα με δύο έως τρεις μήνες περιθώριο.

Η χρονική στιγμή της αίτησης είναι επίσης σημαντική. Για τους φοιτητές που αποφοιτούν τον Μάρτιο, η αίτηση συνήθως αρχίζει να γίνεται δεκτή από τον προηγούμενο Δεκέμβριο (ανάλογα με την περιοχή ευθύνης). Μόλις αποφασιστεί η προσφορά εργασίας, είναι απαραίτητο να προχωρήσει άμεσα η προετοιμασία για να εξασφαλιστεί η έγκριση πριν από την ημέρα πρόσληψης. Επιπλέον, πρέπει να δοθεί προσοχή στη διαχείριση της περιόδου διαμονής ώστε να μην λήξει η τρέχουσα άδεια «Φοιτητής» κατά τη διάρκεια της αίτησης.

Ανάλογα με τη Μορφή Πρόσληψης: Προσλαμβάνοντας Ξένους που Διαμένουν στην Ιαπωνία

Η πρόσληψη ξένων που ήδη εργάζονται στην Ιαπωνία είναι μια πρακτική που πολλές εταιρείες ακολουθούν ενεργά, καθώς αυτοί οι υποψήφιοι μπορούν να αποτελέσουν άμεσα πολύτιμα στελέχη. Οι διαδικασίες πρόσληψης διαφέρουν ανάλογα με την τρέχουσα κατηγορία άδειας παραμονής του ξένου και τη σχέση της με το νέο πεδίο εργασίας.

Έλεγχος Προϋποθέσεων: Συμφωνία Περιεχομένου Εργασίας και Άδειας Παραμονής

Το πρώτο και πιο σημαντικό βήμα στη διαδικασία μιας μεσοπρόθεσμης πρόσληψης είναι η επιβεβαίωση ότι το πεδίο εργασίας που προβλέπεται στην εταιρεία σας ταιριάζει με τις δραστηριότητες που επιτρέπονται από την τρέχουσα άδεια παραμονής του υποψηφίου. Για παράδειγμα, ένας IT μηχανικός με άδεια παραμονής για «Τεχνολογία, Ανθρωπιστικές Γνώσεις και Διεθνείς Εργασίες» που προσλαμβάνεται από μια άλλη εταιρεία ως IT μηχανικός, πιθανότατα θα έχει το ίδιο πεδίο δραστηριοτήτων. Ωστόσο, αν προσληφθεί για μια θέση στο μάρκετινγκ, τότε ενδέχεται να κριθεί ότι το πεδίο δραστηριοτήτων διαφέρει. Η παράλειψη αυτού του ελέγχου μπορεί να οδηγήσει σε προβλήματα στις μετέπειτα διαδικασίες.

Διαδικασίες Όταν το Περιεχόμενο της Εργασίας Είναι Εντός του Ίδιου Πεδίου

Όταν το περιεχόμενο της εργασίας μετά την αλλαγή εργοδότη παραμένει εντός των δραστηριοτήτων που επιτρέπονται από την τρέχουσα άδεια παραμονής, δεν απαιτείται αλλαγή της άδειας παραμονής. Ωστόσο, ο ξένος έχει νομική υποχρέωση να αναφέρει την αλλαγή εργοδότη.

Αυτή η διαδικασία ονομάζεται «Αναφορά Σχετικά με τον Οργανισμό Σύμβασης» και βασίζεται στο άρθρο 19-16 του Ιαπωνικού Νόμου για την Είσοδο και Παραμονή Ξένων. Συγκεκριμένα, ο ξένος πρέπει να αναφέρει τη λήξη της σύμβασης με τον προηγούμενο εργοδότη εντός 14 ημερών από την ημέρα παραίτησης και, αντίστοιχα, τη σύναψη νέας σύμβασης με τον νέο εργοδότη εντός 14 ημερών από την ημέρα πρόσληψης. Η αναφορά μπορεί να γίνει μέσω του ηλεκτρονικού συστήματος αναφορών της Ιαπωνικής Υπηρεσίας Διαχείρισης Εισόδου και Παραμονής, με προσκόμιση στα γραφεία της τοπικής υπηρεσίας ή με αποστολή ταχυδρομικώς στην Υπηρεσία Διαχείρισης Εισόδου και Παραμονής του Τόκιο.

