Emploi de travailleurs étrangers dans le secteur du commerce international : Clés pour l'obtention d'un visa de travail

À l’ère de la mondialisation croissante, l’industrie du commerce au Japon considère la sécurisation de talents dotés de diverses expériences comme un enjeu managérial crucial pour maintenir et accroître sa compétitivité internationale. Les compétences linguistiques, les connaissances culturelles et la sensibilité aux affaires internationales des spécialistes étrangers sont des éléments essentiels à la croissance des entreprises, que ce soit dans la négociation avec des clients étrangers, l’exploration de nouveaux marchés ou la gestion de logistiques internationales complexes. Cependant, pour embaucher des talents étrangers de qualité, il est nécessaire de comprendre et de respecter précisément les procédures légales spécialisées et rigoureuses du système de contrôle de l’immigration au Japon. En particulier, l’obtention d’un statut de résidence pour l’emploi (communément appelé visa de travail) peut être un processus complexe et chronophage pour de nombreuses entreprises. Des erreurs dans les procédures ou des malentendus concernant les exigences peuvent entraîner un refus de la demande de visa, risquant ainsi de causer des retards significatifs dans les plans d’affaires. Cet article vise à organiser les défis juridiques auxquels sont confrontées les entreprises du secteur du commerce lors de l’embauche de spécialistes étrangers et à proposer des solutions. Nous nous concentrerons principalement sur le statut de résidence « Compétences Techniques, Connaissances Humaines, Services Internationaux », qui concerne de nombreux professionnels dans le commerce. Basé sur la « Loi sur le Contrôle de l’Immigration et la Reconnaissance des Réfugiés » du Japon et les ordonnances connexes du Ministère de la Justice, cet article explique de manière exhaustive les types de visas, les exigences spécifiques pour leur obtention, les détails des procédures de demande et les points auxquels les entreprises doivent faire particulièrement attention, fournissant ainsi des directives pratiques pour que les responsables puissent saisir l’image complète des procédures.

Les options de visa de travail dans le secteur du commerce sous le droit japonais

Pour qu’un étranger exerce une profession spécialisée au Japon, il est nécessaire d’obtenir un statut de résidence adapté à l’activité exercée. Dans le cas des professionnels travaillant dans le commerce, le statut de résidence le plus courant et le plus large couvrant une gamme d’activités est celui de « Compétences techniques, connaissances en sciences humaines et activités internationales », tel que défini dans l’Annexe I, Tableau 2 de la « Loi sur le contrôle de l’immigration et la reconnaissance du statut de réfugié » du Japon.

Ce statut de résidence englobe trois domaines : les « compétences techniques », nécessitant des connaissances en sciences naturelles telles que la physique ou l’ingénierie ; les « connaissances en sciences humaines », requérant une expertise en disciplines telles que le droit ou l’économie ; et les « activités internationales », qui demandent une sensibilité et une pensée ancrées dans la culture étrangère. De nombreuses fonctions dans le commerce, telles que les ventes à l’international, le marketing, l’administration des échanges, les affaires juridiques et la comptabilité, relèvent des catégories « connaissances en sciences humaines » ou « activités internationales ».

Il est important de noter que, suite à une réforme législative au Japon en 2015 (année grégorienne), les statuts de résidence autrefois distincts de « compétences techniques » et de « connaissances en sciences humaines et activités internationales » ont été fusionnés. Cette fusion a été une réponse à la complexification de l’environnement commercial moderne. Par exemple, dans le commerce, les tâches qui traversent les domaines, telles que comprendre les spécifications techniques d’un produit (compétences techniques) et ensuite négocier des contrats avec des clients étrangers (connaissances en sciences humaines et activités internationales), sont devenues plus fréquentes. Cette intégration a permis aux entreprises de couvrir de tels contenus de travail complexes avec un seul statut de résidence, rendant possible une utilisation plus flexible des talents.

