Απασχόληση Ξένων Εργαζομένων στον Τομέα του Εμπορίου: Κρίσιμα Σημεία για την Απόκτηση Βίζας Εργασίας

Στον σύγχρονο εποχή της παγκοσμιοποίησης, η εξασφάλιση ταλαντούχων ανθρώπων με διάφορα υπόβαθρα αποτελεί σημαντικό διοικητικό ζήτημα για τη διατήρηση και επέκταση της διεθνούς ανταγωνιστικότητας στον τομέα του εμπορίου στην Ιαπωνία. Η διαπραγμάτευση με ξένους πελάτες, η ανάπτυξη νέων αγορών και η διαχείριση περίπλοκων διεθνών λογιστικών απαιτούν τις γλωσσικές δεξιότητες, την πολιτιστική κατανόηση και τη διεθνή επιχειρηματική αντίληψη που διαθέτουν οι ξένοι ειδικοί. Ωστόσο, για την πρόσληψη εξαιρετικά ικανών ξένων εργαζομένων, είναι απαραίτητη η ακριβής κατανόηση και συμμόρφωση με το εξειδικευμένο και αυστηρό νομικό πλαίσιο του Ιαπωνικού συστήματος ελέγχου εισόδου και εξόδου. Ειδικότερα, η απόκτηση της κατάλληλης ιδιότητας παραμονής για εργασία (γνωστή ως εργασιακή βίζα) μπορεί να αποτελέσει μια περίπλοκη και χρονοβόρα διαδικασία για πολλές εταιρείες. Οι ατέλειες στη διαδικασία ή οι παρερμηνείες των απαιτήσεων μπορούν να οδηγήσουν απευθείας σε απόρριψη της αίτησης για βίζα, καθυστερώντας σημαντικά τα επιχειρηματικά σχέδια. Αυτό το άρθρο στοχεύει στην ταξινόμηση των νομικών προκλήσεων που αντιμετωπίζουν οι εταιρείες στον τομέα του εμπορίου στην Ιαπωνία όταν προσλαμβάνουν ξένους ως ειδικούς επαγγελματίες και στην παρουσίαση λύσεων για αυτές τις προκλήσεις. Θα εξετάσουμε κυρίως την ιδιότητα παραμονής ‘Τεχνικής, Ανθρωπιστικής Γνώσης & Διεθνών Επιχειρήσεων’, η οποία αφορά πολλούς ειδικούς στον τομέα του εμπορίου. Σε αυτό το άρθρο, θα αναλύσουμε εξονυχιστικά, με βάση τον Ιαπωνικό ‘Νόμο για τον Έλεγχο Εισόδου και Εξόδου και την Αναγνώριση Προσφύγων’ και τις σχετικές διατάξεις του Υπουργείου Δικαιοσύνης, τους τύπους βίζας, τις συγκεκριμένες απαιτήσεις για την απόκτησή τους, τις λεπτομέρειες της διαδικασίας αίτησης και τα σημεία στα οποία πρέπει να δώσουν ιδιαίτερη προσοχή οι εταιρείες, παρέχοντας έναν πρακτικό οδηγό για τους υπεύθυνους ώστε να κατανοήσουν πλήρως την εικόνα της διαδικασίας.

Επιλογές Εργασιακής Βίζας στον Τομέα του Εμπορίου στην Ιαπωνία

Για να ασχοληθούν οι ξένοι με ειδικευμένες επαγγελματικές δραστηριότητες στην Ιαπωνία, πρέπει να αποκτήσουν το κατάλληλο καθεστώς διαμονής ανάλογα με το περιεχόμενο της εργασίας τους. Για τους ειδικούς επαγγελματίες που ασχολούνται με το εμπόριο, η πιο κοινή και ευρέως καλυπτόμενη δραστηριότητα είναι η κατηγορία διαμονής “Τεχνικές, Ανθρωπιστικές Γνώσεις, Διεθνείς Επιχειρήσεις”, όπως ορίζεται στον πίνακα ΙΙ του Παραρτήματος Ι του Ιαπωνικού “Νόμου για τον Έλεγχο της Εισόδου και Εξόδου και την Αναγνώριση των Προσφύγων”.

Αυτό το καθεστώς διαμονής περιλαμβάνει τρεις τομείς: “Τεχνικές” γνώσεις που απαιτούν κατανόηση των φυσικών επιστημών, όπως η φυσική και η μηχανική, “Ανθρωπιστικές Γνώσεις” που απαιτούν κατανόηση των ανθρωπιστικών επιστημών, όπως η νομική και η οικονομική επιστήμη, και “Διεθνείς Επιχειρήσεις” που απαιτούν μια κατανόηση που ριζώνει στον πολιτισμό άλλων χωρών. Πολλές από τις εργασίες στον τομέα του εμπορίου, όπως οι διεθνείς πωλήσεις, το μάρκετινγκ, οι εμπορικές διαδικασίες, οι νομικές υπηρεσίες και η λογιστική, ανήκουν στην κατηγορία των “Ανθρωπιστικών Γνώσεων” ή των “Διεθνών Επιχειρήσεων”.

