Obligation d'établir un Plan de Continuité d'Activité (BCP) pour les établissements de soins | Explications sur les méthodes de création et les avantages

Le BCP, ou Plan de Continuité d’Activité, désigne un plan élaboré pour assurer la continuité et la reprise des activités commerciales en cas de situations imprévues telles que des catastrophes naturelles ou des épidémies. À partir d’avril de l’année Reiwa 6 (2024), la création d’un BCP est devenue obligatoire pour les établissements de soins. Cependant, certains peuvent se demander comment élaborer un tel plan ou s’il existe des avantages à le faire.

C’est pourquoi cet article explique en détail le concept de BCP dans les établissements de soins, le contenu de sa formulation, ses avantages et la méthode de création. Nous présenterons également les risques associés à l’absence de BCP, alors assurez-vous de vous y référer.

Qu’est-ce que le BCP/BCM dans les établissements de soins?

Le BCP est l’acronyme de Business Continuity Plan, qui désigne un plan de continuité d’activité élaboré pour éviter l’interruption des services essentiels ou pour permettre une reprise rapide de ces derniers en cas de situations imprévues telles que des catastrophes naturelles, des épidémies de maladies infectieuses, des actes de terrorisme, etc.

Le BCM, quant à lui, est l’acronyme de Business Continuity Management, qui se traduit en japonais par “gestion de la continuité des affaires”. Il s’agit de la gestion et de l’administration du BCP.

Les lignes directrices pour les plans d’affaires du Cabinet Office japonais (Japanese Cabinet Office Disaster Prevention Information | Business Plan Guidelines[ja]) décrivent le BCP et le BCM comme suit :

Un plan de continuité d’activité (Business Continuity Plan, BCP) est un plan qui indique les politiques, les structures et les procédures nécessaires pour éviter l’interruption des activités essentielles ou pour les rétablir dans les plus brefs délais possible en cas de situations imprévues telles que de grands tremblements de terre, la propagation de maladies infectieuses, des actes de terrorisme, de graves accidents, l’interruption de la chaîne d’approvisionnement, ou des changements soudains dans l’environnement de gestion.
Les activités de gestion régulières qui comprennent l’élaboration et la mise à jour du BCP, la sécurisation des budgets et des ressources nécessaires à la continuité des affaires, la mise en œuvre de mesures préventives, la réalisation de formations et d’exercices pour faire pénétrer les initiatives, ainsi que l’inspection et l’amélioration continue, sont appelées gestion de la continuité des affaires (Business Continuity Management, BCM) et sont positionnées comme des activités stratégiques au niveau de la gestion.

Source : Cabinet Office Disaster Prevention Information | Business Plan Guidelines[ja]

La création d’un BCP pour les établissements de soins est désormais obligatoire

À la suite de la révision des rémunérations des soins en l’an 3 de l’ère Reiwa (2021), une période de transition de trois ans a été établie, rendant la création de Business Continuity Plans (BCP) et l’exécution de Business Continuity Management (BCM) entièrement obligatoires dans les établissements de soins à partir d’avril de l’an 6 de l’ère Reiwa (2024). Le ministère de la Santé, du Travail et des Affaires sociales du Japon précise dans son document “Principales mesures de la révision des rémunérations des soins de l’année Reiwa 3 (2021)[ja]” ce qui suit :

Afin de construire un système permettant la fourniture continue des services de soins nécessaires, même en cas d’infection ou de catastrophe, il est obligatoire pour tous les prestataires de services de soins de préparer des plans pour la continuité des opérations, de réaliser des formations et des exercices (simulations). (※ Une période de transition de trois ans est prévue)

Source : Ministère de la Santé, du Travail et des Affaires sociales du Japon | Principales mesures de la révision des rémunérations des soins de l’année Reiwa 3 (2021)[ja]

Les risques encourus par les établissements de soins en cas de négligence dans l’élaboration d’un PCA

Si un établissement de soins néglige l’élaboration d’un Plan de Continuité d’Activité (PCA), il s’expose aux risques suivants :

• Être l’objet de directives administratives
• Encourir une responsabilité civile
• Ne pas bénéficier de l’augmentation des remboursements de soins

Nous allons détailler chacun de ces risques.

