¿Cuáles son los aspectos que los empresarios deben diseñar en la gobernanza familiar? Explicación detallada de los métodos de construcción y gestión operativa.

Es probable que muchos empresarios que han tomado conciencia de la utilidad del “Family Governance” que ha sido tema de conversación en los últimos años, estén considerando seriamente su diseño y construcción.

El Family Governance es un término general que se refiere a todas las reglas establecidas para buscar la prosperidad de la familia. Especialmente para los empresarios, el Family Governance puede considerarse algo de vital importancia, estrechamente relacionado con el futuro de la empresa. En este artículo, explicamos en detalle la efectividad del Family Governance para los empresarios.

Artículo relacionado: La creciente atención en el Family Governance de los empresarios y su efectividad en los negocios explicada por categorías[ja]

Si siente la necesidad de construir un gobierno, el siguiente paso es comprender qué tipo de reglas debería diseñar específicamente.

Este artículo explica en detalle los pasos para diseñar el Family Governance y el contenido de las reglas que se deben crear. También abordamos puntos importantes a considerar durante el diseño y la gestión operativa después de la construcción, así que por favor utilícelo como referencia.

Resumen del diseño de la gobernanza familiar

Construir una gobernanza familiar puede parecer un desafío, especialmente si no se sabe qué pasos seguir o qué se necesita crear. En este artículo, explicaremos de manera general el proceso de diseño y construcción de una gobernanza familiar.

Objetivos y Estado Actual de la Gobernanza Familiar

La construcción de una gobernanza familiar tiene como fin clarificar los valores y políticas de la familia, y asegurar su adopción y cumplimiento por todos sus miembros.

Crear una gobernanza no es un fin en sí mismo, sino un medio para proteger los activos y buscar la prosperidad de la familia a lo largo del tiempo. Es esencial establecer metas y objetivos familiares lo más concretos posible desde el principio.

A continuación, revisamos los sistemas de reglas tácitas que existen actualmente entre los miembros de la familia. Al ordenar la situación actual de esta manera, podemos identificar las brechas entre la realidad presente y las metas y objetivos que aspiramos alcanzar.

Finalmente, con las fortalezas familiares que se han hecho evidentes y con el objetivo de compensar las áreas de deficiencia, comenzamos a construir la gobernanza.

Implementación de la Comunicación

Para que la gobernanza familiar se arraigue, es de suma importancia establecer un entorno que facilite una comunicación fluida. Si los valores y perspectivas que deberían unificar a la familia se dispersan, incluso si se construye una gobernanza familiar, esta no funcionará adecuadamente.

Además, una relación que se vuelve distante por la falta de comunicación puede convertirse en un riesgo de gobernanza en sí misma.

Para poder utilizar la gobernanza construida de manera unificada, es crucial avanzar en la armonización de percepciones desde la etapa previa a su creación.

Creación de Documentos de Gobernanza Familiar

Al crear “reglas de gobernanza familiar”, preparamos los siguientes documentos:

• Carta Familiar
• Reglamentos Familiares
• Contratos de Propiedad Conyugal, Acuerdos Prematrimoniales
• Contratos de Tutela Voluntaria, Contratos de Fideicomiso, Contratos de Administración de Propiedades, etc.
• Testamentos, Contratos de Donación por Causa de Muerte, etc.
• Contratos entre Accionistas

Los documentos entre miembros de la familia a menudo enfrentan disputas sobre su validez legal, por lo que el proceso de creación debe llevarse a cabo con cuidado. Al crear documentos, es esencial involucrar a expertos y asegurarse de que las partes contratantes comprendan correctamente el contenido del documento.

Además, es recomendable formalizar los documentos importantes como escrituras públicas. Esto puede reforzar la validez del contenido y también prevenir el riesgo de pérdida o alteración.

Refinamiento Continuo

Es crucial construir una gobernanza familiar que no presuponga la necesidad de un refinamiento continuo. Normalmente, las reglas de negocio se perfeccionan a través del ciclo PDCA (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar), adaptándose a las circunstancias cambiantes.

Sin embargo, en el caso de la gobernanza familiar, a menudo no es adecuado aplicar este ciclo de refinamiento PDCA. Por ejemplo, los contratos de propiedad conyugal se firman antes del matrimonio, por lo que, incluso si se identifican áreas de mejora después de presentar la declaración de matrimonio, es casi imposible realizar modificaciones.

Además, las relaciones familiares tienen un componente emocional y no se limitan a las relaciones económicas que prevalecen en el mundo de los negocios. Cambiar las reglas para la familia con frecuencia y de manera irregular solo hará que sea más difícil que la gobernanza eche raíces, ya que imponer disciplina en la familia es suficientemente desafiante.