En outre, si l’on exerce en tant que dirigeant ou cadre d’entreprise, un autre statut de résidence appelé « Gestion et administration » est applicable. Il est essentiel de distinguer clairement que le statut de résidence « compétences techniques, connaissances en sciences humaines et activités internationales » décrit dans cet article est spécifiquement destiné aux personnes qui exécutent des tâches professionnelles en tant qu’employés spécialisés sur la base d’un contrat avec une entreprise.

Comprendre les activités liées au visa « Compétences en sciences et humanités et affaires internationales » au Japon

Pour demander correctement le statut de résidence « Compétences en sciences et humanités et affaires internationales » au Japon, il est nécessaire de prouver que les fonctions prévues dans le commerce correspondent clairement à l’une des activités autorisées par cette qualification. En particulier dans le commerce, les domaines des « sciences humaines » et des « affaires internationales » sont au cœur de l’activité.

Les fonctions relevant des sciences humaines

Les « sciences humaines » font référence aux activités nécessitant des connaissances dans des domaines tels que le droit, l’économie, la sociologie, la gestion d’entreprise ou d’autres sciences humaines. Ces activités exigent l’application de connaissances académiques acquises dans des institutions d’enseignement supérieur telles que les universités. Voici des exemples de fonctions spécifiques au sein d’une société de commerce :

• Recherche de marché et marketing à l’international : analyser les tendances du marché d’un pays ou d’une région spécifique et élaborer des stratégies de vente en s’appuyant sur des connaissances en économie et en gestion.
• Finance et comptabilité commerciale : gérer le règlement des fonds et la comptabilité des transactions d’import-export en utilisant des connaissances sur les normes comptables internationales et le change étranger.
• Ventes et approvisionnement à l’étranger : négocier les prix, conclure des contrats et gérer les délais de livraison avec des partenaires commerciaux étrangers en utilisant des connaissances en droit des contrats internationaux et en pratiques commerciales.
• Juridique et conformité : vérifier la conformité avec les lois relatives au commerce et réviser ou rédiger des contrats en s’appuyant sur des connaissances en droit international des affaires.

Il est important que ces fonctions ne se limitent pas à de simples tâches administratives, mais impliquent des analyses et des décisions fondées sur des connaissances spécialisées.

Les fonctions relevant des affaires internationales

Les « affaires internationales » désignent les activités nécessitant une pensée ou une sensibilité fondées sur la culture étrangère. Cela va au-delà de la simple capacité à parler une langue étrangère ; il s’agit d’exploiter une compréhension approfondie de la culture, de la société et du contexte historique du pays où cette langue est parlée. Les lignes directrices de l’Agence des services d’immigration du Japon citent comme exemples de fonctions spécifiques « la traduction, l’interprétation, l’enseignement des langues, les relations publiques, la publicité ou les activités commerciales à l’étranger, le design lié à la mode ou à la décoration intérieure, le développement de produits et d’autres activités similaires ».

La mention explicite des « activités commerciales à l’étranger » est particulièrement importante pour les sociétés de commerce. Cela augmente la probabilité que de nombreuses activités au cœur du commerce, telles que la communication avec des partenaires étrangers, les négociations tenant compte des pratiques commerciales locales et la planification de produits en tenant compte du contexte culturel, soient considérées comme relevant des « affaires internationales ».

La distinction entre « sciences humaines » et « affaires internationales » a une importance stratégique dans le cadre de la demande. En effet, les exigences en matière de formation et d’expérience professionnelle diffèrent. Par exemple, si un candidat est diplômé d’une université dans un domaine connexe mais a peu d’expérience professionnelle, il est approprié de structurer la demande sur la base des exigences de formation en sciences humaines. En revanche, pour une personne sans formation liée mais avec de nombreuses années d’expérience dans les ventes internationales, il est plus avantageux de structurer la demande sur la base des exigences d’expérience professionnelle en affaires internationales. Par conséquent, les entreprises doivent examiner minutieusement le parcours des candidats à l’embauche et décider stratégiquement de la catégorie de critères la plus rationnelle pour la demande.

