El marco legal y la práctica empresarial del permiso anual pagado en la ley laboral japonesa

En el marco legal laboral de Japón, el derecho a vacaciones pagadas anuales es una prerrogativa básica otorgada a los trabajadores. Este sistema tiene como objetivo permitir que los trabajadores recuperen su bienestar físico y mental y lleven una vida social plena. Desde la perspectiva de la gestión empresarial, comprender y aplicar correctamente este sistema de vacaciones pagadas anuales no es solo una cuestión de beneficios para los empleados, sino un deber crucial que forma la base del cumplimiento legal y la gestión de riesgos laborales. Los desafíos que enfrentan los gerentes son diversos. En concreto, se requiere calcular con precisión los días de vacaciones pagadas que corresponden a cada empleado, realizar ajustes adecuados entre las solicitudes de vacaciones de los empleados y las necesidades operativas del negocio, y asegurar el cumplimiento de la obligación de tomar al menos cinco días de vacaciones anuales, introducida en 2019. Estas tareas implican también consideraciones administrativas y financieras relacionadas. En este artículo, explicaremos de manera exhaustiva el marco legal del sistema de vacaciones pagadas anuales en Japón, basándonos en la Ley de Normas Laborales Japonesas y en casos judiciales relevantes. Abordaremos sistemáticamente los temas prácticos que enfrentan las empresas, desde los requisitos de concesión, los derechos y obligaciones de empleadores y trabajadores, métodos de gestión estratégica como el sistema de concesión planificada, hasta las consecuencias legales en caso de incumplimiento de la ley.  

Requisitos y cantidad de días para la concesión de vacaciones anuales pagadas bajo la ley japonesa

La base legal para las vacaciones anuales pagadas en Japón se establece en el Artículo 39 de la Ley de Normas Laborales Japonesa . A diferencia de los sistemas de vacaciones beneficiosos establecidos por las empresas a su discreción, este es un deber impuesto a los empleadores por ley. Para que un trabajador adquiera el derecho a tomar sus primeras vacaciones anuales pagadas, debe cumplir con dos requisitos establecidos por la ley .  

El primer requisito es la continuidad en el empleo. El trabajador debe haber trabajado de manera continua durante 6 meses a partir de la fecha de contratación. El segundo requisito es la tasa de asistencia. Se requiere que el trabajador haya asistido al menos el 80% de los días laborables durante esos 6 meses. A los trabajadores que cumplen con estos requisitos, los empleadores deben concederles, en principio, 10 días laborables de vacaciones anuales pagadas.

Después de la primera concesión, la cantidad de días de vacaciones anuales pagadas aumenta según los años de servicio continuo. Para un trabajador regular, después de 6 meses de servicio continuo en los que se conceden 10 días laborables, la cantidad de días aumenta con cada año que pasa, alcanzando un máximo de 20 días laborables después de más de 6 años y 6 meses de servicio .  

Por otro lado, a los trabajadores a tiempo parcial y aquellos con un número menor de días laborables o horas de trabajo predeterminadas también se les conceden vacaciones anuales pagadas. Sin embargo, la cantidad de días se determina proporcionalmente según el número de días laborables predeterminados por semana, entre otros factores . Los trabajadores que entran en esta categoría proporcional son aquellos con menos de 30 horas de trabajo predeterminadas por semana y aquellos con 4 o menos días laborables por semana o menos de 216 días laborables predeterminados al año . La cantidad específica de días concedidos se muestra en la siguiente tabla.  

Las vacaciones anuales pagadas en Japón también están sujetas a regulaciones sobre la acumulación y la prescripción. Las vacaciones anuales pagadas que el trabajador no haya utilizado durante el año pueden ser llevadas al siguiente año. Sin embargo, según el Artículo 115 de la Ley de Normas Laborales Japonesa, el derecho a tomar las vacaciones anuales pagadas prescribirá dos años después de la fecha en que se generaron .  