Para evitar la necesidad de cambios frecuentes e irregulares después de su establecimiento, es esencial una cuidadosa elaboración inicial de las reglas familiares.

Documentos que los empresarios deben elaborar al diseñar la gobernanza familiar

Las normas que se deben establecer al diseñar la gobernanza familiar son diversas. Aquí explicaremos los documentos importantes que los empresarios deben asegurarse de elaborar.

Carta Familiar

La Carta Familiar es un documento que establece los principios, valores, directrices de comportamiento y criterios de decisión de una familia, y representa la norma suprema dentro de la misma. También conocida como enseñanzas o constitución familiar, define aspectos como:

• Valores que se priorizan
• Criterios de comportamiento
• Responsable de la familia
• Miembros del consejo de administración familiar
• Sistemas y directrices para la gestión empresarial
• Sistemas y directrices para la gestión y sucesión de activos
• Reglas básicas para la operación familiar
• Métodos para resolver disputas
• Educación

Una vez establecida, la Carta Familiar generalmente no se modifica. Define claramente los contenidos universales para la familia y busca formar un entendimiento común sobre la dirección a seguir.

Aunque la Carta Familiar no tiene fuerza legal vinculante, al ser la norma suprema de la familia, puede influir en documentos con fuerza legal. Además, es probable que ejerza una fuerza coercitiva de facto a través de la vigilancia mutua. Al diseñarla, es crucial avanzar en su establecimiento mediante una cuidadosa deliberación para asegurar el consenso dentro de la familia.

Reglas Familiares

Las reglas familiares son una concreción del contenido de la carta familiar. Se recomienda incluir en el contenido la trayectoria de desarrollo de la familia y las ideas del responsable para que las reglas, comenzando por la carta familiar, sean aceptadas a través de las generaciones.

Las reglas familiares establecen de manera concreta la disciplina que afecta a la familia, por lo que es natural que se actualicen ligeramente con el cambio de circunstancias y el paso del tiempo. Por ello, es aconsejable establecer oportunidades para revisar el contenido en puntos de tiempo predeterminados después de ciertos períodos.

En cuanto a la fuerza legal vinculante, no poseen ninguna, al igual que la carta familiar. Sin embargo, basándose en el contenido establecido por las reglas familiares y la carta familiar, se procederá a regular las relaciones legales concretas.

Contratos Matrimoniales y Acuerdos Prematrimoniales

Un contrato matrimonial es un acuerdo que una pareja decide realizar antes de casarse. Establece aspectos como la distribución de las tareas domésticas y de crianza, la gestión de los bienes y la división de los mismos en caso de divorcio.

Para una explicación detallada de los contratos matrimoniales en el contexto de la gobernanza familiar, por favor consulte el artículo relacionado a continuación.

Artículo relacionado: Próxima publicación

Cuando una persona que no es el líder de la familia decide casarse, es especialmente importante tomar decisiones con cautela. Es fundamental priorizar que el nuevo cónyuge no cause inconvenientes inesperados a la familia, y establecer el contrato con cuidado. Dependiendo de la posición que ocupe la persona dentro del negocio familiar que contrae matrimonio, el contenido y los puntos de enfoque del contrato matrimonial pueden variar significativamente.

Contratos de Tutela Voluntaria, Fideicomisos y Mandatos de Gestión Patrimonial

Es importante establecer contratos de tutela voluntaria y fideicomisos para estar preparados ante una posible disminución de la capacidad de toma de decisiones. Asimismo, es necesario considerar el uso de mandatos de gestión patrimonial para cuando no se pueda ejercer la libertad personal.

Si un empresario se vuelve incapaz de realizar actos legales, esto puede tener un gran impacto en los stakeholders de la empresa y en su familia. Es imprescindible tener preestablecido qué medidas tomar en caso de que disminuya la propia capacidad de decisión.

Además, no solo los responsables de una familia, sino también aquellos que poseen una cantidad considerable de activos o que están profundamente involucrados en los negocios, se beneficiarían de tener preparados los contratos mencionados ante una posible disminución de su capacidad de toma de decisiones.

Testamento

Para prevenir problemas en la sucesión de bienes, la creación de un testamento es esencial. En el caso de los empresarios, la sucesión empresarial también se convierte en un asunto crítico, lo que hace que el testamento sea aún más importante.

Para una explicación detallada del testamento en el contexto de la gobernanza familiar, por favor consulte los siguientes artículos relacionados.

Artículos relacionados: Próxima publicación

El testamento no solo debe ser creado por el responsable de la familia, sino por todos sus miembros. Dado que se puede reescribir tantas veces como sea necesario, lo ideal es que todos participen en su creación al menos una vez y, posteriormente, revisen y actualicen el documento periódicamente. Dependiendo de la posición que se ocupe en el negocio familiar, el contenido y los puntos de enfoque del testamento pueden variar.

