¿Cuál es el criterio para determinar la validez de un despido disciplinario basado en el uso de correo electrónico personal en la empresa?

No se puede despedir disciplinariamente a un empleado sin motivo. La base fundamental de la ley es que se puede llevar a cabo un castigo apropiado basado en la maldad, etc., si existe una razón para el castigo.

Entonces, ¿hasta qué punto se acepta el despido disciplinario por el uso de correo electrónico personal durante el trabajo? Para concluir, esto no es simplemente un problema de la cantidad de correos electrónicos, sino un juicio basado en la consideración integral de varios elementos. Además, por ejemplo

• Si existe un reglamento de trabajo que prohíbe el correo electrónico personal y se viola textualmente, el despido es válido
• Si no existe tal reglamento de trabajo, el despido es inválido

No es solo un juicio de este tipo. Presentaré casos en los que la validez del despido disciplinario de un empleado por el uso de correo electrónico personal fue cuestionada en precedentes judiciales anteriores.

¿La vigilancia del correo electrónico privado no infringe la privacidad?

En primer lugar, al considerar este problema, debemos asumir que la cuestión de si es legal para el empleador monitorear el hecho de que el empleado está utilizando el correo electrónico para uso personal. La vigilancia excesiva puede ser un problema en relación con la privacidad del empleado. Detallamos este punto en otro artículo.

https://monolith.law/corporate/monitoring-survey-of-inter-office-mail-and-invasion-of-privacy[ja]

En el caso de aproximadamente 1600 intercambios en 5 años

A continuación, presentaremos un caso judicial en el que se cuestionó la validez de un despido disciplinario debido al uso de correos electrónicos personales.

Primero, hubo un caso en el que un profesor de una escuela especializada fue despedido disciplinariamente por registrarse en un sitio de citas, conocido en Japón como “sitio de encuentros”, utilizando la computadora de su lugar de trabajo durante su horario laboral y continuar con un gran número de intercambios de correos electrónicos. La validez de este despido disciplinario fue cuestionada.

El demandado, utilizando la computadora de trabajo y la dirección de correo electrónico de la escuela proporcionada por el demandante, se registró en un sitio de citas y envió y recibió una gran cantidad de correos electrónicos con mujeres que conoció en el sitio (desde septiembre de 1998 (Heisei 10) hasta septiembre de 2003 (Heisei 15), se registraron aproximadamente 800 envíos y recepciones, aproximadamente la mitad de los cuales se enviaron y recibieron durante el horario laboral). Por esta razón, fue despedido disciplinariamente. El demandado argumentó que el despido disciplinario era un abuso del derecho de despido y, por lo tanto, inválido, y solicitó a la escuela la confirmación de su posición contractual, el pago de salarios impagos y bonificaciones impagas.

En el juicio de primera instancia, se consideró que las acciones del demandado no solo violaban su deber de dedicación al trabajo y el mantenimiento de la disciplina en el lugar de trabajo, sino que también planteaban dudas sobre su aptitud como miembro del personal docente y afectaban la reputación y la confianza de la escuela del demandante. Aunque no había descuidado sus tareas de enseñanza y otras tareas, y no había causado una interrupción significativa en las operaciones escolares, se consideró que el despido disciplinario era demasiado severo, que era un abuso del derecho de despido y, por lo tanto, inválido. Se aceptó la solicitud de pago de salarios y bonificaciones impagos.

En la apelación presentada por la escuela, el tribunal declaró:

El demandado estaba enviando correos electrónicos con contenido solicitando una pareja SM utilizando la dirección de correo electrónico en cuestión, que se podría saber que pertenece a la escuela demandante. Solo el hecho de que estos correos electrónicos estuvieran en un estado en el que podrían ser vistos por terceros podría dañar la reputación, etc. de la escuela demandante. Esto no tiene nada que ver con si el demandado realmente salió con alguien a través de estos correos electrónicos. A pesar de que se reconoce que el demandado tenía el deber de dedicarse a su trabajo en la escuela demandante durante su horario laboral en virtud de su contrato de trabajo con el demandante, el demandado había estado enviando y recibiendo una gran cantidad de correos electrónicos personales durante su horario laboral durante un largo período de tiempo. Si hubiera dedicado ese tiempo y esfuerzo a su trabajo original, debería haber obtenido resultados aún mejores. No se puede decir que no haya descuidado su deber de dedicación al trabajo hasta el punto de que no se puede ignorar, incluso si no ha descuidado sus tareas.