Αξιοσημείωτο είναι ότι, μετά από μια νομοθετική αλλαγή στην Ιαπωνία το 2015, οι προηγουμένως ξεχωριστές κατηγορίες διαμονής “Τεχνικές” και “Ανθρωπιστικές Γνώσεις & Διεθνείς Επιχειρήσεις” ενοποιήθηκαν. Αυτή η ενοποίηση έγινε για να ανταποκριθεί στην περιπλοκότητα του σύγχρονου επιχειρηματικού περιβάλλοντος. Για παράδειγμα, στον τομέα του εμπορίου, οι εργασίες που διασχίζουν τομείς, όπως η κατανόηση των τεχνικών προδιαγραφών ενός προϊόντος (Τεχνικές) και η διαπραγμάτευση συμβολαίων με διεθνείς πελάτες (Ανθρωπιστικές Γνώσεις & Διεθνείς Επιχειρήσεις), έχουν αυξηθεί. Με αυτή την ενοποίηση, οι εταιρείες μπορούν να καλύψουν πιο σύνθετες εργασιακές απαιτήσεις με μία μόνο κατηγορία διαμονής, επιτρέποντας πιο ευέλικτη χρήση του ανθρώπινου δυναμικού.

Σημειώνεται ότι, όταν κάποιος εργάζεται ως επιχειρηματίας ή σε θέση διαχείρισης σε μια εταιρεία, εφαρμόζεται μια διαφορετική κατηγορία διαμονής, η “Διοίκηση & Διαχείριση”. Η κατηγορία “Τεχνικές, Ανθρωπιστικές Γνώσεις, Διεθνείς Επιχειρήσεις” που αναλύεται σε αυτό το άρθρο αφορά αυστηρά τα άτομα που εργάζονται ως ειδικευμένοι υπάλληλοι βάσει συμβολαίου με μια εταιρεία.

Κατανόηση των Δραστηριοτήτων της Βίζας “Τεχνολογία, Ανθρωπιστικές Γνώσεις & Διεθνείς Επιχειρήσεις” στην Ιαπωνία

Για να υποβάλετε σωστά αίτηση για την κατηγορία διαμονής “Τεχνολογία, Ανθρωπιστικές Γνώσεις & Διεθνείς Επιχειρήσεις” στην Ιαπωνία, είναι απαραίτητο να αποδείξετε ότι οι προβλεπόμενες εργασίες στον τομέα του εμπορίου ανήκουν σαφώς σε μία από τις επιτρεπόμενες δραστηριότητες αυτής της κατηγορίας. Ειδικά στον τομέα του εμπορίου, οι “Ανθρωπιστικές Γνώσεις” και οι “Διεθνείς Επιχειρήσεις” αποτελούν τους δύο κύριους τομείς.

Εργασίες που Ανήκουν στις Ανθρωπιστικές Γνώσεις

Οι “Ανθρωπιστικές Γνώσεις” αναφέρονται σε εργασίες που απαιτούν γνώσεις σε τομείς όπως η νομική, η οικονομική, η κοινωνιολογία, η διοίκηση επιχειρήσεων και άλλες ανθρωπιστικές επιστήμες. Απαιτείται η εφαρμογή της ακαδημαϊκής κατάρτισης που αποκτήθηκε σε ιδρύματα ανώτερης εκπαίδευσης σε εξειδικευμένες εργασίες. Συγκεκριμένα παραδείγματα εργασιών σε εμπορικές εταιρείες περιλαμβάνουν:

• Έρευνα Αγοράς & Μάρκετινγκ στο Εξωτερικό: Ανάλυση των τάσεων της αγοράς σε συγκεκριμένες χώρες ή περιοχές με βάση τις γνώσεις οικονομικών και διοίκησης επιχειρήσεων και δημιουργία στρατηγικών πωλήσεων.
• Χρηματοοικονομικά & Λογιστική του Εμπορίου: Χρήση γνώσεων διεθνών λογιστικών προτύπων και ξένων συναλλαγμάτων για τη διεκπεραίωση χρηματοδοτήσεων και λογιστικής επεξεργασίας σε συναλλαγές εισαγωγών και εξαγωγών.
• Εξωτερικές Πωλήσεις & Προμήθειες: Διαπραγμάτευση τιμών, σύναψη συμβάσεων και διαχείριση προθεσμιών με ξένους προμηθευτές, χρησιμοποιώντας γνώσεις διεθνούς συμβατικού δικαίου και εμπορικών συνηθειών.
• Νομικά & Συμμόρφωση: Επαλήθευση της τήρησης των νόμων που σχετίζονται με το εμπόριο με βάση τις γνώσεις διεθνούς νομικής, καθώς και η επιμέλεια και δημιουργία συμβάσεων.

Είναι σημαντικό ότι αυτές οι εργασίες δεν περιορίζονται σε απλές γραφειοκρατικές διαδικασίες, αλλά περιλαμβάνουν ανάλυση και κρίση βασισμένη σε ειδικευμένες γνώσεις.