Según los principios legales, las vacaciones anuales pagadas se conceden con base en la fecha de contratación de cada trabajador, lo que significa que la “fecha base” para la concesión varía para cada empleado. Esto puede complicar enormemente la gestión para las empresas con muchos empleados. Es necesario rastrear la fecha base de cada empleado individualmente, calcular la cantidad de días concedidos y gestionar el período obligatorio de toma de 5 días al año, lo que puede aumentar los costos de gestión y el riesgo de errores de cálculo. Para abordar este desafío, algunas empresas han adoptado un método llamado “tratamiento uniforme”. Esto implica unificar la fecha base para las vacaciones anuales pagadas de todos los empleados en una fecha específica, como el 1 de abril de cada año . Al adoptar este método, se puede consolidar la gestión de las vacaciones anuales pagadas en una tarea anual, lo que puede mejorar la eficiencia y reducir los errores. Sin embargo, al introducir este sistema, es esencial tener en cuenta que no resulte en desventajas para los trabajadores. Por ejemplo, a los trabajadores que se unen a la empresa en la segunda mitad del año fiscal también se les deben conceder vacaciones antes de la fecha base legal, asegurando que el diseño del sistema no caiga por debajo de los estándares mínimos establecidos por la ley. De esta manera, la unificación de la fecha base no es solo un cambio en los procedimientos administrativos, sino que debe considerarse como parte de una gestión estratégica de recursos humanos basada en el cumplimiento de la ley.  

Derechos de los trabajadores para designar el tiempo de sus vacaciones y el derecho de los empleadores a cambiarlo bajo la ley japonesa

En torno a la adquisición del período de vacaciones pagadas anuales, se cruzan los derechos de los trabajadores y las necesidades operativas de los empleadores. La Ley de Normas Laborales de Japón establece un mecanismo para equilibrar esto.

Como principio básico, los trabajadores tienen el derecho de tomar sus vacaciones pagadas anuales en la temporada que deseen. Esto se conoce como “derecho de designación de tiempo” . Los trabajadores no están obligados a explicar al empleador el motivo de sus vacaciones, y en principio, el empleador no puede rechazar su solicitud .  

Sin embargo, hay una excepción a este derecho de los trabajadores. Se trata del “derecho de cambio de temporada” del empleador. El artículo 39, párrafo 5, de la Ley de Normas Laborales de Japón estipula que el empleador puede cambiar las fechas de las vacaciones a otra temporada solo si conceder las vacaciones en la temporada solicitada por el trabajador “impide la operación normal del negocio” .  

Este requisito de “impedir la operación normal del negocio” se interpreta de manera muy estricta. Razones como que el lugar de trabajo esté muy ocupado o que sea difícil asegurar personal de reemplazo no justifican el ejercicio del derecho de cambio de temporada. Los casos judiciales indican que se deben considerar objetivamente diversas circunstancias, como la naturaleza del trabajo del empleado en cuestión, la carga de trabajo, la dificultad de asegurar un sustituto y el número de otros trabajadores que han solicitado vacaciones en la misma fecha. Es importante que el empleador, antes de ejercer el derecho de cambio de temporada, tenga la obligación de hacer todo lo posible para permitir que el trabajador tome sus vacaciones como desea, como organizar personal de reemplazo o ajustar los horarios de trabajo.  

La Corte Suprema de Japón ha establecido un alto estándar para el ejercicio del derecho de cambio de temporada a través de casos anteriores. Por ejemplo, en el caso de la Oficina de Telégrafos y Teléfonos de Konohana (decisión de la Corte Suprema del 18 de marzo de 1982) y el caso de la Oficina de Telégrafos y Teléfonos de Hirosaki (decisión de la Corte Suprema del 10 de julio de 1987), se ha mostrado una tendencia judicial a que el empleador solo puede ejercer el derecho de cambio de temporada en circunstancias extremadamente limitadas, como cuando la obtención de personal de reemplazo es objetivamente difícil .  