Fallo del Tribunal Superior de Fukuoka, 14 de septiembre de 2005

Y concluyó que el despido disciplinario era apropiado por violar el deber de dedicación al trabajo.

Aunque esta escuela no tenía regulaciones sobre el uso de computadoras personales y otros miembros del personal también las usaban para uso personal en cierta medida, en la sentencia se afirma: “No se puede decir que el grado de traición varía dependiendo de si la escuela tenía regulaciones sobre el uso de computadoras personales o no, y no hay evidencia que permita reconocer que había alguien entre el personal de la escuela demandante que, al menos, repetía correos electrónicos personales tanto como el demandado”.

No se permite abusar de la computadora del lugar de trabajo y realizar un gran número de intercambios de correos electrónicos personales solo porque “no hay regulaciones de uso”. En particular, en este caso, el contenido del correo electrónico dañaba la reputación del lugar de trabajo, por lo que se podría decir que una respuesta severa era inevitable.

https://monolith.law/reputation/defamation-and-decline-in-social-reputation[ja]

https://monolith.law/reputation/honor-infringement-and-intangible-damage-to-company[ja]

En el caso de aproximadamente 1700 intercambios en 6 meses

Por otro lado, existe un caso en el que un empleado que intercambió 1700 correos electrónicos privados durante su horario de trabajo en un período de 6 meses, demandó a la empresa por considerar injusto su despido. La empresa demandada evaluó que el demandante, que trabajaba como ingeniero de sistemas con tratamiento de jefe de sección en una empresa de procesamiento de información, no solo carecía de suficiente capacidad como ingeniero de sistemas, capacidad de gestión en proyectos y habilidades de ventas, sino que también tenía poca motivación para trabajar y su rendimiento laboral era deficiente debido a su clara falta de habilidades. Durante las conversaciones en las que la empresa sugirió que el demandante se retirara, se mencionó el problema de los correos electrónicos del demandante.

La empresa demandada argumentó que, a pesar de que se le había quitado la computadora por estar demasiado absorto en el chat durante el horario de trabajo, el demandante continuó enviando correos electrónicos personales utilizando el IP Messenger de NTT Docomo, enviando aproximadamente 1700 correos en 6 meses. El contenido de estos correos variaba desde invitaciones para salir a beber, hasta comentarios que rozaban el acoso sexual hacia las mujeres y llamados para organizar fiestas de despedida. La empresa sostuvo que este tipo de comportamiento no solo violaba el deber del demandante de dedicarse a su trabajo, sino que también interfería con el trabajo de sus colegas que recibían estos mensajes, constituyendo una grave violación de la disciplina laboral y una notable violación del deber de dedicación al trabajo.

En respuesta a esto, el tribunal aceptó los argumentos de la empresa demandada sobre la cantidad y el contenido de los correos, y declaró: “Es evidente que el hecho de tener intercambios privados durante el horario de trabajo viola las reglas de servicio y el deber de dedicación al trabajo. Además, los equipos de computación utilizados por el demandante en NTT Docomo fueron proporcionados por los clientes para su uso en el trabajo, por lo que su comportamiento plantea problemas graves”. Sin embargo, el tribunal también reconoció la violación de las reglas de servicio y el deber de dedicación al trabajo, y declaró:

“Sin embargo, es evidente por experiencia que tener cierto grado de conversación privada es beneficioso para mantener un buen ambiente de trabajo. En el uso de equipos de información como computadoras, se suele tolerar el uso privado hasta cierto límite. Aunque el uso privado del demandante puede haber excedido ligeramente este límite en términos de frecuencia y contenido, si esta fuera una violación extremadamente anormal del deber de dedicación al trabajo, debería haber habido informes de muchos de los empleados que recibieron estos mensajes a los administradores de la empresa demandada, y el demandante debería haber sido advertido o sancionado de inmediato. Sin embargo, este no fue el caso, y el problema solo fue señalado por la empresa demandada después de que se inició este juicio.”