Εργασίες που Ανήκουν στις Διεθνείς Επιχειρήσεις

Οι “Διεθνείς Επιχειρήσεις” αναφέρονται σε εργασίες που απαιτούν την κατανόηση και την ευαισθησία σε ξένες κουλτούρες. Αυτό σημαίνει ότι δεν αρκεί απλώς να μιλά κανείς μια ξένη γλώσσα, αλλά να εφαρμόζει στην εργασία του μια βαθιά κατανόηση της κουλτούρας, της κοινωνίας και του ιστορικού πλαισίου της χώρας όπου η γλώσσα αυτή μιλιέται. Οι οδηγίες της Ιαπωνικής Υπηρεσίας Διαχείρισης Εισόδου και Διαμονής περιλαμβάνουν συγκεκριμένες εργασίες όπως “μετάφραση, διερμηνεία, διδασκαλία γλωσσών, δημόσιες σχέσεις, διαφήμιση ή διεθνείς εμπορικές συναλλαγές, σχεδιασμός ενδυμάτων ή εσωτερικών διακοσμήσεων, ανάπτυξη προϊόντων και άλλες παρόμοιες εργασίες.”

Είναι ιδιαίτερα σημαντικό ότι οι “διεθνείς εμπορικές συναλλαγές” αναφέρονται ρητά, καθώς αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για τις εμπορικές εταιρείες. Αυτό σημαίνει ότι πολλές από τις κεντρικές δραστηριότητες του εμπορίου, όπως η επικοινωνία με ξένους εμπορικούς εταίρους, οι διαπραγματεύσεις με βάση τις τοπικές εμπορικές συνήθειες και ο σχεδιασμός προϊόντων με κατανόηση του πολιτισμικού πλαισίου, ενδέχεται να ανήκουν στις “Διεθνείς Επιχειρήσεις”.

Η διάκριση μεταξύ “Ανθρωπιστικών Γνώσεων” και “Διεθνών Επιχειρήσεων” έχει σημαντική στρατηγική σημασία κατά την υποβολή αίτησης, καθώς οι απαιτήσεις για την εκπαίδευση και την πρακτική εμπειρία διαφέρουν. Για παράδειγμα, εάν ένας αιτών έχει αποφοιτήσει από πανεπιστήμιο σε σχετικό τομέα αλλά έχει περιορισμένη εργασιακή εμπειρία, θα ήταν προτιμότερο να δομηθεί η αίτηση με βάση τις απαιτήσεις εκπαίδευσης των “Ανθρωπιστικών Γνώσεων”. Αντίθετα, εάν κάποιος δεν έχει σχετική εκπαίδευση αλλά διαθέτει πολυετή εμπειρία σε διεθνείς πωλήσεις, η αίτηση θα ήταν πιο επιτυχημένη αν δομηθεί με βάση τις απαιτήσεις πρακτικής εμπειρίας των “Διεθνών Επιχειρήσεων”. Επομένως, οι εταιρείες πρέπει να εξετάζουν προσεκτικά το βιογραφικό των υποψηφίων και να αποφασίζουν στρατηγικά ποια από τις δύο απαιτήσεις είναι η πιο λογική για την υποβολή της αίτησης.

Το Κρίσιμο Στοιχείο για την Απόκτηση Βίζας: Τα Κριτήρια Εισόδου στην Ιαπωνία

Για να αποκτήσει κάποιος την ιαπωνική άδεια παραμονής για “Τεχνικές ικανότητες, Γνώσεις Ανθρωπιστικών Σπουδών και Διεθνείς Επιχειρήσεις”, τόσο ο αιτών όσο και η εταιρεία που τον δέχεται πρέπει να πληρούν τα κριτήρια εισόδου που ορίζονται από το Ιαπωνικό Προεδρικό Διάταγμα που καθορίζει τα πρότυπα του Άρθρου 7, Παράγραφος 1, Εδάφιο 2 του “Νόμου για τον Έλεγχο της Εισόδου και Εξόδου και την Αναγνώριση των Προσφύγων” (εφεξής αναφερόμενο ως “Κριτήρια Εισόδου”). Αυτές οι απαιτήσεις αποτελούν το πιο σημαντικό κριτήριο κατά την αξιολόγηση της βίζας.

Απαιτήσεις Που Αφορούν Τον Ίδιο Τον Αιτούντα

Οι απαιτήσεις σχετικά με το εκπαιδευτικό επίπεδο ή την πρακτική εμπειρία που πρέπει να έχει ο ίδιος ο αιτών διαφέρουν ανάλογα με το αν ασχολείται με εργασίες στον τομέα των «Ανθρωπιστικών Γνώσεων» ή στον τομέα των «Διεθνών Εργασιών».

Όταν ασχολείται με εργασίες στον τομέα των «Ανθρωπιστικών Γνώσεων» (καθώς και στον τομέα της «Τεχνολογίας»), πρέπει να πληροί ένα από τα ακόλουθα κριτήρια:

1. Να έχει αποφοιτήσει από πανεπιστήμιο με ειδίκευση σε μαθήματα που σχετίζονται με τις γνώσεις που απαιτούνται για την εργασία που επιθυμεί να ασχοληθεί, ή να έχει λάβει εκπαίδευση ισοδύναμη ή ανώτερη.
2. Να έχει ειδικευτεί σε μαθήματα που σχετίζονται με τις απαιτούμενες γνώσεις για την εργασία και να έχει ολοκληρώσει ειδικό πρόγραμμα σε επαγγελματικό σχολείο της Ιαπωνίας (απαιτείται η απονομή του τίτλου «Ειδικός» ή «Ανώτερος Ειδικός»).
3. Να έχει πάνω από δέκα χρόνια πρακτικής εμπειρίας στην εργασία που επιθυμεί να ασχοληθεί (συμπεριλαμβανομένης της περιόδου σπουδών σε σχετικά μαθήματα σε πανεπιστήμιο κ.λπ.).

