Τα νομικά και συμβατικά ζητήματα που σχετίζονται με την Ανταποκρισιμότητα στην Ανάπτυξη

Υπάρχουν διάφορες μεθοδολογίες για την προώθηση της ανάπτυξης συστημάτων. Η πιο κλασική και γενικά αποδεκτή είναι το μοντέλο Waterfall, και πολλά νομικά βιβλία που ασχολούνται με την ανάπτυξη συστημάτων συζητούνται με αυτό το μοντέλο ως βάση. Σε αυτό το άρθρο, θα εξηγήσουμε ποια νομικά ζητήματα μπορεί να προκύψουν κατά την ανάπτυξη συστημάτων βασισμένων στο μοντέλο Agile Development, το οποίο είναι δυσκολότερο να βρεθεί πληροφορία σε βιβλία και άλλες πηγές.

Το Μοντέλο Ανάπτυξης Agile και ο Νομικός Τομέας

Τι είναι τα μοντέλα ανάπτυξης συστημάτων

Στα έργα ανάπτυξης συστημάτων υπάρχει ένα πλαίσιο για την κατανόηση της συνολικής προόδου, το οποίο ονομάζεται μοντέλο ανάπτυξης. Ένα τυπικό παράδειγμα είναι το λεγόμενο “Waterfall Model” (Μοντέλο Καταρράκτη). Δηλαδή, όπως το νερό πέφτει από την “πηγή” στο “ρεύμα”, έτσι και τα διάφορα στάδια όπως ο ορισμός απαιτήσεων, ο σχεδιασμός, η υλοποίηση, οι δοκιμές κ.λπ., πραγματοποιούνται σε μια συνεχή ροή. Στοχεύει στη μείωση των επαναλήψεων και των διπλών εργασιών, και είναι κατάλληλο για την προγραμματισμένη προώθηση των εργασιών.

Από την άλλη πλευρά, το μοντέλο ανάπτυξης Agile επαναλαμβάνει τη διαδικασία της υλοποίησης μικρών προγραμμάτων και της δοκιμής τους. Μέσα από αυτή την επαναληπτική διαδικασία, δημιουργείται σταδιακά ένα μεγάλο σύστημα. Για μια πιο λεπτομερή εξήγηση αυτών των μοντέλων ανάπτυξης και τη σύγκριση των πλεονεκτημάτων και των μειονεκτημάτων τους, δείτε το παρακάτω άρθρο.

https://monolith.law/corporate/legal-merits-and-demerits-of-development-model[ja]

Τα χαρακτηριστικά του μοντέλου ανάπτυξης Agile

Ένα σημαντικό πλεονέκτημα της ανάπτυξης με το μοντέλο Agile είναι η δυνατότητα να ξεκινήσει κανείς την πραγματική εργασία με αίσθηση ταχύτητας. Επειδή οι “ανώτερες διαδικασίες” όπως ο ορισμός των απαιτήσεων και η δημιουργία των σχεδίων δεν είναι διαχωρισμένες από την υλοποίηση του προγράμματος, το μοντέλο είναι κατάλληλο για την ευέλικτη πλοήγηση, συμπεριλαμβανομένων των προσθηκών και των διορθώσεων λειτουργιών, καθώς και των αλλαγών στις προδιαγραφές. Από νομικής πλευράς, είναι ιδιαίτερα σημαντικό να διαχειριστούμε κατάλληλα τη διαχείριση εγγράφων και τη διαχείριση αλλαγών για την επιτυχία του μοντέλου Agile. Στο Agile, οι ρόλοι και οι ευθύνες δεν είναι τόσο σαφώς διαχωρισμένοι όσο στο μοντέλο Waterfall. Επιπλέον, επειδή η μέθοδος επικεντρώνεται στην “ταχύτητα” προς την εκτέλεση και όχι στην “διαχείριση”, είναι πιθανό να οδηγήσει σε ανεπαρκή τεκμηρίωση διαφόρων σχεδίων, προδιαγραφών και πρακτικών.

Σε σχέση με τη διαχείριση αλλαγών, το μοντέλο Agile είναι ευέλικτο στην ανταπόκριση σε αλλαγές, πράγμα που μπορεί να οδηγήσει σε καταστάσεις όπου οι αλλαγές εγκρίνονται σε επίπεδο πεδίου χωρίς τη διαδικασία έγκρισης από τους αποφασιστές, και το έργο να καταλήγει σε “φλεγόμενο” πρόβλημα. Αν συμβεί αυτό, το πλεονέκτημα του μοντέλου ανάπτυξης που είναι η “ομαλή ανταπόκριση σε μεταβολές” μπορεί να γίνει ο ίδιος ο κίνδυνος που θα πυροδοτήσει τον κίνδυνο της κατάρρευσης του έργου.