Επιπλέον, υπάρχει μια διαδικασία που δεν είναι νομική υποχρέωση, αλλά συνιστάται έντονα από την άποψη της διαχείρισης κινδύνων της εταιρείας: η αίτηση για έκδοση «Πιστοποιητικού Εργασιακής Ικανότητας». Αυτό το πιστοποιητικό είναι μια επίσημη βεβαίωση από την Ιαπωνική Υπηρεσία Διαχείρισης Εισόδου και Παραμονής ότι το περιεχόμενο της εργασίας στη νέα εταιρεία είναι εντός των ορίων της τρέχουσας άδειας παραμονής. Αν και αυτή η διαδικασία είναι προαιρετική, προσφέρει σημαντικά πλεονεκτήματα. Η ανανέωση της άδειας παραμονής γίνεται κάθε λίγα χρόνια και κατά τη διάρκεια της ανανέωσης, οι δραστηριότητες στη νέα εταιρεία θα εξεταστούν εκ νέου. Εάν κατά την ανανέωση κριθεί ότι οι δραστηριότητες είναι εκτός των ορίων της άδειας παραμονής, τότε η ανανέωση μπορεί να απορριφθεί, με αποτέλεσμα ο εργαζόμενος να μην μπορεί να συνεχίσει την εργασία του, αντιμετωπίζοντας ένα σοβαρό κίνδυνο. Η απόκτηση του «Πιστοποιητικού Εργασιακής Ικανότητας» κατά την περίοδο της αλλαγής εργασίας μπορεί να αποτρέψει προληπτικά αυτόν τον κίνδυνο. Με άλλα λόγια, είναι μια εξαιρετικά αποτελεσματική στρατηγική για την εξάλειψη της αβεβαιότητας κατά την υποβολή μελλοντικών αιτήσεων ανανέωσης και για τη διασφάλιση της σταθερότητας της απασχόλησης.

Διαδικασίες Όταν το Περιεχόμενο της Εργασίας Διαφέρει

Εάν το περιεχόμενο της εργασίας μετά την αλλαγή εργοδότη βρίσκεται εκτός των ορίων της τρέχουσας άδειας παραμονής (π.χ. κάποιος με άδεια παραμονής για «Εκπαίδευση» που προσλαμβάνεται ως σχεδιαστής εταιρικών σχεδίων), τότε η «Αίτηση για Αλλαγή Άδειας Παραμονής» γίνεται απαραίτητη. Μέχρι να εγκριθεί αυτή η αίτηση, δεν επιτρέπεται η απασχόληση στη νέα εργασία. Η διαδικασία και τα απαιτούμενα έγγραφα είναι παρόμοια με αυτά που απαιτούνται για την πρόσληψη νέων αποφοίτων από το εξωτερικό.

Σημεία Προσοχής στην Πρόσληψη

Στην περίπτωση μεσοπρόθεσμης πρόσληψης, ιδιαίτερα όταν ο υποψήφιος είναι άνεργος, υπάρχουν σημαντικά σημεία προσοχής. Ο Ιαπωνικός Νόμος για την Είσοδο και Παραμονή Ξένων προβλέπει ότι εάν ένας ξένος δεν ασκεί τις δραστηριότητες που επιτρέπονται από την άδεια παραμονής του για περισσότερο από τρεις μήνες χωρίς έγκυρο λόγο, η άδεια παραμονής μπορεί να ακυρωθεί. Αυτό σημαίνει ότι ένας υποψήφιος που έχει περάσει περισσότερο από τρεις μήνες χωρίς εργασία κατά τη διάρκεια της αναζήτησης εργασίας, φέρει τον κίνδυνο ακύρωσης της άδειας παραμονής του. Κατά την πρόσληψη τέτοιων υποψηφίων, είναι ση

Ανάλογα με τη Μορφή Πρόσληψης: Προσλαμβάνοντας Ξένους Ειδικούς που Κατοικούν στο Εξωτερικό

Όταν προσλαμβάνετε ειδικούς που κατοικούν στο εξωτερικό για να εργαστούν στην Ιαπωνία, απαιτούνται διαδικασίες διαφορετικές από αυτές της εγχώριας πρόσληψης.