Σημαντικό εδώ είναι η «συνάφεια» μεταξύ του περιεχομένου των σπουδών στο πανεπιστήμιο και του περιεχομένου της εργασίας. Για παράδειγμα, ένας απόφοιτος της Σχολής Οικονομικών που ασχολείται με την εργασία στον τομέα της χρηματοοικονομικής εμπορίου έχει σαφή συνάφεια. Ωστόσο, ένας απόφοιτος της Σχολής Φιλολογίας που ασχολείται με την ίδια εργασία μπορεί να βρει δύσκολο να εξηγήσει την άμεση συνάφεια με την ειδίκευσή του, αυξάνοντας τον κίνδυνο απόρριψης.

Από την άλλη πλευρά, όταν ασχολείται με εργασίες στον τομέα των «Διεθνών Εργασιών», πρέπει να πληροί τα ακόλουθα κριτήρια:

1. Να ασχολείται με εργασίες όπως μετάφραση, διερμηνεία, διδασκαλία γλωσσών, δημόσιες σχέσεις, προώθηση, διεθνείς εμπορικές συναλλαγές, σχεδιασμός, ανάπτυξη προϊόντων κ.λπ.
2. Να έχει πάνω από τρία χρόνια πρακτικής εμπειρίας σε εργασίες που σχετίζονται με τον τομέα στον οποίο επιθυμεί να ασχοληθεί.

Ωστόσο, υπάρχει μια σημαντική εξαίρεση. Όταν ένας απόφοιτος πανεπιστημίου ασχολείται με «μετάφραση, διερμηνεία ή διδασκαλία γλωσσών», δεν απαιτούνται τα τρία αυτά χρόνια πρακτικής εμπειρίας.

Απαιτήσεις για τις Εταιρείες Υποδοχής στην Ιαπωνία

Υπάρχουν τρεις σημαντικές απαιτήσεις που πρέπει να πληροί η εταιρεία υποδοχής.

Πρώτον, η εξειδίκευση του περιεχομένου της εργασίας. Οι δραστηριότητες που αναλαμβάνει ο ξένος εργαζόμενος πρέπει να απαιτούν ειδικές τεχνικές ή γνώσεις και δεν πρέπει να είναι απλές εργασίες που μπορεί να εκτελέσει οποιοσδήποτε. Για παράδειγμα, ακόμη και αν κάποιος προσληφθεί ως υπεύθυνος γραφειακών εργασιών στον τομέα του εμπορίου, αν οι κύριες αρμοδιότητές του περιορίζονται στο αντίγραφο εγγράφων, τη συσκευασία αντικειμένων ή την απλή εισαγωγή δεδομένων, θα κριθεί ότι δεν υπάρχει εξειδίκευση και η αίτηση θα απορριφθεί. Κατά την αίτηση, είναι απαραίτητο να αποδείξετε με σαφήνεια ότι το περιεχόμενο της εργασίας είναι συγκεκριμένο και εξειδικευμένο.

Δεύτερον, η ευλογία της αμοιβής. Οι κανονισμοί ορίζουν σαφώς ότι το ποσό της αμοιβής που λαμβάνει ο ξένος εργαζόμενος πρέπει να είναι τουλάχιστον ίσο με το ποσό που θα λάμβανε ένας Ιάπωνας στην ίδια θέση. Αυτό στοχεύει στην πρόληψη της άδικης εκμετάλλευσης των ξένων εργαζομένων και λαμβάνει υπόψη τις επιπτώσεις στην εγχώρια αγορά εργασίας. Η ορισμός σημαντικά χαμηλότερου μισθού σε σύγκριση με τους Ιάπωνες συναδέλφους για την ίδια εργασία μπορεί να αποτελέσει άμεση αιτία απόρριψης.

Τρίτον, η σταθερότητα και η συνέχεια της επιχείρησης της εταιρείας. Η Ιαπωνική Υπηρεσία Διαχείρισης Εισόδου και Διαμονής εξετάζει αν η εταιρεία μπορεί να προσλάβει και να απασχολήσει τους ξένους εργαζομένους με σταθερό και συνεχή τρόπο και να συνεχίσει να πληρώνει τους μισθούς τους. Ιδιαίτερα, οι εταιρείες που έχουν ιδρυθεί πρόσφατα ή έχουν μη ικανοποιητικές καταστάσεις οικονομικών αποτελεσμάτων, απαιτείται να αποδείξουν την προοπτική και την οικονομική σταθερότητα της επιχείρησης μέσω της υποβολής επιχειρηματικών σχεδίων, καταστάσεων αποτελεσμάτων και άλλων αντικειμενικών εγγράφων.

Οργανώνοντας αυτές τις απαιτήσεις, προκύπτει ο παρακάτω πίνακας.