L’essentiel pour l’obtention d’un visa : les critères de l’autorisation d’entrée

Pour obtenir le statut de résidence “Compétences en technologie, connaissances en sciences humaines et affaires internationales” en vertu de la loi japonaise, il est nécessaire que le demandeur et l’entreprise d’accueil répondent tous deux aux critères d’autorisation d’entrée définis par l’ordonnance ministérielle établissant les normes en vertu de l’article 7, paragraphe 1, point 2 de la “Loi sur le contrôle de l’immigration et la reconnaissance du statut de réfugié” (ci-après, “ordonnance sur les critères”) du Japon. Ces exigences constituent les critères de jugement les plus importants lors de l’examen des visas.

Exigences relatives à l’expérience et à l’éducation pour les demandeurs

Les exigences en matière d’éducation ou d’expérience professionnelle que doit satisfaire le demandeur varient selon qu’il s’engage dans des activités relevant du domaine des « connaissances humaines » ou des « affaires internationales ».

Lorsqu’il s’engage dans des activités relevant des « connaissances humaines » (ainsi que des activités « techniques »), le demandeur doit satisfaire à l’une des conditions suivantes :

1. Avoir obtenu un diplôme universitaire en se spécialisant dans un domaine lié aux connaissances nécessaires pour l’activité envisagée, ou avoir reçu une éducation équivalente ou supérieure.
2. Avoir terminé un cursus spécialisé dans une école professionnelle au Japon, en se spécialisant dans un domaine lié aux connaissances nécessaires pour l’activité envisagée (il est nécessaire d’avoir obtenu le titre de « spécialiste » ou de « spécialiste avancé »).
3. Posséder plus de dix ans d’expérience professionnelle dans l’activité envisagée (incluant la période d’études universitaires dans un domaine connexe).

Il est important de noter la « pertinence » entre le domaine d’études universitaires et le contenu du travail. Par exemple, si un diplômé en économie s’engage dans des activités de financement du commerce, cette pertinence est claire. Cependant, si un diplômé en lettres s’engage dans les mêmes activités, il peut être difficile d’expliquer une pertinence directe avec sa spécialisation, augmentant ainsi le risque de refus.

D’autre part, lorsqu’il s’engage dans des activités relevant des « affaires internationales », le demandeur doit satisfaire aux exigences suivantes :

1. S’engager dans des activités telles que la traduction, l’interprétation, l’enseignement des langues, les relations publiques, la publicité, les transactions commerciales internationales, le design, le développement de produits, etc.
2. Posséder au moins trois ans d’expérience professionnelle dans un domaine lié à l’activité envisagée.

Cependant, il existe une exception importante. Pour les diplômés universitaires qui s’engagent dans des activités de « traduction, interprétation ou enseignement des langues », ces trois années d’expérience professionnelle ne sont pas nécessaires.

Exigences relatives aux entreprises d’accueil au Japon

Il existe trois exigences importantes que les entreprises d’accueil doivent satisfaire.

Premièrement, la spécialisation du contenu du travail. Les tâches confiées aux étrangers doivent nécessiter des compétences techniques ou des connaissances spécialisées et ne doivent pas se limiter à des “travaux simples” que n’importe qui pourrait effectuer. Par exemple, même si un étranger est embauché en tant que responsable des affaires commerciales, si ses tâches se résument à copier des documents, emballer des colis ou saisir des données simples, cela sera jugé comme manquant de spécialisation et l’autorisation sera refusée. Lors de la demande, il est nécessaire de démontrer clairement que le contenu du travail est concret et spécialisé.

Deuxièmement, la justesse de la rémunération. L’ordonnance ministérielle stipule clairement que le montant de la rémunération reçue par les étrangers doit être “au moins équivalent à celui reçu par les Japonais pour le même travail”. Cette disposition vise à prévenir l’exploitation injuste des travailleurs étrangers et à prendre en compte l’impact sur le marché du travail national. Si le salaire fixé est considérablement inférieur à celui des employés japonais effectuant les mêmes tâches, cela peut être une cause directe de refus.