Sentencia del Tribunal de Distrito de Tokio, 22 de junio de 2007 (Año 2007 del calendario gregoriano)

El tribunal tomó en cuenta que hasta ese momento no se había considerado un problema, que no había evidencia de que se hubieran tomado medidas disciplinarias por comportamientos similares, y que no se habían producido problemas con los clientes u otros en este caso. Como resultado, se aceptó la solicitud de confirmación de estatus y se ordenó el pago de salarios no pagados. A partir de estos dos ejemplos, podemos decir que los correos electrónicos privados no se juzgan solo por su número.

Caso de 32 intercambios en 13 meses

Hubo un caso en el que un empleado fue despedido por violar las reglas de trabajo al enviar de 2 a 3 correos electrónicos personales por mes durante el horario de trabajo, y el empleado demandó a la empresa por abuso del derecho de despido.

Esta empresa tenía reglas de trabajo que incluían:

• No usar la computadora para fines no laborales dentro de la empresa
• No enviar ni recibir correos electrónicos personales dentro de la empresa
• No conectarse a Internet para fines no laborales dentro de la empresa

A pesar de estas reglas, el demandante fue acusado de violar las reglas de trabajo al enviar y recibir repetidamente muchos correos electrónicos no relacionados con el trabajo y difamatorios de otros empleados durante el horario de trabajo, y también al enviar y recibir muchos correos electrónicos personales con conocidos.

El tribunal, mientras reconocía que había correos electrónicos personales entre los correos electrónicos del demandado durante el horario de trabajo, declaró que:

“Es común en la sociedad tener conversaciones no relacionadas directamente con el trabajo durante el horario de trabajo, como charlas, críticas a colegas, rumores, y planificación de fiestas de camaradería. No se puede negar que estos son necesarios para formar y mantener relaciones humanas fluidas en el trabajo. Por lo tanto, no se puede considerar que todas estas acciones violen la obligación de dedicación al trabajo. Además, se entiende que la prohibición de intercambiar correos electrónicos personales en las reglas de trabajo del demandado se centra principalmente en prevenir la negligencia en el trabajo al intercambiar correos electrónicos personales durante el horario de trabajo. Por lo tanto, el problema debería ser si el intercambio de correos electrónicos personales del demandante excede el rango aceptable en la sociedad y causa problemas en el trabajo. Solo en caso de que esto se afirme, se puede considerar una violación de las reglas de trabajo.” (Sentencia del 18 de septiembre de 2007)

Al mismo tiempo que hacía este juicio, que es consistente con los precedentes, el tribunal declaró:

“Los correos electrónicos personales que el demandante envió durante los aproximadamente 13 meses desde el 5 de abril de 2004 (Heisei 16) hasta el 21 de abril de 2005 (Heisei 17) son 32 en total según la evidencia (① a ③), y la frecuencia es solo de 2 a 3 por mes. Además, el contenido incluye cosas inevitables como responder a charlas de personas relacionadas con clientes, responder a consultas de empleo de juniors de la escuela secundaria, y planificar fiestas de camaradería con empleados, y cosas cuya necesidad no se puede negar fácilmente. No hay evidencia de correos electrónicos que requieran mucho tiempo para crear y causen problemas específicos en el trabajo.” (Ibid.)

Y concluyó que “no se puede reconocer que los correos electrónicos personales que el demandante hizo excedieron el rango aceptable en la sociedad, y no se puede considerar que esto viola las reglas de trabajo”, invalidando el despido. Independientemente de las reglas de trabajo que existan, es difícil justificar la cuestión de este número de correos electrónicos.