【Πρακτικός Οδηγός】Λεπτομέρειες Διαδικασίας Αίτησης για Εργασιακή Βίζα στην Ιαπωνία

Όταν πρόκειται να προσλάβετε έναν ξένο εργαζόμενο από το εξωτερικό, η διαδικασία συνήθως ξεκινά με την αίτηση για έκδοση του “Πιστοποιητικού Εγκυρότητας Διαμονής (Certificate of Eligibility: COE)”. Αυτό αποτελεί ένα σύστημα όπου ο Υπουργός Δικαιοσύνης της Ιαπωνίας πιστοποιεί εκ των προτέρων ότι οι δραστηριότητες που θα ασκήσει ο ξένος στην Ιαπωνία συμφωνούν με τις απαιτήσεις της εν λόγω κατηγορίας διαμονής.

Διαδικασία Ροής Εργασιών

Η γενική ροή της διαδικασίας χρησιμοποιώντας το Πιστοποιητικό Επιλεξιμότητας Κατοικίας (COE) στην Ιαπωνία είναι η εξής:

1. Η υποδοχόμενη εταιρεία υποβάλλει αίτηση για την έκδοση “Πιστοποιητικού Επιλεξιμότητας Κατοικίας” στο αρμόδιο περιφερειακό γραφείο εισόδου και διαμονής, βάσει της τοποθεσίας της εταιρείας. Η αίτηση γίνεται συνήθως από έναν υπάλληλο της εταιρείας ως αντιπρόσωπος.
2. Το περιφερειακό γραφείο εισόδου και διαμονής εξετάζει τα υποβληθέντα έγγραφα. Η περίοδος εξέτασης διαρκεί συνήθως από έναν έως τρεις μήνες.
3. Εάν η αίτηση εγκριθεί, το Πιστοποιητικό Επιλεξιμότητας Κατοικίας (COE) εκδίδεται στην εταιρεία.
4. Η εταιρεία στέλνει το πρωτότυπο COE στον ξένο πολίτη που βρίσκεται στο εξωτερικό μέσω διεθνούς ταχυδρομείου ή άλλου τρόπου.
5. Ο ξένος πολίτης υποβάλλει το ληφθέν COE και άλλα απαραίτητα έγγραφα στην Ιαπωνική πρεσβεία ή το γενικό προξενείο της χώρας του και αιτείται για βίζα.
6. Μετά την έκδοση της βίζας, ο ξένος πολίτης εισέρχεται στην Ιαπωνία. Κατά την άφιξη σε ένα από τα αεροδρόμια της Ιαπωνίας, του εκδίδεται η κάρτα διαμονής.

Ένα ιδιαίτερα σημαντικό σημείο προς προσοχή είναι η περίοδος ισχύος του COE. Το COE χάνει την ισχύ του εάν ο ξένος πολίτης δεν εισέλθει στην Ιαπωνία εντός τριών μηνών από την ημερομηνία έκδοσης. Επομένως, η εταιρεία και ο υποψήφιος πρέπει να προχωρήσουν γρήγορα με τις προετοιμασίες για την είσοδο στην Ιαπωνία μετά την έκδοση του COE. 

Λεπτομέρειες Υποβαλλόμενων Εγγράφων και Σύστημα Κατηγοριοποίησης Επιχειρήσεων στην Ιαπωνία

Τα υποβαλλόμενα έγγραφα διαφέρουν ανάλογα με το μέγεθος και τη διοικητική κατάσταση της εταιρείας που τα δέχεται. Η Ιαπωνική Υπηρεσία Διαχείρισης Εισόδου και Παραμονής κατατάσσει τις επιχειρήσεις στις ακόλουθες τέσσερις κατηγορίες, απλοποιώντας τα έγγραφα που απαιτούνται για κάθε κατηγορία.

• Κατηγορία 1: Επιχειρήσεις που είναι εισηγμένες στο Ιαπωνικό Χρηματιστήριο, αμοιβαίες εταιρείες ασφαλίσεων, εθνικοί ή τοπικοί δημόσιοι οργανισμοί κ.λπ.
• Κατηγορία 2: Οργανισμοί ή άτομα με συνολικό ποσό φόρου που παρακρατήθηκε από τα εισοδήματα μισθών του προηγούμενου έτους άνω των 10 εκατομμυρίων γιεν.
• Κατηγορία 3: Οργανισμοί ή άτομα που υπέβαλαν τον συνολικό πίνακα νόμιμων δηλώσεων για τα εισοδήματα μισθών του προσωπικού τους για το προηγούμενο έτος (εκτός από την Κατηγορία 2).
• Κατηγορία 4: Οργανισμοί ή άτομα που δεν ανήκουν σε καμία από τις παραπάνω κατηγορίες (όπως νεοσύστατες εταιρείες κ.λπ.).

Αυτό το σύστημα κατηγοριοποίησης μπορεί να θεωρηθεί ως ένα είδος αξιολόγησης κινδύνου από την Ιαπωνική Υπηρεσία Διαχείρισης Εισόδου και Παραμονής. Οι μεγάλες επιχειρήσεις και οι σταθερές εταιρείες των Κατηγοριών 1 και 2, που έχουν υψηλή κοινωνική εμπιστοσύνη και πιθανότητα συμμόρφωσης με την εταιρική συμπεριφορά, απαλλάσσονται σημαντικά από την υποβολή εγγράφων. Αντίθετα, οι μικρομεσαίες επιχειρήσεις και οι νεοσύστατες εταιρείες των Κατηγοριών 3 και 4, πρέπει να αποδείξουν με περισσότερη λεπτομέρεια τη σταθερότητα και την αξιοπιστία της εργασίας τους, και γι’ αυτό απαιτούνται περισσότερα έγγραφα. Αυτό σημαίνει ότι, κατά την αξιολόγηση των αιτήσεων, η αξιοπιστία της ίδιας της επιχείρησης αξιολογείται επίσης αυστηρά.

