Emploi des étrangers au Japon : Guide juridique sur les visas de travail et les statuts de résidence que les entreprises doivent respecter

Dans le contexte concurrentiel exacerbé du marché global actuel, il est devenu une stratégie managériale essentielle pour les entreprises japonaises de sécuriser des talents de haut niveau, indépendamment de leur nationalité, afin d’atteindre une croissance durable et de l’innovation. Cependant, le processus d’embauche de personnel étranger ne se limite pas à de simples activités de recrutement. Il s’agit également d’une procédure juridique qui exige une compréhension précise et le respect de réglementations complexes, y compris la loi japonaise sur le contrôle de l’immigration et la reconnaissance des réfugiés (ci-après dénommée « loi sur l’immigration au Japon »). En particulier, le concept communément appelé « visa » est légalement constitué de deux systèmes distincts : le « visa » délivré par les ambassades japonaises à l’étranger et le « statut de résidence » accordé par l’Agence des services d’immigration au Japon. Comprendre cette distinction est la première étape. Cet article vise à fournir des informations fiables aux entreprises japonaises souhaitant employer des étrangers, afin qu’elles puissent saisir l’ensemble du processus et éviter les risques juridiques potentiels. Plus précisément, nous commencerons par les classifications de base du statut de résidence, suivies des procédures pour demander un « certificat d’éligibilité au statut de résidence » pour l’emploi de talents résidant à l’étranger, les exigences en matière de documents à soumettre qui varient selon la taille de l’entreprise, et enfin, les sanctions sévères auxquelles les entreprises peuvent faire face en cas de non-conformité, le tout basé sur la législation japonaise et expliqué de manière progressive et exhaustive.

Les fondamentaux des visas et statuts de résidence : la base légale de l’emploi au Japon

Lors de l’embauche de ressortissants étrangers, il est essentiel de comprendre la différence légale entre le « visa » et le « statut de résidence ». Un visa est semblable à une lettre de recommandation délivrée par une ambassade ou un consulat japonais à l’étranger, attestant que le passeport du ressortissant étranger est valide et qu’il n’y a pas d’obstacle à son entrée au Japon. En revanche, le statut de résidence est une qualification légale nécessaire pour que les étrangers puissent débarquer et séjourner au Japon, définissant les activités qu’ils peuvent mener et la durée de leur séjour. Ce statut est géré par l’Agence des Services d’Immigration, qui est une branche du Ministère de la Justice du Japon, et constitue la base des activités au sein du pays.

Du point de vue des recruteurs d’entreprise, ce statut de résidence peut être classé en trois grands groupes selon la possibilité d’engager des activités professionnelles.

Premièrement, il y a les « statuts de résidence sans restriction d’activité professionnelle ». Ceux-ci sont accordés principalement sur la base du statut ou de la position, comme pour les résidents permanents, les conjoints de Japonais, les conjoints de résidents permanents et les résidents de longue durée. Les étrangers possédant ces statuts de résidence peuvent être employés dans n’importe quel type de profession sans contrainte légale, tout comme les citoyens japonais.

Deuxièmement, il y a les « statuts de résidence avec des activités professionnelles autorisées dans un cadre défini ». C’est la catégorie la plus courante pour l’emploi de ressortissants étrangers dans des domaines professionnels et techniques spécialisés. Par exemple, cela inclut les statuts de résidence pour « compétences techniques, connaissances humaines et activités internationales » pour les ingénieurs en sciences ou les responsables de la planification et du marketing, « transfert intra-entreprise » pour les employés transférés de filiales ou de maisons mères étrangères, et « compétences » pour les chefs cuisiniers de cuisine étrangère. Un point important de cette catégorie est la restriction stricte qui n’autorise que les activités dans le cadre du statut de résidence accordé.

Troisièmement, il y a les « statuts de résidence qui n’autorisent en principe pas l’emploi ». Cela inclut les statuts de résidence pour « études », « séjour familial », « activités culturelles », etc. Cependant, même les personnes possédant ces statuts de résidence peuvent être autorisées à travailler de manière exceptionnelle si elles obtiennent une « autorisation d’activité en dehors des qualifications » de l’Agence des Services d’Immigration. Selon l’article 19, paragraphe 2 de la loi japonaise sur l’immigration, par exemple, un étudiant avec un statut de résidence pour « études » peut travailler jusqu’à 28 heures par semaine en obtenant cette autorisation. Lors de l’embauche d’étrangers de cette catégorie, les entreprises doivent impérativement vérifier la présence et l’étendue des heures d’activité autorisées sur la carte de résidence.

