Mikä on rikoksen tuoton siirron estämislain sääntely postin vastaanottamisessa ja muissa kasvotusten tapahtumattomissa transaktioissa?

Yritysten on nykyään itsestäänselvää kiinnittää huomiota complianceen liiketoimintaa harjoittaessaan. Erityisesti ‘Rikollisesta hyödystä siirtämisen estämislaki’ (Japanese ‘Act on Prevention of Transfer of Criminal Proceeds’) on saanut paljon huomiota. Kuten nimestä voi päätellä, tämän lain tarkoituksena on estää ‘rikollisesta toiminnasta’ saadun ‘hyödyn’ ‘siirtäminen’. Tämä laki velvoittaa yrityksiä varmistamaan asiakkaidensa henkilöllisyyden tietyissä korkean riskin transaktioissa, joita voidaan käyttää rahanpesuun. Esimerkiksi pankkitilin avaamisen yhteydessä vaadittava henkilöllisyyden todistaminen perustuu tähän lakiin.

Monille ihmisille tämä laki saattaa tuntua merkityksettömältä, mutta näin ei välttämättä ole. Vaikka et suoraan osallistuisi rikolliseen toimintaan, saatat tietämättäsi osallistua rahanpesuun esimerkiksi myymällä tai ostamalla pankkitilin. Tästä syystä on kiellettyä luovuttaa tai vastaanottaa, antaa tai tarjota esimerkiksi säästökirjoja tai pankkikortteja (Rikollisesta hyödystä siirtämisen estämislaki, pykälä 28).

Rahanpesun kansainvälistyminen ja monimutkaistuminen edellyttää, että paitsi pankkialan työntekijöiden, myös yleisten liiketoimintaihmisten on ymmärrettävä täysin Rikollisesta hyödystä siirtämisen estämislain säännökset.

Rikollisesta hyödystä siirtämisen estämislaki koskee myös muita kuin rahoitustransaktioita, kuten postin vastaanottopalveluita. Postilaatikkojen asennuspalvelut, vuokratoimistot ja virtuaalitoimistot saattavat kuulua postin vastaanottopalveluihin.

Lisäksi viime aikoina on yhä yleisempää, että transaktiot suoritetaan kokonaan verkossa. Tällaisissa etätransaktioissa ongelmana on, miten suorittaa henkilöllisyyden todentaminen Rikollisesta hyödystä siirtämisen estämislain mukaisesti.

Siksi selitämme postin vastaanottopalveluita tarjoaville yrityksille Rikollisesta hyödystä siirtämisen estämislain säännökset ja henkilöllisyyden todentamisen etätransaktioissa.

Rikoksen tuottaman hyödyn siirron estämislaki (Japanese Act on Prevention of Transfer of Criminal Proceeds) ja postin vastaanottopalvelut

Rikoksen tuottaman hyödyn siirron estämislaki (Japanese Act on Prevention of Transfer of Criminal Proceeds) perustuu kansainvälisiin vaatimuksiin rahanpesun ja terrorismin rahoituksen estämiseksi. Laki määrittelee “erityiset liiketoiminnanharjoittajat” ja asettaa heille velvollisuuden varmistaa henkilöllisyys liiketoimien yhteydessä.

Yksi “erityisistä liiketoiminnanharjoittajista” rikoksen tuottaman hyödyn siirron estämislain mukaan on postin vastaanottopalveluyritys. Tarkemmin sanottuna, se tarkoittaa yrityksiä, jotka tarjoavat seuraavat palvelut:

• Asiakkaat voivat käyttää omaa asuin- tai toimipaikkaansa postin vastaanottopaikkana
• He ottavat vastaan asiakkaalle osoitetun postin asiakkaan puolesta
• He luovuttavat vastaanotetun postin asiakkaalle

Esimerkiksi, jos vuokratoimisto tai virtuaalitoimistopalvelu tarjoaa palvelua, jossa se ottaa vastaan asiakkaalle osoitetun postin asiakkaan puolesta, se kuuluu rikoksen tuottaman hyödyn siirron estämislain soveltamisalaan postin vastaanottopalveluyrityksenä.