Περίληψη Διαδικασίας: Αίτηση για Έκδοση Πιστοποιητικού Επιλεξιμότητας Διαμονής

Σε αυτή την περίπτωση, η εταιρεία που υποδέχεται τον υποψήφιο στην Ιαπωνία αναλαμβάνει ως αντιπρόσωπος και υποβάλλει αίτηση στην τοπική Υπηρεσία Διαχείρισης Εισόδου και Διαμονής για την έκδοση του Πιστοποιητικού Επιλεξιμότητας Διαμονής (Certificate of Eligibility, COE). Το COE είναι ένα έγγραφο που πιστοποιεί εκ των προτέρων από τον Υπουργό Δικαιοσύνης ότι ο υποψήφιος πληροί τις προϋποθέσεις για είσοδο και διαμονή στην Ιαπωνία. Αφού εκδοθεί το COE, ο υποψήφιος πρέπει να το υποβάλει στην Ιαπωνική Πρεσβεία ή το Γενικό Προξενείο της χώρας του και να λάβει την επίσημη έκδοση της βίζας. Στη συνέχεια, με τη βίζα αυτή, ο υποψήφιος εισέρχεται στην Ιαπωνία, ακολουθώντας μια διαδικασία δύο σταδίων.

Διαδικασία Αίτησης και Απαιτούμενα Έγγραφα

Το COE μπορεί να ζητηθεί από τον ίδιο τον υποψήφιο ή από έναν αντιπρόσωπο, όπως ένας υπάλληλος της υποδεχόμενης εταιρείας.

Τα απαιτούμενα έγγραφα διαφέρουν ανάλογα με την κατηγορία της εταιρείας, αλλά, όπως και στην περίπτωση αίτησης για αλλαγή της κατηγορίας διαμονής, απαιτούνται έγγραφα τόσο για τον υποψήφιο όσο και για την υποδεχόμενη εταιρεία.

Τα κύρια έγγραφα που πρέπει να προετοιμάσει η υποδεχόμενη εταιρεία περιλαμβάνουν τα εξής:

• Αίτηση για Έκδοση Πιστοποιητικού Επιλεξιμότητας Διαμονής
• Πιστοποιητική φωτογραφία (του υποψηφίου)
• Φάκελος για απάντηση
• Έγγραφα που έχουν αποσταλεί από τον υποψήφιο (πιστοποιητικό αποφοίτησης, βιογραφικό σημείωμα, πιστοποιητικό εργασιακής εμπειρίας, πιστοποιητικά προσόντων κ.λπ.)
• Έγγραφα που αποδεικνύουν την κατηγορία της εταιρείας, πιστοποιητικό εγγραφής, αντίγραφα των πρόσφατων οικονομικών καταστάσεων, αντίγραφο της σύμβασης εργασίας κ.λπ.

Την επίσημη φόρμα αίτησης, την “Αίτηση για Έκδοση Πιστοποιητικού Επιλεξιμότητας Διαμονής”, μπορείτε να την κατεβάσετε από την ιστοσελίδα της Υπηρεσίας Διαχείρισης Εισόδου και Διαμονής.

• Όνομα ιστοσελίδας: Υπηρεσία Διαχείρισης Εισόδου και Διαμονής
• Τίτλος σελίδας: Αίτηση για Έκδοση Πιστοποιητικού Επιλεξιμότητας Διαμονής
• URL: https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/16-1.html

Σημείο Υποβολής Αίτησης, Διάρκεια Επεξεργασίας και Σημεία Προσοχής

Η αίτηση υποβάλλεται στην Υπηρεσία Διαχείρισης Εισόδου και Διαμονής που έχει την ευθύνη για την περιοχή όπου βρίσκεται η υποδεχόμενη εταιρεία. Η τυπική περίοδος επεξεργασίας κυμαίνεται από έναν έως τρεις μήνες, η οποία είναι η μακροβιότερη σε σύγκριση με τις τρεις μορφές πρόσληψης. Επομένως, όταν σχεδιάζετε την πρόσληψη από το εξωτερικό, πρέπει να λάβετε υπόψη αυτή την περίοδο επεξεργασίας για να οργανώσετε το χρονοδιάγραμμα του έργου σας.