Comprendre ces classifications est fondamental pour déterminer si un candidat à l’embauche peut travailler légalement ou non. Ci-dessous, vous trouverez un tableau comparatif de ces concepts.

Emploi de talents internationaux : Procédure de demande de Certificat d’Éligibilité pour le statut de résidence au Japon

Lorsque l’on souhaite employer une personne étrangère résidant à l’étranger pour travailler au Japon, la procédure standard consiste à soumettre une demande de Certificat d’Éligibilité pour le statut de résidence. Ce certificat, établi par l’article 7-2 de la loi japonaise sur le contrôle de l’immigration, permet au ministre de la Justice de certifier à l’avance que les activités prévues par l’étranger correspondent aux critères d’un statut de résidence spécifique avant son entrée au Japon. Ce système vise à faciliter le processus de demande de visa dans les représentations diplomatiques japonaises à l’étranger et l’inspection d’entrée dans les aéroports japonais, entre autres.

La procédure se déroule en cinq étapes :

1. Demande au Japon : Tout d’abord, l’entreprise d’accueil agit en tant que représentant et soumet la demande de Certificat d’Éligibilité pour le statut de résidence à l’office régional de l’immigration compétent, basé sur le lieu de l’entreprise. Il est courant que la demande soit effectuée non pas par la personne étrangère elle-même, mais par un représentant de l’entreprise au Japon ou par un avocat ou un conseiller juridique mandaté.
2. Examen par l’Agence des Services d’Immigration : Une fois la demande acceptée, un examinateur de l’Agence des Services d’Immigration évalue les documents soumis pour vérifier la stabilité et la continuité de l’entreprise, les qualifications académiques et l’expérience professionnelle de la personne, ainsi que si le contenu du travail prévu correspond aux critères du statut de résidence. La durée de l’examen varie en fonction du contenu de la demande et de la période, mais prend généralement de un à trois mois.
3. Délivrance et envoi du certificat : Si l’examen conclut que les critères sont remplis, le Certificat d’Éligibilité pour le statut de résidence est délivré (par courrier électronique en cas de demande en ligne ou d’enregistrement en ligne). L’entreprise doit alors envoyer l’original du certificat à la personne étrangère à l’étranger par courrier international ou, si le certificat est délivré par courrier électronique, le transférer à la personne concernée.
4. Demande de visa auprès d’une représentation diplomatique : La personne étrangère ayant reçu le Certificat d’Éligibilité pour le statut de résidence doit ensuite demander un visa (visa) à l’ambassade ou au consulat général du Japon dans son pays de résidence. En présentant le certificat ou l’e-mail transféré par l’entreprise, le visa est généralement délivré rapidement, en environ cinq jours ouvrables, car l’examen substantiel est considéré comme déjà effectué au Japon.
5. Entrée au Japon et délivrance de la carte de résidence : Après l’obtention du visa, la personne étrangère voyage vers le Japon. Il est important de noter que le Certificat d’Éligibilité pour le statut de résidence est valide uniquement pendant trois mois à compter de la date d’émission, et l’entrée au Japon doit se faire dans ce délai. Lors de l’inspection d’entrée dans les aéroports japonais, la présentation du passeport, du visa et du Certificat d’Éligibilité pour le statut de résidence permettra la délivrance immédiate de la carte de résidence dans les aéroports de Haneda, Narita, Chubu, Kansai, New Chitose, Hiroshima et Fukuoka. Dans les autres aéroports et ports, la carte sera envoyée par la poste à l’adresse de résidence déclarée après l’entrée. Cette carte de résidence devient la pièce d’identité officielle au Japon.

Ce processus en deux étapes repose sur une conception rationnelle qui centralise l’examen substantiel au sein de l’Agence des Services d’Immigration au Japon, réduisant ainsi la charge de travail des représentations diplomatiques à l’étranger et augmentant la prévisibilité pour les employeurs et les étrangers. Cela permet d’éviter que les étrangers, après avoir consacré beaucoup de temps et d’argent pour voyager, soient refusés à l’entrée du Japon.

Les quatre catégories d’entreprises selon leur taille et leurs définitions

Lors de la demande de statut de résidence pour l’emploi, l’Agence des services d’immigration du Japon classe les entreprises (ou institutions affiliées) en quatre catégories selon leur taille et leur fiabilité. Cette classification est un mécanisme administratif qui détermine le degré de simplification des procédures de demande, et la quantité de documents requis varie considérablement selon la catégorie à laquelle l’entreprise appartient. Pour les entreprises, comprendre précisément à quelle catégorie elles appartiennent est la clé d’une préparation efficace de leur demande.