Troisièmement, la stabilité et la continuité des activités de l’entreprise. L’Agence des services d’immigration examine si l’entreprise peut employer de manière stable et continue des employés étrangers et continuer à payer leurs salaires. En particulier, les entreprises nouvellement établies ou celles dont la situation financière n’est pas favorable doivent prouver la viabilité future de leur entreprise et la solidité de leurs finances par des documents objectifs tels que des plans d’affaires ou des comptes de résultat.

En résumant ces exigences, nous obtenons le tableau suivant.

【Guide Pratique】Détails sur la procédure de demande de visa de travail sous le droit japonais

Lors de l’embauche d’un étranger depuis l’étranger, la procédure commence généralement par la demande de délivrance du « Certificat d’Éligibilité (Certificate of Eligibility : COE) ». Il s’agit d’un système par lequel le Ministre de la Justice japonais certifie à l’avance que les activités que l’étranger prévoit de mener au Japon sont conformes aux exigences du statut de résidence.

Processus de procédure

Le déroulement général d’une procédure utilisant le COE (Certificate of Eligibility) est le suivant :

1. L’entreprise d’accueil soumet une demande de délivrance du certificat de qualification de résidence (COE) à l’agence régionale de l’immigration compétente pour le lieu où se trouve l’entreprise. En principe, un employé de l’entreprise effectue la demande en tant que représentant.
2. L’agence régionale de l’immigration examine les documents de demande. La période d’examen est généralement d’un à trois mois.
3. Si l’examen est approuvé, le COE est délivré à l’entreprise.
4. L’entreprise envoie ensuite l’original du COE délivré à la personne étrangère se trouvant à l’étranger par courrier international.
5. La personne étrangère soumet le COE reçu et les autres documents nécessaires à l’ambassade ou au consulat général du Japon dans son pays pour demander un visa.
6. Après l’obtention du visa, elle entre au Japon. Lors du contrôle d’immigration à l’aéroport japonais, une carte de résidence lui est délivrée.

Un point extrêmement important à noter est la période de validité du COE. Si l’entrée au Japon ne se fait pas dans les trois mois suivant la date de délivrance du COE, celui-ci perd sa validité. Par conséquent, l’entreprise et la personne ayant reçu une offre d’emploi doivent préparer l’entrée au Japon rapidement après la délivrance du COE.

Détails des documents à soumettre et système de catégorisation des entreprises au Japon

Les documents à soumettre varient en fonction de la taille et de la situation de gestion de l’entreprise accueillante. L’Agence des Services d’Immigration du Japon classe les entreprises en quatre catégories et simplifie les documents requis pour chaque catégorie.

• Catégorie 1 : Entreprises cotées sur les bourses de valeurs japonaises, sociétés mutuelles d’assurance, entités gouvernementales nationales et locales, etc.
• Catégorie 2 : Organisations et individus dont le montant total des taxes prélevées à la source sur les salaires de l’année précédente est de 10 millions de yens ou plus.
• Catégorie 3 : Organisations et individus (à l’exception de la catégorie 2) qui ont soumis le tableau récapitulatif des déclarations légales des salaires de l’année précédente.
• Catégorie 4 : Organisations et individus qui ne correspondent à aucune des catégories ci-dessus (par exemple, les nouvelles entreprises).

Ce système de catégorisation peut être perçu comme une forme d’évaluation des risques par l’Agence des Services d’Immigration du Japon. Les grandes entreprises et les entreprises stables appartenant aux catégories 1 et 2, qui jouissent d’une haute crédibilité sociale et d’une forte probabilité de conformité, bénéficient d’une exemption significative des documents à soumettre. En revanche, les petites et moyennes entreprises ainsi que les nouvelles entreprises classées dans les catégories 3 et 4 doivent prouver plus en détail la stabilité de leur activité et la fiabilité de leur emploi, ce qui entraîne la demande de nombreux documents. Cela signifie que la fiabilité de l’entreprise elle-même est également évaluée rigoureusement lors de l’examen de la demande.