Un caso reciente que ha atraído la atención es el de la Compañía de Ferrocarriles de Pasajeros de Tokai (decisión del Tribunal Superior de Tokio del 28 de febrero de 2024) . En este caso, se consideró legal el ejercicio del derecho de cambio de temporada por parte de la empresa en respuesta a una solicitud de vacaciones pagadas anuales de un conductor de Shinkansen. La razón por la que el tribunal llegó a esta decisión fue la alta especialización y la importancia de la seguridad en el trabajo de los conductores de Shinkansen, la extrema dificultad de asegurar personal de reemplazo y el hecho de que la empresa había establecido reglas de operación justas, como un sistema de prioridad de adquisición de vacaciones, y se había esforzado por una planificación adecuada de personal. Este caso sugiere que el ejercicio del derecho de cambio de temporada puede ser permitido en industrias especiales como el transporte público, que es una infraestructura socialmente importante y donde es difícil reemplazar las operaciones, siempre y cuando el empleador haya establecido un sistema de gestión laboral planificado y justo.  

El ejercicio del derecho de cambio de temporada también puede ser un punto de discusión en las solicitudes de adquisición en bloque a largo plazo de trabajadores que planean renunciar. En principio, no se permite el ejercicio del derecho de cambio de temporada para los trabajadores que van a renunciar, ya que no hay margen para establecer una fecha alternativa. Sin embargo, en el caso de la Compañía R (decisión del Tribunal de Distrito de Tokio del 19 de enero de 2009), se permitió excepcionalmente . El trasfondo de este caso incluía circunstancias muy especiales, como que el trabajador en cuestión era el responsable de un proyecto importante, la transferencia de tareas no se había completado y su ausencia causaría serios problemas en el negocio. Este caso indica que el ejercicio del derecho de cambio de temporada no es absolutamente imposible incluso para los trabajadores que planean renunciar, pero se limita a casos en los que existen razones objetivas y graves, como que la transferencia de tareas es esencial y no se puede llevar a cabo sin ese trabajador.  

Lo que emerge de estos casos judiciales es que el ejercicio del derecho de cambio de temporada no es simplemente un derecho del empleador, sino más bien una situación en la que se cuestiona la capacidad de gestión laboral del empleador. La simple afirmación de que “es un período de mucho trabajo” no es legalmente válida. Lo que los tribunales preguntan es: “¿Qué esfuerzos concretos ha hecho el empleador para cumplir con los deseos de vacaciones del trabajador?” La escasez crónica de personal no justifica el ejercicio del derecho de cambio de temporada y, en cambio, se considera un problema de gestión. Por lo tanto, al considerar el ejercicio del derecho de cambio de temporada, se cuestionará rigurosamente si la decisión puede resistir el escrutinio judicial, es decir, si el empleador ha practicado una gestión laboral planificada, como asegurar personal de reemplazo y nivelar las operaciones, en su día a día.  

Obligación de adquirir un mínimo de 5 días de vacaciones pagadas anuales bajo la ley laboral japonesa

Con la entrada en vigor de la reforma de la Ley de Normas Laborales de Japón el 1 de abril de 2019 (Reiwa 1), se introdujo un cambio significativo en el sistema de vacaciones pagadas anuales. Esta reforma obliga a todos los empleadores a garantizar que los trabajadores elegibles tomen al menos 5 días de vacaciones pagadas anuales .  

Los trabajadores que están sujetos a esta obligación son aquellos a quienes se les otorgan más de 10 días de vacaciones pagadas anuales en ese año fiscal. Esto incluye a los supervisores, trabajadores con contratos de duración determinada y trabajadores a tiempo parcial que alcanzan los 10 días de vacaciones por medio de una asignación proporcional .  

El período durante el cual los empleadores deben cumplir con esta obligación es dentro del año siguiente a la fecha en que se otorgan las vacaciones pagadas (conocida como “fecha base”). Durante este año, es necesario asegurar que los trabajadores elegibles hayan tomado al menos 5 días de vacaciones pagadas .  

El núcleo de este sistema radica en la participación activa del empleador, es decir, la “obligación de designar la temporada”. Primero, el empleador debe alentar a los trabajadores a tomar vacaciones en la temporada que prefieran, pero si al llegar el año desde la fecha base el trabajador no ha tomado al menos 5 días de vacaciones, el empleador tiene la obligación de designar los días restantes para su disfrute. Sin embargo, el empleador no puede designar unilateralmente las fechas, sino que debe consultar primero con el trabajador y esforzarse por respetar sus deseos tanto como sea posible .  