Être l’objet de directives administratives

En l’absence de PCA, bien qu’aucune sanction spécifique n’ait été annoncée à ce jour, il convient de noter que cela peut entraîner des directives administratives en raison de la non-conformité aux normes opérationnelles. De plus, si l’on ne se conforme pas à ces directives, l’établissement peut faire l’objet d’une révocation de son agrément.

Une fois l’agrément révoqué, il est impossible d’obtenir un nouvel agrément pendant au moins 5 ans. Pour une personne morale, cela s’applique non seulement au gestionnaire (représentant légal) mais aussi aux autres dirigeants, à la société mère ou à tout autre contrôleur effectif, qui seront également interdits de mener des activités de soins pendant 5 ans. (Article 70, paragraphes 2, points 6 à 6-3 de la Loi japonaise sur l’Assurance Soins)

Encourir une responsabilité civile

L’absence de PCA en soi n’entraîne pas de pénalités financières. Cependant, si un accident ou un dommage survient en l’absence de PCA, cela peut être considéré comme une violation de l’obligation de diligence et entraîner une responsabilité civile à la suite d’un procès.

Un exemple marquant de l’importance de l’obligation de diligence envers les employés et les clients est l’affaire du bus de la maternelle Biyori lors du Grand Séisme de l’Est du Japon.

La maternelle Biyori avait élaboré un PCA, et le manuel prévoyait que “en cas de tremblement de terre de forte intensité pouvant entraîner une catastrophe, tous doivent être guidés vers la cour nord de l’école et être rassurés pour surveiller les enfants sans paniquer. Les enfants doivent attendre l’arrivée de leurs parents pour être remis à leur charge.” Cependant, le manuel n’avait pas été suffisamment diffusé et aucun exercice d’évacuation n’avait été réalisé pour mettre en pratique ces directives.

En conséquence de la décision de renvoyer les enfants à leurs parents, le bus de ramassage scolaire a été emporté par le tsunami, causant la mort de 5 enfants. La maternelle et son directeur, ainsi que la personne morale gestionnaire, ont été jugés responsables des dommages pour avoir négligé leur devoir de collecte d’informations.

Référence : Cour suprême du Japon | Affaire du bus de la maternelle Biyori lors du tsunami (jugement du tribunal de district de Sendai du 17 septembre 2013)[ja]

Ne pas bénéficier de l’augmentation des remboursements de soins

Lors de la révision des remboursements de soins de l’année 2021 (Reiwa 3), les remboursements ont été augmentés de 0,7 %. Cependant, si les critères suivants ne sont pas respectés, une réduction s’applique :

• Élaborer un PCA en prévision d’une épidémie de maladie infectieuse et d’une catastrophe naturelle
• Mettre en œuvre les mesures nécessaires conformément au PCA élaboré

Le montant de la réduction varie selon le service : pour les “services résidentiels et en établissement”, elle est de 3 % du montant unitaire standard, et pour les “autres services”, de 1 %. Une période transitoire a été mise en place, pendant laquelle aucune réduction n’est appliquée jusqu’au 31 mars 2026 (Reiwa 7).

Contenus à établir dans le BCP des établissements de soins

Les établissements de services de soins sont tenus de remplir les trois rôles suivants :

• Continuité des services
• Assurer la sécurité des bénéficiaires
• Assurer la sécurité du personnel

Article 5 de la Loi sur les contrats de travail japonaise

L’employeur doit, dans le cadre du contrat de travail, prendre les mesures nécessaires pour que le travailleur puisse exercer son activité en assurant la sécurité de sa vie et de son intégrité physique.

En conséquence, le Plan de Continuité des Activités (BCP) des établissements de soins doit établir des méthodes de réponse à la maladie à coronavirus (COVID-19) et aux catastrophes naturelles. Nous expliquerons ici les détails de chacune de ces méthodes.