Διαχείριση Εγγράφων και Διαχείριση Αλλαγών στην Ανάπτυξη Agile

Η Σημασία της Διαχείρισης Εγγράφων

Στα προγράμματα ανάπτυξης που βασίζονται στο μοντέλο Agile, ένα νομικό ζήτημα που προκύπτει είναι ότι οι προφορικές συναλλαγές συσσωρεύονται και μπορεί να οδηγήσουν σε έλλειψη εγγράφων. Επιπλέον, για το γιατί η διαχείριση εγγράφων είναι τόσο σημαντική σε ένα έργο ανάπτυξης συστημάτων, έχουμε παράσχει μια λεπτομερή εξήγηση στο παρακάτω άρθρο.

https://monolith.law/corporate/the-minutes-in-system-development[ja]

Στο εν λόγω άρθρο, εξηγούμε τη σημασία της διαχείρισης εγγράφων σε ένα έργο ανάπτυξης συστημάτων από δύο οπτικές γωνίες: την πρόληψη διαφορών (δηλαδή την «προληπτική νομική προστασία») και τη διατήρηση αποδείξεων σε περίπτωση διαφοράς (δηλαδή την «κρίσιμη διαχείριση»).

Η Σύσταση Επιτροπής Επικοινωνίας Είναι Αποτελεσματική για τη Διαχείριση Εγγράφων

Όταν υιοθετείται το μοντέλο ανάπτυξης Agile, σε αντίθεση με το μοντέλο Waterfall, δεν υπάρχει ένα προκαθορισμένο σαφές σχέδιο εκ των προτέρων. Επομένως, δεν είναι αρκετό απλώς να διαχειριζόμαστε την απόκλιση μεταξύ σχεδίου και πραγματικότητας, καθώς υπάρχει ο κίνδυνος το κόστος, τόσο χρηματικό όσο και χρονικό, να αυξηθεί σημαντικά αν αφεθεί αποκλειστικά στην κρίση του προσωπικού στο πεδίο.

Για αυτόν τον λόγο, είναι αποτελεσματικό να λαμβάνει ο υπεύθυνος της πρωτοβουλία να διοργανώνει τακτικές συναντήσεις της Επιτροπής Επικοινωνίας για την ομαλή πρόοδο του έργου. Σε περιπτώσεις μικρότερης κλίμακας ανάπτυξης, μπορεί να προτιμάται η συνάντηση των υπευθύνων κατά περίπτωση, αντί για την τακτική διοργάνωση τέτοιων επιτροπών. Ωστόσο, ειδικά στο μοντέλο Agile, υπάρχει μεγαλύτερος κίνδυνος να παραβλεφθούν επίκαιρα ζητήματα σε μια συνάντηση. Έτσι, η τακτική διοργάνωση της Επιτροπής Επικοινωνίας είναι ασφαλής πρακτική και πρέπει να ενσωματώνεται στις συμβάσεις. Η διατύπωση στα πρότυπα συμβατικά έγγραφα του Υπουργείου Οικονομίας, Εμπορίου και Βιομηχανίας παρουσιάζεται ως εξής:

(Σύσταση Επιτροπής Επικοινωνίας)

Άρθρο 12 Οι μέρες Α και Β θα διοργανώνουν την Επιτροπή Επικοινωνίας μέχρι την ολοκλήρωση του έργου για να συζητούν την πρόοδο του έργου, τη διαχείριση και αναφορά κινδύνων, την κοινή εργασία και την κατανομή των εργασιών μεταξύ των δύο μερών, την επιβεβαίωση των περιεχομένων που πρέπει να ενσωματωθούν στις προδιαγραφές του συστήματος, τη συζήτηση και επίλυση προβλημάτων και άλλα ζητήματα που είναι απαραίτητα για την ομαλή εκτέλεση του έργου, θα διοργανώνουν την Επιτροπή Επικοινωνίας. Ωστόσο, (παράλειψη).

2. Η Επιτροπή Επικοινωνίας θα διοργανώνεται τακτικά, σύμφωνα με τη συχνότητα που ορίζεται στην ατομική σύμβαση, και επιπλέον, θα διοργανώνεται κατά περίπτωση όταν οι μέρες Α ή Β το κρίνουν απαραίτητο.

3. Στην Επιτροπή Επικοινωνίας θα παρίστανται οι υπεύθυνοι και οι κύριοι αντιπρόσωποι και άλλα πρόσωπα που οι υπεύθυνοι κρίνουν κατάλληλα. Επιπλέον, οι μέρες Α και Β μπορούν να ζητήσουν την παρουσία ατόμων που είναι απαραίτητα για τις συζητήσεις στην Επιτροπή Επικοινωνίας από τον άλλο μέρος, το οποίο, εκτός αν υπάρχει λογικός λόγος, θα συμμορφώνεται.