Lisäksi on olemassa palveluita, joissa supermarketit tai lähikaupat asentavat vuokrattavia lokeroita myymälöihinsä, jotta asiakkaat voivat noutaa omalle nimelleen saapuneet paketit. Tällaiset palvelut voivat myös kuulua postin vastaanottopalveluyritysten luokkaan.

Näin ollen, rikoksen tuottaman hyödyn siirron estämislain soveltamisala on melko laaja. Siksi on tärkeää arvioida oikein, kuuluuko yrityksen palvelu tämän lain soveltamisalaan.

Mitä henkilöllisyyden todentaminen tarkoittaa Japanin rikollisesta hyödystä johtuvan varojen siirron estämislakissa (Act on Prevention of Transfer of Criminal Proceeds)

Erityiset yritykset, jotka harjoittavat Japanin rikollisesta hyödystä johtuvan varojen siirron estämislain soveltamisalaan kuuluvaa liiketoimintaa, ovat velvollisia todentamaan henkilöllisyyden kaupankäynnin yhteydessä. Erityisten yritysten on tarkistettava seuraavat asiat asiakkaiden kanssa tehtävien kauppojen yhteydessä:

• Henkilöllisyyden todentamistiedot (nimi, pääkonttorin tai pääliiketoimintapaikan sijainti)
• Edustajien henkilöllisyyden todentamistiedot (nimi, osoite, syntymäaika)
• Edustajien kaupankäyntioikeudet
• Kaupan tarkoitus
• Liiketoiminnan luonne (luonnollisen henkilön kohdalla ammatti)
• Jos on olemassa todellinen hallitsija, todellisen hallitsijan henkilöllisyyden todentamistiedot
• Jos kyseessä on korkean riskin kauppa, varat ja tulot

Tässä yhteydessä “edustajat jne.” tarkoittaa yrityksen edustajia, kaupankäynnistä vastaavia henkilöitä, asiamiehiä jne.

Lisäksi “korkean riskin kauppa” tarkoittaa seuraavia kauppoja:

• Aiemmin sopimuksen yhteydessä todennetut asiakkaat jne.
• Kaupat, joissa on epäilys, että joku esiintyy edustajana jne.
• Kaupat asiakkaiden kanssa, joilla on epäilys, että he ovat antaneet vääriä tietoja aiemman sopimuksen yhteydessä
• Kaupat henkilöiden kanssa, jotka asuvat tai sijaitsevat Iranissa tai Pohjois-Koreassa
• Kaupat ulkomaisten PEPs:ien (ulkomaisten poliittisesti vaikutusvaltaisten henkilöiden, heidän perheidensä, tai henkilöiden tai heidän perheidensä todellisesti hallitsemien yritysten) kanssa

Tapaukset, joissa henkilöllisyyden todentaminen kevenee

Jos kaupankäynnin osapuolena oleva asiakas kuuluu “valtioon jne.”, henkilöllisyyden todentamisvelvollisuus kevenee. “Valtio jne.” tarkoittaa seuraavia (Japanin rikollisen tuoton siirron estämislaki, 4. luku, 5. pykälä).

• Valtio
• Paikallinen julkinen yhteisö
• Yhteisö tai ryhmä ilman oikeushenkilöllisyyttä
• Pörssilistattu yhtiö jne.

Pörssilistattuja yhtiöitä jne. ei näytä sisältyvän “valtio” -termiin lakitekstissä, joten varovaisuus on tarpeen. Kun teet kauppaa edellä mainittujen oikeushenkilöiden tai ryhmien kanssa, riittää, että suoritat seuraavat henkilöllisyyden todentamiset.

Vahvistusmenetelmät etäkaupoissa

Etäkaupoissa, joissa sopimus tehdään verkossa, on kysymys siitä, miten suoritetaan henkilöllisyyden vahvistaminen rikoksen tuottaman hyödyn siirron estämiseksi (Japanese Act on Prevention of Transfer of Criminal Proceeds).

On olemassa useita menetelmiä, mutta alla esittelemme erityisesti IT-yrityksille suositeltavia menetelmiä, jotka voidaan suorittaa kokonaan verkossa.