Méthodes de réponse face à la maladie infectieuse du nouveau coronavirus

Dans les établissements de soins et les entreprises, il est demandé de créer un Plan de Continuité d’Activité (BCP) en réponse à la maladie infectieuse du nouveau coronavirus. Le contenu du BCP en cas de maladie infectieuse comprend les éléments suivants :

Référence : Ministère de la Santé, du Travail et des Affaires sociales, Bureau de la santé et des services aux personnes âgées | Lignes directrices pour la continuité des activités en cas d’apparition de la maladie infectieuse du nouveau coronavirus dans les établissements de soins et les entreprises[ja]

Il est important de noter que le contenu du BCP à élaborer peut varier en fonction du type d’établissement, comme les établissements de jour, résidentiels ou de visite, car la situation et la réponse après l’apparition d’une maladie infectieuse diffèrent. Selon les “Lignes directrices pour le Plan de Continuité d’Activité (BCP) des prestataires de services de soutien aux personnes handicapées en cas d’apparition de la maladie infectieuse du nouveau coronavirus[ja]” du Ministère de la Santé, du Travail et des Affaires sociales, il est essentiel de préparer le BCP avant l’émergence d’une épidémie. Il est crucial de développer un BCP qui permette une réponse fluide en cas d’apparition de la maladie infectieuse, et de s’assurer régulièrement de la formation et des exercices, ainsi que de la sécurisation des stocks.

Méthodes de réponse aux catastrophes naturelles

Dans les établissements de soins et les entreprises, il est également nécessaire d’établir un Plan de Continuité d’Activité (BCP) pour faire face à des catastrophes naturelles telles que les tremblements de terre et les inondations. Le contenu du BCP en cas de catastrophe naturelle comprend les éléments suivants :

Référence : Ministère de la Santé, du Travail et des Affaires sociales, Bureau de la Santé et des Services aux personnes âgées | Lignes directrices pour la continuité des activités en cas de catastrophe naturelle dans les établissements de soins et les entreprises[ja]

Le BCP en cas de catastrophe naturelle doit inclure non seulement des mesures pour les périodes normales et d’urgence, mais aussi des stratégies de collaboration avec d’autres établissements et la communauté locale, ce qui rend son contenu plus étendu que celui du BCP pour les maladies infectieuses.

Les avantages de la création d’un PCA pour les établissements de soins

La création d’un Plan de Continuité d’Activité (PCA) nécessite du temps et des efforts. Cependant, il est vrai que la mise en place d’un PCA offre des avantages non négligeables, tels que la garantie de la sécurité des résidents et du personnel, ainsi que des avantages fiscaux. Nous allons ici expliquer les bénéfices de l’élaboration d’un PCA.

Assurer la sécurité des résidents et du personnel

Si les méthodes de réponse sont établies en cas de propagation de maladies infectieuses ou de catastrophes naturelles, il devient possible de gérer les situations d’urgence de manière fluide, tant pour les résidents que pour le personnel. Bien qu’un état d’urgence puisse engendrer un risque de paralysie des opérations dû à la confusion, la création d’un Plan de Continuité d’Activité (BCP) permet de prioriser les tâches essentielles et ainsi de rétablir rapidement les services. De plus, cela contribue à gagner la confiance des utilisateurs, de leurs familles et de la communauté locale.

Avantages fiscaux

Lorsque vous incluez dans votre Plan de Continuité d’Activité (BCP) les mesures définies par le Ministre de l’Économie, du Commerce et de l’Industrie (telles que l’établissement de systèmes ou les mesures préventives) et que ce plan est certifié comme “Plan de Renforcement de la Capacité de Continuité d’Activité”, vous pouvez bénéficier d’une déduction fiscale spéciale de 18 % pour les investissements dans des équipements destinés à renforcer la prévention des catastrophes et la réduction des risques (à partir du 1er avril de l’année Reiwa 7 (2025), ce taux sera de 16 %).

Voici des exemples concrets d’équipements :

• Machines et équipements (d’une valeur de 1 million de yen ou plus) : générateurs autonomes, pompes de drainage, etc.
• Appareils et fournitures (d’une valeur de 300 000 yen ou plus) : racks antisismiques, téléphones satellites, etc.
• Installations annexes aux bâtiments (d’une valeur de 600 000 yen ou plus) : barrières anti-inondation, volets coupe-feu, etc.