La catégorie 1 concerne les entités considérées comme les plus fiables. Cela inclut spécifiquement les entreprises cotées sur les bourses japonaises, les compagnies d’assurance mutuelles, les organismes nationaux et locaux, ainsi que les personnes morales publiques similaires. Ces institutions sont jugées avoir une grande crédibilité sociale et une base de gestion stable, ce qui leur permet de bénéficier d’une exemption significative des documents à fournir lors de la demande.

La catégorie 2 concerne principalement les grandes entreprises non cotées et stables. Le critère de cette catégorie est que le montant de l’impôt retenu à la source indiqué dans le “tableau récapitulatif des déclarations légales des salaires” de l’année précédente soit supérieur à 10 millions de yens. De plus, même si le montant de l’impôt retenu à la source ne répond pas à ce critère, les institutions ayant reçu l’approbation d’utilisation du “système en ligne de demande de statut de résidence” de l’Agence des services d’immigration sont traitées comme appartenant à la catégorie 2.

La catégorie 3 concerne principalement les petites et moyennes entreprises. Plus précisément, il s’agit d’organisations ou d’individus qui ont soumis le tableau récapitulatif des déclarations légales de l’année précédente au bureau des impôts et dont le montant de l’impôt retenu à la source est inférieur à 10 millions de yens. La majorité des entreprises japonaises sont classées dans cette catégorie.

La catégorie 4 concerne les organisations ou individus qui n’appartiennent à aucune des catégories précédentes. L’exemple le plus typique est celui des nouvelles sociétés récemment établies. Ces entreprises, n’ayant pas encore terminé un exercice fiscal et n’ayant pas soumis de tableau récapitulatif des déclarations légales, doivent prouver la stabilité et la continuité de leur activité par d’autres documents.

Ce système de catégorisation vise à optimiser l’efficacité de l’examen des demandes. Les entreprises des catégories 1 et 2, dont la stabilité de l’activité a déjà été prouvée par des indicateurs publics ou objectifs, sont principalement évaluées sur l’adéquation du candidat étranger. En revanche, pour les entreprises des catégories 3 et surtout 4, non seulement l’adéquation du candidat étranger, mais aussi le contenu de l’activité et la situation financière de l’entreprise d’accueil sont examinés, ce qui nécessite la présentation de davantage de documents justificatifs.

Ci-dessous, vous trouverez un tableau récapitulatif des définitions et exemples concrets pour chaque catégorie.

Documents à préparer par les entreprises selon la catégorie

Lors de la demande de certificat d’éligibilité au statut de résidence, les documents que l’entreprise doit préparer varient selon les quatre catégories mentionnées précédemment. Ici, nous expliquerons concrètement les documents nécessaires en prenant pour exemple le statut de résidence souvent utilisé par de nombreuses entreprises, “Compétences techniques, connaissances humaines, affaires internationales”.

Tout d’abord, il existe des documents communs à toutes les catégories qui doivent être soumis. Ceux-ci constituent la base de la demande.

• Formulaire de demande de certificat d’éligibilité au statut de résidence : utilisez le formulaire le plus récent téléchargé depuis le site web de l’Agence des services d’immigration du Japon (Agence des services d’immigration du Japon “Statut de résidence ‘Compétences techniques, connaissances humaines, affaires internationales'” https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/gijinkoku.html).
• Photo : une photo d’identité du demandeur qui répond aux normes spécifiées, à coller sur le formulaire de demande.
• Enveloppe de retour : pour notifier le résultat de l’examen, avec l’adresse clairement indiquée et un timbre postal pour envoi en recommandé simple.
• Copie de la notification des conditions de travail ou du contrat de travail : un document détaillant les conditions de travail spécifiques telles que la description du poste, le salaire, les heures de travail, etc.
• Documents prouvant les antécédents scolaires et professionnels du demandeur : par exemple, un certificat de diplôme universitaire ou un curriculum vitae détaillant l’expérience professionnelle antérieure.

Ensuite, en plus des documents communs mentionnés ci-dessus, les entreprises soumettront les documents suivants pour prouver leur catégorie.

Les entreprises de la catégorie 1 soumettront l’un des documents suivants pour prouver leur statut.