Además, en cuanto a los hijos, pueden crear un testamento si tienen 15 años de edad o más. Es obligatorio que el testamento sea elaborado por la persona misma, así que es recomendable hacerlo al cumplir los 15 años.

Acuerdos entre Accionistas, Acciones de Clase y Disposiciones Personalistas

En el caso de dirigir un negocio familiar, se establecerá el manejo de las acciones mediante un acuerdo entre accionistas. El papel de este acuerdo es prevenir la dispersión de las acciones y la gestión descontrolada cuando se involucra a múltiples personas como accionistas en el negocio familiar.

Se establecen disposiciones para la adquisición forzosa de acciones, reglas de restricción de transferencia, limitaciones en los derechos de voto, entre otros, para acordar la gestión y disposición de las acciones entre los accionistas.

No solo mediante acuerdos entre accionistas, sino que también se pueden utilizar acciones de clase y disposiciones personalistas en los estatutos para regular la disciplina.

Características y consideraciones de los acuerdos entre accionistas en la gobernanza familiar

En los negocios familiares, es común que los miembros de la familia y parientes posean acciones, y cuando se busca proteger los activos, el diseño de acuerdos entre accionistas se convierte en un punto crucial. Por lo tanto, es importante que los empresarios profundicen su comprensión de los acuerdos entre accionistas al diseñar la gobernanza familiar.

A continuación, explicaremos las características de los acuerdos entre accionistas y los puntos de atención al momento de su creación.

Principales cláusulas en un contrato de accionistas

Al diseñar un contrato de accionistas dentro de la gobernanza familiar, establecemos reglas para los siguientes aspectos:

• Prohibición de transferencia
• Provisión de información
• Establecimiento de resoluciones de la junta directiva
• Derecho de veto
• Derechos de nombramiento y destitución de directivos
• Política de dividendos
• Compra forzosa
• Prohibición de empleo
• Establecimiento de montos indemnizatorios
• Disposiciones en caso de herencia
• Causas de rescisión

Cuando se gestiona un negocio familiar, la sucesión y el manejo de las acciones implican riesgos más complejos que lo habitual. Por lo tanto, se requiere establecer reglas adecuadas para su familia, anticipando cualquier tipo de problema.

Características en el Diseño y Operación

Entre las características de los contratos entre accionistas, se destaca la alta flexibilidad en cuanto al contenido del acuerdo y los procedimientos para su modificación, en comparación con las acciones de clase o las estipulaciones personales. Por ejemplo, las acciones de clase solo pueden emitirse con un contenido legalmente definido. Las estipulaciones personales en los estatutos también tienen un alcance limitado en cuanto a los asuntos que pueden regular.

Por otro lado, los contratos entre accionistas son el resultado de negociaciones libres entre partes en igualdad de condiciones. Siempre que el contenido no contravenga las normas imperativas ni sea extremadamente injusto, se reconocerá su validez.

Además, cualquier cambio en el contenido de los estatutos o en las acciones de clase requiere seguir los procedimientos establecidos por la Ley de Sociedades (Japanese Companies Act). En cambio, las modificaciones en los contratos entre accionistas pueden realizarse sin procedimientos especiales, siempre que exista acuerdo entre las partes contratantes.

De esta manera, se puede decir que los contratos entre accionistas ofrecen una herramienta de diseño y operación con una flexibilidad que los hace muy prácticos.

Características de la eficacia en caso de incumplimiento

Una desventaja de los contratos entre accionistas es que, en caso de actos de incumplimiento, la fuerza coercitiva para exigir responsabilidades es más débil en comparación con las acciones de clase o las estipulaciones personales.

Los actos de una empresa que violan los estatutos o los procedimientos de la junta general de accionistas de clase pueden generar dudas sobre su validez. Los directivos que incumplen pueden ser responsables por la violación del deber de diligencia y, en algunos casos, es posible detener dichos actos.

Por otro lado, dado que un contrato entre accionistas es simplemente un acuerdo, no es posible cuestionar la validez o la responsabilidad de los actos de la empresa. Se puede exigir responsabilidad por daños y perjuicios como un problema de incumplimiento de contrato entre las partes, pero es imposible reclamar responsabilidades adicionales o medidas cautelares. Por lo tanto, desde el punto de vista del remedio para la parte que sufre el incumplimiento y la prevención de daños, el diseño que utiliza los estatutos o las acciones de clase puede ser más efectivo.

Sin embargo, es posible buscar remedios en caso de incumplimiento si se establecen penalizaciones por adelantado en el contrato.