Subventions et soutien financier

Si vous élaborez un BCP (Plan de Continuité d’Activité) et obtenez la certification d’un plan de renforcement de la capacité de continuité des affaires, vous bénéficierez d’un traitement préférentiel lors de la sélection pour des subventions. Les soutiens disponibles incluent, entre autres, les éléments suivants :

Le contenu des subventions BCP varie selon les municipalités. De plus, certaines institutions financières privées proposent des systèmes de prêt destinés aux entreprises qui élaborent un BCP. Si vous envisagez de créer un BCP, il serait judicieux de vous renseigner auprès de la municipalité où se trouve votre établissement ou des institutions financières avec lesquelles vous faites affaire.

Priorité de vaccination

Conformément à l’article 28 de la loi japonaise sur les mesures spéciales contre la grippe pandémique et autres maladies infectieuses (新型インフルエンザ等対策特別措置法), il est possible de mettre en œuvre une vaccination prioritaire pour les entreprises enregistrées qui ont élaboré un plan de continuité des activités (BCP) en cas de propagation d’une maladie infectieuse. La vaccination prioritaire désigne la vaccination préventive anticipée pour les employés des entreprises enregistrées.

Afin de bénéficier de la vaccination prioritaire, les entreprises doivent au préalable soumettre une demande d’enregistrement auprès de l’État.

Méthodes de création d’un BCP pour les établissements de soins

Certains peuvent ne pas savoir comment élaborer un BCP. Nous allons ici expliquer les méthodes de création d’un BCP pour les établissements de soins.

Mise en place d’un comité de création du BCP

Pour commencer à élaborer un BCP, il faut d’abord mettre en place un comité. Ce comité de création doit inclure des gestionnaires et des responsables de chaque site et service, ainsi que des personnes capables de recueillir les avis du terrain. Une fois le comité établi, examinez la situation actuelle de l’établissement de soins et identifiez les problèmes à résoudre.

Utilisation de directives et de modèles

Le Ministère de la Santé, du Travail et des Affaires Sociales propose des directives et des modèles pour la création de BCP. Si vous ne savez pas par où commencer ou comment élaborer un BCP, vous pouvez vous appuyer sur les directives du Ministère et utiliser les modèles pour construire votre BCP.

Les modèles sont préparés en fonction du type d’établissement, comme les services de jour ou les services d’hébergement. Créez donc votre BCP en fonction du modèle correspondant au service que vous proposez.

Les directives et les modèles sont disponibles sur le site suivant, n’hésitez pas à le consulter pour référence.

Ministère de la Santé, du Travail et des Affaires Sociales | Formation de soutien à la création de plans de continuité des activités (BCP) dans les établissements et services de soins[ja]

Résumé : Il est urgent de se conformer à l’obligation de création d’un BCP dans les établissements de soins

Depuis avril de l’année Reiwa 6 (2024), la création d’un Plan de Continuité des Activités (BCP) est devenue une obligation pour les établissements de soins. Pour ces établités, élaborer un BCP est essentiel afin de répondre efficacement en cas de pandémie ou de catastrophe naturelle et de se rétablir rapidement. De plus, il existe des avantages tels que des incitations fiscales, des subventions, des soutiens financiers et la priorité dans la vaccination. Préparez-vous à faire face à des urgences imprévisibles en créant un BCP.

Si vous rencontrez des difficultés pour élaborer un BCP ou si vous ne savez pas comment vous y prendre, il est conseillé de consulter un avocat.

Le cabinet Monolith est un cabinet d’avocats possédant une riche expérience dans les domaines de l’IT, et plus particulièrement du droit de l’internet et des technologies. Si vous avez des préoccupations concernant le BCP, n’hésitez pas à nous consulter.

Présentation des mesures proposées par notre cabinet

Le secteur des services de soins est soumis à diverses réglementations légales telles que la loi sur l’assurance soins (Japanese Long-Term Care Insurance Law), la loi sur le bien-être des personnes âgées (Japanese Elderly Welfare Law) et la loi sur les sociétés (Japanese Companies Act). Le cabinet Monolith Law Office sert de conseiller juridique pour l’Association générale des entreprises de soins de tout le pays (Japanese National Federation of Long-Term Care Providers) ainsi que pour les prestataires de soins de santé dans toutes les préfectures du pays, et dispose d’une expertise considérable en matière de législation liée aux services de soins.

Domaines d’expertise du cabinet Monolith Law Office : Droit des affaires pour les IT et startups[ja]