Les documents à soumettre sont nombreux, mais les principaux sont les suivants :

Documents communs à toutes les catégories

• Formulaire de demande de certificat d’éligibilité au statut de résidence : Vous pouvez télécharger le formulaire le plus récent sur le site Web du Ministère de la Justice. Le nom officiel est “Formulaire de demande de certificat d’éligibilité au statut de résidence”.
  Page du formulaire : Agence des Services d’Immigration du Japon “Demande de certificat d’éligibilité au statut de résidence”
• Une photo (4 cm de hauteur x 3 cm de largeur)
• Une enveloppe de retour affranchie pour envoi en recommandé simple
• Documents prouvant les études et l’expérience professionnelle du demandeur : certificats de diplôme, relevés de notes, certificats de travail, etc.

Documents requis selon la catégorie de l’entreprise

• Entreprises de catégorie 1 : Documents tels que des copies du rapport saisonnier ou des documents prouvant la cotation en bourse, qui attestent de l’appartenance à la catégorie 1. Aucun autre document relatif à l’activité de l’entreprise n’est généralement nécessaire.
• Entreprises de catégorie 2 : Copie du tableau récapitulatif des déclarations légales des taxes prélevées à la source sur les salaires de l’année précédente.
• Entreprises de catégorie 3 : En plus de la copie du tableau récapitulatif des déclarations légales de l’année précédente, des documents clarifiant les activités du demandeur (par exemple, une copie du contrat de travail) et des documents détaillant l’activité de l’entreprise (brochures de présentation de l’entreprise, certificats d’enregistrement d’entreprise, etc.) sont nécessaires.
• Entreprises de catégorie 4 : En plus des documents de la catégorie 3, une copie des documents financiers de l’exercice le plus récent (compte de résultat, bilan, etc.) est requise. Si l’entreprise est nouvelle et ne dispose pas de documents financiers, un plan d’affaires pour l’année à venir doit être soumis pour expliquer concrètement la stabilité et la continuité de l’entreprise.

Lieu de dépôt de la demande et durée de l’examen

Les demandes doivent être déposées au guichet de l’office régional de l’immigration (bureau régional de l’immigration, succursales, bureaux annexes) compétent pour le lieu où se trouve le principal bureau de l’entreprise. Les demandes par courrier ne sont pas acceptées, mais il est possible de soumettre une demande en ligne via le système de demande de résidence en ligne. La durée standard de traitement annoncée pour l’examen est d’un à trois mois, mais cela peut prendre plus de temps pendant les périodes de forte demande (par exemple, autour de mars, la saison des diplômes) ou en raison de la complexité des cas individuels.

Points essentiels pour éviter les risques de refus de visa de travail au Japon

La demande de visa de travail au Japon ne garantit pas systématiquement une approbation, même si les exigences sont remplies et les documents soumis. En analysant les cas de refus publiés par l’Agence des Services d’Immigration du Japon, des pièges communs que les entreprises doivent éviter deviennent apparents. Comprendre ces risques à l’avance et prendre des mesures appropriées est la clé pour obtenir un visa sans encombre.

Inadéquation entre le parcours académique/professionnel et les fonctions prévues

C’est l’une des raisons de refus les plus fréquentes. Les examinateurs évaluent rigoureusement comment les connaissances spécialisées acquises à l’université ou l’expérience professionnelle antérieure seront mises à profit dans les fonctions prévues au Japon. Par exemple, un cas de refus a été enregistré pour un diplômé d’une école spécialisée en design de bijoux qui avait postulé pour un emploi de traducteur-interprète dans une entreprise informatique, car il n’y avait pas de lien reconnu entre sa spécialisation et les fonctions proposées. Il incombe aux entreprises de justifier dans des documents tels que la lettre de motivation pourquoi “cette personne” est indispensable, en expliquant de manière concrète et logique le lien fort entre la spécialité de l’individu et les besoins de l’entreprise.