4. Η μέρα Β θα πρέπει να δημιουργεί και να υποβάλλει έκθεση διαχείρισης προόδου στην Επιτροπή Επικοινωνίας σύμφωνα με τη μορφή που έχει συμφωνηθεί μεταξύ των μερών Α και Β και να επιβεβαιώνει την πρόοδο του έργου με βάση αυτήν την έκθεση, καθώς και να συζητά την ύπαρξη ή μη καθυστερήσεων, τους λόγους και τα μέτρα αντιμετώπισης σε περίπτωση καθυστερήσεων, την ανάγκη αλλαγής της δομής προώθησης του έργου (αλλαγή προσωπικού, αύξηση ή μείωση, αλλαγή των υπεργολάβων κ.λπ.), την κατάσταση των μέτρων ασφαλείας, την ύπαρξη ή μη λόγων που απαιτούν αλλαγή της ατομικής σύμβασης και, αν υπάρχουν τέτοιοι λόγοι, το περιεχόμενό τους κ.λπ. Επίσης, θα αποφασίζει για τα ζητήματα που έχουν συμφωνηθεί, τα ζητήματα που απαιτούν περαιτέρω εξέταση και, αν υπάρχουν τέτοια ζητήματα, θα επιβεβαιώνει το χρονοδιάγραμμα εξέτασης και τους υπεύθυνους για την εξέταση.

(Τα επόμενα άρθρα 5, 6 και 7 παραλείπονται.)

Η ύπαρξη της Επιτροπής Επικοινωνίας παρέχει έναν ορισμένο βαθμό νομιμότητας στις συμβατικές ρήτρες και δίνει διαφορετική σημασία από άλλες συναντήσεις που διοργανώνονται αυθόρμητα.

Χρησιμοποιώντας το Συμβούλιο Επικοινωνίας για τη Διαχείριση Αλλαγών

Επιπλέον, στην ανάπτυξη λογισμικού με την Agile μεθοδολογία, είναι δεδομένο ότι οι συμφωνηθείσες ρυθμίσεις μεταξύ των δύο μερών μπορεί να αλλάξουν μετά την αρχική συμφωνία. Ως εκ τούτου, η διαχείριση των μεταγενέστερων αλλαγών στις προδιαγραφές γίνεται εξαιρετικά σημαντική.

Σε αυτή την περίπτωση, εάν το Συμβούλιο Επικοινωνίας συνεδριάζει τακτικά, η διαχείριση των αλλαγών γίνεται πολύ πιο ομαλή. Για παράδειγμα, οι συζητήσεις για τις αλλαγές μπορούν να γίνουν στο πλαίσιο του Συμβουλίου Επικοινωνίας, και μπορεί να ενσωματωθεί στη σύμβαση η υποχρέωση του ενός μέρους να ανταποκρίνεται σε αιτήματα για συζήτηση αλλαγών από το άλλο μέρος. (Παρακάτω ακολουθεί απόσπασμα από τον κανονισμό του Υπουργείου Οικονομίας, Εμπορίου και Βιομηχανίας.)

(Διαδικασία Διαχείρισης Αλλαγών)

Άρθρο 37 Ο Α ή ο Β, όταν λάβει από τον αντίπαλο μέρος ένα έγγραφο πρότασης αλλαγής (συντομευμένο)…, πρέπει να παραδώσει εντός ○ ημερών ένα έγγραφο που περιέχει τα ακόλουθα στοιχεία (εφεξής αναφέρεται ως “έγγραφο διαχείρισης αλλαγών”) στο αντίπαλο μέρος, και ο Α και ο Β θα συζητήσουν την εγκυρότητα της αλλαγής στο Συμβούλιο Επικοινωνίας που ορίζεται στο Άρθρο 12. (Τα στοιχεία που πρέπει να καταγραφούν παραλείπονται εδώ.)

Τα κύρια σημεία της παραπάνω διάταξης μπορούν να οργανωθούν ως εξής:

• Η ενοποίηση της διαδικασίας υποβολής αλλαγών μέσω ενός ενιαίου φορματ “έγγραφο πρότασης αλλαγής”.
• Η θέσπιση προθεσμίας από την παραλαβή της πρότασης μέχρι τη συζήτηση για αυτήν → Αντί για μια συγκεκριμένη προθεσμία όπως “εντός ◯ ημερών”, μπορεί να χρησιμοποιηθεί μια φράση όπως “άμεσα”.
• Η ενοποίηση του φόρουμ για τη συζήτηση της εγκυρότητας των αλλαγών στο “Συμβούλιο Επικοινωνίας”.