Con esta obligación, también se ha impuesto una nueva tarea administrativa a los empleadores. Específicamente, deben crear y mantener un “registro de gestión de vacaciones pagadas anuales” que documente la fecha base de cada trabajador, las fechas de vacaciones tomadas y los días restantes, y conservar estos registros durante 3 años (aunque la reforma exige una conservación de 5 años, se aplicará una medida transitoria de 3 años por el momento) .  

Es importante señalar que, en el cálculo de los 5 días obligatorios de vacaciones, las vacaciones tomadas en medias jornadas pueden contarse como 0.5 días, pero las vacaciones tomadas por horas no se pueden incluir .  

Si un empleador no cumple con esta obligación, se le pueden imponer sanciones. Existe la posibilidad de que se aplique una multa de hasta 300,000 yenes por cada trabajador afectado .  

Esta reforma legislativa representa un cambio de paradigma en el sistema de vacaciones pagadas anuales de Japón. Anteriormente, la baja tasa de adquisición de vacaciones pagadas anuales a menudo se atribuía a la reticencia de los trabajadores individuales o a la cultura del lugar de trabajo. Sin embargo, la reforma de 2019 transformó la adquisición de vacaciones de un “derecho del trabajador” a una “obligación del empleador”. Los empleadores ya no son simplemente entidades que otorgan vacaciones; ahora tienen la responsabilidad de gestionar y asegurar que esas vacaciones se tomen efectivamente. Esto ha posicionado la gestión de las vacaciones pagadas anuales no solo como una parte de la administración laboral, sino como un asunto de cumplimiento importante con disposiciones de sanciones y, en última instancia, como un aspecto de la gobernanza corporativa.  

Sistema de Concesión Planificada de Vacaciones Anuales Pagadas en Japón

Para fomentar la toma de vacaciones anuales pagadas y, al mismo tiempo, aumentar la planificación en la gestión de las operaciones, la Ley de Normas Laborales de Japón establece el “sistema de concesión planificada”. Este sistema permite, mediante un acuerdo laboral entre el empleador y el representante de los trabajadores, asignar de manera planificada las fechas de disfrute de una parte de los días de vacaciones anuales pagadas.  

La base legal de este sistema se encuentra en el artículo 39, párrafo 6, de la Ley de Normas Laborales de Japón. El requisito más importante para implementar el sistema de concesión planificada es asegurar que los trabajadores conserven un número de días que puedan utilizar libremente por enfermedad o asuntos personales urgentes. Por lo tanto, de los días de vacaciones anuales pagadas que cada trabajador tiene derecho, al menos cinco días deben reservarse para que el trabajador pueda determinar libremente el momento de su disfrute. Solo se pueden planificar los días que excedan estos cinco días.  

El procedimiento para implementar el sistema consta de dos etapas. Primero, es necesario establecer una disposición en el reglamento interno de trabajo que indique que “las vacaciones anuales pagadas pueden ser concedidas de manera planificada mediante un acuerdo laboral”. Luego, se debe celebrar un acuerdo laboral por escrito que defina el método específico de concesión, ya sea con el sindicato que representa a la mayoría de los trabajadores o, en su ausencia, con un representante de la mayoría de los trabajadores. Este acuerdo laboral no requiere ser notificado al director de la Oficina de Inspección de Normas Laborales correspondiente.  

Hay principalmente tres modelos para la operación concreta de la concesión planificada. El primero es el “método de concesión simultánea”. Este método consiste en que todos los empleados de un lugar de trabajo tomen vacaciones en la misma fecha. Es comúnmente utilizado en fábricas de manufactura para coincidir con los periodos de cierre durante el verano o fin de año y así crear largos fines de semana.  

El segundo es el “método de concesión por turnos”. Este método permite que diferentes grupos, como departamentos o equipos, tomen vacaciones por turnos. Es adecuado para industrias como la de distribución o servicios, donde es difícil detener completamente las operaciones.  

El tercero es el “método de concesión individual”. Este método implica crear un plan anual de vacaciones para cada trabajador y concederlas de manera planificada. Permite una operación flexible, como incluir de antemano en el plan días significativos para el trabajador (como cumpleaños o aniversarios de boda).  