Aspectos a tener en cuenta al designar a un menor de edad como heredero

Cuando se designa a un menor de edad como heredero y este menor se convierte en parte de un contrato entre accionistas, es crucial prestar atención al derecho de anulación de contratos relacionados con actos jurídicos de menores (Artículo 5 del Código Civil japonés).

La transferencia de acciones a un menor de edad puede realizarse sin problemas. Sin embargo, al celebrar un contrato entre accionistas, surgen obligaciones legales y, si se firma un contrato sin la debida autorización, se podría ejercer el derecho de anulación.

Por supuesto, si el contrato lo realiza un representante legal, como un progenitor con patria potestad, el contrato será efectivo y no podrá ser anulado en perjuicio del menor. No obstante, si el progenitor con patria potestad es parte del contrato entre accionistas, podría resultar en una representación sin autoridad. En tal caso, es necesario solicitar al tribunal de familia la designación de un representante especial.

Aspectos a tener en cuenta en relación con el cónyuge

Cuando se transfiere acciones a un cónyuge, es crucial asegurarse de que no se ejerza el derecho de anulación sobre el contrato entre accionistas (Artículo 754 del Código Civil japonés) en el contexto de un contrato conyugal.

Si se prevé la participación en un negocio familiar antes del matrimonio, los detalles de dicha participación deben establecerse en un contrato de bienes matrimoniales (acuerdo prenupcial). Si se realiza un acuerdo después del matrimonio, es esencial aclarar que el contrato de acciones no constituye un contrato conyugal.

Métodos de Operación y Gestión de la Gobernanza Familiar para Empresarios

Para mantener la efectividad de la gobernanza familiar que se ha establecido, se requiere una gestión y operación fluida. Aquí explicaremos un resumen de los métodos de operación y gestión de la gobernanza familiar.

Gestión de Órganos de Reunión

Para difundir la gobernanza familiar que se ha construido, es crucial la comunicación entre los miembros de la familia. Como medio efectivo para fomentar la comunicación de manera consciente, se puede considerar establecer y operar órganos de reunión. Dependiendo del tamaño de la familia y de si existe o no un negocio familiar, se debería considerar la forma de estos órganos de reunión de la siguiente manera:

• Si se seleccionarán o no los miembros que lo componen
• Si será un órgano de reunión con capacidad de toma de decisiones
• Si será un órgano de reunión que no obliga a la toma de decisiones, sino que ofrece opiniones de referencia

Para empezar, puede ser suficiente utilizar eventos como las reuniones de Año Nuevo como reuniones para la gobernanza familiar. Luego, sería bueno añadir gradualmente elementos que transmitan la importancia y la seriedad de estas reuniones como tales.

La Oficina Familiar

Para que la gobernanza familiar y los órganos de reunión familiares establecidos funcionen como un sistema efectivo, es útil organizar una oficina familiar. Se requieren las siguientes funciones en una oficina familiar:

• Gestión, operación y sucesión de activos
• Estrategias fiscales
• Estrategias de inversión
• Prevención y resolución de conflictos

Incluir profesionales en estas áreas como miembros de la oficina familiar permite resolver de manera integral y en un solo lugar todos los problemas que rodean al empresario. Es un medio muy efectivo para asegurar la operación y gestión de la gobernanza familiar.

Conclusión: Consulte a un abogado para resolver sus dudas sobre la gobernanza familiar

El diseño de la gobernanza familiar comienza por establecer los objetivos de la familia y, a partir de ahí, construir el contenido específico para hacer realidad esos ideales. Si se realizan cambios frecuentes después de la construcción, será difícil que la gobernanza se arraigue en la familia. Por lo tanto, es crucial elaborar cuidadosamente desde la etapa de diseño, manteniendo una comunicación efectiva.

Sin embargo, el diseño de la gobernanza familiar requiere establecer acuerdos específicos en una amplia gama de áreas, simulando posibles escenarios futuros. Además, se necesita que las disposiciones se definan de manera que su significado sea completo y claro en el contexto del documento escrito.

Para asegurar que la gobernanza familiar sea efectiva y esté bien establecida, recomendamos buscar el asesoramiento de abogados con un amplio conocimiento en diversas áreas del derecho.

Guía de Medidas por Parte de Nuestro Despacho

El Despacho de Abogados Monolith se especializa en IT, con un enfoque particular en la intersección entre Internet y la ley. En el avance de la gobernanza familiar, a veces es necesario elaborar contratos. Nuestro despacho ofrece servicios de creación y revisión de contratos para una amplia gama de casos, desde empresas cotizadas en la sección Prime de la Bolsa de Tokio hasta empresas emergentes. Si tiene dificultades con los contratos, por favor consulte el siguiente artículo.

Áreas de práctica del Despacho de Abogados Monolith: Creación y Revisión de Contratos, etc.[ja]