Manque de spécialisation dans les fonctions proposées

Si les fonctions pour lesquelles une demande est faite sont jugées comme ne nécessitant pas de spécialisation, mais plutôt comme un travail simple, la demande sera également refusée. Par exemple, une demande pour des fonctions de traduction et d’interprétation peut être refusée si la quantité réelle de travail est extrêmement faible et que la majorité des tâches consiste en un service clientèle en magasin, la mise en rayon des produits ou le nettoyage, ce qui ne correspond pas à l’objectif du statut de résidence. De plus, pour une petite entreprise demandant un large éventail de fonctions de gestion telles que la gestion comptable et du personnel, la question de savoir si le volume de travail justifie l’emploi d’un professionnel à plein temps sera également examinée. La description des fonctions doit clairement indiquer que le travail spécialisé constitue la majeure partie de l’ensemble.

Problèmes de rémunération

Si le montant de la rémunération indiqué dans la demande est injustement bas par rapport au niveau de rémunération des Japonais effectuant le même travail, cela constitue une raison claire de refus. Par exemple, une demande pour un poste de traducteur-interprète dans une entreprise d’import-export a été refusée parce que le salaire mensuel du demandeur était de 170 000 yens, tandis que le salaire mensuel d’un Japonais dans le même poste était de 200 000 yens. Cela ne manque pas seulement de répondre aux exigences légales, mais peut également donner l’impression d’un faible niveau de conformité de l’entreprise.

Mauvaise conduite du demandeur

Si le demandeur réside déjà au Japon avec un statut de résidence tel que “étudiant”, son historique de résidence aura un impact significatif sur l’évaluation. En particulier, si le demandeur a travaillé bien au-delà de la limite de 28 heures par semaine autorisée pour les étudiants étrangers et ce, sur une longue période, cela peut entraîner un refus de changement de statut de résidence pour un visa de travail, car cela indique une “mauvaise situation de résidence”. Cela est dû au fait que les infractions passées peuvent être perçues comme des préoccupations concernant la conduite future du demandeur.

Problèmes de crédibilité de l’entreprise

La crédibilité de l’entreprise qui sert de base à la demande est également mise en question. Des cas de refus peuvent survenir si le lieu d’affaires indiqué dans la demande n’existe pas réellement, si les états financiers soumis contiennent des contradictions, ou si, lors d’une enquête de l’Agence des Services d’Immigration, un représentant de l’entreprise répond par erreur qu’il n’y a pas de plan pour embaucher un tel étranger. La demande de visa n’est pas seulement une procédure individuelle, mais un processus qui teste également la fiabilité de l’organisation de l’entreprise dans son ensemble. Ce qui est commun à ces cas de refus est le manque de cohérence et de crédibilité dans l’ensemble de la demande. Les documents de demande doivent former une histoire convaincante et cohérente, intégrant le parcours du demandeur, le contenu des activités de l’entreprise, le contrat de travail et les raisons de l’embauche. Si une contradiction ou un doute survient à un quelconque point, l’examinateur peut remettre en question la crédibilité de l’ensemble de la demande, augmentant ainsi la probabilité d’un refus.

Résumé

Dans le secteur du commerce international, le processus d’embauche de spécialistes étrangers est extrêmement important pour renforcer la compétitivité internationale des entreprises. Cependant, cela exige également une compréhension approfondie des strictes réglementations japonaises en matière d’immigration. Comme détaillé dans cet article, l’obtention du statut de résidence “Compétences Techniques, Connaissances Humaines, Activités Internationales” est une procédure centrale. La clé du succès réside premièrement dans la démonstration d’un lien clair et logique entre les qualifications académiques et l’expérience professionnelle du candidat et les responsabilités professionnelles offertes par l’entreprise. Deuxièmement, il est essentiel de s’assurer que le contenu du travail est spécialisé et que la rémunération est égale ou supérieure à celle des Japonais, conformément aux exigences légales. Troisièmement, il est nécessaire de prouver la stabilité et la continuité des activités de l’entreprise sur la base de documents objectifs. L’absence de l’un de ces éléments peut entraîner le risque d’un refus de la demande. Les entreprises doivent donc aborder le processus de demande non pas comme une simple formalité administrative, mais comme une occasion importante de démontrer la légitimité de leur plan d’affaires et de leur stratégie de gestion des talents aux autorités publiques, en préparant avec la plus grande attention.

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