En el caso de 28 interacciones en 7 meses

Existió un caso en el que los empleados X1 y X2 de la Asociación de Seguros de Salud, argumentaron que las sanciones impuestas a X1 por Y, que incluían la destitución y la reducción de salario, y la sanción de reducción de salario impuesta a X2, eran inválidas debido a la inexistencia de las razones de la sanción o al abuso del poder disciplinario. Solicitaron la confirmación de la invalidez de cada sanción, el pago de la parte deducida del salario reducido, y en el caso de X1, la confirmación de que se encontraba en la posición de jefe de sección antes de la sanción, y el pago de la diferencia de la asignación antes y después de la sanción.

Las acciones que llevaron a la sanción disciplinaria contra X1 fueron las siguientes:

• No informó a su superior ni reprendió a un miembro del personal que sabía que estaba enviando correos electrónicos privados durante las horas de trabajo.
• También envió correos electrónicos privados con un miembro del personal. En cuanto a X2, las acciones que llevaron a la sanción disciplinaria fueron instalar Yahoo Messenger en la computadora sin permiso e invitar a otros empleados a participar en conversaciones utilizando este medio.
• Utilizó el chat para tener contacto y conversaciones privadas con personas externas durante las horas de trabajo.
• Utilizó la computadora para enviar correos electrónicos privados entre los empleados durante las horas de trabajo.

El principal punto de disputa fue si estas acciones violaban las disposiciones del Reglamento de Servicio de los Empleados de la Asociación que establecen que “los empleados no deben malgastar ni utilizar los bienes para uso personal” y que “los empleados no deben abandonar su lugar de trabajo designado a su antojo durante las horas de trabajo”, y si incluso si violaban estas disposiciones, si la sanción constituía un abuso del poder disciplinario.

En cuanto a la sanción por el uso privado de la computadora (primera sanción), se determinó que el correo electrónico privado enviado por X era una violación clara de la norma (prohibición del uso privado de bienes) ya que utilizaba la computadora, un bien de la Asociación, para uso personal. Sin embargo, se examinó si esto constituía un abuso del poder disciplinario y se indicó que la sanción de reducción de salario impuesta a X era inválida como abuso del poder disciplinario, ya que era excesivamente severa en términos de sentido común social y carecía de proporcionalidad, dado que la frecuencia de los correos electrónicos privados de X no era alta, no había reglas establecidas para el manejo de las computadoras de trabajo en la Asociación, no se habían emitido advertencias o avisos sobre el uso privado de las computadoras por parte de los empleados, había dudas sobre la equidad del método de investigación de los registros de comunicación, y la sanción de reducción de salario violaba la disposición del Artículo 91 de la Ley de Normas Laborales de Japón que establece que “la reducción de salario no debe exceder la mitad del salario diario promedio en una sola vez”. (Sentencia del Tribunal de Distrito de Sapporo, 26 de mayo de 2005 (año 2005 del calendario gregoriano)).

En cuanto a la frecuencia, por ejemplo, en el caso de X1, se mencionó que sólo hubo 28 ocasiones en aproximadamente 7 meses. Sin embargo, la Asociación argumentó que se podía suponer que había habido un gran número de usos privados ya que los demandantes habían eliminado los registros de comunicación. Sin embargo, el tribunal reprendió esto, diciendo: “Dado que la sanción disciplinaria es una forma de castigo, no se debe permitir una sanción basada en meras suposiciones o conjeturas sin evidencia”.

Resumen

Al principio de este artículo, planteamos la cuestión de cuántos correos electrónicos privados se consideran problemáticos. Sin embargo, el problema no se limita solo a la cantidad de correos electrónicos privados. Se cuestiona bajo qué condiciones, en qué entorno, con qué frecuencia y qué tipo de correos electrónicos privados se están intercambiando. Si los correos electrónicos privados se convierten en un problema en el lugar de trabajo u otros lugares, sería aconsejable consultar a un abogado con experiencia antes de que la situación se complique demasiado.