Τα υποβαλλόμενα έγγραφα είναι πολλά και διαφορετικά, αλλά τα κύρια περιλαμβάνουν τα εξής:

Έγγραφα Κοινά για Όλες τις Κατηγορίες

• Αίτηση για Έκδοση Πιστοποιητικού Προσόντων Διαμονής: Μπορείτε να κατεβάσετε την πιο πρόσφατη φόρμα από την ιστοσελίδα του Ιαπωνικού Υπουργείου Δικαιοσύνης. Η επίσημη ονομασία είναι “Αίτηση για Έκδοση Πιστοποιητικού Προσόντων Διαμονής”.
  Σελίδα με τη φόρμα: Ιαπωνική Υπηρεσία Διαχείρισης Εισόδου και Παραμονής “Αίτηση για Έκδοση Πιστοποιητικού Προσόντων Διαμονής”
• Φωτογραφία (4cm ύψος x 3cm πλάτος) 1 αντίτυπο
• Φάκελος για απάντηση (με σφραγίδα για απλή συστημένη αποστολή)
• Έγγραφα που πιστοποιούν την εκπαίδευση και την εργασιακή εμπειρία του αιτούντος: πιστοποιητικά αποφοίτησης, βεβαιώσεις βαθμολογίας, βεβαιώσεις εργασίας κ.λπ.

Έγγραφα Απαραίτητα Ανάλογα με την Κατηγορία της Επιχείρησης

• Επιχειρήσεις Κατηγορίας 1: Αντίγραφα του ετήσιου εκθέσεων ή έγγραφα που πιστοποιούν την εισαγωγή στο χρηματιστήριο και άλλα στοιχεία που αποδεικνύουν την ανήκειν στην Κατηγορία 1. Άλλα έγγραφα σχετικά με το περιεχόμενο της επιχείρησης δεν απαιτούνται καταρχήν.
• Επιχειρήσεις Κατηγορίας 2: Αντίγραφο του συνολικού πίνακα νόμιμων δηλώσεων για τα εισοδήματα μισθών του προσωπικού για το προηγούμενο έτος.
• Επιχειρήσεις Κατηγορίας 3: Αντίγραφο του συνολικού πίνακα νόμιμων δηλώσεων για τα εισοδήματα μισθών του προσωπικού για το προηγούμενο έτος, καθώς και έγγραφα που διευκρινίζουν το περιεχόμενο των δραστηριοτήτων του αιτούντος (αντίγραφα συμβάσεων εργασίας κ.λπ.) και έγγραφα που διευκρινίζουν το περιεχόμενο της επιχείρησης (προφυλλάδια εταιρικής παρουσίασης, πιστοποιητικά καταχώρησης εταιρείας κ.λπ.).
• Επιχειρήσεις Κατηγορίας 4: Τα έγγραφα της Κατηγορίας 3 συν αντίγραφα των εγγράφων λογιστικής κατάστασης του πιο πρόσφατου έτους (κατάσταση αποτελεσμάτων, ισολογισμός κ.λπ.). Σε περίπτωση που πρόκειται για νεοσύστατη εταιρεία χωρίς λογιστικά στοιχεία, πρέπει να υποβληθεί ένα επιχειρηματικό σχέδιο για το επόμενο ένα έτος, με συγκεκριμένη εξήγηση της σταθερότητας και της συνέχειας της επιχείρησης.

Αρμόδια Αρχή και Διάρκεια Εξέτασης

Η αίτηση υποβάλλεται στο γραφείο της τοπικής Υπηρεσίας Διαχείρισης Εισόδου και Διαμονής (Τοπικό Γραφείο Διαχείρισης Εισόδου και Διαμονής, υποκατάστημα ή ανταποκριτήριο) που έχει δικαιοδοσία επί του κύριου γραφείου της εταιρείας. Δεν γίνονται δεκτές αιτήσεις μέσω ταχυδρομείου, ωστόσο είναι διαθέσιμη η υποβολή αιτήσεων διαμονής μέσω του διαδικτυακού συστήματος. Η τυπική περίοδος επεξεργασίας κυμαίνεται από έναν έως τρεις μήνες, όπως έχει ανακοινωθεί, αλλά μπορεί να απαιτηθεί περισσότερος χρόνος κατά περιόδους αυξημένων αιτήσεων (π.χ. γύρω από την περίοδο αποφοίτησης τον Μάρτιο) ή λόγω της πολυπλοκότητας ειδικών περιπτώσεων.