Yrityksen henkilöllisyyden varmistamisen menetelmät

Yleisissä asiakassuhteissa on tärkeää varmistaa yrityksen henkilöllisyys. Yksi tapa suorittaa yrityksen henkilöllisyyden varmistaminen verkossa on käyttää sähköistä allekirjoitusta, joka perustuu Japanin sähköiseen allekirjoituslakiin (Japanese Electronic Signature Law).

Käytännössä tämä tarkoittaa, että asiakkaana olevan yrityksen edustajalta vastaanotetaan sähköinen todistus ja tiedot tietystä liiketoimesta, johon on tehty sähköinen allekirjoitus tällä sähköisellä todistuksella. Kaupparekisteriin perustuvan sähköisen todentamisjärjestelmän sähköiset todistukset luodaan rekisteröintivirastossa rekisteröintivirkailijan toimesta.

Lisätietoja: Japanin oikeusministeriö | Ohjeet sähköisen todistuksen hankkimiseen[ja]

Vahvistusmenetelmät edustajien ja muiden henkilöiden tunnistamiseksi

Asiakkaan kanssa tehtävän kaupan yhteydessä on yksi tarkistettava asia, nimittäin edustajien ja muiden henkilöiden tunnistaminen. Tämän vahvistamiseksi verkossa on kaksi menetelmää:

• Menetelmä, jossa käytetään sähköistä todistusta, joka on myönnetty sähköisen allekirjoituksen lain (Japanin sähköinen allekirjoituslaki) mukaisesti
• App-vastaanottotyyppi (kasvokuvan ottaminen + henkilöllisyyden todistavan asiakirjan kuvan lähettäminen)

Yleisesti ottaen, jos asiakas on yksityishenkilö, jälkimmäinen app-vastaanottotyyppi on helpompi käyttää. Tarkemmin sanottuna, vahvistus suoritetaan seuraavasti:

1. Anna asiakkaan käyttää tietyn yrityksen tarjoamaa ohjelmistoa
2. Anna asiakkaan ottaa kuva sekä omasta ulkonäöstään että valokuvalla varustetusta henkilöllisyyden todistavasta asiakirjasta
3. Lähetä nämä kuvatiedot välittömästi omaan yritykseen tai ulkoistettuun yritykseen
4. Varmista omassa yrityksessä tai ulkoistetussa yrityksessä, että henkilöllisyyden todistava asiakirja on aito ja että vastaanotettu kuva ei ole aiemmin otettu kuva ulkonäöstä tai henkilöllisyyden todistavan asiakirjan kuvasta

Huomioitavaa on, että app-vastaanottotyypin vahvistusmenetelmässä on välttämätöntä käyttää tietyn yrityksen tarjoamaa ohjelmistoa kuvien lähettämiseen. Toisin sanoen, asiakkaan ottamien kuvien lähettäminen sähköpostitse tai muulla vastaavalla tavalla ei ole sallittua.

Lisäksi henkilöllisyyden todistavan asiakirjan aitouden varmistamisessa on tarpeen tarkistaa, ettei asiakirjan kuvassa tai muussa ulkoasussa ole mitään epäluonnollista.

Vastaanotetun kuvan tarkistaminen sen varmistamiseksi, ettei se ole aiemmin otettu kuva ulkonäöstä tai henkilöllisyyden todistavan asiakirjan kuvasta, voidaan esimerkiksi tehdä näyttämällä asiakkaalle satunnaisia numeroita tai vastaavia henkilöllisyyden todistamisen yhteydessä ja pyytämällä asiakasta ottamaan kuva ulkonäöstään tai henkilöllisyyden todistavasta asiakirjasta yhdessä näiden numeroiden kanssa ja lähettämään se välittömästi.

Huomaa, että kun vastaanotat ja säilytät henkilöllisyyden todistavia asiakirjoja verkossa, on kiinnitettävä erityistä huomiota tietovuotoihin. Tietovuotojen tapauksista ja niiden käsittelystä on yksityiskohtainen selostus seuraavassa artikkelissa.