• Copie du rapport saisonnier ou document prouvant l’inscription à la bourse japonaise.
• Copie du document prouvant l’autorisation de création délivrée par l’agence gouvernementale principale.

Les entreprises des catégories 2 et 3 soumettront les documents suivants pour démontrer la taille de leur entreprise.

• Copie du tableau récapitulatif des déclarations fiscales légales de l’année précédente pour les salaires des employés (avec le cachet de réception du bureau des impôts).

Les entreprises de la catégorie 4, n’ayant pas encore de bilan fiscal, doivent objectivement démontrer la stabilité et la continuité de leur activité. Par conséquent, elles sont tenues de soumettre plus de documents que les entreprises des catégories jusqu’à 3. En général, les documents suivants sont soumis.

• Plan d’affaires : un document expliquant de manière rationnelle le contenu spécifique de l’activité, les prévisions de revenus et pourquoi il est nécessaire d’embaucher ce travailleur étranger.
• Certificat d’enregistrement de la société : un document officiel délivré par le bureau des affaires juridiques prouvant les informations de base de l’entreprise.
• Copie des documents de clôture de l’exercice le plus récent : à soumettre si l’entreprise a déjà atteint la fin d’un exercice fiscal après sa création. Si une nouvelle société n’a pas encore de documents de clôture, il est nécessaire d’expliquer cette situation.

Cette différence dans les exigences documentaires reflète la logique de l’évaluation des risques effectuée par l’Agence des services d’immigration du Japon. Pour les entreprises des catégories 1 et 2, la fiabilité de l’entreprise est déjà assurée, donc l’examen se concentre principalement sur les qualités individuelles du demandeur. Cependant, pour les entreprises des catégories 3 et surtout 4, l’examinateur doit juger avec prudence non seulement le demandeur, mais aussi si l’entreprise elle-même a la capacité de continuer à employer des étrangers de manière stable et si l’activité est légale et substantielle. Par conséquent, pour les entreprises de la catégorie 4, en particulier les nouvelles entreprises, la demande de statut de résidence est non seulement une procédure d’emploi, mais aussi une opportunité de prouver la légitimité et le potentiel futur de l’entreprise aux autorités.

Les sanctions encourues par les entreprises : le risque du délit de promotion du travail illégal en vertu du droit japonais

Les entreprises qui emploient des étrangers au Japon doivent non seulement comprendre correctement le système de statut de résidence et suivre les procédures appropriées, mais aussi continuer à respecter les lois et règlements tout au long de la période d’emploi. En cas de manquement à cette obligation, l’entreprise fait face à un risque juridique grave, connu sous le nom de “délit de promotion du travail illégal”, défini à l’article 73-2 de la loi japonaise sur l’immigration, qui impose des sanctions sévères à ceux qui permettent des activités de travail illégal.

Les actes typiques qui constituent le délit de promotion du travail illégal se classent principalement en trois catégories. Premièrement, l’emploi d’étrangers séjournant illégalement au Japon ou possédant un statut de résidence ne permettant pas le travail (par exemple, un séjour de courte durée). Deuxièmement, faire travailler un étranger au-delà du champ d’activité défini par son statut de résidence. Par exemple, faire travailler un ingénieur possédant un statut de résidence pour “compétences techniques, connaissances humaines et activités internationales” principalement dans des tâches simples d’usine qui ne nécessitent pas de connaissances spécialisées. Troisièmement, faire travailler un étranger au-delà des heures autorisées par le permis d’activité hors qualification. Par exemple, faire travailler un étudiant étranger plus de 28 heures par semaine, alors que la limite est fixée à cette durée.

En cas de violation de ces interdictions, l’employeur peut être passible d’une peine d’emprisonnement de trois ans ou moins, d’une amende de trois millions de yens ou moins, ou des deux. De plus, selon les lois japonaises, non seulement la personne directement responsable de l’infraction, mais aussi la société elle-même peuvent être sujettes à une amende, en vertu de la disposition de double peine, ce qui implique une responsabilité à l’échelle de l’entreprise.