La obligación mencionada anteriormente de tomar al menos cinco días ha aumentado la importancia estratégica de este sistema de concesión planificada. Anteriormente se consideraba una medida opcional para mejorar la tasa de disfrute de vacaciones, pero ahora se ha convertido en un medio principal para cumplir de manera eficiente y planificada con la obligación legal de los cinco días. Por ejemplo, si una empresa establece tres días de vacaciones simultáneas para toda la empresa, con eso asegura que muchos empleados cumplan con tres de los cinco días obligatorios. Esto reduce significativamente la carga administrativa de monitorear y fomentar la toma de vacaciones de cada empleado. Además, al tener los días de vacaciones preestablecidos, es más fácil planificar el trabajo y se mejora la previsibilidad en la gestión empresarial. Así, la obligación de tomar cinco días y el sistema de concesión planificada no son sistemas separados, sino que se complementan mutuamente. Para los gerentes, considerar estos dos sistemas como un conjunto y utilizar activamente el sistema de concesión planificada es clave para cumplir con el cumplimiento normativo y gestionar eficientemente el trabajo.  

Cálculo de Salarios Durante el Período de Vacaciones Anuales Pagadas en Japón

Las vacaciones anuales pagadas, como su nombre indica, son un período de descanso ‘pagado’, y los empleadores tienen la obligación de pagar salarios incluso por los días en que los trabajadores toman dichas vacaciones. El Artículo 39, Párrafo 9 de la Ley de Normas Laborales Japonesa establece tres métodos para calcular estos salarios, y el empleador debe elegir uno de estos métodos y especificarlo claramente en el reglamento interno de trabajo .  

El primer método consiste en pagar el ‘salario normal’. Esto implica pagar al trabajador el salario que habría recibido si hubiera trabajado las horas normales de trabajo ese día, siendo este el método más común y fácil de entender . Para los trabajadores con salario mensual, generalmente no hay variación en la cantidad del salario mensual. Para los trabajadores con salario por hora, se paga la cantidad correspondiente al número de horas de trabajo normales del día multiplicado por el salario por hora .  

El segundo método es el pago del ‘salario promedio’. Este método implica pagar un salario diario calculado dividiendo el total de salarios pagados al trabajador durante los tres meses anteriores al día de la vacación pagada por el número total de días (días calendario) de ese período . Este método se utiliza, por ejemplo, para trabajadores con salarios variables, aunque el cálculo puede ser algo complicado. También se establece un cálculo de cantidad mínima garantizada para evitar que el salario se reduzca significativamente debido al número de días trabajados .  

El tercer método es el pago del ‘monto diario de remuneración estándar’. Este método implica pagar una cantidad calculada dividiendo el monto mensual de remuneración estándar establecido por la Ley de Seguro de Salud por 30 . Aunque este método tiene la ventaja de ser simple en su cálculo, es necesario haber celebrado un acuerdo laboral previamente para poder adoptarlo .  

Estos tres métodos tienen características distintas y pueden resultar en diferentes cantidades de salario calculado. La siguiente tabla compara los métodos.

La elección del método de cálculo no es simplemente una decisión administrativa. Es una decisión de gestión que debe considerar tres elementos: el costo de personal, el costo de administración y la relación con los empleados. El ‘salario normal’ es el método más comprensible y transparente para los empleados, pero puede ser el más costoso para la empresa. El ‘salario promedio’ puede ayudar a controlar los costos laborales, pero su cálculo es complejo y aumenta la carga administrativa y el riesgo de errores en el cálculo. El ‘monto diario de remuneración estándar’ equilibra la facilidad de gestión con el control de costos, pero requiere procedimientos adicionales como la celebración de un acuerdo laboral. Por lo tanto, es esencial elegir estratégicamente el método más óptimo que se ajuste a la realidad del sistema salarial y la estructura de gestión laboral de la propia empresa.