Με άλλα λόγια, η διαδικασία αυτή αποσκοπεί στην αποφυγή παρεξηγήσεων όπως “έχω κάνει μια πρόταση αλλαγής ή όχι”, “έχω απαντήσει στην πρόταση αλλαγής ή όχι”, καθιστώντας τη μέθοδο της διαδικασίας σαφή.

Η κατανόηση της υποχρέωσης ειλικρίνειας και των αρχών πίστης είναι κρίσιμη

Μέχρι στιγμής, παρουσιάσαμε μοντέλα συμβατικών ρητρών που αφορούν την «Επιτροπή Επικοινωνίας» και τις «Συζητήσεις για Αλλαγές». Ωστόσο, για την ουσιαστική κατανόηση αυτών, είναι σημαντικό να αντιληφθούμε την «υποχρέωση ειλικρίνειας» και τις «αρχές πίστης». Το μοντέλο ανάπτυξης Agile είναι δύσκολο να προχωρήσει χωρίς μια σχέση εμπιστοσύνης μεταξύ του πελάτη και του προμηθευτή. Αυτό συμβαίνει επειδή δίνεται προτεραιότητα στην ταχύτητα έναρξης της πραγματικής εργασίας, ενώ οι διαδικασίες που οδηγούν σε αυτήν κρατούνται στο ελάχιστο. Επομένως, συχνά ενσωματώνονται στην πρακτική ρήτρες που επιβάλλουν την «υποχρέωση ειλικρίνειας» στον αντισυμβαλλόμενο.

Άρθρο 4, παράγραφος 3: Κατά τις συζητήσεις για αλλαγές, θα πρέπει να εξετάζονται το αντικείμενο της αλλαγής, η δυνατότητα αλλαγής, οι επιπτώσεις της αλλαγής στο κόστος και τις προθεσμίες παράδοσης και να συζητείται ειλικρινά από και τα δύο μέρη εάν θα προχωρήσουν σε αλλαγή.

Αυτό αποτρέπει την πρακτική όπου, μετά από διαπραγματεύσεις που βασίζονται στην αρχική εμπιστοσύνη, κάποιος από τα μέρη αποφασίζει ξαφνικά να απορρίψει μια αλλαγή στη σύμβαση, λέγοντας ότι «η απόφαση να αποδεχτεί ή όχι την αλλαγή είναι αποκλειστικά στην ελευθερία του αποδέκτη και δεν υπάρχει υποχρέωση να συμμορφωθεί υποχρεωτικά», μια τακτική που προδίδει τον άλλο με βάση μια αυστηρά τυπική νομική λογική. Αυτό αντανακλά τις αρχές του νόμου που διέπουν τις συναλλαγές μεταξύ ιδιωτών, όχι μόνο στην ανάπτυξη συστημάτων.

Άρθρο 1, παράγραφος 2 του Αστικού Κώδικα (Japanese Civil Code)

Η άσκηση δικαιωμάτων και η εκπλήρωση υποχρεώσεων πρέπει να γίνεται με πίστη και ειλικρίνεια.

Ο νόμος δεν τιμά αποκλειστικά το περιεχόμενο των «συμβατικών εγγράφων» ή την «διατύπωση των άρθρων» με τυπικό τρόπο. Ειδικά σε συναλλαγές που περιλαμβάνουν άλλα μέρη, ο νόμος πρέπει να εφαρμόζεται με ευελιξία, ενσωματώνοντας την πραγματική «πίστη» και «ειλικρίνεια». Επιπλέον, έχουμε αναλύσει λεπτομερώς σε προηγούμενα άρθρα ότι οι «υποχρεώσεις» που επιβάλλονται από τον νόμο δεν βασίζονται πάντα στη διαδικασία της «σύμβασης».

https://monolith.law/corporate/system-development-unlawful-responsibility[ja]

Συνοπτικά

Στα πρότζεκτ ανάπτυξης συστημάτων που βασίζονται στο μοντέλο Agile, είναι φυσικά σημαντικό να κατανοούμε τον κίνδυνο που συνεπάγεται η πιθανή αποδυνάμωση των διαδικασιών και των διαχειριστικών συστημάτων. Ωστόσο, δεν είναι μόνο αυτό. Είναι επίσης σημαντικό να κατανοούμε την ευελιξία που προσφέρει η νομοθεσία, ριζωμένη σε αρχές όπως η «αρχή της καλής πίστης», και να ενσωματώνουμε αυτή την κατανόηση στην πρακτική μας.