Un point particulièrement important pour les entreprises est le traitement de la “négligence” dans la loi japonaise sur l’immigration. Selon cette loi, l’argument “je ne savais pas que cela constituait une activité de travail illégal” ne constitue généralement pas une raison d’exonération. Cependant, si l’on peut prouver qu’il n’y avait “aucune négligence” dans le fait de ne pas savoir, alors il est possible d’éviter la sanction. Cela signifie que les entreprises ont l’obligation proactive de vérifier attentivement le statut de résidence de l’étranger qu’elles envisagent d’employer et la possibilité de travailler, par exemple en vérifiant l’original de la carte de résidence. Si l’entreprise se contente de vérifier une copie de la carte de résidence ou prend pour acquis les déclarations verbales de la personne, et qu’elle finit par employer illégalement cette personne, elle peut être jugée négligente pour ne pas avoir rempli son obligation de vérification et donc être passible de sanctions.

Une condamnation pour délit de promotion du travail illégal ne se limite pas à des peines directes telles que des amendes ou de l’emprisonnement, mais peut également avoir un impact grave sur les activités commerciales de l’entreprise. Par exemple, une entreprise sanctionnée pour ce délit peut se voir interdire l’utilisation de systèmes tels que le programme de formation technique ou le statut de compétence spécifique, qui sont essentiels dans certains secteurs industriels en tant que source de main-d’œuvre. Cela montre que la non-conformité peut évoluer d’un simple problème juridique à un risque de gestion menaçant la continuité même de l’entreprise.

Procédures post-embauche : Notification de la situation de l’emploi des étrangers en vertu du droit du travail japonais

Les procédures d’embauche d’un étranger ne se terminent pas simplement avec l’obtention de l’autorisation de résidence et la confirmation de l’embauche. Après le début de l’emploi, il existe des obligations légales que l’entreprise doit remplir. L’une d’entre elles est la soumission du “Notification de la situation de l’emploi des étrangers”. Cela est requis par la loi japonaise sur “la promotion globale des politiques du travail ainsi que la stabilité de l’emploi des travailleurs et l’amélioration de leur vie professionnelle” et est obligatoire pour tous les employeurs.

Cette notification doit être faite auprès du bureau local de l’emploi public (Hello Work) lorsque vous embauchez un nouvel étranger ou lorsque l’étranger que vous employiez quitte son poste. L’objectif de ce système est de permettre au gouvernement de comprendre précisément la réalité de l’emploi des travailleurs étrangers et de promouvoir une gestion appropriée de l’emploi et de soutenir la réembauche.

La méthode de notification varie selon que l’étranger est assuré par l’assurance emploi ou non. Si l’étranger est assuré par l’assurance emploi, la soumission de la “Notification d’acquisition de la qualité d’assuré de l’assurance emploi” suffit, car elle inclut également la notification de la situation de l’emploi des étrangers, et aucun document supplémentaire n’est nécessaire.

En revanche, si vous employez un étranger qui n’est pas assuré par l’assurance emploi en raison des conditions de travail, telles que les heures de travail, vous devez soumettre le “Notification de la situation de l’emploi des étrangers (Formulaire n°3)”. Ce formulaire peut être téléchargé depuis le site web du Ministère de la Santé, du Travail et des Affaires Sociales. (Ministère de la Santé, du Travail et des Affaires Sociales, “À propos de la notification de la situation de l’emploi des étrangers” https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/koyou/gaikokujin/todokede/index.html).

La date limite de soumission est fixée à la fin du mois suivant celui de l’embauche ou du départ de l’employé. Si vous négligez de soumettre cette notification ou si vous soumettez une fausse déclaration, vous pourriez être passible d’une amende allant jusqu’à 300 000 yens, il est donc important de faire attention. Cette procédure est distincte de la gestion de l’immigration supervisée par le Ministère de la Justice (Agence des Services d’Immigration) et relève de la gestion du marché du travail supervisée par le Ministère de la Santé, du Travail et des Affaires Sociales, dans le cadre d’objectifs administratifs différents. Les entreprises doivent se conformer à la réglementation des deux instances.

Résumé

L’emploi de talents spécialisés de nationalité étrangère représente pour les entreprises japonaises un moyen puissant d’accroître leur compétitivité à l’échelle mondiale. Cependant, pour y parvenir, il est absolument essentiel de se conformer aux réglementations complexes et strictes centrées sur la loi japonaise sur l’immigration. Comme détaillé dans cet article, une compréhension précise des qualifications de résidence, la préparation des documents appropriés en fonction de la taille de l’entreprise, et l’évitement de risques juridiques graves tels que le crime de promotion du travail illégal, sont des responsabilités imposées à toutes les entreprises. Ces procédures nécessitent des connaissances spécialisées et une attention minutieuse, car négliger la préparation peut entraîner des pertes de temps imprévues et des sanctions légales.

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