Prohibición de trato desfavorable por la toma de vacaciones anuales pagadas bajo la Ley Laboral Japonesa

La Ley de Normas Laborales de Japón garantiza sustancialmente el derecho de los trabajadores a tomar vacaciones anuales pagadas, prohibiendo a los empleadores realizar actos que impidan el ejercicio de este derecho. El núcleo de esta protección se encuentra en el Artículo 136 de la Ley de Normas Laborales de Japón. Este artículo establece que los empleadores no deben reducir el salario ni tratar de manera desfavorable a los trabajadores por haber tomado vacaciones anuales pagadas.  

El término “trato desfavorable” se interpreta ampliamente. No solo incluye reducciones directas en el salario, sino también evaluaciones desfavorables en la determinación de bonificaciones y aumentos salariales, la no entrega de bonos por asistencia perfecta, evaluaciones negativas en las revisiones de desempeño y traslados desventajosos, entre otros. Por ejemplo, tratar los días de vacaciones anuales pagadas como ausencias y, en base a ello, no pagar el bono por asistencia perfecta o reducir la bonificación, son medidas que, en principio, podrían violar esta disposición.  

Sin embargo, hay un punto importante a considerar respecto a la naturaleza legal del Artículo 136. En términos de interpretación legal, se considera una “obligación de esfuerzo”, lo que significa que no hay sanciones directas por su incumplimiento. Además, las medidas Negocios que contravienen esta disposición no se invalidan automáticamente en el ámbito del derecho privado.  

Entonces, ¿en qué casos se considera ilegal la acción de una empresa? La jurisprudencia indica que las medidas se consideran contrarias al orden público y a las buenas costumbres, y por lo tanto inválidas, cuando se reconoce que socavan sustancialmente el propósito del sistema de vacaciones anuales pagadas.

Un ejemplo concreto de esta norma es el caso de Numazu Kotsu (Sentencia de la Corte Suprema de Japón del 25 de junio de 1993). En este caso, se disputó una regla de trabajo que no pagaba el bono por asistencia perfecta a aquellos que tomaban vacaciones anuales pagadas. La Corte Suprema consideró que se debía tener en cuenta de manera integral el grado de desventaja que representaba la no entrega del bono, así como la fuerza del efecto disuasorio que tenía sobre la toma de vacaciones por parte de los trabajadores. Al final, la Corte determinó que la regla era válida porque el monto del bono era relativamente pequeño y su no pago no suponía una restricción significativa en la toma de vacaciones por parte de los trabajadores.  

Lo que se deduce de este caso es que la legalidad del trato desfavorable se juzga en función del “grado” y “equilibrio” de la medida. Aunque puede parecer que hay una contradicción entre el lenguaje de la ley y las decisiones judiciales reales, esto refleja la actitud de la ley de no establecer estándares uniformes, sino de evaluar el impacto sustancial en cada caso individual. En otras palabras, si se considera que el sistema establecido por la empresa impone una desventaja económica menor a los trabajadores y no impide sustancialmente el ejercicio del derecho a tomar vacaciones, puede considerarse legal. Por el contrario, un sistema que impone una desventaja significativa y hace que los trabajadores duden en tomar vacaciones, incluso si es indirecto, tiene una alta probabilidad de ser considerado ilegal e inválido.  

Por lo tanto, los gerentes y los responsables de la gestión laboral deben examinar sus sistemas no solo desde una perspectiva formal de “¿está permitido este sistema?” sino también considerando si la desventaja que impone es lo suficientemente fuerte como para hacer que los trabajadores duden en tomar sus vacaciones. Al establecer criterios para el cálculo de bonificaciones y asignaciones que incluyen la asistencia perfecta, es esencial evaluar cuidadosamente el equilibrio para evitar riesgos legales.

Resumen

El derecho a vacaciones pagadas anuales es un sistema complejo y esencial establecido por la ley laboral japonesa. A los empresarios se les impone una amplia gama de obligaciones legales, desde calcular y otorgar con precisión el número de días de vacaciones de cada empleado, asegurar el cumplimiento de la obligación de tomar al menos cinco días de vacaciones al año, hasta evitar tratos desfavorables por el hecho de tomar vacaciones.

Para cumplir con estas obligaciones, es indispensable construir un sistema de gestión laboral estratégico y planificado, que no solo requiere una comprensión profunda de las leyes, sino también la utilización de sistemas de concesión planificada de vacaciones.

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