Σημαντικές Συμβουλές για την Αποφυγή Κινδύνων Μη Έγκρισης Αιτήσεων Βίζας Εργασίας στην Ιαπωνία

Η αίτηση για βίζα εργασίας δεν εγκρίνεται αυτομάτως ακόμη και αν κανείς πληροί τις απαιτήσεις και υποβάλει τα απαραίτητα έγγραφα. Αναλύοντας τα παραδείγματα μη έγκρισης που έχει δημοσιεύσει η Ιαπωνική Υπηρεσία Διαχείρισης Εισόδου και Διαμονής, γίνονται εμφανείς κοινές παγίδες που οι εταιρείες πρέπει να αποφύγουν. Η προκαταρκτική κατανόηση και η λήψη μέτρων για αυτούς τους κινδύνους είναι κλειδί για την ομαλή απόκτηση βίζας.

Ασυμφωνία Μεταξύ Εκπαίδευσης/Επαγγελματικής Εμπειρίας και Περιγραφής Εργασίας

Αυτός είναι ένας από τους πιο συχνούς λόγους μη έγκρισης. Οι ελεγκτές εξετάζουν αυστηρά πώς οι ειδικές γνώσεις που έχει αποκτήσει ο αιτών στο πανεπιστήμιο ή η προηγούμενη εργασιακή εμπειρία θα εφαρμοστούν στην εργασία που πρόκειται να εκτελέσει στην Ιαπωνία. Για παράδειγμα, σε περίπτωση που ένας απόφοιτος ειδικού σχολείου σχεδιασμού κοσμημάτων υπέβαλε αίτηση για να εργαστεί σε μια IT εταιρεία ως διερμηνέας/μεταφραστής, η αίτηση απορρίφθηκε λόγω της έλλειψης σχέσης μεταξύ της ειδίκευσης και της περιγραφής της εργασίας. Οι εταιρείες έχουν την ευθύνη να εξηγήσουν συγκεκριμένα και λογικά στα έγγραφα όπως την επιστολή πρόσληψης, γιατί «αυτό το άτομο» είναι απαραίτητο και πώς η ειδικότητά του συνδέεται άμεσα με τις ανάγκες της εταιρείας.

Έλλειψη Ειδικότητας στην Περιγραφή της Εργασίας

Εάν η περιγραφή της εργασίας που υποβάλλεται δεν απαιτεί ειδικότητα και θεωρείται απλή εργασία, η αίτηση μπορεί επίσης να απορριφθεί. Για παράδειγμα, αν κάποιος υπέβαλε αίτηση για διερμηνεία/μετάφραση αλλά η πραγματική εργασία περιλαμβάνει ελάχιστη τέτοια δραστηριότητα και κυρίως απλές εργασίες όπως εξυπηρέτηση πελατών, τακτοποίηση προϊόντων ή καθαρισμό, η αίτηση δεν θα είναι σύμφωνη με τον σκοπό της βίζας. Επίσης, αν μια εταιρεία με λίγους υπαλλήλους υποβάλει αίτηση για ευρείες διαχειριστικές εργασίες όπως «διαχείριση λογιστικής και εργασιακών θεμάτων», θα εξεταστεί αν ο όγκος της εργασίας είναι αρκετός για να δικαιολογήσει την πρόσληψη ενός ειδικού πλήρους απασχόλησης. Η περιγραφή της εργασίας πρέπει να δείχνει σαφώς ότι η ειδικευμένη εργασία αποτελεί το μεγαλύτερο μέρος των καθηκόντων.

Ζητήματα Αμοιβής

Εάν το ποσό της αμοιβής που αναφέρεται στην αίτηση είναι αδικαιολόγητα χαμηλό σε σύγκριση με το επίπεδο αμοιβής Ιαπώνων που εργάζονται στην ίδια θέση, αυτό αποτελεί σαφή λόγο μη έγκρισης. Για παράδειγμα, υπήρξε περίπτωση όπου ένας αιτών που εργαζόταν σε εταιρεία εισαγωγών-εξαγωγών ως διερμηνέας/μεταφραστής είχε μηνιαίο μισθό 170.000 γιεν, ενώ ένας Ιάπωνας στην ίδια θέση έπαιρνε 200.000 γιεν, και η αίτηση απορρίφθηκε. Αυτό δεν ανταποκρίνεται μόνο στις νομικές απαιτήσεις αλλά επίσης δίνει την εντύπωση χαμηλής εταιρικής συμμόρφωσης.

Προβλήματα Συμπεριφοράς του Αιτούντος

Εάν ο αιτών έχει ήδη βρεθεί στην Ιαπωνία με καθεστώς διαμονής όπως «φοιτητής», η προηγούμενη κατάσταση διαμονής θα επηρεάσει σημαντικά την αξιολόγηση. Ιδιαίτερα, αν αποκαλυφθεί ότι ο αιτών εργαζόταν παράνομα περισσότερο από το νόμιμο όριο των 28 ωρών ανά εβδομάδα για μακρά περίοδο, η αλλαγή σε βίζα εργασίας μπορεί να απορριφθεί λόγω «μη ικανοποιητικής κατάστασης διαμονής». Αυτό συμβαίνει επειδή οι παραβάσεις του παρελθόντος θεωρούνται ως ανησυχίες για τη μελλοντική συμπεριφορά του αιτούντος.