Liittyvä artikkeli: Mitä voimme oppia Capcomin tietovuodon kriisinhallinnasta ja asianajajan roolista[ja]

Edustajien ja muiden kaupankäyntioikeudet

Aiemmin yleinen tapa varmistaa edustajien ja muiden kaupankäyntioikeudet oli tarkistaa, että kyseinen edustaja tai muu henkilö on rekisteröity johtajaksi, jolla on oikeus edustaa kyseistä asiakasta, käyttämällä rekisteröintitodistusta.

Kuitenkin viime aikoina yritysten väliset sopimukset tehdään yhä useammin verkossa. Edustajien ja muiden kaupankäyntioikeuksien varmistamiseksi ilman paperityötä on mahdollista soittaa, lähettää faksi tai sähköposti asiakkaan pääkonttoriin tai myyntitoimistoon varmistaakseen, että edustaja tai muu henkilö toimii asiakkaan puolesta kaupankäynnissä.

Kaupankäynnin tarkoitus

Kaupankäynnin tarkoituksen voi varmistaa kuulemalla asiakasta puhelimitse tai sähköpostitse.

Liiketoiminnan sisältö

Liiketoiminnan sisällön vahvistaminen puhelimitse tai sähköpostitse ei ole sallittua. Yleensä vahvistamme liiketoiminnan sisällön hankkimalla asiakkaan rekisteröintitodistuksen.

Todellisen hallitsijan henkilöllisyyden tunnistaminen

Todellisella hallitsijalla tarkoitetaan luonnollista henkilöä, joka todellisuudessa hallitsee asiakkaana olevaa oikeushenkilöä. Esimerkiksi, jos asiakas on osakeyhtiö, luonnollinen henkilö, joka omistaa yli 25% äänioikeuksista, on pääsääntöisesti todellinen hallitsija.

Jos todellinen hallitsija on olemassa, todellisen hallitsijan henkilöllisyyden tunnistamiseen liittyvät tiedot, kuten nimi, osoite ja syntymäaika, vahvistetaan saamalla ilmoitus edustajalta tai vastaavalta.

Huomautettakoon, että ellei kyseessä ole korkean riskin transaktio, todellisen hallitsijan henkilöllisyyden tunnistamiseen liittyviä tietoja ei tarvitse vahvistaa käyttämällä todellisen hallitsijan henkilöllisyyden todistavia asiakirjoja, vaan edustajan tai vastaavan ilmoitus riittää.

Yhteenveto: Rikollisten tuottojen siirtämisen estämistä koskevan lain (Japanese Act on Prevention of Transfer of Criminal Proceeds) sääntely etäkaupoissa

Rikollisten tuottojen siirtämisen estämistä koskevaa lakia muutetaan usein, ja sääntelyn kohteiden määrä kasvaa. Koska laki on suunniteltu estämään rikollisuutta, poliisihallitus on sen päävastuullinen taho, ja sen soveltamiselta vaaditaan erittäin tarkkaa huolellisuutta.

Toisaalta, rikollisten tuottojen siirtämisen estämistä koskevan lain henkilöllisyyden todentamisvelvollisuus on monimutkainen ja vaikea ymmärtää. Jos lainsäädännön tulkinta on virheellinen ja tarvittavaa henkilöllisyyden todentamista ei ole tehty, se voi aiheuttaa suuren skandaalin yritykselle.

Siksi, kun rikollisten tuottojen siirtämisen estämistä koskevan lain mukainen henkilöllisyyden todentaminen on tarpeen, suosittelemme konsultoimaan IT-alan asiantuntijalakimiehen kanssa siitä, millainen järjestelmä on tarpeen rakentaa.

Esittely toimenpiteistämme toimistossamme

Monolis Lakitoimisto on lakitoimisto, jolla on korkea asiantuntemus IT:ssä, erityisesti internetissä ja laissa. Viime vuosina, rikollisten tuottojen siirtämisen estämiseen tähtäävä laki (Japanese Rahanpesun estämislaki) on herättänyt huomiota, ja oikeudellisen tarkastuksen tarve kasvaa yhä enemmän. Toimistossamme tarjoamme ratkaisuja liittyen rikollisten tuottojen siirtämisen estämiseen tähtäävään lakiin. Yksityiskohdat on esitetty alla olevassa artikkelissa.