Ένα σημείο που απαιτεί ιδιαίτερη προσοχή είναι η περίοδος ισχύος του εκδοθέντος COE. Το COE γίνεται άκυρο εάν ο υποψήφιος δεν εισέλθει στην Ιαπωνία εντός τριών μηνών από την ημερομηνία έκδοσης. Εντός αυτής της περιόδου, ο υποψήφιος πρέπει να λάβει τη βίζα από τη χώρα του και να ολοκληρώσει το ταξίδι προς την Ιαπωνία.

Η σύγκριση του χρόνου που απαιτείται για τις διάφορες διαδικασίες είναι ζωτικής σημασίας για την κατάρτιση μιας στρατηγικής πρόσληψης. Για παράδειγμα, για μια θέση που απαιτεί επείγουσα πρόσληψη εντός δύο μηνών, η πρόσληψη από το εξωτερικό, η οποία απαιτεί από έναν έως τρεις μήνες για την απόκτηση του COE, δεν είναι πρακτική. Σε αυτή την περίπτωση, η πρόσληψη ενός υποψηφίου που ήδη κατοικεί στην Ιαπωνία μπορεί να είναι πιο γρήγορη. Ωστόσο, ακόμη και σε αυτή την περίπτωση, υπάρχει υποχρέωση αναφοράς εντός δεκατεσσάρων ημερών από την έναρξη της εργασίας, οπότε απαιτείται ένα αποτελεσματικό σύστημα διαχείρισης των διοικητικών εργασιών. Η συνδυαστική κατανόηση των νομικών απαιτήσεων και των χρονοδιαγραμμάτων κάθε διαδικασίας και η επιλογή του πιο κατάλληλου καναλιού πρόσληψης για τις ανάγκες της εταιρείας σας είναι κλειδί για την επιτυχία.

Σύγκριση και Σύνοψη των Διαδικασιών

Παρακάτω συνοψίζουμε τις κύριες διαφορές στις διαδικασίες άδειας παραμονής για τις τρεις μορφές πρόσληψης που έχουμε αναλύσει μέχρι τώρα. Αυτός ο πίνακας θα βοηθήσει τους υπεύθυνους των εταιρειών να κατανοήσουν γρήγορα τα κύρια σημεία κάθε σεναρίου και να σχεδιάσουν το κατάλληλο πλάνο πρόσληψης.

Συνοπτικά

Η Ιαπωνία είναι ενεργά ανοιχτή στην αποδοχή ξένων ειδικών με τεχνικές γνώσεις και εμπειρία, αλλά το νομικό σύστημα που διέπει την απασχόλησή τους είναι εξαιρετικά λεπτομερές και δεν ανέχεται διαδικαστικά λάθη. Για να επιτύχει κανείς στην πρόσληψη ξένου προσωπικού, είναι απαραίτητο να κατανοεί ακριβώς αυτές τις περίπλοκες νομικές διαδικασίες και να τις διαχειρίζεται με σχεδιασμό. Η αναζήτηση της υποστήριξης ενός ειδικού και η προληπτική προώθηση αυτών των διαδικασιών δεν αποτελεί απλώς ένα κόστος, αλλά μια στρατηγική επένδυση για την εξασφάλιση σημαντικών επιχειρησιακών πόρων και την αποφυγή νομικών κινδύνων.

Το νομικό γραφείο Monolith έχει μια πλούσια ιστορία παροχής νομικών υπηρεσιών σχετικά με το θέμα αυτό σε μια ποικιλία εταιρειών εντός της Ιαπωνίας. Η δύναμή μας βρίσκεται στη βαθιά εξειδίκευση στις διαδικασίες απασχόλησης ξένων εργαζομένων, καθώς και στην παρουσία πολλών δικηγόρων που μιλούν άπταιστα τα αγγλικά και έχουν δικηγορικές άδειες από ξένες χώρες. Αυτό μας επιτρέπει να προσφέρουμε λεπτομερή και ομαλή υποστήριξη που υπερβαίνει τα εμπόδια της γλώσσας και της νομικής κουλτούρας, ακόμη και σε εταιρείες που λειτουργούν παγκοσμίως. Εάν αντιμετωπίζετε δυσκολίες με τις διαδικασίες αίτησης για άδεια παραμονής, όπως αναλύεται σε αυτό το άρθρο, μη διστάσετε να επικοινωνήσετε με το γραφείο μας. Είμαστε εδώ για να υποστηρίξουμε δυναμικά την ομαλή ένταξη των πολύτιμων ξένων εργαζομένων σας από τη νομική πλευρά.