Ζητήματα Αξιοπιστίας της Εταιρείας

Η αξιοπιστία της ίδιας της εταιρείας που αποτελεί τη βάση της αίτησης είναι επίσης υπό αμφισβήτηση. Εάν η διεύθυνση του επιχειρηματικού καταστήματος που αναφέρεται στην αίτηση δεν έχει πραγματική ύπαρξη, αν υπάρχουν αντιφάσεις στο περιεχόμενο των υποβληθέντων οικονομικών καταστάσεων, ή αν κατά τη διάρκεια της αξιολόγησης η Υπηρεσία Διαχείρισης Εισόδου και Διαμονής ζητήσει πληροφορίες και ο υπεύθυνος της εταιρείας απαντήσει λανθασμένα ότι «δεν υπάρχει πρόθεση πρόσληψης τέτοιου ξένου», τότε οι ελλείψεις στο σύστημα διαχείρισης της εταιρείας μπορεί να οδηγήσουν σε μη έγκριση. Η αίτηση για βίζα δεν είναι απλώς μια ατομική διαδικασία, αλλά μια διαδικασία που δοκιμάζει την αξιοπιστία ολόκληρης της οργάνωσης. Κοινό στοιχείο σε αυτά τα παραδείγματα μη έγκρισης είναι η έλλειψη συνέπειας και αξιοπιστίας στο σύνολο της αίτησης. Τα έγγραφα της αίτησης δεν πρέπει να είναι ανεξάρτητα έντυπα, αλλά να συνδυάζουν την εμπειρία του αιτούντος, το περιεχόμενο της επιχείρησης, τη σύμβαση εργασίας και τους λόγους πρόσληψης σε μια πειστική αφήγηση. Οποιαδήποτε αντίφαση ή αμφιβολία μπορεί να οδηγήσει τον ελεγκτή να αμφισβητήσει την αξιοπιστία της συνολικής αίτησης, αυξάνοντας την πιθανότητα μη

Συνοπτικά

Στον τομέα του εμπορίου, η διαδικασία πρόσληψης ξένων ειδικευμένων επαγγελματιών είναι ιδιαίτερα σημαντική για την ενίσχυση του διεθνούς ανταγωνισμού μιας εταιρείας, αλλά απαιτεί ταυτόχρονα μια βαθιά κατανόηση των αυστηρών ιαπωνικών νόμων για την είσοδο και έξοδο από τη χώρα. Όπως αναλύθηκε σε αυτό το άρθρο, η απόκτηση της κατηγορίας άδειας παραμονής “Τεχνικές Ικανότητες, Ανθρωπιστικές Γνώσεις, Διεθνείς Επιχειρήσεις” αποτελεί την καρδιά της διαδικασίας. Το κλειδί για την επιτυχία είναι, πρώτον, να δείξετε μια σαφή και λογική σχέση μεταξύ των εκπαιδευτικών και επαγγελματικών προσόντων του αιτούντος και του περιεχομένου της εργασίας που προσφέρει η εταιρεία. Δεύτερον, να εξασφαλίσετε ότι το περιεχόμενο της εργασίας έχει ειδικότητα και ότι η αμοιβή είναι ίση ή υψηλότερη από αυτήν των Ιαπώνων, πληρώντας τις νομικές απαιτήσεις. Τρίτον, να αποδείξετε τη σταθερότητα και τη συνέχεια της επιχείρησης της εταιρείας με βάση αντικειμενικά στοιχεία. Η παράλειψη οποιασδήποτε από αυτές τις απαιτήσεις μπορεί να οδηγήσει σε απόρριψη της αίτησης. Οι εταιρείες πρέπει να προσεγγίζουν τη διαδικασία αίτησης όχι απλώς ως μια γραφειοκρατική διαδικασία, αλλά ως μια σημαντική ευκαιρία να αποδείξουν τη νομιμότητα του επιχειρησιακού τους σχεδίου και της στρατηγικής τους για το προσωπικό στις δημόσιες αρχές, προχωρώντας με μεγάλη προσοχή στην προετοιμασία.

Το Νομικό Φιρμά Monolith προσφέρει εκτεταμένη εμπειρία στην παροχή νομικών υπηρεσιών σχετικά με την απόκτηση άδειας εργασίας, όπως αναφέρθηκε σε αυτό το άρθρο, σε πολλούς πελάτες τόσο στο εσωτερικό όσο και στο εξωτερικό. Στο φιρμά μας υπάρχουν ειδικοί που διαθέτουν όχι μόνο ιαπωνικά δικηγορικά προσόντα, αλλά και προσόντα ξένων δικηγόρων και είναι ικανοί να μιλούν αγγλικά, προσφέροντας ακριβείς λύσεις στις περίπλοκες νομικές ανάγκες που απαιτούνται στο διεθνές επιχειρηματικό περιβάλλον. Από στρατηγικές συμβουλές για τη διαδικασία αίτησης άδειας παραμονής μέχρι τη δημιουργία των απαραίτητων εγγράφων και τη διαπραγμάτευση με την Ιαπωνική Υπηρεσία Διαχείρισης Εισόδου και Παραμονής, παρέχουμε συνεχή υποστήριξη για να βοηθήσουμε τις εταιρείες πελάτες μας να εξασφαλίσουν ομαλά το παγκόσμιο ταλέντο που χρειάζονται. Εάν έχετε ερωτήσεις σχετικά με το θέμα αυτό, παρακαλούμε επικοινωνήστε με το νομικό μας φιρμά.